MASUKAN: KOLOM NO, NAMA, KODE BAGIAN, GOL
C. PROTEKSI, GRAFIK, GAMBAR, DAN DATABASE
=days360(TanggalAwal, TanggalAkhir)
Fungsi : Untuk mencari selisih dua buah tanggal dengan dasar 360 hari per tahun
Contoh1 : =days360("4‐Okt‐2000","6‐Okt‐2000") ==> 2
Contoh2 : = days360(A1,B1) ==> 2
Jika A1 berisi 4‐Okt‐2000 dan B1 berisi 6‐Okt‐2000, maka hasilnya 2
=time(jam, menit, detik)
Fungsi : Untuk memasukkan jam ke dalam lembar kerja
Contoh1 : =time(08:30:00) ==> jam 8 pagi lewat 30
Contoh2 : =time(20:30:00) ==> jam 8 malam lewat 30
Walau detik tidak dibutuhkan, tetapi detik harus tetap dimasukkan ke dalam rumus.
=hour(Jamteks)
Fungsi : Untuk mengambil nilai jam dari sebuah jam
Contoh1 : =hour("08:30:00") ==> 8
Contoh2 : =hour("20:30:00") ==> 20
=minute(Jamteks)
Fungsi : Untuk mengambil nilai menit dari sebuah jam
Contoh1 : =time("08:30:00") ==> 30
Contoh2 : =time("20:30") ==> 30
=second(Jamteks)
Fungsi : Untuk mengambil nilai detik dari sebuah jam
Contoh1 : =second("08:30:10") ==> 10
Contoh2 : =second("20:30") ==> 0
=timevalue(Jamteks)
Fungsi : Untuk mengkonversi jam teks (jam string) ke angka
Contoh1 : =timevalue("08:30:00") ==> 0,354167
Untuk mengubah angka ke jam, format kembali cel dengan format time. Maka anda akan
mendapatkan 8:30
4.16 Memproteksi sheet
Proteksi sheet bertujuan agar data yang ada dalam suatu sheet tidak mengalami perubahan
yang tidak dinginkan, baik disengaja maupun tidak.
Langkah‐langkah untuk memproteksi sheet:
1) Aktif di tab home > pada group cells > format cells > protect sheet
2) Allow all users of this worksheet to > pilih (selected locked cells, selected unlocked
cells) agar masih bisa melakukan aktifitas pada lembar kerja yang dikunci
3) Isilah password unprotect sheet > masukkan sandi untuk membuka proteksi
4) Pada dialog confirm password > masukkan kembali sandi di atas
5) Untuk membuka proteksi sheet > klik format cells > unprotect sheet
6) Masukkan sandi yang telah dimasukkan pada saat proteksi untuk membuka proteksi
a. Memproteksi sebagian Sel
Untuk memproteksi sebagian cell dilakukan langkah sebagai berikut:
1) Aktif pada tab home > sorot range yang akan diproteksi
2) Klik format cells > protect sheet
3) Non aktifkan pilihan selected locked cells > masukkan password untuk
membuka proteksi
4) Pada konfirmasi, masukkan ulang password/ sandi yang telah dimasukkan di
atas
b. Memproteksi Workbook
Memproteksi workbook sama dengan memproteksi file excel tersebut secara keseluruhan.
Hal ini bertujuan agar file hanya dapat dibuka oleh pengguna yang berwenang. Langkah‐
langkahnya adalah:
1) Klik office button > save as
2) Klik tools > general options
3) Masukkan password pada password to open (untuk membuka kunci), masukkan
password lagi pada password to modify (untuk memodifikasi data pada file
tersebut)
4) Aktifkan read‐only recommended > OK
5) Masukkan ulang password untuk membuka file dan merubah data file tersebut
6) Ketikkan/ isi nama file > save
7) Untuk membuka file yang telah diproteksi, masukkan sandi pada password to open
4.17 Membuat Grafik
Grafik adalah penampakan secara visual dari sebuah data. Grafik digunakan untuk melihat
perbandingan, pola, dan trend (kecenderungan) kurva dari data. Grafik dapat pula
digunakan untuk membandingkan hasil penjualan di pasar dengan target yang ingin diraih,
serta memperkirakan kemungkinan nilai hasil penjualan yang bisa diraih di masa yang akan
datang.
