Tunggakan sewa rumah
R p - ,- Hutang kelebihan R p - ,- Tabungan perumahan R p 795.000 ,- Potongan lain-lain R p - ,- Jumlah potongan Rp . 52.321. 419,- Jumlahbersih R p . 396.473.70 0,-
Sumber PT. Pertamina ( Persero ) Dockyard PB/PS, 2013.
E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah
Di dalam pengawasan terkait, pengendalian merupakan suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen, dan personil lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yangberlaku, sedangkan pengertian dari pengendalian intern merupakan suatu proses yang dijalankan dan diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris, dan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan dalam bidang pelaporan, kepatuhan dan operasi. Berbeda dengan pengawasan intern merupakan pengawasan
yang sangat membantu pemimpin dalam suatu organisasi melaksanakan tugasnya sehingga mempunyai peranan penting bagi perusahaan, yang secara keseluruhan bertujuan untuk mencegah dan menghindari dari terjadinya kesilapan, kecurangan, penyelewengan dan manipulasi lainnya padaPT. Pertamina ( Persero ) Dockyard PB/PS. Pemberian gaji dilakukan per bulan sehingga dalam hal ini pengawasan intern dijalankan, dimana setiap pemberian gaji tiap bulan dilaporkan.
Pengertian pengendalian intern dapat ditinjau dalam arti sempit dan luas menurut AICPA (American Instute of Certified Public Accounting). Dalam arti sempit adalah suatu prosedur secara mekanis untuk memeriksa ketelitian data-data administrasi, sedangkan dalam arti luas adalah sistem sosial yang mempunyai wawasan makna khusus yang berada dalam organisasi perusahaan.
Pengertian pengawasan intern dapat ditinjau dalam arti yang luas dan dalam arti sempit menurut Comitte on Auditing Procedure AICPA. Pengawasan intern meliputi rencana organisasi serta semua cara ketentuan-ketentuan yang dikoordinasikan, yang digunakan didalam perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efesiensi didalam operasi dan mendorong dipatuhinya kebjiaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
Pengawasan intern dalam artisempit diartikan sama dengan “internal check” yaitu suatu sistem dan prosedur yang secara otomatis dapat saling memeriksa, dalam arti bahwa data akuntansi yang dihasilkan oleh suatu bagian atau fungsi secara otomatis dapat diperiksa oleh bagian
atau fungsi lain dalam suatu organisasi perusahaan.
Istilah Internal Control diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia sebagai kontrol internal atau sering juga ditulis sebagai pengawasan intern atau pengendalian intern. Secara umum pengawasan intern bertujuan untuk meminimumkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam perusahaan. Sebelum membahas lebih lanjut, berikut beberapa pengertian dari pengawasan intern.
Menurut Holmes dan Burns (2005: 112) Pengawasan Intern merupakan rencana organisasi yang semua metode serta peraturan yang sederajat yang digunakan dalam perusahaan menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasionalnya dan mendorong dipatuhinya kebijakan – kebijakan yang sudah digariskan manajemen.
Menurut buku Standard Profesi Akuntan Publik (2002: 341) Pengawasan Intern adalah kebijakan dan prosedur untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan satuan yang spesifik akan dicapai.
Berdasarkan beberapa pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud pengawasan intern gaji dan upah adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara-cara dan alat-alat yang dikoordinasikan terutama yang menyangkut dan berhubungan langsung dengan gaji dan upah.
Untuk terlaksananya pengawasan intern gaji dan upah dengan baik maka perlu diadakan pemisahan tugas dan fungsi dimana suatu kegiatan
mulai dari awal sampai dengan selesai tidak boleh dikerjakan oleh satu orang, hal ini penting untuk menghindari tugas rangkap yang dapat memungkinkan terjadinya penyelewengan. Penerimaan karyawan tidak boleh dilakukan oleh bagian yang membutuhkan.
Adapun bagian-bagian yang berhubungan dengan pengawasan intern gaji dan upah adalah sebagai berikut:
1. Mandor
Mandor adalah seseorang yang dapat menerima tanggung jawab untuk
mengembangkan tugasnya dengan di dasar oleh keyakinan bahwa sumber daya tertentu yang diberikan kepadanya. Selain menggunakan seperangkat alat-alat manajemen yang tersedia, diharapkandapat mengerahkan seluruh kemampuannya untuk mempengaruhi, menyesuaikan, dan mengkoordinasi semua sumber daya tersebut dalam melaksanakan sebuah proyek atau lebih.
