1
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan sistem informasi dari waktu ke waktu mengalami perubahan yang sangat signifikan seiring dengan perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi dan sistem informasi yang maju semakin banyak dibutuhkan dalam membantu menyelesaikan pekerjaan manusia di berbagai bidang pekerjaan pengolahan data ataupun untuk menyimpan data. Komputer juga memiliki peranan yang sangat penting dalam mendapatkan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu dengan adanya teknologi komputer maka manusia dapat membuat suatu sistem yang lebih baik lagi dalam melakukan kegiatan pengolahan data dan menyimpan data dalam meningkatkan sistem informasi yang telah ada.
Praktek Kerja Industri merupakan salah satu bentuk implementasi secara sistematis dan sinkron antara program pendidikan di sekolah maupun kampus dengan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui kegiatan kerja secara langsung di dunia kerja untuk mencapai tingkat keahlian tertentu. Dengan adanya kerjasama yang baik antara sekolah atau kampus dengan perusahaan sehingga perusahan tersebut dikenal oleh kalangan akademis dan dunia pendidikan.
PT. Pupuk Kujang Cikampek adalah salah satu perusahaan yang besar dan juga mempekerjakan cukup banyak karyawan bahkan tidak sedikit pula yang ingin bekerja di perusahaan tersebut. oleh karena itu banyak instansi yang
bekerjasama dengan sekolah atau kampus untuk melakukan Praktek Kerja Indusrti Perusahaan pun banyak memperoleh keuntungan diantaranya adalah mendapat bantuan tenaga dari siswa atau mahasiswa yang melakukan Praktek Kerja Industri. Tetapi tidak mudah untuk bisa melakukan riset di perusahaan BUMN tersebut, karena banyak seleksi yang harus di lakukan oleh peserta sesuai kemampuannya.
Sedangkan dalam mengatur dan mengelola data peserta praktek kerja industri masih menggunakan Microsoft excel dengan data yang masih menumpuk dan banyak terabaikan sehingga data peserta praktek kerja industri masih banyak yang harus diperbaiki. Oleh karena itu penulis mengambil permasalahan menjadi pengolahan data yang tersistem. Berdasarkan hal tersebut maka peneliti melakukan analisis dan merancang proses penerimaan yang dimulai dari pendaftaran, pelaksanaan dan pelaporan perlu ditata secara baik, hal ini diperlukan agar antara peserta dan tempat magang saling terorganisir secara rapi sehingga semua pihak dapat merasakan manfaat dari kegiatan Praktek Kerja Industri.
1.2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. Mengetahui pengolahan data siswa dan mahasiswa yang mengikuti Praktek Kerja Industri di PT. Pupuk Kujang Cikampek.
2. Menganalisa secara langsung pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri yang terjadi di dalam perusahaan PT. Pupuk Kujang Cikampek.
3. Merancang dan memperbaiki data siswa atau mahasiswa yang mengikuti Praktek Kerja Industri.
4. Untuk membantu sistem pelayanan dan pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri secara efesien.
Sedangkan manfaat penulisan tugas akhir adalah sebagai berikut: 1. Manfaat untuk penulis
Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga (DIII) Program Studi Manajemen Informatika di Akademik Manjemen Informatika.
2. Manfaat untuk objek penulis
a. Sebagai bahan evaluasi terhadap sistem yang berjalan.
b. Menghasilkan suatu informasi yang cepat dan efektif dalam membantu dan memudahkan siswa atau mahasiswa dalam proses mencari tempat Praktek Kerja Industri.
3. Manfaat untuk pembaca
Memberikan pemahaman mengenai konsep perancangan sistem informasi pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri khususnya bagi siswa dan mahasiswa.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan adalah: A. Metode pengembangan lunak (Waterfall)
Menurut Pressman (2015:42), “Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model” Model ini sering disebut juga
dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. “Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfallkarena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Menurut referensi Pressman:
1. Communication (Project Initiation & Requirements Gathering)
Sebelum memulai pekerjaan sangat diperlukan adanya komunikasi dengan peserta Praktek Kerja Industri demi memahami dan mencapai mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah input dan output data peserta seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data yang di perlukan serta membantu proses dalam pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri.
2. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)
Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang peraturan dan tata cara yang di lakukan oleh peserta Praktek Kerja Industri dalam membuat sistem mengenai penempatan, tugas-tugas yang di kerjakan tanggal, dan waktu yang di tentukan, serta resiko-resiko yang dapat terjadi. 3. Modeling (Analysis & Design)
Tahapan ini adalah tahap perancangan dan permodelan sistem yang berfokus pada perancangan data, tampilan interface, input, proses, dan output tujuannya
untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan. Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan UML dan basis data dengan ERD dan LRS.
4. Construction (Code & Test)
Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain, tampilan dan kode dan bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai itu dilakukan pengujian terhadap sistem tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki. Pada tabel ini dilakukan pembuatan proyek program aplikasi dengan sistem komputer berbasisi web (Intranet ) dengan menggunakan bahasa pemograman java.
5. Deployment (Delivery, Support, Feedback)
Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi data peserta Praktek Kerja Industri mulai dari pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. (Pressman, 2015:17).
B. Teknik Pengumpulan Data
Agar penelitian yang kami lakukan lebih efektif dan akurat, maka kami melakukan beberapa metode untuk penelitian diantaranya:
1. Observasi (Observation)
Kegiatan secara langsung melakukan pengamatan dan peninjauan, yang dilakukan oleh penulis pada PT. Pupuk Kujang Cikampek di bagian
departemen PPSDM sehingga memperoleh informasi yang jelas dan berkaitan dengan kegiatan tersebut.
2. Metode Wawancara (Interview)
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Untuk mendapatkan informasi secara lengkap maka penulisan melakukan suatu metode tanya jawab dengan supervisor di bagian departemen PPSDM mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan sistem pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri mulai dari proses penerimaan sampai selesai dengan waktu yang di tentukan pada PT. Pupuk Kujang Cikampek.
3. Metode Studi Pustaka (Library Research)
Metode studi pustaka digunakan merupakan langkah penting menetapkan topik penelitian, langkah selanjutnya adalah melakukan kajian yang berkaitan dengan teori penelitian. Dalam pencarian teori, akan mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya baik berupa buku, jurnal atau yang berhubungan dengan laporan penulis.
4. Dokumen (Dokument)
Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu yang bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya. Maka penulis memerlukan beberapa dokumen misalnya untuk dokumen pengumpulan data peserta Praktek Kerja Industri dan dokumen mengenai sejarah berupa peristiwa atau biografi yang terjadi di perusahaan PT. Pupuk Kujang Cikampek.
1.4. Ruang Lingkup
Agar perancangan sistem informasi pengolahan data Peserta Praktek Kerja Industri ini dapat mencakupi permasalahan dan sasaran maka ruang lingkup meliputi pengajuan surat riset sesuai dari tempat instani dari siswa atau mahasiswa tersebut, persetujuan dari departemen sesuai kejurusannya dan penempatannya, pembuatan id card dengan syarat yang telah di tentukan oleh bagian departemen PPSDM, mengikuti proses pengarahan untuk lebih mengetahui peraturan selama mengikuti pelaksanaan kerja di lapangan, sampai mendapat nilai dan surat keterangan riset selama mengikuti Praktek Kerja Industri.
