BAB III ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL KAS PADA
E. Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU 32
Prosedur pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi USU meliputi serangkaian proses baik manual maupun terkomputerisasi dalam rangka pertanggungjawaban yang berkaitan dengan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Adapun prosedur pengeluaran kas secara rinci yang dilaksanakan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara meliputi:
a. Menerima berkas/kwitansi tagihan pembayaran. b. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang. c. Membuat bukti pengeluaran kas/cek dan mencetaknya.
d. Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/cek.
e. Meminta pengesahan pejabat ( Pudek II ) yang berhak menyetujui pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank.
33
g. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro.
h. Mencatat pada buku kas atau buku besar keuangan setiap jumlah pengeluaran.
i. Membuat laporan dalam bentuk Realisasi Anggaran untuk selanjutnya dilaporkan kembali ke Birek USU.
Dokumen-dokumen pendukung yang digunakan pada prosedur akuntansi pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdiri atas:
1. Kwitansi penagihan yang harus segera dibayar.
2. Kwintansi pembayaran dan bukti penerimaan lainnya merupakan dokumen sebagai tanda bukti pembayaran.
3. Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) yang diterbitkan oleh bendahara / pejabat Fakultas yang memiliki kewenangan.
4. Bukti transfer merupakan dokumen atau bukti apabila pembayaran dilakukan melalui transfer antar bank.
5. Buku besar pengeluaran kas merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat atau menggolongkan semua transaksi atas kejadian yang berhubungan dengan pengeluaran kas.
6. Buku besar pembantu merupakan catatan yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi
Jenis-jenis pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, baik keperluan operasi program S-1 Reguler, Mandiri, program Diploma III, dan Ekstensi, secara umum mencakup :
a. Belanja pegawai
Belanja pegawai terdiri dari : 1. Belanja Pendidikan, mencakup :
a. kuliah di kelas,
b. dosen pembimbing dan penguji skripsi, c. seminar lokakarya,
d. pelaksana administrasi,
e. pengawas ujian/koreksi/panitia ujian, f. pembimbing praktikum / PKL, g. tim penilai karya ilmiah, h. penulisan karya ilmiah,
i. tim pengembangan program pendidikan, 2. Biaya penelitian,
3. Pengabdian kepada masyarakat,
4. Pembinaan dan pelayanan kesejahteraan masyarakat, 5. Pembinaan kerumahtanggaan dan lingkungan kampus, b. Belanja barang, mencakup :
1. Bahan, 2. Inventaris,
3. Langganan daya dan Jasa, seperti rekening telepon, 4. Penyelenggaraan, mencakup :
35
b. seminar dan workshop,
c. penyelenggaraan ujian dan kegiatan ilmiah, Dies natalis, penataran, d. dll ...
c. Belanja Pemeliharaan, mencakup : 1. Pemeliharaan perabot/ inventaris, 2. Pemeliharaan kendaraan operasiona,l
3. Pemeliharaan investasi dan peralatan/perabot penunjang, 4. Pemeliharaan gedung, Instalasi air dan listrik,
5. dll ....
d. Belanja Perjalanan, mencakup :
1. Perjalanan dinas tugas belajar dosen dan pegawai,
2. Bantuan perjalanan bagi tenaga akademik dan administrasi, 3. dll ...
Semua pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi akan disusun dalam surat pertanggung jawaban (SPJ) Fakultas/unit kerja. Pengendalian pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi akan dipertanggung jawabkan pada SPJ dan dikirimkan ke Biro Pusat Administrasi (BPA), dan kelebihan anggaran kerja akan dikembalikan sehingga tidak ada kas yang di simpan di fakultas yang dapat di salah gunakan.
Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Semua pengeluaran dilakukan dengan cheque, pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.
2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu.
3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.
Unsur pengendalian intern pengeluaran kas yang sehat menurut Mulyadi (2001:78) untuk organisasi, sistem otoritas dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat adalah :
1. Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasir sejak awal sampai akhir, tanpa campur tangan fungsi yang lain.
3. Pengeluaran kas harus mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang. 4. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan
persetujuan dari pejabat yang berwenang.
