3.2. Hasil Penelitian
3.2.2. Proses Pelaksanaan Rekrutmen dan Seleksi karyawan
Rekrutmen dan seleksi karyawan yang dilakukan oleh PT Mercindo Autorama dilaksanakan karena adanya kebutuhan atau permintaan dari setiap bagian atau devisi yang membutuhkan karyawan baru. Ini maksudnya rekrutmen dan seleksi tidak dilakukan secara rutin setiap tahunnya, hanya akan dilakukan jika ada permintaan saja atau dibutuhkan saja. Proses dimulai dengan upaya menemukan calon karyawan baru yang memiliki kemampuan dan sikap yang dibutuhkan sesuai dengan kualifikasi yang ditentukan oleh PT Mercindo Autorama untuk dapat menjalankan tugas-tugas yang akan dijalankannya saat bekerja nanti.
PT Mercindo Autorama melakukan perekrutan karyawan menggunakan metode terbuka, dimana para calon kandidat berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan. Calon kandidat yang didapat dari dalam perusahaan merupakan referensi dari karyawan maupun atasan yang terlebih dahulu sudah bekerja di PT Mercindo Autorama, menawarkan teman atau kerabat mereka untuk melamar pekerjaan di PT Mercindo Autorama tersebut. Dan adapun kandidat yang didapat dari luar perusahaan yaitu PT Mercindo Autorama mengumumkan adanya lowongan kerja dengan menggunakan sosial media seperti Job street.
Setiap jabatan kualifikasi yang ditetapkan oleh PT Mercindo Autorama berbeda-beda. Inilah beberapa contoh kualifikasi yang ditetapkan untuk calon pelamar yang akan melamar di PT Mercindo Autorama:
1. Syarat-syarat untuk Sales
a. Memiliki pengalaman 2-3 tahun b. Minimal SMK/sederajat
c. Bersedia bekerja kejar target 2. Syarat-syarat untuk bagian keuangan
a. Lulusan D3 (Akuntansi) b. Ipk minimal 3.00
c. Tidak harus memiliki pengalaman (untuk staff) 3. Syarat-syarat HRD
b. Ipk minimal 3.00
c. Memiliki pengalaman 2-3 tahun 4. Syarat-syarat Receptionist
a. Lulusan D3 sederajat b. Ipk minimal 3.00
c. Tidak harus memiliki pengalaman
Kualifikasi yang ditetapkan tersebut untuk mendapatkan pegawai yang memiliki potensi dalam memajukan PT Mercindo Autorama serta mencocokan tugas yang akan diberikan agar dapat dikerjakan dengan baik sesuai dengan kemampuan atau pengalaman yang dimiliki oleh pelamar atau calon karyawan baru tersebut.
Proses yang dilakukan PT Mercindo Autorama untuk mendapatkan calon pelamar, HR&GA (Human Resource and General Affair) membutuhkan waktu yang berbeda-beda. Misalnya untuk mendapatkan calon tenaga kerja baru buat staff seperti receptionis yang dilakukan pada bulan maret tersebut dibutuhkan waktu sekitar 2 minggu. Sedangkan untuk supervisor, HR&GA (Human Resource and General Affair) membutuhkan waktu sekitar 1 bulan dan untuk tingkatan lebih tinggi misalnya Manajer membutuhkan waktu 1-3 bln karena tidak banyak yang melamar sebagai manajer karena jarang seorang manajer yang memutuskan untuk mundur dari jabatannya. Pelamar yang akan melamar di PT Mercindo Autorama memiliki batas yaitu untuk satu posisi hanya dibutuhkan 5 kandidat saja. Jika dibutuhkan untuk dua posisi maka kandidat nya ditambahkan 5 kandidat lagi dan begitu seterusnya.
Kandidat-kandidat itulah yang nantinya akan bersaing dan mengikuti jalannya proses rekrutmen dan seleksi yang akan dilakukan oleh HR&GA (Human Resource and General Affair). Dan keputusan diterima atau tidaknya pelamar akan diputuskan oleh kepala divisi atau user yang meminta karyawan baru tersebut. Keputusan diterimanya akan diberikan oleh kepala divisi ke HR&GA (Human Resource and General Affair) dengan proses tiga hari. Setelah itu HR&GA (Human Resource and General Affair) memberitahukan kepada pelamar hasil keputusan dari divisi dengan jangka waktu seminggu, jika seminggu tidak ada kabar maka pelamar tersebut dinyatakan gagal.
Adapun langkah-langkah yang ditetapkan oleh PT Mercindo Autorama untuk pelaksanaan rekrutmen dan seleksi sebagai berikut:
Gambar III.1
Flow Chart Rekrutmen dan Seleksi Karyawan
User terkait/User yang meminta HR&GA (Human Resource and General Affair)
Ya Ya Ya Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak
Sumber: PT Mercindo Autorama Permintaan
kepala divisi Posting ke media
sosial/mengumumkan ke seluruh karyawan Seleksi berkas pelamar Buat laporan ke User terkait Interview pertama Seleksi hasil interview pertama Interview kedua oleh User Pelamar mengikuti psikotes Seleksi hasil psikotes Keputusan hasil Pemanggilan terakhir Menandatangani PMK Mulai Gagal Gagal Selesai Di proses oleh HR&GA
Keterangan Gambar:
1. Permintaan Kepala Divisi terkait
Permintaan user yang membutuhkan tenaga kerja mengajukan kepada HR&GA (Human Resource and General Affair) untuk mencari calon pelamar atau karyawan baru dengan kualifikasi yang sudah ditentukan yaitu
2. Diproses oleh HR&GA (Humen Resource and General Affair)
Permintaan dari Kepala Divisi terkait di proses untuk dipersiapkan untuk segala kebutuhan dalam merekrut karyawan baru yang dibutuhkan tersebut.
