ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
NOVRIANTY KAMATRA 3110901019
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN MANAJEMEN BISNIS
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2012
Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri,
dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Novrianty Kamatra
NIM : 3110901019
Tanda Tangan :
Tanggal : 18 Juli 2012
LEMBAR PENGESAHAN
TUGAS AKHIR
ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS
Oleh:
NOVRIANTY KAMATRA 3110901019
BATAM, 18 Juli 2012 Dosen Pembimbing
Mega Mayasari, SE NIK : 101069
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
( M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc ) ( Arif Darmawan, SE., M.Sc )
NIK. 100008 NIK. 112090
iv
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan khidayah-Nya serta shalawat teriring salam atas junjungan Nabi besar Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Tugas Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Batam. Berdasarkan persyaratan tersebut, maka penulis menyusun Tugas Akhir dengan judul “Analisis Prosedur Dan Pencatatan Dana Kas Kecil Pada CV Mitra Din amis”.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini tidak terlepas dari bantuan, bimbingan, saran, doa serta semangat dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang terhingga kepada:
1. Kedua orang tua penulis, Papa dan Mama tercinta yang selalu mencurahkan kasih sayang dan doa yang tiada henti-hentinya kepada penulis, serta semangat dan dukungan baik moril maupun materil sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Marihot Nasution, SE., selaku Ketua Prodi Akuntansi dan selaku Dosen Penguji komprehensive penulis, terima kasih ibu atas saran dan kritiknya selama penulis menjalankan sidang komprehensive.
3. Ibu Mega Mayasari, SE., selaku Dosen Pembimibing yang tidak kenal lelah dalam memberikan bimbingan, pengarahan, waktu, tenaga, nasihat serta mengembalikan semangat ketika penulis terjatuh dan kehilangan arah selama penyusunan Tugas Akhir ini.
4. Bapak M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc dan Bapak Arif Darmawan, SE., M.Sc
selaku Dosen Penguji yang telah memberikan saran dan kritik untuk Tugas
Akhir penulis.
v
5. Bapak M. Zaenuddin, S.Si, M.Sc selaku wali kelas yang telah memberikan arahan dan motivasi dari awal penulis menginjakkan kaki di bangku kuliah sampai akhirnya menyelesaikan Tugas Akhir ini.
6. Seluruh Dosen pengajar jurusan Akuntansi yang telah memberikan bekal pendidikan dan ilmu pengetahuan yang sangat berharga dan berguna selama penulis mengikuti perkuliahan dan penyusunan Tugas Akhir ini.
7. Bapak Benny Rusbini selaku Direktur CV Mitra Dinamis yang telah memberikan penulis kesempatan untuk magang di kantor bapak.
8. Ibu Theresia Pradiani selaku pembimbing pertama di perusahaan, dan Bapak Yusrizal, SE., selaku pembimbing kedua, yang telah memberikan arahan dan bimbingan selama penulis selama melaksanakan magang dan dalam menyusun Tugas Akhir ini.
9. Staf CV Mitra Dinamis yaitu Bapak Makhfudin, Bapak Mugi, Mbak Mirna, Ibu Oni, Mbak Vivi, Mbak Yuni, Bang Memed, Bapak Yarju dan seluruh staf CV Mitra Dinamis yang telah membantu penulis selama melaksanakan magang dan dalam menyusun Tugas Akhir ini.
10. Adikku satu-satunya dan yang tercinta Indah Yulia Kamatra, yang sudah berbaik hati mau mengalah demi penulis, dan yang selalu memberikan semangat serta dukungan kepada penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini.
11. Nurul Iman seseorang yang tak kalah berjasanya bagi penulis, terima kasih telah memberikan waktu, dukungan, perhatian, serta semangat kepada penulis dalam menyusun Tugas Akhir ini, serta selalu sabar menghadapi krisis kesibukan dan krisis emosional penulis. You’re the best, now and forever .
12. Teman-teman terbaikku pitii, ays, puput. Terima kasih karena sudah mau mendengar curhat2 penulis, terima kasih juga atas bantuan, semangat serta dukungannya dari awal semester sampai akhirnya kita sama-sama menyusun Tugas Akhir ini. Terima kasih yaa darl, gak sabaarr pengen liburan bareng dengan kalian.
