BAB III PEMBAHASAN
A. Prosedur Surat Keluar
Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, berdasarkan jenisnya dibedakan atas :
a. Surat
1. Surat Ekstern yaitu surat yang ditujukan satu (tunggal) atau lebih (kolektif) kepada satuan organisasi, instansi pemerintah, swasta atau.
2. Nota Dinas yaitu surat yang diperuntukkan sebagai sarana komunikasi di dalam lingkungan satuan organisasi dan dipergunakan sesuai dengan hirarki yang berlaku.
3. Surat khusus. b. Produk Hukum
Surat yang memiliki ruang lingkup sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan tugas di PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat pengaturan atau penetapan tentang sesuatu hal yang mengikat dan wajib dilaksanakan baik seluruh maupun sebagian satuan organisasi, swasta maupun perorangan yang terdiri dari :
1) Keputusan (K). 2) Instruksi (I). 3) Edaran (E).
4) Pengumuman (Pm). 5) Pembritahuan (Pt).
c. Produk Media Baru
Produk media baru merupakan tata cara komunikasi baik formal maupun informal faxilmile, dan file transfer protocol (FTP).
Seiring dengan perkembangan teknologi, fasilitas media baru seperti telex, telegram dan radiogram tidak digunakan lagi pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR.
2. Sifat Surat a.Tingkat Keaslian
1. Asli yaitu lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan asli.
2. Tembusan yaitu lembaran yang terkena karbon atau alat copy lainnya atau tembusan serupa yang dinyatakan sebagai tembusan.
3. Salinan yaitu lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
4. Petikan yaitu lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh pihak yang berwenang. b. Bobot Informasi
1. Surat penting yang berisikan hal-hal strategis, kebijakan dan operasional.
2. Surat biasa yang berisikan hal-hal yang bersifat rutin.
c. Penagamanan Informasi
1. Sangat rahasia yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang tertinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
2. Rahasia yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3. Terbatas yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan tugas khusus kedinasan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang. 4. Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus. d. Penyampaian Surat
1. Sangat segera yaitu surat yang penyampaiannya harus segera dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat. 2. Segera yaitu surat yang penyampaiannya dilakukan secepat mungkin
setelah surat ditandatangani.
3. Biasa yaitu surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal pengiriman yang ada.
3. Pengamanan Surat
Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan baik dari segi fisik maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat mulai dari pembuatan rancangan/konsep, penentuan format, penggunaan kertas, pengetikan, pembubuhan paraf dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat yang dituju.
4. Wewenang Penandatanganan Surat
Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat sesuai dengan ruang lingkup, batas wewenang dan tanggung jawab jabatannya.
a. Wewenang Langsung
a.1. Penandatanganan Surat Produk Hukum 1. Keputusan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi. b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 2. Instruksi
a. Instruksi hanya diterbitkan oleh pusat organisasi dan ditandatangani oleh Direksi.
3. Edaran
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi. b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 4. Pengumuman
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural satu tingkat di bawah Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Struktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
5. Pemberitahuan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Stuktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. a.2. Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern
1. Surat Ekstern
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi, Pejabat Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi dan Pejabat Fungsional Ahli Utama/setara.
b. Sub organisasi ditandatangani oleh Pimpinan dan Pejabat Struktural sampai dengan satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan. 2. Surat Intern
a. Surat dari pusat organisasi, unit organisasi, sub unit organisasi dan sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat Fungsional Ahli.
a.3. Surat Bentuk Khusus
Surat bentuk khusus, wewenang penerbitnnya dan penandatanganannya diatur sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab jabatannya atau sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pelimpahan
Wewenang pelimpahan adalah wewenang penadatanganan surat yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau sebagian kewenangan dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur komunikasi administrasi.
b.1. Pejabat Pelaksana Tugas Harian ( PH )
PH adalah pejabat yang diberi wewenang sementara untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan antar satuan organisasi kepada pihak ketiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan dari pejabat yang berwewenang.
b.2. Atas Nama
Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwewenang kepada pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya untuk menandatangani surat/dokuman yang ditujukan antar satuan organisasi, kepada pihak ketiiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan b.3. Kuasa
Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seseorang pejabat kepada pejabat lain, baik setingkat maupun pejabat di bawahnya atau kepada pihak lain
untuk menandatangani surat/dokumen lain yang materi suratnya mengenai sengketa di Pengadilan.
