MAKALAH
“ SISTEM INFORMASI MANAJEMEN TENDER E-PROC “
LAPORAN TUGAS KELOMPOK
Diajukan untuk memenuhi persyaratan Nilai UAS Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen
DISUSUN OLEH :
1. Yoga Prasetio 12140845 2. Ana Aliyatun Nisa 12140525 3. Nita Rizkiana 12144797 4. M. Adek Amsyah 12141589
5. Caroline 12141094
Kelas : 12.3I.07
Program Studi Manajemen Informatika
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Kramat / Salemba Jakarta
2015
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 1 KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala karunia yang telah dilimpahkan, sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah yang dengan Tema “Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc”.
Sebagaimana ketentuan yang sudah berlaku di Akademi Manajemen Informatika & Komputer Bina Sarana Informatika, bahwa mahasiswa diharuskan menyusun makalah sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh nilai UAS mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan makalah ini. Akhir kata penulis berharap semoga makalah ini dapat memberikan manfaat dan pengembangan wawasan bagi mahasiswa dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, November 2015
Penulis
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 2 DAFTAR ISI
COVER
KATA PENGANTAR 1
DAFTAR ISI 2
BAB I PENDAHULUAN 3
A. Latar Belakang 4
B. Maksud dan Tujuan 4-5
C. Manfaat Penelitian 5
D. Sistematika Penelitian 5
BAB II LANDASAN TEORI 6
A. Tinjauan Teori 6
1. Konsep Dasar Sistem Informasi 6-7
2. Komponen Sistem Informasi 7-9
3. Elemen Sistem Informasi 9-11
4. Klasifikasi Sistem Informasi 11-13 5. Pengelola Sistem Informasi 13-14 6. Pengembangan Sistem Informasi 14-15 7. Jenis – Jenis Sistem Informasi 15-17 BAB III HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI 18
A. Tinjauan Perusahaan 18
1. Sejarah Perusahaan 18
2. Visi dan Misi Perusahaan 18-19
3. Struktur Organisasi 19-21
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 3
B. Prosedur Sistem Berjalan 21
1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan 21-22 2. Flowchart Kegiatan Perusahaan 23-25 C. Permasalahan
1. Strategi Instansi/Lembaga Lain 26-27 2. Kegiatan Instansi/Lembaga Lain 28-31
BAB IV PENUTUP 32
A. Kesimpulan 32
B. Saran 32
DAFTAR PUSTAKA
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 4 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen.
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Dalam hal ini, Sistem Informasi Manajemen pada Tender-Eproc merupakan strategi yang berperan penting dalam proses pelaksanaannya agar bisa dilaksanaakan sesuai dengan rencana. Sistem informasi ini juga bisa disebut sebagai tipe khusus dari sistem kerja yaitu suatu sistem di mana manusia dan atau mesin melakukan tindakan dalam proses pelaksanaan kerja.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Kedudukan Informasi Manajemen Sistem memiliki beberapa maksud, yaitu : a. Mengetahui kegiatan perusahaan dalam Tender E-Proc
b. Memberikan suatu informasi dalam pengolahan data Tender E-Proc c. Membantu mempermudah penyajian data Tender E-Proc
d. Memacu mahasiswa untuk dapat memahami pengumpulan, pengolahan serta penganalisaan data, dan penarikan kesimpulan serta pembuatan keputusan pada setiap melakukan kegiatan penelitian.
e. Menambah wawasan dalam hal menganalisa sebuah data pengerjaan Tender E-Proc
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 5 Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk memenuhi salah satu tugas untuk nilai Ujian Akhir Semester (UAS) pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
b. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.
C. MANFAAT PENELITIAN
Kami mengharapkan dengan adanya observasi ini dapat menambah pengetahuan kami dan makalah ini dapat dimengerti oleh pembaca dan dapat memahami pentingnya ilmu statistika dalam kehidupan sehari-hari.
D. SISTEMATIKA PENELITIAN
Untuk mempermudah pembaca mengerti akan maksud dan isi makalah ini,maka penulis mengadakan penggolongan secara garis besar sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas yaitu :
BAB I : Dalam bab Pendahuluan ini Kami mencoba menguraikan tentang Latar Belakang, Maksud dan Tujuan Penelitian,Manfaat Penelitian dan Sistematika Penelitian.
