BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis Sistem
3.1.3 Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur merupakan urutan atau langkah-langkah yang terjadi dalam sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan hasil wawancara observasi dan dari data-data yang telah dikumpulkan, dapat ditarik kesimpulan mengenai prosedur sistem yang mendukung proses pelayanan informasi di SMP Negeri 2 Cisarua yaang sedang berjalan, terdapat prosedur pada sistem manual yang sedang berjalan antara lain: 1. Prosedur Pengolahan Data Siswa
2. Prosedur Pembagian Kelas 3. Prosedur Pembagian Wali Kelas 4. Prosedur Jadwal Pelajaran 5. Prosedur Penilaian Siswa
6. Prosedur Perekomendasian Beasiswa
3.1.3.1Prosedur Pengolahan Data Siswa
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alir dokumen (flow map) dalam prosedur pendataan siswa yang dilakukan pada awal tahun ajaran baru :
1. Wakasek kesiswaan mendapatkan data siswa baru dari Panitia Penerimaan Siswa Baru yang telah lolos proses seleksi
2. Wakasek kesiswaan mendapatkan data siswa yang naik kelas dan lulus dari wakasek kurikulum
3. Data siswa baru dan data siswa naik kelas menyalin ke daftar siswa untuk di ACC kepala sekolah dan dilaporkan ke Dinas Pendidikan
5. Setelah data sesuai dan di ACC diserahkan kembali ke wakasek kesiswaan untuk dicatat di data siswa sesuai tingkatan kelas nya untuk satu tahun kedepan.
6. Khusus untuk data siswa kelas 1 wakasek kesiswaan mencatat data tersebut ke buku induk siswa untuk diarsipkan
Panitia PSB Wakasek Kesiswaan Kepala Sekolah
Data siswa baru
Wakasek kurikulum
Data siswa Naik kelas
Data siswa lulus
Data siswa baru
Data siswa Naik kelas
Data siswa lulus
Pendataan alumni Pendataan ke daftar siswa Data alumni A1
Data daftar siswa Data daftar siswa
Pengecekan daftar siswa
Data daftar siswa di ACC Data daftar siswa di
ACC Pencatatan data siswa sesuai angkatan Data Siswa Data Siswa Data Siswa kelas 1
A2 Data Siswa kelas 1
23
Pencatatan data siswa kelas 1 ke buku induk Data Siswa kelas 1 yang sudah masuk ke buku induk
Keterangan: A1:Arsip alumni A2:Arsip buku induk 2 :Data siswa kelas 2 3 :Data siswa kelas 3
Buku induk siswa sudah ada di wakasek kesiswaan
Buku Induk Siswa yang sudah di
update Buku Induk Siswa
Sesuai ? tidak Pendataan ke daftar siswa Ya
3.1.3.2Prosedur Pembagian Kelas
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alir dokumen (flow map) dalam prosedur pembagian kelas yang dilakukan pada awal tahun ajaran baru :
1. Wakasek kesiswaan mendapatkan data jumlah kelas yang diambil dari wakasek sarana prasarana .
2. Wakasek kesiswaan melakukan proses pembagian kelas dengan menyesuaikannya jumlah siswa dengan jumlah kelas ada.
3. Data perkelas siswa telah dibuat maka wakasek kesiswaan memberikan data tersebut kepada kepala sekolah untuk di ACC
4. Kepala sekolah mengecek data tersebut sudah sesuai atau tidak jika sudah maka kepala sekolah memberikan ACC terhadap data perkelas siswa.
5. Wakasek kesiswaan telah menerima data siswa perkelas dari kepala sekolah yang telah di ACC
Wakasek Kesiswaan Kepala Sekolah Wakasek Sarana
Prasarana
Data Jumlah Kelas Data Jumlah Kelas
Pembagian Kelas
Data daftar siswa
Pengecekan data perkelas
A1
Keterangan:
A1:Arsip data siswa yang sudah terbagi di kelas masing masing 2 :Data siswa kelas 2
3n :Data siswa kelas 3 yang terakhir misalnya kelas tiga yang terakhir adalah kelas 3F Data Siswa
Data Siswa Data Siswa kelas 1
23
Data Siswa Data Siswa Data Siswa kelas 1A
2 ...3n
Data daftar siswa Data Siswa Data Siswa Data Siswa kelas 1A
2 ...3n
Data daftar siswa Data Siswa Data Siswa Data Siswa kelas 1A
Telah di ACC 2 ...3n Data daftar siswa
Data Siswa Data Siswa Data Siswa kelas 1
2 ...3n Sesuai ? ACC Ya Tidak
3.1.3.3Prosedur Pembagian Wali Kelas
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alur dokumen (flow map) dalam prosedur pembagian wali kelas yang dilakukan pada awal tahun ajaran baru:
1. Wakasek kesiswaan mengambil data guru dari tata usaha bagian kepegawaian dan data kelas yang tersesia sesudah dilakukannya pembagian kelas
2. Wakasek kesiswaan menugaskan guru untuk menjadi wali kelas
3. Setelah data wali kelas selesai diberikan kepada kepala sekolah untuk di ACC 4. Kepala sekolah mengecek data tersebut sudah sesuai atau tidak jika sudah maka
kepala sekolah memberikan ACC terhadap data wali kelas. 5. Setelah di ACC dikembalikan lagi ke wakasek kesiswaan
6. Wakasek kesiswaan memperbanyak data wali kelas dan memberikan data wali ke masing-masing guru mata pelajaran
7. Yang menjadi wali kelas hanya dapat memegang satu kelas selama akaran itu berlangsung selama satu angkatan atu satu tahun atau dua semester.
