EVALUASI LKC BINA NUSANTARA UNIVERSITY
4.1. Gambaran Prosedur Berjalan pada LKC Bina Nusantara University Berikut gambaran prosedur berjalan pada LKC Bina Nusantara University terkait dengan :
4.1.1. Prosedur Masuk dalam LKC Bina Nusantara University
Prosedur masuk dalam LKC Bina Nusantara University, dimulai dari :
a. Mahasiswa datang ke ruang LKC Bina Nusantara University dengan membawa flazz card miliknya sendiri.
Gambar 4.1 Mahasiswa tapping pada electronic entrance gate
b. Mahasiswa melakukan tapping pada electronic entrance gate.
c. Sensor flazz akan membaca flazz card, electronic entrance gate akan berputar dan lampu petunjuk pada electronic entrance gate akan berubah dari tanda silang merah menjadi arah panah masuk berwarna hijau.
4.1.2. Prosedur Peminjaman Buku Teks
Proses peminjaman buku teks, dimulai dari : a. Mahasiswa melakukan pencarian lokasi
buku yang dibutuhkan dengan menggunakan OPAC.
b. Mahasiswa melakukan pencarian Gambar 4.2 Pencarian buku buku pada rak buku teks, dengan
menggunakan unit OPAC mencocokkan DDC dari pencarian di
OPAC dengan DDC pada papan informasi rak buku teks.
c. Mahasiswa membawa buku yang diinginkan ke mesin auto-borrowing. d. Mahasiswa meletakan buku pada Gambar 4.3 Pencarian buku book reader dan data buku akan dalam rak buku teks tampil pada layar mesin auto-borrowing.
e. Mahasiswa meletakan flazz card pada flazz reader dan data mahasiswa akan tampil pada layar mesin auto-borrowing. f. Untuk melakukan peminjaman buku,
mahasiswa harus memilih tombol “Proceed to Borrowing”
Gambar 4.4 Melakukan peminjaman buku teks dengan mesin auto-borrowing
g. Informasi peminjaman buku teks dan tanggal jatuh tempo buku akan muncul pada mesin auto-borrowing dan pilih “OK”
h. Data peminjaman buku teks akan tersimpan dalam database
Gambar 4.5 Mahasiswa peminjaman untuk buku teks. melewati electronic gate
4.1.3. Prosedur Peminjaman Buku Tandon
Prosedur Peminjaman Buku Tandon, dimulai dari :
a. Mahasiswa mencari lokasi buku yang dibutuhkan dengan menggunakan OPAC.
Gambar 4.6 Pencarian buku menggunakan unit OPAC
b. Mahasiswa melakukan pencarian buku di rak buku Tandon.
c. Mahasiswa membawa buku yang diinginkan ke mesin auto-borrowing.
Gambar 4.7 Pencarian buku dalam rak buku tandon
d. Mahasiswa meletakan buku pada book reader dan data buku akan tampil pada layar mesin auto-borrowing.
e. Mahasiswa meletakan flazz card pada flazz reader dan data mahasiswaakan tampil pada layar mesin auto-borrowing. Gambar 4.8 Peminjaman buku
tandon dengan mesin auto- borrowing
f. Untuk memproses peminjaman buku, mahasiswa harus memilih tombol “Proceed to Borrowing”.
g. Halaman persetujuan pertanggung jawaban atas kondisi buku akan tampil dan mahasiswa harus
Gambar 4.9 Notifikasi memilih “Setuju dan meminjam
peminjaman buku tandon Agree and Borrow)” untuk
melanjutkan proses peminjaman.
h. Informasi peminjaman buku tandon dan tanggal jatuh tempo buku akan muncul pada mesin auto-borrowing dan pilih OK
Gambar 4.10 Persetujuan peminjaman buku tandon
i. Data peminjaman buku tandon akan tersimpan dalam database peminjaman untuk buku tandon.
Gambar 4.11 Mahasiswa melewati electronic gate
4.1.4. Prosedur Pengembalian Buku Teks
Prosedur pengembalian buku teks, dimulai dari: a. Mahasiswa datang ke ruang LKC Bina
Nusantara University untuk melakukan pengembalian buku teks
Gambar 4.12 Pengembalian
buku teks pada petugas b. Mahasiswa akan mendatangi
bagian Return and Fine untuk melakukan pengembalian.
c. Mahasiswa menyerahkan buku yang ingin dikembalikan kepada petugas.
d. Petugas akan mengecek kondisi buku yang dikembalikan
Gambar 4.13 Pengecekan buku oleh petugas
e. Petugas akan meletakan buku pada book reader, data peminjaman akan tampil pada layar petugas.
f. Petugas akan mengecek apakah ada denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak.
g. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut diwajibkan membayar denda tersebut dengan menggunakan flazz card atau kartu debit secara cashless.
h. Setelah selesai membayar, data pengembalian buku teks akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku teks.
i. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian buku teks akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku teks.
4.1.5. Prosedur Pengembalian Buku Tandon
Prosedur Pengembalian Buku Tandon, terdiri dari :
a. Mahasiswa mendatangi ruang LKC Bina Nusantara University untuk melakukan pengembalian buku tandon yang dipinjam. b. Mahasiswa akan datang pada bagian Return Gambar 4.14 Pengembalian and Fine
buku tandon pada petugas
c. Mahasiswa akan menyerahkan buku tandon yang telah dipinjam kepada petugas.
e. Petugas akan membaca barcode yang tersedia pada buku tandon dengan menggunakan book reader.
f. Petugas akan mengecek apakah terdapat denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak.
g. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut diwajibkan membayara denda tersebut dengan menggunakan flazz card Gambar 4.15 Petugas atau kartu debit secara cashless.
memproses pengembalian
h. Setelah selesai membayar, data pengembalian buku tandon akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku tandon.
i. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian buku tandon akan disimpan pada aplikasi pengembalian buku tandon.
4.1.6. Prosedur Peminjaman Buku Skripsi
Prosedur Peminjaman Buku Skripsi, dimulai dari :
a. Mahasiswa membawa buku skripsi yang diinginkan ke bagian skripsi untuk melakukan peminjaman.
Gambar 4.16 Petugas b. Petugas akan menerima buku skripsi memasukkan data peminjam yang diserahkan mahasiswa untuk
skripsi yang menggunakan barcode scanner.
c. Petugas akan meminta flazz mahasiswa dan membaca barcode flazz card menggunakan barcode scanner.
d. Petugas akan menyimpan data peminjaman Gambar 4.17 Petugas mem- buku skripsi pada aplikasi peminjaman proses data peminjaman buku buku skripsi.
skripsi
e. Petugas akan memberikan flazz card serta buku skripsi yang dipinjam kepada mahasiswa.
4.1.7. Prosedur Pengembalian Buku Skripsi
Prosedur Pengembalian buku Skripsi, dimulai dari :
a. Mahasiswa datang pada bagian Skripsi untuk melakukan pengembalian buku skripsi.
Gambar 4.18 Petugas mem- b. Mahasiswa akan menyerahkan buku proses pengembalian buku skripsi yang dipinjam kepada petugas. skripsi
c. Petugas akan mengecek kondisi buku.
d. Petugas akan membaca barcode pada buku skripsi dengan menggunakan barcode scanner.
e. Pada aplikasi pengembalian buku skripsi, petugas akan menyimpan data pengembalian buku skripsi.
4.1.8. Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia
Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia, dimulai dari :
a. Mahasiswa mencari judul serta kode koleksi multimedia yang diinginkan dengan menggunakan OPAC.
b. Mahasiswa mendatangi bagian Information and Assistance untuk melakukan peminjaman koleksi multimedia.
c. Petugas akan menanyakan kode serta judul koleksi multimedia yang diinginkan oleh mahasiswa.
d. Petugas akan mengambil kunci lemari penyimpanan koleksi multimedia.
Gambar 4.19 Peminjaman e. Petugas akan melakukan pencarian pada Information and koleksi multimedia sesuai dengan Assistance Staff kode serta judul yang di butuhkan
mahasiswa.
f. Setelah koleksi ditemukan, petugas akan kembali ke bagian Information and Assistance.
g. Petugas akan meminta flazz card Gambar 4.20 Pencarian mahasiswa dan membaca barcode
h. Petugas akan membaca barcode yang dimiliki oleh koleksi multimedia tersebut dengan menggunakan barcode scanner.
i. Pada aplikasi peminjaman koleksi multimedia, petugas akan Gambar 4.21 Penginputan menyimpan data peminjaman. peminjaman koleksi j. Setelah data peminjaman berhasil
multimedia disimpan, petugas akan memberikan
flazz beserta koleksi multimedia yang dipinjam kepada mahasiswa.
