Gambaran proses pengembalian koleksi multimedia yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa yang mengembalikan koleksi multimedia dan petugas akan mencatat pengembalian serta melakukan pengecekan terhadap kondisi koleksi multimedia. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian koleksi multimedia yaitu kerusakan koleksi multimedia.
Adapun kejadian-kejadian yang dapat dikategorikan sebagai kerusakan koleksi multimedia adalah:
a) Tidak terbacanya koleksi multimedia di CD/DVD room
Koleksi multimedia yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University sebagian berupa CD/ DVD. Apabila CD/ DVD tersebut tidak dapat dijalankan dengan menggunakan CD/DVD room, maka dapat dikatakan bahwa koleksi multimedia tersebut telah mengalami kerusakan. Hal tersebut dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
a. Adanya goresan pada CD/ DVD b. CD/ DVD patah ataupun retak
Adapun penyebab kerusakan koleksi multimedia tersebut adalah pemakaian yang tidak bertanggung jawab. Kerusakan koleksi multimedia juga dapat diakibatkan oleh pemakaian yang tidak bertanggung jawab, misalnya CD/ DVD diletakan dengan tidak tepat pada kotaknya.
Akibat yang ditimbulkan akibat terjadinya risiko tersebut adalah : a) Berkurangnya jumlah koleksi yang dimiliki oleh LKC Binus
University.
Kerusakan tersebut dapat mengakibatkan koleksi multimedia tidak dapat digunakan lagi yang mengakibatkan koleksi multimedia tersebut tidak tersedia dalam kurun waktu tertentu sampai adanya penggantian terhadap koleksi multimedia yang rusak tersebut.
b) Adanya biaya penggantian untuk mengganti koleksi multimedia yang rusak
Biaya penggantian yang dimaksudkan disini adalah biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak LKC Bina Nusantara University apabila kerusakan yang terjadi tersebut adalah akibat faktor alam, misalnya karena faktor usia maupun karena kerusakan akibat peristiwa alam yang tak terhindarkan (bencana alam).
Berikut tabel hasil risk assessment pada LKC Bina Nusantara University :
No. Risiko Penyebab Dampak
Penggunaan Electronic Entrance Gate 1. Terjadinya kerusakan electronic entrance gate. −Tidak adanya maintenance rutin terhadap electronic entrance gate. −Penggunaan electronic entrance gate yang tidak berhati-hati. - Alur masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University jadi terganggu. - Tidak dapat dibedakan antara pengunjung yang merupakan binusian dan non-binusian.
- Ketidaklengkapan data yang terdapat pada laporan jumlah pengunjung. - Laporan jumlah pengunjung tidak dapat menjadi patokan untuk bahan pengambilan keputusan strategis. 2. Kebijakan rentang
waktu untuk tapping tidak jelas dipahami oleh mahasiswa.
Ketidakpahaman mahasiswa karena ridak ada sosialisasi tentang rentang waktu tapping.
Mahasiswa harus menunggu selama lima belas menit sebelum dapat melakukan tapping selanjutnya.
No. Risiko Penyebab Dampak 3. Tidak dilaksanakannya prosedur yang berhubungan dengan electronic entrance gate. Mahasiswa tidak mengetahui pentingnya penggunaan electronic entrance gate. Ketidakhandalan laporan jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University.
Tabel 4.1 Risk Assessment pada Electronic Entrance Gate
No. Risiko Penyebab Dampak
Penggunaan Fasilitas OPAC 1. Rendahnya tingkat
penggunaan fasilitas OPAC.
−Koneksi Intranet yang lambat pada fasilitas OPAC. −Tidak ada koneksi
intranet pada fasilitas OPAC.
−Tidak ada informasi, sosialisasi dan komunikasi yang berkelanjutan dalam penggunaan fasilitas OPAC. − Tidak tercapainya tujuan pengadaan fasilitas OPAC. − Menurunkan jumlah pengguna fasilitas OPAC. 2. Kerusakan fasilitas OPAC. −Tidak ada maintenance rutin. −Penggunaan fasilitas
OPAC yang tidak bertanggung jawab. −Kesulitan pada proses pencarian informasi di situs LKC Bina Nusantara University.
No. Risiko Penyebab Dampak 2. Kerusakan fasilitas OPAC. (sambungan) −Menurunnya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan dan fasilitas. Tabel 4.2 Risk Assessment pada Fasilitas OPAC
No. Risiko Penyebab Dampak
Situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung mesin OPAC) 1. Kesalahan
penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University.
−Human error. −Menurunnya tingkat kepercayaan atas informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University.
−Kesulitan dalam mancari buku yang dibutuhkan. 2. Kesulitan memahami
informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University.
−Tidak ada sosialisasi cara mencari lokasi buku dengan menggunakan kode buku pada situs LKC Bina Nusantara University.
−Kesulitan
No. Risiko Penyebab Dampak 3. Ketidaksesuaian letak
buku (DDC) pada situs LKC Bina Nusantara University dengan tata letak sebenarnya.
−Peletakkan buku yang tidak pada tempatnya oleh mahasiswa.
−Kesalahan peletakkan dapat juga dilakukan oleh petugas (human error).
