BAB III MICROSOFT WORD 2007 - Materi Office 2007 bagian 2

67  18  Download (0)

Teks penuh

(1)

 

 

 

 

 

BAB

 

III

 

MICROSOFT

 

WORD

 

2007 

3.1  Pendahuluan 

Microsoft Word 2007 merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang  biasa  digunakan  untuk  mebuat  laporan,  membuat  dokumen  berbentuk  surat  kabar,  membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi. 

Selain Microsoft Word 2007 juga terdapat beberapa program pengolah kata yang lain  seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect. 

3.2  Memulai Microsoft Word 2007  1. Start 

2. All program  3. Microsoft office  4. Microsoft word 2007 

(2)

3.3  Mengenal area kerja word 2007 

1) Office button adalah penganti menu file pada word 2003. Berisi perintah new, open,  save, save as, print, prepare, send, publish, close, word options, exit word 

2) Quick access toolbar adalah menu customize toolbar  3) Ribbon adalah pengganti menu bar 

4) Page adalah lembar kerja untuk membuat dokumen baru 

5) View shortcuts berada di baweah area kerja berguan untuk mengubah tampilan halaman  menjadi print layout, full screen reading, web layout outline, dan draft. 

6) Zoom slider berguna untuk memperbesar dan memperkecil ukuran tampilan halaman  secara cepat. 

3.4  Mengakhiri Word 2007 

Langkah‐langkah untuk mengakhiri word 2007: 

1. Simpan lembar kerja yang sudah dibuat 

2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2007 berikut  ini : 

• Pilih dan klik File, Exit, atau 

(3)

• Short cuts Atl+F4 

3. Tunggu sampai jendela Word 2007 ditutup. 

3.5  Mengoperasikan dokumen  3.5.1  Membuat Dokumen Baru 

Ketika kita memulai membuka aplikasi word 2007 maka secara otomatis akan muncul  dokumen1. Jika kita ingin membuat lebih dari 1 dokumen maka klik tombol windows button  kemudian pilih new. 

3.5.2  Menyimpan File 

Setelah selesai ataupun untuk menjaga memproteksi data yang telah kita ketik maka perlu  dilakukan  pennyimpanan  secara  berkala  selama  proses  pengerjaan  suatu  dokumen.  Langkah‐langkahnya adalah klik windows button kemudian pilih save as. Ketikan judul untuk  dokumen yang sedang/ telah selesai dibuat. Kemudian save

Save as memungkinakan user untuk menyimpan file modifikasi delam nama yang berbeda  dengan  nama  awal.  Sedangkan  save  hanya  menimpa  dokumen  yang  lama  dengan  perubahan terakhir. 

Langkah lain yang bias ditempuh: klik windows button kemudian pilih save. Atau dengan 

short cuts Ctrl+S, atau dengan klik tombol yang gambar disket di quick access toolbar

3.5.3  Membuka File 

Langkah yang ditempuh untuk membuka file: klik windows button kemudian pilih open.  Tentukan nama dan letak penyimpanan file yang hendak di buka. Lalu open/ OK. 

Cara lainnya dengan mengklik quick access toolbar yang berbentuk dokumen terbuka. Atau  dengan menggunakan short cuts Ctrl+O. 

3.6  Mengubah ukuran tampilan  Langkah‐langkah yang perlu dilakukan: 

1. klik tab view 

2. pada group zoom klik tombol 100%, hasilnya ukuran akan ditampilkan menjadi 

100% 

(4)

5. untuk ukuran lebar halaman dokumen klik tombol page width 

3.7  Mengaktifkan ruler dan Thumbnails  Langkah‐langkah yang harus dikerjakan: 

1. Pastikan ukuran kertas one page 

2. Aktifkan cek ruler pada group show/ hide. 

3. Aktifkan kotak cek thumbnails untuk menampilkan miniature halaman . 

Ruler berguna untuk alat bantu pengukuran dalam mengatur posisi teks atau gambar. 

Thumbnails berguna untuk menampilkan miniature halaman pada kolom sebelah kiri area 

kerja. 

 

 

 

 

3.8  Menutup File dokumen 

Setelah file disimpan maka untuk menutup file klik office button/ windows button lalu pilih 

close. Atau bisa juga dengan cara  mengklik tombol close(X) di baris menu (ujung kanan 

atas). 

3.9  Menutup jendela word 2007 

Klik office button/ windows button kemudian klik exit word 

3.10  Meng‐copy Teks  

Untuk meng‐copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sbb; 

1) Tandailah teks yang akan dicopy 

2) Klik kanan lalu klik copy (atau klik icon copy pada group clipboard)  3) Pindahkan insertion point ke lokasi pengkopian. 

4) Klik kanan lalu klik paste (atau klik icon paste pada group clipboard

(5)

1) Tandailah teks yang akan dicopy  

2) Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan peng‐copian. 

Atau dengan cara lain: 

1) Tandailah teks yang akan dicopy  2) Tekan Ctrl+C 

3) Bawa insertion point ke daerah tujuan 

4) Tekan Ctrl+V 

3.11  Menghapus Teks  

Menghapus teks dapat kita lakukan sbb; 

1) Tandailah teks yang akan dihapus 

2) Klik kanan lalu klik cut (atau klik icon cut pada group clipboard, gambar gunting) 

Atau dengan cara : 

1) Tandailah teks yang akan dihapus  2) Tekan tombol delete  

3.12  Memindahkan Teks  

Langkah‐langkah untuk memindahkan teks ; 

1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan 

2) Klik kanan lalu klik cut (atau klik icon cut pada group clipboard)  3) Pindahkan insertion point ke daerah tujuan 

4) Klik kanan klik paste (atau klik icon paste pada group clipboard

Atau dengan cara: 

1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan  2) Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru 

Atau dengan cara lain: 

1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan  2) Tekan Ctrl+X 

3) Bawa insertion point ke daerah tujuan 

(6)

Untuk membatalkan perintah, dapat dilakukan se bagai berikut: 

1) Klik menu edit   2) Klik undo  

Atau cukup dengan meng‐klik icon undo (gambar panah melengkung ke‐kiri yang terdapat 

pada toolbar standard). Atau dengan menekan tombol Ctrl+Z 

Untuk mengulangi perintah, dapat dilakukan sebagai berikut: 

1) Klik menu Edit  2) Klik Redo 

Atau cukup dengan meng‐klik icon redo (gambar panah melengkung ke‐kanan yang terdapat 

pada toolbar standard). 

3.13  Memformat Dokumen  3.13.1  Mengatur margin: 

1) Pastikan tab page layout aktif 

2) Klik tombol margin lalu pilih tipe narrow 

3) Jika ingin membuat ukuran sendiri maka klik office button kemudian klik tombol  word options ubah satuannya menjadi millimeter. 

4) Pada kolom kiri pilih advance lalu drag scrollbar ke bawah untuk menampilkan 

setting display 

5) Pada show measurements in units of pilih millimeter. Kemudian OK 

 

pada tab layout klik tombol margin lalu pilih custom 

margin  sehinga  muncul  page  setup  masukkan 

ukuran margin yang diinginkan. OK 

(7)

1.13.2 Ukuran kertas  

1) Pada tab page layout klik tombol size kemudian pilih ukuran kertas yang 

dikendaki. 

2) Untuk mengubah orientasi  kertas pilih landscape (orientasi melebar)  atau 

portrait (orientasi memanjang). 

1.13.3 Mengatur Line Spacing 

1) Klik tombol line spacing pada group paragraph  2) Pilih jenis spasi yang diinginkan. 

Default  pada  word  2007 menggunakan  spasi 1.15 untuk teks paragraph. 