8
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Elemen penting yang sering dimiliki dan digunakan oleh perusahaan adalah sistem. Hampir organisasi selalu mempunyai sistem informasi untuk mengumpulkan, menyimpan, melihat, dan menyalurkan informasi. Sistem informasi dapat terbentuk karena didorong oleh kebutuhan akan informasi yang terus meningkat yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sama lain. Teori sistem melahirkan konsep-konsep futurik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernatika (cybernetics).
2.1.1. Pengertian Sistem
Banyak definisi dibuat orang untuk menjelaskan pengertian sistem. Namun demikian, pada umunya definisi itu menggambarkan bahwa pengertian sistem mengandung konotasi, yaitu benda atau entitas, dan proses atau metode. Definisi ini akan mempunyai peranan penting di dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemenatau komponen atau subsistem merupakan definisi yang lebih luas.
Menurut Hutahean (2014:1) “Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak (a set of thing) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen yang saling berkaitan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung, yang secara keseluruhan bersatu
dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu secara efesien dan efektif”.
Menurut Kadir (2014:61), “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”. Sebagai gambaran jika dalam sebuah sistem terdapat sebuah elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama maka elemen tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.
Berdasarkan kutipan dari para ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan dari elemen, prosedur atau komponen yang saling berhubungan, berinteraksi, dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan/kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu atau tujuan yang telah ditentukan.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Hutahean (2014:3) Supaya sistem itu di katakan sistem yang lebih baik memiliki karakteristik yaitu :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi anatara suatu sistem dengan sistem lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem menunjukan ruang lingkup (skope) dari sitem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem (environment) adalah di luar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sitem merupakan media penghubung antara suatu subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsitem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari sistem akan menjadi masukan (input) untuk subsitem lainnya melalui penghubung.
5. Masukan Sistem (Input system)
Masukan adalah energi yang di masukan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenace input), dan masukan sinyal (signal input), maintenace input adalah energi yang dimasukan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk di dapatkan keluaran.contoh dalam sistem computer adalah maintenace input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolahan Sistem (Process)
Suatu sistem menjadi bagian pengolahan yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, system akuntansi akan mengolah menjadi laporan-laporan keuangan.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan menurut beberapa sudut pandang. Menurut Hutahean (2014:6) Klasifikasi sistem yaitu:
1. Klasifikasi sistem sebagai :
a. Sistem abstrak (abstract system)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.
b. Sistem fisik (pysical system)
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik
2. Sistem dikalsifikasikan sebagai: a. Sistem alamiah (natural system)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
b. Sistem buatan manusia (human made system)
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system).
3. Sistem diklasifikasikan sebagai: a. Sistem tertentu
Sistem tertentu (deterministicl system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang daoat diramalkan. b. Sistem tidak tertentu
Sistem tidak tertentu adalah sistem yang tidak beroperasi dengan tingkah laku yang tidak dapat diprediksi.
Berdasarkan klasifikasi sistem diatas, penulis menyimpulkan bahwa suatu klasifikasi sistem merupakan sistem yang berupa sistem belajar mengaar yang tidak bisa dipegang, sistem yang sudah ditentukan sejak awal, faktor-faktor yang mempengaruhi dari lingkungan luar sistem, sistem yang dikerjakan manusia dan mesin, sistem yang mempunyai sedikit sub sistem.
2.1.4. Pengertian sistem informasi
Kombinasi teknologi dengan sistem sudah menjadi keharusan bagi perusahaan atau organisasi bisnis. Kombinasi tersebut dinamakan dengan sistem informasi.
Menurut Hutahean (2014:13) “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan srategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutukan”.
Adapun definisi Menurut Kadir (2014:9) “Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia secara umum terdiri atas sekumpulan komponen barbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai”.
Komponen/elemen yang dimaksud disebut dengan blok bangunan (building block). Adapun uraian dari blok bangunan (Hutahaean, 2014:13) tersebut yaitu: 1. Blok masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar.
2. Blok model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan metode matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang sudah diinginkan.
3. Blok keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian diri secara keseluruhan.
5. Blok basis data (database block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok kendali (control block)
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.
2.1.5. Pengertian Basis Data
Basis data merupakan tempat pengolahan informasi yang sangat penting dalam upaya menciptakan suatu aplikasi yang terintegrasi.
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:43), “basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”.
Menurut Lubis (2016:2), mengemukakan bahwa “basis data merupakan gabungan file data yang dibentuk dengan hubungan/relasi yang logis dan dapat diungkapkan dengan catatan serta bersifat independen”.
Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa basis data merupakan kumpulan data terkomputerisasi yang saling berhubungan yang
disimpan atau diolah secara bersama untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Bahasa yang sering digunakan untuk mengolah basis data di dalam aplikasi basis data yaitu structured query language (SQL) dan MySQL sebagai aplikasi pengolah basis data.
2.1.6. Pengertian Mysql
Salah satu aplikasi basis data yang sering digunakan untuk mengolah dan
menata file-file yaitu MySQL. Menurut Kadir (2015:39), “MySQL merupakan turunan
salah satu konsep utama basis data yang sudah ada sebelumnya SQL yaitu pngoperasian basisdata”.
Menurut Firdaus dalam Tabrani dan Pudjiarti (2017:32), “MySQL adalah database yang menghubungkan script php menggunakan perintah query dan escape character yang sama dengan php”. Selain itu ia bersifat open source (anda tidak perlu membayar untuk menggunakannya) pada berbagai platform
(kecuali untuk jenis enterprise, yang bersifat komersial).
2.1.7. Pengertian Pengolahan Data
Menurut Hutahaean (2014:8), menjelaskan tentang pengertian pengolahan data, “Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan”.
Jadi pengolahan data adalah bentuk pengolahan data menjadi informasi membuat data itu berguna sesuai hasil yang diinginkan agar bisa digunakan.
2.1.8. Pengertian Praktek Kerja Industri
Praktek Kerja Lapangan (PKL) dalam Kurikulum 2013 atau yang sering lebih dikenal sebagai Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) atau Pendidikan sistem ganda (SPG) “merupakan program pembelajaran yang dilaksanakan secara khusus dengan mengambil alokasi waktu tertentu dan melibatkan pihak lain diluar sistem sekolah. Tempat pelaksanaan prakerin bisa di dunia industri atau dunia usaha dalam bentuk perusahaan swasta atau instansi pemerintahan”.
2.1.9. Metode Pengembangan Perangkat Lunak (Waterfall)
Menurut Pressman (2015:42), “Model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software Nama model ini sebenarnya adalah “Linear Sequential Model” Model ini sering disebut juga dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. “Model ini termasuk ke dalam model generic pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Cmmunication
Project Initiation & Requirements Gathering Planning Estimating, Scheduling, Tracking Modeling Analysis & Design Construction
Code & Test Deployment Delivery, Support,
Feedback
Sumber : Pressman (2015:42)
Gambar II.1. Waterfall Pressman
1. Communication (Project Initiation & Requirements Gathering)
Sebelum memulai pekerjaan sangat diperlukan adanya komunikasi dengan peserta Praktek Kerja Industri demi memahami dan mencapai mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah input dan output data peserta seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data yang di perlukan serta membantu proses dalam pengolahan data peserta Praktek Kerja Industri.
2. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)
Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang peraturan dan tata cara yang di lakukan oleh peserta Praktek Kerja Industri dalam membuat sistem mengenai penempatan, tugas-tugas yang di kerjakan tanggal, dan waktu yang di tentukan, serta resiko-resiko yang dapat terjadi. 3. Modeling (Analysis & Design)
Tahapan ini adalah tahap perancangan dan permodelan sistem yang berfokus pada perancangan data, tampilan interface, input, proses, dan output tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan.
4. Construction (Code & Test)
Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain, tampilan dan kode dan bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai itu dilakukan pengujian terhadap sistem tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki. 5. Deployment (Delivery, Support, Feedback)
Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi data peserta Praktek Kerja Industri mulai dari pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya. (Pressman, 2015:17)
2.1.10. Penelitian Terkait
Adapun jurnal yang penulis dapatkan, sebagai berikut:
1. Menurut Asri, (2017), Dalam jurnal yang berjudul “Aplikasi Monitoring Praktek Kerja Secara Online”. Dalam mengatasi permasalahan PKL, dengan penelitian ini dibangun sebuah aplikasi bimbingan dengan proses monitor secara online. Agar mempermudah dan mengatasi kendala jarak dan waktu pada proses bimbingan dan membantu pengelolaan data praktek kerja lapangan.
2. Menurut Safitri, (2015), Dalam jurnal yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Praktek Kerja Lapangan Berbasis Web dengan Metode Waterfall (2015), Bahwa pengelolaan kegiatan praktek kerja lapangan (PKL). Perlu untuk mengembangkan sistem informasi Praktek Kerja Lapangan yang
menggunakan media Waterfall menunjukkan bahwa sistem mampu melakukan proses bisnis Praktek Kerja Lapangan dengan mudah tanpa harus menggunakan cara manual seperti registrasi untuk mengikuti PKL.
3. Menurut Andriyanto (2016), dalam jurnal dengan judul “Rancang bangun sistem informasi praktek kerja lapangan terintegrasi menggunakan webserver” melakukan analisa dan perancangan praktek kerja lapangan pada instansi/perusahaan. Analisa dan merancang meliputi pendaftaran, jadwal, kuota peserta PKL, antrian serta penilaian PKL. Dengan analisa dan perancangan tersebut diharapkan tempat PKL dapat membangun dan menerapkan pada instansi/perusaannya masing-masing sehingga pelaksanaan PKL dapat berjalan dengan baik dan semua pihak mendapatkan manfaat dari kegiatan PKL.
4. Menurut Arifin (2014), dalam jurnal yang berjudul “ Analisa Dan Perancangan Informasi Praktek Kerja Lapangan pada Instansi Atau Perusahaan”. bahwa kebutuhan akan sistem informasi tentang PKL sangatlah dibutukhan khususnya oleh para pelaku PKL (sekolah/kampus), namun pada keempat penelitian tersebut semua berorientasi pada pelaksana PKL yang dalam hal ini adalah sekolah/kampus sedangkan tempat PKL (instansi/perusahaan) belum tersentuh oleh karena itu disini penulis akan meneliti tentang pelaksanaan PKL diinstansi/perusahaan.
2.2. Teori Pendukung (Toll system)
Peralatan pendukung merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan model logika dari suatu program, model logika dari program
lebih menjelaskan dari pemakaian bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari program secara logika akan bekerja. Adapun perlatan yang dimaksud adalah Entity Retational Diagram (ERD) dan teknik pengkodean.
2.2.1. Definisi UML (Unified Modeling Language)
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:133), “Unified Modeling Language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek.
UML Diagram Structur Diagram Behavior diagram Intraction diagram Component Diagram Object diagram Package diagram Claas diagram Composite structure diagram Use case diagram Activity diagram State marchine diagram Communication diagram Sequence diagram Timing diagram Interaction overview diagram Diployment diagram
Sumber : Rosa dan Shalahuddin (2016:140) Gambar II.2.
Unified Modeling Language (UML)
2.2.2. Use Case Diagram
Menurut Rosa dan Shalahudin (2016:155), “use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat”. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.
Sumber:Rosa dan Shalahuddin (2016:204) Gambar II.3.
Contoh Use Case Diagram
2.2.3. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2016:161), “Diagram aktivitas atau activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah system atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak”. Yang perlu di perhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.
Sumber:Rosa dan Shalahuddin ( 2016:234)
Gambar II.4.
Contoh gambar Aktivity Diagram
2.2.4. Diagram Kelas (Class Diagram)
Menurut Rosa dan Shalahudin (2016:141), “Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem”. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan method atau operasi.
Berikut penjelasan atribut dan method:
1. Atribut merupakan variable-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas. 2. Operasi atau method adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.
+getusername() +setusername() +getpassword() +setpassword() +getnama() +setnama() +getnopetugas() +setnopetugas() +gethakakses() +sethakakses() +querymemasukanpetugas() +querymengubahpetugas() +querymenghapuspetugas() +querymencaripetugas() +querymelihatpetugas() +queryceklogin() -username -password -no_petugas -hak_akses petugas +getid() +setid() +getjudul() +setjudul() +getjenis() +setjenis() +getpenerbit() +setpenerbit() +gettahun() +settahun() +getpengarang() +setpengaang() +querymemasukanpustaka() +querymengubanhpustaka() +querymenghapuspustaka() +querymencaripustaka() +querymelihatpustaka() -id -login -jenis -penerbit -tahun -pengarang pustaka +getidanggota() +setidanggota() +getidpustaka() +setidpustaka() +gettglpinjam() +settglpinjam() +gettglkembali() +settglkembali() +querymemasukanpinjaman() +querymengubahpinjaman() +querymenghapuspinjaman() +querymencaripinjaman() +querymelihatpinjaman() -id_anggota -id-pustaka -tgl_pinjam -tgl_kembali peminjaman +getid() +setid() +getnama() +setnama() +getalamat() +setalamat() +getemail() +setemail() +gettelepon() +settelepon() +querymemasukananggota() +querymengubahanggota() +querymencarianggota() +querymelihatanggota() -id -nama -alamat -email -telepon anggota +memasukanpetugas() +mengubahpetugas() +mencaripetugas() +melihatpetugas() MengelolaPetugas +memasukanpetugas() +mengubahpetugas() +menghapuspetugas() +mencaripetugas() +melihatpetugas() MengelolaPetugas +login() +logout() +cekstatuslogin() Validasi +memasukanpinjaman() +mengubahpinjaman() +menghapuspinjaman() +mencaripinjaman() +melihatpinjaman() MengelolaPinjaman +memasukananggota() +mengubahanggota() +menghapusanggota() +mencarianggota() +melihatanggota() MengelolaAnggota +formpustaka() +formanggota() +formpinjaman() +formpetugas() +formpencarianpustaka() +formpencariananggota() +formprncarianpinjaman() +formpencarianpetugas() +formlogin() +tampilmenu() +tampilanggota() +tampilpinjaman() +tampilpetugas() AntarMuka +open() +execute() +getresult() +close() -host -database -username -password KoneksiBasisData +main() Main 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Sumber: Rosa dan Shalahuddin ( 2016:205)
Gambar .II.5.