13. Teman-teman seperjuangan, Master cepii terima kasih sudah dengan ikhlas
mau mengajari penulis selama perkuliahan dan dalam penyusunan Tugas
Akhir ini, Jeniusss yatii terima kasih juga sudah sangat berbaik hati kepada
penulis pada saat penulis kesusahan selama perkuliahan. Merdy, Claudia,
vi menjadi teman yang baik bagi penulis.
14. Seluruh angkatan ’09 jurusan AK, IT, ELIND yang tidak dapat disebutkan satu persatu, terutama anak-anak AK terima kasih atas kebersamaan dan hari- hari yang indah di kampus tercinta.
Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, penulis ucapkan terima kasih atas dukungan, semangat serta doa’nya. Semoga Allah SWT memberikan yang setimpal dengan apa yang telah diberikan kepada penulis.
Penulis juga menyadari bahwa sebagai manusia banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat diharapkan bagi penyempurnaan Tugas Akhir ini. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkanya.
Wassalamu’alaikum wr. wb.
Batam, 18 Juli 2012 Penulis,
Novrianty Kamatra
3110901019
vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Negeri Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Novrianty Kamatra
NIM : 3110901019
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Negeri Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Non-exclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
ANALISIS POSEDUR DAN PENCATATAN DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Negeri Batam berhak menyimpan, mengalih media/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Batam Pada tanggal : 18 Juli 2012
Yang Menyatakan
(Novrianty Kamatra)
viii Nama : Novrianty Kamatra Program Studi : Akuntansi
Judul : Analisis Prosedur dan Pencatatan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis
Penelitian tugas akhir ini dilaksanakan pada CV Mitra Dinamis dan yang menjadi objek penelitian adalah Analisis Prosedur dan Pencatatan Dana Kas Kecil. Hal ini dikarenakan kas merupakan harta yang paling lancar kas dan merupakan aktiva yang mudah dipindahtangankan, mudah digelapkan, mudah diselewengkan dan diperlukan oleh setiap orang. Oleh karena itu, perusahaan harus mampu mengelola kasnya dengan baik, agar tercipta suatu efisiensi dan efektifitas. Hal ini juga diterapkan pada prosedur pengelolaan dan pencatatan dana kas kecil.
Pengelolaan yang tidak baik terhadap dana kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis, dan apakah sudah sesuai dengan teori serta untuk memberikan solusi apabila terdapat prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori. Metode analisis data yang digunakan adalah analisis deskriptif dengan menjelaskan prosedur pengelolaan dan proses pencatatan kas kecil mulai dari pembentukan dana kas kecil sampai dengan pengisian dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis. Sehingga penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa terdapat pengelolaan dana kas kecil yang tidak sesuai dengan teori yaitu pada pencatatan dana kas kecil yang menggunakan sistem fluktuatif dan juga pada prosedur pengisian kembali dana kas kecil.
Kata kunci: Dana Kas Kecil
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Pernyataan Orisinalitas ... ii
Lembar Pengesahan ... iii
Kata Pengantar ... iv
Halaman Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ... vii
Abstrak ... viii
Daftar Isi ... ix
Daftar Tabel ... xii
Daftar Gambar... xiii
Daftar Lampiran ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 4
1.3 Batasan Masalah ... 4
1.4 Tujuan Penelitian ... 5
1.5 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Sistematika Penulisan ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Pengertian Kas ... 8
2.2 Pengertian Dana Kas Kecil ... 9
2.3 Pengelolaan dan Pengendalian Dana Kas Kecil ... 10
2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil ... 11
2.4.1 Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil ... 12
2.4.2 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil ... 13
2.4.3 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil ... 13
2.4.4 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ... 18
x
2.5.2 Sistem Fluktuatif (Metode Dana Berubah-ubah) ... 25
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 29
3.1 Metodologi Penelitian ... 29
3.1.1 Obyek Penelitian... 29
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data ... 29
3.1.3 Metode Analisis Data ... 30
3.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 30
3.2.1 Sejarah Umum Perusahaan ... 30
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan ... 31
3.2.3 Produk Perusahaan ... 31
3.2.4 Struktur Organisasi Perusahaan ... 32
3.2.5 Deskripsi Tugas dan Wewenang ... 33
BAB IV PEMBAHASAN ... 42
4.1 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 42
4.1.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 42
4.1.1.1 Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 42
4.1.1.2 Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 43
4.1.1.3 Flowchart Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 44