 

 

 

 

3.14  Mengatur format teks 

Dengan metode kita hanya dapat melakukan pengaturan terhadap jenis huruf dan ukuran  yang digunakan. Caranya ; 

1) Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita rubah. 

2) Klik tab home klik tombol drop down font. Pilih jenis font yang dikendaki 

3) Untuk  merubah  ukuran  huruf,  klik  font  size  dan  kliklah  ukuran  huruf  yang  diinginkan. 

Atau dengan langkah: 

1) Tandai  terlebih  dahulu teks yang  ingin kita rubah.  2) Klik kanan format 

Untuk  melihat  efek  dari 

(8)

Keterangan : 

1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf, model garis bawah dan efek dari huruf  dll. Pada tab ini terdapat pilihan sebagai berikut ; 

a. Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah diinstal pada Word XP 

b. Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf, apakah cetak tebal (bold), miring 

(italic), gabungan tebal dengan miring atau model reguler (standar)  c. Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang telah dipilih. 

option terdapat beberapa pilihan sbb; 

h. Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah tesk tersebut. 

Contoh “ Efek Strikethrough “ 

i. Double Strikethrough, sama dengan efek diatas bedanya pada jenis ini garisnya dua. 

Contoh “ Efek Double Strikethrough “ 

j. Superscript, akan memberikan  efek,  teks  akan  naik  ½  tinggi  huruf.  Biasanya 

digunakan untuk membuat  perpangkatan, seperti “ 42 “ 

k. Subscript, akan memberikan 

efek,  teks  akan  turun  ½  tinggi  huruf.  Biasanya  digunakan dalam penulisan  kata‐kata ilmiah,  seperti  “  H2O “ 

l. Shadow,  digunakan  untuk 

memberikan efek bayangan  terhadap teks yang dipilih.  Contoh “Efek dari Shadow”” 

m. Outline, efek dari option ini 

(9)

huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya 

3.16  Menggunakan Alignment 

Selain  pemformatan  huruf,  juga  ada  pengaturan  paragraf.  Perataan  paragraf  ada empat macam, yaitu rata kiri (Align  Left) , rata tengah (Center) , rata kanan  (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified)  . 

Contoh penggunaan perataan paragraf: 

 

1) Rata kiri: 

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.  Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,  skripsi, novel, dan sebagainya. 

(10)

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata.  Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis,  skripsi, novel, dan sebagainya.  4) Rata kiri kanan (justified): 

 

Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa  digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. 

 

3.17  Borders, Shading, dan Drop Cap   

Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh  dibawah ini: 

DropCap 

 

MICROSOFT

 

OFFICE

 

2007

 

icrosoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah  kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen  misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain  menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan  table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll 

 

untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah,  dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian  pilih tab Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih  warnanya. Selanjutnya pilih tab shading kemudian pilih warnanya. 

Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih Insert > Drop Cap  kemudian pilih jenis yang dikehendaki. 

3.18  Change case 

Digunakan untuk mengubah huruf besar dan kecil. 

1) Klik home, group font pilih change case (A )  2) Pilih  jenis  case.  Sentence  case  untuk  kalimat 

dengan  format  standar,  lowercase  mengubah  seluruh  teks  menjadi  huruf  kecil, 

uppercase  mengubah  teks  menjasi 

huruf besar, title case mengubah setiap  huruf pertama per kata menjadi huruf  besar,  toggle  case  mengubah  setiap  huruf pertama per kata menjadi huruf 

(11)

kecil dan huruf berikutnya menjadi huruf besar. 

3.19  Membuat kolom 

1. Blok data yang ingin dibuat kolom  2. klik format, columns 

3. Pilih berapa banyak kolom yang ingin dibuat dan dengan lebar seperti apa (left  untuk kolom sebelah  kiri lebih lebar, right  untuk  kolom sebelah kanan  lebih  lebar).jika ingin semua kolomnya sama besar equal column width di centang. 

4. Cek line between untuk memberikan batas kolom 

5. Apply to, jika pilih this point forward maka mulai dati posisi titik sisip sampai akhir 

dokumen, whole document maka semua dokumenakan di jadikan bentuk kolom. OK 

3.20  Mengatur page number 

1) Tab insert —‐ group header and footer 

2) Klik page number, pilih posisi sesuai yang 

dikendaki 

3) Jika  halaman  pertama  mau  diberikan  nomor maka cek show number on first page. OK 

 

 

 

 

 

 

(12)

Digunakan untuk menyimpan format tampilan pada naskah sehingga dapat digunakan pada  naskah yang lain. Cara klik group style pilih atau more untuk melihat jenis yang lain. Change 

style untuk membuat style yang baru. 

3.22  Bullet and Numbering 

Berguna untuk membuat paragraph berbutir 

(bullet) atau bernomor (numbering). 

Caranya: 

1) pilih/  sorot  paragraph  yang  akan  diberikan bullet/ numbering 

2) klik tab home, paragraph and bullet/  paragraph and numbering, pilih jenis  bullet./ numbering yang diinginkan.  3) OK 

3.23  Memberikan  nomor  outline  pada  paragraph 

1) Pilih  paragraph  yang  akan  diberikan  nomor outline 

2)  Klik home, paragraph and multilevel 

list 

3) Klik outline numbered. Pilih dan klik 

jenis yang diinginkan  4) OK 

3.24  Header and Footer 

Berfungsi untuk menampilkan judul, nama penulis, tanggal, nama file, dan informasi lain di  atas ataupun bawah dari suatu dokumen di setiap halamannya. Caranya: 

1. Pilih tab insert — Group header and footer  2. Pilih jenis header and footer 

3. Isikan  informasi  yang  ingin  ditampilkan  pada 

header atau pada footer

4. OK/ Close 

(13)

3.25  Insert Objek (Picture, ClipArt, Shapes, SmartArt dan Chart) 

3.25.1  Menyisipkan gambar 

 

Gambar  dapat  disisipkan  ke  dalam  dokumen.  Gambar  yang  disisipkan  dapat  berupa file gambar atau  berhubungan,  misalnya  animals.  Maka  akan  di  dapat hasil seperti berikut :  wrapping yang lainnya.  

(14)

Ini Contoh Text  

Atau  dengan langkah‐langkah 

yang lebih  details sebagai berikut: 

Langkah‐ langkahnya: 

7) untuk mengatur warna klik image control >color>pilih sesuai keinginan  8) untuk mengatur tingkat keterangand ari objek klik image control > brightness  9) untuk mengatur kekontrasan objek klik image control > contrast 

10) untuk mengatur layout klik layout. Jika ingin menggabungkan gambar dan teks pilih  wrapping style. Jika ingin menentukan posisi gambar secra mendatar dalam 

dokumen dilakukan dengan horizontal alignment 

3.25.2  Menyisipkan objek AutoShape   

AutoShape adalah objek‐objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam 

dokumen.  Objek‐objek  tersebut  antara  lain  bentuk  garis,  lingkaran,  persegiempat,  dan  lainnya.  Untuk menyisipkannya,  pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang  diinginkan. Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti  contoh : 

 

(15)

Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti © , ® , ™ , dan lain  sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol – simbol tersebut, pilih tab menu Insert > Simbol  kemudian pilih more simbols. 

       

3.25.4  Menyisipkan diagram  Untuk  membuat  diagram  struktur  organisasi  seperti  contoh  di  bawah,  pilih  tab  menu  Insert  smart  art  kemudian  pilih  organization  chart 

 

3.25.5  Menyisipkan  Grafik  (Chart) 

 

Untuk  membuat  diagram  seperti contoh  dibawah, pilih  tab  menu  Insert  chart,  kemudian  ganti  nilai  sesuai  dengan  yang  dikehendaki.  Untuk mengganti tipe diagram  dapat  dilakukan  dengan  klik  kanan diagram, kemudian pilih  edit, lalu pada menu pilih edit 

chart , kemudian pilih tipe yang dikehendaki.    

