TUGAS AKHIR
PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT.
PLN (PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN
JARINGAN
SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU
Oleh:
YUNITA SARAGIH 062103059
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur Penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus yang
telah memberikan berkat dan karunia-Nya kepada Penulis dalam menyelesaikan
Tugas Akhir ini. Adapun maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah
merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi Program Diploma III
Kesekretariatan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini tidak luput dari kekurangan
baik dari segi penyusunan, tata bahasa maupun dari segi ilmiah, mengingat
keterbatasan yang dimiliki oleh Penulis, untuk itu Penulis mengharapkan kritik
dan saran yang dapat menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selama dalam melaksanakan perkuliahan dan tahap penulisan Tugas Akhir
ini, Penulis telah banyak mendapat dukungan moral, spiritual, nasehat serta
dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala hormat dan
kerendahan hati Penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE. MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara dan juga sebagai Dosen Pembimbing Tugas Akhir.
4. Bapak Dr. Lic. Rer.Reg. Sirojuzilam, SE selaku Dosen Wali Penulis.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Staf Pegawai Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
6. Seluruh Pegawai PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, terkhusus buat
Ibu Suyatma dan Rosma Marpaung beserta Pegawai di Bagian Umum
yang telah banyak memberikan informasi dan bimbingannya bagi Penulis
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
7. Teristimewa kepada orang tua saya tercinta Jatiaman Saragih dan
Rospitauli Situmeang, terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua
yang telah Bapak dan Mama berikan buat saya. Semoga saya dapat
membalasnya suatu hari nanti. Amin. Dan buat abang saya Jonta E.
Saragih dan adik saya Devita Saragih serta keluarga besar saya dimanapun
berada terima kasih buat doa dan dukungannya I Love You All.
8. Buat POC (Priencess Of Christ) Naomi N’tik, Murni, Ndank Caem, Beta
dan Tina, You are my best friends and I love you so much. Juga buat
teman-teman di Program Studi DIII Kesekretariatan stambuk 2006 serta
teman-teman saya dimanapun berada yang tak dapat disebutkan satu per
Akhirnya Penulis mengucapkan terima kasih banyak, semoga Tugas Akhir ini
memberikan manfaat bagi kita semua dan kiranya Tuhan Yesus Kristus selalu
melindungi kita semua.
Medan, Juni 2009 Penulis
Yunita Saragih
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN... 1
A. Latar Belakang Masalah... 1
B. Perumusan Masalah... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4
D. Jadwal Kegiatan ... 5
E. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II FROFIL PERUSAHAAN ... 7
A. Sejarah Ringkas... 7
B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 9
C. Struktur Organisasi ... 10
D. Uraian Tugas ... 12
E. Kinerja Terkini ... 17
F. Rencana Kegiatan Perusahaan ... 20
BAB III PEMBAHASAN ... 22
A. Prosedur Surat Keluar ... 23
B. Prosedur Surat Masuk... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 38
A. Kesimpulan ... 38
B. Saran... 39
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1.Jadwal Kegiatan ... 5
Tabel 2.1 Kinerja Terkini ... 17
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Izin Riset 2. Surat Balasan Izin Riset 3. Surat Keterangan Selesai Riset 4. Contoh Buku Agenda Surat Masuk 5. Contoh Buku Agenda Surat Keluar
BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) dewasa ini
sangatlah pesat sehingga berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor
pemerintah maupun sektor swasta. Untuk memajukan usaha bisnis tersebut
diperlukan dukungan manajemen yang tepat dan untuk mengelolanya diperlukan
komunikasi yang dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat.
Seiring dengan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, alat komunikasi
semakin canggih, seperti Internet, Komputer, Mesin Fax, Telex, Telepon,
Handphone, dan lain sebagainya memungkinkan kita dapat berkomunikasi lebih
cepat dan dapat menjangkau seluruh belahan dunia. Hal ini tentu saja sangat
populer khususnya bagi kalangan yang membutuhkannya. Namun demikian,
tidaklah semua alat komunikasi tersebut di atas efektif dan efisien dipakai dalam
setiap keadaan karena dipandang dari segi waktu dan biaya yang tentu saja cukup
mahal.
Martono (1979:43) menyatakan surat merupakan alat komunikasi tertulis
yang efektif, sebagai bahan dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat
dijadikan bukti tertulis. Melalui surat kita dapat melihat citra, cerminan dan jiwa
serta penunjuk keadaan dari suatu perusahaan, karena itu diperlukan ketelitian
dalam menangani surat menyurat sehingga citra, cerminan dan jiwa perusahaan
Menurut Sumarto dan Lukas (2000:68) surat merupakan arsip yang paling
banyak dikelola dalam suatu organisasi karena keberadaan organisasi tidak bisa
lepas dari hubungan dengan orang atau lembaga lain. Hubungan tersebut sering
diwujudkan dalam bentuk surat.
Kita dapat menemukan berbagai informasi penting dari surat yang dapat
berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan dan lain sebagainya. Penyampain secara tertulis itu menggunakan
bahasa yang disebut bahasa surat. Bahasa surat adalah bahasa yang dilahirkan
secara tertulis, baik, indah, rapi, sopan dan ramah (Ali dan Tanzili (2006:1).