Contoh gambar Diagram Class
2.2.5. Sequence Diagram
Menurut Rosa dan Shalahudin (2016:165), “diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu
hidup objek dengan massage yang dikirimkan dan diterima antar objek”. Oleh karena itu untuk menggambarkan diagram sequence maka harus diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu. Membuat diagram sekuen juga dibutuhkan untuk melihat skenario yang ada pada use case. Banyaknya diagram sekuen yang harus digambar adalah minimal sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses sendiri atau yang penting semua use case yang telah didefinisikan interaksi jalannya pesan sudah dicakup dalam diagram sekuen sehingga semakin banyak use case yang didefinisikan maka diagram sekuen yang harus dibuat juga semakin banyak. Berikut adalah simbol-simbol yang ada pada diagram sekuen : 1 : main() m : Main 2 : tampilMenu() an : Antarmuka Petugas Perpustakaan v : Validasi 4 : logout() 3 : klik menu logout
Sumber: Rosa danShalahuddin ( 2016:210)
Gambar II.6.
2.2.6. Entity Relationship Diagram (ERD)
Pemodelan awal basis data yang paling banyak digunakan adalah menggunakan entity relationship diagram (ERD). ERD dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika.
Menurut Yanto (2016:32) “gambaran yang merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang lain dari objek di dunia nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas”.
Sedangkan menurut Lubis (2016:31) “Entity Relationship Diagram menjadi salah satu pemodelan data konseptual yang paling sering digunakan dalam proses pengembangan basis data bertipe relasional”.
Dapat disimpulkan bahwa bahwa entity relationship diagram (ERD) merupakan pemodelan basis data konseptual dengan susunan data yang disimpan dalam sistem secara abstrak dengan menggunakan notasi dan simbol. Simbol yang terdapat pada entity relationship diagram (ERD) sering disebut dengan komponen. Simbol pada entity relationship diagram (ERD) menurut Rosa dan Shalahuddin, (2015:50) disajikan ke dalam bentuk tabel berikut ini:
2.2.7. Logical Record Structure (LRS)
Logical record structure (LRS) memiliki struktur record dari tabel yang ada di database yang direlasikan untuk mempermudah logika dari suatu program yang kita buat.
Menurut Ladjamudin (2013:159) “Logical Record Structure (LRS) merupakan hasil transformasi ERD ke LRS yang memulai proses kardinalitas dan menghilangkan atribut-atribut yang saling berelasi”.
Dapat disimpulkan bahwa logical record structure (LRS) merupakan cara atau teknik untuk menggambarkan basis data berupa relasi antar tabel yang mentransformasikan ERD ke LRS melalui proses kardinalitas. Pentransformasian ERD ke LRS ini memiliki aturan-aturan tertentu yang mempengaruhi langkah pentransformasian yaitu kardinalitas. Adapun kardinalitas tersebut (Ladjamudin, 2013:160) yaitu:
1. 1:1 (one to one)
Pada kardinalitas one to one, sebaiknya panah diarahkan ke entity dengan jumlah atribut yang lebih sedikit. Misalkan: Terdapat suatu relasi KAWIN yaitu penggabungan atribut entity SUAMI dengan entity ISTRI
SUAMI KAWIN ISTRI @NO_SURAT NIKAH NO.KTP-S NAMA-S TPT-L-S TGL-L-S @NO_SURAT NIKAH NO.KTP-I NAMA-I TPT-L-I TGL-L-I TGL-KAWIN @NO_SURAT NIKAH NO.KTP-I NAMA-I TPT-L-I TGL-L-I TGL-KAWIN @NO_SURAT NIKAH NO.KTP-S NAMA-S TPT-L-S TGL-L-S SUAMI ISTRI 1 1 Sumber : Ladjamudin,( 2013:160) Gambar II.7.
2. 1:M (one to many) Relasi yang terjadi antara suatu entity dengan entity lainnya yang memiliki hubungan 1:M.
PEGAWAI KERJA PROYEK @NO_PEG NAMA @KD_PROY TGL_MULAI BIAYA @KD_PROY TGL_MULAI BIAYA @NO_PEG NAMA M 1 PEGAWAI PROYEK Sumber : Ladjamudin,(2013:160) Gambar II.8.
Contoh Relasi 1:M (one to many) 3. M:N (many to many)
Pada kardinalitas many to many relationship berubah status menjadi file konektor (yang akan merubah kardinalitas many to many seolah-olah menjadi one to many), sehingga baik entity maupun relasi akan menjadi struktur record tersendiri.
@KD_BRG NAMA_BRG HARGA_BRG @@{@KD_PEL} @@{@KD_BRG} JUMLAH @KD_PEL NAMA @KD_BRG NAMA_BRG HARGA_BRG M 1 PELANGGAN BELI BARANG @@{@KD_PEL} @@{@KD_BRG} JUMLAH @KD_PEL NAMA PELANGGAN BELI BARANG Sumber : Ladjamudin, (2013:160) Gambar II.9.
Contoh Relasi M:N (many to many) 2.2.8. Pengertian Web
Menurut Kadir (2014:310), World Wide Web (WWW) adalah system pengakses informasi dalam internet yang biasa dikenal dengan istilah web. Web menggunakan protokol yang disebut HTTP (HyperText Transfer Protocol) yang berjalan pada TCP/IP.
Menurut Marissa (2016:2), “Web adalah jenis aplikasi yang mengunakan arsitektur client-server. Pada jenis arsitektur ini, sebuah program client terhubung pada sebuah server untuk informasi yang dibutuhkan untuk melengkapi tugas-tugas yang telah diset oleh user”.
Dari pengertian diatas penulis menyimpulkan Web adalah suatu layanan atau kumpulan halaman yang berisi informasi, iklan, serta program aplikasi yang dapat digunakan oleh surfer.
2.2.9. Pengertian Dreamweaver
Menurut Mandar (2017:1), “Adobe Dreamweaver merupakan aplikasi pengembangan yang berfungsi untuk mendesain web yag dibuat, dikembangkan, dan diproduksi oleh Adobe System. Sampai saat ini versi terbaru dari Adobe Dreamweaver CS6 yang dirilis pada tanggal 21 April 2102 dengan harga $399 USD.
2.2.10. Pengertian Hyper Markup Languange (HTML)
Menurut Rarung (2018:18), “HTML merupakan bahasa dasar pembuatan web. Disebut dasar karena dalam membuat web, jika menggunakan HTML tampilan web terasa hambar.”
Menurut Ardhana dalam Tabrani dan Pudjiarti (2017:32), “PHP atau Pesonal Home Page merupakan bahasa pemograman berbasis server-said yang dapat melakukan parsing script php menjadi script web sehingga dari sisi client menghasilkan suatu tampilan yang menarik”.
Menurut Kadir (2013:120), “PHP merupakan bahasa pemrograman yang ditujukan untuk membuat aplikasi web. Ditinjau dari pemrosesannya, PHP tergolong berbasis server side. Artinya, pemrosesan dilakukan di server.”
