2. KONSEP DAN PENGERTIAN
2.3 Proses Audit Siklus Penjualan
Proses audit untuk akun penjualan terbagi dalam beberapa langkah penting yang harus auditor lakukan. Langkah-langkah tersebut antara lain akun dan segmentasi dari transaksi dalam penjualan, fungsi- fungsi bisnis dalam siklus penjualan dan penagihan serta dokumen dan catatan terkait,serta metodologi dalam mendesain
2.3.1. Akun dan Sgementasi dari Transaksi dalam Penjualan
Proses audit dilakukan dengan membagi laporan keuangan ke dalam segmen yang lebih kecil agar proses audit lebih teratur dan membuat pekerjaan audit dapat dibagikan kepada anggota dalam tim audit. Menurut Arens (2009: 369) tujuan umum audit atas siklus penjualan adalah mengevaluasi apakah saldo akun yang dipengaruhi oleh siklus ini telah disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Terdapat banyak perbedaan sifat antara industri jasa, retail, dan asuransi, tetapi konsep kunci dalam melakukan audit adalah sama.
Dalam bukunya Arens (2009 :397) membagi lima kelas dalam transaksi penjualan dan pendapatan, yaitu:
Penjualan (tunai maupun kredit) Penerimaan kas
Retur penjualan (sales return and allowances)
Penghapusan piutang tak tertagih (write-off of uncollectible accounts) Estimasi piutang tak tertagih (estimate of bad debt expense)
2.3.2. Fungsi Bisnis dalam Sistem Penjualan dan Penerimaan Kas
Penjualan dan siklus penerimaan terkandung keputusan dan proses dari transfer kepemilikan atas barang dan jasa kepada konsumen setelah mereka mengakui penjualan. Terdapat delapan fungsi bisnis yang terjadi pada penjualan dan siklus penerimaan di setiap fungsi bisnis. Sebelum audior dapat menilai risiko control dan mendesain test of control dan substantive test dari transaksi, mereka harus mengerti fungsi bisnis dan dokumen serta pencatatan dalam sebuah bisnis. Delapan fungsi bisnis tersebut menurut Arens, yaitu :
1. Pemrosesan pesanan konsumen
Customer order adalah pesanan pembelian yang dilakukan oleh konsumen.
Konsumen mengirimkan pesanan dengan customer order. Customer order bisa dilakukan melalui telpon, faksimili, email, salesperson, ataupun
19
2. Pemberian kredit
Sebelum barang dikirimkan, maka perlu dilakukan suatu otorisasi atas pemberian kredit oleh pihak yang berwenang. Jika pengendalian dalam otorisasi ini lemah, maka berdampak pada tingginya piutang tak tertagih (bad debt expense). Otorisasi atas pemberian kredit ini biasanya dilakukan berdasarkan sales order yang diterima. Akun yang terkait dalam fungsi bisnis ini adalah penjualan dan piutang. Pada beberapa perusahaan sistem computer akan secara otomatis menyetujui kredit pada batas kredit setiap konsumen yang didasarkan atas data konsumen.
3. Pengiriman barang
Fungsi bisnis ini adalah fungsi yang sangat penting dalam siklus penjualan dan pendapatan karena pada saat ini lah perusahaan melepaskan aset yang dimilikinya kepada konsumen. Banyak perusahaan mengakui nilai penjualan saat telah mengirimkan barang pesanan. Dokumen yang terkait dengan pengiriman barang adalah shipping document yang terkadang dibarengi oleh dokumen bill of lading. Shipping document mencantumkan deskripsi dari barang yang dikirim, kualitas barang, kepada siapa barang akan ditujukan, dn informasi lainnya. Sedangkan, bill of lading berisikan tentang perjanjian antara perusahaan jasa pengiriman dengan penjual. Akun yang terkait dalam fungsi ini adalah penjualan dan piutang dagang. 4. Penagihan dan pencatatan penjualan
Hal yang penting dalam siklus ini adalah apakah barang yang telah dikirimkan telah dilakukan penagihan, penagihan tidak dilakukan lebih dari satu kali, dan jumlah penagihan telah sesuai dengan yang seharusnya. Dokumen yang digunakan untuk melakukan penagihan adalah sales
invoice dimana nantinya akan dilakukan pencatatan yang berkaitan dengan
akun penjualan dan piutang.
5. Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas
Resiko yang paling mungkin dalam fungsi ini adalah pencurian atas kas yang masuk. Kas yang masuk ini dapat berupa uang tunai, deposito, cek, mata uang asing, dan transfer elektronik. Dokumen yang terkait dalam fungsi ini adalah remittance advice yang dikirimkan kepada konsumen
untuk mengingatkan melakukan pembayaran serta dokumen bukti penerimaan kas. Akun yang terkait dengan fungsi ini adalah kas, piutang, dan diskon.
6. Pemrosesan dan pencatatan retur penjualan
Retur penjualan berarti adanya pengembalian barang oleh konsumen. Pengembalian ini dapat terjadi apabila barang yang dikirimkan oleh perusahaan tidak sesuai dengan seharusnya atau barang tersebut rusak. Hal ini mengakibatkan berkurangnya jumlah yang harus ditagih oleh penjual yang disampaikan lewat dokumen kredit memo.
7. Write off (penghapusan) atas piutang tak tertagih
Beberapa konsumen pada kenyataannya tidak dapat membayar tagihan yang diberikan kepadanya. Setelah perusahaan menyimpulkan bahwa piutang tersebut tidak akan tertagih, maka perusahaan harus menghapuskan piutang tersebut.