3. Posting kemedia sosial maupun mengumumkan kekaryawan
Mengumumkan lowongan melalui Jobstreet maupun kepada setiap karyawan bahwa akan dibukanya lowongan untuk divisi yang terkait.
4. Seleksi berkas
Dilakukannya seleksi CV atau Surat Lamaran yang masuk oleh HR&GA (Human Resource and General Affair) untuk memilih calon pelamar yang memenuhi syarat kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan ataupun user terkait. Dan akan dilakukan pemanggilan untuk melakukan interview pertama. Dan tabel dibawah ini nama-nama pelamar yang lolos.
Tabel III.1. Hasil Seleksi Berkas
NO Nama Pelamar Keterangan
1. Sherly Susmawarni Lolos
2. Eva Dara Pratiwi Lolos
3. Murai Puspita Sari Lolos
4. Arlicia Tuzher . M Lolos
5. Dwi Puspa Anggraini Lolos
5. Ya/tidak
Setelah diseleksi maka HR&GA (Human Resource and General Affair) memutuskan mana yang diterima dan tidak, jika ya maka pelamar dapat mengikuti tahap selanjutnya jika tidak maka pelamar dianggap gugur.
6. Interview pertama oleh HR&GA (Humen Resource and General Affair)
Dilakukan pemanggilan pertama untuk interview dengan orang HR&GA (Human Resource and General Affair) yang bertugas dalam merekrut atau menyeleksi karyawan baru tersebut.
7. Ya/tidak
Keputusan ya maka pelamar dapat mengikuti tahap selanjutnya dan jika tidak maka pelamar dianggap gugur dan tidak dapat mengikuti tahap selanjutnya.
8. Buat laporan hasil interview untuk Kepala Divisi terkait
Dibuatnya laporan hasil interview oleh orang HR&GA (Human Resource and General Affair) yang bertugas merekrut dan menyeleksi karyawan tersebut untuk Kepala Divisi yang meminta karyawan baru untuk Keputusan ini akan dilaporkan kepada Kepala Divisi terkait apakah setuju dengan keputusan tersebut dan untuk bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan buat pelamar yang lolos ditahap selanjutnya.
9. Seleksi Kepala Divisi terkait
User terkait melakukan pemilihan kembali terhadap pelamar yang lebih memenuhi kualifikasi perusahaan, dimana pelamar tersebut akan mengikuti tahap selanjutnya yaitu interview kedua langsung dengannya.
10. Interview kedua dengan Kepala Divisi terkait
Dilakukannya interview kedua oleh Kepala Divisi terkait, agar lebih meyakinkan user dalam mengambil keputusan dan sebagai bahan pertimbangan user bahwa apakah pelamar tersebut telah memenuhi kualifikasi yang sudah ditentukan oleh perusahaan dan sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
11. Ya/tidak
Jika keputusan Kepala Divisi ya maka pelamar dapat mengikuti tahap selanjutnya, jika tidak maka pelamar dianggap gugur dan tidak dapat mengikuti tahap selanjutnya.
Setelah melakukan interview kedua dengan Kepala Divisi terkait dan dinyatakan dapat ikut ketahap selanjutnya, maka pelamar melakukan tes psikotes yang sudah ditetapkan oleh PT Mercindo Autorama. Yang dimaksud kan untuk mengetahui kemampuan atau skill yang dimiliki oleh pelamar.
13. Seleksi hasil psikotes oleh HR&GA (Human Resource and General Affair)
Hasil psikotes yang sudah dijalankan oleh pelamar di seleksi oleh HR&GA (Human Resource and General Affair) yang laporannya akan diberikan kepada User terkait dalam menentukan siapa yang layak atau berhak diterima untuk bekerja di PT Mercindo Autorama.
14. Keputusan ya atau tidak
Keputusan ini menentukan diterima atau tidaknya pelamar lulus dan dapat diterima bekerja di PT Mercindo Autorama dimana keputusan tersebut merupakan hasil keputusan dari Kepala Divisi terkait. Keputusan diterima atau tidaknya pelamar bukan hanya dari hasil psikotes yang dilakukan pelamar melainkan hasil dari proses yang dilalui oleh pelamar yaitu hasil dari interview dengan HR&GA (Human Resource and General Affair) , dan juga hasil dari interview dengan User terkait yang dijadikan bahan pertimbangan untuk Kepala Divisi memutuskan diterima atau tidaknya pelamar tersebut.
15. Pemanggilan terakhir
Setelah diputuskan dan ditentukan siapa yang diterima oleh Kepala Divisi terkait, maka HR&GA (Human Resource and General Affair) memanggil pelamar yang diterima tersebut untuk membahas gaji yang akan diterima oleh pegawai baru
tersebut dan jika sudah dapat kesepakatan maka HR&GA (Human Resource and General Affair) memberitahukan karyawan baru tersebut kapan mulai bekerja di PT Mercindo Autorama.
16. Menandatangani PMK (Pemberitahuan Mutasi Karyawan)
Setelah semua selesai maka pelamar dan Kepala Divisi terkait akan menadatangani surat PMK (Pemberitahuan Mutasi Karyawan) serta direktur dan direktur utama menandatangani surat tersebut.