BAB
III
MICROSOFT
WORD
2007
3.1 Pendahuluan
Microsoft Word 2007 merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk mebuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi.
Selain Microsoft Word 2007 juga terdapat beberapa program pengolah kata yang lain seperti WordStar, AmiPro, WordPerfect.
3.2 Memulai Microsoft Word 2007 1. Start
2. All program 3. Microsoft office 4. Microsoft word 2007
3.3 Mengenal area kerja word 2007
1) Office button adalah penganti menu file pada word 2003. Berisi perintah new, open, save, save as, print, prepare, send, publish, close, word options, exit word
2) Quick access toolbar adalah menu customize toolbar 3) Ribbon adalah pengganti menu bar
4) Page adalah lembar kerja untuk membuat dokumen baru
5) View shortcuts berada di baweah area kerja berguan untuk mengubah tampilan halaman menjadi print layout, full screen reading, web layout outline, dan draft.
6) Zoom slider berguna untuk memperbesar dan memperkecil ukuran tampilan halaman secara cepat.
3.4 Mengakhiri Word 2007
Langkah‐langkah untuk mengakhiri word 2007:
1. Simpan lembar kerja yang sudah dibuat
2. Kemudian pilih salah satu langkah untuk mengakhiri penggunaan Word 2007 berikut ini :
• Pilih dan klik File, Exit, atau
• Short cuts Atl+F4
3. Tunggu sampai jendela Word 2007 ditutup.
3.5 Mengoperasikan dokumen 3.5.1 Membuat Dokumen Baru
Ketika kita memulai membuka aplikasi word 2007 maka secara otomatis akan muncul dokumen1. Jika kita ingin membuat lebih dari 1 dokumen maka klik tombol windows button kemudian pilih new.
3.5.2 Menyimpan File
Setelah selesai ataupun untuk menjaga memproteksi data yang telah kita ketik maka perlu dilakukan pennyimpanan secara berkala selama proses pengerjaan suatu dokumen. Langkah‐langkahnya adalah klik windows button kemudian pilih save as. Ketikan judul untuk dokumen yang sedang/ telah selesai dibuat. Kemudian save.
Save as memungkinakan user untuk menyimpan file modifikasi delam nama yang berbeda dengan nama awal. Sedangkan save hanya menimpa dokumen yang lama dengan perubahan terakhir.
Langkah lain yang bias ditempuh: klik windows button kemudian pilih save. Atau dengan
short cuts Ctrl+S, atau dengan klik tombol yang gambar disket di quick access toolbar.
3.5.3 Membuka File
Langkah yang ditempuh untuk membuka file: klik windows button kemudian pilih open. Tentukan nama dan letak penyimpanan file yang hendak di buka. Lalu open/ OK.
Cara lainnya dengan mengklik quick access toolbar yang berbentuk dokumen terbuka. Atau dengan menggunakan short cuts Ctrl+O.
3.6 Mengubah ukuran tampilan Langkah‐langkah yang perlu dilakukan:
1. klik tab view
2. pada group zoom klik tombol 100%, hasilnya ukuran akan ditampilkan menjadi
100%
5. untuk ukuran lebar halaman dokumen klik tombol page width
3.7 Mengaktifkan ruler dan Thumbnails Langkah‐langkah yang harus dikerjakan:
1. Pastikan ukuran kertas one page
2. Aktifkan cek ruler pada group show/ hide.
3. Aktifkan kotak cek thumbnails untuk menampilkan miniature halaman .
Ruler berguna untuk alat bantu pengukuran dalam mengatur posisi teks atau gambar.
Thumbnails berguna untuk menampilkan miniature halaman pada kolom sebelah kiri area
kerja.
3.8 Menutup File dokumen
Setelah file disimpan maka untuk menutup file klik office button/ windows button lalu pilih
close. Atau bisa juga dengan cara mengklik tombol close(X) di baris menu (ujung kanan
atas).
3.9 Menutup jendela word 2007
Klik office button/ windows button kemudian klik exit word
3.10 Meng‐copy Teks
Untuk meng‐copy suatu teks dapat dilakukan dengan cara sbb;
1) Tandailah teks yang akan dicopy
2) Klik kanan lalu klik copy (atau klik icon copy pada group clipboard) 3) Pindahkan insertion point ke lokasi pengkopian.
4) Klik kanan lalu klik paste (atau klik icon paste pada group clipboard)
1) Tandailah teks yang akan dicopy
2) Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi tujuan peng‐copian.
