UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN
TUGAS AKHIR
Diajukan Oleh :
HANA PRATIWI SITOHANG 112101197
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Diploma III
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
NAMA : HANA PRATIWI SITOHANG
NIM : 112101197
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
JUDUL : SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS
PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN
Tanggal………2014 DOSEN PEMBIMBING
` NIP. 196604061993031013
Drs. Amlys Syahputra Silalahi, M.Si
Tanggal………2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III MANAJEMEN KEUANGAN
NIP. 197411232000122001 Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Tanggal………2014 DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
NIP.195604071980021001
KATA PENGANTAR
Segala pujian dan kemuliaan kepada sang Juruselamat umat manusia,
berkat cinta dan Kasih-Nya yang selalu tercurah kepada semua ciptaan-Nya.
Dialah Tuhan yang akan selalu mendampingi dan membimbing umat-Nya,
termulialah nama-Nya kini, selalu dan sepanjang segala zaman.
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus atas
segala anugerah dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi
Minor ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan
program studi pendidikan Diploma III Manajemen Keuangan Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul Skripsi Minor ini adalah “SISTEM PENGAWASAN
INTERN KAS PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II
MEDAN”.
Skripsi Minor ini merupakan hasil jerih payah penulis sebagai seorang
manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Penulis juga
menyadari bahwa Skripsi Minor ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu,
saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk
menyempurnakan Skripsi Minor ini.
Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada almarhum ayahanda penulis, Hendry Dunant
Sitohang, serta Ibunda penulis, Rohani Rosmaniar Pardede yang sudah menjadi
mereka yang tidak akan tergantikan selamanya. Selain itu juga semua pihak yang
telah memberikan bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan
spiritual baik secara langsung maupun tidak langsung sehingga penulis dapat
menyelesaikan Skripsi Minor ini dengan baik.
Pada kesempatan ini dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Fahmi Natigor Nasution, S.E, M.Acc, Ak selaku Pembantu Dekan I
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. H. Arifin Lubis M.M, Ak selaku Pembantu Dekan II Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Drs. Ami Dilham, M.Si selaku Pembantu Dekan III Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Yeni Absah, S.E, M.Si dan Bapak Syafrizal Helmi Situmorang, S.E,
M.Si selaku Ketua dan Sekretaris Program Studi Diploma III Manajemen
Keuangan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak Drs. Amlys Syahputra Silalahi, M.Si selaku dosen pembimbing yang
telah memberikan saran, arahan dan koreksi kepada penulis.
7. Bapak Moch. Asnan selaku Deputi Manajer Keuangan PT PLN (Persero)
8. Bapak Muhamad Juanda selaku Supervisor Administrasi Keuangan PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan dan seluruh pegawai pada PT
PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan yang telah membantu
penulis selama melakukan kegiatan magang dan riset disana.
9. Chaterine dan Yohana, Saudara sekaligus teman seperjuangan penulis dalam
mendapatkan gelar ahli madya.
10. Citra, Christina, Riwike, Enzelia, Posma, Widya, Christin, Ruth Lia, sebagai
sahabat terbaik selama tiga tahun masa perkuliahan dan Teman-teman
Program Studi D-III Keuangan stambuk 2011 dan semua rekan-rekan
terbaik yang telah membantu dan memberikan semangat pada penulis dalam
menyelesaikan Skripsi Minor ini.
Akhir kata, kepada pihak yang telah memberi bantuan yang tak ternilai
harganya ini, penulis mengucapkan terima kasih. Dan besar harapan penulis
semoga Skripsi Minor ini dapat memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca
sekalian.
Medan, Juli 2014 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A.Latar Belakang ... 1
B.Perumusan Masalah ... 3
C.Tujuan Penelitian ... 4
D.Manfaat Penelitian ... 4
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 5
A.Sejarah Singkat Perusahaan ... 5
B.Jenis Usaha/Kegiatan ... 8
C.Struktur Organisasi ... 11
D.Uraian Pekerjaan ... 12
E. Kinerja Usaha Terkini ... 16
F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 16
BAB III PEMBAHASAN ... 18
A.Pengertian Kas ... 18
B.Jenis dan Fungsi Kas ... 19
C.Pengertian dan Tujuan Pengawasan Intern ... 23
D.Pengawasan Intern Penerimaan Kas ... 24
E. Prosedur-Prosedur Penerimaan Kas ... 27
F. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas ... 29
H.Evaluasi Sistem Pengawasan intern Kas pada PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan ... 37
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
A.Kesimpulan ... 40
B.Saran ... 42
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
Tabel 2.1 Key Performace Indicator (KPI) Tahun 2014 PT PLN
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan ... ...12
Gambar 3.1 Bagan Alir Prosedur Penerimaan KasPT PLN (Persero)
Unit Induk Pembangunan II Medan ... ...28
Gambar 3.2 Bagan Alir Prosedur Pengeluaran KasPT PLN (Persero)
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam perkembangan perekonomian saat ini, dunia usaha semakin
berkembang diikuti dengan tingkat persaingan yang semakin ketat. Hal ini terlihat
dengan banyaknya perusahaan-perusahaan yang bermunculan, baik perusahaan
nasional milik pemerintah, perusahaan swasta nasional maupun swasta milik asing.
Semakin berkembangnya suatu perusahaan, dimana ruang lingkupnya
semakin besar dan kompleks menyebabkan manajemen tidak lagi terlibat
langsung di dalam perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem
pengawasan yang efektif dan terpadu yang nantinya diharapkan dapat
membantu manajemen dalam rangka mempertahankan kelangsungan jalannya
perusahaan serta meningkatkan keefektifitasnya.
Setiap perusahaan memerlukan adanya prinsip akuntansi yang baik,
terutama dalam hal pengelolaan kas. Kas sangat mempengaruhi transaksi dalam
perusahaan karena kas merupakan aktiva lancar yang paling mudah untuk
disalahgunakan, maka harus ada suatu sistem pengawasan intern kas yang baik.
Dimana hal ini harus didukung oleh adanya struktur organisasi yang baik dan
penempatan anggota yang tepat. Pengawasan intern ini membutuhkan
setidak-tidaknya pemisahan fungsi dan tugas di dalam pengurusan kas, misalnya
pemisahan tugas antara penerimaan dan pengeluaran kas. Untuk mencapai
alat-alat sehingga tujuan akhir perusahaan dapat dengan lebih mudah tercapai.
Pengawasan dapat dilakukan dari dalam maupun dari luar perusahaan.
Pengawasan intern mencakup rencana organisasi dan semua metode serta tindakan
yang digunakan untuk mengamankan harta kekayaan perusahaan, mengecek
kecermatan dari data akuntansinya serta mengatur aktifitas perusahaan dan
membuat rencana di masa yang akan datang.
Suatu sistem pengawasan intern yang baik akan menghasilkan
informasi yang benar dan dapat diterima oleh karyawan dan pimpinan
perusahaan serta mampu memberikan gambaran yang jelas tentang keadaan
aktiva yang perlu diawasi. Untuk menciptakan suatu sistem pengawasan yang
baik bukanlah pekerjaan yang mudah, tetapi hal tersebut diusahakan agar
aktifitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar.
Masalah kas dalam perusahaan merupakan salah satu persoalan yang
penting karena hampir semua kegiatan transaksi ataupun operasi perusahaan
selalu berawal dan berakhir pada kas.