4.1.9. Prosedur Pengembalian Koleksi Multimedia Prosedur pengembalian koleksi Multimedia, dimulai dari :
a. Mahasiswa dapat mengembalikan koleksi multimedia pada bagian Return and Fine ataupun Information and Assistance.
b. Petugas akan mengecek kondisi koleksi multimedia yang dipinjam dengan menggunakan CD ROM milik petugas. c. Petugas memproses data pengembalian
dengan membaca barcode yang terdapat Gambar 4.22 Petugas mem- pada koleksi multimedia dengan
proses pengembalian koleksi menggunakan barcode scanner. multimedia
d. Petugas akan mengecek apakah ada denda yang dikenakan kepada mahasiswa tersebut atau tidak.
e. Jika terdapat denda, maka mahasiswa tersebut diwajibkan membayar denda tersebut dengan menggunakan flazz card atau kartu debit secara cashless.
f. Setelah selesai membayar, data pengembalian koleksi multimedia akan disimpan pada aplikasi pengembalian koleksi multimedia.
g. Jika tidak terdapat denda, maka data pengembalian koleksi multimedia akan disimpan pada aplikasi pengembalian koleksi multimedia.
4.2. Risk Assessment LKC Bina Nusantara University
Risk assessment pada LKC Bina Nusantara University meliputi prosedur peminjaman buku, prosedur pengembalian buku, dan koleksi multimedia. Berdasarkan ISO 31000:2009 mengenai manajemen risiko TIK, proses risk assessment terbagi menjadi tiga bagian yaitu identifikasi risiko, analisa risiko dan evaluasi risiko. Hasil risk assessment berupa daftar risiko, penyebab risiko, dampak dari risiko serta informasi sumber risiko.
Berikut hasil risk assessment pada LKC Bina Nusantara University :
4.2.1. Risiko terkait dengan Peminjaman
LKC Bina Nusantara University memiliki layanan peminjaman buku teks, buku tandon, buku skripsi serta koleksi multimedia. Setiap prosedur peminjaman akan dimulai dengan mahasiswa memasuki ruang LKC Bina Nusantara University dengan melakukan tapping pada electronic entrance gate. Adapun risiko terkait dengan electronic entrance gate, yaitu:
a. Terjadinya kerusakan electronic entrance gate
Gambar 4.23 Kerusakan electronic entrance gate
LKC Bina Nusantara University menerapkan electronic entrance gate sebagai salah satu bentuk pengendalian untuk memisahkan pengunjung LKC Bina Nusantara University yang binusian dan yang non-binusian, serta untuk mengetahui jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University. Penggunaan electronic entrance gate tidak terlepas dari risiko kerusakan. Yang termasuk kerusakan pada electronic entrance gate :
a) Sensor flazz tidak dapat membaca flazz card
Cara penggunaan electronic entrance gate dengan melakukan tapping pada bagian sensor flazz yang ada pada electronic entrance gate. Apabila sensor flazz tidak dapat membaca flazz card maka electronic entrance gate tidak akan terbuka atau digerakkan.
b) Electronic entrance gate macet dan tidak mau berputar
Electronic entrance gate memiliki palang yang dimaksudkan untuk mengatur agar setiap tapping hanya dilalui oleh satu orang. Jika telah dilakukan tapping pada sensor flazz, tapi palang macet atau tidak mau berputar maka mahasiswa tidak dapat masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University.
c) Lampu petunjuk pada electronic entrance gate mati.
Electronic entrance gate dilengkapi dengan lampu petunjuk untuk memberikan petunjuk apakah tapping flazz card berhasil dan mahasiswa dapat masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University. Kerusakan pada lampu petunjuk membuat mahasiswa kesulitan menentukan apakah tapping yang dilakukan telah berhasil atau tidak berhasil.
Penyebab kerusakan pada electronic entrance gate, yaitu:
a) Tidak adanya maintenance rutin terhadap electronic entrance gate. Setiap produk memiliki 2 masa yaitu initial life dan operating life. Untuk setiap produk yang telah memasuki masa operating life akan memerlukan maintenance, begitu pula dengan electronic entrance gate. Apabila tidak ada maintenance pada electronic entrance gate maka akan rentan akan kerusakan dan dampak dari kerusakan akan lebih besar sebab tidak ada perbaikan terhadap kerusakan kecil yang terjadi. Jadi maintenance merupakan tindakan yang sangat penting untuk menjaga fungsionalitas dari electronic entrance gate. Dalam LKC Bina Nusantara University, electronic entrance gate berguna untuk pengendalian terhadap alur masuk mahasiswa ke dalam LKC Bina Nusantara University.
b) Penggunaan electronic entrance gate yang tidak berhati-hati
Salah faktor yang menyebabkan kerusakan pada electronic entrance gate karena ketidakpedulian mahasiswa dalam menjaga kondisi electronic entrance gate. Ketidakpedulian ini terlihat dengan tindakan mahasiswa yang tidak berhati-hati dalam menggunakan
electronic entrance gate, hal ini dikarenakan mahasiswa tidak merasa memiliki manfaat ataupun berkontribusi dalam upaya menjaga efektivitas electronic entrance gate.
Kerusakan electronic entrance gate akan berdampak pada :
c) Alur masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University jadi terganggu. Kerusakan electronic entrance gate akan menganggu mahasiswa yang memasuki LKC Bina Nusantara University untuk mencari dan melakukan peminjaman buku. Sebagai contoh mahasiswa A sudah melakukan tapping pada electronic entrance gate, tapi electronic entrance gate tidak berfungsi. Mahasiswa tersebut akan mencoba ulang melakukan tapping, akibatnya mahasiswa yang mengantri dibelakangnya harus menunggu sampai tapping mahasiswa tersebut berhasil.
d) Tidak dapat dibedakan antara pengunjung yang merupakan binusian dan non-binusian.
Apabila terjadi kerusakan pada electronic entrance gate maka petugas akan mematikan fungsi electronic entrance gate. Penonaktifan ini menyebabkan pengunjung yang akan memasuki LKC Bina Nusantara University tidak perlu melakukan tapping dan alur masuk ke LKC Bina Nusantara University menjadi bebas. Keadaan ini membuat tidak dapat dibedakan antara pengunjung LKC Bina Nusantara University yang binusian dan yang non-binusian.
e) Ketidaklengkapan data yang terdapat pada laporan jumlah pengunjung. Electronic entrance gate terhubung dengan sistem penghitungan jumlah binusian yang masuk ke LKC Bina Nusantara University. Kerusakan electronic entrance gate berdampak pada ketidakakuratan laporan jumlah pengunjung. Selama kerusakan electronic entrance gate, jumlah mahasiswa yang masuk ke LKC Bina Nusantara University tidak tercatat ke dalam sistem. Hal ini menyebabkan data pada laporan jumlah pengunjung selama kerusakan hanya berupa asumsi. Asumsi ini hanya berupa data fiktif atau hasil perkiraan jumlah pengunjung yang masuk. Data fiktif ini menjadi penyebab turunnya keakuratan dan kehandalan laporan jumlah pengunjung.
f) Laporan jumlah pengunjung tidak dapat menjadi patokan untuk bahan pengambilan keputusan strategis.
Laporan jumlah pengunjung berfungsi sebagai salah satu faktor pendukung pengambilan keputusan strategis, contohnya untuk keputusan perluasan ruang LKC Bina Nusantara University yang didasari dengan jumlah pengunjung. Jika jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University ternyata melebihi kapasitas ruang LKC Bina Nusantara University saat ini, maka pihak LKC Bina Nusantara University dapat mengajukan perluasan ruang LKC Bina Nusantara University.
Kerusakan electronic entrance gate menyebabkan laporan jumlah pengunjung tidak akurat sehingga tidak dapat menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan strategis terkait dengan LKC Bina Nusantara University.
b. Prosedur tentang rentang waktu untuk tapping tidak jelas dipahami oleh mahasiswa.
