BAB V TEMUAN DAN ANALISIS DATA
5.2 Pelaksanaan Manajemen Pelaksanaan Program Layanan Rakyat
5.2.1 Planning (Perencanaan)
5.2.1.5 Prosedur
Prosedur dapat didefinisikan sebagai langkah-langkah pentahapan dan
urutan-urutan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan secara efisien dan efektif. Prosedur
adalah bagian dari struktur teknis dari sebuah organisasi. Menetapakan suatu metode
kebiasaan mengenai penanganan aktivitas di kemudian hari. Prosedur itu benar-benar
91 Hasil wawancara dengan Bapak Syafri SH, Kepala Kantor Pertanahan Kota Padang Sekaligus Penanggung Jawab Program LARASITA, pada Hari Kamis Tanggal 29 Januari 2015
merupakan pedoman bagi tindakan dan prosedur merinci cara yang tepat untuk
menyelesaikan aktivitas tertentu. 92
Dalam melaksanakan kegiatan pelakasanaan tim melakukanya berpedoman
pada Peraturan Kepala BPN No.18 Tahun 2009 yang telampir pada lampiran pertama
mengenai LARASITA maka proses pelaksanaan LARASITA dilakukan 2 tahap
yakni penyuluhan dan pelaksanaan pelayanan. Untuk teknis pelaksanaan maka peran
tim yang merancang penjadawalan dan pemiihan lokasi dengan pertimbangan yang
ada. Dalam prosedur pelaksanaan penyuluhan maka tim terlebih dahulu melakukan
sosialisasi dan komunikasi oleh kelurahan yang akan didatangi untuk memberikan
gambaran kegiatan dan perizinan dalam melaksanakan penyuluhan dan memberikan
kepastian waktu pelaksanaan kepada pihak kelurahan, selanjutnya pihak lurah akan
melakukan pemberitahuan kepada masyarakat tentang kedatangan tim LARASITA di
daerah tersebut. lalu tim akan datang ke lokasi tersbut untuk melakukan proses
penyuluhan yang di isi proses tanya jawab, apabila memungkinkan untuk
mengumpulkan berkas yang ada, serta memberi tahu tim akan datang kembali untuk
memberikan pelayanan pertanahan kepada masyarakat. Hal ini dikatakan oleh
koordinator pelasakanaan program :
“...kami melaksanakan sesuai pedoman BPN pusat itu, semua prosedur sama dengan keputusan itu. Prosedurnya juga sama dikantor kok gak beda...”93
92 Koontz Harold, Cyril O’donnel dan Heinz Weihrich. Manajemen : edisi kedelapan. Jilid 1 .Jakarta : Erlangga. Hal. 124-134
Pada prosedur proses pelaksanaan pelayanan dilakukan sesuai jadwal yang
telah ditetapkan, sebelumya tim mempersiapkan peralatan dan transportasi yang akan
digunakan di kantor pertanahan. Ada pun proses pelayanan sebagai berikut :
Gambar 5.5
Alur pelayanan dalam program LARASITA
Sumber : Peraturan Kepala BPN RI 18 Tahun 2009.
Dalam melaksanakan proses pelayanan program One Day Service LARASITA
tim melakukan tugas sesuai standar yang telah ada, proses One Day Service
LARASITA dimulai dari pemohon harus melengkapi berkas-berkas yang telah
disyaratkan yaitu Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu keluarga serta SLIP PBB.
Setelah itu berkas-berkas tersebut dicek oleh tim implementor, apabila berkasnya
93
Hasil wawancara dengan Bapak Syafnir SH, Kepala Seksi Pengendalian Pertanahan dan Pemberdayaan Kantor Pertanahan Kota Padang Sekaligus Koordinator Pelaksanaan Program LARASITA, pada Hari Selasa Tanggal 23 Desember 2015
telah lengkap maka permohonannya akan diproses sedangkan apabila berkasnya tidak
lengkap maka permohonannya akan dikembalikan kepada pemohon kembali.
Proses selanjutnya petugas LARASITA memasukan data-data dari pemohon
dan kemudian mencetak SPS ( surat perintah setor) dan STTD (surat tanda terima
dokumen). Setelah itu data tersebut masuk pembukuan dan ditulis pada DI (daftar
isian) Setelah semua berkas selesai maka dilanjutkan proses pada kantor pertanahan.