Atau dengan cara lain:
1) Tandailah teks yang akan dicopy 2) Tekan Ctrl+C
3) Bawa insertion point ke daerah tujuan
4) Tekan Ctrl+V
3.11 Menghapus Teks
Menghapus teks dapat kita lakukan sbb;
1) Tandailah teks yang akan dihapus
2) Klik kanan lalu klik cut (atau klik icon cut pada group clipboard, gambar gunting)
Atau dengan cara :
1) Tandailah teks yang akan dihapus 2) Tekan tombol delete
3.12 Memindahkan Teks
Langkah‐langkah untuk memindahkan teks ;
1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan
2) Klik kanan lalu klik cut (atau klik icon cut pada group clipboard) 3) Pindahkan insertion point ke daerah tujuan
4) Klik kanan klik paste (atau klik icon paste pada group clipboard)
Atau dengan cara:
1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan 2) Drag teks tersebut dan geser mouse kelokasi yang baru
Atau dengan cara lain:
1) Tandailah terlebih dahulu teks yang akan dipindahkan 2) Tekan Ctrl+X
3) Bawa insertion point ke daerah tujuan
Untuk membatalkan perintah, dapat dilakukan se bagai berikut:
1) Klik menu edit 2) Klik undo
Atau cukup dengan meng‐klik icon undo (gambar panah melengkung ke‐kiri yang terdapat
pada toolbar standard). Atau dengan menekan tombol Ctrl+Z
Untuk mengulangi perintah, dapat dilakukan sebagai berikut:
1) Klik menu Edit 2) Klik Redo
Atau cukup dengan meng‐klik icon redo (gambar panah melengkung ke‐kanan yang terdapat
pada toolbar standard).
3.13 Memformat Dokumen 3.13.1 Mengatur margin:
1) Pastikan tab page layout aktif
2) Klik tombol margin lalu pilih tipe narrow
3) Jika ingin membuat ukuran sendiri maka klik office button kemudian klik tombol word options ubah satuannya menjadi millimeter.
4) Pada kolom kiri pilih advance lalu drag scrollbar ke bawah untuk menampilkan
setting display
5) Pada show measurements in units of pilih millimeter. Kemudian OK
pada tab layout klik tombol margin lalu pilih custom
margin sehinga muncul page setup masukkan
ukuran margin yang diinginkan. OK
1.13.2 Ukuran kertas
1) Pada tab page layout klik tombol size kemudian pilih ukuran kertas yang
dikendaki.
2) Untuk mengubah orientasi kertas pilih landscape (orientasi melebar) atau
portrait (orientasi memanjang).
1.13.3 Mengatur Line Spacing
1) Klik tombol line spacing pada group paragraph 2) Pilih jenis spasi yang diinginkan.
Default pada word 2007 menggunakan spasi 1.15 untuk teks paragraph.
3.14 Mengatur format teks
Dengan metode kita hanya dapat melakukan pengaturan terhadap jenis huruf dan ukuran yang digunakan. Caranya ;
1) Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita rubah.
2) Klik tab home klik tombol drop down font. Pilih jenis font yang dikendaki
3) Untuk merubah ukuran huruf, klik font size dan kliklah ukuran huruf yang diinginkan.
Atau dengan langkah:
1) Tandai terlebih dahulu teks yang ingin kita rubah. 2) Klik kanan format
Untuk melihat efek dari
Keterangan :
1. Tab Font, digunakan untuk pengaturan jenis huruf, model garis bawah dan efek dari huruf dll. Pada tab ini terdapat pilihan sebagai berikut ;
a. Font, digunakan untuk memilih jenis huruf yang telah diinstal pada Word XP
b. Font Style, digunakan untuk pengatur model huruf, apakah cetak tebal (bold), miring
(italic), gabungan tebal dengan miring atau model reguler (standar) c. Size, digunakan untuk menentukan ukuran huruf yang telah dipilih.
option terdapat beberapa pilihan sbb;
h. Strikethrough, memberikan tulisan dengan diberi garis ditengah tesk tersebut.
Contoh “ Efek Strikethrough “
i. Double Strikethrough, sama dengan efek diatas bedanya pada jenis ini garisnya dua.
Contoh “ Efek Double Strikethrough “
j. Superscript, akan memberikan efek, teks akan naik ½ tinggi huruf. Biasanya
digunakan untuk membuat perpangkatan, seperti “ 42 “
k. Subscript, akan memberikan
efek, teks akan turun ½ tinggi huruf. Biasanya digunakan dalam penulisan kata‐kata ilmiah, seperti “ H2O “
l. Shadow, digunakan untuk
memberikan efek bayangan terhadap teks yang dipilih. Contoh “Efek dari Shadow””
m. Outline, efek dari option ini
huruf dicetak secara kapital tapi ukurannya berbeda dengan huruf yang awalnya
3.16 Menggunakan Alignment
Selain pemformatan huruf, juga ada pengaturan paragraf. Perataan paragraf ada empat macam, yaitu rata kiri (Align Left) , rata tengah (Center) , rata kanan (Align Right) , dan rata kiri kanan (Justified) .
Contoh penggunaan perataan paragraf:
1) Rata kiri:
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. 4) Rata kiri kanan (justified):
Microsoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya.