−Informasi pada situs LKC Bina Nusantara University mengenai lokasi buku tidak dapat diandalkan lagi untuk
melakukan pencarian lokasi buku.
Tabel 4.3 Risk Assessment pada Situs LKC Bina Nusantara University
No. Risiko Penyebab Dampak
Penggunaan Mesin auto-borrowing 1. Kerusakan mesin
auto-borrowing
Tidak ada maintenance secara rutin pada mesin auto-borrowing.
−Peminjaman harus dilakukan secara manual atau melalui petugas sirkulasi. −Antrian menjadi
panjang pada mesin auto-borrowing atau petugas. 2. Terjadinya antrian panjang Tidak ada pemberitauan mengenai spesifikasi layar yang digunakan pada mesin auto-borrowing
−Mesin auto-borrowing yang tersedia tidak efektif pada antrian yang ada. −Mahasiswa sulit untuk melakukan pemnjaman karena layar bersifat resistive.
No. Risiko Penyebab Dampak 3. Data peminjaman tidak tersimpan ke dalam database LKC Bina Nusantara University.
Error pada aplikasi mesin auto-borrowing.
Penurunan
kepercayaan terhadap fungsi kinerja dari mesin auto-borrowing. Tabel 4.4 Risk Assessment pada Mesin auto-borrowing
No. Risiko Penyebab Dampak
Peminjaman Buku Teks dan Tandon 1. Jumlah koleksi buku
LKC Bina Nusantara University tidak memenuhi kebutuhan mahasiswa.
Adanya monopoli yang dilakukan oleh
mahasiswa.
−Kesulitan meminjam buku karena masalah ketersediaan buku.
Tabel 4.5 Risk Assessment pada Peminjaman Buku Teks dan Tandon
No. Risiko Penyebab Dampak
Pengembalian Buku Teks dan Tandon 1. Kerusakan koleksi
buku teks.
−Petugas tidak
mengecek secara detil buku yang
dikembalikan.
−Peletakkan buku yang tidak secara hati-hati oleh petugas.
−Peminjaman buku yang dilakukan secara tidak bertanggung jawab. −Besarnya biaya kerusakan yang harus ditangung LKC Bina Nusantara University. −Kondisi buku di LKC Bina Nusantara University tidak sesuai harapan.
No. Risiko Penyebab Dampak 1. Kerusakan koleksi buku teks. (sambungan) −Pihak LKC Bina Nusantara University mengalami kerugian atas kerusakan aset yang dimiliki.
Tabel 4.6 Risk Assessment pada Pengembalian Buku Teks dan Tandon
No. Risiko Penyebab Dampak
Peminjaman Buku Skripsi 1. Kesulitan dalam
menemukan buku skripsi.
−Mahasiswa meletakkan buku skripsi tidak sesuai dengan tempatnya −Human error −Tidak adanya
informasi mengenai letak buku skripsi pada situs LKC Bina Nusantara University −Bagi petugas LKC, sulit untuk melakukan pendataan pada buku skripsi. −Bagi mahasiswa untuk menemukan buku skripsi harus mencari secara manual pada rak skripsi yang tersedia. 2. Banyaknya pelanggaran penggunaan buku skripsi Tidak konsistennya prosedur yang berlaku Tidak jelasnya
prosedur peminjaman buku skripsi
−Tidak ada informasi mengenai jumlah peminjaman buku skripsi.
−Jumlah pelangaran semakin banyak karena tidak ada sanksi yang tegas.
No. Risiko Penyebab Dampak 3. Pelanggaran hak cipta
terhadap koleksi perpustakaan khususnya buku skripsi
(Observasi)
−Buku skripsi sebagai bahan referensi bagai mahasiswa.
−Mahasiswa tidak menyadari
pentingnya copyright. −Tidak ada sosialisasi
terhadap prosedur yang ada di LKC Bina Nusantara University.
Penyebaran data skripsi yang tidak terkendali.
Tabel 4.7 Risk Assessment pada Peminjaman Buku Skripsi
No.
Risiko Penyebab Dampak
Pengembalian Buku Skripsi 1. Ketidakakuratan data
pengembalian buku skripsi
−Petugas yang tidak professional. −Mahasiswa tidak merasa memiliki kepentingan apapun untuk mengembalikan buku skripsi. Menurunnya integritas laporan mengenai buku skripsi.
No. Risiko Penyebab Dampak Peminjaman Koleksi Multimedia
1. Kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia
Tidak ada daftar koleksi multimedia yang tersedia (Observasi) Pencarian koleksi multimedia membutuhkan waktu yang lama 2. Kehilangan koleksi multimedia (Observasi) −Pretugas tidak mengetahui prosedur peminjaman koleksi multimedia
−Tidak ada RFID Tag pada koleksi multimedia −Pihak LKC Bina Nusantara University mengalami kerugian −Informasi mengenai ketersediaan koleksi multimedia tidak akurat.
Tabel 4.9 Risk Assessment pada Peminjaman Koleksi Multimedia
No. Risiko Penyebab Dampak
Pengembalian Koleksi Multimedia 1. Kerusakan koleksi
multimedia
Pemakaian yang tidak bertanggung jawab
−Berkurangnya jumlah koleksi yang dimiliki LKC Bina Nusantara University −Adanya biaya penggantian untuk mengganti koleksi multimedia yang rusak.