Penerapan prosedur tentang waktu untuk tapping merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak LKC Bina Nusantara University untuk menghindari penggunaan satu flazz card secara berulang-ulang dalam rentang waktu yang singkat. Namun prosedur ini tidak dipahami oleh mahasiswa, karena tidak ada sosialisasi tentang rentang waktu tapping. Penetapan prosedur yang ada tidak disertai dengan sosialisasi kepada mahasiswa, sehingga mahasiswa tidak memahami jika ada prosedur baru yang diterapkan.
Dampak dari ketidakpahaman mahasiswa akan prosedur tentang rentang waktu tapping mengakibatkan mahasiswa harus menunggu selama lima belas menit sebelum dapat melakukan tapping selanjutnya.
Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur mengenai waktu tapping untuk menghindari penyalahgunaan flazz card yang dimiliki mahasiswa dan keakuratan dari laporan jumlah pengunjung. Ketidakpahaman tentang waktu tapping ini dapat menimbulkan ketidaknyamanan mahasiswa karena harus menunggu lima belas menit sejak tapping pertama sebelum dapat memasuki ruang LKC Bina Nusantara University.
c. Tidak dilaksanakannya prosedur yang berhubungan dengan electronic entrance gate.
Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur dalam penggunaan electronic entrance gate, dimana setiap mahasiswa yang ingin memasuki ruang LKC Bina Nusantara University harus melakukan
tapping dengan menggunakan flazz card nya sendiri. Tapi pada kenyataannya, masih banyak mahasiswa yang melakukan pelanggaran terhadap prosedur ini. Pelanggaran yang sering terjadi yaitu :
a) Adanya 2 mahasiswa yang masuk secara bersamaan
b) Mahasiswa tidak melakukan tapping menggunakan flazz card nya sendiri / meminjam flazz card milik orang lain
Penyebab banyaknya pelangaran prosedur ini dikarenakan mahasiswa tidak mengetahui pentingnya penggunaan electronic entrance gate untuk menghasilkan laporan pengunjung yang berguna untuk salah satu bahan pertimbangan keputusan untuk peningkatan pelayanan dan fasilitas bagi mahasiswa itu sendiri.
Pelanggaran yang terjadi prosedur tapping dengan menggunakan flazz card sendiri di electronic entrance gate berdampak pada ketidakhandalan laporan jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University. Electronic entrance gate menyimpan jumlah pengunjung LKC Bina Nusantara University berdasarkan NIM, jadi berapa kali pun mahasiswa tersebut masuk dengan flazz card nya yang terhitung hanya 1 pengunjung. Jika ada 2 orang yang masuk bersamaan atau menggunakan flazz card orang lain akan membuat jumlah yang tercatat di sistem tidak sesuai dengan jumlah pengunjung sebenarnya.
4.2.2. Prosedur Peminjaman Buku Teks dan Tandon
Gambaran proses peminjaman buku teks dan tandon yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mencari lokasi buku
dengan menggunakan fasilitas OPAC, melakukan peminjaman buku menggunakan mesin auto-borrowing hingga mahasiswa keluar melewati electronic gate.
Risiko yang terkait dengan masing-masing aktivitas diatas yaitu sebagai berikut :
1. Risiko terkait dengan penggunaan fasilitas OPAC (Online Public Access Catalog)
a. Rendahnya tingkat penggunaan fasilitas OPAC
Fasilitas OPAC disediakan oleh LKC Bina Nusantara University untuk memudahkan mahasiswa dalam mengakses situs LKC Bina Nusantara University guna mendapatkan informasi mengenai letak buku yang diinginkan. Berdasarkan hasil observasi, tidak banyak mahasiswa yang menggunakan fasilitas OPAC untuk menemukan letak buku. Banyaknya mahasiswa yang tidak menggunakan fasilitas OPAC karena : a) Koneksi intranet yang lambat pada fasilitas OPAC.
Fasilitas OPAC merupakan salah satu fasilitas yang disediakan oleh pihak LKC Bina Nusantara University, yang mana terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University sehingga dapat membantu mahasiswa dapat melakukan pencarian lokasi buku. Fasilitas OPAC memerlukan koneksi intranet untuk mengakses situs LKC Bina Nusantara University. Sebagai salah satu faktor penting dalam menunjang fungsional fasilitas OPAC, intranet sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan implementasi fasilitas OPAC. Koneksi intranet yang lambat membuat mahasiswa yang menggunakan fasilitas OPAC memerlukan waktu yang lama untuk mencari sebuah buku. Waktu yang lama untuk menunggu loading dari
setiap page di situs LKC Bina Nusantara University membuat mahasiswa memilih untuk tidak menggunakan fasilitas OPAC dan langsung mencari secara manual pada setiap rak yang ada di LKC Bina Nusantara University.
b) Tidak ada koneksi intranet pada fasilitas OPAC.
Gambar 4.24 Intranet pada unit OPAC tidak connected Koneksi intranet memegang peran yang sangat penting dalam menunjang efektivitas implementasi fasilitas OPAC. Fasilitas OPAC tidak akan berfungsi jika tidak ada koneksi, karena fasilitas OPAC perlu terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University untuk memberikan informasi letak buku bagi mahasiswa. Jadi tidak terhubungnya fasilitas OPAC dengan intranet membuat fasilitas OPAC tidak dapat berfungsi. Hal ini membuat fasilitas OPAC tidak berfungsi hingga ada perbaikan dari pihak LKC Bina Nusantara University.
c) Tidak ada informasi, sosialisasi dan komunikasi yang berkelanjutan dalam penggunaan fasilitas OPAC.
Gambar 4.25 Tidak ada papan informasi pendukung pada setiap unit OPAC
Salah satu faktor yang menyebabkan rendahnya penggunaan fasilitas OPAC adalah karena pihak LKC Bina Nusantara University tidak memberikan sosialisasi tentang fasilitas ini, baik pada mahasiswa baru maupun pada pengunjung LKC Bina Nusantara University. Penyebab lainnya adalah kurang atau bahkan tidak ada informasi pendukung fasilitas OPAC.
Dampak yang ditimbulkan karena semakin sedikitnya mahasiswa atau pengunjung LKC Bina Nusantara University yang menggunakan fasilitas OPAC yaitu :
a) Tidak tercapainya tujuan pengadaan fasilitas OPAC.
Tujuan dari pengadaan fasilitas OPAC adalah untuk memudahkan mahasiswa untuk mengakses situs LKC Bina Nusantara University guna menemukan lokasi buku yang diinginkan ataupun informasi lainnya mengenai LKC Bina Nusantara University. Pada kenyataannya masalah koneksi intranet menjadi penghambat tercapainya tujuan tersebut karena masalah koneksi intranet ini
menyebabkan mahasiswa lebih memilih untuk mencari buku secara manual dari pada harus menggunakan fasilitas OPAC.
b) Menurunkan jumlah pengguna fasilitas OPAC
Koneksi intranet yang tidak terjaga dan termonitor dengan baik membuat mahasiswa sulit untuk menggunakan fasilitas OPAC. Koneksi intranet yang tidak memadai untuk mendukung fungsi fasilitas OPAC membuat jumlah pengguna fasilitas OPAC semakin menurun, karena mahasiswa lebih memilih beralih untuk mencari buku tanpa melalui fasilitas OPAC yang disediakan.
b. Kerusakan fasilitas OPAC
Fasilitas OPAC merupakan PC yang terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University dengan koneksi intranet. Yang termasuk kerusakan fasilitas OPAC yaitu:
a) Kerusakan monitor / monitor mati b) Kerusakan Operating System
c) Keyboard dan mouse yang tidak berfungsi
Penyebab terjadinya kerusakan pada fasilitas OPAC karena : a) Tidak ada maintenance rutin
LKC Bina Nusantara University tidak memiliki prosedur maintenance. Mesin ataupun teknologi hanya memiliki prosedur jika ada kerusakan. Begitu pula dengan fasilitas OPAC, tidak ada maintenance rutin untuk menjaga kondisi OPAC. Hal ini membuat fasilitas OPAC lebih rentan untuk mengalami kerusakan. Dampak kerusakan akan memerlukan waktu dan biaya perbaikan yang lebih besar dibandingkan dengan melakukan maintenance secara rutin.
b) Penggunaan fasilitas OPAC yang tidak bertanggung jawab
Fasilitas OPAC disediakan untuk setiap pengunjung LKC Bina Nusantara University, khususnya binusian. Mahasiswa bebas menggunakan fasilitas OPAC untuk membantunya mencari informasi ketersediaan ataupun lokasi rak buku yang diinginkan. Penggunaan OPAC yang tidak bertanggung jawab dapat mengakibatkan kerusakan fasilitas OPAC. Hal ini dikarenakan mahasiswa yang menggunakan fasilitas OPAC tidak menyadari pentingnya menjaga kondisi OPAC untuk kepentingan bersama.