3.17 Borders, Shading, dan Drop Cap
Beberapa tambahan dalam membuat dokumen tampak lebih menarik seperti contoh dibawah ini:
DropCap
MICROSOFT
OFFICE
2007
icrosoft Word (MS Word) merupakan program untuk mengolah kata. Program ini bisa digunakan untuk menulis dokumen misalnya karya tulis, skripsi, novel, dan sebagainya. Selain menulis dokumen, MS Word juga dapat digunakan untuk bekerja dengan table, menulis teks dengan kreasi, menyisipkan gambar, dll
untuk bagian MICROSOFT OFFICE 2007 yang berwarna orange serta memiliki garis bawah, dapat dilakukan dengan memblok text tersebut, pilih page layout > page borders, kemudian pilih tab Border, pilih box namun hanya pada bagian bawah text saja, kemudian pilih warnanya. Selanjutnya pilih tab shading kemudian pilih warnanya.
Untuk huruf pertama (M) yang berukuran besar dibuat dengan cara , pilih Insert > Drop Cap kemudian pilih jenis yang dikehendaki.
3.18 Change case
Digunakan untuk mengubah huruf besar dan kecil.
1) Klik home, group font pilih change case (A ) 2) Pilih jenis case. Sentence case untuk kalimat
dengan format standar, lowercase mengubah seluruh teks menjadi huruf kecil,
uppercase mengubah teks menjasi
huruf besar, title case mengubah setiap huruf pertama per kata menjadi huruf besar, toggle case mengubah setiap huruf pertama per kata menjadi huruf
kecil dan huruf berikutnya menjadi huruf besar.
3.19 Membuat kolom
1. Blok data yang ingin dibuat kolom 2. klik format, columns
3. Pilih berapa banyak kolom yang ingin dibuat dan dengan lebar seperti apa (left untuk kolom sebelah kiri lebih lebar, right untuk kolom sebelah kanan lebih lebar).jika ingin semua kolomnya sama besar equal column width di centang.
4. Cek line between untuk memberikan batas kolom
5. Apply to, jika pilih this point forward maka mulai dati posisi titik sisip sampai akhir
dokumen, whole document maka semua dokumenakan di jadikan bentuk kolom. OK
3.20 Mengatur page number
1) Tab insert —‐ group header and footer
2) Klik page number, pilih posisi sesuai yang
dikendaki
3) Jika halaman pertama mau diberikan nomor maka cek show number on first page. OK
Digunakan untuk menyimpan format tampilan pada naskah sehingga dapat digunakan pada naskah yang lain. Cara klik group style pilih atau more untuk melihat jenis yang lain. Change
style untuk membuat style yang baru.
3.22 Bullet and Numbering
Berguna untuk membuat paragraph berbutir
(bullet) atau bernomor (numbering).
Caranya:
1) pilih/ sorot paragraph yang akan diberikan bullet/ numbering
2) klik tab home, paragraph and bullet/ paragraph and numbering, pilih jenis bullet./ numbering yang diinginkan. 3) OK
3.23 Memberikan nomor outline pada paragraph
1) Pilih paragraph yang akan diberikan nomor outline
2) Klik home, paragraph and multilevel
list
3) Klik outline numbered. Pilih dan klik
jenis yang diinginkan 4) OK
3.24 Header and Footer
Berfungsi untuk menampilkan judul, nama penulis, tanggal, nama file, dan informasi lain di atas ataupun bawah dari suatu dokumen di setiap halamannya. Caranya:
1. Pilih tab insert — Group header and footer 2. Pilih jenis header and footer
3. Isikan informasi yang ingin ditampilkan pada
header atau pada footer.
4. OK/ Close
3.25 Insert Objek (Picture, ClipArt, Shapes, SmartArt dan Chart)
3.25.1 Menyisipkan gambar
Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau berhubungan, misalnya animals. Maka akan di dapat hasil seperti berikut : wrapping yang lainnya.
Ini Contoh Text
Atau dengan langkah‐langkah
yang lebih details sebagai berikut:
Langkah‐ langkahnya:
7) untuk mengatur warna klik image control >color>pilih sesuai keinginan 8) untuk mengatur tingkat keterangand ari objek klik image control > brightness 9) untuk mengatur kekontrasan objek klik image control > contrast
10) untuk mengatur layout klik layout. Jika ingin menggabungkan gambar dan teks pilih wrapping style. Jika ingin menentukan posisi gambar secra mendatar dalam
dokumen dilakukan dengan horizontal alignment
3.25.2 Menyisipkan objek AutoShape
AutoShape adalah objek‐objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam
dokumen. Objek‐objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek – objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh :
Di dalam dokumen sering kita jumpai beberapa simbol seperti © , ® , ™ , dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol – simbol tersebut, pilih tab menu Insert > Simbol kemudian pilih more simbols.
3.25.4 Menyisipkan diagram Untuk membuat diagram struktur organisasi seperti contoh di bawah, pilih tab menu Insert > smart art kemudian pilih organization chart
3.25.5 Menyisipkan Grafik (Chart)
Untuk membuat diagram seperti contoh dibawah, pilih tab menu Insert > chart, kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki. Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan diagram, kemudian pilih edit, lalu pada menu pilih edit
chart , kemudian pilih tipe yang dikehendaki.