Pengawasan kas merupakan salah satu unsur pokok internal
perusahaan yang perlu mendapat perhatian serius. Pengawasan bagi suatu
perusahaan juga merupakan alat untuk mengukur keberhasilan atas aktifitas
yang telah dilaksanakan dan sekaligus juga mengambil tindakan perbaikan
yang diperlukan apabila terjadi penyimpangan, dalam hal ini PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan merupakan Badan
Gardu Induk (GI) dan Jaringan Transmisi Tenaga Listrik (TL) di wilayah
Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Pada PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II Medan pengawasan intern pada kas sangatlah diperlukan dalam
perusahaan untuk melindungi kas dan menjamin keakuratan catatan akuntansi atas
kas. Hal ini sangat diperlukan untuk mencegah terjadinya penyelewengan dan
penyalahgunaan kas pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan.
Dalam Skripsi Minor ini, penulis akan membahas sistem pengawasan atas
penerimaan dan pengeluaran kas di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II
Medan. Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian secara langsung untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan
pengawasan intern kas dilakukan secara efektif dan efisien dengan memilih judul
“SISTEM PENGAWASAN INTERN KAS PADA PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II MEDAN”
B. Perumusan Masalah
Untuk membuat suatu perencanaan riset guna mencapai hasil yang baik
dan terarah, perlu ditetapkan apa yang menjadi masalah pokok pada suatu
perusahaan yang dijadikan objek penelitian. Oleh karena itu dalam pembahasan
lebih lanjut, penulis membatasi diri hanya merumuskan permasalahan PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan II yaitu :
1. Bagaimanakah sistem pengawasan intern kas pada PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II?
2. Bagaimanakah penerimaan dan pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) Unit
3. Apakah pengawasan intern kas yang dilakukan pada PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II sudah berjalan secara efektif dan efisien?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sistem pengawasan intern kas pada PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II.
2. Untuk mengetahui penerimaan dan pengeluaran pada PT PLN (Persero) Unit
Induk Pembangunan II.
3. Untuk mengetahui efisiensi dan efektifitas sistem pengawasan intern kas yang
telah dilakukan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis, untuk menambah dan memperluas wawasan penulis mengenai
pengawasan intern kas.
2. Bagi perusahaan, dapat digunakan sebagai masukan dalam melaksanakan
pengawasan intern kas pada masa yang akan datang.
BAB II
PROFIL PT PLN (PERSERO) UNIT INDUK PEMBANGUNAN II
MEDAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan
Listrik di Indonesia dimulai pada abad ke-19, pada saat beberapa
perusahaan Belanda, antara lain pabrik gula dan pabrik teh mendirikan
pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Listrik untuk pemanfaatan
umum mulai ada pada saat perusahaan swasta Belanda yaitu NV. NIGN yang
semula bergerak di bidang gas memperluas usahanya di bidang listrik untuk
pemanfaatan umum. Pada tahun 1927 pemerintah Belanda membentuk Lands
Waterkracht Bedrijuen (LWB) yaitu perusahaan listrik negara yang mengelola
PLTA Plegen, PLTA Lamajan, PLTA Bengkok Dago, PLTA Tonsea Lama di
Sulawesi Utara dan PLTU di Jakarta. Selain itu dibeberapa kota Praja dibentuk
perusahaan-perusahaan listrik kota Praja.
Sejalan dengan meningkatnya perjuangan bangsa Indonesia untuk
membebaskan Irian Jaya dari cengkraman penjajahan Belanda maka dikeluarkan
Undang-Undang Nomor 86 tahun 1958 tertanggal 27 Desember 1958 tentang
nasionalisasi semua perusahaan Belanda dan Peraturan Pemerintah Nomor 18 tahun
1985 tentang Nasionalisasi perusahaan listrik dan gas milik Belanda. Dengan
undang-undang tersebut maka seluruh perusahaan listrik Belanda berada ditangan
bangsa Indonesia. Sejarah ketenagalistrikan di Indonesia mengalami pasang surut
sejalan dengan pasang surutnya perjuangan bangsa. Tanggal 27 Oktober 1945
pertama kali pada tanggal 27 Oktober 1946 bertempat di gedung Badan Pekerja
Komite Nasional Pusat (BPKNP) Yogyakarta. Penetapan secara resmi tanggal 27
Oktober 1945 sebagai Hari Listrik dan Gas berdasarkan Keputusan Menteri
Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik Nomor 235/KPTS/1975 tanggal 30 September
1975 yang digabung dengan Hari Kebaktian Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik
yang jatuh pada tanggal 03 Desember 1975. Mengingat pentingnya semangat dan
nilai-nilai Hari Listrik maka berdasarkan Keputusan Menteri Pertambangan dan
Energi Nomor 1134.K/43. K/43 PK/1992 tanggal 31 Agustus 1992 ditetapkanlah
tanggal 27 Oktober 1992 sebagai Hari Listrik Nasional.
Hari jadi listrik bersejarah bagi karyawan generasi 1945 menurut
Keputusan Pemerintah No. 1 s/d 27 Oktober 1945. Dalam persetujuan Konferensi
Meja Bundar di negara Belanda ditetapkan bahwa kecuali perusahaan milik
pemerintah (Lands Waterkracth Bebrijven atau LWB) dikembalikan pada
pemiliknya. Perusahaan listrik yang beroperasi di Indonesia adalah perusahaan
asing yang dimiliki Belanda antara lain : NV. ANIEM, NV. GEBEO dan NV.
OGEM kecuali pembangkit tenaga listrik yang semula LWB tetap dikuasai
pemerintah RI dengan nama PLN. Panupetel/direksi pembangkit yang bernaung
dibawah Direktorat Jenderal ketenagaan Kementerian PUT.
Dengan dikeluarkannya UU No. 58 tahun 1958 tentang Nasionalisasi, nama
OGEM dinasionalisasikan menjadi perusahaan pada tanggal 31 Januari 1958 dengan
nama PGLN (Perusahaan Gas dan Listrik Negara) tahun 1959 dirubah menjadi
Perum Listrik Negara Distrik Cabang Sumatera Utara yang kemudian dirubah lagi
menjadi Exploitasi I tahun 1961 sesuai dengan PP No. 67 tahun 1961. Dengan
Exploitasi I Sumatera Utara menjadi Exploitasi II dan pada tahun 1966 di Sumatera
Utara dibentuk PLN pembangunan yang berada dibawah pengawasan PLN Exploitasi
II. Pada tahun 1966 PLN mengalami perubahan lagi dari Perusahaan Negara menjadi
PERUM sesuai dengan UU No. 9/Tahun1969, untuk menanggulangi dan
mengimbangi peningkatan permintaan akan kebutuhan tenaga listrik oleh masyarakat
di Sumatera Utara, maka Perusahaan Umum Listrik untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat sehingga pada tahun 1975 dengan terbitnya peraturan Menteri PUTL No.
13/PRT/75 tanggal 8 September 1975 maka diadakan reorganisasi pada PLN
Exploitasi II Sumatera Utara pada tahun 1975 dan begitu juga dengan pembangunan
dirubah menjadi PLN Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara dan
Aceh pada tahun yang sama. Kemudian pada tahun 1994 terjadi perubahan nama dari
Perusahaan Umum Listrik Negara Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera
Utara menjadi PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera
Utara dan Aceh dengan surat keputusan Direksi PT PLN (Persero) No.