3.25.6  Menyisipkan WordArt   

Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih  bervariasi.  Salah  satu  contoh  penggunaan  WordArt  adalah di bawah ini: 

 

(16)

 

 

3.25.7  Menyisipkan background atau watermark 

 

Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup  transparan  pada  hasil  dokumen  dapat  dilakukan  dengan  cara,  klik  Page  layouts  watermarks  custom watermarks  selanjutnya akan muncul dialog box,  jika  ingin  background dengan tulisan maka pilih text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika  ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar  mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk  mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca. 

  contents kemudian tentukan level  sesuai dengan prioritasnya. Contoh  untuk setiap judul bab level 1,  untuk sub bab level 2, dan  seterusnya.dengan catatan level  tersebut akan aktif jika kalimat 

judul/ sub judul tersebut di blok/  sorot kemudian klik add text dan  pilih levelnya. 

(17)

5) daftar isi akan otomatis terbentuk sesuai dengan level dan halaman dari dokumen  yang telah ditentukan. 

Atau juga dengan menggunakan Fasilitas Format Tabulasi 

1) Ketikkanlah teks berikut ini dan Blok semua teks kecuali Judulnya 

tombol OK, perhatikan perubahannya.  

5) Kemudian letakkan kursor di awal baris di bawah “BAB I PENDAHULUAN” tekan 

6) Kemudian ketikkan isi  tabelnya 

(gunakan tanda panah  pada 

keyboard untuk  berpindah 

(18)

cell).      

 

 

 

3.27.1  Menghapus Tabel.  

1) Aktifkan/pilih tabel yang akan dihapus.   2) Pilih tab menu Layout.  

3) Pada ribbon Row&Columns, pilih icon menu Delete.  

4) Pilih Table.  

5) Perhatikan, sekarang tabel telah hilang. Kemudian tekan tombol Ctrl+ 

Z, (batalkan penghapusan tabel).  

6) Kemudian simpan dengan nama Tabel.    

(19)

3) Klik tab menu Layout > Convert to Text  

4) Pada kotak dialog yang muncul, pilih Tab > OK.  

5) Perhatikan, sekarang tabel kita sudah dikonversi menjadi teks biasa.  

 

3.27.3 Mengkonversi Teks Ke Tabel.  

1) Pastikan dokumen/teks yang akan dikonversi menjadi tabel mempunyai  perataan tab (gunakan file “Tabel” yang telah dikonversi menjadi teks).   2) Pilih semua teks yang akan dijadikan tabel.  

3) Klik tab menu Insert > Table > Convert Text to Table.  

4) Isikan Number of columns : 5, aktifkan pilihan Tabs, kemudian klik  tombol OK.  

5) Perhatikan hasilnya. Sekarang teks kita sudah dikonversi menjadi tabel.  

 

3.27.4 Mengatur Border Dan Shading Tabel.   1) Seleksi Semua baris dari tabel.  

10) Perhatikan hasil format tabelnya.  

11) Untuk membuat shading atau warna background dari tabel, seleksi baris  pertama tabel.  

12) Aktifkan kembali kotak dialog Border and Shadings (Lihat langkah sebelumnya).   13) Pada kotak dialog yang muncul, pilih ading pada bagian Fill : Abu – abu.  

3.28.1  Membuat Label Amplop Menggunakan Mail Merge.   1) Buat 

(20)

2) Klik tab menu Mailings Start 

Mail Merge > Envelopes.  

3) Pada Envelope size pilih Size 6 ¾ 

(3 5/8 x 6 ½ in).  

4) Klik tab Printing Option, pada 

kotak dialog yang mucul  aktifkan pilihan Face up  kemudian pilih metode  perataan printnya vertical 

corner. Setelah selesai klik OK.  

5) Klik icon menu Select Recipients 

> Type New list.  

6) Kemudian ketikkan  datanya sebagai berikut :  

                   

Nama  

  Alamat   

    Kode Pos   No. 

HP  

Rizal     Jl. Aksara No.4 Medan   20131     0815889745   Nurdin    Jl. Pancing No. 98 Medan   20132     0811896697   Rini     Jl. Skip No. 34 Medan    13120     06177896   Rina     Jl. Skip No. 32 Medan     13120    0819856678  

 

7) Klik tombol Costumize Columns.  

8) Klik Title > Rename pada kotak dialog Rename Field ketikkan Nama, 

(21)

 

 

9) Lakukan untuk  menyesuaikan nama  field yang lainnya  (lihat pada materi  mail merge  sebelumnya),  sehingga 

tampilannya menjadi  sebagai berikut :  

 

             

 

     

(22)

 

10) Kemudian pada 

Field names klik 

Address Line 1 

kemudian klik  tombol Delete  kemudian klik  tombol Yes.    

   

   

 

11) Lakukan untuk field  yang lainnya yang tidak  diperlukan (Lihat  materi penghapusan  field sebelumnya),  sehingga tampilannya  sebagai berikut :  

(23)

 

12) Kemudian klik tombol OK, kemudian ketikkanlah data diatas.   13) Untuk menambahkan data yang lainnya, klik tombol New Entry dan 

ketikkanlah  data yang  lainnya (lihat  materi  sebelumnya),  sehingga  tampilannya  sebagai  berikut :  Kemudian klik  tombol OK.   14) Kemudian 

simpan data  sourcenya 

pada folder Document, File name : Amplope, klik tombol Save.  

 

       

(24)

16) Klik icon  menu 

Insert 

Merge 

Field, pilih 

Nama.  

17) Tekan 

Enter, 

kemudian  ulangi  langkah di  atas 

untukmemasukkan field yang lainnya, sehingga tampilannya seperti di  bawah ini.  

18) Kemudian klik icon 

menu Finish& 

Merge > Edit 

Individual 

Document.  

     

 

(25)

 

3.28.2 Mencetak Label Amplop Mail Merge.    

1) Jika anda ingin mencetak amplop anda, klik icon menu Finish&Merge. 

2) Pada kotak dialog print yang muncul, pada Printer Name, pilih printer yang akan  anda gunakan (sesuai printer anda masing‐masing).  

3) Pada bagian Page Range pilih All.  

4) Pada bagian Copies, isikan Number of Copies : 1   5) Klik tombol OK untuk mencetak amplop kita.  

3.29  Memberikan Catatan Kaki pada Dokumen 

Catatan kaki digunakan untuk memberikan referensi tambahan mengenai suatu istilah.  Dalam word fasilitas yang mendukung pemebrian catatan kaki dinamakan footnote. 

Langkah untuk insert footnote adalah sebagi berikut: 

1. klik pada akhir kata/ istilah yang ingin diberikan footnote  2. klik tab reference > group footnotes > insert footnote 

3. kemudian akan muncul angka apad akhir kata yang kita klik (seperti pangkat) dan  muncul pasangan angka yang sama pada bagian bawah halaman dokumen tersebut.  Di bagian bawah tersebut, kita dapat mengetikkan referensi dari istilah yang kita  berikan catatan kaki tersebut secara manual (input dari keyboard). 

(26)

BAB

 

IV

 

MICROSOFT

 

EXCEL

 

A. Mengenal Ms. Excel 

4.1   Pendahuluan 

Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak  digunakan  untuk  membantu  menghitung,  memproyeksikan,  menganalisa,  dan  mempresentasikan data. Microsoft Excel membahas metode‐metode pembuatan tabel dan  grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data‐data perusahaan, hasil‐hasil  penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. 