3.25.6 Menyisipkan WordArt
Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Salah satu contoh penggunaan WordArt adalah di bawah ini:
3.25.7 Menyisipkan background atau watermark
Jika di kehendaki dalam membuat suatu dokumen diperlukan background atau cap redup transparan pada hasil dokumen dapat dilakukan dengan cara, klik Page layouts > watermarks > custom watermarks . selanjutnya akan muncul dialog box, jika ingin background dengan tulisan maka pilih text watermarks kemudian atur sesuai keinginan. Jika ingin menggunakan background gambar pilih picture watermarks kemudian pilih gambar mana yang akan digunakan sebagai background. Cek juga pada checkbox washout untuk mendapatkan gambar background yang redup sehingga text pada dokumen mudah dibaca.
contents kemudian tentukan level sesuai dengan prioritasnya. Contoh untuk setiap judul bab level 1, untuk sub bab level 2, dan seterusnya.dengan catatan level tersebut akan aktif jika kalimat
judul/ sub judul tersebut di blok/ sorot kemudian klik add text dan pilih levelnya.
5) daftar isi akan otomatis terbentuk sesuai dengan level dan halaman dari dokumen yang telah ditentukan.
Atau juga dengan menggunakan Fasilitas Format Tabulasi
1) Ketikkanlah teks berikut ini dan Blok semua teks kecuali Judulnya
tombol OK, perhatikan perubahannya.
5) Kemudian letakkan kursor di awal baris di bawah “BAB I PENDAHULUAN” tekan
6) Kemudian ketikkan isi tabelnya
(gunakan tanda panah pada
keyboard untuk berpindah
cell).
3.27.1 Menghapus Tabel.
1) Aktifkan/pilih tabel yang akan dihapus. 2) Pilih tab menu Layout.
3) Pada ribbon Row&Columns, pilih icon menu Delete.
4) Pilih Table.
5) Perhatikan, sekarang tabel telah hilang. Kemudian tekan tombol Ctrl+
Z, (batalkan penghapusan tabel).
6) Kemudian simpan dengan nama Tabel.
3) Klik tab menu Layout > Convert to Text
4) Pada kotak dialog yang muncul, pilih Tab > OK.
5) Perhatikan, sekarang tabel kita sudah dikonversi menjadi teks biasa.
3.27.3 Mengkonversi Teks Ke Tabel.
1) Pastikan dokumen/teks yang akan dikonversi menjadi tabel mempunyai perataan tab (gunakan file “Tabel” yang telah dikonversi menjadi teks). 2) Pilih semua teks yang akan dijadikan tabel.
3) Klik tab menu Insert > Table > Convert Text to Table.
4) Isikan Number of columns : 5, aktifkan pilihan Tabs, kemudian klik tombol OK.
5) Perhatikan hasilnya. Sekarang teks kita sudah dikonversi menjadi tabel.
3.27.4 Mengatur Border Dan Shading Tabel. 1) Seleksi Semua baris dari tabel.
10) Perhatikan hasil format tabelnya.
11) Untuk membuat shading atau warna background dari tabel, seleksi baris pertama tabel.
12) Aktifkan kembali kotak dialog Border and Shadings (Lihat langkah sebelumnya). 13) Pada kotak dialog yang muncul, pilih ading pada bagian Fill : Abu – abu.
3.28.1 Membuat Label Amplop Menggunakan Mail Merge. 1) Buat
2) Klik tab menu Mailings > Start
Mail Merge > Envelopes.
3) Pada Envelope size pilih Size 6 ¾
(3 5/8 x 6 ½ in).
4) Klik tab Printing Option, pada
kotak dialog yang mucul aktifkan pilihan Face up kemudian pilih metode perataan printnya vertical
corner. Setelah selesai klik OK.
5) Klik icon menu Select Recipients
> Type New list.
6) Kemudian ketikkan datanya sebagai berikut :
Nama
Alamat
Kode Pos No.
HP
Rizal Jl. Aksara No.4 Medan 20131 0815889745 Nurdin Jl. Pancing No. 98 Medan 20132 0811896697 Rini Jl. Skip No. 34 Medan 13120 06177896 Rina Jl. Skip No. 32 Medan 13120 0819856678
7) Klik tombol Costumize Columns.
8) Klik Title > Rename pada kotak dialog Rename Field ketikkan Nama,
9) Lakukan untuk menyesuaikan nama field yang lainnya (lihat pada materi mail merge sebelumnya), sehingga
tampilannya menjadi sebagai berikut :
10) Kemudian pada
Field names klik
Address Line 1
kemudian klik tombol Delete kemudian klik tombol Yes.
11) Lakukan untuk field yang lainnya yang tidak diperlukan (Lihat materi penghapusan field sebelumnya), sehingga tampilannya sebagai berikut :
12) Kemudian klik tombol OK, kemudian ketikkanlah data diatas. 13) Untuk menambahkan data yang lainnya, klik tombol New Entry dan
ketikkanlah data yang lainnya (lihat materi sebelumnya), sehingga tampilannya sebagai berikut : Kemudian klik tombol OK. 14) Kemudian
simpan data sourcenya
pada folder Document, File name : Amplope, klik tombol Save.
16) Klik icon menu
Insert
Merge
Field, pilih
Nama.