Secara khusus, PHP dirancang untuk membentuk aplikasi web dinamin. Artinya, ia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini.
2.2.10. Pengertian Xampp
Aryanto (2016:4), “XAMPP merupakan sebuah aplikasi perangkat lunak pemrograman dan database yang di dalamnya terdapat berbagai macam aplikasi pemrograman seperti; Apache HTTP Server, MySQL, database, bahasa pemrograman PHP dan Perl”.
Berdasarkan definisi diatas, bahwa pengertian XAMPP adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database MySQL dan PHP Interpreter.
31
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
PT Pupuk Kujang Cikampek bergerak dibidang pupuk urea, yang bahan baku utama dalam proses produksi urea adalah gas alam, air, dan udara. Ketiga bahan baku tersebut diolah untuk menghasilkan Nitrogen (N2), Hidrogen (H2), dan Karbon Dioksida (CO2). Pabrik pupuk ini terdiri dari Unit Ammonia dan Unit Urea. Ammonia di produksi dalam pabrik amonia dan merupakan hasil reaksi gas Nitrogen dan Hidrogen.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Di tahun enam puluhan, pemerintahan mencanangkan pelaksanaan peningkatan produksi pertanian di dalam usaha swasembada pangan. Demi suksesnya program ini, maka kebutuhan akan pupuk mutlak harus dipenuhi mengingat produksi pupuk urea PT. Pusri 1 waktu itu diperkirakan tidak akan mencukupi karena produksinya hanya 100.000 ton per tahun, sedangkan kebutuhan dalam negeri diperkirakan mencapai 728.000 ton per tahun. Menyusul ditemukannya beberapa sumber gas alam di bagian Utara Jawa Barat, maka munculah gagasan untuk membangun pabrik urea lainnya di Jawa Barat.
Pada tanggal 9 juni 1975 dengan akte notaris Sulaeman Ardjasasmita,SH No. 19 tahun 1975 didirikanlah PT. Pupuk Kujang (Persero), sebuah Badan Usaha Milik Negara di lingkungan Departemen Perindustrian yang mengemban tugas
untuk membangun pabrik pupuk urea di kawasan Desa Dawuan, Kecamatan Cikampek, Kabupaten Karawang, Jawa Barat.
Bulan juli 1976, pembangunan pabrik mulai dilakukan dengan kontraktor utama Kellog Overseas Corporation dari Houston, Texas, Amerika Serikat dan Toyo Engineering Corporation dari Jepang sebagai sub kontraktor. Untuk membiayai pelaksanaan proyek pabrik pupuk tersebut, pemerintah memperoleh pinjaman modal dari pemerintah Iran sebesar 200 juta US Dollar.
Sedangkan pemerintah Indonesia menyediakan dan senilai 65 juta US Dollar sebagai Penyertaan Modal Pemerintah (PMP). Perjanjian dengan pemerintah Iran ditanda tangani tanggal 9 Maret 1975 dan mulai berlaku tanggal 24 Desember 1975. Pelaksanaan penarikan dana dari pemerintah Iran dilakukan melalui Bank Indonesia dengan dasar pinjaman lunak dan komersial. Pembangunan tersebut berjalan dengan lancar dan mulus, sehingga pada tanggal 7 November 1978 pabrik telah dapat di selesaikan, dan sudah mulai berproduksi dengan kapasitas 570.000 ton per tahun. Hal ini terjadi tiga bulan lebih awal dari jadwal. Tanggal 12 Desember 1978, Bapak Presiden Soeharto berkenan meresmikan pembukaan pabrik, dan tanggal 1 April 1979 PT.Pupuk Kujang resmi memulai operasi komersial. Produk utama PT. Pupuk Kujang adalah 46% N dengan hasil sampingan Ammonia, Oksigen dan Nitrogen. Pemasaran produk dalam negeri ditangani oleh PT. Pupuk Sriwijaya (PT. Pusri) dengan daerah pemasarannya di tentukan di Jawa Barat dan bagian utara Jawa Tengah.
A.Visi
Menjadi industri kimia dan pendukung pertanian yang berdaya saing dalam skala nasional dan menjadi Perusahaan Pupuk dan Petrokimia yang efisien dan kompetitif di pasar global.
B. Misi
1. Ingin mensejahterakan Pertanian Indonesia
2. Membangun perekonomian industri melalui pemberdayaan pupuk,
3. Sebagai salah satu jalan untuk penggerak pembangunan memanfaatkan sumber daya untuk kelangsungan habitat lingkungan yang sehat.
4. Memberikan pengenalan tentang bagaimana pentingnya pupuk untuk pertanian pada para petani.
5. Mengolah bahan kimia agar bermanfaat bagi ndust atau unit yang membutuhkan. Mendukung program ketahanan pangan nasional.
6. Mengembangkan industri agrokimia dan petrokimia yang berbasis sumber daya alam yang ramah lingkungan.
7. Memanfaatkan sumber daya tersedia untuk menghasilkan produk yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat.
8. Mendukung pengembangan perekonomian nasional dan perekenomian daerah melalui pemberdayaan masyarakat sekitar perusahaan.
9. Memperlancar perekonomian Industri dengan pihak luar karena PT. Pupuk Kujang pun mengekspor hasil dari pengolahan pupuk dan bahan-bahan kimia. Sesuai dengan salah satu visi dan misi dari BUMN maka PT. Pupuk Kujang telah melakukan pembinaan kepada pengusaha kecil dan koperasi.
3.1.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukan tugas pekerjan untuk mencapai tujuan organisasi. Hubungan antara fungsi-fungsi tersebut adalah tanggung jawab setiap anggota organisasi yang mempunyai tugas masing- masing.
Peserta Prakerin di sekolah atau perguruan tinggi merupakan kewenangan dari departemen perencanaan SDM khususnya dibagian pelatihan dan assesment. Struktur Organisasi dan Fungsi departemen perencaan pengembangan SDM pada PT. Pupuk Kujang Cikampek, sebagai berikut:
DEPARTEMEN PERENCANAAN & PENGEMBANGAN SDM
STAFF ADM
BAGIAN PELATIHAN & ASSESMENT
SEKSI PERENCANAAN PELATIHAN
SEKSI PELAKSANAAN & EVALUASI PELATIHAN SEKSI ASSESMENT BAGIAN PENGEMBANGAN ORGANISASI & SDM SEKSI PENGEMBANGAN ORGANISASI SEKSI PENGEMBANGAN SDM SEKSI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM &
INOVASI
Sumber: PT. Pupuk Kujang Cikampek (2018)
Gambar III.1.
Tugas dan fungsi masing-masing berdasarkan struktur organisasi PT. Pupuk Kujang Cikampek sebagai berikut:
1. Adm bertanggung jawab untuk kelancaran keakuratan data yang ada di Departemen PPSDM.
2. Staf bertangung jawab memberikan saran, konsultasi, bantuan, serta melayani seluruh organisasi.
3. Bagian pelatihan dan assesment bertugas meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan sikap untuk dapat melakukan tugas jabatan secara professional.
4. Bagian pengembangan organisasi bertanggung jawab menciptakan keharmonisan hubungan kerja antara pimpinan dengan staf anggota organisasi 5. Seksi perencanaan pelatihan bertugas menyusun rencana kegiatan
didepartemen PPSDM.
