1. Tujuan : Untuk menjamin bahwa pelaksanaan kerjasama lembaga di lingkungan Universitas PGRI Semarang sesuai dengan visi misi dan ketentuan yang berlaku di universitas
2. Ruang Lingkup : Kerjasama institusional di semua jurusan, fakultas dan unit/lembaga di Universitas PGRI Semarang
3. Pernyataan Isi Standar a. Standar Kerjasama
1) UPGRI Semarang harus menjalin kerjasama secara kelembagaan berdasarkan prinsip kesetaraan, saling menghormati, saling menguntungkan, memperhatikan baik hukum nasional maupun hukum internasional, tidak mengganggu kebijakan pembangunan bangsa, pertahanan dan keamanan nasional. Kerjasama yang dilaksanakan secara umum bertujuan untuk meningkatkan kinerja, kualitas dan daya saing UPGRI Semarang, dan secara khusus bertujuan untuk :
28 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang a) meningkatkan kualitas kelembagaan perguruan tinggi.
b) mendayagunakan kinerja unit/bagian/biro/lembaga
c) menyediakan akses sivitas akademika untuk dapat mengembangkan diri. d) meningkatkan/membangun citra Universitas PGRI Semarang
e) menyediakan akses kepada mahasiswa untuk praktik atau berlatih
f) menyiapkan peluang dan akses bagi mahasiswa/lulusan untuk mendapatkan lapangan kerja g) menciptakan umpan balik sebagai salah satu dasar upaya perbaikan institusi.
2) Ruang Lingkup Pelaksanaan Kerjasama
a) Pengelolaan kelembagaanm lembaga, dan caturdarma UPGRI Semarang antar perguruan tinggi, instansi pemerintahan, asosiasi profesi, dunia usaha dan masyarakat.
b) Bidang antara lain pelatihan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan penerbitan. c) Kerjasama komersial yang berhubungan dengan hasil penelitian civitas akademika
3) Bidang kerjasama yang dilaksanakan UPGRI Semarang dengan perguruan tinggi lain maupun dengan non-perguruan tinggi dapat berbentuk :
a) Penyediaan tenaga ahli, bahan pengajaran, fasilitas pendidikan dan kebudayaan b) Kerjasama manajemen
c) Kerjasama program kembaran
d) Kerjasama program gelar ganda (dual degree) e) Kerjasama credit transfer system (CTS)
f) Kerjasama penelitian dan pengabdian kepada masyarakat g) Kerjasama tukar menukar staf pengajar / staf manajemen
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang
h) Kerjasama pencangkokan dosen/magang i) Kerjasama penerbitan bersama karya ilmiah
j) Kerjasama dalam kegiatan ilmiah lain, misalnya pertemuan ilmiah, seminar ilmiah bersama. k) Kerjasama dalam pemberian beasiswa
l) Kerjasama dalam kegiatan corporate social responsibility (CSR).
m) Bentuk kerjasama komersial lain yang belum tertuang dalam pedoman ini 4) Perencanaan Kerjasama berlangsung melalui tahap :
a) Ketua lembaga/unit/biro mengkoordinasikan penyusunan blue print perencanaan kerjasama untuk jangka waktu 5 tahunan sebagai dasar penyusunan renstra dalam bidang kerjasama. b) Masing-masing unit kerja UPGRI Semarang merancang dan melaksanakan kerjasama
berdasarkan usulan dengan melibatkan anggota masing-masing unit.
c) Hasil rancangan kerjasama diusulkan kepada pejabat yang berwenang untuk mendapatkan persetujuan.
d) Naskah kerjasama harus ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan sepengetahuan pimpinan unit diatasnya dengan disahkan stempel lembaga.
5) Prosedur Pelaksanaan Kerjasama
a) Tahap menggali dan menganalisis potensi bidang kerjasama secara internal.