Bratawidjaja (1992:167) menyatakan bahwa perusahaan bisnis, organisasi
nonperusahaan dan instansi pemerintah, hampir setiap hari mengirim
bermacam-macan surat keluar. Sebaliknya organisasi-organisasi itu juga kebanjiran surat,
yang diterima dari organisasi, perusahaan ataupun dari perorangan. Perusahaan
tanpa surat merupakan perusahaan yang lumpuh, sebaliknya perusahaan yang
cukup banyak melaksanakan lalu lintas surat menyurat dan melaksanakannya
dengan sebaik-baiknya, pertanda bahwa perusahaan tersebut adalah perusahaan
yang subur.
Penanganan surat menyurat terbagi atas penanganan surat masuk dan
penganan surat keluar. Penganan surat masuk memerlukan ketelitian mulai dari
penerimaan surat, pembukaan surat, pengagendaan surat, penyortiran surat hingga
pendistribusian surat. Begitu juga dengan penanganan surat keluar mulai dari
pembuatan surat hingga pengiriman surat. Ratnawati dan Sunarto (2006:54)
menyatakan bahwa pengurusan pengiriman surat mencakup segala kerjaan yang
berkaitan dengan pengiriman surat: memasukkan ke dalam amplop, memberi
perangko dan mengeposkan atau menyerahkan surat yang sudah diamplopi kepada
petugas pengirim surat untuk diberi perangko dan diposkan. Surat keluar
merupakan data perusahaan yang dapat memberikan reputasi yang baik bagi
perusahaan bila surat sampai ketujuan tepat pada waktunya.
Melihat peranan surat yang sangat penting maka sudah selayaknya suatu
perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap kegiatan surat menyurat.
Sistem penanganan surat menyurat dalam situasi perusahaan meliputi berbagai
pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seseorang atau lebih karyawan yang perlu
disusun atau diatur secara benar.
Berdasarkan uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian
mengenai pengelolaan surat menyurat dengan judul “ PROSEDUR PELAKSANAAN SURAT MENYURAT PADA PT PLN (PERSERO) PROYEK INDUK PEMBANGKIT DAN JARINGAN SUMATERA UTARA, ACEH DAN RIAU ”.
B. Perumusan Masalah
Untuk mempermudah pembahasan agar tidak menyimpang dari materi,
maka penulis membuat suatu rumusan masalah. Adapun perumusan masalah
tersebut adalah :
1. Bagaimana Prosedur Pelaksanaan Surat Menyurat pada PT PLN (Persero)
2. Bagaimana permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
3. Bagaimana peran surat menyurat sebagai jalur komunikasi pada PT PLN
(Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh
dan Riau.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk :
a. Mengetahui prosedur pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero)
Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
b. Mengetahui permasalahan yang dihadapi oleh PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau dalam
penanganan surat menyurat.
c. Mengetahui sejauh mana peranan pelaksanaan surat menyurat sebagai
jalur komunikasi bagi kelancaran operasional kantor pada PT PLN
(Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh
dan Riau.
2. Manfaat Penelitian
a. Sebagai masukan bagi PT PLN (Persro) Proyek Induk Pembangkit dan
Jaringan Sumater Utara, Aceh dan Riau dalam meningkatkan penanganan
terhadap surat menyurat.
b. Menambah wawasan bagi penulis dalam penanganan surat menyurat pada
PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara,
Aceh dan Riau.
c. Sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya yang bertemakan sama dengan
Tugas Akhir ini.
D. Jadwal Kegiatan
Penulis membuat jadwal riset dengan maksud agar setiap rencana kegiatan
penelitian dapat teratur dan selesai tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Adapun tempat penulis melakukan riset adalah di PT PLN (Persero) PIKITRING
SUAR Jl. Dr. Cipto No 12 Medan pada tanggal 20 April 2009 sampai dengan
tanggal 04 Mei 2009. Adapun jadwal kegiatan lebih rinci dapat dilihat pada Tabel
1.1 berikut ini:
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
Minggu ke:
No Kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Pengajuan judul
2. Riset ke PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR Medan
3. Pengumpulan data
4. Analisis data
5. Pembuatan Tugas Akhir
6. Penyempurnaan Tugas Akhir
6
E. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan Tugas Akhir ini adalah :
1. BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini akan dibahas latar belakang masalah, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penelitian dan jadwal penelitian yang merupakan pendahuluan
dari Tugas Akhir ini.
2. BAB II PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini akan dibahas tentang sejarah ringkas perusahaan, jenis
usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas, kinerja terkini perusahaan dan
rencana kegiatan perusahaan.
3. BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini akan dibahas pembahasan yang berisikan prosedur surat keluar
dan prosedur surat masuk.
4. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran berdasarkan pada topik
atau tema penulisa Tugas Akhir ini.
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas
Listrik mulai dikenal di Indonesia pada akhir abad ke-19. Pada saat
perusahaan Belanda mendirikan Pembangkit Tenaga Listrik untuk keperluan
sendiri. Pada saat itu penyediaan tenaga listrik di negara kita dikelola oleh
beberapa perusahaan, salah satunya adalah NV OGEM (Overzese Gase dan
Electrities Maathappy) yang berpusat di negara Belanda, sedangkan di Indonesia
berpusat di Jakarta.
Setelah Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia, para karyawan listrik
bertekad untuk mengambil alih perusahaan listrik dari kekuasaan Jepang, dan
semua personil dalam perusahaan listrik yang telah diambil alih oleh orang -orang
Jepang. Dengan jatuhnya Jepang ke tangan Sekutu maka kesempatan yang baik
itu dimanfaatkan oleh pemuda dan buruh listrik dan gas untuk mengambil alih
perusahaan listrik dan gas yang dikuasai Jepang.
