ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis akan menguraikan secara umum prosedur berjalan yang meliputi.
1. Proses Pengajuan
Peserta mendatangi bagian departemen PPSDM dan mengajukan surat Praktek Kerja Industri ke departemen PPSDM. Supervisor PPSDM melihat jumlah peserta dan melihat jurusan masing-masing dari peserta, kemudian supervisor PPSDM menghubungi beberapa departemen yang membutuhkan tenaga peserta Praktek Kerja Industri jika sudah penuh departemen PPSDM menolak dan mengembalikan surat pengajuan tersebut, jika masih membutukan peserta, suvervisior PPSDM menerima dan menginput data peserta, serta memeberikan beberapa berkas surat mulai dari surat penerimaan magang, surat jawaban dan penempatan kerja praktek, serta surat penjadwalan pengarahan. Dan memberikan beberapa persyaratan untuk pembuatan id card.
2. Proses Bagian Penempatan
Peserta memberikan surat jawaban magang ke bagian departemen penempatan yang sudah di tentukan dari departemen PPSDM. Misalnya di bagian Hamas untuk penempatan peserta. Manajer departemen humas menerima dan menempatkan peserta dibagian yang dibutuhkan di departemen humas. Setelah itu peserta diarahkan untuk ke pembuatan id card.
3. Proses Pembuatan id card
Untuk Peserta yang ingin membuat id card peserta membawa syarat-syarat untuk pembuatan id card diantaranya poto copy KTM (1 lembar), photo berukuran 2x3 sebanyak (2 lembar) dengan background biru, yanag ditentukan
dibagian departemen PPSDM. Setelah itu peserta menyerahkan persyaratan ke bagian biro keamanan, dan peserta menunggu kurang lebih 30 menit, selama 30 menit pembuatan kartu id card langsung diberikan kepada peserta Praktek Kerja Industri.
4. Proses pengarahan
Setelah pembuatan id card selesai, peserta langsung menuju ke bagian departemen safety untuk mengikuti pengarahan. Peserta diarahkan untuk lebih mengerti dan memahami beberapa peraturan ataupun prosedur selama berada dilapangan masing-masing penempatan. Setelah itu peserta mengisi absen hadir untuk bukti bahwa peserta telah mengikuti proses pengarahan di bagian departemen safety. Sesudah itu peserta dinyatakan sah sebagai Peserta Praktek Kerja Industri di PT. Pupuk Kujang Cikampek dan mulai untuk bekerja dilapangan dengan waktu yang telah ditentukan.
5. Proses Pembuatan Laporan
peserta yang telah mengikuti praktek kerja industri sesuai dengan jadwal, waktu, kegiatan. maka peserta harus menyerahkan laporan Praktek Kerja Industri, ke bagian departemen PPSDM. Dan bagian departemen memberikan Surat Keterangan Riset dan form penilaian kepada masing-masing peserta. Setelah itu bagian departemen PPSDM membuat laporan keluar dan masuk peserta prakerin setiap tahunnya. Dan menyimpannya dengan baik dibagian departemen PPSDM PT. Pupuk Kujang Cikampek.
3.3. Use Case Diagram
Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas dari proses pengajuan dan pengolahan data peserta praktek Kerja Industri di Pt. Pupuk Kujang Cikampek. Oleh karena itu dibuatkan Use Case Diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.
Berikut adalah Use Case diagram proses pengajuan dan pengolahan data Peserta Praktek Kerja Industri di PT. Pupuk Kujang Cikampek.
Gambar III. 2.