Kerusakan fasilitas OPAC akan berdampak pada kesulitan pada proses pencarian informasi di situs LKC Bina Nusantara University. Mahasiswa yang ingin menggunakan fasilitas OPAC menjadi terganggu karena fasilitas OPAC sedang dalam perbaikan. Hal ini akan berdampak pada menurunnya tingkat kepuasan mahasiswa terhadap pelayanan dan fasilitas yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University.
2. Risiko terkait dengan situs LKC Bina Nusantara University (dalam mendukung fasilitas OPAC)
a. Kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University.
Gambar 4.27 Kode panggil buku dalam rak
Ketepatan informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi salah satu faktor yang perlu diperhatikan pada situs LKC Bina Nusantara University. Informasi pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi panduan bagi mahasiswa ataupun pengunjung dalam melakukan pencarian buku ataupun mendapatkan informasi yang terkait dengan LKC Bina Nusantara University. Adapun pada situs LKC Bina Nusantara University masih terdapat kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku.
Penyebabnya adalah human error. Situs LKC Bina Nusantara University berisi informasi mengenai profil LKC Bina Nusantara University, prosedur, fasilitas dan layanan serta koleksi buku LKC Bina Nusantara University. Kehandalan informasi pada situs LKC Bina Nusantara University menjadi berkurang karena ditemukan adanya kesalahan informasi yang dimasukkan oleh petugas (human error) pada situs LKC Bina Nusantara University. Seperti informasi mengenai judul buku yang berbeda antara yang ditampilkan pada situs LKC Bina Nusantara University dengan judul yang ada di buku.
Kesalahan penyampaian informasi dalam pencatatan judul buku yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University akan berdampak pada :
a) Menurunnya tingkat kepercayaan atas informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University.
Kehandalan informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University merupakan unsur yang sangat penting. Kehandalan informasi yang disajikan akan berkaitan dengan tingkat kepercayaan pembaca atas informasi tersebut. Begitu pula dengan informasi yang ada di situs LKC Bina Nusantara University, mahasiswa yang sering menemukan ketidakhandalan informasi yang ada di situs LKC Bina Nusantara University membuat mahasiswa menjadi tidak percaya akan informasi yang ada di situs tersebut. Berdasarkan hasil observasi, ketidakhandalan informasi dalam situs LKC Bina Nusantara University salah satunya yaitu perbedaan judul. Hal ini membuat mahasiswa tidak dapat menemukan buku yang diinginkan jika melihat pada informasi yang ditampilkan pada situs LKC Bina Nusantara University, yang pada kenyataan koleksi tersebut tersedia di LKC Bina Nusantara University.
b) Kesulitan dalam mencari buku yang dibutuhkan.
Fasilitas OPAC yang terhubung dengan situs LKC Bina Nusantara University bertujuan untuk membantu mahasiswa dalam mencari lokasi buku berdasarkan informasi yang disajikan di situs LKC Bina Nusantara University. Ketidakhandalan informasi (khususnya mengenai informasi koleksi yang ada) membuat
mahasiswa mengalami kesulitan dalam mencari lokasi dan ketersediaan buku di LKC Bina Nusantara University.
b. Kesulitan memahami informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University.
Gambar 4.28 Fasilitas penunjang OPAC susah dipahami Informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University berisi tentang judul buku, NIB, kode DDC serta informasi jumlah buku yang masih tersedia. Pencarian buku dilakukan dengan melihat petunjuk DDC buku yang tampil pada situs LKC Bina Nusantara University dan menyesuaikan dengan papan informasi kode buku yang tersedia. Pada papan informasi kode buku ini memberikan informasi mengenai rak berapa dan range kode buku dalam setiap rak. Mahasiswa yang tidak mengerti cara pencarian buku menjadi kesulitan untuk memahami informasi yang disajikan pada situs LKC Bina Nusantara University.
Penyebab kesulitan memahami informasi tata letak buku pada situs LKC Bina Nusantara University yaitu: tidak ada sosialisasi cara mencari lokasi buku dengan menggunakan kode buku pada situs LKC Bina Nusantara University.
Berdasarkan hasil wawancara dengan 3 mahasiswa semester 1, didapatkan informasi bahwa setiap mahasiswa baru tidak diberikan sosialisasi seputar informasi mengenai LKC Bina Nusantara University secara rinci. Kunjungan mahasiswa baru ke LKC Bina Nusantara University didampingi oleh buddy coordinator. Mahasiswa tidak diberitahukan tentang bagaimana cara mencari buku dengan fasilitas OPAC, bagaimana cara membaca informasi yang disediakan pada situs LKC Bina Nusantara University dalam mencari lokasi rak buku, cara peminjaman serta informasi tambahan lainnya secara mendetil pada saat kunjungan langsung ke LKC Bina Nusantara University. Hal ini merupakan salah satu faktor yang membuat mahasiswa tidak mengerti dan mengalami kesulitan dalam mencari lokasi buku dengan menggunakan fasilitas OPAC.
Akibat dari kesulitan memahami informasi pada situs LKC Bina Nusantara University yaitu kesulitan menemukan buku. Dampak dari mahasiswa yang tidak memahami tentang bagaimana membaca kode DDC adalah kesulitan dalam menemukan lokasi buku. Mahasiswa tidak mengetahui bagaimana menggunakan informasi DDC buku untuk menemukan lokasi buku yang diinginkan.
c. Ketidaksesuaian letak buku (DDC) pada situs LKC Bina Nusantara University dengan tata letak sebenarnya.
Gambar 4.29 Ketidaksesuaian letak buku
Salah satu manfaat pengunaan fasilitas OPAC adalah untuk mendapatkan informasi mengenai lokasi rak buku yang diinginkan oleh mahasiswa. Namun pada kenyataannya buku tidak diletakkan sesuai dengan kodenya dan hal ini menyebabkan ketidaksesuaian antara informasi yang terlihat pada situs LKC Bina Nusantara University dengan kondisi real di LKC Bina Nusantara University. Ketidaksesuaian informasi disebabkan oleh peletakan buku yang tidak pada tempatnya.
LKC Bina Nusantara University menerapkan sistem self-service sehingga mahasiswa dapat mencari buku sendiri pada raknya. Karena ulah mahasiswa yang tidak meletakkan buku kembali pada rak yang seharusnya baik secara disengaja maupun tidak disengaja. Selain mahasiswa, kesalahan peletakan dapat juga dilakukan oleh petugas (human error), petugas meletakkan buku tidak pada rak yang sesuai. Hal ini membuat informasi pada situs LKC Bina Nusantara University mengenai lokasi buku tidak dapat diandalkan lagi untuk melakukan pencarian lokasi buku.
3. Risiko yang terkait dengan mesin auto-borrowing
Mesin auto-borrowing merupakan fasilitas yang disediakan oleh pihak LKC Bina Nusantara University guna melakukan peminjaman sendiri tanpa melalui petugas sirkulasi. Pada mesin auto-borrowing dijalankan aplikasi peminjaman yang akan terhubungan dengan situs LKC Bina Nusantara University. Jadi saat peminjaman berhasil dilakukan maka database LKC Bina Nusantara University akan ter-update, yang mengurangi jumlah buku yang tersedia di LKC Bina Nusantara University.