Microsoft Excel  2007 merupakan program pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang  paling popular dan paling banyak digunakan saat ini. Kecanggihan Excel 2007 dalam  menghitung,  memproyeksi,  menganalisa  serta  mempresentasikan  data  diakui  mampu  meningkatkan produktifitas kerja khususnya mengolah data‐data berupa angka dan grafik.  Selain mudah digunakan, Excel 2007 juga dapat berintegrasi dengan program Microsoft  Office 2007 lainnya seperti Word 2007, OneNote 2007, Outlook 2007, Publisher 2007,  PowerPoint 2007, Visio 2007, dan Groove 2007. 

4.2  Menggunakan Microsoft Excel 2007  

Untuk membuka Program Excel 2007, langkah‐langkahnya sebagai berikut:  1) Klik tombol Start pada window taskbar. 

2) Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007 

4.3  Bagian‐Bagian Microsoft Office 2007  

Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Excel 2007, perlu diketahui terdapat beberapa  pembaruan dari aplikasi  Excel 2007 yakni adanya istilah ribbon yang  mengacu  pada  interface, daftar menu kini tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tab akan menampilkan  submenu dalam bentuk Groups yang berisi Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi‐ fungsi penting yang paling sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat  melalui Groups. 

1) Office Button adalah pengganti menu File yang biasa digunakan pada aplikasi Excel  2003 dan sebelumnya, didalamnya berisi perintah: New, Open, Save, Save As, Print,  Prepare, Send, Publish, Close, Excel Options, dan Exit Excel. 

(27)

Access Toolbar adalah klik tombol Customize Quick Access Toolbar diujung sebelah  kanan toolbar lalu pada daftar pilihan klik perintah yang ingin ditambahkan.  3) Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada Excel 

2003 dan sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan  menjadi bentuk Tab yang berisi beberapa Group dan didalamnya terdapat  Command Button. 

4) Cell adalah penunjuk sel yang sedang aktif (diklik atau disorot) dengan demikian  data baru dapat dimasukkan. 

5) Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau  untuk menulis rumus perhitungan data. 

6) Column adalah keterangan kolom bertuliskan A, B, C dan seterusnya. Berbagai  sebagai awalan atau inisial dari sel yang sedang aktif, juga berguna untuk membuat  rumus perhitungan data. 

7) Row adalah keterangan baris bertuliskan 1, 2, 3 dan seterusnya. Fungsinya sama  seperti kolom yakni sebagai awalan sel dan untuk membuat rumus perhitungan.  8) Tab Worksheet adalah Tab lembar kerja yang berguna untuk pindah ke lembar kerja 

lain tetapi masih didalam satu buku kerja (work book). 

9) View Shortcuts adalah fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk mengubah  tampilan worksheet menjadi Page Layout, Page Break Preview, dan Normal.  10) Zoom Slider juga merupakan fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk 

memperbesar dan memperkecil tampilan worksheet secara cepat. 

 

 

(28)

sebagai book1, book2, dan seterusnya. Jika tidak ingin mengubah nama tersebut, saat  menyimpan dokumen, pada nama file biarkan terisi book1,2,…,dan seterusnya. 

4.4  Penanganan File 

4.4.1  Membuka Microsoft Excel 2007  

Untuk membuka Microsoft Excel 2007, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya  adalah : 

1) Klik tombol Start pada window taskbar. 

2) Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007 

 

4.4.2  Membuat Dokumen baru  

Pada saat memulai mengoperasikan Microsoft Excel, biasanya akan langsung ditampilkan  dokumen kosong yang siap untuk dioperasikan. Namun, jika komputer tidak secara otomatis  menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat  dokumen baru. 

1) Klik office button > new > create. 

2) Double klik pada icon blank document untuk membuat dokumen baru. 

Atau bisa juga menggunakan shortcut : Ctrl+N 

 

 

Kolom/Colums

Baris/Rows

Formula Bar  Spreadsheet 

(29)

4.4.3  Membuka File yang sudah tesimpan   1) Klik Office Button > Open 

2) Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih  dahulu. 

3) Klik pada nama file yang akan dibuka.  4) Klik tombol Open 

Alternatif lain : 

1) Klik tombol Open File pada Quick Access Toolbar. Atau  2) Menggunakan short cut Ctrl+O. 

Dari kedua cara di atas, setelah muncul kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka  dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open. 

4.4.4  Menyimpan Dokumen   1) Klik Office Button > Save 

As. 

2) Ketikkan nama file pada  kotak dialog Save > Save.  

Alternatif lain untuk menyimpan  file : 

1) Klik tombol Save pada pada  Quick Access Toolbar. Atau  2) Dengan menggunakan 

short cut Ctrl+S pada  keyboard. 

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Isilah nama file > pilih lokasi  penyimpanan dokumen (drive c,d,e,flash disk, my document) > save 

4.4.5  Menutup file Dokumen   Klik Office Button > Close 

 

(30)

4.4.6  Menutup Jendela Microsoft Excel   Klik Office Button > Exit Excel 

atau dengan menklik tombol X pada pojok kanan atas jendela Excel. 

4.5  Memformat Lembar Kerja Excel  Memformat worksheet  

Layout dan format yang baik, akan menunjang isi dari dokumen/ table yang dibuat sehingga  lebih mudah dibaca dan menarik. Untuk memperoleh hasil yang maksimal, beberapa fitur  berikut dapat digunakan. 

a. Membuat border pada tabel  Border adalah garis berbentuk  vertikal, horisontal atau berupa  bingkai di sekeliling sel atau range. 

Langkah pembuatan border sebagai  berikut: 

1) Sorot sel atau range yang  akan diberi border.  2) Klik kanan pada range, lalu 

pilih Format Cells, dan klik tab  Border sehingga muncul kotak  dialog berikut : 

Misalkan kita inginkan Border 

diberi garis tebal dengan warna tertentu, maka caranya adalah kita pilih warna yang  dikehendaki, tentukan Line Style nya, pilih presets Outline= 

Pemformatan border juga  dapat dilakukan melalui  toolbar formatting dan  toolbar border. Langkah‐ langkahnya sebagai  berikut: 

1) Sorot sel atau 

(31)

2) Klik drop down Borderspada toolbar Formatting. 

3) Pilih salah satu pilihan, misalnya Outside Borders, maka di sekeliling batas luar range  yang disorot akan diberi garis. 

Alternatif lainnya dengan menggunakan pensil border, langkahnya adalah sebagai berikut: 

1) Klik drop down Borders pada toolbar Group Font 

2) Klik Draw Border, maka muncul gambar pensil border dan kotak dialog Border.  3) Gambar batas range dari table yang hendak dibuat 

b. Membuat shading pada tabel  

Shading adalah warna dan pola background yang dimiliki oleh suatu sel atau range. Langkah  untuk membuat shading: 

1) Sorot sel atau range yang akan diberi shading  2) Klik Theme Color pada Group Font. 

3) Klik Fill Color pada toolbar Formating. Pilihlah warna yang dikehendaki. 

c. Mengatur ukuran dan posisi teks dalam sel/range 

Langkah‐langkah mengatur font dan ukuran huruf pada teks dalam sel/range: 

1) Sorot sel atau range yang akan diganti ukuran selnya  2) Pilih ukuran huruf pada kotak drop down 

Untuk mengatur posisi teks dalam sel: 

1) Sorot sel atau range yang akan diatur posisi teksnya. 

2) Klik tombol Align Left (rata kiri), Center (rata tengah), Align Right, atau Justify (rata  kanan‐kiri). 

 

 

 

d. Menambahkan Kolom atau Baris  

1) Letakkan pointer di kolom atau baris yang akan ditambahkan kolom atau baris  baru 

(32)

 

 

 

4.6  Format Cell 

Format cell digunakan untuk mengatur jenis data yang ada dalam suatu cell. Beberapa jenis  pengaturan yang tersedia dalam format cell adalah: general, number, currency, accounting,  date, time, percentage, fraction, scientific, text, special,custom. Selain mengatur jenis dari  data yang ada pada suatu cell, format cell juga memiliki fitur untuk mengatur alignment,  font, border, fill, dan protection. 

