BAB III PEMBAHASAN
G. Prosedur-Prosedur Pengeluaran Kas
Selain penerimaan kas, hal lain yang sangat perlu diperhatikan adalah pengeluaran kas. Setiap perusahaan harus teliti dan akurat dalam menulis atau mencatat pengeluaran-pengeluarannya. Hal ini diperlukan agar sewaktu tutup buku di akhir bulan atau tahun nanti tidak berantakan laporan keuangannya. Semuanya terlihat dalam penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
Adapun prosedur pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan yaitu :
1. Menerima berkas tagihan pembayaran
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang 3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank 4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya
5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada cek/giro
8. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran pada cek/giro
9. Mencatat pada buku harian kas/bank
10. Membubuhkan cap/stempel lunas dan tanggal pembayaran pada bukti dan dokumen pendukung
11. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya ke Fungsi Akuntansi
Gambar 3.2. Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Kas PT PLN (Persero) UIP II Medan
Sumber : PT PLN (Persero) UIP II Medan, Tahun 2014 Menerima berkas tagihan pembayaran Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada
cek/giro Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran pada cek/giro Mencatat pada buku harian kas/bank Membubuhkan cap/stempel lunas dan tanggal pembayaran pada bukti dan dokumen
pendukung Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya ke Fungsi Akuntansi
Bila kita melihat dari prosedur-prosedur di atas, kita dapat mengetahui bahwa sistem pengeluaran kas pada perusahaan ini sudah terlaksana dengan baik karena sangat terstruktur dan akurat. Bukti-bukti pengeluaran kas sudah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pada perusahaan ini juga kita dapat melihat bahwa pengeluaran kasnya didukung dengan adanya bukti-bukti berupa bukti kas dan bukti bank yang berisikan besarnya kas yang dikeluarkan untuk operasional perusahaan. Selanjutnya kasir akan memeriksa bukti dan mempersiapkan pengeluaran kas dan kemudian membukukan ke dalam buku kas atau buku bank.
Dalam penerapan pengawasan intern kas, PT PLN (Persero) UIP II Medan mempunyai unsur-unsur yang harus dilakukan dalam pengelolaan kas, dalam hal ini dana imprest terpusat, yaitu :
1. Permintaan dan persetujuan dana imprest terpusat 2. Penggunaan dana imprest terpusat
3. Kartu pengendalian anggaran kas 4. Kartu pengendalian utang usaha 5. Kartu pengendalian piutang pegawai
6. Kartu pengendalian pungutan pajak yang harus disetor 7. Mencatat penerimaan dan pengeluaran uang
H. Evaluasi Sistem Pengawasan Intern Kas pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
Untuk melakukan evaluasi atas sistem pengawasan intern yang diterapkan oleh PT PLN (Persero) UIP II Medan, didasarkan pada empat ciri sistem pengawasan intern yang memadai yang merupakan unsur-unsur pengawasan intern itu sendiri, yaitu :
1. Suatu badan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Struktur/bagan organisasi yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) UIP II Medan menggambarkan suatu tugas dan tanggung jawab yang tegas terhadap perusahaan, untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Dari bagan yang ada dapat di lihat bahwa pembagian tanggung jawab fungsional ini didasarkan pada prinsip :
a. Pemisahan fungsi operasi dan fungsi akuntansi.
b. Pembagian tugas dan tanggung jawab secara tegas sehingga tidak satu orang/bagian yang diberikan tanggung jawab atas suatu transaksi atau kegiatan dari awal hingga akhir.
2. Sistem pemberian wewenang serta pencatatan yang layak
Agar tercapai pengawasan akuntansi yang cukup atas aktiva, hutang-hutang, pendapatan dan biaya, PT PLN (Persero) UIP II Medan pada umumnya dalam melaksanakan transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak/bagian yang memiliki wewenang. Oleh sebab itu dalam organisasi dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang tersebut. Prosedur pencatatan transaksi maupun penerimaan
dan pengeluaran kas diharapkan akan menjamin pengawasan intern yang mampu memberikan perlindungan terhadap harta perusahaan.
3. Praktek yang sehat harus diikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian organisasi
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang ditetapkan pada PT PLN (Persero) UIP II Medan tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya cara-cara untuk menjamin suatu praktek yang sehat. Cara-cara yang ditempuh dalam menciptakan praktek-praktek yang sehat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penggunaan formulir-formulir (blangko kas/bank) untuk setiap penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Formulir-formulir dan bukti-bukti pendukungnya dapat memberikan otorisasi terlaksananya transaksi.
c. Internal auditor yang dimiliki PT PLN (Persero) UIP II Medan melaksanakan pemeriksaan setiap sebulan sekali, pada waktu yang tidak ditetapkan (tanggal ataupun harinya) sehingga tidak ada kesempatan bagi karyawan untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap kas.
d. Pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir tidak dapat dikerjakan oleh satu orang atau bagian.
e. Pertukaran jabatan pada front office cashier dapat menghindari penyelewengan yang lebih jauh lagi.
4. Karyawan-karyawan yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawab
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan, kemampuan dan integritas karyawan terhadap pelaksanaan tugas yang telah ditetapkan adalah sangat penting. Karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menujang pengawasan intern yang efektif dan efisien.
Sisi lain yang dapat di lihat dalam melakukan evaluasi terhadap sistem pengawasan intern kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan adalah arus uang. Pembuatan anggaran kas yang ditetapkan membantu pengawasan sistem penerimaan dan pengeluaran kas yaitu dengan cara melihat bagaimana anggaran dan realisasi hasil yang dicapai perusahaan serta bagaimana perbandingannya dengan tahun sebelumnya. Dengan melihat hasil perbandingan tersebut dapat ditentukan efektivitas dan efisiensi perusahaan ini.