Tahap ini merupakan tahap untuk melakukan analisis terhadap potensi yang ada pada Universitas PGRI Semarang yang dapat dikembangkan dalam kerjasama dengan pihak luar/calon mitra
30 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang b) Menetapkan pilihan kerjasama dengan calon mitra kerjasama
Tahap ini adalah tahap pemetaan calon mitra yang akan diajak bekerja sama dengan Universitas PGRI Semarang. Pemetaan ini dapat dilakukan dengan survei lokasi, pengumpulan data tentang calon mitra.
c) Tahap Penjajakan
Penjajakan dapat dilakukan oleh unit atau universitas. Prosedur penjajakan yang dilakukan harus sepengetahuan/seizin minimal oleh kepala unit, yang selanjutnya dilaporkan secara tertulis kepada pimpinan universitas (Wakil Rektor I) untuk dipelajari sebelum dilaporkan kepada rektor. Rencana kerjasama yang dinilai layak untuk dilaksanakan, selanjutnya dibahas antarpejabat terkait/berwenang dan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak pelaksana teknis. Berikut ini teknis pelaksanaan tahap penjajakan.
(1) Unit pengusul menyusun proposal yang memuat tentang data calon mitra kerjasama, sasaran, tujuan, skema, jadwal kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR yang bertanggung jawab pada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan.
(2) Unit pengusul mengajukan KAK/TOR rencana kerjasama ke dekanat /lembaga/rektorat yang bertanggung jawab kepada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan.
(3) Dekanat/lembaga/rektorat menyelenggarakan rapat dengan pihak-pihak terkait untuk membahas rencana kerjasama yang diusulkan oleh unit pengusul.
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang
(4) Dekanat/lembaga/rektorat melakukan negosiasi dengan pihak mitra terkait dengan rencana kerjasama,
(5) Dekanat/lembaga/rektorat menindaklanjuti hasil negosiasi, d) Tahap Pengesahan
Tahap pengesahan adalah rangkaian kegiatan yang diawali dengan penyusunan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama sampai dengan terlaksananya penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. Berikut ini teknis pelaksanaan tahap pembuatan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama:
(1) Unit pengusul menyiapkan draft MoU untuk dikaji di tingkat dekanat/lembaga/rektorat. (2) Bahasa yang digunakan dalam perjanjian kerjasama adalah bahasa Indonesia dan/atau
bahasa Inggris
(3) Apabila kerjasama melibatkan perguruan tinggi di luar negeri, pedoman pelaksanaannya mengikuti Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007
(4) Substansi isi MoU dan/atau perjanjian kerjasama harus dibicarakan terlebih dahulu oleh Universitas atau Unit (fakultas/lembaga/pusat/unit) dan mitra kerja. Butir-butir kesepakatan selanjutnya dibuat dalam draft Mou dan/atau perjanjian kerjasama
(5) Draf MoU dan/atau perjanjian kerjasama selanjutnya dikirimkan ke unit international office/IO jika kerjasama luar negeri dan selanjutnya diteruskan ke bagian HKTL (Hukum dan Tata laksana) untuk dipelajari aspek hukumnya
(6) Masukan/hasil koreksi dari HKTL, oleh unit administrasi kerjasama dikirimkan kembali ke fakultas/lembaga/pusat/unit pelaksana kerjasama untuk dikomunikasikan ulang draft
32 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang MoU dengan pihak mitra kerja. Oleh fakultas/lembaga/pusat/unit Pelaksana kerjasama draft MoU dikirimkan ke pihak mitra untuk dikaji
(7) Jika draft sudah disepakati bersama oleh unit dan mitra kerja, selanjutnya dikonsultasikan ke pimpinan universitas (disesuaikan dengan bidang wewenang), untuk dipelajari ulang perihal butir-butir/isi draft MoU dan/atau perjanjian kerjasama
(a) Jika ada koreksi, segera diperbaiki oleh HKTL;
(b) Jika disetujui, dicetak naskah MoU dan selanjutnya dimintakan paraf persetujuan pimpinan;
(c) Jika dibutuhkan pencermatan yang lebih akurat, akan dibentuk tim khusus.