Langkah yang dapat dilakukan untuk memformat jenis data dalam suatu cell: 

1. Klik kanan> format cell 

2. Pilih jenis data yang sesuai pada menu number. Jika data berupa tanggal, maka  pilihlah date, kemudian pada kolom type yang ada disebelah kanan list pilihan,  pilihlah jenis format tanggal yang dikehendaki. Jika data berupa number dan ingin  diberikan nilai desimalnya, maka pilihlah number dan pada decimal place, tentukan  jumlah angka di belakang koma yang dikehendaki. Untuk data yang berupa nilai  mata uang, maka pilihlah currency dengan symbol sesuaikan dengan symbol mata  uang yang dikehendaki. 

3. Jika pilihan tidak ada maka dapat dibuat dengan menggunakan custom. Contoh jika  ingin menampilkan satuan “orang” pada kehadiran rapat kepengurusan maka pada  custom ketikkan 0” orang” demikian pula untuk jenis satuan yang lain yang belum  tersedia 

a. Memformat Data / Angka  

Menambahkan dan menghapus simbol mata uang, angka decimal, langkahnya adalah: 

1) Sorot sel atau range yang akan diberi simbol mata uangnya 

(33)

2) Klik kanan > Format  Cells atau dengan  short cut CTRL + 1  3) Pilih tab Number > 

Category > Currency  > 

Rp Indonesian > jika  tidak menghendaki  nominal sen, maka  decimal place isi  dengan 0. 

Jika  nilai‐nilai  pada  cell  tersebut menjadi tanda pagar  semua, hal ini  menandakan 

kolom tidak cukup lebar.   Hal ini bisa diatasi dengan mendrag tepi kolom, atau dengan  memilih tab Alignment pada kotak dialog Format Cells > Text control > centang Shrink to fit,  yang bermaksud menyusutkan huruf pada suatu sel sehingga sesuai lebar kolom. 

b. Memformat angka sebagai teks 

Angka yang dimasukkan langsung sebagai teks tidak akan ikut dihitung dalam operasi  aritmetika. Tetapi angka yang sudah tertera dalam sel apabila diubah formatnya menjadi  teks tetap dapat diikutkan dalam operasi fungsi. Dalam sel yang belum diberi format rata  kiri, tengah, atau kanan, data berupa angka diletakkan rata kanan dan yang berupa teks  diletakkan rata kiri. Langkah untuk memformat angka sebagai teks adalah: 

1) Sorot sel atau range yang akan diformat 

2) Klik kanan > format cell atau dengan short cut CTRL +1  3) Pada category pilih text > OK 

c. Menambahkan Keterangan /  nama Satuan pada sebuah data   1) Sorot  sel  atau  range  yang 

akan diformat 

2) Klik kanan > format cell atau  dengan short cut CTRL +1  3) Pada category pilih Custom> 

Klik 0 

4) Lalu  Ketik 

(34)

d. Menformat Tanggal, Satuan Waktu  

1) Sorot  sel  atau  range  yang 

akan diformat 

2) Klik kanan > format cell  atau 

dengan short cut CTRL  +1 

3) Pada  category  pilih  Date 

atau Time > Kemudian  Pilih 

dan Klik  type Tanggal  yang 

akan digunakan.  4) Klik OK 

 

Memformat Cell (Menggabungkan/ Memecah Cell) 

Penggabungan sel dilakukan misalnya pada kasus pemberian judul sebuah tabel. Hal ini  terjadi karena judul sebuah tabel biasanya melintasi beberapa sel, hal ini dinamakan merge  cells. Sedangkan cell yang sudah digabung/ merge di pisah lagi menjadi beberapa cell  disebut unmerge cells. Symbol tombol merge/unmerge cell adalah 

Langkah‐langkah menggabungkan beberapa cell adalah sebagai berikut : 

1) Sorot range  yang akan  digabungkan  menjadi 1 cell 

2) Klik tombol Merge and Center pada toolbar Formating. 

Untuk memecah hasil merge cells, sorot bagian yang telah di merge kemudian klik tombol  merge cells atau dapat dilakukan dengan menklik tombol drop down pada merge cells >  unmerge cells 

Untuk mengatur letak teks/ angka pada cell yang telah digabung dengan cara aktif di tab  home > group alignment > pilih jenis perataan yang diinginkan (left, right, center, justify) 

(35)

3) Untuk membuka  penguncian ini, pada  tab View klik Freeze  Panes dan pilih  Unfreeze Panes. 

 

4.8  Membagi Lembar Kerja  

Pembagian lembar kerja digunakan untuk membantu melihat dan bekerja pada dua bagian  dari lembar kerja di saat bersamaan. 

1) Klik salah satu split yang terletak pada vertikal atau horizontal scroll bar 

2) Geser split vertikal ke arah bawah untuk membagi lembar kerja menjadi dua bagian  secara vertikal (atas dan bawah). Atau geser split horizontal ke kiri untuk membagi  lembar kerja menjadi dua bagian secara horizontal (kiri dan kanan). 

3) Tentukan tempat yang ingin di split 

4) Untuk menghilangkan pembagian, geser kembali split ke posisi awal pada scroll bar 

 

B.

 

PENGGUNAAN

 

FUNGSI

 

DAN

 

RUMUS

 

4.9  Mengenal Operasi Hitung 

Beberapa arithmetic operator dalam excel 2007 yang sering digunakan adalah: 

1. + (plus) digunakan untuk menghitung penjumlahan  2. – (minus) digunakan untuk menghitung pengurangan  3. * (kali) digunakan untuk menghitung perkalian  4. / (bagi) digunakan untuk menghitung pembagian  5. % (persen) digunakan untuk mengitung persentase  6. ^ (pangkat) digunakan untuk menghitung pangkat 

4.10  Fungsi SUM 

Untuk menghemat waktu pengerjaan dengan menjumlahkan satu per satu cell, excel  menyediakan fasilitas menjumlah yang lebih cepat dengan rumus SUM. 

Langkah‐langkahnya adalah; 

(36)

2) Ketikkan rumus =SUM(sorot area angka yang hendak di jumlahkan) contoh  =SUM(F4:F6) 

Artinya ingin  menjumlahkan  nilai dari cell F4  hingga cell F6 

1) Fungsi sum juga  dapat diakses 

dengan aktif ke tab formulas > insert functions > pilih SUM (atau dengan  mengetikkan SUM pada isian search for a function 

2) Selain dengan akses ke tab formula > insert function > SUM maupun langsung  mengetikkan rumusnyab pada formula bar, penjumlahan juga dapat dilakukan  dengan aktif ke tab formula >  auto SUM atau dengan memilih symbol ∑ pada tab  home (sama dengan auto sum) 

Alamat Cell Absolut   

Alamat (sel) absolut adalah alamat yang digunakan dalam rumus yang apabila dicopy ke sel  lain besifat tetap (tidak menyesuaikan kolom atau baris) 

Dikenal 3 bentuk sel Absolut, contoh: 

• $A$1      = alamat A1 merupakan  sel absolut  • $A1        =Alamat A1 merupakan sel semi 

absolut (Absolut kolom) 

• A$1        =Alamat A1 merupakan sel semi  absolut (Absolut Baris) 

Contoh Soal 

Contoh Soal Alamat Absolut 

Rumus: 

• Beli  = 

A7 * $B$3 

• Jual  = 

A7 * $B$4 

(37)

$B$3 agar pada saat rumus dicopy kebaris berikutnya, alamat B3 tidak berubah. JIka rumus  di copy kebaris dibawahnya maka rumus baris dibawahnya tersebut secara berturut berisi:  A8*$B$3; A9*$B$3; A10*$B$3, dan seterusnya 

4.11  Fungsi LOGIKA IF 

Fungsi logika IF digunakan untuk menampilkan beberapa kemungkinan nilai/ hasil sesuai  dengan kondisi tertentu. 