4.1.2 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 45
4.1.2.1 Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan
Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis
... 45
xi
4.1.2.2 Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis
... 49
4.1.2.3 Flowchart Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 50
4.1.3 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... .54
4.1.3.1 Fungsi yang Terkait dengan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 54
4.1.3.2 Dokumen yang Terkait dengan Prosedur Pengisan Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 57
4.1.3.3 Flowchart Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis ... 50
4.1.4 Dokumen yang digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil ... . 61
4.1.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil ... . 61
4.1.5.1 Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil ... 61
4.1.5.2 Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil ... 61
4.1.5.3 Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil ... 75
4.2 Analisis Pengelolaan dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil ... 79
4.2.1 Analisis Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil ... 79
4.2.2 Analisis Metode Pencatatan Dana Kas Kecil ... 80
4.3 Solusi Prosedur dan Metode Pencatatan Dana Kas Kecil yang Tidak Sesuai dengan Teori ... .81
BAB V PENUTUP ... 83
5.1 Kesimpulan ... 83
5.2 Saran ... 84
DAFTAR PUSTAKA ... 85
LAMPIRAN
xii
Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest ... 23
Tabel 2.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest (jika ada selisih kas) ... . 24
Tabel 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif ... 26
Tabel 2.5 Pembayaran Biaya-Biaya Pengeluaran Kas Kecil Sistem Fluktuatif... 27
Tabel 2.6 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif ... 27
Tabel 4.1 Pencatatan Pembentukan Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis .. 61
Tabel 4.2 Pencatatan Pengeluaran Dana Kas Kecil pada CV Mitra Dinamis... 62
Tabel 4.3 Pencatatan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil... 77
Tabel 4.4 Perbandingan Pencatatan Kas Kecil ... 84
Tabel 4.5 Pencatatan yang disarankan ... 85
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV Mitra Dinamis ... 33 Gambar 4.1 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil ... 44 Gambar 4.2 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp 0 – Rp 300.000 ... 50 Gambar 4.3 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp 300.000 – Rp 1.000.000 ... 51 Gambar 4.4 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar Rp 1.000.000 – Rp 3.000.000 ... 52 Gambar 4.5 Prosedur Pengeluaran dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana
Kas Kecil Jika Uang yang dikeluarkan Sebesar >Rp 3.000.000... 53 Gambar 4.6 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan Cek
... ..58 Gambar 4.7 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan
Uang Tagihan yang diterima ... 59 Gambar 4.8 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Jika Menggunakan
Pinjaman Uang ... 60
xiv
Lampiran 2. Bukti Kas Keluar ...
Lampiran 3. Dokumen Pendukung. ...
Lampiran 4. Cek. ...
Lampiran 5. Catatan Keluar Kas Harian ...
Lampiran 6. Account List Summary ...
Lampiran 7. Laporan Magang ...
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Suatu perusahaan yang beroperasi pasti membutuhkan kas untuk menjalankan aktivitas sehari-hari, karena kas merupakan alat yang sangat penting dalam menjalankan aktivitas perusahaan. Hampir semua transaksi bermula dan berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas. Tanpa tersedianya kas yang memadai, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Kas meliputi uang kertas maupun uang logam dan surat-surat berharga yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktu- waktu (Sugiri dan Sumiyana, 2005). Lazimnya, kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima bank untuk disetor ke rekening bank. Begitu mudahnya mentransfer uang, sehingga aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan adalah kas.
Bagi perusahaan baik itu perusahaan besar, menengah maupun kecil, kas
merupakan suatu hal yang memerlukan penanganan khusus, terutama dalam
administrasinya. Sebagai aktiva lancar yang sifatnya liquid, dibandingkan dengan
aktiva lainnya, kas merupakan aktiva yang mudah diselewengkan, mudah
digelapkan, dan diperlukan oleh setiap orang. Oleh karena itu, perusahaan harus
mampu mengelola kasnya secara efisien dan efektif agar perusahaan terhindar dari
kesulitan-kesulitan yang menghambat atau mungkin menghancurkan perusahaan
itu sendiri.
Salah satu prinsip pokok dalam pengawasan terhadap pengeluaran kas adalah setiap pengeluaran kas sebaiknya dilakukan dengan menggunakan cek (Jusup, 2005). Akan tetapi dalam kegiatan operasional perusahaan terdapat pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sehingga tidak efektif jika perusahaan mengeluarkan cek untuk membayar pengeluaran-pengeluaran tersebut.
