Menurut Sumardji (1978:11-12) cara mengolah bahan pustaka memiliki ketentuan ataupun peraturannya masing-masing, namun demikian prosedurnya satu sama lain tidak jauh berbeda.
Khusus mengenai pengolahan jurnal, pada umumnya dilakukan sebagai berikut : (Sumardji, 1978:11-12)
a. Inventarisasi
Inventarisasi yaitu pekerjaan mendaftar setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan ataupun pemilikan bahan pustaka tercatat secara teratur.
commit to user
b. Pemberian Stempel/Cap Kepemilikan Perpsutakaan
Pemberian Stempel/Cap yaitu pekerjaan memberi tanda atau ciri dengan Stempel/Cap perpustakaan pada bahan pustaka untuk menyatakan bahwa bahan pustaka tersebut adalah milik perpustakaan.
c. Klasifikasi
Klasifikasi yaitu pekerjaan memberi nomor letak ataupun urutan bahan pustaka menurut sistim yang berlaku, agar memudahkan pencariannya apabila sewaktu-waktu akan dipergunakan (dibaca) dan sebaliknya memudahkan pula menempatkannya kembali apabila sudah selesai dipergunakan (dibaca).
d. Katalogisasi
Katalogisasi yaitu pembuatan kartu katalog dengan tata pengetikan/ pencetakan tertentu bagi setiap buku, untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan dalam tugas perpustakaan melayani peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka dan dalam tugas pengecekan bahan pustaka apabila sewaktu-waktu perlu diadakan.
e. Pemberian kelengkapan pada bahan pustaka
Pemberian kelengkapan pada bahan pustaka yaitu pekerjaan memberi perlengkapan pada bahan pustaka yang terutama juga untuk dipergunakan sebagai alat perlengkapan dalam tugas perpustakaan melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Perlengkapan tersebut antara lain berupa : label nomor punggung buku, kartu buku, kantong kartu buku, dan sebagainya.
f. Shelving
Shelving yaitu pekerjaan menyimpan bahan pustaka pada rak tertentu dan menyusun urutannya sesuai dengan sistim yang berlaku.
commit to user
Menurut (Lasa HS, 1994:39-88) pengolahan terbitan berkala dilakukan dengan beberapa langkah, yaitu :
a. Pemeriksaan
Judul jurnal yang diterima hendaknya diperiksa lebih dulu apakah diterima sebagai hadiah/sumbangan, langganan, tukar atau sekedar titipan.
b. Pemberian stempel/cap kepemilikan
Pemberian stempel/cap kepemilikan ini diletakkan pada halaman paling depan yakni halaman setelah sampul/cover, asal tidak dikenakan pada tulisan.
c. Pencatatan/Inventarisasi
Pencatatan dilakukan dengan cara dicatat pada buku inventaris. Sistem ini memang menambah pekerjaan, akan tetapi dari segi ketertiban administrasi, cara ini akan lebih sesuai.
d. Pembuatan kartu katalog
Jurnal yang telah di inventaris dibuatkan katalog. Data yang perlu di cantumkan pada kartu katalog jurnal adalah sebagai berikut:
i. Judul majalah, yang meliputi judul pararlel, anak judul
ii. Nomor, volume/ tahun ke (berapa) dan tahun terbit pertama kali.
iii. Frekuensi, kala terbit
iv. International Standart Serial Number (ISSN)
v. Kota terbit, nama lembaga, organisasi pemerintah, dan redaksi
vi. Tahun, volume, nomor maupun bulan majalah yang diterima perpustakaan
vii. Ukuran tinggi majalah
commit to user
viii. Edisi dan catatan lain yang diperlukan.
e. Pembuatan Indeks
Untuk memudahkan pencarian suatu topik yang terdapat dalam suatu atau beberapa majalah perlu dibuatkan petunjuk.
Petunjuk ini sering disebut dengan indeks.
f. Shelving/ Pemajangan
Setelah mengalami beberapa tahapan proses, maka jurnal-jurnal itu kemudian dipajang di rak khusus untuk jurnal-jurnal baru.
Oleh karena itu setiap menerima jurnal baru, hendaknya segera diproses dan dipajang agar informasi yang dikandungnya segera diketahui pembaca.
Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan jurnal di rak antara lain :
i. Judul jurnal disusun secara alfabetis.
ii. Disusun per kelompok bidang iii. Disusun kronologis penerimaan 5. Pengertian Otomasi Perpustakaan
Menurut Supriyanto dan Muhsin (2008:14) Otomasi perpustakaan adalah teknik pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan teknologi informasi (TI). Dengan bantuan media jaringan komputer (internet), maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan menjadi lebih efisien. Proses penambahan data untuk mempercepat ketersediaan dan pertukaran informasi menjadi lebih akurat.
6. LIOS (Library Integrated Online System)
LIOS (Library Integrated Online System) adalah sebuah sistem otomasi yang digunakan untuk membangun otomasi perpustakaan guna mempermudah dan mempercepat pengolahan bahan pustaka, kegiatan layanan sirkulasi serta proses temu balik informasi bahan pustaka. LIOS merupakan software berbayar dengan pihak ketiga yang bernama Gamatekno. Pihak perpustakaan juga dapat
commit to user
mengusulkan ide-ide yang dapat meningkatkan LIOS. Alasan Perpustakaan Terpadu Kampus 1 Poltekkes Kemenkes Surakarta memilih sistem otomasi LIOS karena sistem otomasi LIOS lebih memberikan kemudahan dalam pengelolahan perpustakaan maupun penelurusan oleh penggunaan perpustakaan. Selain itu, tampilan LIOS lebih bersahabat dalam penggunaannya tidak memerlukan pemahaman tentang kode-kode yang harus digunakan untuk mengaksesnya.
LIOS terdiri dari tiga bagian pokok, yaitu:
a. Sistem pengaturan atau manajemen yang digunakan oleh pustakawan perpustakaan yang terdiri dari beberapa menu (menu keanggotaan, menu sirkulasi, menu koleksi, menu laporan, menu laporan statistik).
b. Sistem pengisian data pengunjung perpustakaan yang dikelola oleh pustakawan. Dalam sistem tersebut diperlukan beberapa komputer khusus yang digunakan untuk pengisian data pengunjung perpustakaan.
c. Sistem penelusuran katalog online atau bisa disebut OPAC (Online Public Access Catalogue) yang digunakan oleh user (mahasiswa, dosen, dan karyawan) sebagai alat temu balik informasi atau penelusuran bahan pustaka.
C. Pembahasan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis selama melakukan Kuliah Kerja Pusdokinfo di Perpustakaan Terpadu Kampus 1 Poltekkes Kemenkes Surakarta. Penulis menyimpulkan mengenai kesesuaian antara teori yang ada dengan kenyataan yang terjadi di lapangan.
Penulis menarik kesimpulan bahwa pustakawan Perpustakaan Terpadu Kampus 1 Poltekkes Kemenkes Surakarta telah memanfaatkan LIOS sebagai sarana untuk melaksanakan kegiatan pengolahan bahan pustaka
commit to user
jurnal guna mempersingkat waktu dan tenaga. Penulis juga memperoleh kesimpulan bahwa penerapan LIOS telah diterapkan dengan baik. Hal tersebut dapat terlihat pada menu yang ada di dalam sistem LIOS tidak hanya di gunakan untuk kegiatan pengolahan bahan pustaka, tetapi juga di gunakan untuk kegiatan sirkulasi dan pengisian data pengunjung (absensi).
Kegiatan sirkulasi tersebut meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan, dan pendaftaran anggota baru. Pada sistem LIOS menu login di bagi menjadi dua, yaitu : kegiatan sirkulasi, pengolahan, keanggotaan di gunakan untuk pustakawan; sedangkan kegiatan pengisian data pengunjung (absensi) di gunakan untuk pemustaka.
Dalam kegiatan pengolahan bahan pustaka jurnal di Perpustakaan Terpadu Kampus 1 Poltekkes Kemenkes Surakarta penulis sangat menyayangkan pada kegiatan pengolahan bahan pustaka jurnal di karenakan tidak adanya kegiatan pemberian stempel/cap kepemilikan perpustakaan. Pada saat penulis menanyakan hal tersebut, pustakawan sedang mengusahakan kegiatan tersebut untuk segera diadakan.
Untuk memaksimalkan penggunaan LIOS di Perpustakaan Terpadu Kampus 1 Poltekkes Kemenkes Surakarta, pihak perpustakaan menyediakan komputer khusus yang digunakan untuk OPAC. Dengan hal tersebut penulis menarik kesimpulan bahwa untuk lebih memanfaatkan LIOS pihak perpustakaan memfasilitasi komputer yang digunakan khusus untuk OPAC guna menunjang penggunaan LIOS dalam penelusuran informasi.