17) Tekan
Enter,
kemudian ulangi langkah di atas
untukmemasukkan field yang lainnya, sehingga tampilannya seperti di bawah ini.
18) Kemudian klik icon
menu Finish&
Merge > Edit
Individual
Document.
3.28.2 Mencetak Label Amplop Mail Merge.
1) Jika anda ingin mencetak amplop anda, klik icon menu Finish&Merge.
2) Pada kotak dialog print yang muncul, pada Printer Name, pilih printer yang akan anda gunakan (sesuai printer anda masing‐masing).
3) Pada bagian Page Range pilih All.
4) Pada bagian Copies, isikan Number of Copies : 1 5) Klik tombol OK untuk mencetak amplop kita.
3.29 Memberikan Catatan Kaki pada Dokumen
Catatan kaki digunakan untuk memberikan referensi tambahan mengenai suatu istilah. Dalam word fasilitas yang mendukung pemebrian catatan kaki dinamakan footnote.
Langkah untuk insert footnote adalah sebagi berikut:
1. klik pada akhir kata/ istilah yang ingin diberikan footnote 2. klik tab reference > group footnotes > insert footnote
3. kemudian akan muncul angka apad akhir kata yang kita klik (seperti pangkat) dan muncul pasangan angka yang sama pada bagian bawah halaman dokumen tersebut. Di bagian bawah tersebut, kita dapat mengetikkan referensi dari istilah yang kita berikan catatan kaki tersebut secara manual (input dari keyboard).
BAB
IV
MICROSOFT
EXCEL
A. Mengenal Ms. Excel
4.1 Pendahuluan
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Microsoft Excel membahas metode‐metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data‐data perusahaan, hasil‐hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
Microsoft Excel 2007 merupakan program pengolah lembar kerja atau spreadsheet yang paling popular dan paling banyak digunakan saat ini. Kecanggihan Excel 2007 dalam menghitung, memproyeksi, menganalisa serta mempresentasikan data diakui mampu meningkatkan produktifitas kerja khususnya mengolah data‐data berupa angka dan grafik. Selain mudah digunakan, Excel 2007 juga dapat berintegrasi dengan program Microsoft Office 2007 lainnya seperti Word 2007, OneNote 2007, Outlook 2007, Publisher 2007, PowerPoint 2007, Visio 2007, dan Groove 2007.
4.2 Menggunakan Microsoft Excel 2007
Untuk membuka Program Excel 2007, langkah‐langkahnya sebagai berikut: 1) Klik tombol Start pada window taskbar.
2) Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007
4.3 Bagian‐Bagian Microsoft Office 2007
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Excel 2007, perlu diketahui terdapat beberapa pembaruan dari aplikasi Excel 2007 yakni adanya istilah ribbon yang mengacu pada interface, daftar menu kini tampil dalam bentuk Tabs. Setiap tab akan menampilkan submenu dalam bentuk Groups yang berisi Command Buttons atau tombol perintah. Fungsi‐ fungsi penting yang paling sering digunakan kini dapat diakses dengan mudah dan cepat melalui Groups.
1) Office Button adalah pengganti menu File yang biasa digunakan pada aplikasi Excel 2003 dan sebelumnya, didalamnya berisi perintah: New, Open, Save, Save As, Print, Prepare, Send, Publish, Close, Excel Options, dan Exit Excel.
Access Toolbar adalah klik tombol Customize Quick Access Toolbar diujung sebelah kanan toolbar lalu pada daftar pilihan klik perintah yang ingin ditambahkan. 3) Ribbon adalah pengganti menu bar dan toolbar yang sering ditemukan pada Excel
2003 dan sebelumnya. Kini menu bar berubah bentuk dan telah disempurnakan menjadi bentuk Tab yang berisi beberapa Group dan didalamnya terdapat Command Button.
4) Cell adalah penunjuk sel yang sedang aktif (diklik atau disorot) dengan demikian data baru dapat dimasukkan.
5) Formula Bar adalah baris rumus untuk menampilkan isi sel yang sedang aktif atau untuk menulis rumus perhitungan data.
6) Column adalah keterangan kolom bertuliskan A, B, C dan seterusnya. Berbagai sebagai awalan atau inisial dari sel yang sedang aktif, juga berguna untuk membuat rumus perhitungan data.
7) Row adalah keterangan baris bertuliskan 1, 2, 3 dan seterusnya. Fungsinya sama seperti kolom yakni sebagai awalan sel dan untuk membuat rumus perhitungan. 8) Tab Worksheet adalah Tab lembar kerja yang berguna untuk pindah ke lembar kerja
lain tetapi masih didalam satu buku kerja (work book).
9) View Shortcuts adalah fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk mengubah tampilan worksheet menjadi Page Layout, Page Break Preview, dan Normal. 10) Zoom Slider juga merupakan fitur baru dalam Excel 2007 yang berguna untuk
memperbesar dan memperkecil tampilan worksheet secara cepat.
sebagai book1, book2, dan seterusnya. Jika tidak ingin mengubah nama tersebut, saat menyimpan dokumen, pada nama file biarkan terisi book1,2,…,dan seterusnya.