Hal ini menuntut perusahaan untuk mengambil kebijaksanaan membentuk dana khusus dengan jumlah yang relatif kecil yang biasa disebut dengan dana kas kecil.
Dana kas kecil merupakan kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran atas pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin dan jumlahnya yang relatif kecil. Penetapan jumlah dana kas kecil pada perusahaan harus sesuai dengan keputusan manajemen dan jumlah dana kas kecil tersebut harus dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditetapkan. Apabila perusahaan menetapkan jumlah kas kecil lebih besar dari jumlah kebutuhan mengakibatkan jumlah kas yang tertanam di dalam perusahaan semakin besar, semakin banyak uang yang menganggur dan tidak produktif. Sebaliknya apabila dana kas kecil lebih kecil dari kebutuhan maka perusahaan akan mengalami kesulitan untuk memenuhi kewajiban lancarnya untuk membayar kebutuhan- kebutuhan yang harus segera dipenuhi. Melihat hal tersebut, terlihat jelas betapa pentingnya membuat pengelolaan yang baik terhadap dana kas kecil disuatu perusahaan.
CV Mitra Dinamis merupakan perusahaan yang bergerak di bidang supplier peralatan Fire Fighting dan Life Safing Equipment serta jasa (service).
Dalam pengendalian pengeluaran kasnya, CV Mitra Dinamis membentuk dana
kas kecil yang digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang rutin seperti
3
pembelian bensin kendaraan, biaya tagihan langganan koran dan sebagainya.
Penerapan dana kas kecil di CV Mitra Dinamis menggunakan sistem fluktuatif (metode dana berubah-ubah) ini karena pada saat pengeluaran dana kas kecil langsung dicatat oleh kasir kas kecil dan pada saat pengisian kembali jumlah nominalnya berubah-ubah. Namun terdapat kelemahan yang harus diperbaiki yaitu adanya kesalahan pada prosedur dan pencatatan dana kas kecil.
Kesalahan ini menyebabkan tidak terkontrolnya pengelolaan dana kas kecil yang dikelola oleh kasir kas kecil, contohnya pada penggunaan dokumen.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur pengelolaan dana kas kecil pada saat pembentukan, pengeluaran, dan pengisian kembali dana kas kecil hanya menggunakan 1 (satu) bukti transaksi, yaitu bukti kas keluar (BKK). Seharusnya diperlukan dokumen yang berbeda-beda untuk setiap prosedur, agar dapat terkontrol dan mudah dalam hal pengecekan, penelusuran serta pertanggungjawabannya. Selanjutnya pada pencatatan dana kas kecil, CV Mitra Dinamis mencatat dengan menggunakan akun kas, seharusnya dicatat dengan menggunakan akun dana kas kecil. Ini juga menyebabkan tidak terkontrolnya dalam pencatatan dana kas kecil, dan apabila ada pengecekan tidak bisa mengetahui berapa jumlah uang yang telah digunakan ataupun saldo dari dana kas kecil ini, karena tercampurnya pencatatan dana kas kecil dengan pencatatan lainnya yang menggunakan akun kas.
Berdasarkan uraian di atas, dan melihat betapa pentingnya membuat
pengelolaan dana kas kecil dengan baik, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan judul “ANALISIS PROSEDUR DAN PENCATATAN
DANA KAS KECIL PADA CV MITRA DINAMIS . ”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis tertarik untuk merumuskan masalah penelitian sebagai berikut:
a. Bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis.
b. Apakah prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis sudah sesuai dengan teori.
c. Bagaimana solusi apabila prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori.
1.3 Batasan Masalah
Agar penelitian lebih terfokus, maka penulis memberikan batasan masalah sebagai berikut:
a. Batasan Data
Data yang digunakan penulis dalam penelitian ini hanya data pada prosedur dan pencatatan kas kecil yang dilakukan oleh bagian kasir kas kecil CV Mitra Dinamis, untuk periode bulan Februari dan Maret 2012.
b. Batasan Lapangan
Pengambilan data dalam penelitian ini dilakukan di CV Mitra Dinamis pada Bagian Kasir Kas Kecil.
c. Batasan Aspek
Hanya membahas tentang pengelolaan dana kas kecil meliputi: pembentukan dana
kas kecil, permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil dan
pengisian kembali dana kas kecil.