Adapun tugas mandor pada PT. Pertamina (persero) Dockyard PB dan PS adalah sebagai berikut:
a. Memimpin dan melaksanakan kegiatan proyek dalam mencapai sasaran usaha yang ditetapkan dalam petunjuk pelaksanaan program bantuan sarana pendidikan
b. Mengambil tindakan-tindakan yang mengakibatkan pengeluaran atas beban anggaran sesuai tujuan yang ditetapkan untuk masing-masing tolak ukur dan dalam batas-batas jenis pengeluaran yang tercantu dalam
c. Menyelenggarakan pembukuan atau pencatatan secara tertib sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah anggaran yang masi tersisa dan perkembangan pelaksanaan dana pembinaan
d. Mengadakan pemeriksaan kas bendaharawan sedikitnya 3 (tiga) bulan sekali
e. Bertanggung jawab baik keuangan maupun segi fisik untuk proyek yang dipimpinnya sesuai dengan petunjuk pelaksanaan program
f. Bertanggung jawab atas penyelesaian proyek tepat pada waktunya sesuai dengan rencana yang ditetapkan .
2. Bagian Administrasi Gaji dan Upah
Dalam perusahaan-perusahaan besar pada umumnya mempunyai departemen khusus yang mengurus administrasi gaji dan upah pegawai.
Bagian administrasi gaji dan upah bertugas antara lain: a. Mencatata penggolongan tugas,
b. tarif upah untuk setiap pegawai
c. jumlah jam kerja / hari kerja setiap pegawai d. menghitung upah yang harus dibayar
e. mengatur oemotongan upah
f. membuat surat peryataan upah untuk setiap pegawai yang memuat data upah kotor.
3. Bagian Personalia
mengembangkan perusahaan.
Adapun tugas bagian personalia sebagai berikut.
a. Memeriksa kelengkapan syarat administrasi calon pekerja ( data lengkap pelamar pekerjaan )
b. Sosialisasi pada masyarakat sebagai sarana informasi mekanisme penerimaan calon tenaga kerja
c. Memasukan atau menyiapkan data lengkap karyawan baru
d. Menyiapkan absensi karyawan khusus untuk bagian personalia dan humas e. Membuat surat panggilan dinas pada karyawan untuk pembinaan,
peringatan, PHK, dll
f. Memasukan data sesuai tanggal, jam, nomor surat dan tujuan g. Membuat surat pengantar berobat ke RS. Pertamina
h. Memperbarui / update data karyawan yang mendapat peringatan dan yang di PHK
i. Membuat Jamsostek setiap karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja, jaminan hari tua, dan jaminan hari kematian.
4. Auditor
Auditor adalah seseorang yang melakukan proses audit dimana untuk mendapatkan bukti yang akurat mengenai aktivitas ekonomi suatu entitas, proses audit ini dilakukan untuk menyetarakan derajat kewajaran aktivitas ekonomi suatu entitas tersebut apakah telah sesuai dengan yang telah ditetapkan dan melaporkan hasilnya kepada pihak yang berkepentingan.
Adapun tugas auditor adalah sebagai berikut:
b. Berusaha untuk menyempurnakan dan melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks
5. Kasir
Kasir adalah orang yang bertugas menerima dan membayarkan sejumlah uang yang berupa gaji dan upah kepada karyawan.
Adapun tugas kasir adalah sebagai berikut:
menyerahkan gaji kepada pegawai yang telah diterima setelah
a. Terlebih dahulu diperiksa kendalanya dan disetujui kepada bagian keuangan
b. Menyetor seluruh hasil tagihan secara lengkap kepada bank dan perusahaan sesuai dengan ketentuan
c. Mengatur dan menyimpan penyediaan kas untuk keperluan kegiatan sehari-hari.
Akuntansi .PadaPT. Pertamina (Persero) Dockyard PB/PS, bagian-bagian yang berhubungan dalam pengawasan gaji dan upah tersebut yaitu: 1. Bagian Personalia
Apabila ada suatu bagian dalam perusahaan yang membutuhkan karyawan baru harus mengajukan formulir permintaan tenaga kerja baru kepada bagian personalia. Dari formulir tersebut harus disetujui oleh kepala bagian yang membutuhkan. Bagian personalia berdasarkan formulir permintaan karyawan baru dengan cara mencari karyawan baru dengan melihat surat-surat permohonan yang sudah ada.