8. Penyiapan akun beban piutang tak tertagih
Saat perusahaan memiliki ekspektasi bahwa tidak dapat mengumpulkan 100% dari penjualannya, standar akuntansi mengharuskan perusahaan untuk mencatat bad debt expense atas jumlah yang mereka nilai tidak dapat tertagih. Kebanyakan perusahaan mencatat transaksi ini diakhir bulan atau setiap kuartal.
2.3.3. Metodologi dalam mendesain Test of Control dan Substantive Test dari Transaksi Penjualan
Dalam mendesain test of control dan substantive test dari transaksi penjualan, seorang auditor pertama kali harus memahami internal control atas penjualan dari perusahaan tersebut. Setelah memahami internal controlnya auditor kemudian mengukut tingkat risiko dari control atas penjualan. Setelah mengetahui tingkat risiko maka auditor dapat memperluas tes atas control berdasarkan tingkat risiko. Setelah itu auditor dapat membuat test of control dan substantive test untuk penjualan atas perusahaan teersebut berdasarkan prosedur audit, ukuran sample,
21
Pemisahan tanggung jawab (adequate separation of duties)
Misalnya pemisahan tugas antara bagian akuntansi dan custody of asets, pihak pengotorisasi dan custody of asets, dan pihak operasional dan pihak pencatatan).
Otorisasi yang seharusnya (proper authorization)
Otorisasi yang cukup dalam pengesahan transaksi yang berkaitan dengan perusahaan.
Dokumentasi dan pencatatan yang cukup (adequate documents and
records)
Setiap perusahaan yang memiliki proses unik mulai dari memproses hingga melakukan pencatatan transaksi. Auditor harus mengevaluasi prosesdur pencatatan klien sudah dilakukan untuk pengendalian maksimum.
Penomoran dokumen (prenumbered documents)
Penomoran dokumen ditujukan untuk mencegah kegagalan untuk menagih dan mencatat penjualan serta duplikasi penagihan dan pencatatan.
Laporan bulanan (monthly statements)
Hal ini bertujuan untuk mencocokkan saldo yang dirasakan oleh klien dengan yang dicatat oleh perusahaan. Sehingga kegagalan dalam pencatatan dan pengiriman tagihan dapat dicegah.
Prosedur verifikasi internal (internal verivication procedure)
Program computer atau personel yang independen harus melakukan pengecekkan bahwa proses dan pencatatan transaksi penjualan telah memenuhi keenam tujuan audit terkait transaksi.
Langkah selanjutnya dalam mengaudit penjualan adalah menetukan seberapa luas pengujian atas pengendalian perusahaan dilakukan. Auditor harus melakukan evaluasi atas pengendalian pengendalian kunci perusahaan dan dampaknya atas pengendalian internal dari laporan keuangan. Hal ini bertujuan untuk menilai apakah pengendalian internal perusahaan dapat diandalkan. Tingkat risiko pada pengendalian internal yang rendah akan menyebabkan penurunan dalam jumlah pengujiansubstantif.
Selanjutnya auditor melakukan pengujian substantive atas penjualan. Beberapa hal yang seharusnya dilakukan auditor dalam pengujian substantive dikarenakan pengendalian internal yang kurang signifikan, yaitu:
Penjualan yang dicatat benar-benar terjadi
Terdapat 3 (tiga) jenis salah saji untuk jenis ini yaitu penjualan dijurnal sedangkan tidak ada pengiriman yang dilakukan, penjualan dicatat lebih dari sekali dan penjualan dilakukan kepada konsumen yang fiktif dan dicatat sebagai penjualan. Aditor dapat menelusuri jurnal penjualan pada dokumen pengiriman terkait penjualan yang terjadi untuk meyakinkan bahwa penjualan tersebut benar-benar terjadi, mengurutkan dokumen penjualan berdasarkan nomor penjualan, dan menelusuri informasi pelanggan dari faktur penjualan ke arsip utama pelanggan.
Transaksi penjualan yang ada telah dicatat
Hal ini ditujukan untuk menguji keberadaan transaksi-transaksi fiktif. Penjualan telah dicatat secara akurat
Pencatatan yang akurat meliputi 3 (tiga) hal yaitu mengirimkan barang sejumlah kuantitas yang dipesan, menagih dengan tepat untuk sejumlah barang yang dikirim, dan mencatat dengan akurat jumlah yang ditagih di catatan akuntansi.
Transaksi penjualan telah dimasukkan pada arsip utama dan telah diikhtisarkan dengan benar
Akurasi pencatatan ini ditujukan untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menagih piutang yang belum dilunasi.
Penjualan yang dicatat telah diklasifikasikan dengan benar
Auditor harus meyakinkan bahwa penjualan telah diklasifikasikan kepada akun buku besar secara tepat. Dengan adanya penjualan secara kas dan kredit, auditor harus menguji keakuratan dari pencatatan yang dilakukan karyawan perusahaan tersebut.
23
depat. Dalam melakukan pengujian auditor dapat mengambil beberapa slip dari pengiriman untuk melakukan pengujian bahwa penjualan dicatat pada periode yang tepat. Prosedur pengujian ini disebut dengan cut-off (pisah batas).
Understand internal control -
sales
Assess planned control risk - sales
Determine extent of testing controls
Design test of controls and substantive tests of transactions for sales to meet transaction-related audit objectives
Audit procedures Sample size Items to select Timing
Gambar 2.1 Metodologi dalam mendesain test of control dan substantive
test penjualan