Bentuk Umum dari fungsi IF adalah 

=IF(logical_test,[value if true],[value if false]) 

Langkah‐langkah pengerjaan perhitungan dengan menggunakan rumus IF adalah: 

1. Tentukan kategori/ batasan untuk suatu kondisi dengan beberapa alternative  kondisi. Contoh jika peserta mempunyai nilai > nilai x mendapat hadiah XXX, jika  mempunyai nilai > nilai y mendapat hadiah YYY, jika tidak mencapai maka tidak  mendapat hadiah 

2. Ketikkan formula IF pada formula bar. contoh 

Formula yang digunakan : 

=IF(G6>=150000000,"Sepeda Motor",IF(G6>=50000000,"Kulkas","Tdk dapat Bonus"))  =IF(G7>=150000000,"Sepeda Motor",IF(G7>=50000000,"Kulkas","Tdk dapat Bonus"))  Dst 

(38)

4.12  Fungsi IF Bertingkat (Nested IF) 

Modul 4 kali ini, akan membahas tentang Fungsi IF dengan Syarat bertingkat (nested)  misalkan terdapat contoh kasus sebagai berikut: Contoh Soal MS Excel  ‐ If Bertingkat  (Nested) 

 

 

 

 

Hasil,  mengikuti  ketentuan; 

• Jika 

Rata‐rata < 20, maka “E”  • Jika Rata‐rata < 45, maka “D”  • Jika Rata‐rata < 70, maka “C”  • Jika Rata‐rata < 90, maka “B”  • Jika Rata‐rata >=90, maka “A” 

Misalkan Alamat Rata‐rata pada Sel F5 maka perintahnya sebagai berikut: 

 

 =IF(F5<20;”E”; IF(F5<45;”D”; IF(F4<65;”C”; IF(F5<90;”B”; “A”)))) 

4.13  Fungsi VLOOKUP 

Fungsi Vlookup berguna untuk membaca data secara vertical pada suatu cell atau range. 

Bentuk umum fungsi VLOOKUP adalah: 

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num) 

Langkah – langkah untuk menggunakan fungsi VLOOKUP adalah: 

1. Sebelum menggunakan rumus VLOOKUP, data sumber/ table arraynya di urutkan  terlebih dahulu secara ascending/ sort a> z 

(39)

tidak bergeser saat formula yang sama di copy ke baris berikutnya. Symbol $ dapat  diketik manual atau dengan menggunakan short cut F4. 

3. Selain dengan menggetikkan rumus tersebut pada formula bar, fungsi VLOOKUP  dapat dieksekusi dengan aktif di tab formulas > insert functions > ketikkan VLOOKUP  pada search for a formula > OK 

4. Setelah aktif window formula VLOOKUP, isilah lookup value dengan C5, table array  dengan mensorot cell C21 hingga E24, col_index_num isilah dengan 2 > OK 

Berikut contoh lain penggunaan VLOOKUP dengan penggunaan table referensi pada sheet  yang berbeda dengan sheet aktif. 

Berikut ini contoh latihan soal Microsoft Excel: 

PETUNJUK SOAL 

MASUKAN: KOLOM NO, NAMA, KODE BAGIAN, GOL   RUMUS: 

KOLOM BAGIAN, GAJI POKOK, TUNJANGAN MENGGUNANKAN FUNGSI VLOOKUP   • PPN 10% = 10% * (GAJI POKOK + TUNJANGAN) 

GAJI BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – PPh 10% 

 

4.14  Fungsi Statistik 

(40)

2. Min (Range)    : mencari nilai terkecil dari suatu range. 

3. Sum (Range)    : mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range.  4. Average (Range)  : mencari nilai rata‐rata dari suatu range. 

5. Count (Range)          : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range. 

Langkah untuk menggunakan fungsi statistic adalah: 

1. Pastikan semua data yang ada pada table yang akan dihitung dengan fungsi statistic  telah benar dan tidak ada data dengan symbol mata uang/ pemisah antara ribu,juta  ataupun satuan tertentu yang ditulis secara manual. Aktiflah pada cell yang 

dikehendaki untuk menampilkan hasil dari fungsi statistic tersebut. 

2. Jika ingin menjumlahkan data yang ada maka ketikkan =COUNT(sel awal:sel akhir)  3. Jika ingin mengetahui nilai maksimum dari suatu table =MAX(sel awal:sel akhir)  4. Jika ingin mengetahui nilai minimum dari suatu table =MIN(sel awal:sel akhir)  5. Langkah diatas juga dapat dilakukan dengan aktif ke tab formulas > insert functions 

> pilih jenis operasi statistic yang dikehendaki kemudian OK. Untuk isian kolom  numer_1 sorotlah range data yang akan dihitung nilai statistiknya > OK 

 

 

 

(41)

Adalah fungsi untuk mengakses Tanggal dan Jam, dan terdiri dari 14 fungsi, antara 

(42)

  Contoh1 : =second("08:30:10") ==> 10 

Contoh2 : =second("20:30") ==> 0 

 

=timevalue(Jamteks) 

Fungsi : Untuk mengkonversi jam teks (jam string) ke angka  Contoh1 : =timevalue("08:30:00") ==> 0,354167 

(43)

4.16  Memproteksi sheet 

Proteksi sheet bertujuan agar data yang ada dalam suatu sheet tidak mengalami perubahan  yang tidak dinginkan, baik disengaja maupun tidak. 

Langkah‐langkah untuk memproteksi sheet: 

1) Aktif di tab home > pada group cells > format cells > protect sheet 

2) Allow all users of this worksheet to > pilih (selected locked cells, selected unlocked  cells) agar masih bisa melakukan aktifitas pada lembar kerja yang dikunci 

3) Isilah password unprotect sheet > masukkan sandi untuk membuka proteksi  4) Pada dialog confirm password > masukkan kembali sandi di atas 

5) Untuk membuka proteksi sheet > klik format cells > unprotect sheet 

6) Masukkan sandi yang telah dimasukkan pada saat proteksi untuk membuka proteksi 

a. Memproteksi sebagian Sel 

Untuk memproteksi sebagian cell dilakukan langkah sebagai berikut: 

1) Aktif pada tab home > sorot range yang akan diproteksi  2) Klik format cells > protect sheet 

3) Non aktifkan pilihan selected locked cells > masukkan password untuk  membuka proteksi 

4) Pada konfirmasi, masukkan ulang password/ sandi yang telah dimasukkan di  atas 

b. Memproteksi Workbook 

Memproteksi workbook sama dengan memproteksi file excel tersebut secara keseluruhan.  Hal ini bertujuan agar file hanya dapat dibuka oleh pengguna yang berwenang. Langkah‐ langkahnya adalah: 

1) Klik office button > save as  2) Klik tools > general options 

3) Masukkan password pada password to open (untuk membuka kunci), masukkan  password lagi pada password to modify (untuk memodifikasi data pada file  tersebut) 

4) Aktifkan read‐only recommended > OK 

5) Masukkan ulang password untuk membuka file dan merubah data file tersebut  6) Ketikkan/ isi nama file > save 

(44)

4.17  Membuat Grafik 

Grafik adalah penampakan secara visual dari sebuah data. Grafik digunakan untuk melihat  perbandingan,  pola,  dan  trend  (kecenderungan)  kurva  dari  data.  Grafik  dapat  pula  digunakan untuk membandingkan hasil penjualan di pasar dengan target yang ingin diraih,  serta memperkirakan kemungkinan nilai hasil penjualan yang bisa diraih di masa yang akan  datang. 

