ANALISA DAN EVALUAS
C. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan merupakan tanggapan manajemen terhadap permasalahan dan berusaha mencapai keadaan yang diinginkan dengan proses tertentu dimana dalam pengambilan keputusan tersebut memerlukan pemikiran dan pertimbangan.
Adapun langkah-langkah yang dapat diambil manajemen dalam proses pengambilan keputusan agar dapat menghasilkan keputusan yang dinilai dan berkualitas serta dapat menghindari penyesalan di kemudian hari adalah sebagai berikut :
Beberapa masalah manajemen tertentu mungkin sukar untuk didefinisikan. Bahkan di dalam organisasi kecil, masalahnya tidak selalu dapat diketahui sebelum akhirnya menjadi ancaman bagi organisasi. Sistem Informasi Akuntansi juga harus berperan mambantu organisasi dalam mengidentifikasikan masalah dikesempatan luar. Untuk itu sebuah inteligen dapat dirancang secara sistematis mampu memantau perubahan lingkungan dan melaporkan terjadinya perubahan berarti serta dapat menunjukkan adanya kesempatan pada organisasi yang bersangkutan. Suatu sistem intelegen tentu sama pentingnya untuk mendeteksi bagaimana organisasi akan mengalami kerusakan disebabkan oleh perubahan lingkungan yang tidak terdeteksi.
B. Membantu Alternatif
Setelah masalah berhasil diidentifikasi, seseorang manajer biasanya harus mencari informasi tambahan yang berguna untuk menganalisanya. Sejumlah besar informasi mungkin sudah ada didalam file komputer, namun demikian informasi tambahan berupa informasi tidak terkomputerisasikan biasanya tetap diperlukan. waktu pencarian mungkin penting artinya, baik dalam jumlah waktu manajer yang digunakan untuk melakukan pencarian walaupun waktu yang hilang pada saat sebelum informasi diperoleh. Proses pencariaan ini menyelidiki lingkungan internal dan eksternal organisasi untuk menghasilkan informasi yang biasa digunakan dalam membuat alternatif yang kemungkinan besar dapat terjadi.
alternatif-alternatif yang ada harus dinilai dan dibandingkan untuk melihat alternatif mana yang paling menguntungkan. Ini menjelaskan arti pentingnya sasaran dan tujuan, karena dalam pemilihan sebuah alternatif, pengambilan keputusan sebaiknya dituntun oleh tujuan dan sasaran yang dibuat sebelumnya. Hubungan alternatif dan hasil didasarkan pada tiga kondisi, yaitu :
1) Kepastian (Certainty)
Pengambilan keputusan memiliki pengetahuan lengkap atas akibat dari setiap alternatif.
2) Resiko (Risk)
Pengambilan keputusan memiliki beberapa perkiraan kemungkinan akibat dari setiap alternatif yang tersedia.
3) Ketidakpastian (Uncertainty)
Pengambilan keputusan secara mutlak tidak pasti ada pengetahuan atas kemungkinan hasil dari setiap alternatif.
4) Pemilihan Alternatif
Memilih usulan alternatif pemecahan termasuk mensintesiskan dengan menganalisis data dari sumber sehingga diperoleh analisis perbandingan biaya/manfaat.
Tujuan dari pada pemilihan ini untuk mancapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan memecahkan sebuah masalah. Sebuah keputusan tidak berakhir pada tujuan itu sendiri tapi hanya suatu cara untuk mencapai tujuan
dimana pengambilan keputusan berusaha memilih alternatif yang dapat menghasilkan pencapaian tujuan.
D. Implementasi Keputusan
Implementasi keputusan merupakan puncak dari proses pemecahan masalah manajerial, yang hampir sepenuhnya bergantung pada penilaian manajer. Sebuah keputusan harus diimplementasikan secara efektif untuk mencapai tujuan. Implementasi yang salah akan merugukan sebuah keputusan yang baik. Karena implementasi melibatkan orang dalam sebagian besar situasi dan keunggulan keputusan itu dapat dilihat dari perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu.
Berikut di gambarkan langkah-langkah yang baik dalam pengambilan keputusan yang memiliki kualitas, adalah sebagai berkut :
Mengenal dan Mendefinisikan masalah
Menentukan rangkaian tindakan alternatif
kondisi tidak pasti berisiko
kondisi pasti Mengevaluasi alternatif
Melaksanakan keputusan yang dipilih
Manajemen yang aktif melakukan pengukuran hasil-hasil secara periodik untuk menilai kinerja akan dapat menganalisa apakah hasil-hasil yang dicapai tersebut telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. Jika hasil- hasil yang telah dicapai tidak sesuai dengan apa yang telah direncanakan maka berbagai perubahan harus dilakukan dalam pemilihan solusi. Sudah seharusnya sistem pengendalian dan penilaian meyakinkan bahwa hasil-hasil yang sebenarnya konsisten dengan hasil-hasil yang direncanakan sesuai dengan keputusan manajemen.