Pembuatan Grafik menggunakan Excel 2007 lebih praktis, cepat dan mudah dengan melalui
Group Charts. Grafik yang dibuat dapat diletakkan pada sheet tertentu atau meletakkannya
pada sheet yang sama dengan data. Kita juga dapat mempublikasikan grafik dalam bentuk
halaman web. Untuk membuat sebuah grafik, data terlebih dahulu harus tersedia pada
suatu worksheet. Inti dari grafik ialah adanya absis sumbu x/horisontal dan sumbu
y/vertikal. Jadi untuk bisa menggambar grafik dari suatu tabel, harus ada suatu kolom dari
tabel itu data‐ datanya diletakkan di sumbu x dan ada suatu kolom yang data‐datanya
diletakkan pada sumbu y.
Langkah yang digunakan untuk membuat grafik adalah :
1) Buat data yang akan ditampilkan grafiknya/ buka file yang telah berisi data yang
akan ditampilkan grafiknya
2) Sorot area data yang akan dibuat grafik
3) Klik tab insert > pada group chart > pilih salah satu jenis chart/ more untuk create
chart
4) Chart akan tampil > setelah chart tampil, maka akan muncul toolbar chart tools
5) Chart tools digunakan untuk mengubah area data (tab design > data > select data),
mengubah bentuk chart dan tipe chart (tab design > type), merubah chart style yang
telah ditampilkan (tab design > chart styles), menambahkan judul grafik, legend (tab
layout > label), menganalisa (tab layout > analysis), memberikan warna, efek, dan
border (pada tab format).
4.18 Menyisipkan ClipArt
Fitur ClipArt digunakan untuk mengambil gambar yang telah disediakan oleh Excel. Dalam
hal pengaturan format gambar. Di Excel 2007 telah dilengkapi fitur Adjust dan Picture Styles
untuk memodifikasi kualitas gambar secara cepat dan mudah.
Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan ClipArt adalah :
1) Pilih tab Insert > ClipArt
2) Klik gambar yang diinginkan > drag masuk kedalam lebar kerja > lepaskan drag
3) Untuk mengubah ukuran gambar klik pada sudut gambar drag masuk untuk
pada bingkai atas/ bawah (horizontal), jika ingin memperlebar gambar klik pada
bingkai samping (vertical).
4.19 Menyisipkan Wordart
Fitur WordArt didalam Excel 2007 telah dikembangkan menjadi lebih canggih dan semakin
banyak pilihan style bahkan dapat diberi efek yang membuat tampilan teks semakin
profesional.
Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan WordArt adalah :
1) Pilih tab Insert > pada group text pilih Word Art > pilih salah satu jenis word art
2) Ketikkan kata yang akan ditulis dalam bentuk word art pada Your Text Here
3) Untuk mengubah ukuran teks > klik kanan > font size ubah
4) Untuk memberikan style dan efek, pada Group Shape Styles pilih style sesuai
dengan keinginan, pada shape effect > pilih efek yang diinginkan
4.20 Database
Database terdiri dari sekumpulan record, record terdiri atas sekumpulan field yang
membentuk satu kesatuan, masing‐masing field saling berhubungan sehingga membentuk
pengertian tertentu.
Beberapa fitur yang disediakan oleh excel adalah: mengurutkan data (sort), melacak dan
menampilkan data dengan filter, membuat sub total, membuat rekapitulasi dengan pivot
table, membuat validasi data.
