1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan
a. Blok Input : Dalam melakukan pekerjaan Tender Blok Input itu penting, karena mengingat Tender E-Proc yang sudah berbasis electronic sehingga membutuhkan alat yang digunakan untuk menerima data. Contohnya : keyboard, mouse, scanner, kamera, dll.
b. Blok Output : Bukan hanya Blok Input, Blok Output dalam melakukan pekerjaan Tender juga penting, karena dalam Tender E-Proc kini dilakukan melalui web sehingga perusahaan membutuhkan sebuah Blok Output untuk dapat mengakses web lembaga yang bersangkutan, dan dalam Tender E-Proc dibutuhkan juga data atau hard copy sebagai bukti perusahaan dalam mengikuti Tender E-Proc sehingga dalam hal ini perusahaan membutuhkan alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran.
Contoh : Printer, Monitor
c. Blok Model : Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 22 menghasilkan keluaran yang diinginkan. Contohnya : Penggunaan Aplikasi Appendo.
d. Blok Teknologi : Tingkat teknologi yang diperlukan sistem informasi, termasuk penggunaan internet karena dalam menjalankan kegiatan Tender ini membutuhkan koneksi ke server Lembaga yang bersangkutan.
e. Blok Hardware : Pada proses pelaksanaan tender dibutuhkan suatu alat untuk proses penyimpanan data/berkas. Contohnya : Flashdisk, Hardisk, CD-ROM, dll.
f. Blok Software : Menyangkut Tender E-Proc. Aplikasi Appendo digunakan untuk melakukan proses Upload dokumen ke server lembaga yang bersangkutan.
g. Blok Database : Database yang disusun sangat dipengaruhi oleh kompleksitas organisasi/Perusahaan.
h. Blok Kontrol : Aspek pengamanan system informasi Tender biasanya setiap perusahaan mempunyai User ID dan Password untuk bias mengakses ke server agar terhindar dari sabotase.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 23 2. Flowchart Kegiatan Perusahaan
a. Flowchart Pelaksanaan Tender E-Proc
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 24 b. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 25 c. Flowchart Prosedur Pembayaran Pelunasan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 26 3. PERMASALAHAN
1. Strategi Instansi / Lembaga Lain
Dalam melakukan Proses Tender E-Proc, suatu Instansi / Lembaga pasti menentukan Strategi terlebih dahulu, agar apa yang direncanakan bsa berhasil sesuai dengan harapan, berikut Strategi yang dilakukan :
a. Place ( Tempat )
Tempat merupakan salah satu faktor terpenting dalam kegiatan berbisnis, yaitu dengan menentukan tempat dimana setiap lembaga/instansi bisa bekerjasama dengan perusahaan lain. Dalam hal ini untuk lembaga/instansi yang bergerak di bidang tender,
Dalam hal ini lembaga/instansi akan menentukan harga sesuai dengan ketentuan tender, biasanya dalam sebuah tender sudah ditentukan berapa nilai HPS ( Harga Perkiraan Sendiri ), HPS berfungsi sebagai acuan dalam melakukan evaluasi harga penawaran barang dan jasa dengan tujuan untuk menghasilkan harga penawaran yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan serta dapat dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan kontrak. Dengan demikian penyusunan HPS merupakan kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam menentukan nilai HPS, biasanya melakukan survey pasar yaitu mengecek harga pasaran barang-barang yang dibutuhkan untuk keperluan tender.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 27 c. Product ( Produk )
Dalam hal ini lembaga/instansi melakukan survey pasar untuk mencari barang yang sesuai dengan ketentuan spesifikasi disetiap tender untuk mendapatkan nama barang ( merk ) dan harga pasaran yang tepat. Produk yang dibutuhkan biasanya sudah sesuai dengan Tender yang akan diumumkan, dan setelah semua daftar terkumpul, dibuatlah daftar spesifikasi teknis dan dalam pembuatannya lembaga/instansi tidak ditentukan merk barangnya, dalam hal ini biasanya untuk mempersulit setiap perusahaan yang akan mengikuti tender, oleh karena itu sangat dibutuhkan ketelitian dalam melakukan survey pasar agar barang/produk yang dipilih/dibeli oleh setiap perusahaan sesuai dengan spesifikasi barang yang sudah ditentukan oleh pihak penyelenggara.