Pada PT. Jamsostek (Persero) proses pengambilan keputusan yang diterapkan adalah sebagai berikut :
A. Keputusan berdasarkan analisa data yang dihasilkan sesuai dengan bidangnya masing-masing.
B. Keputusan umumnya bersifat kolektif khususnya untuk yang bersifat policy/prinsip.
C. Keputusan adalah secara berjenjang sesuai dengan tingkat kepentingannya. Keputusan yang dibuat berdasarkan analisa data yang dilakukan sesuai dengan bidangnya masing-masing adalah cara yang dibuat oleh manajemen PT. Jamsostek (Persero) didalam rangka untuk memudahkan pengklasifikasian keputusan tersebut dengan tujuan agar tidak terjadi pengambilan keputusan yang bersifat tumpang tindih. Disamping itu manajemen ingin agar dapat melaksanakan operasional secara efektif sehingga departemen-departemen yang ada dapat melaksanakan tugasnya masing-masing namun koordinasi tetap ada.
Manajemen mengambil keputusan yang bersifat policy (kebijaksanaan manajemen) dan prinsipil. Ini gunanya adalah untuk mengintegrasikan elemen yang ada didalam perusahaan agar tetap memenuhi prosedur yang telah direncanakan sebelumnya di dalam mencapai tujuan perusahaan.
Pemantauan lingkungan yang disusun perusahaan harus dapat digunakan untuk memahami fenomena-fenomena yang terjadi pada berbagai tingkat. Jadi sistem informasi akuntansi yang harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai sehingga keputusan yang diambil perusahaan ini tidak salah.
Pada PT. Jamsostek (Persero) pengumpulan data akuntansinya pada bagian akuntansi. Bagian akuntansi mengolah data-data yang masuk dan output di bidang akuntansi tersebut merupakan informasi-informasi yang disalurkan untuk kemudian pada manajemen yang membutuhkan informasi tersebut.
Informasi-informasi tersebut berupa laporan manajemen setiap bulannya maupun tiap tahun. Laporan tersebut meliputi :
1. Laporan Bulanan, terdiri dari : a. Neraca
b. Laporan Laba Rugi c. Laporan rincian biaya d. Laporan perputaran uang 2. Laporan tahunan, terdiri dari :
a. Listing voucher b. Neraca percobaan
c. Buku harian rekapitulasi d. Rekapitulasi memorial e. Kartu buku besar f. Neraca lajur
g. Realisasi anggaran
h. Bunga Jaminan Hari Tua (JHT) i. Daftar/ saldo deposito
j. MIS Keuangan, akuntansi dan investasi k. Lampiran laporan
Manajemen melihat dan melakukan pengecekan terhadap penjualan tersebut dengan melihat bukti transaksi (dokumen) berupa bukti dasar pembukuan, sehingga manajemen dapat mengambil keputusan untuk mengendalikan biaya tersebut.
Pihak manajemen mengambil keputusan berdasarkan neraca yang dikirim oleh bagian akuntansi. Dengan neraca manejerial dapat mengetahui gambaran mengenai perusahaan, sehingga dalam menentukan anggaran dan rencana tersebut dapat tercapai. Di samping itu juga manajemen melihat laporan bulanan yang disusun bagian keuangan.
Dalam proses penyusunan rencana dan anggaran, sistem informasi akuntansi memegang peranan sangat penting. Agar pelaksanaan kegiatan dapat terarah dan tidak menyimpang dari standar yang telah ditetapkan, maka diperlakukan perencanaan yang matang dan juga pengendalian yang efektif.
Proses atau cara kerja yang dilakukan manajemen dalam pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
1. Menerima neraca dari bagian akuntansi.
2. Menerima laporan bulanan yang disusun oleh bagian keuangan.
3. Membuat anggaran dan membandingkannya dengan realisasi (pendapatan dan biaya).
4. Melihat modal perusahaan saat ini. 5. Belajar dari tahun sebelumnya.
6. Melihat tenaga kerja, yaitu analisa dalam laporan kinerja.
7. Melihat tingkat kesehatan perusahaan ditinjau dari laporan keuangan, operasional, administrasi dan strategi.
Untuk proses lebih lanjut dalam pengambilan keputusan setelah mempelajari dan mengidentifikasi masalah maka Direktur Pelaksana bisa mengambil keputusan melalui rapat (pertemuan) dengan kepala-kepala bagian.
Dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang baik maka keputusan-keputusan mengenai alokasi biaya dapat diselenggarakan dengan tepat dan teratur. Sehingga menghasilkan keputusan-keputusan yang tepat dalam penentuan anggaran dan rencana perusahaan, menciptakan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaannya serta mampu menghadapi persaingan ekonomi dewasa ini.
Perusahaan sangat membutuhkan informasi yang tepat dan akurat, terutama informasi yang dapat menjelaskan setiap kegiatan perusahaan. Informasi tersebut akan sangat berguna dan bermanfaat untuk melihat sebatas mana target yang telah dicapai perusahaan.
D. Peranan Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pengambilan Keputusan