Diagram Use Case Pengolahan Surat Riset Berjalan
uc Pengolahan Data Peserta
Diagram Use Case Pengolahan Data Prakerin
Peserta Cek Surat Tolak Menginput Data Surat Diterima Memberikan Surat Penerimaan Memberikan Laporan Mengaj ukan Surat Penempatan Pembuatan Id Card Superv isior Pengaj uan Surat
Riset
Manaj er Memberikan Nilai Memberikan
Surat riset dan form nilai
Membuat Laporan Keluar dan Kelar
Petugas Biro Keamanan
Petugas Departemen Safety Mengikuti Pengarahan Melaksanakan Kegiatan «extend» «extend»
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengajuan Surat Riset
Use Case Name Pengajuan Surat Riset
Requirements Peserta memberikan Surat
Goal Peserta diterima
Pre- Conditions Peserta membuat surat pengajuan prakerin Post- Conditions Surat pengajuan diterima
Failed end Condition Surat pengajuan yang ditolak
Actor Peserta, Supervisior
Main Flow/Basic Path 1.Peserta mengajukan surat prakerin ke departemen PPSDM
2. Proses departemen melihat jumlah peserta prakerin
3. Proses menghubungi departemen
4. Proses departemen memberikan surat penerimaan, jadwal pengarahan dan persyaratan pembuatan id card
Alternate Flow/Invarian A
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Menginput Data Peserta Prakerin
Use Case Name Menginput data peserta prakerin
Requirements Surat Riset
Goal Data peserta tersimpan
Pre- Conditions Surat yang sah dari instansi peserta
Post- Conditions Tanda tangan atau cap
Failed end Condition Penolakan
Actor Supervisior
Main Flow/Basic Path 1. supervisior menyimpan data peserta 2. supervisior mencetak surat penerimaan Alternate Flow/Invarian A A1. Supervisior menempatkan peserta Alternate Flow/Invarian B
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Memberikan Surat Penerimaan
Use Case Name Memberikan surat penerimaan
Requirements Menginput data peserta
Goal Peserta diterima
Pre- Conditions Bagian PPSDM menginput data peserta
Post- Conditions Peserta menerima surat penerimaan Failed end Condition Surat penguan dikembalikan
Actor Supervisior, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Bagian PPSDM menerima peserta 2. Bagian PPSDM memberikan surat 3.Bagian PPSDM memberikan persyartan
4. Bagian PPSDM memberikan nilai 5.Bagian PPSDM memberikan surat keterangan riset
Alternate Flow/Invarian A A1. Menampilkan data peserta Alternate Flow/Invarian B B1. Melihat jumlah peserta
B2. Membuat laporan masuk peserta B3. Membuat laporan keluar peserta
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Mengajukan Surat Penempatan
Use Case Name Mengajukan surat penempatan
Requirements Surat Penerimaan
Goal Peserta mulai bekerja
Pre- Conditions Manajer menginput data peserta Post- Conditions Manajer menandatangani surat Failed end Condition Tidak ada surat penerimaan
Actor Peserta, Manajer
Main Flow/Basic Path Peserta diarahkan mampu mengikuti peraturan
Alternate Flow/Invarian A Sesuai pekerjaan yang dibutuhkan Alternate Flow/Invarian B Peserta memiliki bagian penempatan
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Pembuatan Id Card
Use Case Name Pembuatan id card
Requirements Poto dan Kartu Siswa
Goal Memiliki id card
Pre- Conditions Datang ke biro keamanan
Post- Conditions Membawa persyaratan
Failed end Condition Tidak membawa persyaratan
Actor Petugas biro keamanan, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. membuat id card peserta
2. memberikan id card yang sudah jadi
Alternate Flow/Invarian A A1.sebagai salah satu peserta prakerin Alternate Flow/Invarian B B. dapat mengenali peserta
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Mengikuti Pengarahan
Use Case Name Mengikuti pengarahan
Requirements Peserta membawa jadwal pengarahan
Goal
Peserta telah mengikuti proses pengarahan
Pre- Conditions Peserta membawa jadwal pengarahan
Post- Conditions Peserta mengisi absen
Failed end Condition Peserta Tidak hadir
Actor Petugas departemen safety,Peserta
Main Flow/Basic Path 1. pengarahan peraturan diperusahaan
2. pengarahan prosedur perusahaan
Alternate Flow/Invarian A
A1. Mencatat daftar peserta hadir Alternate Flow/Invarian B B2. Mencatat daftar peserta yang
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Memberikan Laporan
Use Case Name Memberikan laporan
Requirements Peserta Selesai mengikuti prakerin
Goal Laporan Peserta Prakerin
Pre- Conditions Satu laporan
Post- Conditions Manajer menerima laporan peserta Failed end Condition Tidak mengerjakan laporan
Actor Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Peserta menganalisa selama kegiatan 2. Peserta membuat laporan sesuai yang dikerjakan
Alternate Flow/Invarian A A1.Untuk laporan tugas dari sekolah/kampus
Alternate Flow/Invarian B B. untuk laporan perusahaan
Tabel III.8.
Deskripsi Use Case Surat Keterangan Dan Form Nilai
Use Case Name
Memberikan surat keterangan dan form nilai
Requirements Peserta Prakerin
Goal Surat keterangan riset dan forn nilai
Pre- Conditions Peserta keluar
Post- Conditions Peserta menerima surat, dan form nilai
Failed end Condition -
Actor Supervisior, Manajer, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Manajer melihat absen peserta 2. Manajer melihat cara bekerja peserta Alternate Flow/Invarian A A1.dapat melihat data peserta keluar Alternate Flow/Invarian B B. dapat menyimpan data peserta
Tabel III.9.
Deskripsi Use Case Membuat Laporan Prakerin
Use Case Name Membuat laporan Prakerin
Requirements Penyimpanan data peserta
Goal Laporan peserta masuk dan keluar
Pre- Conditions
Post- Conditions Data peserta prakerin
Failed end Condition Tidak membuat laporan data peserta
Actor Supervisior
Main Flow/Basic Path 1. menyimpan data peserta masuk 2. menyimpan data peserta keluar Alternate Flow/Invarian A A1.membuat laporan peserta masuk Alternate Flow/Invarian B
B. membuat laporan peserta keluar