Wakasek Kesiswaan Kepala Sekolah Tata Usaha bagian
kepegawaian Data guru Data Kelas Data Guru Penugasan wali kelas
Data wali kelas
ACC
Data wali kelas di ACC Data wali kelas
di ACC Memperba nyak data wali kelas Data Siswa Data Siswa Data wali kelasyg di
ACC dan diperbanyak
...n
Keterangan:
A1: Arsip Data Wali Kelas
N : jumlah dokumen yang diperbanyak
Guru Mata Pelajaran
Data Siswa Data Siswa Data wali kelasyg di
ACC dan diperbanyak
...N Data wali kelas
Yang di tanda tangan
A1
Sesuai ? Pengecekan data wali kelas
Ya Tidak
Data wali kelas
3.1.3.4Prosedur Jadwal Pelajaran
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alur dokumen (flow map) dalam prosedur pembagian wali kelas yang dilakukan pada awal tahun ajaran baru:
1. Wakasek kurikulum mengambil data guru dan pembagian tugas mengajar dari Tata Usaha bagian Kepegawaian
2. Wakasek kurikulum mendapatkan data jam pelajaran tiap harinya, sesuai dengan hasil rapat untuk perencanaan pembelajaran tahunan
3. Wakasek kurikulum memulai membuat jadwal pelajaran sesuai dengan kurikulum yang berlaku
4. Setelah selesai membuat jadwal wakasek kurikulum kemudian meminta tandatangan kepada kepala sekolah
5. Kepala sekolah mengecek data tersebut sudah sesuai atau tidak jika sudah maka kepala sekolah memberikan ACC terhadap data jadwal pelajaran.
6. Jadwal mengajar dan pelajaran yang telah di ACC diperbanyak dan dibagikan kepada guru mata pelajaran, wali kelas, tata usaha dan siswa.
Wakasek Kurikulum Kepala Sekolah Tata Usaha bagian
kepegawaian
Data guru
Data jam pelajaran
Data Guru Pembuatan jadwal pelajaran Jadwal pelajaran Jadwal pelajaran ACC Jadwal pelajaran di ACC Jadwal pelajaran di ACC Memperba nyak data Jadwal Data Siswa Data Siswa Jadwal pelajaran yang diperbanyak ...N Keterangan:
A1: Arsip Data jadwal yang sudah di tanda tangan N : jumlah dokumen yang diperbanyak sesuai jumlah penerima
Guru Mata Pelajaran
Data Siswa Data Siswa Jadwal pelajaran yang diperbanyak ...N Jadwal Pelajaran Yang di tanda tangan A1 Data Tugas mengajar guru Data Tugas mengajar guru Jadwal pelajaran yang diperbanyak
Wali Kelas Siswa
Data Siswa Data Siswa Jadwal pelajaran yang diperbanyak ...N Data Siswa Data Siswa Jadwal pelajaran yang diperbanyak ...N Pengecekan data jadwal pelajaran Sesuai ? Tidak Ya
3.1.3.5Prosedur Penilaian Siswa
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alir dokumen (flow map) dalam perosedur penilaian siswa yang dilakukan pada tiap semester:
1. Guru mata pelajaran memberikan tugas harian, ulangan, praktek, UTS dan UAS kapada para siswa
2. Kemudian setelah dikerjakan oleh siswa lalu guru mata pelajaran memberikan penilaian dan menuliskannya ke daftar nilai siswa.