Akhirnya berdasarkan Penetapan Pemerintah No.1 tanggal 27 Oktober 1945
dibentuklah Jawatan Listrik dan Gas. Tujuannya untuk mengkoordinir dan
merebut perusahaan listrik dan gas dari tangan Jepang yang pada waktu itu
berpusat di Yogyakarta. Maka pada tahun 1958 Perusahaan Listrik NV OGEM
dinasionalisasikan menjadi Perusahaan Negara dengan nama PGLN (Perusahaan
Utara yang kemudian diubah lagi menjadi Eksploitasi II. Pada tahun 1966
dibentuklah Pembangkit Listrik Negara Pembangunan di Sumatera Utara.
Pembangkit Listirik Negara Eksplitasi II diubah menjadi Pembangkit
Listrik Negara Wilayah II SUMUT pada tahun 1975, begitu juga dengan
Pembangkit Listrik Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara yang
berfungsi sebagai pelaksana pembangunan proyek–proyek besar sebagai pusat
pembangkit dan jaringan transmisi, sedangkan Pembangkit Listrik Negara
Wilayah II berfungsi untuk mendistribusikan arus listrik pada komsumen.
Selanjutnya pada tahun 1994 Pembangkit Listrik Negara Proyek Induk
Pembangkit dan Jaringan diubah menjadi PT Pembangkit Listrik Negara (Persero)
Proyek Induk dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau (PT PLN (Persero)
PIKITRING SUAR). Dengan adanya perubahan nama ini maka ruang lingkup
kerja PT PLN (Persero) Proyek Induk Pembangkit dan Jaringan tidak hanya
terbatas di Sumatera Utara saja tetapi juga meliputi daerah Aceh dan Riau.
PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR dalam kegiatannya berusaha untuk
menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan mengusahakan tenaga
listrik dalam jumlah dan mutu yang memadai sesuai dengan undang–undang yang
berlaku, dengan tujuan untuk mencari keuntungan atau laba yang berdasarkan
peraturan pembangunan guna mendukung program pemerintah, selain itun juga
bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil
dan merata serta mendorong peningkatan kegiatan ekonomi baik di kota maupun
di pedesaan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR merupakan perusahaan yang
memiliki jenis usaha di bidang pelistrikan, yaitu menyediakan listrik untuk
kepentingan konsumen di daerah Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki maksud dan tujuan dalam
kegiatan usahanya, yaitu :
1. Menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum dan sekaligus
menumpuk keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan perusahaan.
2. Mengusahakan penyediaan tenaga tenaga listrik dalam jumlah dan
mutu yang memadai dengan tujuan untuk :
a) Meningkatkan kesejahteraan dan kemakmuran rakyat secara adil
dan merata serta mendorong peningkatan ekonomi.
b) Mengusahakan keuntungan agar dapat membiayai pengembangan
penyediaan tenaga listrik untuk melayani kebutuhan masyarakat.
c) Merintis kegiatan-kegiatan usaha penyediaan tenaga listrik.
d) Menyelenggarakan usaha lain yang menunjang usaha penyediaan
tenaga listrik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Adapun visi dan misi dari PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah :
VISI :
1. Mempertahankan posisi sebagai Market Leader Listrik.
2. Mewujudkan perusahan setara kelas dunia.
4. Aktivitas usaha akrab dengan lingkungan.
MISI :
1. Memberikan kontribusi dalam pembangunan nasional.
2. Melakukan usaha sesuai dengan kaedah ekonomi yang sehat.
3. Memperhatikan kepentingan Stake Holder.
4. Menjaga kualitas produk.
5. Memuaskan pelanggan.
Motto PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR adalah “ Listrik untuk
kehidupan yang lebih baik (Electricity for a better life) ”.
C. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan/keterkaitan antar setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR memiliki struktur organisasi yang
ditetapkan sesuai dengan SK Direktur PT PLN No.154.K/010/DIR/2004 yang
menganut struktur organisasi garis dan staf (line and staf organization) yang
sesuai dengan kondisi perusahaan. Bagan struktur organisasi dapat dilihat pada
Gambar 2.1 berikut ini.
GENE
D. Uraian Tugas
Uraian fungsi dan tugas pokok PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR
adalah sebagai berikut :
1. General Manager
Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan proyek pembangunan
pembangkit dan jaringan tenaga listrik sesuai yang tercantum dalam Daftar Isian
Proyek (DIP), Petunjuk Opersional (PO) dan Anggaran Investasi (AI) serta
bertanggung jawab terhadap biaya. Jadwal dan mutu sesuai target kinerja Proyek
Induk dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
1. Menetapkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) Proyek
Induk.
2. Mengelola kegiatan proyek dan berindak sebagai wakil pemilik
(Owner).
3. Menetapkan sistem manajemen kinerja dan sistem manajemen mutu
Proyek Induk serta pengendaliannya.
4. Mengembangkan hubungan kerja sama dengan pihak lain untuk
kelancaran dan keberhasilan penyelesaian proyek.
5. Mengembangkan dan memelihara kompetensi organisasi dalam bidang
Proyek Induk.
6. Mengembankan strategi dan kebijakan pokok untuk meningkatkan
kerja Proyek Induk.
7. Memastikan kelancaran koordinasi dan Service Level Agreement
(SLA) dengan PT PLN (Persero) Jasa Manajemen Kontruksi.