4.21 Mengurutkan data
Pengurutan data diperlukan untuk beberapa operasi fungsi pada excel, hal ini disebabkan
excel belum mempunyai index/ kolom kunci untuk diakses dan mereferensi ke table yang
lain. Excel mendukung aplikasi database pada level dasar. Untuk memperoleh database
yang baik, gunakan Microsoft Access, SQL, Oracle. Pengurutan data dimaksudkan agar saat
eksekusi fungsi tidak ada data yang terlewat, excel mengurutkan dari abjad awal hingga
terakhir, sekali pengecekan telah melewati abjad tertentu, maka ketika abjad tersebut
muncul setelahnya, abjad tersebut tidak dikenali dengan benar.
Langkah‐langkah untuk mengurutkan data (sort):
1) Sorot/ blok range yang akan diurutkan
2) Tab data > pada group sort and filter > sort
4) Jika ingin mengurutkan secara terbalik (dari abjad akhir ke awal) pilih Z to A
(descending)
5) Sort by pilih kolom yang dijadikan referensi untuk mengurutkan (data diurutkan
berdasarkan kategori yang diinginkan)
4.22 Menyaring Data
Pelacakan data berdasarkan criteria tertentu menjadi mudah dengan menggunakan filter.
Filter membuat data yang tidak diperlukan tidak ditampilkan.
Syarat untuk melakukan filter:
1) Setiap field/ data mempunyai judul
2) Judul setiap field terletak dalam satu baris
3) Setiap nama judul harus berbeda
Langkah‐langkah melakukan filter:
1) Sorot range yang akan di filter
2) Tab data > pada group sort and filter > filter
3) Setelah tombol list muncul pada setiap judul dari table/ range tersebut, klik tombol
list tersebut untuk memilih data yang akan ditampilkan
4) Untuk menampilkan semua data/mengembalikan ke kondisi semula, klik tombol list,
centang select all
4.23 Menghitung Sub Total
Untuk menghitung total dan subtotal secara otomatis, dapat dilakukan dengan sub total.
Langkah‐langkah untuk menghitung subtotal:
1) Sorot range yang akan dihitung subtotalnya
2) Tab data > Sort > pilih akan diurutkan berdasarkan kategori/ judul kolom yang mana
3) Tab data > group outline > sub total
4) Pada bagian at each change in, pilihlah kategori/ judul apa yang akan digunakan
sebagai dasar pengelompokan data untuk dihitung totalnya untuk setiap jenis/ baris
data berdasarkan kategori tersebut
5) Pada bagian function > pilih SUM (untuk menghitung total)
6) Pada bagian add subtotal to > centang kolom‐kolom yang akan dihitung jumlahnya
berdasarkan kategori/ judul kolom yang digunakan sebagai dasar acuan
7) OK
Data Validasi berguna untuk mempermudah dalam memasukkan data tanpa harus mengetik
data pada sel.
Langkah‐langkah membuat data validasi:
1) Sorot kolom yang akan diberikan validasi
2) Tab data > group data tools > data validation
3) Pada tab setting > allow > pilih list (untuk memasukkan nama‐nama yang dapat
langsung dipilih)
4) Pada source > ketikkan nama‐nama yang akan dijadikan list dengan pemisah koma.
5) Pada tab input > title > masukkan judul dari label yang akan muncul di dekat kolom
yang akan diisi data (contoh: Karyawan)
1) Pada tab input > input message > ketikkan perintah/ bantuan instruksi (contoh:
masukkan nama pelanggan)
2) Tab error alert > pilih style sesuai yang diinginkan (peringatan/ informasi) > title diisi
judul dari message box yang akan tampil saat ada ketidaksesuaian isian dengan list
yang telah dibuat > error message > masukkan pesan kesalahan/ peringatan/
informasi yang dikehendaki
Contoh tampilan error jika kode karyawan diisi dengan nilai yang belum didaftar pada list
1. OK
Untuk membuat validasi angka, maka pada bagian allow pilih whole number, pada isian data
pilih jenis persamaan matematika (lebih besar dari/ lebih kecil dari/ lebih besar sama
dengan/ lebih kecil sama dengan/ sama dengan/ tidak sama dengan), isikan angka pada
batasan nilai yang muncul sesuai dengan pilihan.