Semua pembayaran gaji diawasi oleh personalia. Tiap karyawan wajib hadir dan diharuskan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. Khusus bagi karyawan yang bekerja di lapangan dan petugas jaga diatur dalam sistem shiff dan mempunyai jam kerja 9 jam sehari dan 45 jam seminggu. Yaitu suatu proses untuk menetap kanpekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
3. Bagian Administrasi dan Keuangan
Bagian ini bertugas untuk menandatangani daftar gaji dan upah, dan kartu
gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dan mengirimkannya kepada kasir di bagian pembukuan. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan adalah unsure pembantu pimpinan di bidang kepegawaian, keuangan, ketatalaksanaan dan kerumah tanggaan yang bertanggung jawab kepada Direktur. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dipimpin oleh seorang Kepala dan koordinasi .Bagian Administrasi Umum dan Keuangan, mempunyai tugas member layanan dibidang kepegawaian, perencanan anggaran dan keuangan, perlengkapan dan kerumah tanggaan
4. Kasir
Kasir membuat kwitansi pembayaran dan mengirimkan kepada bagian pembukuan.
5. BagianPembukuan
Daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian pendistribusian biaya dibukukan dalam buku besar dengan jurnal:
Ketika kwitansi diterima dari kasir sebagai bukti bahwa gaji dan upah telah dibayarkan maka bagian pembukuan akan menjurnal:
6. Internal Auditor
Bertugas mengawasi jalannya prosedur pengawasan internal PT. Pertamina (Persero) Dockyard PB dan PS secara menyeluruh.
Untuk melaksanakan system pengawasan intern gaji dan upah ada lima komponen yang saling berkaitan yaitu lingkungan pengawasan, penilaian resiko, kegiatan pengawasan, informasi atau komunikasi, dan monitoring.
Pada PT. Pertamina (Persero) Dockyard PB danPS, sistempengawasan intern gaji dan upah dilakukan dengan cara membuat daftar gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji berdasarkan golongan masing-masing pegawai kemudian diperiksa oleh kuasa pembuat komitmen lalu diajukan oleh pejabat penandatangan dengan mengeluarkan Surat Perintah Membayar (SPM) setelah itu diajukan oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan (KPPN) Medan yang diajukan oleh bendaharawan rutin dan diperiksa lagi oleh bendaharawan tersebut dan ditandatangani dengan menggunakan rekening bendaharawan rutin.
Hutang gaji dan upah xxx
Hutanggajidanupah xxx Kas xxx
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian teoritis mengenai pengawasan intern gaji dan upah serta analisis dan evaluasi, maka pada bab penutup ini penulis menarik kesimpulan yang didasarkan pada uraian-uraian tentang pengawasan internal gaji dan upah bahwasannya sistem pengawasan intern gaji dan upahpadaPT. Pertamina (Persero) Dockyard PB/PS telah dilaksanakan dengan baik yaitu ditandai dengan adanya pengawasan yang cermat atas gaji dan upah mulai dari perhitungan sampai pembayaran kepada masing-masing karyawan serta tidak terlalu berbelit-belit untuk menciptakan suatu efisiensi kerja sehingga sistem pengawasan intern gaji dan staf pada PT. Pertamina (Persero) Dockyard PB dan PS sudah efektif.
4.2. Saran
Adapun saran-saran yang diberikan oleh penulis :
1. Sebaiknya perhatian terhadap system pengawasan internal gaji staf dan pegawai pada PT. Pertamina (Persero) Dockyard PB/PS dapat selalu dipertahankan dan lebih ditingkatkan lagi, sehingga tidak terjadi kesilapan atau punpenyelewengan dimasa yang akan datang.
2. Adanya dorongan ataupun motivasi dari pemimpin yg disebut kepala dinas pada PT. Pertamina (Persero) Dockyard PB/PS itu sangat diharapkan oleh para pegawai sehingga mereka dapat bekerja dengan semangat serta menjunjung tinggi rasa kejujuran dan kedisiplinan.