d. Promotion ( Promosi )
Promosi dalam hal ini adalah salah satu media untuk memperluas usaha yang sedang dijalankan oleh lembaga/instansi yaitu dengan melakukan kerja sama dengan perusahaan lain untuk mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis melalui penyedia barang dan jasa yang mendukung aktivitas pemerintah atau swasta dan menciptakan kesadaran masyarakat akan kelestarian lingkungan hidup sehingga bisa menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional maupun global. Setiap lembaga/instansi yang mengadakan tender biasanya melakukan sebuah Stategi Promotion, misalnya melalui Seminar dalam hal Strategi Pelaksanaan Tender E-Proc.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 28 2. Kegiatan Instansi / Lembaga Lain
Dalam hal ini, Instansi / Lembaga ingin melakukan salah satu Strategi dalam merencanakan Proses Tender E-Proc yaitu dengan membuat sebuah Stategi Promotion melalui Seminar, berikut contoh seminar yang pernah Perusahaan kami ikuti dalam hal Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik :
SEMINAR “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi Spse.4”
a. Tema Kegiatan
Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik
b. Tempat, Tanggal Dan Waktu Pelaksanaan
No. Tempat Kegiatan Waktu Kegiatan 1. Hotel The Premiere - Pekanbaru
Jl. Jendral Sudirman No. 389 - Riau 28 - 29 Agustus 2015 2. Hotel Mercure Kota - Jakarta
Jl. Hayam Wuruk No. 123 - Jakarta Pusat 08 - 09 September 2015 3. Hotel Grand Clarion Kendari
Jl. Edi Sabara Bypass No. 89 Kendari 11 - 12 September 2015
c. Tujuan Kegiatan
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5. Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal pengadaan Barang dan Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini SPSE 3.5 dianggap tidak relevan lagi. Untuk itu, Lembaga Kebijakan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 29 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melakukan penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE.4. Banyak pengembangan yang dilakukan pada versi 4 ini. Dari sisi teknis, penyedia tidak lagi direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran administrasi, mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) saat penjelasan pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE .4 yang tidak terdapat di SPSE versi 3.5. Oleh karena itu kami mengadakan Pelatihan Teknik tentang “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi SPSE 4” dengan tujuan agar para peserta me kemampuan dan strategi dalam mengikuti tender pemerintah secara tepat, aman, dan memiliki peluang untuk dapat memenangkan tender
d. Sasaran Peserta
1) Bagian Pemasaran (Marketing), 2) Bagian Admistrasi, dan
3) Bagian Teknologi Informasi (IT) Perusahaan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah
e. Susunan Acara
1. Hari I / Pertama
Jam Kegiatan
07.30 - 08.30 Registrasi peserta dan pengambilan materi pelatihan 08.30 - 08.45 Pembukaan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 30 08.45 - 10.00
Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan Perubahannya
10.00 - 10.30 Coffe Break
10.30 - 12.00
Lanjutkan Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan Perubahannya
12.00 - 13.00 Ishoma
13.00 - 15.00
Tip dan Trik Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Lelang Elektronik (E-Procurement) - Cari Peluang, jangan Menunggu
- Pelajari Dokumen Pengadaan 15.00 - 15.30 Coffee Break
15.30 - 17.00
Tips dan Trik memenangkan tender Pemerintah melalui lelang elektronik (e-procurement) - Masukkan Sesuai Aturan
- Tips & Trik, Sanggah, dan Pengaduan Narasumber : Khalid Mustafa (Procurement Specialist)
2. Hari II / Ke Dua
Jam Kegiatan
08.00 - 10.00 Praktek Penggunaan Aplikasi versi SPSE 4 dan Apendo versi 3.1.2
10.00 - 10.15 Coffee Break
10.15 - 12.00 Tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital (Upload Dokumen Lebih Cepat, Konversi File, Menghindari gagal Upload, Mengunci Dokumen dan lain lain)
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 31 12.00 - 13.00 Ishoma
13.00 - 14.45 Lanjutan tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital.
14.45 - 15.00 Coffee Break
15.00 - 16.45 Solusi dan Pendekatan dalam menangani kerusakan kerusakan data (serangan Virus dan Kendala IT Lainnya )
Narasumber : Tim LPSE Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)
f. Rancangan Anggaran Dana Kegiatan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 32 BAB IV
PENUTUP
1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan oleh setiap perusahaan dalam menjalakan rencana pelaksanaan kerja. Seperti dalam Era Bisnis sekarang, Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaan Tender E-Proc ini sangat berperan penting dalam proses pengerjaannya, karena seperti kita ketahui Tender E-Proc sudah berbasis internet, sehingga dalam melakukan kegiatan tersebut perlu ada yang namanya system informasi manajemen agar apa yang direncakan bisa menghasilkan keuntungan bagi setiap perusahaan.
2. SARAN
Dalam proses pelaksaan kerja menurut kami masih kurang efektif dalam masalah pembagian kerja, karena masih menggunakan struktur organisasi Lini, seperti :
1) Jumlah karyawan sedikit dan Sarana alatnya terbatas
2) Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer
3) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
4) Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
5) Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi
Untuk itu lebih diperhatikan dalam Proses Pembagian yang benar, agar proses pelaksanaan kerja bisa berjalan dengan baik.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 33 DAFTAR PUSTAKA
www.google.com; pencarian materi makalah mengenai sitem informasi; nov 2015 www.lpse.bnpb.go.id; pencarian materi makalah mengenai tender e-proc; nov 2015 slide perkuliahan mata kuliah system informasi manajemen; nov 2015
pustaka agung sejahtera, pt; pengambilan data kegiatan perusahaan; nov 2015