4.4 Penanganan File
4.4.1 Membuka Microsoft Excel 2007
Untuk membuka Microsoft Excel 2007, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya adalah :
1) Klik tombol Start pada window taskbar.
2) Klik All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007
4.4.2 Membuat Dokumen baru
Pada saat memulai mengoperasikan Microsoft Excel, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk dioperasikan. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.
1) Klik office button > new > create.
2) Double klik pada icon blank document untuk membuat dokumen baru.
Atau bisa juga menggunakan shortcut : Ctrl+N
Kolom/Colums
Baris/Rows
Formula Bar Spreadsheet
4.4.3 Membuka File yang sudah tesimpan 1) Klik Office Button > Open
2) Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
3) Klik pada nama file yang akan dibuka. 4) Klik tombol Open
Alternatif lain :
1) Klik tombol Open File pada Quick Access Toolbar. Atau 2) Menggunakan short cut Ctrl+O.
Dari kedua cara di atas, setelah muncul kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open.
4.4.4 Menyimpan Dokumen 1) Klik Office Button > Save
As.
2) Ketikkan nama file pada kotak dialog Save > Save.
Alternatif lain untuk menyimpan file :
1) Klik tombol Save pada pada Quick Access Toolbar. Atau 2) Dengan menggunakan
short cut Ctrl+S pada keyboard.
Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Isilah nama file > pilih lokasi penyimpanan dokumen (drive c,d,e,flash disk, my document) > save
4.4.5 Menutup file Dokumen Klik Office Button > Close
4.4.6 Menutup Jendela Microsoft Excel Klik Office Button > Exit Excel
atau dengan menklik tombol X pada pojok kanan atas jendela Excel.
4.5 Memformat Lembar Kerja Excel Memformat worksheet
Layout dan format yang baik, akan menunjang isi dari dokumen/ table yang dibuat sehingga lebih mudah dibaca dan menarik. Untuk memperoleh hasil yang maksimal, beberapa fitur berikut dapat digunakan.
a. Membuat border pada tabel Border adalah garis berbentuk vertikal, horisontal atau berupa bingkai di sekeliling sel atau range.
Langkah pembuatan border sebagai berikut:
1) Sorot sel atau range yang akan diberi border. 2) Klik kanan pada range, lalu
pilih Format Cells, dan klik tab Border sehingga muncul kotak dialog berikut :
Misalkan kita inginkan Border
diberi garis tebal dengan warna tertentu, maka caranya adalah kita pilih warna yang dikehendaki, tentukan Line Style nya, pilih presets Outline=
Pemformatan border juga dapat dilakukan melalui toolbar formatting dan toolbar border. Langkah‐ langkahnya sebagai berikut:
1) Sorot sel atau
2) Klik drop down Borderspada toolbar Formatting.
3) Pilih salah satu pilihan, misalnya Outside Borders, maka di sekeliling batas luar range yang disorot akan diberi garis.
Alternatif lainnya dengan menggunakan pensil border, langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Klik drop down Borders pada toolbar Group Font
2) Klik Draw Border, maka muncul gambar pensil border dan kotak dialog Border. 3) Gambar batas range dari table yang hendak dibuat
b. Membuat shading pada tabel
Shading adalah warna dan pola background yang dimiliki oleh suatu sel atau range. Langkah untuk membuat shading:
1) Sorot sel atau range yang akan diberi shading 2) Klik Theme Color pada Group Font.
3) Klik Fill Color pada toolbar Formating. Pilihlah warna yang dikehendaki.
c. Mengatur ukuran dan posisi teks dalam sel/range
Langkah‐langkah mengatur font dan ukuran huruf pada teks dalam sel/range:
1) Sorot sel atau range yang akan diganti ukuran selnya 2) Pilih ukuran huruf pada kotak drop down
Untuk mengatur posisi teks dalam sel:
1) Sorot sel atau range yang akan diatur posisi teksnya.
2) Klik tombol Align Left (rata kiri), Center (rata tengah), Align Right, atau Justify (rata kanan‐kiri).
d. Menambahkan Kolom atau Baris
1) Letakkan pointer di kolom atau baris yang akan ditambahkan kolom atau baris baru
4.6 Format Cell
Format cell digunakan untuk mengatur jenis data yang ada dalam suatu cell. Beberapa jenis pengaturan yang tersedia dalam format cell adalah: general, number, currency, accounting, date, time, percentage, fraction, scientific, text, special,custom. Selain mengatur jenis dari data yang ada pada suatu cell, format cell juga memiliki fitur untuk mengatur alignment, font, border, fill, dan protection.
Langkah yang dapat dilakukan untuk memformat jenis data dalam suatu cell:
1. Klik kanan> format cell
2. Pilih jenis data yang sesuai pada menu number. Jika data berupa tanggal, maka pilihlah date, kemudian pada kolom type yang ada disebelah kanan list pilihan, pilihlah jenis format tanggal yang dikehendaki. Jika data berupa number dan ingin diberikan nilai desimalnya, maka pilihlah number dan pada decimal place, tentukan jumlah angka di belakang koma yang dikehendaki. Untuk data yang berupa nilai mata uang, maka pilihlah currency dengan symbol sesuaikan dengan symbol mata uang yang dikehendaki.