Adapun beberapa risiko yang terkait dengan mesin auto-borrowing yaitu:
a. Kerusakan mesin auto-borrowing
Mesin auto-borrowing terdiri dari komponen All-in-one PC, book reader, dan flazz reader. Setiap komponen teknologi ini memiliki masa pakai serta perlu dilakukan maintenance. Masa pakai menjadi dasar untuk pertimbangan penggunaan komponen tersebut atau mengganti komponen dengan yang baru. Sedangkan maintenance untuk menjaga agar setiap komponen dalam kondisi yang baik dan kinerja mesin auto-borrowing dapat terjaga. Adapun kerusakan pada mesin auto-borrowing dapat terjadi karena salah satu komponen tersebut mengalami kerusakan atau error. Yang termasuk dalam kerusakan mesin auto-borrowing yaitu:
a) Book reader tidak dapat membaca RFID Tag yang terdapat pada buku b) Flazz reader tidak dapat membaca flazz card
c) Kerusakan pada All-in-one PC misalnya layar/monitor mati
d) Error pada aplikasi peminjaman yang digunakan dalam mesin auto-borrowing
Kerusakan mesin auto-borrowing terjadi karena tidak ada maintenance secara rutin pada mesin auto-borrowing. Berdasarkan hasil wawancara dengan electronic services & system section head, dikatakan bahwa LKC Bina Nusantara University tidak memiliki prosedur maintenance terhadap semua teknologi yang digunakan. LKC Bina Nusantara University hanya akan memperbaiki jika ada laporan kerusakan mesin auto-borrowing oleh petugas.
Kerusakan mesin auto-borrowing akan berdampak pada proses peminjaman yang terganggu, kondisi yang ditimbulkan yaitu:
a) Peminjaman harus dilakukan secara manual atau melalui petugas sirkulasi.
Peminjaman yang seharusnya dilakukan secara sendiri dengan menggunakan mesin auto-borrowing harus dihentikan dan diganti dengan melakukan peminjaman buku kepada petugas sirkulasi. Petugas yang akan memasukkan data peminjaman ke aplikasi LKC Bina Nusantara University untuk mahasiswa.
b) Antrian menjadi panjang pada mesin auto-borrowing atau petugas.
Pihak LKC Bina Nusantara University menyediakan sebanyak dua mesin auto-borrowing untuk membantu mahasiswa dalam melakukan peminjaman buku sendiri. Kerusakan salah satu mesin auto-borrowing akan berdampak terjadinya antrian pada mesin auto-borrowing lainnya yang masih berfungsi. Antrian juga dapat terjadi pada meja petugas jika kedua mesin auto-borrowing dalam keadaan rusak.
b. Terjadinya antrian panjang.
Jumlah mesin auto-borrowing yang disediakan disesuaikan dengan data peminjaman yang dilakukan dimana dua mesin auto-borrowing mampu melayani mahasiswa dalam melakukan peminjaman buku. Namun antrian panjang dapat terjadi karena kesulitan mahasiswa dalam menggunakan mesin auto-borrowing.
Kejadian tersebut terjadi karena tidak ada pemberitahuan mengenai spesifikasi layar yang digunakan pada mesin auto-borrowing (resistive atau capacitive). Hal ini menyulitkan mahasiswa dalam menggerakkan kursor saat melakukan peminjaman. Berdasarkan hasil wawancara dengan electronic services & system section head, layar pada mesin auto-borrowing merupakan resistive yang sensitif terhadap tekanan, yang mendukung penggunaan stylus, plectrum, dan sejenisnya. Jika menyentuh layar hanya dengan jari tangan tanpa tekanan, maka kursor dilayar akan sulit untuk digerakkan. Untuk itu disarankan menggerakkan kursor pada mesin auto-borrowing dengan kuku.
Dampak dari tidak adanya pemberitahuan mengenai cara pemakaian mesin auto-borrowing membuat mahasiswa tidak mengetahui bagaimana penggunaan mesin auto-borrowing secara efektif, akibatnya:
a) Mesin auto-borrowing yang tersedia tidak efektif pada antrian yang ada.
Lamanya waktu untuk memproses satu transaksi peminjaman pada mesin auto-borrowing membuat mahasiswa harus mengantri untuk melakukan peminjaman. Semakin banyak antrian
pada saat peminjaman menunjukkan jumlah mesin auto-borrowing yang disediakan tidak efektif lagi.
b) Mahasiswa sulit untuk melakukan peminjaman karena layar bersifat resistive.
Ketidaktahuan mahasiswa akan spesifikasi layar yang dipakai pada mesin auto-borrowing membuat mahasiswa kesulitan dalam melakukan peminjaman buku. Layar mesin auto-borrowing bersifat resistive, dimana untuk menggerakkannya disarankan dengan menggunakan kuku. Namun hal ini tidak disosialisasikan pada mahasiswa sehingga beberapa mahasiswa memerlukan waktu yang lebih lama untuk melakukan peminjaman.
c. Data peminjaman tidak tersimpan ke dalam database LKC Bina Nusantara University.
Sistem peminjaman buku dilakukan secara self service dengan menggunakan fasilitas mesin auto-borrowing. Dalam melakukan peminjaman, mahasiswa akan meletakkan buku yang akan dipinjam pada book reader serta flazz card pada flazz reader. Informasi ini akan disimpan secara otomatis pada database peminjaman buku yang terintegrasi dengan situs LKC Bina Nusantara University. Saat informasi peminjaman telah masuk ke database LKC Bina Nusantara University maka saat mahasiswa membawa buku keluar, electronic gate tidak berbunyi. Berdasarkan hasil observasi, ada saat dimana peminjaman yang dilakukan dengan mesin auto-borrowing tidak masuk dalam sistem peminjaman. Mahasiswa telah melakukan peminjaman dengan mesin auto-borrowing namun saat akan keluar electronic gate berbunyi dan
mahasiswa harus melakukan peminjaman ulang melalui petugas bagian sirkulasi yang bertugas.
Penyebab data peminjaman yang dilakukan tidak tersimpan dalam sistem yaitu adanya error pada aplikasi mesin auto-borrowing. Jadi mahasiswa telah melakukan peminjaman sesuai dengan ketentuan melalui mesin auto-borrowing tapi data peminjaman tidak tersimpan pada database peminjaman.
Error pada aplikasi yang terdapat pada mesin auto-borrowing yang membuat data peminjaman tidak tersimpan membuat mahasiswa harus meminjam ulang, karena electronic gate berbunyi saat mereka akan keluar. Mahasiswa harus melaporkan pada petugas dan petugas akan memproses ulang peminjaman sekali lagi sebelum mahasiswa dapat membawa buku tersebut.
Kejadian tersebut akan menyebabkan penurunan kepercayaan terhadap fungsi serta kinerja dari mesin auto-borrowing. Petugas ataupun mahasiswa menjadi tidak yakin dengan peminjaman menggunakan mesin auto-borrowing, karena data peminjaman tidak masuk dalam database peminjaman. Fungsi mesin auto-borrowing untuk melayani mahasiswa dengan mempermudah peminjaman sendiri menjadi diragukan karena mesin auto-borrowing ternyata tidak berjalan secara maksimal.
4. Risiko lainnya terkait peminjaman buku teks yaitu :
a. Jumlah koleksi buku LKC Bina Nusantara University tidak memenuhi kebutuhan mahasiswa
Jumlah buku yang disediakan oleh LKC Bina Nusantara University akan disesuaikan dengan harga dari buku dan kebutuhan akan buku tersebut. Hal ini karena pihak LKC Bina Nusantara University memiliki budget dan pertimbangan sebelum melakukan pembelian buku. Jumlah buku yang terbatas serta adanya monopoli membuat mahasiswa kesulitan meminjam buku yang dibutuhkan. Dimana buku yang tersedia dipinjam oleh satu mahasiswa tanpa memberikan kesempatan bagi mahasiswa lainnya untuk meminjam buku tersebut. Akibatnya jumlah buku yang tersedia tidak dapat memenuhi kebutuhan dari mahasiswa Bina Nusantara University.
Dampak dari monopoli ini membuat pihak LKC Bina Nusantara University harus menyediakan lebih banyak buku untuk mencukupi kebutuhan mahasiswa atau mahasiswa akan kecewa karena setiap buku yang ingin dipinjam tidak dapat diperoleh dengan mudah.