2. Bidang Perencanaan
Bertanggung jawab atas tersedianya perencanaan kerja atas pelaksanaan
kegiatan perencanaan umum dan lingkungan hidup, dengan rincian tugas pokok
sebagai berikut :
1. Menyusun Rencan Kerja dan Anggaran (RKA) Proyek Induk tahunan.
2. Melaksanakan evaluasi kinerja, serta sosialisasi penerapannya kepada
organisasi proyek.
3. Merencanakan dan mengelola kegiatan pembebasan tanah dan
mengelola kegiatan Soil Investigation.
4. Menyiapkan AMDAL, UPL dan RKL serta perijinan.
5. Mengelola dan membina sistem manajemen mutu.
6. Merumuskan standar produk/materi serta membina penerapannya.
7. Melaksanakan perencanaan proyek yang sinergi dengan koordinasi
bersama Jasa Manajemen Konstruksi.
8. Menetapkan Laporan Manajemen Proyek Induk.
3. Bidang Operasi
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan kontruksi pembangunan
proyek pembangkit dan, dengan rincian tugas pokok adalah sebagai berikut :
1. Menyusun rencana kerja staf operasi sesuai rencana kerja Proyek
Induk.
2. Merumuskan dan mengevaluasi kinerja bidang serta sosialisasi
3. Mengkoordinasikan kegiatan pengadaan dan pengendalian sarana kerja
proyek sesuai dengan kontrak agar tepat waktu dan sesuai kualitas dan
kuantitas.
4. Mengkoordinasikan kegiatan pelaksanaan administrasi teknik, meliputi
administrasi tenaga asing, kontrak-kontarak dan berita acara
pembayaran.
5. Membina hubungan kerja dengan instansi terkait untuk kelancaran
tugas.
6. Melaksanakan pemantauan kemajuan proyek secara berkala untuk
menghindari keterlambatan.
7. Mengelola penerimaan dan pengeluaran barang serta tata usaha
gudang.
8. Membuat Laporan Manajemen sesuai bidangnya.
4. Bidang SDM, Administrasi dan Keuangan
Bertanggung jawab atas pengelolaan SDM, Administrasi dan Keuangan
dalam mencapai target kineja Proyek Induk, dengan rincian tugas pokok sebagai
berikut :
1. Merencanakan jenjang karir dan siklus karir untuk sumber daya
manusia tingkat pelaksana di Proyek Induk.
2. Melaksanakan manajemen SDM berbasis kompetensi dalam hal
penempatan posisi SDM, penilaian untuk kinerja pegawai serta
pendidikan dan pelatihan.
3. Melaksanakan tata usaha kepegawaian dalam hal remunerasi dan
mutasi data kepegawaian.
4. Melaksanakan pekerjaan kesekretariatan dan pengelolaan keluar
masuk surat serta menjamin kerahasiaannya.
5. Mengelola sistem informasi dan memelihara peralatan perangkat
kerasnya.
6. Melaksanakan penyediaan dan pemeliharaan peralatan sarana kantor.
7. Melaksanakan pengendalian aliran kas penerimaan dan pengeluaran
serta membuat laporan rekonsiliasi keuangan.
8. Melakukan pengelolaan keuangan berdasarkan kegitan Proyek Induk.
9. Melaksanakan kegiatan akuntansi biaya, PDP dan aktiva tetap.
10.Melaksanakan pembayaran sesuai penyelesaian pekerjaan Proyek
Induk.
11.Menetapkan Laporan Manajemen di bidangnya.
5. Audit Internal
Bertanggung jawab atas penyelenggaraan audit manajemen untuk
menjamin pencapaian target kinerja unit Proyek Induk sesuai penetapan Direksi, ,
dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
1. Merumuskan program kerja pemeriksaan tahunan sesuai program kerja
Proyek Induk.
2. Melaksanakan audit internal, meliputi pelaksanaan keiatan Proyek
3. Merumuskan masukan dan rekomendasi yang menyangkut proses
manajemen dan operasional.
4. Memantau tindak lanjut temuan hasil audit internal.
5. Menetapkan laporan hasil audit internal.
6. Proyek Pembangkit
Bertanggung jawab atas pengelolaan kegiatan Proyek Pembangkit sesuai
kontrak dengan menggunakan Jasa Manajemen Konstruksi sebagai bagian
pencapaian target kinerja proyek dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi
dengan unit jasa manajemen konstruksi.
2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian
wakil pemilik (Owner) dari Proyek Induk.
3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan
setiap pihak terkait.
4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari
pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan
pihak konstruksi.
5. Menetapkan laporan manajemen Proyek Pembangkit.
7. Proyek Jaringan
Bertanggung jawab atas pengelolaan Proyek Jaringan sesuai kontrak
dengan menggunakan jasa manajemen konstruksi sebagai bagian pencapaian
target kinerja proyek, dengan rincian tugas pokok sebagai berikut :
1. Koordinasi pengawasan dan pengendalian teknik dan administrasi
dengan unit jasa manajemen konstruksi.
2. Melaksanakan kegiatan proyek dengan fungsi sebagai pendelegasian
wakil pemilik (Owner) dari Proyek Induk.
3. Menyusun basic communication dengan pihak pengguna jasa dan
setiap pihak terkait.
4. Mengevaluasi rekomendasi penyempurnaan pekerjaan proyek dari
pihak jasa manajemen konstruksi untuk proses amandemen dengan
pihak konstruksi.