3. Jika pilihan tidak ada maka dapat dibuat dengan menggunakan custom. Contoh jika ingin menampilkan satuan “orang” pada kehadiran rapat kepengurusan maka pada custom ketikkan 0” orang” demikian pula untuk jenis satuan yang lain yang belum tersedia
a. Memformat Data / Angka
Menambahkan dan menghapus simbol mata uang, angka decimal, langkahnya adalah:
1) Sorot sel atau range yang akan diberi simbol mata uangnya
2) Klik kanan > Format Cells atau dengan short cut CTRL + 1 3) Pilih tab Number >
Category > Currency >
Rp Indonesian > jika tidak menghendaki nominal sen, maka decimal place isi dengan 0.
Jika nilai‐nilai pada cell tersebut menjadi tanda pagar semua, hal ini menandakan
kolom tidak cukup lebar. Hal ini bisa diatasi dengan mendrag tepi kolom, atau dengan memilih tab Alignment pada kotak dialog Format Cells > Text control > centang Shrink to fit, yang bermaksud menyusutkan huruf pada suatu sel sehingga sesuai lebar kolom.
b. Memformat angka sebagai teks
Angka yang dimasukkan langsung sebagai teks tidak akan ikut dihitung dalam operasi aritmetika. Tetapi angka yang sudah tertera dalam sel apabila diubah formatnya menjadi teks tetap dapat diikutkan dalam operasi fungsi. Dalam sel yang belum diberi format rata kiri, tengah, atau kanan, data berupa angka diletakkan rata kanan dan yang berupa teks diletakkan rata kiri. Langkah untuk memformat angka sebagai teks adalah:
1) Sorot sel atau range yang akan diformat
2) Klik kanan > format cell atau dengan short cut CTRL +1 3) Pada category pilih text > OK
c. Menambahkan Keterangan / nama Satuan pada sebuah data 1) Sorot sel atau range yang
akan diformat
2) Klik kanan > format cell atau dengan short cut CTRL +1 3) Pada category pilih Custom>
Klik 0
4) Lalu Ketik
d. Menformat Tanggal, Satuan Waktu
1) Sorot sel atau range yang
akan diformat
2) Klik kanan > format cell atau
dengan short cut CTRL +1
3) Pada category pilih Date
atau Time > Kemudian Pilih
dan Klik type Tanggal yang
akan digunakan. 4) Klik OK
Memformat Cell (Menggabungkan/ Memecah Cell)
Penggabungan sel dilakukan misalnya pada kasus pemberian judul sebuah tabel. Hal ini terjadi karena judul sebuah tabel biasanya melintasi beberapa sel, hal ini dinamakan merge cells. Sedangkan cell yang sudah digabung/ merge di pisah lagi menjadi beberapa cell disebut unmerge cells. Symbol tombol merge/unmerge cell adalah
Langkah‐langkah menggabungkan beberapa cell adalah sebagai berikut :
1) Sorot range yang akan digabungkan menjadi 1 cell
2) Klik tombol Merge and Center pada toolbar Formating.
Untuk memecah hasil merge cells, sorot bagian yang telah di merge kemudian klik tombol merge cells atau dapat dilakukan dengan menklik tombol drop down pada merge cells > unmerge cells
Untuk mengatur letak teks/ angka pada cell yang telah digabung dengan cara aktif di tab home > group alignment > pilih jenis perataan yang diinginkan (left, right, center, justify)
3) Untuk membuka penguncian ini, pada tab View klik Freeze Panes dan pilih Unfreeze Panes.
4.8 Membagi Lembar Kerja
Pembagian lembar kerja digunakan untuk membantu melihat dan bekerja pada dua bagian dari lembar kerja di saat bersamaan.
1) Klik salah satu split yang terletak pada vertikal atau horizontal scroll bar
2) Geser split vertikal ke arah bawah untuk membagi lembar kerja menjadi dua bagian secara vertikal (atas dan bawah). Atau geser split horizontal ke kiri untuk membagi lembar kerja menjadi dua bagian secara horizontal (kiri dan kanan).
3) Tentukan tempat yang ingin di split
4) Untuk menghilangkan pembagian, geser kembali split ke posisi awal pada scroll bar
B.
PENGGUNAAN
FUNGSI
DAN
RUMUS
4.9 Mengenal Operasi Hitung
Beberapa arithmetic operator dalam excel 2007 yang sering digunakan adalah:
1. + (plus) digunakan untuk menghitung penjumlahan 2. – (minus) digunakan untuk menghitung pengurangan 3. * (kali) digunakan untuk menghitung perkalian 4. / (bagi) digunakan untuk menghitung pembagian 5. % (persen) digunakan untuk mengitung persentase 6. ^ (pangkat) digunakan untuk menghitung pangkat
4.10 Fungsi SUM
Untuk menghemat waktu pengerjaan dengan menjumlahkan satu per satu cell, excel menyediakan fasilitas menjumlah yang lebih cepat dengan rumus SUM.