4.2.3. Prosedur Pengembalian Buku Teks dan Tandon
Gambaran proses pengembalian buku teks dan tandon yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mengembalikan buku kepada petugas sirkulasi, petugas sirkulasi mengecek kondisi buku serta menerima denda jika ada keterlambatan pengembalian buku. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu sebagai berikut :
1. Risiko terkait dengan buku teks dan tandon saat pengembalian a. Kerusakan koleksi buku teks dan tandon
Mahasiswa dapat melakukan peminjaman buku teks untuk dibawa pulang. Mahasiswa bebas mencari dan meminjam buku yang mereka inginkan, selama buku tersebut masih tersedia. Menurut hasil observasi, terdapat sejumlah buku dalam keadaaan rusak. Adapun kategori rusak yang dimaksudkan penulis adalah :
a) Halaman buku ada yang robek
Gambar 4.30 Halaman buku robek b) Halaman buku tidak lengkap
Gambar 4.31 Halaman tidak lengkap c) Terdapat coretan dalam buku
Gambar 4.32 Buku berstabilo
Gambar 4.33 Buku dicorat-coret d) Terdapat bekas air atau noda pada buku
e) Buku yang berubah warna
Gambar 4.36 Buku berubah warna
Berbagai jenis kerusakan tersebut dapat terjadi karena :
a) Petugas tidak mengecek secara detil buku yang dikembalikan. Saat pengembalian, petugas bagian sirkulasi hanya akan melakukan pengecekan kondisi buku secara umum seperti kondisi basah atau tidak. Untuk kerusakan kecil seperti buku yang robek ataupun coretan pada buku akan sulit diidentifikasi pada saat pengembalian buku. Hal ini menyebabkan saat mahasiswa memerlukan buku tersebut, kondisi buku sudah tidak bagus lagi. Terdapat banyak coretan serta ada beberapa halaman yang hilang. Halaman yang hilang akan menyulitkan mahasiswa dalam menggunakan buku dari perpustakaan karena informasi yang mereka akan gunakan tidak tersedia pada buku tersebut.
b) Peletakkan buku yang tidak secara hati-hati oleh petugas.
Petugas bagian sirkulasi bertugas menerima setiap buku yang dikembalikan dan meletakkan pada meja petugas sebelum disusun kembali ke raknya. Ketidakhati-hatian petugas dalam meletakkan buku, membuat buku terlipat atau rusak secara tidak disengaja.
c) Peminjaman buku yang dilakukan secara tidak bertanggung jawab.
Salah satu penyebab kerusakan buku adalah akibat tindakan mahasiswa yang kurang menghargai dan memahami peraturan yang menganjurkan mahasiswa untuk menjaga kerapian dan kebersihan buku demi kenyamanan bersama. Mahasiswa yang tidak bertanggung jawab, saat meminjam buku dengan sengaja merusak buku untuk kepentingan pribadi. Seperti mencoret buku yang dipinjam saat membaca buku tersebut, atau menyobek sebagian halaman buku yang dianggap memiliki informasi yang diperlukan. Akibatnya buku yang dikembalikan kondisinya menjadi rusak dan merugikan baik pihak LKC Bina Nusantara University ataupun bagi mahasiswa lainnya.
Tindakan ini juga menunjukkan bahwa mahasiswa tidak menyadari akan pentingnya menjaga kualitas buku yang dipinjam untuk kepentingan bersama. Buku yang disediakan di LKC Bina Nusantara University bukan hanya untuk memenuhi kepentingannya sendiri melainkan juga untuk memenuhi kebutuhan referensi buku seluruh mahasiswa Bina Nusantara University.
Kerusakan buku yang terjadi secara sengaja atau tidak sengaja akan berdampak bagi pihak LKC Bina Nusantara University, yaitu:
a) Besarnya biaya kerusakan yang harus ditanggung pihak LKC Bina Nusantara University.
LKC Bina Nusantara University memiliki bagian collection development yang memiliki tugas melakukan perawatan koleksi, dengan pengecekan terhadap kondisi buku yang rusak dan melakukan perbaikan. Kerusakan yang dapat diperbaiki salah satunya yaitu jika ada halaman yang hilang dengan syarat ada buku lain sejenis yang masih tersedia. Petugas pada bagian collection development akan melakukan fotokopi terhadap halaman yang hilang dan menyisipkan pada buku yang rusak tersebut. Setiap kerusakan yang diidentifikasi oleh bagian collection development akan diperbaiki dan ditanggung biaya nya oleh pihak LKC Bina Nusantara University. Dengan begitu akibat dari banyaknya kerusakan buku ini akan berdampak pada besarnya biaya perbaikan yang harus dikeluarkan oleh pihak LKC Bina Nusantara University.
b) Kondisi buku di LKC Bina Nusantara University tidak sesuai dengan harapan yang membuat mahasiswa tidak ke LKC Bina Nusantara University untuk meminjam buku.
Mahasiswa merasa kondisi buku yang ada di LKC Bina Nusantara University tidak sesuai dengan harapan, dimana terdapat banyak kondisi buku yang rusak dan tidak terawat. Dengan banyak buku yang tidak terawat atau rusak membuat menurunnya minat mahasiswa ke LKC Bina Nusantara University untuk meminjam buku. Contohnya hilangnya halaman buku, saat
mahasiswa akan menggunakan buku tersebut dan setelah melakukan peminjaman ternyata halaman buku tidak lengkap, ini membuat mahasiswa kesulitan dalam mengerjakan tugasnya. Kondisi buku yang tidak terjamin ini membuat mahasiswa memilih alternatif lain seperti membeli buku sendiri, fotokopi atau ke perpustakaan lain. Hal ini tentunya juga terkait dengan rendahnya kualitas pelayanan yang dirasakan oleh mahasiswa. c) Pihak LKC Bina Nusantara University mengalami kerugian atas
kerusakan aset yang dimiliki.
Setiap buku yang dibeli merupakan aset dari LKC Bina Nusantara University, dimana membutuhkan alokasi budget dan berbagai pertimbangan sebelum keputusan untuk menambah koleksi buku. Buku menjadi salah satu aset penting bagi LKC Bina Nusantara University, karena LKC Bina Nusantara University bergerak untuk memenuhi kebutuhan referensi perkuliahan dengan persediaan buku yang dimiliki. Jadi kerusakan buku yang terjadi dianggap sebagai suatu kerugian bagi pihak LKC Bina Nusantara University.
4.2.4. Prosedur Peminjaman Buku Skripsi
Gambaran proses peminjaman buku skripsi yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa mencari buku skripsi yang diinginkan secara manual pada setiap rak yang tersedia, dan melakukan peminjaman melalui petugas bagian skripsi. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu sebagai berikut :
4.2.4.1. Risiko terkait dengan pencarian buku skripsi a. Kesulitan dalam menemukan buku skripsi
Gambar 4.37 Penempatan kode buku skripsi tidak sesuai rak Pihak LKC Bina Nusantara University menyediakan buku skripsi yang akan diganti setiap periodenya. Masa guna setiap koleksi buku skripsi adalah 2 tahun. Buku skripsi yang ada di LKC Bina Nusantara University diberikan kode berupa nomor urut, tahun buku skripsi serta kode jurusan penulis. Dalam hal tata letak buku, buku skripsi berbeda dengan buku teks dan buku tandon, penyusunan buku skripsi dilakukan sesuai dengan nomor urut serta jurusan. Hal ini untuk mempermudah dalam melakukan filter terhadap buku skripsi sesuai dengan jurusannya.
Pada kenyataannya di lapangan, mahasiswa merasa kesulitan dalam menemukan buku skripsi yang mereka inginkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa hal diantaranya :
a) Mahasiswa meletakkan buku skripsi tidak sesuai dengan tempatnya
Mahasiswa menggunakan buku skripsi sebagai referensi dalam menyusun karya ilmiah atau thesisnya. Kebanyakan mahasiswa setelah menggunakan buku tidak mengembalikan buku tersebut sesuai
dengan kodenya. Untuk meminimalisir hal ini, LKC Bina Nusantara University menerapkan peraturan agar mahasiswa harus melakukan peminjaman dan pengembalian pada bagian thesis. Dengan demikian, petugas bagian thesis yang akan menerima buku yang telah dipinjam dan mengembalikannya di tempat yang sesuai dengan urutan dan jurusannya.
Tapi hal ini tidak dapat menutupi risiko kesulitan pencarian buku karena ada mahasiswa yang meletakkan buku skripsi secara acak ketika melakukan pencarian buku baik secara disengaja ataupun tanpa disengaja. Mahasiswa meletakan buku secara acak yang dilakukan secara sengaja dikarenakan beberapa alasan diantaranya karena koleksi yang terbatas sehingga mahasiswa merasa perlu memonopoli buku tersebut agar dapat ditemukan ketika diinginkan, mahasiswa tidak mau repot untuk melihat nomor urut sebelum meletakan buku skripsi sehingga mahasiswa langsung meletakan buku pada rak yang terdekat.
b) Human error
Seperti yang telah dijelaskan di atas, pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan peraturan agar mahasiswa harus melakukan peminjaman dan pengembalian pada bagian thesis. Dengan demikian, petugas bagian thesis yang akan menerima buku yang telah dipinjam dan mengembalikannya di tempat yang sesuai dengan urutan dan jurusannya. Human error dapat dalam menyusun buku skripsi sehingga buku tidak ditempatkan sesuai dengan kodenya.
c) Tidak adanya informasi mengenai letak buku skripsi yang diinginkan pada situs LKC Bina Nusantara University
Tidak seperti buku teks, informasi mengenai letak buku skripsi tidak terdapat pada situs LKC Bina Nusantara University. Jadi untuk mencari buku skripsi, mahasiswa harus melihat satu per satu buku skripsi yang tersedia pada setiap rak.