5. Menugaskan pengawasan mutu, tertib biaya dan ketetapan waktu
pelaksanaan proyek terhadap setiap pihak pelaksana konstruksi dan
pihak jasa manajemen konstruksi.
E. Kinerja Terkini
Adapun daftar kinerja terkini dari PT PLN PIKITRING SUAR seara rinci
dapat dilihat pada Tabel 2.1 berikut ini:
Tabel 2.1. Kinerja Terkini
F. Rencana Kegiatan Perusahaan 1. Penanganan Surat Masuk
Prosedur penanganan surat masuk pada PT. Kereta Api terdiri dari
beberapa tahap, yaitu :
a. Menyeleksi surat masuk yang dialamatkan atau ditujukan kepada
pimpinan. Surat masuk diseleksi berdasarkan jenis surat tersebut. Langkah
pertama memisahkan surat-surat bisnis yang penting dengan surat-surat
pribadi. untuk pemprosesan secepatnya.
b. Mencatat surat masuk kedalam buku agenda surat masuk dengan
mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, perihal, dari,
tembusan dan keterangan.
c. Memasukkan surat yang telah dicatat ke dalam agenda surat masuk (buku
yang berisi surat-surat yang akan didisposisikan) untuk diserahkan kepada
pimpinan untuk ditandatangani.
d. Surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan dicopy untuk
didistribusikan kepada unit kerja yang tercantum dalam disposisi tersebut.
Surat yang didistribusikan harus dicatat dan ditandatangani ke dalam buku
oleh penerima surat.
e. Kemudian surat masuk yang asli segera disimpan ke dalam file sebagai
arsip.
2. Penanganan Surat Keluar
Prosedur penanganan surat keluar pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR
surat sebagai berikut :
21
a. Mencatat nomor surat masuk kedalam buku agenda surat keluar, dengan
mencatat nomor agenda, nomor surat, tanggal surat, kepada, perihal
surat, tembusan dan keterangan.
b. Surat yang telah diberi nomor dan dikonsep dimasukkan kedalam
agenda surat keluar (buku yang berisi surat-surat yang akan
ditandatangani oleh pimpinan) kemudian diserahkan kepada pimpinan
untuk ditandatangani.
c. Setelah surat ditanda tangani oleh pimpinan, surat tersebut dicopy untuk
file divisi dan yang asli dikirim kepada penerima surat. Pengirim surat
antar divisi harus dicatat dan di tandatanggani kedalam buku ekspedisi
oleh penerima.
d. Pengirim surat melalui pos dikonfirmasikan kepada penerima melalui
telopon atau e-mail untuk mengetahui surat tersebut sudah dikirim atau
belum dikirim.
e. Setelah dikonfirmasi kepada penerima, surat tersebut disimpan ke dalam
file sebagai arsip.
Melalui penanganan surat masuk dan keluar yang baik dapat mendukung
untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah direncanakan PT PLN (Persero)
PIKITRING SUAR memberikan penanganan khusus dalam hal penanganan surat
masuk dan keluar agar komunikasi dan kegiatan perusahaan tidak mengalami
hambatan. Keseriusan ini ditunjukkan dengan adanya buku Tata Laksana Surat
BAB III
PEMBAHASAN
Surat merupakan sarana komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN (Persero) khususnya PT
PLN (Persero) PIKITRING SUAR. Seorang Deputi Manajer di masing-masing
dapat memberikan tugas ataupun perintah kepada bawahannya melalui surat,
keluhan pelanggan yang dapat disampaikan melalui surat, informasi promosi
jabatan, kenaikan gaji dan informasi penting lainnya yang disampaikan melalui
surat. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap
penggunaan dan berakhir dengan tahap pelestarian.
Surat dapat memperlancar kegiatan operasional PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau. Penanganan
surat menyurat ini juga sering mengalami berbagai masalah seperti terlambatnya
penyampaian surat yang akan dikirim dari konseptor ke Bagian Umum, sehingga
proses pengiriman surat terhambat dan penomoran surat yang terkadang tidak
berurutan dan tidak sesuai dengan tanggal penerbitan surat. Untuk itu PT PLN
(Persero) membuat suatu buku yang mengatur tata laksana surat menyurat di
lingkungan PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR. Buku tersebut dibuat sejak
tahun 1966 dengan judul Pedoman dan Petunjuk Surat Dinas No.A1/1966, yang
kemudian diganti menjadi Keputusan Direksi PLN No.026/DIR/1989, kemudian
disempurnakan dengan Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
No.045.K/041/DIR/1998 tentang Tata Laksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero).
A. Prosedur Surat Keluar 1. Jenis Surat
Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan pada PT PLN (Persero)
PIKITRING SUAR, berdasarkan jenisnya dibedakan atas :
a. Surat
1. Surat Ekstern yaitu surat yang ditujukan satu (tunggal) atau lebih
(kolektif) kepada satuan organisasi, instansi pemerintah, swasta atau.
2. Nota Dinas yaitu surat yang diperuntukkan sebagai sarana komunikasi di
dalam lingkungan satuan organisasi dan dipergunakan sesuai dengan
hirarki yang berlaku.
3. Surat khusus.
b. Produk Hukum
Surat yang memiliki ruang lingkup sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan
tugas di PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR, berisi ketentuan-ketentuan yang
bersifat pengaturan atau penetapan tentang sesuatu hal yang mengikat dan wajib
dilaksanakan baik seluruh maupun sebagian satuan organisasi, swasta maupun
perorangan yang terdiri dari :
1) Keputusan (K).