058.K/024/DIR/1994, kemudian 2006 menjadi PT PLN (Persero) Proyek Induk
Pembangkit & Jaringan Sumatera Utara, Aceh & Riau berdasarkan keputusan Direksi
PT PLN (Persero) No. 032.K/DIR/2006. Kemudian pada akhir 2010 menjadi PT PLN
(Persero) Unit Induk Pembangunan Jaringan Sumatera I berdasarkan keputusan
Direksi PT PLN (Persero) NO. 589.K/DIR/2010. Kemudian di tahun 2013 berubah
kembali menjadi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II berdasarkan
B. Jenis Usaha/Kegiatan
PT PLN (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
bergerak dalam bidang penyediaan ketenagalistrikan untuk seluruh Indonesia.
Bidang Usaha PLN terdiri atas :
1. Usaha Penyediaan tenaga listrik yang meliputi: pembangkitan tenaga listrik,
transmisi tenaga listrik, distribusi tenaga listrik, perencanaan dan pembangunan
sarana penyediaan tenaga listrik serta pengembangan penyediaan tenaga listrik.
2. Usaha penunjang tenaga listrik yang meliputi: konsultasi ketenagalistrikan,
pembangunan pemasangan, pemeliharaan peralatan ketenagalistrikan dan
pengembangan teknologi peralatan yang menunjang penyediaan tenaga listrik.
3. Usaha lain dalam kegiatan pemanfaatan sumber daya alam dan sumber energi
lainnya terkait penyediaan ketenagalistrikan.
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II (PLN UIP II) adalah Unit
Usaha yang dinaungi PT. PLN (Persero). Organisasi ini berdiri sejak tahun 1976.
Bidang usaha PLN UIP II adalah jasa pembangunan Gardu Induk (GI) dan Jaringan
Transmisi Tenaga Listrik (TL) di wilayah Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
Sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Investasi tahun 2010, dengan
mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan nomor 69/PMK.02/2010 tentang
Tata Cara Revisi Anggaran tahun 2011. Anggaran pembangunan berasal dari
PLN (Anggaran PLN/APLN), Anggaran Pembangunan dan Belanja Nasional
(APBN) dan Daftar Isian Pelaksana Anggaran/Subsidiari Loan Agreement
(DIPA SLA/Loan), yang pada tahun 2010 sebesar: APLN Rp. 1,16 Trilyun,
Rp. 2,573 Trilyun, sehingga PLN UIP II dituntut dapat mengelola anggaran
pembangunan dengan baik dan benar.
Produk utama PLN UIP II adalah Manajemen Pembangunan Gardu Induk
(GI) dan Jaringan Tenaga Listrik (TL), dengan rincian sebagai berikut:
1. Gardu Induk 150 kV dan 275kV
2. Jaringan Transmisi 150 kV dan 275 kV
Visi, Misi dan Motto Perusahaan
PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II berkomitmen untuk
memenuhi keinginan dan memenuhi persyaratan pelanggan dan stakeholder
melalui TEPAT KWH (Tepat Kualitas, Waktu Dan Hemat Biaya) dan melakukan
peningkatan yang berkelanjutan terhadap keefektifan sistem manajemen mutu.
Visi :
Menjadikan Unit Induk Pembangunan II sebagai Unit Induk Pembangunan terbaik
di Indonesia.
Misi :
Melakukan pengendalian konstruksi dan pengelolaan kegiatan pembangunan
jaringan serta melaksanakan administrasi konstruksi dengan bertindak sebagai
wakil pemilik (owner), untuk menghasilkan jaringan yang berkualitas dan siap
dioperasikan melalui proses pelaksanaan pembangunan yang efisien, tepat waktu
Motto :
BMW (Biaya, Mutu, Waktu)
Tepat Biaya, Mutu dan Waktu
Nilai-Nilai Budaya Perusahaan
1. Saling Percaya: Saling menghargai dan terbuka diantara sesama anggota perusahaan yang dilandasi oleh keyakinan akan integritas, itikad baik, dan
kompetensi dari pihak-pihak yang saling berhubungan dalam penyelenggaraan
praktek bisnis yang bersih dan etikal.
2. Integritas: Merupakan Wujud dari sikap anggota perusahaan yang secara konsisten menunjukkan kejujuran, keselarasan antara perkataan dan perbuatan,
dan rasa tanggung jawab terhadap pengelolaan perusahaan dan pemanfaatan
kekayaan perusahaan untuk kepentingan baik jangka pendek maupun jangka
panjang, serta rasa tanggung jawab terhadap semua pihak yang berkepentingan.
3. Peduli : Cerminan dari suatu niat untuk menjaga dan memelihara kualitas kehidupan kerja yang dirasakan anggota perusahaan, pihak-pihak yang
berkepentingan dalam rangka bertumbuh kembang bersama, dengan dijiwai
kepekaan terhadap setiap permasalahan yang dihadapi perusahaan serta
mencari solusi yang tepat.
4. Pembelajar : Keinginan untuk maju anggota perusahaan untuk selalu berani mempertanyakan kembali sistem dan praktik pembangunan, manajemen dan
operasi, serta berusaha menguasai perkembangan ilmu dan teknologi mutakhir
C. Struktur Organisasi
Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasi, struktur organisasi
sangat penting dalam perusahaan karena berfungsi sebagai landasan bagi seluruh
fungsi yang ada dalam organisasi untuk melaksanakan tugas, wewenang dan
tanggung jawab dari setiap fungsi. PT PLN (Persero) UIP II menganut struktur
organisasi garis lurus staff (line staff organization) yang sesuai dengan kondisi
perusahaan tersebut karena :
1. Pembagian tugas secara jelas dapat dibedakan.
2. General Manager langsung memerintah dan memberikan petunjuk-petunjuk
kepada kepala bagian untuk diteruskan kepada bawahannya yang sudah
ditentukan berdasarkan spesialisasi tugas.
Wewenang dari puncak pimpinan dilimpahkan sepenuhnya kepada
bawahannya dalam bidang pekerjaan sepanjang yang menyangkut bidang
kerjanya. PT PLN (Persero) UIP II dipimpin oleh seorang General Manager yang
membawahi beberapa manajer bagian yang terdiri dari :
1. bidang perencanaan
2. Manajer Manajer bidang operasi
General
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
Sumber : PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
D. Uraian Pekerjaan
Adapun uraian tugas dari PT PLN (Persero) UIP II secara umum adalah :
1. General Manager
Dengan tugas pokok meliputi:
a. Mengembangkan strategi dan kebijakan pokok untuk peningkatan kerja Unit
Induk Pembangunan.
b. Memastikan kelancaran koordinasi dan Servis Level Agreement (SLA) dengan
pihak supervisi konstruksi dan supervisi desain.
c. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Unit Induk
Pembangunan.
d. Mengelola dan mengendalikan kegiatan pembangunan dan bertindak sebagai
wakil pemilik (owner).
e. Menetapkan sistem manajemen kinerja dan sistem manajemen mutu Unit
f. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk kelancaran dan
keberhasilan penyelesaian pembangunan.
g. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dan kompetensi
anggota organisasi Unit Indduk Pembangunan.
h. Menetapkan Laporan Manajemen Unit Induk Pembangunan.