6. Seksi pengembangan organisai menyusun peningkatan kompetensi dan pembinaan di departemen PPSDM.
7. Pelaksanaan evaluasi dan pelatihan pengumpulan data dan informasi mengenai hasil-hasil program pelatihan, kemudian menggunakan data dan informasi tersebut dalam penilaian hasil program pelatihan dan menyusun langkah perbaikan untuk peningkatan efektifitas dan efisiensi program pelatihan.
8. Seksi pengembangan SDM membagi tugas sesuai dengan pedoman kerja. 9. Seksi assesment bertugas menilai kompetensi karyawan.
10. Seksi knowlledge management sistem inovasi menciptakan pengetahuan baru lebih efektif dan efesien.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis akan menguraikan secara umum prosedur berjalan yang meliputi.
1. Proses Pengajuan
Peserta mendatangi bagian departemen PPSDM dan mengajukan surat Praktek Kerja Industri ke departemen PPSDM. Supervisor PPSDM melihat jumlah peserta dan melihat jurusan masing-masing dari peserta, kemudian supervisor PPSDM menghubungi beberapa departemen yang membutuhkan tenaga peserta Praktek Kerja Industri jika sudah penuh departemen PPSDM menolak dan mengembalikan surat pengajuan tersebut, jika masih membutukan peserta, suvervisior PPSDM menerima dan menginput data peserta, serta memeberikan beberapa berkas surat mulai dari surat penerimaan magang, surat jawaban dan penempatan kerja praktek, serta surat penjadwalan pengarahan. Dan memberikan beberapa persyaratan untuk pembuatan id card.
2. Proses Bagian Penempatan
Peserta memberikan surat jawaban magang ke bagian departemen penempatan yang sudah di tentukan dari departemen PPSDM. Misalnya di bagian Hamas untuk penempatan peserta. Manajer departemen humas menerima dan menempatkan peserta dibagian yang dibutuhkan di departemen humas. Setelah itu peserta diarahkan untuk ke pembuatan id card.
3. Proses Pembuatan id card
Untuk Peserta yang ingin membuat id card peserta membawa syarat-syarat untuk pembuatan id card diantaranya poto copy KTM (1 lembar), photo berukuran 2x3 sebanyak (2 lembar) dengan background biru, yanag ditentukan
dibagian departemen PPSDM. Setelah itu peserta menyerahkan persyaratan ke bagian biro keamanan, dan peserta menunggu kurang lebih 30 menit, selama 30 menit pembuatan kartu id card langsung diberikan kepada peserta Praktek Kerja Industri.
4. Proses pengarahan
Setelah pembuatan id card selesai, peserta langsung menuju ke bagian departemen safety untuk mengikuti pengarahan. Peserta diarahkan untuk lebih mengerti dan memahami beberapa peraturan ataupun prosedur selama berada dilapangan masing-masing penempatan. Setelah itu peserta mengisi absen hadir untuk bukti bahwa peserta telah mengikuti proses pengarahan di bagian departemen safety. Sesudah itu peserta dinyatakan sah sebagai Peserta Praktek Kerja Industri di PT. Pupuk Kujang Cikampek dan mulai untuk bekerja dilapangan dengan waktu yang telah ditentukan.
5. Proses Pembuatan Laporan
peserta yang telah mengikuti praktek kerja industri sesuai dengan jadwal, waktu, kegiatan. maka peserta harus menyerahkan laporan Praktek Kerja Industri, ke bagian departemen PPSDM. Dan bagian departemen memberikan Surat Keterangan Riset dan form penilaian kepada masing-masing peserta. Setelah itu bagian departemen PPSDM membuat laporan keluar dan masuk peserta prakerin setiap tahunnya. Dan menyimpannya dengan baik dibagian departemen PPSDM PT. Pupuk Kujang Cikampek.
3.3. Use Case Diagram
Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas dari proses pengajuan dan pengolahan data peserta praktek Kerja Industri di Pt. Pupuk Kujang Cikampek. Oleh karena itu dibuatkan Use Case Diagram sebagai salah satu cara untuk menggambarkan aliran kerja tersebut.
Berikut adalah Use Case diagram proses pengajuan dan pengolahan data Peserta Praktek Kerja Industri di PT. Pupuk Kujang Cikampek.
Gambar III. 2.
Diagram Use Case Pengolahan Surat Riset Berjalan
uc Pengolahan Data Peserta
Diagram Use Case Pengolahan Data Prakerin
Peserta Cek Surat Tolak Menginput Data Surat Diterima Memberikan Surat Penerimaan Memberikan Laporan Mengaj ukan Surat Penempatan Pembuatan Id Card Superv isior Pengaj uan Surat
Riset
Manaj er Memberikan Nilai Memberikan
Surat riset dan form nilai
Membuat Laporan Keluar dan Kelar
Petugas Biro Keamanan
Petugas Departemen Safety Mengikuti Pengarahan Melaksanakan Kegiatan «extend» «extend»
Tabel III.1.
Deskripsi Use Case Pengajuan Surat Riset
Use Case Name Pengajuan Surat Riset
Requirements Peserta memberikan Surat
Goal Peserta diterima
Pre- Conditions Peserta membuat surat pengajuan prakerin Post- Conditions Surat pengajuan diterima
Failed end Condition Surat pengajuan yang ditolak
Actor Peserta, Supervisior
Main Flow/Basic Path 1.Peserta mengajukan surat prakerin ke departemen PPSDM
2. Proses departemen melihat jumlah peserta prakerin
3. Proses menghubungi departemen
4. Proses departemen memberikan surat penerimaan, jadwal pengarahan dan persyaratan pembuatan id card
Alternate Flow/Invarian A
Tabel III.2.
Deskripsi Use Case Menginput Data Peserta Prakerin
Use Case Name Menginput data peserta prakerin
Requirements Surat Riset
Goal Data peserta tersimpan
Pre- Conditions Surat yang sah dari instansi peserta Post- Conditions Tanda tangan atau cap
Failed end Condition Penolakan
Actor Supervisior
Main Flow/Basic Path 1. supervisior menyimpan data peserta 2. supervisior mencetak surat penerimaan Alternate Flow/Invarian A A1. Supervisior menempatkan peserta Alternate Flow/Invarian B
Tabel III.3.
Deskripsi Use Case Memberikan Surat Penerimaan Use Case Name Memberikan surat penerimaan
Requirements Menginput data peserta
Goal Peserta diterima
Pre- Conditions Bagian PPSDM menginput data peserta Post- Conditions Peserta menerima surat penerimaan Failed end Condition Surat penguan dikembalikan
Actor Supervisior, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Bagian PPSDM menerima peserta 2. Bagian PPSDM memberikan surat 3.Bagian PPSDM memberikan persyartan
4. Bagian PPSDM memberikan nilai 5.Bagian PPSDM memberikan surat keterangan riset
Alternate Flow/Invarian A A1. Menampilkan data peserta Alternate Flow/Invarian B B1. Melihat jumlah peserta
B2. Membuat laporan masuk peserta B3. Membuat laporan keluar peserta
Tabel III.4.