5. Standarisasi a. Lambang/Logo
Lambang/logo PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR yang dicantumkan pada blanko surat, amplop atau sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap berpedoman pada ketentuan yang berlaku dan tidak dibenarkan menambahkan lambang/logo lain.
b. Penggunaan Kertas
Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara umum sebagai Alat Tulis Kantor (ATK) merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam prosedur surat menyurat. Dengan demikian penggunaan bahan-bahan tersebut perlu diatur dalam prosedur pelaksanaan surat menyurat untuk pengendalian pengadaan ATK baik dari segi biaya maupun kualitasnya.
b.1. Ukuran dan Jenis Kertas
Untuk keseragaman pelaksanaan prosedur surat menyurat maka standar dan ukuran kertas perlu ditentukan. Hal ini selain dikaitkan dengan standarisasi peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.
b.2. Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjang/permanen, digunakan kertas yang bebas asam dan bebas legnin. Apabila kemungkinan ini
tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang dipergunakan memiliki tingkat keasaman ( pH ) 6,5–8,5.
c. Bentuk Surat
Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern, menyangkut tata letak atau posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik pengetikan dengan mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang didasarkan pada keterpaduan faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR menggunakan bentuk setengah lurus (semi block style), dengan jenis huruf Arial atau Times New Roman atau Univers ukuran 10/11.
d. Cap Dinas
Cap dinas (stempel) adalah cap yang digunakan sebagai unsur sahnya surat dinas. Cap dinas terdiri dari :
1. Cap Dinas Direksi. 2. Cap Dinas Kantor Pusat.
3. Cap Dinas Unit Organisasi/Sub Organisasi/Sub-sub Unit Organisasi. Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka cap dinas dipegang oleh unit Tata Usaha atau pejabat lainnya yang ditunjuk.
Cap dinas dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat ditandatangani di atas materai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di atas materai sebelah kiri bawah.
Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat yang mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang menandatangani surat. Warna tinta cap dinas yang dipakai adalah warna ungu.
e. Amplop
Untuk amplop yang dapat digunakan sesuai standar ukuran sampul surat dengan bahan kertas “ Casing “ berwarna coklat. Kepala amplop adalah sama dengan kepala surat ekstern dan logo tidak berwarna.
6. Pengolahan Surat Keluar
a. Tata Cara Penerbitan Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang ditujukan kepada satuan administrasi Instansi
Pemerintah, swasta maupun perorangan. Penyelesaian surat keluar pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR meliputi surat Produk Hukum, Surat Ekstern dan
Intern, dan Surat Bentuk Khusus. 1. Alur Penerbitan
a. Rancangan
Rancangan dibuat oleh konseptor menggunakan formulir pengendalian konsep. Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor.
b. Penetapan
Penetapan hasil perumusan rancangan tersebut diparaf oleh konseptor untuk mendapatkan penetapan dari pejabat yang berwenang, kemudian rancangan tersebut diketik rangkap dua dalam bentuk asli oleh konseptor.
c. Pengesahan
1. Rancangan yang telah mendapat penetapan, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang setelah lembar asli kedua diparaf pada setiap halaman sebelah kanan bawah oleh konseptor dan pejabat bidang hukum.
2. Pemberian nomor berpedoman pada tata cara seperti yang telah ditentukan dan dilakukan oleh Unit Tata Usaha, setelah ditandatangani.
3. Pemberian cap dinas dilakukan oleh Unit Tata Usaha hanya pada lembar asli kedua dan pada hasil penggandaan.
4. Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan. 5. Lembar asli pertama disimpan oleh Unit Tata Usahas sedangkan
lembar asli kedua disimpan oleh konseptor.
d. Penggandaan dan pengiriman surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha. e. Penyimpanan lembar asli pertama berikut rancangannya disimpan oleh
Unit Tata Usaha dan lembar kedua disimpan oleh konseptor. 2. Format
a. Judul/Kepala meliputi 1. Kepala surat.
2. Bentuk penuangan diikuti dengan sebutan jabatan dan nama organisasi pejabat penandatangan.
3. Nomor urut dan tahun.
4. Tentang. b. Isi
c. Penutup
1. Nama tempat.
2. Tanggal, bulan dan tahun. 3. Sebutan jabatan.
4. Tanda tangan pejabat dan nama pejabat penandatangan. 5. Cap dinas dan tembusan (bila diperlukan).
3. Pengetikan b. Kode Masalah
Pemberian kode masalah bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat.
Kode 0 = Manajemen Kode 1 = Ketenagalistrikan
Kode 2 = Penelitian dan Pengembangan Kode 3 = Pendidikan dan Pelatihan Kode 4 = SDM dan Organisasi Kode 5 = Keuangan
Kode 6 = Logistik
Adapun pemberian kode masalah untuk surat keluar adalah sebagai berikut:
Keterangan : 1 = Nomor Urut
2 = Bentuk penuangan berupa huruf 3 = Kode jabatan berupa huruf 4 = Tahun penbuatan (empat angka) c. Nomor Surat
Pemberian nomor surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha.
