Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

2.4.4 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest sedikit berbeda dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif.

Pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem imprest didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan sistem fluktuatif didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.

Berikut penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest. Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:

a. Pemegang Dana Kas Kecil

1) Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) sebanyak 2 (dua) lembar.

2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.

3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Kasa.

4) Menguangkan cek ke bank.

19

5) Menyimpan uang tunai.

6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 menurut urut tanggal.

b. Bagian Utang

1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.

2) Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar.

3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar.

4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).

5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa.

6) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K lembar 1.

8) Menyerahkan PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal.

c. Bagian Kasa

1) Menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari bagian utang.

2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada Direktur Keuangan.

3) Menyerahkan Cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.

4) Menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.

d. Bagian Jurnal/Akuntansi

1) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian utang.

2) Mengisi Register cek berdasarkan BKK lembar 1.

3) Mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP menurut Nomor urut.

e. Bagian Kartu Biaya

1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 dari Bagian utang.

2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK lembar 2.

3) Mengarsipkan BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 menurut nomor urut.

Dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil.

Dengan demikian permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh

pemegang dana kas kecil diserahkan ke Bagian utang tanpa dilampiri dengan

dokumen pendukung. Penjelasan selanjutnya tentang prosedur pengisian kembali

dana kas kecil dengan sistem fluktuatif tidak berbeda dengan penjelasan prosedur

21

pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest yang telah dijelaskan di atas.

2.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil

Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005) dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu:

2.5.1 Sistem Imprest (Metode Dana Tetap)

Menurut Baridwan (2004) di dalam metode ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke bank dan dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Pengisian kembali perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari kas kecil bisa dicatat karena dalam metode imprest pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Kasir kas kecil bertanggung jawab atas uang yang diserahkan kepadanya.

Apabila sebagian dari kas kecil sudah digunakan untuk membayar

pengeluaran-pengeluaran maka bukti pengeluaran-pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang

yang ada di petty cash box. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas

kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar

pengeluaran yang sudah dibayar. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

Menurut Mulyadi (2001), dalam sistem imprest, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :

a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.

Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), dalam metode dana tetap pencatatan dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara :

a. Membentuk Dana Kas Kecil.

Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp 1.000.000 untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu.

Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil

untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus

mendapat persutujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang

membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan

dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh

pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas

23

kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:

Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Imprest

Tanggal Keterangan Debit Kredit

Dana Kas Kecil xxx

Kas atau Kas di Bank xxx

(Mencatat pembentukan kas kecil)

Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).

b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.

Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada metode dana tetap biaya-biaya tidak dicatat pada saat dikeluarkan, tetapi pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest

Tanggal Keterangan Debit Kredit

Biaya xxx

Kas atau Kas di Bank xxx

(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)

Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).

Apabila jumlah kas dan bukti-bukti transaksi tidak sama dengan jumlah

dana kas kecil yang dibentuk, selisihnya disebut “Selisih Kas” dapat berupa

selisih kurang atau selisih lebih (Cash Over and Short).

Tabel 2.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest (jika ada selisih kas)

Tanggal Keterangan Debit Kredit

Biaya xxx

Selisih Kas xxx

Kas atau Kas di Bank xxx

(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil jika ada selisih kas)

Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).

Berdasarkan uraian di atas, penulis menuliskan kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada Sistem Imprest yaitu :

a. Kelebihan sistem imprest adalah:

 Pengendalian dalam mengelola dana kas kecil perusahaan dapat terjamin, karena adanya pemisahan fungsi dari yang melakukan transaksi dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi dengan melakukan pencatatan jurnal transaksi.

 Adanya perhitungan secara periodik oleh perusahaan atas transaksi dana kas kecil.

b. Kelemahan sistem imprest adalah:

 Memerlukan tenaga tambahan untuk mencatat jurnal transaksi sehingga dapat memperlambat proses pengelolaan.

 Dapat mengakibatkan tercecernya bukti-bukti transaksi, karena pencatatan

jurnal tidak langsung pada saat terjadi transaksi.

25