3. Guru mata pelajaran memberikan nilai nilai tersebut kepada wali kelas
4. Wali kelas menyalin nilai-nilai yang telah di dapatkan kedalam buku raport ditambah dengan data absensi siswa selama satu semester (tiap semester)
5. Setelah wali kelas mengisi buku raport setelah wali kelas mengisi buku leger sesuai dengan buku raport yang akan diberikan kepada wakasek kurikulum untuk diarsipkan
6. Setelah itu wali kelas memberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangan dan setelah selesai dikembalikan kepada wali kelas
7. Setelah itu, buku raport diberikan kepada siswa untuk ditunjukan hasil pembelajaran selama satu semester
Guru Mata Pelajaran Wali kelas Siswa 5 4 Data Siswa Data Siswa Tugas Harian 23 5 4 Data Siswa Data Siswa Tugas Harian 23 Proses pengerjaan tugas tugas 5 4 Data Siswa Data Siswa Tugas Harian sudah
dikerjakan 23 5 4 Data Siswa Data Siswa Tugas Harian sudah
dikerjakan 23 Pemeriksaan tugas tugas 5 4 Data Siswa Data Siswa Tugas Harian sudah
dikerjakan
23
Daftar nilai siswa
A1
Daftar nilai siswa Daftar absensi
siswa
Mengisi buku raport Buku raport kosong
Buku raport yang terisi Daftar absensi siswa
yang sudah dimasukan ke raport Daftar nilai siswa
yang sudah dimasukan ke raport A2 A3 Pengisian leger
Buku raport yang terisi dan disalin ke
leger
Buku raport yang terisi dan disalin ke
leger
Wakasek Kurikulum Kepala sekolah
Buku raport yang terisi dan disalin ke
leger
A4
Buku raport yang terisi dan disalin ke
leger
ACC
Buku raport yang di ACC Buku raport yang di
ACC Buku raport yang di
ACC
Keterangan:
A1:Arsip data tugas tugas siswa yang telah dikerjakan dan diperiksa A2:Arsip data nilai siswa yang telah dialihkan ke raport A3:Arsip data absensi siswa yang telah dialihkan ke raport A4:Arsip data leger
2 : tugas ulangan 3 : tugas praktikum 4 : tugasUTS 5 : tugasUAS
3.1.3.6Prosedur Perekomendasian Beasiswa
Berikut ini merupakan penjelasan diagram alir dokumen (flow map) dalam perosedur penilaian siswa yang dilakukan pada tiap semester:
1. Kepala seolah menerima surat dari dinas tentang beasiswa
2. Kepala sekolah menugaskan wakasek kurikulum untuk menyeleksi data siswa sesuai dengan kriteria yang di jelaskan dari surat dinas tersebut
3. Wakasek kurikulum menyeleksi daftar siswa dirujuk dari buku leger sekolah 4. Wakasek kurikulum memberikan hasil penyeleksian berupa rekomendasi siswa
yang akan mendapatkan beasiswa
5. Kepala sekolah mengecek apakah daftar siswa tersebut layak mendapatkan beasiswa atau tidak
6. Kepala sekolah memberikan ACC terhadap daftar rekomendasi tersebut
7. Setelah sesuai maka kepala sekolah memberikan daftar tersebut ke dinas untuk diproses lebih lanjut.
Kepala Sekolah Wakasek Kurikulum Dinas
Surat Beasiswa Surat Beasiswa Surat Beasiswa Buku Leger
Menyeleksi siswa dari buku leger Surat Beasiswa yang sudah di periksa
Buku Leger yang sudah diperiksa Daftar rekomendasi beasiswa Surat Beasiswa yang sudah di periksa Daftar rekomendasi beasiswa Pengecekan Rekomendasi Sesuai ? Tidak ACC Surat Beasiswa yang sudah di periksa Daftar rekomendasi beasiswa yg di ACC A1 Daftar rekomendasi beasiswa yg di ACC Keterangan:
A1:Arsip Surat rekomendasi dari dinas
Berdasarkan gambar flow map sistem yang sedang berjalan dapat dianalisis bahwa wakasek kesiswaan dan wakasek kurikulum merupakan bagian yang paling banyak melakukan proses pengolahan data. Oleh karena itu, ada peluang terjadi kesalahan dalam penggolahan data, seperti kesalahan dalam pencatatan data yang akan memperlambat sistem kerja yang ada serta informasi yang dihasilkan tidak akurat sehingga diperlukan pelatihan yang intensif dalam menggunakan aplikasi.
Sistem yang sedang berjalan melibatkan sepuluh entitas, tetapi dalam aplikasi yang akan dirancang tidak semua entitas akan dilibatkan. Adapun entitas yang diprioritaskan sebagai user adalah kepala sekolah, wakasek kesiswaan, wakasek kurikulum, walikelas, dan guru mata pelajaran. Serta diusulkan untuk menambahkan Admin sebagai user. Entitas lain yang tidak terlibat sebagai user tetap melakukan aktivitas manual.