Deskripsi Use Case Mengajukan Surat Penempatan
Use Case Name Mengajukan surat penempatan
Requirements Surat Penerimaan
Goal Peserta mulai bekerja
Pre- Conditions Manajer menginput data peserta Post- Conditions Manajer menandatangani surat Failed end Condition Tidak ada surat penerimaan
Actor Peserta, Manajer
Main Flow/Basic Path Peserta diarahkan mampu mengikuti peraturan
Alternate Flow/Invarian A Sesuai pekerjaan yang dibutuhkan Alternate Flow/Invarian B Peserta memiliki bagian penempatan
Tabel III.5.
Deskripsi Use Case Pembuatan Id Card
Use Case Name Pembuatan id card
Requirements Poto dan Kartu Siswa
Goal Memiliki id card
Pre- Conditions Datang ke biro keamanan Post- Conditions Membawa persyaratan Failed end Condition Tidak membawa persyaratan
Actor Petugas biro keamanan, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. membuat id card peserta
2. memberikan id card yang sudah jadi
Alternate Flow/Invarian A A1.sebagai salah satu peserta prakerin Alternate Flow/Invarian B B. dapat mengenali peserta
Tabel III.6.
Deskripsi Use Case Mengikuti Pengarahan
Use Case Name Mengikuti pengarahan
Requirements Peserta membawa jadwal pengarahan
Goal
Peserta telah mengikuti proses pengarahan
Pre- Conditions Peserta membawa jadwal pengarahan Post- Conditions Peserta mengisi absen
Failed end Condition Peserta Tidak hadir
Actor Petugas departemen safety,Peserta
Main Flow/Basic Path 1. pengarahan peraturan diperusahaan
2. pengarahan prosedur perusahaan
Alternate Flow/Invarian A
A1. Mencatat daftar peserta hadir Alternate Flow/Invarian B B2. Mencatat daftar peserta yang
Tabel III.7.
Deskripsi Use Case Memberikan Laporan
Use Case Name Memberikan laporan
Requirements Peserta Selesai mengikuti prakerin
Goal Laporan Peserta Prakerin
Pre- Conditions Satu laporan
Post- Conditions Manajer menerima laporan peserta Failed end Condition Tidak mengerjakan laporan
Actor Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Peserta menganalisa selama kegiatan 2. Peserta membuat laporan sesuai yang dikerjakan
Alternate Flow/Invarian A A1.Untuk laporan tugas dari sekolah/kampus
Alternate Flow/Invarian B B. untuk laporan perusahaan
Tabel III.8.
Deskripsi Use Case Surat Keterangan Dan Form Nilai
Use Case Name
Memberikan surat keterangan dan form nilai
Requirements Peserta Prakerin
Goal Surat keterangan riset dan forn nilai
Pre- Conditions Peserta keluar
Post- Conditions Peserta menerima surat, dan form nilai Failed end Condition -
Actor Supervisior, Manajer, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Manajer melihat absen peserta 2. Manajer melihat cara bekerja peserta Alternate Flow/Invarian A A1.dapat melihat data peserta keluar Alternate Flow/Invarian B B. dapat menyimpan data peserta
Tabel III.9.
Deskripsi Use Case Membuat Laporan Prakerin
Use Case Name Membuat laporan Prakerin
Requirements Penyimpanan data peserta
Goal Laporan peserta masuk dan keluar
Pre- Conditions
Post- Conditions Data peserta prakerin
Failed end Condition Tidak membuat laporan data peserta
Actor Supervisior
Main Flow/Basic Path 1. menyimpan data peserta masuk 2. menyimpan data peserta keluar Alternate Flow/Invarian A A1.membuat laporan peserta masuk Alternate Flow/Invarian B
B. membuat laporan peserta keluar
3.4. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikais sistem berjalan merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (input) dan dokumen keluaran (output) yang semuanya teratur dan dipakai dalam sistem berjalan.
3.4.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Dokumen masukan yang digunakan pada sistem berjalan meliputi parameter-parameter sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Surat Pengajuan Riset
Fungsi : Sebagai bukti surat izin dari sekolah/kampus Sumber : Asal Sekolah/Kampus
Tujuan : Supervisior Perusahaan
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Bentuk : Lihat Lampiran A.1 2. Nama Dokumen : Photo
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Id Card
Sumber : Peserta
Tujuan : Biro Keamanan
Media : Dokumen
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lihat Lampiran A.2
3. Nama Dokumen : Kartu Siswa
Fungsi : Sebagai Persyaratan Pembuatan Kartu Id Card
Sumber : Peserta
Tujuan : Biro Keamanan
Media : Dokumen
Jumlah : 2 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajan Riset Bentuk : Lihat Lampiran A.3
4. Nama Dokumen : Laporan Peserta Prakerin
Fungsi : Sebagai Bentuk Hasil Peserta Prakerin
Sumber : Peserta
Tujuan : Departemen PPSDM
Media : Dokumen
Jumlah : Tidak Ditentukan
Bentuk : Lihat Lampiran A.4
3.4.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah segala bentuk output atau keluaran yang berfungsi untuk mengetahui dokumen yang keluar sistem berjalan meliputi parameter-parameter dokumen sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Form Konfirmasi Kesediaan Magang Fungsi : Sebagai Penerimaan Peserta Prakerin Sumber : Supervisior Perusahaan
Tujuan : Departemen PPSDM
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Surat Jawaban Kerja Praktek Fungsi : Sebagai Permohonan Kerja
Sumber : Departemen PPSDM
Tujuan : Departemen Penempatan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lampiran B.2
3. Nama Dokumen : ID CARD
Sumber : Biro Keamanan
Tujuan : Peseta
Media : Dokumen
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Memo
Fungsi : Penjadwalan Pengarahan
Sumber : Departemen PPSDM
Tujuan : Departemen Safety
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pelaksanaan Kerja Praktek Fungsi : Bukti Telah Selesai Melaksanakan Prakerin Sumber : Suvervisior Departemen PPSDM
Tujuan : Peseta
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Pengajuan Riset Bentuk : Lampiran B.5
6. Nama Dokumen : Formulir Nilai
Sumber : Suvervisior Departemen PPSDM
Tujuan : Peseta
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Frekuensi : Setiap Melakukan Riset Bentuk : Lampiran B.6
3.5. Permasalahan Pokok
Suatu sistem yang baik di perusahaan besar, menengah maupun kecil merupakan suatu proses dimana proses itu membentuk satu kesatuan dan saling barkaitan untuk mencapai suatu tujuan yang ditentukan dan adanya sistem fasilitas sumber daya yang dibutuhkan. Masalah yang dihadapi menghambat kinerja dalam sebuah perusahaan. Permasalahan yang dihadapi pada sistem Pengolahan Data Peserta Praktek Kerja Industri pada PT. Pupuk Kujang Cikampek adalah:
1. Dokumen pengolahan data praktek kerja industri yang diinput masih menggunakan microsoft excel akan sulit terbaca apabila rusak, sehingga data peserta rusak sulit untuk ditemukan.
2. Penyimpanan dokumen dan penilaian data peserta praktek kerja industri mengakibatkan dokumen menumpuk, Sehingga mempersulit dalam pencarian dokumen tersebut.