Pembuatan Grafik menggunakan Excel 2007 lebih praktis, cepat dan mudah dengan melalui  Group Charts. Grafik yang dibuat dapat diletakkan pada sheet tertentu atau meletakkannya  pada sheet yang sama dengan data. Kita juga dapat mempublikasikan grafik dalam bentuk  halaman web. Untuk membuat sebuah grafik, data terlebih dahulu harus tersedia pada  suatu worksheet.  Inti dari  grafik  ialah  adanya  absis  sumbu  x/horisontal  dan sumbu  y/vertikal. Jadi untuk bisa menggambar grafik dari suatu tabel, harus ada suatu kolom dari  tabel itu data‐ datanya diletakkan di sumbu x dan ada suatu kolom yang data‐datanya  diletakkan pada sumbu y. 

Langkah yang digunakan untuk membuat grafik adalah : 

1) Buat data yang akan ditampilkan grafiknya/ buka file yang telah berisi data yang  akan ditampilkan grafiknya 

2) Sorot area data yang akan dibuat grafik 

3) Klik tab insert > pada group chart > pilih salah satu jenis chart/ more untuk create  chart 

4) Chart akan tampil > setelah chart tampil, maka akan muncul toolbar chart tools  5) Chart tools digunakan untuk mengubah area data (tab design > data > select data), 

mengubah bentuk chart dan tipe chart (tab design > type), merubah chart style yang  telah ditampilkan (tab design > chart styles), menambahkan judul grafik, legend (tab  layout > label), menganalisa (tab layout > analysis), memberikan warna, efek, dan  border (pada tab format). 

4.18  Menyisipkan ClipArt  

Fitur ClipArt digunakan untuk mengambil gambar yang telah disediakan oleh Excel. Dalam  hal pengaturan format gambar. Di Excel 2007 telah dilengkapi fitur Adjust dan Picture Styles  untuk memodifikasi kualitas gambar secara cepat dan mudah. 

Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan ClipArt adalah : 

1) Pilih tab Insert > ClipArt 

2) Klik gambar yang diinginkan > drag masuk kedalam lebar kerja > lepaskan  drag  3) Untuk mengubah ukuran gambar klik pada sudut gambar drag masuk untuk 

(45)

pada bingkai atas/ bawah (horizontal), jika ingin memperlebar gambar klik pada  bingkai samping (vertical). 

4.19  Menyisipkan Wordart  

Fitur WordArt didalam Excel 2007 telah dikembangkan menjadi lebih canggih dan semakin  banyak pilihan style bahkan dapat diberi efek yang membuat tampilan teks semakin  profesional. 

Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan WordArt adalah : 

1) Pilih tab Insert > pada group text pilih Word Art > pilih salah satu jenis word art  2) Ketikkan kata yang akan ditulis dalam bentuk word art pada Your Text Here  3) Untuk mengubah ukuran teks > klik kanan > font size ubah 

4) Untuk memberikan style dan efek, pada Group Shape Styles pilih style sesuai  dengan keinginan, pada shape effect > pilih efek yang diinginkan 

4.20  Database 

Database terdiri dari sekumpulan record, record terdiri atas sekumpulan field yang  membentuk satu kesatuan, masing‐masing field saling berhubungan sehingga membentuk  pengertian tertentu. 

Beberapa fitur yang disediakan oleh excel adalah: mengurutkan data (sort), melacak dan  menampilkan data dengan filter, membuat sub total, membuat rekapitulasi dengan pivot  table, membuat validasi data. 

4.21  Mengurutkan data 

Pengurutan data diperlukan untuk beberapa operasi fungsi pada excel, hal ini disebabkan  excel belum mempunyai index/ kolom kunci untuk diakses dan mereferensi ke table yang  lain. Excel mendukung aplikasi database pada level dasar. Untuk memperoleh database  yang baik, gunakan Microsoft Access, SQL, Oracle. Pengurutan data dimaksudkan agar saat  eksekusi fungsi tidak ada data yang terlewat, excel mengurutkan dari abjad awal hingga  terakhir, sekali pengecekan telah melewati abjad tertentu, maka ketika abjad tersebut  muncul setelahnya, abjad tersebut tidak dikenali dengan benar. 

Langkah‐langkah untuk mengurutkan data (sort): 

1) Sorot/ blok range yang akan diurutkan  2) Tab data > pada group sort and filter > sort 

(46)

4) Jika ingin mengurutkan secara terbalik (dari abjad akhir ke awal) pilih Z to A  (descending) 

5) Sort by pilih kolom yang dijadikan referensi untuk mengurutkan (data diurutkan  berdasarkan kategori yang diinginkan) 

4.22  Menyaring Data 

Pelacakan data berdasarkan criteria tertentu menjadi mudah dengan menggunakan filter.  Filter membuat data yang tidak diperlukan tidak ditampilkan. 

Syarat untuk melakukan filter: 

1) Setiap field/ data mempunyai judul  2) Judul setiap field terletak dalam satu baris  3) Setiap nama judul harus berbeda 

Langkah‐langkah melakukan filter: 

1) Sorot range yang akan di filter 

2) Tab data > pada group sort and filter > filter 

3) Setelah tombol list muncul pada setiap judul dari table/ range tersebut, klik tombol  list tersebut untuk memilih data yang akan ditampilkan 

4) Untuk menampilkan semua data/mengembalikan ke kondisi semula, klik tombol list,  centang select all 

4.23  Menghitung Sub Total 

Untuk menghitung total dan subtotal secara otomatis, dapat dilakukan dengan sub total.  Langkah‐langkah untuk menghitung subtotal: 

1) Sorot range yang akan dihitung subtotalnya 

2) Tab data > Sort > pilih akan diurutkan berdasarkan kategori/ judul kolom yang mana  3) Tab data > group outline > sub total 

4) Pada bagian at each change in, pilihlah kategori/ judul apa yang akan digunakan  sebagai dasar pengelompokan data untuk dihitung totalnya untuk setiap jenis/ baris  data berdasarkan kategori tersebut 

5) Pada bagian function > pilih SUM (untuk menghitung total) 

6) Pada bagian add subtotal to > centang kolom‐kolom yang akan dihitung jumlahnya  berdasarkan kategori/ judul kolom yang digunakan sebagai dasar acuan 

7) OK 

(47)

Data Validasi berguna untuk mempermudah dalam memasukkan data tanpa harus mengetik  data pada sel. 

Langkah‐langkah membuat data validasi: 

1) Sorot kolom yang akan diberikan validasi  2) Tab data > group data tools > data validation 

3) Pada tab setting > allow > pilih list (untuk memasukkan nama‐nama yang dapat  langsung dipilih) 

4) Pada source > ketikkan nama‐nama yang akan dijadikan list dengan pemisah koma.  5) Pada tab input > title > masukkan judul dari label yang akan muncul di dekat kolom 

yang akan diisi data (contoh: Karyawan) 

1) Pada tab input > input message > ketikkan perintah/ bantuan instruksi (contoh:  masukkan nama pelanggan) 

2) Tab error alert > pilih style sesuai yang diinginkan (peringatan/ informasi) > title diisi  judul dari message box yang akan tampil saat ada ketidaksesuaian isian dengan list  yang telah dibuat > error message > masukkan pesan kesalahan/ peringatan/  informasi yang dikehendaki 

Contoh tampilan error jika kode karyawan diisi dengan nilai yang belum didaftar pada list 

1. OK 

Untuk membuat validasi angka, maka pada bagian allow pilih whole number, pada isian data  pilih jenis persamaan matematika (lebih besar dari/ lebih kecil dari/ lebih besar sama  dengan/ lebih kecil sama dengan/ sama dengan/ tidak sama dengan), isikan angka pada  batasan nilai yang muncul sesuai dengan pilihan. 