5
1.4 Tujuan Penelitian
Ada beberapa tujuan dari penelitian ini, antara lain:
a. Untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis.
b. Untuk mengetahui apakah prosedur dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis sudah sesuai dengan teori.
c. Untuk memberikan solusi apabila prosedur pengelolaan dan metode pencatatan dana kas kecil pada CV Mitra Dinamis tidak sesuai dengan teori.
1.5 Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak yang berkepentingan, seperti :
a. Bagi Perusahaan
Dapat memberikan informasi yang dapat dipakai sebagai bahan untuk menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan prosedur dan pencatatan dana kas kecil.
b. Bagi Pembaca
Diharapkan dapat menjadi tambahan referensi mengenai prosedur dan pencatatan dana kas kecil, khususnya bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian dengan topik yang sama.
c. Bagi Penulis
Dapat menambah pengetahuan mengenai prosedur dan pencatatan dana kas kecil
serta pengalaman dan wawasan, dan meningkatkan kemampuan bersosialisasi
dengan pihak luar.
1.6 Sistematika Penulisan
Dalam penyusunan tugas akhir penulis akan membagi menjadi 5 (lima) bab secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut:
BAB I Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II Tinjauan Pustaka
Menjelaskan landasan teori atau konsep yang mendasari penyusunan penelitian ini seperti pengertian kas, pengertian kas kecil, metode pencatatan dana kas kecil dan yang berhubungan dengan pembahasan penelitian ini.
BAB III Metedologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan Pada bab ini penulis akan menguraikan mengenai metodologi penelitian yang terdiri dari objek penilitian, teknik pengumpulan data dan metode analisis data. Pada bab ini pula penulis menguraikan tentang gambaran umum perusahaan yang terdiri dari latar belakang berdirinya perusahaan, sejarah perusahaan, kegiatan dan jenis usaha, struktur organisasi perusahaan serta visi misi perusahaan.
BAB IV Pembahasan
Pada bab ini penulis akan menguraikan jawaban atas pertanyaan
pada rumusan masalah.
7
BAB V Penutup
Pada bab terakhir ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian yang
dilakukan dan juga memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi
perusahaan.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Kas
Kas merupakan aktiva lancar yang paling berharga bagi perusahaan karena sifatnya liquid. Hampir semua transaksi bermula dan berakhir ke penerimaan kas atau pengeluaran kas. Tanpa tersedianya kas yang memadai, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melakukan aktivitas sehari-hari. Akibatnya kegiatan atau aktivitas perusahaan akan terhambat dan tujuan tidak dapat dicapai (Anthon, 2003).
Kas adalah aktiva perusahaan yang selalu berputar ke segenap bagian dalam tubuh perusahaan. Kas merupakan media pertukaran dan dasar untuk mengukur perkiraan yang terdapat di dalam laporan keuangan karena kas bersifat relevan, sederhana serta dipakai secara universal di dalam menilai perubahan modal dan pertukaran barang dan jasa. Kas juga dimasukkan sebagai aktiva lancar karena kas memiliki tingkat likuiditas yang tinggi, bahkan paling tinggi diantara semua aktiva perusahaan yang ada. Oleh karena itu, di dalam mengelola kas harus diterapkan suatu pengendalian yang baik atas kas, karena kas sering dijadikan alat untuk melakukan penyelewengan dan kecurangan (Anthon, 2003).
Menurut Baridwan (2004) kas adalah aktiva yang tidak produktif, oleh
karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada
idle cash. Uang kas yang dibatasi penggunaannya, biasanya dalam bentuk dana,
tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana. Jika
penggunaannya masih dalam satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva
9
lancar, tetapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar. Kas kecil dan kas yang ada di cabang-cabang tetap termasuk dalam kas, karena memenuhi batasan-batasan diatas. Cek-cek yang sudah ditulis tetapi belum diserahkan kepada orang yang dibayar tidak dikeluarkan dari kas. Apabila pada waktu menulis cek sudah dikreditkan ke rekening kas maka pada akhir periode jika ceknya belum diserahkan, dibuat jurnal untuk mendebit kembali rekening kas.
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005) kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai kegiatan umum perusahaan. Kas meliputi uang tunai (kertas dan logam) yang ada di perusahaan dan simpanan di rekening giro (PSAK No. 9, par 7). Dokumen-dokumen tertentu misalnya wesel pos, wesel bank, cek wisata, dan cek tunai dari pihak lain yang dapat disebut kas karena dapat diuangkan dengan segera sebesar nilai nominalnya.