2) Instruksi (I).
3) Edaran (E).
4) Pengumuman (Pm).
c. Produk Media Baru
Produk media baru merupakan tata cara komunikasi baik formal maupun
informal faxilmile, dan file transfer protocol (FTP).
Seiring dengan perkembangan teknologi, fasilitas media baru seperti telex,
telegram dan radiogram tidak digunakan lagi pada PT PLN (Persero) PIKITRING
SUAR.
2. Sifat Surat a.Tingkat Keaslian
1. Asli yaitu lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi
sebagaimana tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang
dinyatakan asli.
2. Tembusan yaitu lembaran yang terkena karbon atau alat copy lainnya
atau tembusan serupa yang dinyatakan sebagai tembusan.
3. Salinan yaitu lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh
pejabat yang berwenang.
4. Petikan yaitu lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang
diambil dari surat asli dan dilegalisasi oleh pihak yang berwenang.
b. Bobot Informasi
1. Surat penting yang berisikan hal-hal strategis, kebijakan dan
operasional.
2. Surat biasa yang berisikan hal-hal yang bersifat rutin.
c. Penagamanan Informasi
1. Sangat rahasia yaitu surat yang informasinya membutuhkan
pengamanan yang tertinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat
yang berhak menerimanya.
2. Rahasia yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan kedinasan
dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang
ditunjuk.
3. Terbatas yaitu surat yang informasinya berhubungan dengan tugas
khusus kedinasan dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang.
4. Biasa yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.
d. Penyampaian Surat
1. Sangat segera yaitu surat yang penyampaiannya harus segera
dilakukan pada hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat.
2. Segera yaitu surat yang penyampaiannya dilakukan secepat mungkin
setelah surat ditandatangani.
3. Biasa yaitu surat yang penyampaiannya sesuai dengan jadwal
pengiriman yang ada.
3. Pengamanan Surat
Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan
baik dari segi fisik maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat
mulai dari pembuatan rancangan/konsep, penentuan format, penggunaan kertas,
pengetikan, pembubuhan paraf dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat
4. Wewenang Penandatanganan Surat
Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh
pejabat untuk menandatangani surat sesuai dengan ruang lingkup, batas
wewenang dan tanggung jawab jabatannya.
a. Wewenang Langsung
a.1. Penandatanganan Surat Produk Hukum 1. Keputusan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
2. Instruksi
a. Instruksi hanya diterbitkan oleh pusat organisasi dan
ditandatangani oleh Direksi.
3. Edaran
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
4. Pengumuman
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat
Struktural satu tingkat di bawah Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat
Struktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
5. Pemberitahuan
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat
Struktural sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi.
b. Unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat
Stuktural satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
a.2. Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern 1. Surat Ekstern
a. Pusat organisasi ditandatangani oleh Direksi, Pejabat Struktural
sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi dan Pejabat
Fungsional Ahli Utama/setara.
b. Sub organisasi ditandatangani oleh Pimpinan dan Pejabat
Struktural sampai dengan satu tingkat di bawah Pimpinan.
c. Sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
d. Sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pimpinan.
2. Surat Intern
a. Surat dari pusat organisasi, unit organisasi, sub unit organisasi dan
sub-sub unit organisasi ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan
a.3. Surat Bentuk Khusus
Surat bentuk khusus, wewenang penerbitnnya dan penandatanganannya
diatur sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab jabatannya atau sesuai
dengan ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pelimpahan
Wewenang pelimpahan adalah wewenang penadatanganan surat yang
dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan
wewenang dari pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau
sebagian kewenangan dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur
komunikasi administrasi.
b.1. Pejabat Pelaksana Tugas Harian ( PH )
PH adalah pejabat yang diberi wewenang sementara untuk
menandatangani surat/dokumen yang ditujukan antar satuan organisasi kepada
pihak ketiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan
dari pejabat yang berwewenang.
b.2. Atas Nama
Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwewenang
kepada pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya untuk
menandatangani surat/dokuman yang ditujukan antar satuan organisasi, kepada
pihak ketiiga atau untuk penggunaan intern satuan organisasi yang bersangkutan
b.3. Kuasa
Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seseorang pejabat kepada
pejabat lain, baik setingkat maupun pejabat di bawahnya atau kepada pihak lain
untuk menandatangani surat/dokumen lain yang materi suratnya mengenai
sengketa di Pengadilan.
5. Standarisasi a. Lambang/Logo
Lambang/logo PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR yang dicantumkan
pada blanko surat, amplop atau sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap
berpedoman pada ketentuan yang berlaku dan tidak dibenarkan menambahkan
lambang/logo lain.
b. Penggunaan Kertas
Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara
umum sebagai Alat Tulis Kantor (ATK) merupakan faktor yang tidak dapat
dipisahkan dalam prosedur surat menyurat. Dengan demikian penggunaan
bahan-bahan tersebut perlu diatur dalam prosedur pelaksanaan surat menyurat untuk
pengendalian pengadaan ATK baik dari segi biaya maupun kualitasnya.
b.1. Ukuran dan Jenis Kertas
Untuk keseragaman pelaksanaan prosedur surat menyurat maka standar
dan ukuran kertas perlu ditentukan. Hal ini selain dikaitkan dengan standarisasi
peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing
jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.
b.2. Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjang/permanen,
tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang dipergunakan
memiliki tingkat keasaman ( pH ) 6,5–8,5.
c. Bentuk Surat
Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern,
menyangkut tata letak atau posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik
pengetikan dengan mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang
didasarkan pada keterpaduan faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT
PLN (Persero) PIKITRING SUAR menggunakan bentuk setengah lurus (semi
block style), dengan jenis huruf Arial atau Times New Roman atau Univers ukuran
10/11.
d. Cap Dinas
Cap dinas (stempel) adalah cap yang digunakan sebagai unsur sahnya surat
dinas. Cap dinas terdiri dari :
1. Cap Dinas Direksi.
2. Cap Dinas Kantor Pusat.
3. Cap Dinas Unit Organisasi/Sub Organisasi/Sub-sub Unit Organisasi.
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka cap dinas dipegang
oleh unit Tata Usaha atau pejabat lainnya yang ditunjuk.