Dampak yang ditimbulkan dari tata letak buku skripsi yang tidak sesuai yaitu:
a) Bagi petugas LKC Bina Nusantara University, sulit untuk melakukan pendataan pada buku skripsi yang tersedia. Informasi mengenai buku yang masih dipinjam dan yang telah dikembalikan sulit untuk diperiksa kesesuaiannya dengan buku yang terletak di rak. Berdasarkan hasil observasi pada petugas bagian thesis, petugas meragukan data yang ada pada pengembalian dan peminjaman buku skripsi menunjukkan kondisi real ketersediaan buku.
b) Bagi mahasiswa, untuk menemukan buku skripsi yang sesuai topik mereka harus mencari secara manual pada rak dengan melihat setiap buku skripsi yang tersedia. Dengan kondisi buku skripsi yang tidak urut menyulitkan mahasiswa ketika akan mencari buku skripsi yang mereka inginkan dengan melalui kodenya.
4.2.4.2. Risiko Peminjaman Buku Skripsi
a. Banyaknya pelanggaran penggunaan buku skripsi
Pihak LKC Bina Nusantara University memiliki prosedur peminjaman buku skripsi dengan melalui petugas bagian skripsi. Akan tetapi pada prakteknya, masih banyak mahasiswa yang melanggar prosedur ini. Pelanggaran ini disebabkan oleh tidak jelasnya aturan dalam peminjaman buku skripsi, yang mengakibatkan mahasiswa dapat meminjam buku skripsi tanpa melakukan peminjaman sesuai aturan yang berlaku. Adapun penyebab timbulnya pelanggaran tersebut adalah:
a) Tidak konsistennya prosedur yang berlaku
Perubahan yang terjadi pada prosedur tentunya hal yang dapat terjadi. Akan tetapi apabila perubahan itu sering terjadi dan tanpa disosialisasikan, tentunya akan menyebabkan timbulnya anggapan bahwa prosedur yang berlaku rumit dan tidak konsisten.
b) Tidak jelasnya prosedur peminjaman buku skripsi
Menurut hasil observasi, terdapat dua cara peminjaman buku skripsi, yaitu yang pertama peminjaman dapat dilakukan dengan hanya menyebutkan NIM kepada petugas. Dan yang kedua adalah dengan menyerahkan flazz card kepada petugas. Aturan yang sebenarnya berlaku adalah peminjaman dilakukan dengan memberikan flazz card kepada petugas. Hal diatas menunjukan, prosedur yang berlaku belum jelas benar dipahami oleh petugas. Akibat dari pelanggaran penggunaan buku skripsi yaitu :
Pelanggaran penggunaan buku skripsi yang dilakukan yaitu tidak melakukan peminjaman buku skripsi sesuai dengan prosedurnya. Hal ini membuat tidak adanya informasi mengenai jumlah peminjaman buku skripsi yang telah dilakukan. Hal ini akan berdampak pada tidak ada pengendalian terhadap peminjaman dan pengembalian buku skripsi.
b) Jumlah pelanggaran yang semakin banyak karena tidak ada sanksi yang tegas.
Dampak dari pelanggaran penggunaan buku skripsi yang terjadi ini membuat mahasiswa baru ataupun yang tidak mengetahui prosedur peminjaman buku skripsi ikut melakukan pelanggaran walaupun secara tidak sengaja. Tidak adanya sanksi yang tegas dan ketegasan petugas membuat peraturan yang diterapkan pada LKC Bina Nusantara University tidak dapat berjalan efektif.
b. Risiko terjadinya pelanggaran hak cipta terhadap koleksi perpustakaan khususnya buku skripsi.
Tindakan pelanggaran hak cipta terjadi karena penyebarluasan informasi yang ada pada buku skripsi tanpa izin. Pelanggaran hak cipta buku skripsi yang terjadi diantaranya: mahasiswa memotret sebagian atau seluruh isi buku skripsi, mengambil informasi pada buku skripsi melalui situs LKC Bina Nusantara University, dan kemudian menyebarluaskan informasi tersebut tanpa izin. Penyebab pelanggaran hak cipta ini yaitu :
a) Mahasiswa ingin menggunakan buku skripsi sebagai bahan referensi.
Buku skripsi merupakan salah satu bahan referensi yang digunakan oleh mahasiswa dalam menyusun karya ilmiah atau thesis. Biasanya buku skripsi digunakan sebagai panduan serta sarana dalam mengumpulkan sejumlah informasi terkait dengan topik yang diteliti oleh mahasiswa. Mahasiswa mengumpulkan informasi yang ada dengan berbagai macam metode seperti mengetik isi skripsi, mencari file skripsi pada situs LKC Bina Nusantara University dan bahkan dengan metode memotret isi skripsi. Foto ataupun file yang berisi data dan informasi ini disebarkan secara luas oleh mahasiswa dengan mengirimkannya pada salah satu file hosting dengan tujuan memberikan informasi tersebut pada temannya. Namun penyebaran foto dan file pada file hosting ini menyebabkan penyebaran file yang tidak terkendali karena setiap orang dapat mengakses file tersebut.
b) Mahasiswa tidak menyadari pentingnya peraturan tentang copyright.
LKC Bina Nusantara University memiliki aturan bahwa mahasiswa tidak diperbolehkan untuk memotret buku skripsi. Peraturan ini dibuat sebagai tindakan pencegahan terhadap pelanggaran hak cipta. Untuk file skripsi yang di download melalui situs LKC Bina Nusantara University, juga telah disertai dengan agreement agar tidak menyebarluaskan file yang didapat dan hanya menggunakannya untuk kepentingan pendidikan. Semua prosedur
ini dibuat untuk melindungi hak cipta penulis atas karyanya. Namun mahasiswa tidak menyadari akan pentingnya pengaturan terhadap hak cipta suatu buku sehingga mengabaikan semua prosedur yang telah dibuat.
c) Tidak ada sosialisasi terhadap prosedur yang ada di LKC Bina Nusantara University.
LKC Bina Nusantara University memiliki prosedur yang terkait dengan perlindungan terhadap hak cipta. Tapi semua prosedur LKC Bina Nusantara University tidak disosialisasikan pada mahasiswa. Berdasarkan hasil observasi pada saat penerimaan mahasiswa baru, kunjungan ke perpustakaan hanya dilakukan secara umum hanya melihat kondisi LKC Bina Nusantara University, tidak ada penjelasan mengenai cara peminjaman, pengembalian buku dan prosedur yang berlaku di LKC Bina Nusantara University.
Dampak dari tindakan pelanggaran hak cipta ini adalah terjadi penyebaran data skripsi yang tidak terkendali. Informasi yang ada dalam skripsi dapat diakses oleh semua orang, dan bahkan yang bukan dengan tujuan pendidikan. Skripsi biasanya memiliki beberapa informasi rahasia dari perusahaan atau objek studi yang diteliti. Informasi ini ditujukan hanya untuk kepentingan pendidikan. Penyebaran data yang tidak terkendali membuat semua informasi serta hasil analisa ataupun evaluasi menjadi tersebar secara luas. Informasi ini dapat diakses serta digunakan oleh berbagai pihak dengan kepentingan yang berbeda sehingga hal ini
dapat mengakibatkan kerugian bagi pihak terkait dalam skripsi tersebut.
4.2.5. Prosedur Pengembalian Buku Skripsi
Gambaran proses pengembalian buku skripsi yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimana mahasiswa mengembalikan buku skripsi ke petugas, lalu petugas yang akan memasukkan data pengembalian dan meletakkan buku skripsi ke raknya. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian diatas yaitu ketidakakuratan data pengembalian buku skrispi. Penyebab ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi yaitu :
a) Petugas yang tidak professional.