BAB II : Dalam bab Landasan Teori ini akan diuraikan mengenai Tinjauan Teori yaitu Konsep Dasar Sistem Informasi, Komponen Sistem Informasi, Elemen Sistem Informasi, Klasifikasi Sistem Informasi, Pengelola Sistem Informasi, Pengembangan Sistem Informasi, Jenis-Jenis Sistem Informasi.
BAB III : Dalam bab Hasil Analisa Sistem Informasi ini akan dibahas mengenai Tinjauan Perusahaan, Prosedur Sistem Berjalan, dan Permasalahan.
BAB V : Dalam bab penutup ini kami menguraikan tentang kesimpulan dan saran berdasarkan atas pada bab pembahasan sebelumnya
DAFTAR PUSTAKA
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 6 BAB II
LANDASAN TEORI
A. TINJAUAN TEORI
1. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI a. Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu :
a) Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur
b) Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan
c) Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan system
d) Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
b. Konsep Dasar Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 7 keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan.
c. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
2. KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran, berikut komponen system informasi :
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 8 a. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar.
b. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
d. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 9 f. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
g. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
h. Komponen control
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa halhal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
3. ELEMEN SISTEM INFORMASI
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 10 komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
a. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
b. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
c. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
d. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 11 e. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
f. Jaringan computer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan.
Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
g. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
4. KLASIFIKASI SISTEM INFORMASI
Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 12 Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
a. Sistem abstrak dan Sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah dan Sistem buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi.
Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistic
Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.
Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.
d. Sistem terbuka dan Sistem tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 13
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.
5. PENGELOLA SISTEM INFORMASI
Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya.
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.
a. Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
b. Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
c. Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan-kesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 14 Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya :
1) Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2) Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
3) Kehilangan data atau data tidak terolah.
4) Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
5) Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
6) Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
7) Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data.
Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan- kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.
6. PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
a. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi,
b. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
c. Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah).
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 15 Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.
7. JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI
Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian, diantaranya :
a. Transaction Processing Systems (TPS)
TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
b. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 16 pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
c. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
d. Decision Support Systems (DSS)
DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
e. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)
AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan- pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 17 Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
f. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer- Support Collaborative Work Systems (CSCW)
Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang- kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware”
untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
g. Executive Support Systems (ESS)
ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik- grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 18 BAB III
HASIL ANALISA SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN
A. TINJAUAN PERUSAHAAN
1. Sejarah Perusahaan
PT. PUSTAKA AGUNG SEJAHTERA yang beralamatkan di Kampung Melayu, Jakarta Timur. Berdiri sesuai dengan Akte Pendirian No. 100 tanggal 07 Juni 2012, Notaris Novianti, S.H. Maksud dan tujuan perseroan ini didirikan adalah untuk menjalankan perdagangan umum, keagenan, jasa, computer, pemborongan umum, mekanikal, elektrikal, elektronik.
2. Visi dan Misi a. Visi
Merupakan sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan. Menggambarkan aspirasi masa depan tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya.
Visi Perusahaan :
1) Menjadi Perusahaan yang terus tumbuh dan berkembang, menjadikan perusahaan yang profesional dengan mengutamakan kecepatan, ketepatan waktu tanpa mengurangi kualitas kerja serta memberikan pelayanan terbaik serta mampu bersaing secara andal dan terpercaya dalam bidang tender.
b. Misi
Apa yang harus dikerjakan oleh perusahaan dalam usahanya mewujudkan Visi yang telah dirumuskan.
Misi Perusahaan :
1) Menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional maupun global.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 19 2) Turut serta mensukseskan program lembaga/instansi resmi di indonesai melalui penyedia barang dan jasa yang mendukung aktivitas pemerintah maupun swasta dan menciptakan kesadaran masyarakat akan kelestarian lingkungan hidup.
3) Mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis secara menguntungkan untuk meningkatkan nilai pemegang saham dan meningkatkan kesejahteraan karyawan.
4) Melakukan kerja sama dengan perusahaan lain dalam hal penyediaan barang dan jasa saat pelaksanaan proses tender.
5) Berperan serta dalam menciptakan lapangan pekerjaan dan turut serta membangun budaya kerja yang berkualitas dan professional.