Menurut Jusup (2005) kas adalah aktiva yang digunakan dan dimiliki pada hampir semua perusahaan. Kas meliputi uang tunai (uang kertas dan uang logam) dan kertas-kertas berharga yang dapat disamakan dengan uang, serta simpanan di bank yang dapat digunakan sewaktu-waktu (misalnya rekening giro).
2.2 Pengertian Dana Kas Kecil
Menurut Baridwan (2004) dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk
membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak
ekonomis bila dibayar dengan cek. Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil
yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan
terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah dana kas kecil tinggal sedikit, kasir
kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Penambahan dana kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.
Menurut Gade (2005) kas kecil dibentuk untuk menyediakan dana bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar melalui cek.
Menurut Jusup (2005) dana kas kecil adalah dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya relatif kecil. Jika pengeluaran-pengeluaran tersebut dilakukan dengan cek, maka lembar cek yang dibuat untuk pengeluaran- pengeluaran tersebut akan banyak sekali. Hal ini selain menyebabkan pemborosan waktu, dan juga mahal. Oleh karena itu agar perusahaan tidak menarik cek untuk setiap pengeluaran kas yang jumlahnya kecil, maka perusahaan perlu membentuk suatu kas kecil yang disediakan khusus untuk pengeluaran-pengeluaran.
Dari beberapa definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa dana kas kecil adalah dana kas yang dibentuk dan tersedia yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran rutin perusahaan yang jumlahnya relatif kecil.
2.3 Pengelolaan dan Pengendalian Dana Kas Kecil
Sesuai dengan namanya kas kecil atau yang dalam bahasa Inggrisnya disebut
“Petty Cash”, merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai
transaksi-transaksi kecil dan rutin. Menurut Riyadi (2011) dalam pengelolaan
dana kas kecil memiliki karakteristik dasar yaitu :
11
a. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan skala operasional perusahaan.
b. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
c. Disimpan di tempat khusus, misalnya itu dengan kotak kecil yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop.
Perusahaan sebaiknya melakukan pengelolaan kas kecil secara baik.
Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak baik terhadap kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat. Dalam pengelolaan dana kas kecil juga dapat menggunakan dua metode, yaitu: Metode Dana Tetap (Imprest Fund System) dan Metode Fluktuatif (Fluctuating Fund System).
Pengendalian dana kas kecil dilakukan dengan alasan untuk mengadakan kontrol atau pengendalian terhadap pengeluaran kas perusahaan. Oleh karena itu pengendalian dana kas kecil harus dilakukan melalui prosedur-prosedur yang berlaku diperusahaan yaitu berdasarkan pengesahan dan pejabat yang berwenang.
2.4 Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki
peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil
terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari
sampai jam operasional di sore atau malam hari. Dalam prosedur dana kas kecil
secara garis besar terdapat beberapa tahapan, yaitu: Pembentukan Dana Kas Kecil, Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil, dan Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil (Mulyadi, 2001). Penjelasan selanjutnya akan diuraikan sebagai berikut:
2.4.1 Dokumen Yang Digunakan dalam Pengelolaan Dana Kas Kecil
Menurut Mulyadi (2001) dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah:
a. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
b. Cek
Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
c. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
d. Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri
13
dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
e. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
2.4.2 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Prosedur pembentukan dana kas kecil sistem imprest tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil sistem fluktuatif. Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah:
a. Bagian Utang
1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan.
2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar.
3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1 dan 3 : Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil
Lembar 2: Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan.
5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir.
6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas
keluar ke dalam register bukti kas keluar.
7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi.
b. Bagian Kasir/Kassa
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan meminta tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1 dan 3) beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut:
Lembar 1: Diserahkan ke bagian utang beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
Lembar 3: Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil.
c. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir.
2) Menguangkan cek ke bank.
3) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank.
4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut nomor.
d. Bagian Akuntansi
1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang.
2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek.
15
3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat keputusan pembentukan dana kas kecil ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
2.4.3 Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kecil
Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem imprest sedikit berbeda dengan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem fluktuatif. Berikut penjelasan prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kecil pada sistem imprest.
Fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar 1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Mengarsipkan sementara BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil.