2. Bidang Perencanaan
Dengan tugas pokok meliputi:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) Unit Induk Pembangunan
Tahunan.
b. Mengelola kegiatan survey dan soil investigation.
c. Menyiapkan analisis dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan hidup
serta perijinan yang terkait dengan fasilitas proyek dan pertanahan.
d. Merencanakan, memonitor, mengevaluasi kegiatan pembebasan tanah.
e. Melaksanakan perencanaan pembangunan yang sinergi dengan koordinasi
bersama pihak supervisi konstruksi dan supervisi desain antara lain Approval
Drawing dan Spesifikasi.
f. Mengkoordinir persiapan dan pelaksanaan kegiatan pengadaan termasuk
menyiapkan dokumen pelelangan.
3. Bidang Keuangan dan Sumber Daya Manusia
Dengan tugas pokok meliputi:
a. Menyusun perencanaan alokasi pendanaan dan realisasi pembayaran terkait
dengan progres pembangunan.
b. Melaksanakan proses pembayaran sesuai dengan kewajiban dan komitmen,
serta proses pembayaran sesuai dengan ketentuan kontrak.
c. Mengelola pelaksanaan kegiatan akuntansi, perpajakan dan asuransi.
d. Merencanakan dan mengelola pengembangan kompetensi dan karir SDM.
e. Mengelola Administrasi SDM di Unit Induk dan Unit Pelaksana.
4. Bidang Hukum, Komunikasi dan Pertanahan
Dengan tugas pokok meliputi :
a. Menyusun program penyelesaian masalah hukum dan melaksanakan kegiatan
hukum.
b. Melaksanakan konsultasi, penanganan dan penyelesaian permasalahan hukum.
c. Melaksanakan kegiatan komunkasi dan kehumasan, terkait dengan pelaksanaan
pembebasan lahan.
d. Menyusun basic communication intern dan ekstern dengan pihak ketiga terkait.
e. Melaksanakan proses perijinan dan administrasi dokumen terkait dengan
f. Merencanakan dan melakukan proses penyiapan dokumen dan persiapan
pelaksanaan pembebasan lahan.
g. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk pelaksanaan pembebasan
lahan.
h. Mengelola administrasi kesekretariatan dan umum.
i. Melaksanakan kegiatan dan menyusun laporan hasil pembebasan lahan.
j. Memonitor dan mengevaluasi serta menyelesaikan permasalahan yang
berkaitan dengan kegiatan pembebasan lahan.
5. Unit Pelaksana Konstruksi
Dengan tugas pokok meliputi:
a. Melaksanakan pengawasan, pengendalian teknik dan administrasi konstruksi.
b. Melaksanakan proses perijinan yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaannya.
c. Melaksanakan sosialisasi, inventarisasi dan menyusun daftar nominatif terkait
kegiatan pembebasan tanah.
d. Melaksanakan pembayaran pembebasan tanah untuk luasan tertentu,
pengurusan pelepasan hak dan sertifikat.
e. Mendukung pelakasanaan survey di lapangan serta pelakasanaan analisa
dampak lingkungan dan pengelolaan lingkungan hidup.
f. Melaksanakan pemantauan dan pengendalian kemajuan fisik pembangunan
secara berkala, melalui sinergi dengan pihak supervisi konstruksi dan supervisi
g. Mengelola logistik, tata usaha gudang serta administrasi dan umum.
h. Mengkoordinasikan pelaksanaan test komisioning, penyelesaian pending item,
dan penyiapan Serah Terima Proyek di lingkungan Unit Pelaksana Konstruksi
dengan Unit Pengusahaan.
E. Kinerja Usaha Terkini
Berdasarkan hasil evaluasi tim RKAP, Satuan Pengendalian Kinerja
Korporat (SPKK) dan Koordinator Pengendalian Kinerja Direktorat (KPKD)
serta sesuai Rapat Umum Pemegang Saham tentang pengesahan RKAP 2014
Konsolidasi, dengan ini Direktur Konstruksi dan Energi Baru Terbarukan PT
PLN (Persero) dan General Manager PT PLN (Persero) Unit Induk
Pembangunan II menyepakati Key Performance Indicator (KPI) tahun 2014
sebagaimana dapat dilihat pada Tabel 2.1.
General Manager PT PLN Unit Induk Pembangunan II berkewajiban
untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan dalam upaya mencapai Target
Kinerja sesuai KPI tahun 2014 yang telah disepakati tersebut.
F. Rencana Kegiatan Perusahaan
Rencana kegiatan PT PLN (Persero) UIP II pada tahun 2014 adalah
sebagai berikut :
1. T/L 150 kV PLTU Tenayan-Teluk Lumbu.
Tabel 2.1.Key PerformanceIndicator (KPI) tahun 2014 PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
NO KPI UNIT 2014 FORMULA SATUAN BOBOT TARGET
1 2 3 4 5 6
I Pelanggan 6
1 Kepuasan Pelanggan Nilai hasil survey kepuasan pelanggan % 6 90
II Efektifitas Produk dan
Prosees 48
1 Penyelesaian proyek Transmisi
Jumlah kms jaringan transmisi yang
dapat beroperasi kms 10 1,932
2 Penyelesaian proyek GI (150 kV)
Jumlah MVA GI yang dapat beroperasi
(150 kV) MVA 10 910
3 Penyelesaian proyek GI (275 kV)
Jumlah MVA GI yang dapat beroperasi
(275 kV) Unit 6 1
4
Realisasi Program Terkontak (tanpa luncuran)
Jumlah Proyek terkontrak (diluar luncuran) x 100%
Jumlah Rencana Proyek
% 7 100
5 Progres Fisik Realisasi Pembayaran x 100%
Pagu Disburse % 15 100
III Fokus Tenaga Kerja 14
1 Human Capital Readiness Maturity Level Hasil Assessment HCR
Skala 1-5 Level 3 3.6
2 Organization Capital Readiness
Maturity Level Hasil Assessment OCR
Skala 1-5 Level 8 3.6
3 Produktivitas pegawai Jumlah Disburse/Jumlah Pegawai Rp/Pegawai 3 1817
IV Keuangan dan Pasar 16
1 Biaya Administrasi Jumlah total biaya administrasi Juta Rp 4 41,580 2 Biaya Pemeliharaan Jumlah total biaya pemeliharaan Juta Rp 4 14,686 3 Biaya Kepegawaian Jumlah total biaya kepegawaian Juta Rp 4 34,286 4 Penyerapan Disburse
APBN dan PHLN
Persentase penyerapan disburse
APBN dan PHLN % 4 50
V Kepemimpinan 16
1 Skor Malcolm Baldrige
Skor Hasil Assessment DA Malcolm
Baldrige Skor 5 389
2 ERM Hasil Assessment Risk Maturity Level Level 4 3.5
3 Implementasi PMO Progres Pengisian PMO % 5 100
4 PLN Bersih Hasil Pencapaian Index PLN Bersih Skor 2 3.75
5 Kepatuhan Jumlah nilai pengurang dari unsur
kepatuhan dari Kantor Pusat max-10
TOTAL BOBOT 100
BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Kas
Kas adalah komponen aktiva yang paling aktif dan sangat mempengaruhi
setiap transaksi yang terjadi. Hal ini dikarenakan setiap transaksi memerlukan
sutau dasar pengukuran yaitu kas. Walaupun perkiraan kas tidak langsung terlibat
dalam transaksi tersebut, besarnya nilai transaksi tetap diukur dengan kas.
