D. Pengawasan Piutang
2. Prosedur Penjualan Kredit dan Penagihan Piutang
Untuk menjamin agar pelaksanaan suatu kegiatan dapat berjalan dengan lancar dan dilaksanakan dengan baik, maka perlu diciptakan prosedur untuk kegiatan tersebut. Prosedur ini sekaligus juga memuat dasar-dasar umum pengawasan intern yang dapat menghindari kecurangan dan untuk meningkatkan hasil kerja.
Adapun yang dimaksud dengan prosedur di sini adalah suatu urutan kegiatan kerja yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam terhadap transaksi perusahaan yang terjadi. Prosedur pengawasan piutang tidak terlepas dari prosedur penjualan kredit dan prosedur penagihan piutang, atau dengan kata lain prosedur penjualan kredit dan prosedur penagihan piutang adalah bagian dari prosedur pengawasan piutang.
a. Prosedur Penjualan Kredit
Prosedur penjualan kredit adalah serangkaian kegiatan administrasi yang dilakukan oleh beberapa orang untuk melakukan transaksi penjualan kredit kepada pelanggan.
Menurut Mulyadi (2000 : 211) fungsi yang terkait dengan penjualan kredit adalah : a. Fungsi Penjualan b. Fungsi Kredit c. Fungsi Gudang d. Fungsi Pengiriman e. Fungsi Penagihan f. Fungsi Akuntansi Ad. a Fungsi Penjualan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim, dan
Ad. b Fungsi Kredit
Fungsi ini bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus terlebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan.
Ad. c Fungsi Gudang
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
Ad. d Fungsi Pengiriman
Fungsi ini beranggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar
dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok (retur pembelian), surat perintah kerja dari fungsi produksi mengenai penjualan/ pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi.
Ad. e Fungsi Penagihan
Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
Ad. f Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
Selanjutnya Mulyadi (2000 : 219) juga mengemukakan jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit, yaitu :
a. Prosedur order penjualan b. Prosedur persetujuan kredit c. Prosedur pengiriman
d. Prosedur penagihan
e. Prosedur pencatatan piutang f. Prosedur distribusi penjualan
g. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan Ad 1) Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. Ad 2) Prosedur Persetujuan Kredit
Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
Ad 3) Prosedur Pengiriman
Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.
Ad 4) Prosedur Penagihan
Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
Ad 5) Prosedur Pencatatan Piutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
Ad 6) Prosedur Distribusi Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
Ad 7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
b. Prosedur Penagihan Piutang
Prosedur penjualan kredit tidak terlepas dari prosedur penagihan piutang, karena sumber penerimaan kas bagi perusahaan yang melakukan penjualan secara kredit berasal dari pelunasan piutang dari debitur atau pelanggan.
Menurut Mulyadi (2000: 487) fungsi yang terkait dalam system penerimaan kas dari piutang terdiri dari :
a. Fungsi Sekretariat b. Fungsi Penagihan c. Fungsi Kas
d. Fungsi Akuntansi
e. Fungsi Pemeriksa Intern Ad. a Fungsi Sekretariat
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi secretariat bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi secretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.
Ad. b Fungsi Penagihan
Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
Ad. c Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi secretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.
Ad. d Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
Ad. e Fungsi Pemeriksa Intern
Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi pemeriksa Intern bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
Adapun prosedur penagihan piutang melalui penagih perusahaan dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan
b. Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan untuk melakukan penagihan kepada debitur.
c. Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur.
d. Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kas
e. Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk keperntingan posting ke dalam kartu piutang.
f. Bagian kas mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur g. Bagian kas menyetorkan cek ke bank, setelah dilakukan endorsemen atas
cek tersebut oleh pejabat yang berwenang.
h. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