Dalam Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan sistem fluktuatif saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Berikut penjelasan Prosedur pengeluaran dana kas kecil dengan sistem fluktuatif. Fungsi yang terkait dengan prosedur ini adalah:
a. Pemakai Dana Kas Kecil
1) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK) sebanyak 2 (dua) lembar dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil.
2) Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
4) Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung.
5) Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK).
17
6) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK lembar 1 kepada Pemegang kas kecil.
7) Menerima kembali PPKK lembar 1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas.
8) Mengarsipkan kembali PPKK lembar 1 menurut nomor urut.
b. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil.
2) Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK lembar 1.
3) Mengarsipkan sementara PPKK lembar 2 menurut abjad.
4) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana kas kecil.
5) Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil.
6) PPKK lembar 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas.
7) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada Bagian jurnal.
c. Bagian Jurnal
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Pemegang dana kas kecil.
2) Mencatat jurnal pengeluaran dana kas kecil berdasarkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung yang diterima.
3) Menyerahkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung kepada
Bagian kartu biaya.
d. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung dari Bagian Jurnal.
2) Mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil ke dalam kartu biaya berdasarkan BPKK.
3) Mengarsipkan BPKK, PPKK lembar 1 dan Dokumen Pendukung menurut urut nomor.
2.4.4 Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest sedikit berbeda dengan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif.
Pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem imprest didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan sistem fluktuatif didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil.
Berikut penjelasan prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest. Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah:
a. Pemegang Dana Kas Kecil
1) Pemegang dana kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) sebanyak 2 (dua) lembar.
2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Kasa.
4) Menguangkan cek ke bank.
19
5) Menyimpan uang tunai.
6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 menurut urut tanggal.
b. Bagian Utang
1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil.
2) Membuat bukti kas keluar (BKK) sebanyak 3 lembar.
3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar.
4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada).
5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa.
6) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K lembar 1.
8) Menyerahkan PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal.
c. Bagian Kasa
1) Menerima BKK lembar 1 dan 2, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari bagian utang.
2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada Direktur Keuangan.
3) Menyerahkan Cek dan BKK lembar 3 kepada pemegang dana kas kecil.
4) Menyerahkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
d. Bagian Jurnal/Akuntansi
1) Menerima BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP dari Bagian utang.
2) Mengisi Register cek berdasarkan BKK lembar 1.
3) Mengarsipkan BKK lembar 1, PP3K lembar 2, BPKK dan DP menurut Nomor urut.
e. Bagian Kartu Biaya
1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 dari Bagian utang.
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK lembar 2.
3) Mengarsipkan BKK lembar 2 dan PP3K lembar 2 menurut nomor urut.
Dalam prosedur pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem fluktuatif permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil.
Dengan demikian permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang dibuat oleh
pemegang dana kas kecil diserahkan ke Bagian utang tanpa dilampiri dengan
dokumen pendukung. Penjelasan selanjutnya tentang prosedur pengisian kembali
dana kas kecil dengan sistem fluktuatif tidak berbeda dengan penjelasan prosedur
21
pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem imprest yang telah dijelaskan di atas.
2.5 Metode Pencatatan Dana Kas Kecil
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005) dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu:
2.5.1 Sistem Imprest (Metode Dana Tetap)
Menurut Baridwan (2004) di dalam metode ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil. Oleh kasir kas kecil, cek tadi diuangkan ke bank dan dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Pengisian kembali perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari kas kecil bisa dicatat karena dalam metode imprest pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.
Kasir kas kecil bertanggung jawab atas uang yang diserahkan kepadanya.
Apabila sebagian dari kas kecil sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-
pengeluaran maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang
yang ada di petty cash box. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas
kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar
pengeluaran yang sudah dibayar. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.
Menurut Mulyadi (2001), dalam sistem imprest, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut :
a. Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas.
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), dalam metode dana tetap pencatatan dana kas kecil dapat dilakukan dengan cara :
a. Membentuk Dana Kas Kecil.
Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp 1.000.000 untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu.
Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil
untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus
mendapat persutujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang
membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan
dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh
pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas
23
kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Imprest
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pembentukan kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
b. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil.
Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil dengan cara mengeluarkan cek sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada metode dana tetap biaya-biaya tidak dicatat pada saat dikeluarkan, tetapi pada saat pengisian kembali dana kas kecil.
Tabel 2.2 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Apabila jumlah kas dan bukti-bukti transaksi tidak sama dengan jumlah
dana kas kecil yang dibentuk, selisihnya disebut “Selisih Kas” dapat berupa
selisih kurang atau selisih lebih (Cash Over and Short).