Dalam kehidupan sehari-hari, kas hanya diartikan sebagai mata uang yang
digunakan sebagai alat pembayaran dan alat pertukaran. Berdasarkan pengertian
akuntansi, kas meliputi uang dan alat pembayaran lain yang disamakan dengan
uang atau pembayaran untuk mempermudah jalannya suatu transaksi. Disamping
itu, kas juga merupakan suatu aktiva yang mudah diselewengkan dan digunakan
dengan semestinya oleh karyawan, karena kas merupakan aktiva yang paling
mudah dipindahtangankan. Banyak transaksi perusahaan baik langsung maupun
tidak langsung akan mempengaruhi penerimaan dan pengeluaran kas. Tidak hanya
terbatas pada uang tunai yang tersedia di dalam perusahaan saja, melainkan meliputi
semua jenis aktiva yang dapat dipergunakan dengan segera untuk membiayai
seluruh kegiatan perusahaan.
Dari segi akuntansi, yang dimaksud dengan kas adalah : “Segala sesuatu (baik
yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima
Kas dalam pengertian lain juga berarti simpanan. Pengertian simpanan di
sini meliputi :
1. Uang yang mati atau tidak digunakan untuk menghasilkan uang.
2. Segala bentuk simpanan di bank, kecuali deposito, seperti tabungan, rekening
Koran, kartu kredit, dan sebagainya.
3. Cek dan bilyet giro yang diberikan oleh pihak lain. (Akifa, 2013:14)
B. Jenis dan Fungsi Kas
Kas meliputi uang logam, uang kertas, cek, wesel pos (kiriman uang lewat
pos; money orders) dan deposito. Perangko bukan merupakan kas melainkan
biaya yang dibayar di muka atau beban yang ditangguhkan. Pada umumnya,
perusahaan membagi kas menjadi dua kelompok, yaitu :
1. Kas kecil (Petty Cash/Cash on Hand)
Merupakan uang kas yang ada dalam brankas perusahaan yang digunakan untuk
membayar dalam jumlah yang relatif kecil, misalnya pembelian perangko, biaya
perjalanan, biaya telegram dan pembayaran lain dalam jumlah kecil.
2. Kas di bank (Cash in Bank)
Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di bank dalam
bentuk giro/bilyet dan kas ini dipakai untuk pembayaran yang jumlahnya besar
dengan menggunakan cek. (Hery 2014:27)
Sistem pencatatan dan metode penilaian dari kas kecil dan kas di bank
berbeda. Kas di bank menggunakan prosedur rekonsiliasi bank yang dilakukan
terdapat dua metode pencatatan, yaitu Imprest Fund System (Sistem dana tetap)
dan Fluctuation Fund System (Sistem dana berubah).
Adapun fungsi dari kas sebagai berikut :
1. Sebagai alat tukar atau alat bayar dalam jumlah besar/kecil.
2. Alat yang diterima sebagai setoran oleh bank sebesar nilai nominalnya.
3. Kas juga digunakan untuk investasi baru dalam aktiva tetap.
Pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan terdapat tiga
jenis kas beserta fungsinya, yaitu :
1. Kas kecil, berfungsi untuk biaya operasional rutin dibawah sepuluh juta rupiah. 2. Kas bank operasi, berfungsi untuk pembayaran terhadap pihak ketiga dan
operasional rutin perusahaan.
3. Kas bank investasi, berfungsi untuk pembayaran terhadap pihak ketiga dan biaya kegiatan investasi perusahaan.
Kebijakan Umum Kas Kecil pada PT PLN (Persero) UIP II Medan
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan terdapat beberapa kebijakan umum
mengenai kas kecil, yaitu :
1. Penanggung jawab : Manajer Unit Pelaksana.
2. Batasan jumlah maksimal (setiap bulan) : Rp 100.000.000,- (seratus juta
rupiah).
3. Batasan jumlah maksimal setiap transaksi : Rp 10.000.000,- (sepuluh juta
4. Kategori :
a. Pemeliharaan kendaraan bermotor dan BBM
b. Pembelian material kecil untuk menangani pemeliharaan yang sifatnya
emergency/ untuk Unit Pelaksana yang belum menerapkan kontrak jasa
Yantek (Pelayanan Teknik) dan Yandu (Pelayanan Terpadu)
c. Pemakaian perkakas dan peralatan
d. Gas dan air
e. Pos dan telekomunikasi
f. Bahan makanan dan konsumsi
g. Alat keperluan kantor
h. Barang cetakan
i. Pajak dan retribusi
j. Iuran abodemen dan iklan
k. Penerbitan
l. Biaya keamanan
Kategori di atas adalah biaya administrasi umum di luar pos anggaran
honorarium, perjalanan dinas, teknologi informasi, biaya asuransi.
5. Dokumen pembayaran : Masa berlaku dokumen pembayaran kas kecil
maksimal 2 bulan dari tanggal dokumen/transaksi.
6. Pengguna :
a. Kantor Pusat
7. Penggunaan : Kas kecil dikirim oleh UPI ke UP/Sub UP sesuai pagu kas kecil
yang diberikan melalui sub account/virtual account imprest terpusat yang
pelaksanaannya akan diatur tersendiri. UPI melakukan pengawaasan kas kecil
di UP/Sub UP agar penggunaannya efektif dan efisien.
Mekanisme Kas Kecil pada PT PLN (Persero) UIP II Medan
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan terdapat beberapa mekanisme
mengenai kas kecil, yaitu :
1. Prosedur Permintaan/Pengajuan
UP dan Sub UP berdasarkan kepada penetapan UPI sesuai dengan skala
operasionalnya dan prosedur mengacu kepada Edaran Direksi No.
014.E/DIR/2011 tanggal 17 Oktober 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan
Implementasi PPFA.
2. Prosedur Persetujuan
UPI menetapkan kebutuhan kas kecil bulanan untuk UP/Sub UP dan prosedur
mengacu kepada Edaran Direksi No. 014.E/DIR/2011 tanggal 17 Oktober 2011
tentang Pedoman Pelaksanaan Implementasi PPFA. Apabila ada penambahan
kebutuhan diluar kas kecil maka UPI akan menambahkan alokasi kas kecil
(restitusi tagihan listrik/UJL, biaya penyambungan dan lainnya yang terkait
dengan pelanggan).
3. Prosedur Pertanggungjawaban
Penggunaan kas kecil langsung diakui sebagai biaya pada saat entry transaksi
setiap akhir bulan di interface kedalam sistem Enterprise Resource Planning
(ERP). Prosedur mengacu kepada Edaran Direksi No. 014.E/DIR/2011 tanggal
17 Oktober 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Implementasi PPFA.
4. Prosedur Pencatatan
Prosedur pencatatan kas kecil sesuai dengan proses bisnis yang ada didalam sistem
Enterprise Resource Planning (ERP) dengan perlakuan akuntansi terlampir.
Manajer Keuangan/Manajer SDM, Administrasi dan Keuangan melakukan
pengawasan terhadap besarnya kas kecil maksimal yang diizinkan sesuai
kebijakan Direksi dan kebijakan GM dari masing-masing UPI.
C. Pengertian dan Tujuan Pengawasan Intern
Pengawasan intern merupakan alat pengawasan yang sangat membantu
manajemen dalam melaksanakan tugas. Sehingga mempunyai peranan yang
sangat penting bagi suatu perusahaan. Pada awalnya pengawasan intern
dipandang sebagai permasalahan pengecekan internal yang hanya
menyangkut segi teknik pembukuan yang dapat menjamin ketelitian dan
kecermatan data perusahaan maupun pelaksanaannya dan jika ditemui maka
dilakukan pemeriksaan atau prosedur-prosedur tambahan.