5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas (atau dalam metode pencatatan dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otoritas dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dokumen pendukung yang lengkap.
6. Saldo kas yang ada ditangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
37
7. Dokumen dasar dan pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasir setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
8. Penggunaan rekening koran bank (bank statement) yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi pemeriksaan intern (internal audit function) yang merupakan fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
9. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima atau dengan pemindah bukuan.
10.Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melaluai dana kas kecil yang akuntansinya diselenggarkan dengan imperst sistem. 11.Secara priodik dilakukan pencocokan jumlah fisik kas yang ada ditangan
dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
12. Kas yang ada ditangan (cash in hand) dan kas yang ada diperjalanan (cash in transit) di asuransikan dari kerugian.
13.Kasir di asuransikan (fidelity bond insurance).
14.Kasir dilengkapi dengan alat – alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (misalnya mesin register kas,dan lemari besi)
Prosedur Pengeluaran Kas Pada FE USU
Gambar 3.2Prosedur Pengeluaran Kas Pada Fakultas Ekonomi USU Sumber : Fakultas Ekonomi USU
Menerima berkas tagihan pembayaran
Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
Membuat bukti pengeluaran kas
Memaraf/meminta tanda tangan pengesahan pengeluaran uang
Meminta pengesahan pejabat ((Pudek II ) yang berhak menyetujui
pembayaran Untuk pembayaran
melalui Bank dibuatkan Cek/Giro
Mencatat pengeluaran di Buku Besar keuangan pembayaran
pengeluaran uang
Membuat Laporan Realisasi Anggaran
BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang telah disusun oleh penulis maka dapat disimpulkan bahwa setiap perusahaan (dalam hal ini lembaga pendidikan) harus tetap menjaga jumlah uang kasnya agar tetap mencukupi pembiayaan operasionalnya sehari – hari. Manajemen kas yang efektif juga memerlukan pengendalian internal yang baik guna melindungi kas dari pencurian atau penggelapan kas. Hal ini karena kas merupakan aktiva yang paling lancar, sehingga lebih mudah untuk diselewengkan jika tidak dijaga dengan baik.
Secara umum, sistem pengendalian kas selalu membedakan antara pihak yang menangani pemasukan/pengeluaran dengan pihak yang melakukan pencatatan dan yang melakukan otorisasi. Hal ini bertujuan mengurangi kemungkinan terjadinya manipulasi dalam pencatatan/pembukuan.
Karakteristik dari suatu pengendalian kas adalah :
1. Menetapkan tanggung jawab dan tugas secara khusus dalam menangani penerimaan dan pengeluaran kas.
2. Mengadakan pemisahan terhadap penanganan dan pencatatan penerimaan kas.
3. Mengadakan audit internal pada selang waktu tertentu, terutama pemeriksaan terhadap keadaan kas perusahaan.
4. Memilih dan Menetapkan karyawan yang jujur dalam memegang kas perusahaan.
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem pengawasan sistem internal kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dinilai sudah cukup baik karena dapat menunjang terbentuknya kesatuan perintah yang terarah dan pemisahan fungsi pengelolaan kas, pencatatan kas, wewenang serta tanggung jawab yang jelas. Hal ini sangat membantu dalam pelaksanaan pengendalian internal kas yang dilakukan Fakultas. 2. Penerimaan kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berasal dari SPP Mahasiswa, Bantuan dana dari Pemerintah dan Sumbangan Masyarakat.
3. Pengendalian internal merupakan suatu sistem yang meliputi semua cara yang dipakai dalam suatu perusahaan/ Instansi untuk mengawasi kegiatan perusahaan yang tujuannya adalah untuk mencegah terjadinya kecurangan dan penyelewengan, agar semua rencana yang telah ditetapkan dapat berjalan secara baik..
4. Prosedur penerimaan kas dan pengeluaran kas pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah cukup baik dengan adanya bukti-bukti yang dilaporkan & disimpan oleh pihak yang berwenang serta telah dilakukan pencatatan langsung dari penerimaan dan pengeluaran kas.
41