Cap dinas dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat
ditandatangani di atas materai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di
atas materai sebelah kiri bawah.
Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat
yang mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang menandatangani surat. Warna tinta cap dinas yang dipakai
adalah warna ungu.
e. Amplop
Untuk amplop yang dapat digunakan sesuai standar ukuran sampul surat
dengan bahan kertas “ Casing “ berwarna coklat. Kepala amplop adalah sama
dengan kepala surat ekstern dan logo tidak berwarna.
6. Pengolahan Surat Keluar
a. Tata Cara Penerbitan Surat Keluar
Surat keluar yaitu surat yang ditujukan kepada satuan administrasi Instansi
Pemerintah, swasta maupun perorangan. Penyelesaian surat keluar pada PT PLN
(Persero) PIKITRING SUAR meliputi surat Produk Hukum, Surat Ekstern dan
Intern, dan Surat Bentuk Khusus.
1. Alur Penerbitan a. Rancangan
Rancangan dibuat oleh konseptor menggunakan formulir pengendalian
konsep. Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor.
b. Penetapan
Penetapan hasil perumusan rancangan tersebut diparaf oleh konseptor
untuk mendapatkan penetapan dari pejabat yang berwenang, kemudian
rancangan tersebut diketik rangkap dua dalam bentuk asli oleh
c. Pengesahan
1. Rancangan yang telah mendapat penetapan, ditandatangani oleh
pejabat yang berwenang setelah lembar asli kedua diparaf pada
setiap halaman sebelah kanan bawah oleh konseptor dan pejabat
bidang hukum.
2. Pemberian nomor berpedoman pada tata cara seperti yang telah
ditentukan dan dilakukan oleh Unit Tata Usaha, setelah
ditandatangani.
3. Pemberian cap dinas dilakukan oleh Unit Tata Usaha hanya pada
lembar asli kedua dan pada hasil penggandaan.
4. Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk
keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan.
5. Lembar asli pertama disimpan oleh Unit Tata Usahas sedangkan
lembar asli kedua disimpan oleh konseptor.
d. Penggandaan dan pengiriman surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha.
e. Penyimpanan lembar asli pertama berikut rancangannya disimpan oleh
Unit Tata Usaha dan lembar kedua disimpan oleh konseptor.
2. Format
a. Judul/Kepala meliputi
1. Kepala surat.
2. Bentuk penuangan diikuti dengan sebutan jabatan dan nama
organisasi pejabat penandatangan.
3. Nomor urut dan tahun.
4. Tentang.
b. Isi
c. Penutup
1. Nama tempat.
2. Tanggal, bulan dan tahun.
3. Sebutan jabatan.
4. Tanda tangan pejabat dan nama pejabat penandatangan.
5. Cap dinas dan tembusan (bila diperlukan).
3. Pengetikan b. Kode Masalah
Pemberian kode masalah bertujuan untuk mempermudah identifikasi atau
pengenalan surat.
Kode 0 = Manajemen
Kode 1 = Ketenagalistrikan
Kode 2 = Penelitian dan Pengembangan
Kode 3 = Pendidikan dan Pelatihan
Kode 4 = SDM dan Organisasi
Kode 5 = Keuangan
Kode 6 = Logistik
Adapun pemberian kode masalah untuk surat keluar adalah sebagai
berikut:
Keterangan : 1 = Nomor Urut
2 = Bentuk penuangan berupa huruf
3 = Kode jabatan berupa huruf
4 = Tahun penbuatan (empat angka)
c. Nomor Surat
Pemberian nomor surat dipusatkan pada Unit Tata Usaha.
B. Prosedur Surat Masuk
Setiap surat atau dokumen-dokumen lain yang diterima oleh perusahaan
mempunyai nilai yang sangat berharga baik sebagai bukti dalam kantor, alat
komunikasi ataupun alat pembuktian lainnya yang menunjukkan adanya kegiatan
yang hidup dalam kantor dikarenakan adanya pengurusan surat-surat masuk yang
hanya dilakukan di tempat masing-masing dan dapat mengikuti
perkembangannya.
1. Tahap Pengolahan Surat Masuk
Untuk menangani surat masuk pada PT PLN (Persero) PIKITRING SUAR,
para petugas wajib mengikuti tahap-tahap berikut :
a. Penerimaan Surat
Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani tanda terima,
setelah surat diperiksa terlebih dahulu.
b. Pembukaan Sampul
Bagian administrasi dapat membuka semua surat-surat kecuali surat yang
pada sampul surat bertuliskan ”rahasia”.
c. Pencatatan Surat
Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk, kode masalah dan
kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat masuk diberi lembar
pengendalian surat masuk untuk mempermudah identifikasi surat.
d. Menyortir Surat
Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut :
1) Memisahkan surat untuk pimpinan, sekretaris dan untuk
karyawan lainnya.