3. Struktur Perusahaan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 20 Tugas dari struktur organisasi :
1) Direktur
a. Mengurus dan memimpin perusahaan, serta bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya
b. Melaksanakan Visi Misi dan Tujuan perusahaan
c. Menetapkan jenis jenis kegiatan usaha, beserta pengembangannya
d. Mempunyai hak dan wewenang bertindak untuk dan atas nama Direksi, serta mewakili perusahaan di dalam, maupun di luar pengadilan
2) Manajer Proyek
Mengelola fungsi produksi untuk memastikan proses produksi dan produk selalu memenuhi persyaratan.
3) Supervisor
Bertanggung jawab dalam perencanaan dan pelaksanaan pekerjaan yaitu Pengolahan data asset sesuai dengan ketentuan dan target yang telah ditetapkan Perusahaan
4) Accounting
Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dan tepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target keuangan perusahaan.
5) Finance
Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 21 6) Admin Proyek
Mengatur apa yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan persyaratan Tender yaitu dengan menyiapkan dokumen administrasi, dokumen teknis, surat dukungan, dan pembuatan jaminan asuransi.
7) Tenaga Teknis
Mengatur jalannya pelaksanaan pekerjaan agar selesai sebelum batas waktu pelaksanaan.
B. PROSEDUR SISTEM BERJALAN
1. Perancangan Sistem Informasi Perusahaan
a. Blok Input : Dalam melakukan pekerjaan Tender Blok Input itu penting, karena mengingat Tender E-Proc yang sudah berbasis electronic sehingga membutuhkan alat yang digunakan untuk menerima data. Contohnya : keyboard, mouse, scanner, kamera, dll.
b. Blok Output : Bukan hanya Blok Input, Blok Output dalam melakukan pekerjaan Tender juga penting, karena dalam Tender E- Proc kini dilakukan melalui web sehingga perusahaan membutuhkan sebuah Blok Output untuk dapat mengakses web lembaga yang bersangkutan, dan dalam Tender E-Proc dibutuhkan juga data atau hard copy sebagai bukti perusahaan dalam mengikuti Tender E-Proc sehingga dalam hal ini perusahaan membutuhkan alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran.
Contoh : Printer, Monitor
c. Blok Model : Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 22 menghasilkan keluaran yang diinginkan. Contohnya : Penggunaan Aplikasi Appendo.
d. Blok Teknologi : Tingkat teknologi yang diperlukan sistem informasi, termasuk penggunaan internet karena dalam menjalankan kegiatan Tender ini membutuhkan koneksi ke server Lembaga yang bersangkutan.
e. Blok Hardware : Pada proses pelaksanaan tender dibutuhkan suatu alat untuk proses penyimpanan data/berkas. Contohnya : Flashdisk, Hardisk, CD-ROM, dll.
f. Blok Software : Menyangkut Tender E-Proc. Aplikasi Appendo digunakan untuk melakukan proses Upload dokumen ke server lembaga yang bersangkutan.
g. Blok Database : Database yang disusun sangat dipengaruhi oleh kompleksitas organisasi/Perusahaan.
h. Blok Kontrol : Aspek pengamanan system informasi Tender biasanya setiap perusahaan mempunyai User ID dan Password untuk bias mengakses ke server agar terhindar dari sabotase.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 23 2. Flowchart Kegiatan Perusahaan
a. Flowchart Pelaksanaan Tender E-Proc
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 24 b. Flowchart Prosedur Penerimaan Barang
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 25 c. Flowchart Prosedur Pembayaran Pelunasan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 26 3. PERMASALAHAN
1. Strategi Instansi / Lembaga Lain
Dalam melakukan Proses Tender E-Proc, suatu Instansi / Lembaga pasti menentukan Strategi terlebih dahulu, agar apa yang direncanakan bsa berhasil sesuai dengan harapan, berikut Strategi yang dilakukan :
a. Place ( Tempat )
Tempat merupakan salah satu faktor terpenting dalam kegiatan berbisnis, yaitu dengan menentukan tempat dimana setiap lembaga/instansi bisa bekerjasama dengan perusahaan lain. Dalam hal ini untuk lembaga/instansi yang bergerak di bidang tender, yaitu melalui Via E-Proc ( Online ) di masing-masing website resmi lembaga/instansi, misalnya :
BNPB : lpse.bnpb.go.id
KEMSOS : lpse.kemsos.go.id
KEMKEU : lpse.kemkeu.go.id
KPDT : lpse.kpdt.go.id , dll.