(8) Dekan/Ketua Lembaga/Rektor menandatangani MoU, Dekan/Ketua Lembaga/Rektor sebagai penanggung jawab, selanjutnya MoU disampaikan ke Rektor sebagai laporan (jika ada koreksi, diperbaiki ulang dan dikonsultasikan kembali sampai dapat persetujuan rektor);
(9) MoU dan/atau perjanjian kerjasama yang sudah mendapatkan persetujuan, dibuat rangkap dua masing-masing dilengkapi dengan materai untuk ditandatangani oleh Rektor dan pihak mitra kerja pada hari pelaksanaan penandatanganan
e) Tahap Pelaksanaan Kerjasama
Melaksanakan kerjasama yang merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan setelah penandatanganan naskah MoU dan/atau perjanjian kerjasama. Unit pelaksana kerjasama/IO yang melaksanakan kegiatan kerjasama bertanggung jawab kepada Dekan/Ketua Lembaga/Rektor. Selama kerjasama berlangsung pelaksana kerjasama harus:
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang
(1) membahas, merumuskan dan menyusun juklak (petunjuk pelaksanaan) dan/atau juknis (petunjuk teknis) bersama mitra kerja;
(2) melaksanakan kegiatan sesuai dengan perjanjian kerjasama dan;
(3) membuat laporan secara berkala kegiatan kerjasama kepada pimpinan Universitas. (4) Unit pengusul melaporkan kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan. (5) Unit pengusul menyerahkan hasil kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan f) Tahap Monitoring dan Evaluasi
Dekan/Ketua Lembaga/Rektor dengan pihak mitra melaksanakan monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kegiatan kerjasama dengan merujuk pada faktor-faktor kelayakan untuk suatu pelaksanaan pekerjaan, sehingga setiap jenis kegiatan kerjasama akan memiliki faktor kelayakan yang berbeda-beda. Untuk itu perlu dibentuk tim monitoring yang diambil dari orang yang ahli/menguasai prinsip-prinsip monitoring dan seluk-beluk jenis kegiatan yang dimonitoring. Hasil monitoring dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi apakah suatu kegiatan kerjasama dapat dilanjutkan, diperbaiki atau hal-hal lainnya. Evaluasi hasil kegiatan kerjasama dilakukan oleh tim evaluasi yang terdiri dari pihak Universitas, mitra kerja, dan/atau pihak eksternal/pihak lain yang memiliki otoritas untuk melakukan evaluasi yang disetujui secara bersama.
g) Tahap Pengembangan, Peningkatan dan Diverifikasi Kerjasama
Jika berdasarkan hasil evaluasi kegiatan kerjasama dipandang perlu/layak untuk dilanjutkan, dapat dilakukan diskusi tentang kemungkinan pengembangan, penyempurnaan dan/atau
34 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang penciptaan kegiatan kerjasama baru yang bertujuan untuk mendukung keberlanjutan kegiatan kerjasama tersebut guna mencapai tujuan bersama. Pertimbangan untuk suatu pengembangan program, didasarkan pada :
(1) identifikasi hal baru yang muncul selama kegiatan kerjasama berlangsung; (2) analisis kemungkinan pengembangan kerjasama untuk periode mendatang. 6) Pelaksanaan kerjasama harus memperhatikan hal-hal berikut.
(a) Kerjasama dilakukan berdasarkan pemahaman dan kesadaran beberapa prinsip dasar secara bersama.
(b) Kedua belah pihak harus bekerjasama secara sinergi untuk mencapai tujuan bersama.
(c) Rentang waktu perjanjian kerjasama dipastikan dan apabila perlu perpanjangan jangka waktu dapat dilanjutkan berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
(d) Kesepakatan kerjasama harus dijelaskan hak dan kewajiban masing-masing pihak serta konsekuensi dari tidak terpenuhinya kewajiban.