2) Menyortir surat menurut tanggal penerimaannya.
3) Menggolongkan surat menurut jenisnya.
4) Menggolonkan surat yang memerlukan penanganan khusus dan
mencatatnya agar dapat diterima oleh yang berhak.
e. Pendistribusian
Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan ke setiap bagian
dengan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima.
f. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1) Menyusun arsip ke dalam folder menurut kode atau sub
masalah.
2) Tanggal surat masuk dan keluar beserta masalah yang tertera
2. Formulir Pengendalian Surat Masuk
Formulir pengendalian surta masuk digunakan untuk mencatat data yang
ada pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan atau
mengarahkan surat masuk.
3. Buku Agenda Surat Masuk
Buku agenda surat masuk adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat
data surat masuk.
4. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan untuk menyampaikan dan sebagai bukti
penerusan serta penerimaan surta dari Unit Tata Usaha ke Unit Pengolah, maupun
antar Unit Pengolah.
Kolom-kolom buku ekspedisi berisikan nomor urut, tanggal, Unit
Pengolah yang dituju, nomor agenda/nomor surat/masalah dan tanda terima.
5. Kode Masalah a. Produk Hukum
1.2/3/4
Keterangan : 1 = Nomor urut.
2 = Kode bentuk penuangan berupa huruf.
3 = Kode organisasi berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan (empat angka).
b. Surat Ekstern 1/2/3/4
Keterangan : 1 = Nomor urut.
37
2 = Kode masalah berupa angka.
3 = Kode organisasi berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan (empat angka).
c. Nota Dinas (intern) 1/2/3/4
Keterangan : 1 = Nomor urut.
2 = Kode masalah berupa angka.
3 = Kode jabatan pengirim berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan (empat angka).
d. Surat Bentuk Khusus 1.2/3/4/5
Keterangan : 1 = Nomor urut.
2 = Kode penuangan.
3 = Kode masalah berupa angka.
4 = Kode organisasi pengirim berupa huruf.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang diambil dari pembahasan adalah sebagai berikut :
1. Prosedur pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau telah
diatur dalam buku Pedoman Tata Laksana Surat dan Kearsipan.
2. Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan ke bagian
administrasi Bagian Umum. Bagian umum mengolah surat masuk
tersebut dengan memberikan formulir pengendalian surat masuk, dicatat
ke buku agenda dan ke buku ekspedisi kemudian diekspedisi kepada
pihak yang berkepentingan. Setelah diproses, pihak yang berkepentingan
tersebut memberikan balasan surat yang disebut surat keluar. Surat
keluar tersebut diekspedisi di administrasi Bagian Umum, setelah
diproses di Bagian Umum kemudian dikirim kepada yang pihak
bersangkutan.
3. Tidak adanya tanda bukti tertulis untuk peminjaman surat dari arsip pada
bagian Tata Usaha, sehingga tidak ada pertanggungjawaban dikemudian
hari bila surat tersebut tidak ditemukan lagi atau hilang.
4. Peran surat sangat penting sebagai jalur komunikasi kedinasan
pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN (Persero) Proyek
Induk Pembangkit dan Jaringan Sumatera Utara, Aceh dan Riau.
39
B. Saran
Adapun saran–saran tersebut antara lain :
1. Penerapan dan pelaksanaan surat menyurat pada PT PLN (Persero)
PIKITRING SUAR pada dasarnya telah berjalan secara efektif dan
efisien dengan adanya buku Pedoman Tata Laksana Surat Menyurat, hal
ini perlu dipertahankan untuk kelancaran proses surat menyurat.
2. Perlu memberikan pelatihan kepada para pegawai agar meningkatkan
keterampilan maupun kemampuan pegawai di bidang surat menyurat
sehingga mampu mengikuti perkembangan di bidang surat menyurat.
3. Perlu adanya tanda bukti tertulis apabila dari unit lain ada yang
meminjam surat dari bagian Tata Usaha sebagai pertanggungjawaban
dikemudian hari.
4. Jika ingin mencari surat yang sudah lama dari arsip, hendaknya unit
yang mencari surat tersebut mengetahui tanggal, nomor agenda dan
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Adlan dan Tanzili, 2006. Pedoman Lengkap Menulis Surat. Cetakan Pertama. Depok: Kawan Pustaka.
Bratawidjaja, Thomas Wijaya, 1992. Sekretaris Profesional. Cetakan Pertama. Jakarta: Intermasa.
Martono, E, 1979. Dasar-Dasar Keskretariatan dan Kearsipan. Cetakan I. Yogyakarta: Karya Utama.
Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006. Sekretaris Profesional. Edisi 3. Yogyakarta: Amus
Sumarto, Rumsari Hadi dan Lukas Dwiantara, 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Kanisius.
43
Contoh Agenda Surat Masuk
Penerimaan Identitas Surat Pengirim Kode Penyimpanan
No. urut
Kode Masalah
Kode Instansi Pengirim
Tanggal Nomor Tanggal Perihal Asal Surat Ditujukan
Kepada
Diteruskan Kepada
Arsip Lokasi Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
2
Contoh Agenda Surat Keluar
Kode Keterangan
No. Urut Tanggal Masalah Unit
Pengolah
Perihal
Ditujukan
Kepada Arsip Lokasi Keterangan