3. Belum adanya penghubung dengan departemen lain, sehingga dalam penginputan nilai masih dengan cara mengirim via email.
3.6. Pemecahan Masalah
Alternatif pemecahan masalah tersebut dengan menggunakan program aplikasi sistem komputer berbasis web (Intranet) dan bahasa pemograman database mysql. Dengan adanya sistem yang penulis buat dapat membantu mempermudah dalam menyimpan rekapan data peserta dapat meminimalisir data yang sulit di temukan, serta mengurangi waktu yang terpakai apabila masih mencari data tersebut pada pembuatan laporan.
1. Dengan alternatif program aplikasi berbasis web (Intranet) dengan bahasa pemograman dan database mysql. Bisa menyimpan beberapa data peserta dengan baik, sehingga data peserta tidak rusak dan hilang.
2. Dengan alternatif ini pengolahan data peserta dapat menginput data peserta secara efektif, sehingga tidak menunggu lama dalam penginputan data dan pencarian data peserta.
3. Dengan alternatif ini departemen penempatan dapat menginpu penilaian secara efektif, sehingga tidak menunggu lama dalam penilaian data peserta keluar.
49
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1. Analisa Kebutuhan
Suatu Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan perbedaan dari sistem yang sedang berjalan. Sistem usulan yang telah direncanakan yaitu perancangan sistem informasi pengolahan data Peserta Praktek Kerja Industri pada PT. Pupuk Kujang Cikampek merupakan rancangan yang sebelumnya masih menggunakan microsoft excel pada proses pendataan peserta praktek kerja industri, Sistem yang diusulkan denga beberapa proses diantaranya:
A. Kebutuhan Pengguna
1. Bagian Staff Petugas PPSDM a. Mengelola Menu Pengajuan b. Dapat mengelola data peserta
c. Dapat mencetak surat penerimaan peserta d. Mengelola Menu Penempatan Departemen e. Dapat mengelola data peserta
f. Dapat memilih penempatan peserta
g. Dapat mencetak Surat penempatan peserta 2. Bagian Manajer Departemen (Penempatan)
a. Mengelola Menu Penilaian b. Dapat mengelola nilai peserta
3. Bagian Supervisior PPSDM a. Mengelola Menu Laporan
b. Dapat mengelola data peserta masuk c. Dapat mengelola data peserta keluar d. Dapat mencetak laporan peserta masuk e. Dapat mencetak laporan peserta keluar
B. Kebutuhan Sistem
1. Admin terdiri dari tiga pengguna yaitu petugas, manajer, dan supervisior. 2. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses
aplikasi dengan memasukan username dan password agar masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.
3. Sistem dapat mencetak surat penerimaan riset, jadwal pengarahan peserta, laporan peserta masuk, laporan peserta keluar, form penilaian peserta keluar.
4. Sistem ini menyediakan fasilitas untuk input data peserta. Mulai dari menyimpanan, mengecek peserta dan mencari data peserta prakerin.
1. Use case diagram Staff Petugas
Gambar IV.1
Use Case Menu Pengajuan Staff Petugas
Tabel IV.1.
Deskripsi gambar Use Case Login Use Case Name Login
Requirements Masukan username dan password Goal
Melakukan login dan masuk kedalam aplikasi pengolahan data prakerin Pre- Conditions Petugas membuka aplikasi Post- Conditions
Failed end Condition Petugas tidak melakukan login Actor Petugas, Manajer, Supervisior
Main Flow/Basic Path Pengguna mengisi nama dan password 1. sistem akan menampilkan menu utama sesuai hak akses pengguna 2. sistem akn membatalkan proses
dan keluar
Alternate Flow/Invarian A Petugas masuk kedalam aplikas pengolahan data prakerin Alternate Flow/Invarian B Petugas dapat mengiput data
uc Use Case Staff Petugas
Staff Petugas Melakukan Login Surat Riset Penempatan Departemen Mengelola Data Peserta Cetak Surat Penerimaan Logout Mengelola Data Peserta Cetak Surat Penempatan Memilih Penempatan «include» «extend» «include» «extend» «include» «extend»
Deskripsi gambar Use Case Menu Pengajuan Use Case Name Menu pengajuan
Requirements Memilih hak akses
Goal
Melakukan login dan masuk kedalam sistem pengolahan data prakerin
Pre- Conditions Petugas membuka aplikasi
Post- Conditions Petugas menginput data
Failed end Condition Peserta tidak diterima
Actor Petugas , Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Petugas input data peserta
2. Petugas mencetak surat penerimaan peserta
3. Petugas mencetak jadwal pengarahan
Alternate Flow/Invarian A Petugas masuk kedalam sistem pengolahan data prakrin
Alternate Flow/Invarian B
Tabel IV.3.
Deskripsi Gambar Use Case Menu Penempatan departemen Use Case Name Penempatan departemen
Requirements Petugas menentukan departemen
Goal
Petugas masuk kedalam aplikasi pengolahan data prakerin
Pre- Conditions
Petugas membuka aplikasi menu
departemen
Post- Conditions Petugas dapat menginput data peserta Failed end Condition Peserta tidak diterima
Actor Petugas, Peserta
Main Flow/Basic Path 1. Petugas input data peserta
2. Petugas menentukan departemen
Alternate Flow/Invarian A Sistem dapat menyimpan data peserta Alternate Flow/Invarian B
Gambar IV.2. Use Case Menu Penilaian
Tabel IV.4.
Deskripsi gambar Use Case Melakukan penilaian Use Case Name Melakukan Penilaian
Requirements Peserta yang telah selesai melakukan prakerin
Goal Peserta dapat form penilaian
Pre- Conditions Manajer masuk kedalam menu penilaian Post- Conditions Manajer dapat menginput nilai
Failed end Condition Peserta tidak memenuhi peraturan
Actor Manajer
Main Flow/Basic Path 1. Manajer menginput data peserta
2. Manajer menginput absen peserta 3. Manajer menginput nilai peserta
Alternate Flow/Invarian A User mencetak surat penerimaan Alternate Flow/Invarian B User mencetak jadwal pengajuan uc Use Case Manaj er
Manaj er
Melakukan Login
Penilaian
Logout
Mengelola Data
Peserta Cetak Form Nilai
Gambar IV.3. Use Case Menu Laporan
Tabel IV.5
Deskripsi Gambar Use Case Melihat Laporan
Use Case Name Melihat laporan prakerin masuk Requirements Data peserta yang masuk
Goal Laporan peserta masuk dan keluar
Pre- Conditions Supervisior masuk kedalam menu lapoan Post- Conditions Manajer dapat menginput kode laporan Failed end Condition Tidak ada data peserta masuk
Actor Supervisior
Main Flow/Basic Path 1. Supervisior menginput kode laporan peserta masuk
2. Supervisior menginput kode laporan peserta keluar
Alternate Flow/Invarian A Sistem menampilkan data laporan Alternate Flow/Invarian B
Sistem dapat mencari data laporan
uc Use Case Superv isior
Superv isior Melakukan Login Laporan Logout Mengelola data peserta masuk Mengelola Data Peserta Keluar Cetak Laporan Masuk Cetak Laporan Keluar «extend» «include» «include» «extend»