(e) Kerjasama diikat dengan perjanjian kerjasama berupa kesepakatan/MoU yang disetujui oleh kedua belah pihak.
b. Standar Mou
Mou harus memuat kejelasan para pihak dengan standar format sebagai berikut. 1) logo
2) nama lembaga 3) judul
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang 4) nomor
5) identitas para pihak (komparisi) 6) dasar hukum
7) ketentuan umum 8) transaksi kerjasama 9) maksud dan tujuan 10) ruang lingkup 11) evaluasi
12) hak dan kewajiban
13) kosekuensi keuangan dan sumber daya lain 14) sanksi atas pembatalan MoU
15) penyelesaian perselisihan 16) jangka waktu MoU
17) keadaan kahar (Force Majeure) 18) closing statement (klausul penutup)
19) legalisasi MoU (tanda tangan, meterai, stempel institusi). c. Standar Evaluasi Kerjasama
Kerjasama harus dimonitoring dan dievaluasi terutama dalam hal ketaatan waktu, anggaran, sumber daya dan ketercapaian indikator yang ditetapkan terkait dengan laporan perkembangan kegiatan pada setiap tahap kegiatan dan akhir kerjasama.
36 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang d. Pemutusan Kerjasama
Kegiatan kerjasama dapat dihentikan oleh salah satu pihak, jika terdapat penyimpangan yang tidak dapat diperbaiki. Pemutusan kerjasama ini dilakukan setelah kedua belah pihak bernegosiasi dan tidak dapat menemukankata sepakat.
4. Definisi
a. Kerjasama adalah kesepakatan bersama antara UPGRI Semarang dengan perguruan tinggi/institusi/lembaga/perusahaan/departemen, baik di tingkat nasional maupun internasional, sebagai upaya peningkatan kemampuan UPGRI Semarang di bidang sumber daya manusia dan sumber daya lainnya
b. MoU adalah kesepakatan antara dua pihak atau lebih sebagai dasar penyelenggaraan kerjasama dalam bidang tertentu.
5. Referensi
a) Undang-undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional b) Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan c) Statuta Universitas PGRI Semarang
d) Standar Akademik Universitas PGRI Semarang tahun 2010 e) Rencana Strategis Universitas PGRI Semarang tahun 2011-2016 f) Rencana Operasional Universitas PGRI Semarang tahun 2011-2016
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang 6. Instruksi Kerja
No Instruksi kerja Unit
Pengusul Dekanat/ Lembaga/ Rektorat Dekan / Rektor 1 Unit pengusul menyusun sasaran, tujuan, skema,
schedule kegiatan dan hal terkait lainnya dalam bentuk Kerangka Acuan Kerja/KAK atau TOR yang bertanggung jawab pada kepala biro, UPT/Ketua Lembaga/ Dekan
2 Unit pengusul mengajukan KAK/TOR rencana kerjasama ke Dekanat /Lembaga/Rektorat yang bertanggung jawab kepada kepala biro, UPT/ketua lembaga/ dekan
3 Dekanat/Lembaga/Rektorat menyelenggarakan rapat dengan pihak-pihak terkait untuk membahas rencana kerjasama yang diusulkan oleh unit pengusul
4 Dekanat /Lembaga/Rektorat melakukan negosiasi dengan pihak mitra terkait dengan rencana kerjasama
1
2
3
38 Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang 5 Dekanat/Lembaga/Rektorat menindaklanjuti hasil
negosiasi
6 Unit pengusul menyiapkan draft MoU untuk dikaji ditingkat Dekanat/Lembaga/Rektorat
7 Draf MoU dikirimkan ke pihak mitra untuk dikaji 8 Dekan/Ketua Lembaga/Rektor menandatangani
MoU, dekan/ketua lembaga/rektor sebagai penanggung jawab.
9 Unit pengusul melaksanakan kegiatan kerjasama dan bertanggung jawab kepada Dekan/Ketua Lembaga/Rektor
10 Dekan/Ketua Lembaga/Rektor dengan pihak mitra melaksanakan monitoring dan evaluasi
penyelenggaraan kegiatan kerjasama
11 Unit pengusul melaporkan kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan
12 Unit pengusul menyerahkan hasil kegiatan kerjasama kepada penanggung jawab kegiatan
5 6 7 8 9 10 11 12
Standar XIV Kerjasama Universitas PGRI Semarang
UNIVERSITAS PGRI SEMARANG
FAKULTAS / PRODI / LEMBAGA / UNIT PENGUSUL: FORMULIR PERMOHONAN MENGADAKAN MoU/MoA