“Sistem pengawasan intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
Definisi sistem pengawasan intern tersebut menekankan tujuan yang
hendak dicapai dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut.
Dengan demikian, pengertian pengawasan intern tersebut di atas berlaku baik
dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin
pembukuan maupun dengan komputer.
Pengawasan intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk
melindungi aset atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan
penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang
akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan)
hukum/Undang-Undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana
mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. (Hery, 2014:11)
Berdasarkan pengertian pengawasan intern kas yang diuraikan di atas,
maka dapat diambil kesimpulan bahwa pengawasan intern merupakan
pengawasan akuntansi yang meliputi prosedur dan pencatatannya yang bertujuan
untuk :
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
D. Pengawasan Intern Penerimaan Kas
Sebagian besar penerimaan kas perusahaan tentu saja berasal dari hasil
kegiatan normal bisnisnya, yaitu melalui penjualan tunai (baik untuk perusahaan
pelanggan (dalam hal penjualan kredit). Adapun penerimaan kas lainnya timbul
dari kegiatan non-operasional perusahaan. Contoh sumber penerimaan kas lainnya
ini berasal dari pendapatan bunga, sewa, deviden, setoran pemilik, hasil pinjaman
bank, hasil penjualan aset tetap yang tidak terpakai, hasil penerbitan, penjualan
saham, obligasi dan sebagainya.
Mengingat kas merupakan aset yang paling lancar disbanding aset lainnya,
maka untuk mengamankan penerimaan kas diperlukan suatu sistem pengawasan
internal yang sangat baik dan ekstra hati-hati.
Secara garis besar, berikut ini beberapa penerapan prinsip pengawasan
internal atas penerimaan kas :
1. Hanya karyawan tertentu yang secara khusus ditugaskan untuk menangani
penerimaan kas.
2. Adanya pemisahan tugas antara individu yang menerima kas,
mencatat/membukukan penerimaan kas dan yang menyimpan kas.
3. Setiap transaksi penerimaan kas harus didukung oleh dokumen (sebagai bukti
transaksi), seperti slip berita pembayaran (pengiriman) uang/remittance advices
(dalam kasus penerimaan uang lewat pos/mail receipts), struk/cash register
records (dalam kasus penerimaan uang lewat konter penjualan/counter
receipts) dan salinan bukti setor uang tunai ke bank (deposit slips).
4. Uang kas hasil penerimaan penjualan harian atau hasil penagihan piutang dari
pelanggan harus disetor ke bank setiap hari oleh departemen kasir.
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan, bukti penerimaan kas dibuat
rangkap empat yaitu :
1. Lembar pertama untuk bagian Akuntansi
2. Lembar kedua untuk bagian Keuangan
3. Lembar ketiga untuk bagian Keuangan
4. Lembar keempat untuk bagian Akuntansi
Untuk dapat mengawasi penerimaan kas perlu adanya pemisahan fungsi
pencatat dan pengelola kas. Dalam pengawasan intern penerimaan kas,
perusahaan ini telah melakukan pemisahan fungsi pencatatan dan pengelola serta
membuat laporan penerimaan kas setiap harinya yang dilakukan oleh Bagian
Anggaran dan Keuangan dan bagian Akuntansi. Untuk pengawasan kas dan
pemisahan tugas harus disesuaikan dengan keadaan khusus dari suatu perusahaan.
Pada entitas yang besar pemisahan tugas dilakukan dalam unit terpisah. Utamanya
harus ada kroscek dan kontrol dari pihak lain, sehingga penyalahgunaan
wewenang dapat dihindari.
Dengan diadakannya pemeriksaan intern kas dalam selang waktu yang
tidak beraturan, dapat mendorong setiap pegawai melakukan pekerjaannya dengan
benar. Hal ini dapat dilakukan dengan cara analisa, penilaian rekomendasi dan
komentar-komentar terhadap kinerja karyawan dan kegiatan operasi perusahaan.
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan telah menyusun sistem penerimaan
kas yang teratur. Penerimaan kasnya berasal dari berbagai aspek, yaitu :
1. Penerimaan kas berasal dari Dropping pusat : Dihabiskan untuk biaya.
Pengawasan internal penerimaan kas pada PT PLN (Persero) UIP II
Medan adalah bagian Keuangan mencetak rekening koran untuk melihat
transaksi penerimaan di bank.
E. Prosedur-Prosedur Penerimaan Kas
Pada setiap perusahaan, prosedur penerimaan kas merupakan peranan yang
sangat penting karena kas merupakan salah satu faktor utama jalannya kegiatan
perusahaan. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam
perusahaan agar transaksi kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu
agar dapat memenuhi prinsip-prinsip pengawasan intern kas.
Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus
diperhatikan, yaitu :
1. Pengurusan penerimaan fisik dan pengawasan terhadap :
a. Penerimaan kas
b. Penyimpanan dan penyetorannya ke bank
c. Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan
2. Pengurusan administrasi seperti :
a. Pembuatan bukti-bukti
b. Pencatatan terperinci dari transaksi yang terjadi untuk menunjukkan kapan
diterima, dari siapa diterima, berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan
itu
Adapun prosedur penerimaan kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan
yaitu:
1. Penerimaan uang
2. Melampirkan dokumen bukti penerimaan uang
3. Memverifikasi dokumen pendukung penerimaan uang
4. Membuat bukti penerimaan kas/bank imprest dan mencetaknya
5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan setuju penerimaan di bukti
penerimaan kas/bank sesuai kewenangan
6. Mencatat pada buku harian kas/bank
7. Menyerahkan bukti penerimaan dan pendukungnya ke Fungsi Akuntansi
Gambar 3.1. Bagan Alir Prosedur Penerimaan Kas PT PLN (Persero) UIP II Medan
Sumber : PT PLN (Persero) UIP II Medan, Tahun 2014
F. Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Kas mungkin dikeluarkan untuk berbagai tujuan (alasan), misalnya untuk
membayar beban tertentu (baik sebagai pengeluaran operasional maupun
non-operasional), untuk membayar utang kepada pemasok, bankir atau pihak kreditur
lainnya, serta bisa jugakas dikeluarkan untuk membeli aset. Pada umumnya,
pengawasan internal atas pengeluaran kas akan lebih efektif ketika pembayaran
dilakukan dengan menggunakan cek atau transfer lewat rekening bank, daripada
melibatkan uang kas secara langsung. Pengecualian dibuat untuk pengeluaran
tertentu yang jumlahnya relatif kecil, dimana pengeluaran ini mungkin dapat
dibiayai dari dana kas kecil (petty cash fund).
Pengawasan internal atas pembayaran kas seharusnya memberikan
jaminan yang memadai bahwa pembayaran hanya dilakukan untuk transaksi yang
benar-benar telah diotorisasi dengan semestinya. Di samping itu, budgeting juga
dapat menjadi sebagai salah satu alat control untuk memastikan bahwa uang kas
telah digunakan secara efisien. Biasanya, manajer keuangan perusahaan secara
berkala akan menyusun anggaran pengeluaran kas dengan penuh hati-hati dan
nantinya pada setiap akhir periode kinerja dari anggaran pengeluaran kas ini akan
dievaluasi secara cermat untuk mengetahui lebih lanjut faktor penyebab terjadinya
pengeluaran kas yang menyimpang jauh dari atau di luar anggaran.