Petugas yang bertugas di bagian buku skripsi, ada yang tidak bekerja sebagaimana prosedur yang berlaku. Contohnya, petugas tidak langsung mencatat pengembalian buku skripsi ke dalam sistem pengembalian. Hal ini juga dapat berakibat miss responsible apabila terjadi kerusakan ataupun kehilangan buku skripsi.
b) Mahasiswa tidak merasa berkewajiban untuk mengembalikan buku skripsi.
Berdasarkan pengamatan penulis, data peminjaman buku skripsi dianggap tidak penting oleh petugas perpustakaan. Hal ini ditunjukan dengan penghapusan data peminjaman tanpa melihat apakah buku itu sudah dikembalikan atau belum. Petugas berasumsi, buku skripsi tidak akan bisa dibawa keluar dari ruang perpustakaan, jadi buku pasti berada dalam ruang perpustakaan. Akan tetapi, tindakan petugas ini tentunya
bertentangan dengan prosedur yang berlaku, yang mengharuskan semua pengembalian langsung dicatat.
Dampak dari ketidakakuratan data pengembalian buku skripsi yaitu menurunnya integritas laporan buku skripsi. Tindakan petugas yang tidak mencatat pengembalian buku skripsi tepat waktu, merupakan salah satu penyebab turunnya integritas laporan buku skripsi secara real time.
4.2.6. Prosedur Peminjaman Koleksi Multimedia
Gambaran proses peminjaman koleksi multimedia yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa memberitahukan judul dari koleksi multimedia yang ingin dipinjam kepada petugas bagian information and assistance, petugas akan mencarikan koleksi multimedia, petugas mengecek kondisi CD/DVD terlebih dahulu baru mahasiswa dapat melakukan peminjaman koleksi multimedia. Risiko yang terkait dengan proses peminjaman koleksi multimedia yaitu:
1. Kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia
Adapun kejadian-kejadian yang dapat dikelompokan dalam kategori kesulitan pencarian adalah :
a. Sulit menemukan koleksi multimedia yang diinginkan
Kesulitan ini disebabkan karena tidak adanya informasi tentang daftar koleksi multimedia yang tersedia pada situs LKC Bina Nusantara University yang biasanya digunakan sebagai acuan dalam pencarian yang digunakan oleh mahasiswa.
b. Ketidaktahuan tentang koleksi multimedia yang tersedia
Tidak adanya sosialisasi ataupun penjelasan mengenai daftar koleksi multimedia apa sajakah yang tersedia pada LKC Bina Nusantara University. Ketidaktahuan ini juga menyebabkan mahasiswa tidak dapat memanfaatkan layanan peminjaman koleksi multimedia ini.
Adapun penyebab terjadinya kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia adalah tidak ada daftar koleksi multimedia yang tersedia. Pada situs LKC Bina Nusantara University belum tersedia daftar yang menjelaskan koleksi multimedia apa sajakah yang disediakan pihak LKC Bina Nusantara University, yang juga berarti tidak ada penjelasan tentang dimana letak masing-masing koleksi multimedia tersebut.
Adapun akibat yang ditimbulkan apabila risiko ini dibiarkan terjadi adalah pencarian koleksi multimedia membutuhkan waktu yang lama. Apabila terjadi kesulitan dalam pencarian koleksi multimedia dikarenakan tidak adanya informasi mengenai dimana letak koleksi multimedia tersebut akan mengakibatkan bertambahnya waktu untuk menemukan koleksi multimedia yang diinginkan oleh pengguna. Karena tidak ada informasi, maka pencarian pun akan
dilakukan secara manual yang tentunya akan memakan waktu yang lebih lama pula.
2. Kehilangan koleksi multimedia
Koleksi multimedia sebelumnya hanya dapat dipinjam selama di ruang LKC Bina Nusantara University. Pihak LKC Bina Nusantara University menerapkan prosedur baru terkait dengan peminjaman koleksi multimedia. Kehilangan koleksi multimedia disebabkan oleh petugas yang tidak mengetahui prosedur peminjaman koleksi multimedia serta tidak adanya RFID Tag.
Berdasarkan observasi, pada saat peminjaman koleksi multimedia, ada petugas yang tidak memahami bagaimana memproses transaksi peminjaman koleksi multimedia. Petugas tersebut hanya melakukan scan pada barcode yang terdapat pada CD/DVD, dan memberikan CD/DVD langsung pada mahasiswa. Pada saat pengembalian, ternyata data peminjaman tersebut tidak tercatat dalam sistem peminjaman LKC Bina Nusantara University. CD/DVD juga tidak terdapat RFID Tag sehingga saat di bawa keluar ruangan LKC tidak diketahui.
Dampak dari kehilangan koleksi multimedia adalah pihak LKC Bina Nusantara University mengalami kerugian karena harus mengeluarkan biaya penggantian CD/DVD. Selain itu, tidak tercatatnya transaksi peminjaman membuat perbedaan antara ketersediaan CD/DVD dengan data pada database LKC Bina Nusantara University, informasi mengenai koleksi multimedia sudah tidak akurat atau sesuai dengan kondisi real di LKC Bina Nusantara University.
4.2.7. Prosedur Pengembalian Koleksi Multimedia
Gambaran proses pengembalian koleksi multimedia yang berlaku LKC Bina Nusantara University, dimulai dengan mahasiswa yang mengembalikan koleksi multimedia dan petugas akan mencatat pengembalian serta melakukan pengecekan terhadap kondisi koleksi multimedia. Risiko yang terkait dengan proses pengembalian koleksi multimedia yaitu kerusakan koleksi multimedia.
Adapun kejadian-kejadian yang dapat dikategorikan sebagai kerusakan koleksi multimedia adalah:
a) Tidak terbacanya koleksi multimedia di CD/DVD room
Koleksi multimedia yang dimiliki oleh LKC Bina Nusantara University sebagian berupa CD/ DVD. Apabila CD/ DVD tersebut tidak dapat dijalankan dengan menggunakan CD/DVD room, maka dapat dikatakan bahwa koleksi multimedia tersebut telah mengalami kerusakan. Hal tersebut dapat disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :
a. Adanya goresan pada CD/ DVD b. CD/ DVD patah ataupun retak
Adapun penyebab kerusakan koleksi multimedia tersebut adalah pemakaian yang tidak bertanggung jawab. Kerusakan koleksi multimedia juga dapat diakibatkan oleh pemakaian yang tidak bertanggung jawab, misalnya CD/ DVD diletakan dengan tidak tepat pada kotaknya.
Akibat yang ditimbulkan akibat terjadinya risiko tersebut adalah : a) Berkurangnya jumlah koleksi yang dimiliki oleh LKC Binus
University.
Kerusakan tersebut dapat mengakibatkan koleksi multimedia tidak dapat digunakan lagi yang mengakibatkan koleksi multimedia tersebut tidak tersedia dalam kurun waktu tertentu sampai adanya penggantian terhadap koleksi multimedia yang rusak tersebut.
b) Adanya biaya penggantian untuk mengganti koleksi multimedia yang rusak
Biaya penggantian yang dimaksudkan disini adalah biaya yang harus dikeluarkan oleh pihak LKC Bina Nusantara University apabila kerusakan yang terjadi tersebut adalah akibat faktor alam, misalnya karena faktor usia maupun karena kerusakan akibat peristiwa alam yang tak terhindarkan (bencana alam).
Berikut tabel hasil risk assessment pada LKC Bina Nusantara University :
No. Risiko Penyebab Dampak
Penggunaan Electronic Entrance Gate 1. Terjadinya kerusakan electronic entrance gate. −Tidak adanya maintenance rutin terhadap electronic entrance gate. −Penggunaan electronic entrance gate yang tidak berhati-hati. - Alur masuk ke dalam LKC Bina Nusantara University jadi terganggu. - Tidak dapat dibedakan antara pengunjung yang merupakan binusian dan non-binusian.
- Ketidaklengkapan data yang terdapat pada laporan jumlah pengunjung. - Laporan jumlah pengunjung tidak dapat menjadi patokan untuk bahan pengambilan keputusan strategis. 2. Kebijakan rentang
waktu untuk tapping tidak jelas dipahami oleh mahasiswa.
Ketidakpahaman mahasiswa karena ridak ada sosialisasi tentang rentang waktu tapping.
Mahasiswa harus menunggu selama lima belas menit sebelum dapat melakukan tapping selanjutnya.