D.  MENCETAK DOKUMEN  4.25  Mengatur page setup 

Langkah‐langkah untuk mengatur setup halaman yang akan dicetak: 

1) Lembar kerja yang akan dicetak dalam keadaan aktif 

2) Pilih tab page layout > orientation (untuk merubah posisi kertas dari  vertical/portrait menjadi horisotal/ landscape) 

3) Masukkan pilihan ukuran kertas yang akan digunakan pada isian SIZE 

4) Klik Setting Margin untuk mengatur tepi kanan/kiri/atas/bawah dari kertas terhadap  hasil cetakan 

(48)

6) Klik close print preview untuk menutup tampilan preview 

4.26  Mencetak Lembar Kerja 

Langlah‐langkahnya adalah sebagai berikut: 

1) Pastikan skala lembar kerja 100% 

2) Tekan Ctrl+P atau klik Office Button Kotak dialog Print akan ditampilkan 

3) Pada bagian Name, pilih jenis printer yang akan digunakan untuk mencetak, dalam  ilustrasi berikut jenis printer yang digunakan adalah HP Color Laser Jet 1600  4) Dibagian Print range pilih Page(s) lalu masukkan nilai From:1 To:1. Artinya 

halamanyang akan dicetak hanya halaman 1 

5) Di bagian Print What pilih Active sheet(s), artinya sheet yang akan dicetak adalah  sheet yang sedang aktif 

6) Di bagian Number of copies tentukan berapa kali lembar kerja ingin dicetak  misalnya 1 saja 

7) Klik Preview untuk memeriksa segala sesuatunya telah benar kemudian pilih Print  untuk memulai proses cetak. 

                   

 

(49)

MICROSOFT

 

POWER

 

POINT

 

2007

 

 

5.1   Pendahuluan 

 

(50)

  kemudian pilih daftar peritah yang ingin ditampilkan. 

3. Ribbon  : merupakan pengganti menu bar dan  tool bar dari versi sebelumnya 

5.3  Membuat dan Mengatur presentasi  Beberapa alternatif untuk membuat presentasi : 

1) Blank Presentation : untuk membuat presentasi dengan menentukan layout satu  demi satu 

2) From design template : membuat presentasi dengan memilih design template yang  disediakan oleh         microsoft power point 

3) from auto content wizard : membuat presentasi dengan dipandu oleh kotak dialog  sesuai dengan         tema yang ditentukan 

(51)

Open Presentasi  

 

Bila Anda ingin membuka file presentasi yang telah ada sebelumnya, caranya :   1) Dari Windows, klik Start  

2) Klik Program, lalu cari  Microsoft PowerPoint (Klik)   3) Setelah itu muncul kotak 

dialog, klik Cancel   4) Pada halaman aplikasi 

PowerPoint, klik menu File,  lalu klik Open  

5) Kemudian muncul kotak  dialog berikut :  

6) Tentukan dan temukan file  PowerPoint yang ingin  dibuka  

7) Klik OK  

 

Create Presentasi

Halaman aplikasi PowerPoint mempunyai beberapa tipe yang defaultnya adalah Normal  view. Berikut ini adalah gambar aplikasi PowerPoint dengan Normal view. 

             

Langkah yang dilakukan untuk membuat slide presentasi :  

(52)

3. Untuk menambah slide baru  berikutnya, pilih Menu Insert,  kemudian klik New Slide.  4. Proses 1 akan terulang lagi, 

dstnya.  

 

     

Save Presentasi  

Slide presentasi yang telah  selesai  dibuat,  dapat  disimpan  ke  suatu  file  dengan cara :  

1. Klik menu File, 

kemudian klik Save As   2. Muncul kotak dialog 

seperti berikut :  3. Tentukan nama file 

yang akan disimpan  beserta lokasi file  tersebut  

4. Klik OK.  

 

Close Presentasi  

 

Untuk keluar dari halaman aplikasi PowerPoint, langkahnya :   1. Pilih menu File  

2. Klik tombol Exit  

 

5.5  Menggunakan Template Presentasi  

 

Untuk  membantu  Anda  dalam  membuat  slide  presentasi,  Microsoft  PowerPoint  menyediakan Template Presentasi yang merupakan rancangan susunan halaman slide  beserta background nya. Untuk menggunakannya Anda dapat menggunakan cara :  

1. Mula‐mula aktifkan MS. Windows  

(53)

3. Ketika masuk ke halaman aplikasi 

PowerPoint, akan muncul Kotak Dialog  seperti  pada Gambar 2.  

4. Untuk menggunakan Template Presentasi,  Pilih  Design Template

5.6  Menggunakan Wizard Presentasi 

Ketika PowerPoint diaktifkan, kotak dialog Memulai PowerPoint (Gambar 2) juga akan  muncul. Ada 4 opsi yang terdapat dalam kotak dialog tersebut, salah satunya AutoContent  Wizard, yaitu cara cepat untuk membuat slide presentasi. Wizard adalah urutan langkah  yang akan menuntun Anda dalam membuat slide.  

Dengan memakai AutoContent Wizard, Anda pilih tipe presentasi dari daftar wizard contoh  presentasi. Kemudian Anda tentukan apa tipe output yang Anda inginkan. Selanjutnya  ketikkan informasi untuk judul slide dan footer. AutoContent Wizard kemudian membuat  sebuah presentasi dengan contoh teks yang akan menuntun Anda membuat presentasi.  Langkah‐langkahnya :  

1. Pada kotak dialog, klik AutoContent Wizard  

(54)

 

         

3. Klik Next, lalu muncul kotak dialog seperti berikut :  

                               

4. Pilih criteria yang anda butuhkan pada kotak  

5. Klik Finish, kemudian akan muncul halaman aplikasi PowerPoint yang akan menuntun  Anda membuat slide  

 

5.7  Inserting (picture, table, object)  

 

Bila Anda butuh menyisipkan gambar, table, ataupun objek dalam slide presentasi, Anda  dapat melakukannya dengan cara :  

1. Pilih menu Insert  

(55)

a. Insert Picture selanjutnya akan meminta Anda memilih gambar yang akan 

5.8  Membuat Animasi Presentasi  

 

(56)

5.9   Mengatur Efek Transisi 

Mengatur efek transisi peralihan antar slide  1) Klik slide yang akan diberikan efek transisi 

2) Klik tab animations > pilih jenis efek transisi pada transition to this slide > atur  kecepatannya > tambahkan efek suara jika perlu (transition sound) 

 

3) Jika semua slide efek transisinya akan dibuat sama,klik apply to all. Jika tidak  maka lakukan langkah 1 dan 2 untuk setiap slide yang akan diberikan efek  transisi. 

4) Jika slide ingin diatur supaya bergantii sendiri secara otomatius setelah sekian  menit/ detik, maka pada slide advance pilihlah automatically after (masukkan  lama jeda waktu antar slide). Untuk efek pergantian slide yang akan terjadi jika  ada penekanan keyboard/ manual, maka pilih on mouse click. 

5.10   Membuat Hyperlink 

Langkah untuk membuat hyperlink adalah:  1) Bukalah file presentasi yang telah dibuat 

2) Sorot teks/gambar yang akan diberikan hyperlink 

3) Klik tab insert > links > hyperlink > pilih link to place in this document (untuk  memberikan link dari satu slide ke slide yang lain), pilih existing file or web  pages jika ingin membuat link ke website atau dokumen lain diluar dari file slide  yang sedang aktif. 

4) Jika memilih place in this document maka pilih slide yang akan menjadi  hubungan dari link tersebut. Jika memilih existing file or web pages maka  pilihlah lokasi penyimpanan file dan klik nama file tersebut > OK 

1.11 Elemen Multimedia  

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...