Pengawasan internal sesungguhnya juga harus dapat menjamin bahwa
setiap kejadian ekonomi yang sifatnya menghemat pengeluaran kas benar-benar
telah dimanfaatkan dengan semestinya untuk kepentingan perusahaan, bukan
Secara garis besar, berikut ini beberapa penerapan prinsip pengawasan
internal atas pengeluaran kas dengan menggunakan cek (Hery 2014:38) :
1. Hanya pejabat tertentu yang memiliki otoritas untuk menandatangani cek
(biasanya manajer keuangan).
2. Adanya pemisahan tugas antara individu yang menyetujui pembayaran kas,
melakukan pembayaran kas dan yang mencatat/membukukan pengeluaran kas.
3. Menggunakan cek yang telah bernomor urut tercetak, setiap cek harus
dilampiri bukti tagihan.
4. Simpanlah blangko cek yang belum terpakai (yang telah bernomor urut cetak
tadi) dalam safe deposit box, dan hanya satu orang tertentu yang ditunjuk atau
memiliki kode akses untuk membukanya, cetak jumlah (nilai) cek yang akan
dibayarkan dan tujuan serta si penerima pembayaran dengan menggunakan
mesin cetak.
5. Dilakukannya pengecekan independen atau verifikasi internal.
6. Faktur tagihan yang telah dibayar lunas harus segera diberi stempel “Lunas”.
Pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan bermacam-macam,
terdapat banyak pos-pos untuk pengeluaran kas. Pos-pos tersebut adalah sebagai
berikut :
I. Biaya kepegawaian, meliputi : 1. Gaji
2. Beban pajak
II.Biaya pemeliharaan, meliputi : 1. Pemeliharaan gedung, yaitu :
a. Kantor
b. Gudang
c. Ruang dinas
d. Bengkel
e. P. Halaman
2. Pemeliharaan kendaraan bermotor, yaitu :
a. Jeep
b. Bus
c. Sedan
d. Pick up
e. Mini bus dan ambulans
f. Alat-alat berat
g. Sepeda motor
Lump Sum :
h. Sewa kendaraan bermotor
i. STNK semua kendaraan
j. BBM premium
3. Pemeliharaan peralatan, yaitu :
a. Kantor
b. Wisma
c. Bengkel
d. Gudang
III. Biaya administrasi, meliputi : 1. Honorarium dan biaya
2. Honorarium (Uang Saku OJT)
3. Pemakaian perkakas dan perlengkapan
4. Asuransi
5. Perjalanan dinas pendidikan
6. Perjalanan dinas lainnya
7. Perjalanan dinas mutasi jabatan
8. Teknologi informasi dan sewa komputer
9. Pemakaian listrik/gas/air
10. Pos dan telekomunikasi
11. Biaya bank
12. Bahan makanan dan konsumsi
13. Sewa gedung/tanah
14. Sewa lainnya/mesin fotokopi
15. Alat keperluan kantor/tulis/gambar
16. Barang cetakan
18. Iuran abodemen dan iklan
19. Penerbitan/ekshibisi
20. Biaya hansip/keamanan
21. Amortisasi
22. Biaya penyisihan material
Beban gaji tidak termasuk ke dalam pengeluaran-pengeluaran di atas
karena dilakukan dengan sistem payroll yaitu sistem yang bekerjasama dengan
pihak bank, dalam hal ini Bank BNI, dengan cara mentransfer langsung uang gaji
karyawan ke rekening masing-masing karyawannya. Dengan begini, akan
mempermudah karyawan-karyawan dalam mendapatkan hak mereka.
Untuk pembayaran biaya operasional dan biaya lain yang berhubungan dengan
kegiatan perusahaan biasanya menggunakan kas yang ada di perusahaan, dimana setiap
pengeluaran yang terjadi harus disesuaikan dengan anggaran yang sudah ditetapkan dan
tidak boleh melebihi anggaran yang telah ditetapkan tersebut. Ini juga didukung oleh
bukti-bukti pendukung seperti bukti pembayaran kas dan pembayaran bank. Kasir akan
mengeluarkan kas sesuai dengan jumlah yang telah ditentukan setelah disetujui dan
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Untuk pengeluaran yang relatif kecil, perusahaan menggunakan dana kas
kecil atau petty cash yang dipegang oleh kasir. Dana kas kecil ini dipergunakan
Bukti pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan dibuat
rangkap empat sama seperti bukti penerimaan kas, yaitu :
1. Lembar pertama untuk bagian Akuntansi
2. Lembar kedua untuk bagian Keuangan
3. Lembar ketiga untuk bagian Keuangan
4. Lembar keempat untuk bagian Akuntansi
G. Prosedur-Prosedur Pengeluaran Kas
Selain penerimaan kas, hal lain yang sangat perlu diperhatikan adalah
pengeluaran kas. Setiap perusahaan harus teliti dan akurat dalam menulis atau
mencatat pengeluaran-pengeluarannya. Hal ini diperlukan agar sewaktu tutup
buku di akhir bulan atau tahun nanti tidak berantakan laporan keuangannya.
Semuanya terlihat dalam penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.
Adapun prosedur pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan
yaitu :
1. Menerima berkas tagihan pembayaran
2. Melampirkan dokumen pendukung pengeluaran uang
3. Memverifikasi dokumen pendukung pengeluaran kas/bank
4. Membuat bukti pengeluaran kas/bank imprest dan mencetaknya
5. Meminta paraf/tanda tangan pengesahan persetujuan pembayaran di bukti
pengeluaran kas/bank sesuai kewenangan
6. Untuk pembayaran melalui bank dibuatkan cek/giro
7. Menandatangani/meminta tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar
8. Meminta pengesahan pejabat yang berhak menyetujui pembayaran pada
cek/giro
9. Mencatat pada buku harian kas/bank
10. Membubuhkan cap/stempel lunas dan tanggal pembayaran pada bukti dan
dokumen pendukung
11. Menyerahkan bukti pengeluaran dan dokumen pendukungnya ke Fungsi
Akuntansi
Gambar 3.2. Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Kas PT PLN (Persero) UIP II Medan
Sumber : PT PLN (Persero) UIP II Medan, Tahun 2014 Menerima tanda tangan pejabat yang berhak setuju bayar pada
Bila kita melihat dari prosedur-prosedur di atas, kita dapat mengetahui
bahwa sistem pengeluaran kas pada perusahaan ini sudah terlaksana dengan baik
karena sangat terstruktur dan akurat. Bukti-bukti pengeluaran kas sudah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pada perusahaan ini juga kita dapat
melihat bahwa pengeluaran kasnya didukung dengan adanya bukti-bukti berupa
bukti kas dan bukti bank yang berisikan besarnya kas yang dikeluarkan untuk
operasional perusahaan. Selanjutnya kasir akan memeriksa bukti dan
mempersiapkan pengeluaran kas dan kemudian membukukan ke dalam buku kas
atau buku bank.