b. Price ( Harga )
Dalam hal ini lembaga/instansi akan menentukan harga sesuai dengan ketentuan tender, biasanya dalam sebuah tender sudah ditentukan berapa nilai HPS ( Harga Perkiraan Sendiri ), HPS berfungsi sebagai acuan dalam melakukan evaluasi harga penawaran barang dan jasa dengan tujuan untuk menghasilkan harga penawaran yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan serta dapat dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan ketentuan kontrak. Dengan demikian penyusunan HPS merupakan kunci keberhasilan sebuah perusahaan. Dalam menentukan nilai HPS, biasanya melakukan survey pasar yaitu mengecek harga pasaran barang-barang yang dibutuhkan untuk keperluan tender.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 27 c. Product ( Produk )
Dalam hal ini lembaga/instansi melakukan survey pasar untuk mencari barang yang sesuai dengan ketentuan spesifikasi disetiap tender untuk mendapatkan nama barang ( merk ) dan harga pasaran yang tepat. Produk yang dibutuhkan biasanya sudah sesuai dengan Tender yang akan diumumkan, dan setelah semua daftar terkumpul, dibuatlah daftar spesifikasi teknis dan dalam pembuatannya lembaga/instansi tidak ditentukan merk barangnya, dalam hal ini biasanya untuk mempersulit setiap perusahaan yang akan mengikuti tender, oleh karena itu sangat dibutuhkan ketelitian dalam melakukan survey pasar agar barang/produk yang dipilih/dibeli oleh setiap perusahaan sesuai dengan spesifikasi barang yang sudah ditentukan oleh pihak penyelenggara.
d. Promotion ( Promosi )
Promosi dalam hal ini adalah salah satu media untuk memperluas usaha yang sedang dijalankan oleh lembaga/instansi yaitu dengan melakukan kerja sama dengan perusahaan lain untuk mengoptimalkan strategi pertumbuhan bisnis melalui penyedia barang dan jasa yang mendukung aktivitas pemerintah atau swasta dan menciptakan kesadaran masyarakat akan kelestarian lingkungan hidup sehingga bisa menjadi perusahaan yang kuat dan bertumbuh, serta siap untuk menghadapi persaingan regional maupun global. Setiap lembaga/instansi yang mengadakan tender biasanya melakukan sebuah Stategi Promotion, misalnya melalui Seminar dalam hal Strategi Pelaksanaan Tender E-Proc.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 28 2. Kegiatan Instansi / Lembaga Lain
Dalam hal ini, Instansi / Lembaga ingin melakukan salah satu Strategi dalam merencanakan Proses Tender E-Proc yaitu dengan membuat sebuah Stategi Promotion melalui Seminar, berikut contoh seminar yang pernah Perusahaan kami ikuti dalam hal Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik :
SEMINAR “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi Spse.4”
a. Tema Kegiatan
Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik
b. Tempat, Tanggal Dan Waktu Pelaksanaan
No. Tempat Kegiatan Waktu Kegiatan 1. Hotel The Premiere - Pekanbaru
Jl. Jendral Sudirman No. 389 - Riau 28 - 29 Agustus 2015 2. Hotel Mercure Kota - Jakarta
Jl. Hayam Wuruk No. 123 - Jakarta Pusat 08 - 09 September 2015 3. Hotel Grand Clarion Kendari
Jl. Edi Sabara Bypass No. 89 Kendari 11 - 12 September 2015
c. Tujuan Kegiatan
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik (e-procurement) saat ini menggunakan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5. Namun seiring dengan berkembangnya tantangan dalam hal pengadaan Barang dan Jasa melalui sistem elektronik maka saat ini SPSE 3.5 dianggap tidak relevan lagi. Untuk itu, Lembaga Kebijakan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 29 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) melakukan penyempurnaan dengan meluncurkan SPSE.4. Banyak pengembangan yang dilakukan pada versi 4 ini. Dari sisi teknis, penyedia tidak lagi direpotkan dengan mengunggah dokumen penawaran administrasi, mengunduh dokumen pengadaan, menunggu jawaban Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) saat penjelasan pekerjaan, atau