Tabel 2.3 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Imprest (jika ada selisih kas)
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Selisih Kas xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil jika ada selisih kas)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
Berdasarkan uraian di atas, penulis menuliskan kelebihan dan kekurangan yang terdapat pada Sistem Imprest yaitu :
a. Kelebihan sistem imprest adalah:
Pengendalian dalam mengelola dana kas kecil perusahaan dapat terjamin, karena adanya pemisahan fungsi dari yang melakukan transaksi dan mengumpulkan bukti-bukti transaksi dengan melakukan pencatatan jurnal transaksi.
Adanya perhitungan secara periodik oleh perusahaan atas transaksi dana kas kecil.
b. Kelemahan sistem imprest adalah:
Memerlukan tenaga tambahan untuk mencatat jurnal transaksi sehingga dapat memperlambat proses pengelolaan.
Dapat mengakibatkan tercecernya bukti-bukti transaksi, karena pencatatan
jurnal tidak langsung pada saat terjadi transaksi.
25
2.5.2 Sistem Fluktuatif (Metode Dana Berubah-ubah)
Menurut Baridwan (2004) dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti dalam sistem Imprest, perbedaannya dengan sistem Imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi metode fluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil. Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dilakukan pada saat pengisian kembali, dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari kas kecil langsung dicatat. Jadi buku pengeluaran kas kecil mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar. Karena pencatatan dilakukan setiap kali terjadi pengeluaran, maka rekening kas kecil akan dikreditkan sebesar jumlah yang dikeluarkan. Pada saat pengisian kembali rekening kas kecil didebit sebesar uang yang diterima.
Menurut Mulyadi (2001) dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
a. Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.
b. Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi.
c. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu.
Menurut Sugiri dan Sumiyana (2005), pada metode dana berfluktuasi,
pembentukan dana kas kecil dibentuk dengan cek sejumlah tertentu dan kemudian
diserahkan ke kasir dana kas kecil. Berbeda dengan metode dana tetap, pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil. Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pada akhir periode, merode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal.
a. Membentuk Dana Kas Kecil.
Dengan menguangkan cek dengan jumlah tertentu yang telah ditetapkan perusahaan, misalnya Rp 1.000.000 untuk satu periode, misalnya 2 (dua) minggu.
Uang tunai dari bank ini kemudian diserahkan ke bagian kasir dana kas kecil untuk disimpan dalam laci dana kas kecil. Setiap pengeluaran dana kas kecil harus mendapat persutujuan dari pihak yang berwenang misalnya atasan dari pihak yang membutuhkan. Dengan persetujuan tersebut, kasir dana kas kecil mengeluarkan dana kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran yang ditanda tangani oleh pihak yang menerima kas kecil. Semua bukti pengeluaran disimpan oleh kasir kas kecil di arsip penyimpanan dana kas kecil. Jurnal pada saat pembentukan dana kas kecil adalah sebagai berikut:
Tabel 2.4 Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di Bank xxx
(Mencatat pembentukan kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
27
b. Pembayaran biaya-biaya pengeluaran dana kas kecil.
Tabel 2.5 Pembayaran Biaya-Biaya Pengeluaran Kas Kecil Sistem Fluktuatif
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Biaya xxx
Dana Kas Kecil xxx
(Mencatat biaya pengeluaran dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
c. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Pada saat jumlah kas kecil tersisa tinggal sedikit atau telah habis periodenya, maka dilakukan pengisian kembali dana kas kecil. Pada metode dana berfluktuasi pengisian kembali dana kas kecil dilakukan atas permintaan kasir kas kecil.
Pengisian kembali tidak ditetapkan untuk periode tertentu, dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sesuai dengan jumlah yang telah dikeluarkan sehingga dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengeluaran cek untuk pengisian kembali dana kas kecil harus dengan persetujuan pejabat yang berwenang. Pada akhir periode, metode ini tidak mengharuskan pengisian kembali dan jurnal penyesuaian, sebab setiap pengeluaran segera dicatat di buku jurnal.
Tabel 2.6 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Sistem Fluktuatif
Tanggal Keterangan Debit Kredit
Dana Kas Kecil xxx
Kas atau Kas di bank xxx
(Mencatat pengisian kembali dana kas kecil)
Sumber: Sugiri dan Sumiyana (2005).