Dalam penerapan pengawasan intern kas, PT PLN (Persero) UIP II Medan
mempunyai unsur-unsur yang harus dilakukan dalam pengelolaan kas, dalam hal
ini dana imprest terpusat, yaitu :
1. Permintaan dan persetujuan dana imprest terpusat
2. Penggunaan dana imprest terpusat
3. Kartu pengendalian anggaran kas
4. Kartu pengendalian utang usaha
5. Kartu pengendalian piutang pegawai
6. Kartu pengendalian pungutan pajak yang harus disetor
H. Evaluasi Sistem Pengawasan Intern Kas pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan
Untuk melakukan evaluasi atas sistem pengawasan intern yang diterapkan
oleh PT PLN (Persero) UIP II Medan, didasarkan pada empat ciri sistem
pengawasan intern yang memadai yang merupakan unsur-unsur pengawasan
intern itu sendiri, yaitu :
1. Suatu badan organisasi yang memungkinkan pemisahan fungsi secara tepat
Struktur/bagan organisasi yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) UIP II Medan
menggambarkan suatu tugas dan tanggung jawab yang tegas terhadap
perusahaan, untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Dari bagan yang ada
dapat di lihat bahwa pembagian tanggung jawab fungsional ini didasarkan pada
prinsip :
a. Pemisahan fungsi operasi dan fungsi akuntansi.
b. Pembagian tugas dan tanggung jawab secara tegas sehingga tidak satu
orang/bagian yang diberikan tanggung jawab atas suatu transaksi atau
kegiatan dari awal hingga akhir.
2. Sistem pemberian wewenang serta pencatatan yang layak
Agar tercapai pengawasan akuntansi yang cukup atas aktiva, hutang-hutang,
pendapatan dan biaya, PT PLN (Persero) UIP II Medan pada umumnya dalam
melaksanakan transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pihak/bagian yang
memiliki wewenang. Oleh sebab itu dalam organisasi dibuat sistem yang mengatur
dan pengeluaran kas diharapkan akan menjamin pengawasan intern yang mampu
memberikan perlindungan terhadap harta perusahaan.
3. Praktek yang sehat harus diikuti dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
bagian organisasi
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur
pencatatan yang ditetapkan pada PT PLN (Persero) UIP II Medan tidak akan
berjalan dengan baik tanpa adanya cara-cara untuk menjamin suatu praktek
yang sehat. Cara-cara yang ditempuh dalam menciptakan praktek-praktek yang
sehat tersebut adalah sebagai berikut :
a. Penggunaan formulir-formulir (blangko kas/bank) untuk setiap penerimaan
dan pengeluaran kas.
b. Formulir-formulir dan bukti-bukti pendukungnya dapat memberikan
otorisasi terlaksananya transaksi.
c. Internal auditor yang dimiliki PT PLN (Persero) UIP II Medan
melaksanakan pemeriksaan setiap sebulan sekali, pada waktu yang tidak
ditetapkan (tanggal ataupun harinya) sehingga tidak ada kesempatan bagi
karyawan untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap kas.
d. Pelaksanaan transaksi dari awal sampai akhir tidak dapat dikerjakan oleh
satu orang atau bagian.
e. Pertukaran jabatan pada front office cashier dapat menghindari
4. Karyawan-karyawan yang kualitasnya seimbang dengan tanggung jawab
Pada PT PLN (Persero) UIP II Medan, kemampuan dan integritas karyawan
terhadap pelaksanaan tugas yang telah ditetapkan adalah sangat penting.
Karyawan yang berkompeten dan dapat dipercaya akan dapat melaksanakan
tugasnya dengan baik, dengan demikian akan menujang pengawasan intern
yang efektif dan efisien.
Sisi lain yang dapat di lihat dalam melakukan evaluasi terhadap sistem
pengawasan intern kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan adalah arus uang.
Pembuatan anggaran kas yang ditetapkan membantu pengawasan sistem
penerimaan dan pengeluaran kas yaitu dengan cara melihat bagaimana anggaran
dan realisasi hasil yang dicapai perusahaan serta bagaimana perbandingannya
dengan tahun sebelumnya. Dengan melihat hasil perbandingan tersebut dapat
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari hasil analisa dan evaluasi penulis terhadap sistem pengawasan intern
kas yang diterapkan pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan II Medan,
maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem pengawasan intern kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan melalui
pemisahan fungsi pencatatan dan pengelolaan serta membuat laporan
penerimaan dan pengeluaran kas setiap harinya oleh bagian anggaran, bagian
keuangan dan bagian akuntansi. Pada perusahaan ini pemisahan tugas
dilakukan dalam unit terpisah dan harus ada pemeriksaan ulang dari bagian lain
sehingga penyalahgunaan wewenang dapat dihindari. Hal ini dilakukan
perusahaan mengingat kas merupakan aktiva yang mudah diselewengkan tanpa
adanya bukti kepemilikan.
2. Penerimaan dan pengeluaran kas pada PT PLN (Persero) UIP II Medan adalah
setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus dimonitor dengan mencetak
rekening koran bank. Penerimaan dan pengeluaran kas harus jelas sumber dan
penggunaannya serta diketahui oleh pejabat yang berwewenang. Setiap
penerimaan dan pengeluaran kas harus memiliki bukti yang otentik dan seluruh
proses diotorisasi oleh Deputi Manager Keuangan, diketahui oleh Manager
pengeluaran kas harus sesuai dengan anggaran yang ditetapkan dan tidak boleh
melebihi anggaran tersebut.
3. Pengawasan intern kas yang dilakukan pada PT PLN (Persero) UIP II Medan
dikatakan efektif karena adanya pemisahaan tanggung jawab dan wewenang
setiap bidang, dalam melaksanakan transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari
pihak/bagian yang memiliki wewenang serta pencatatan yang layak, adanya
praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian
organisasi dan adanya penempatan karyawan yang berkualitas. Dikatakan
efisien karena dilakukan pembuatan anggaran kas yang ditetapkan membantu
pengawasan sistem penerimaan dan pengeluaran kas yaitu dengan cara melihat
bagaimana anggaran dan realisasi hasil yang dicapai perusahaan serta
B. Saran
Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, maka penulis mencoba
memberikan saran yang mungkin berguna untuk diterapkan bagi pimpinan PT
PLN (Persero) UIP II Medan dalam mengambil keputusan dan sebagai bahan
pertimbangan di masa yang akan datang. Adapun saran yang diberikan penulis
adalah:
1. Untuk lebih meningkatkan sistem pengawasan intern kas pada PT PLN
(Persero) UIP II Medan perlu dilakukan melalui sistem komputerisasi dimana
melalui sstem tersebut seluruh proses awal sampai proses akhir penerimaan dan
pengeluaran kas dilaksanakan melalui sistem komputerisasi tersebut.
Persetujuan atas penerimaan dan pengeluaran kas setelah adanya otorisasi
dalam sistem komputer dari setiap pihak ataupun pejabat yang diberi
wewenang.
2. Agar seluruh dokumen dan bukti penerimaan dan pengeluaran kas pada PT
PLN (Persero) UIP II Medan dilakukan scan dalam sistem komputer sehingga
pelaksanaan Internal Audit oleh perusahaan dapat berjalan lebih mudah dan
akurat.
3. Agar pengawasan intern kas yang dilakukan pada PT PLN (Persero) UIP II
Medan berjalan secara efisien dan efektif perlu dilakukan penempatan
karyawan yang mempunyai integritas tinggi serta dilaksanakannya pengawasan
intern secara berkesinambungan dan secara teratur guna mendeteksi
kelemahan-kelemahan yang ada sehingga dapat ditemukan solusinya untuk
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemba Empat, Jakarta.
Soemarso, S.R., 2004. Akuntansi Suatu Pengantar, Edisi Kelima, Jilid 1, Salemba Empat, Jakarta.
Nayla, Akifa P., 2013. Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Laksana, Jakarta.
Hery, 2014. Pengendalian Akuntansi dan Manajemen, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Kencana, Jakarta.