harga penawaran yang tidak tampil pada sistem. Masih banyak lagi fitur baru lainnya yang terdapat pada fitur SPSE .4 yang tidak terdapat di SPSE versi 3.5. Oleh karena itu kami mengadakan Pelatihan Teknik tentang “Strategi Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Sistem Elektronik, Sesuai Dengan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 Termasuk Perpres No.4 Tahun 2015, Serta Praktek Penggunaan Aplikasi SPSE 4” dengan tujuan agar para peserta me kemampuan dan strategi dalam mengikuti tender pemerintah secara tepat, aman, dan memiliki peluang untuk dapat memenangkan tender
d. Sasaran Peserta
1) Bagian Pemasaran (Marketing), 2) Bagian Admistrasi, dan
3) Bagian Teknologi Informasi (IT) Perusahaan Penyedia Barang/Jasa Pemerintah
e. Susunan Acara
1. Hari I / Pertama
Jam Kegiatan
07.30 - 08.30 Registrasi peserta dan pengambilan materi pelatihan 08.30 - 08.45 Pembukaan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 30 08.45 - 10.00
Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan Perubahannya
10.00 - 10.30 Coffe Break
10.30 - 12.00
Lanjutkan Konsep Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarkan Perpres Nomor 54 Tahun 2010 dan Perubahannya
12.00 - 13.00 Ishoma
13.00 - 15.00
Tip dan Trik Memenangkan Tender Pemerintah Melalui Lelang Elektronik (E-Procurement) - Cari Peluang, jangan Menunggu
- Pelajari Dokumen Pengadaan 15.00 - 15.30 Coffee Break
15.30 - 17.00
Tips dan Trik memenangkan tender Pemerintah melalui lelang elektronik (e-procurement) - Masukkan Sesuai Aturan
- Tips & Trik, Sanggah, dan Pengaduan Narasumber : Khalid Mustafa (Procurement Specialist)
2. Hari II / Ke Dua
Jam Kegiatan
08.00 - 10.00 Praktek Penggunaan Aplikasi versi SPSE 4 dan Apendo versi 3.1.2
10.00 - 10.15 Coffee Break
10.15 - 12.00 Tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital (Upload Dokumen Lebih Cepat, Konversi File, Menghindari gagal Upload, Mengunci Dokumen dan lain lain)
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 31 12.00 - 13.00 Ishoma
13.00 - 14.45 Lanjutan tips dan trik pengolahan dokumen penawaran digital.
14.45 - 15.00 Coffee Break
15.00 - 16.45 Solusi dan Pendekatan dalam menangani kerusakan kerusakan data (serangan Virus dan Kendala IT Lainnya )
Narasumber : Tim LPSE Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP)
f. Rancangan Anggaran Dana Kegiatan
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 32 BAB IV
PENUTUP
1. KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan oleh setiap perusahaan dalam menjalakan rencana pelaksanaan kerja. Seperti dalam Era Bisnis sekarang, Sistem Informasi Manajemen dalam pelaksanaan Tender E-Proc ini sangat berperan penting dalam proses pengerjaannya, karena seperti kita ketahui Tender E-Proc sudah berbasis internet, sehingga dalam melakukan kegiatan tersebut perlu ada yang namanya system informasi manajemen agar apa yang direncakan bisa menghasilkan keuntungan bagi setiap perusahaan.
2. SARAN
Dalam proses pelaksaan kerja menurut kami masih kurang efektif dalam masalah pembagian kerja, karena masih menggunakan struktur organisasi Lini, seperti :
1) Jumlah karyawan sedikit dan Sarana alatnya terbatas
2) Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer
3) Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat
4) Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi
5) Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi
Untuk itu lebih diperhatikan dalam Proses Pembagian yang benar, agar proses pelaksanaan kerja bisa berjalan dengan baik.
Makalah Sistem Informasi Manajemen Tender E-Proc 33 DAFTAR PUSTAKA
www.google.com; pencarian materi makalah mengenai sitem informasi; nov 2015 www.lpse.bnpb.go.id; pencarian materi makalah mengenai tender e-proc; nov 2015 slide perkuliahan mata kuliah system informasi manajemen; nov 2015
pustaka agung sejahtera, pt; pengambilan data kegiatan perusahaan; nov 2015