Pada kantor pertanahan, data tersebut akan dicek terlebih dahulu lewat basis data dan
kemudian petugas ukur akan mengecek kelapangan kembali apakah tanah ini
dilakukan sesuai dengan SPOP ( Standar Operasional Pelayanan Publik) yang
berlaku. Setelah semua berkas/data dan pengecekan dilakukan selesai maka pemohon
tinggal membayar sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan. Untuk
warga yang telah memberikan syarat-syarat pengajuan berkasnya pada saat
penyuluhan maka berkas tersebut di proses di kantor dan dibawa kembali ke lokasi
untuk diserahkan., sedangkan untuk berkas yang masuk dilapangan akan di cek
diproses untuk pelayanan yang dapat diselasikan sehari seperti pengecekan sertifikat
dan peralihan Hak Guna Bangunan (HGB) menjadi Hak Milik. Untuk hapusnya
tanggungan – Roya berkas harus dibawa dahulu untuk diproses di kantor pertanahan
Dilapangan prosedur yang ada tidak banyak oleh masyarakat mengethui itu.
Mereka hanya mengikuti arahan dari tim dlapangan saja. Hal ini dikatakn oleh ibu
“...saya cuma ikut arahan bapak-bapak yang ada dilapangan itu, saya gak tau prosedur ngikut aja kasih berkas terus saya nanya sama bapak yang dimobil itu saja...”94
Dari wawancara diatas seharusnya tim memberikan gambaran atau skema alur
pelaksanaan pelayanan bagi masyarakat agar masyarakat yang ingin memanfaatkan
program LARASITA mengetahui alur prosedu pelaksanaan dan mereka tahu berapa
lama waktu pelaskaan pelayanan tersebut. namun hal tersebut tidak dilakukan tim
dalam memberikan informasi, tim hanya megarhkand dan memberikan info pada saat
masyarakat bertanya.
Kendala dilapngan juga menyangkut jaringan maka pelayanan dilakukan secara
offline atau manual dengan Setiap kegiatan dicatat dan dibukukan dalam daftar-daftar Isian atau buku-buku lainnya yang berlaku. Khusus untuk kegiatan legalisasi aset,
nomor berkas permohonan, misalnya, diberikan nomor sementara. Apabila petugas
LARASITA telah kembali ke kantor pertanahan, maka nomor berkas sementara
tersebut disinkronisasikan dengan nomor berkas di kantor pertanahan. Contoh :
Nomor berkas sementara pendaftaran LARASITA adalah: A.5/L/2009, A adalah tim
LARASITA A, angka 5 adalah nomor urut pendaftaran di lapangan, L adalah
singkatan dari LARASITA, angka 2009 adalah angka tahun berjalan. Apabila nomor
berkas pendaftaran terakhir di kantor pertanahan tercatat, misalnya, Nomor 58/2009
maka setelah disinkronisasi Nomor A.5/L/2009, menjadi nomor berkas berikutnya
94
Hasil wawancara dengan Ibu Erenita, Warga Perumahan BSD-1 Pasie Nan Tigo, Pemohon Hapusnya Hak Tanggungan-ROya Program LARASITA, pada Hari Minggu Tanggal 1 Februari 2015
yakni Nomor 59/2009. Nomor baru tersebut harus dicatat juga dalam berkas
permohonan, agar proses penyelesaian berkas permohonan tersebut tetap dapat
dipantau.95 Untuk berkas yang selesai dilapangan maka sertifikat akan diberikan
secara langsung ke pemohon, untuk berkas yang dibawa ke kantor pertanahan maka
tim akan memberikan kembali ke pemohon setelah diproses di kantor yang akan
diserahkan kepada pihak kelurahan atau pun langsung ke pemohon. Berikut salah satu
sertifikat yang telah selesai diproses :
Gambar 5.6
Sertifikat yang telah diproses dalam program One Day Service LARASITA 2014
Sumber : Dokumentasi Peneliti
Selanjutanya daftar isian akan dikumpulkan semua yang nanti dihitung berkas
yang masuk dan yang selesai. Selain itu laporan kegiatan semua juga dikumpulkan
guna berkas bukti kegiatan yang akan dilampirkan dalam laporan yang akan dibuat
oleh koordinator pelaksanaan One Day Service LARASITA. selanjutnya laporan akan
diserahkan kepada kepala kantor dan bidang V kantor wilayah BPN RI Provinsi
95
Sumatera barat. Yang selanjutnya akan diuploud oleh kepala bidang 5 ke website
BPN RI untuk dikirim laporan dari semua pelaksanaan program LARASITA di
provinsi Sumatera Barat.
Secara garis besar semua prosedur telah ditetapkan dan diatur dalam Peraturan
Kepala BPN RI No. 18 Tahun 2009. Yang membuat tim menjalankan tugas mereka
sesuai prosedur dan tugas yang telah diatur tersebut. dalam pelaksanaanya telah
sesuai prosedur yang ada dengan beberapa improvisasi dan pengambilan keputusan
sesuai kondisi dilapangan tanpa terlepas pada pedoman tersebut.