Langkah‐langkahnya adalah;
2) Ketikkan rumus =SUM(sorot area angka yang hendak di jumlahkan) contoh =SUM(F4:F6)
Artinya ingin menjumlahkan nilai dari cell F4 hingga cell F6
1) Fungsi sum juga dapat diakses
dengan aktif ke tab formulas > insert functions > pilih SUM (atau dengan mengetikkan SUM pada isian search for a function
2) Selain dengan akses ke tab formula > insert function > SUM maupun langsung mengetikkan rumusnyab pada formula bar, penjumlahan juga dapat dilakukan dengan aktif ke tab formula > auto SUM atau dengan memilih symbol ∑ pada tab home (sama dengan auto sum)
Alamat Cell Absolut
Alamat (sel) absolut adalah alamat yang digunakan dalam rumus yang apabila dicopy ke sel lain besifat tetap (tidak menyesuaikan kolom atau baris)
Dikenal 3 bentuk sel Absolut, contoh:
• $A$1 = alamat A1 merupakan sel absolut • $A1 =Alamat A1 merupakan sel semi
absolut (Absolut kolom)
• A$1 =Alamat A1 merupakan sel semi absolut (Absolut Baris)
Contoh Soal
Contoh Soal Alamat Absolut
Rumus:
• Beli =
A7 * $B$3
• Jual =
A7 * $B$4
$B$3 agar pada saat rumus dicopy kebaris berikutnya, alamat B3 tidak berubah. JIka rumus di copy kebaris dibawahnya maka rumus baris dibawahnya tersebut secara berturut berisi: A8*$B$3; A9*$B$3; A10*$B$3, dan seterusnya
4.11 Fungsi LOGIKA IF
Fungsi logika IF digunakan untuk menampilkan beberapa kemungkinan nilai/ hasil sesuai dengan kondisi tertentu.
Bentuk Umum dari fungsi IF adalah
=IF(logical_test,[value if true],[value if false])
Langkah‐langkah pengerjaan perhitungan dengan menggunakan rumus IF adalah:
1. Tentukan kategori/ batasan untuk suatu kondisi dengan beberapa alternative kondisi. Contoh jika peserta mempunyai nilai > nilai x mendapat hadiah XXX, jika mempunyai nilai > nilai y mendapat hadiah YYY, jika tidak mencapai maka tidak mendapat hadiah
2. Ketikkan formula IF pada formula bar. contoh
Formula yang digunakan :
=IF(G6>=150000000,"Sepeda Motor",IF(G6>=50000000,"Kulkas","Tdk dapat Bonus")) =IF(G7>=150000000,"Sepeda Motor",IF(G7>=50000000,"Kulkas","Tdk dapat Bonus")) Dst
4.12 Fungsi IF Bertingkat (Nested IF)
Modul 4 kali ini, akan membahas tentang Fungsi IF dengan Syarat bertingkat (nested) misalkan terdapat contoh kasus sebagai berikut: Contoh Soal MS Excel ‐ If Bertingkat (Nested)
Hasil, mengikuti ketentuan;
• Jika
Rata‐rata < 20, maka “E” • Jika Rata‐rata < 45, maka “D” • Jika Rata‐rata < 70, maka “C” • Jika Rata‐rata < 90, maka “B” • Jika Rata‐rata >=90, maka “A”
Misalkan Alamat Rata‐rata pada Sel F5 maka perintahnya sebagai berikut:
=IF(F5<20;”E”; IF(F5<45;”D”; IF(F4<65;”C”; IF(F5<90;”B”; “A”))))
4.13 Fungsi VLOOKUP
Fungsi Vlookup berguna untuk membaca data secara vertical pada suatu cell atau range.
Bentuk umum fungsi VLOOKUP adalah:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num)
Langkah – langkah untuk menggunakan fungsi VLOOKUP adalah:
1. Sebelum menggunakan rumus VLOOKUP, data sumber/ table arraynya di urutkan terlebih dahulu secara ascending/ sort a> z
tidak bergeser saat formula yang sama di copy ke baris berikutnya. Symbol $ dapat diketik manual atau dengan menggunakan short cut F4.
3. Selain dengan menggetikkan rumus tersebut pada formula bar, fungsi VLOOKUP dapat dieksekusi dengan aktif di tab formulas > insert functions > ketikkan VLOOKUP pada search for a formula > OK
4. Setelah aktif window formula VLOOKUP, isilah lookup value dengan C5, table array dengan mensorot cell C21 hingga E24, col_index_num isilah dengan 2 > OK
Berikut contoh lain penggunaan VLOOKUP dengan penggunaan table referensi pada sheet yang berbeda dengan sheet aktif.
Berikut ini contoh latihan soal Microsoft Excel:
PETUNJUK SOAL
MASUKAN: KOLOM NO, NAMA, KODE BAGIAN, GOL RUMUS:
• KOLOM BAGIAN, GAJI POKOK, TUNJANGAN MENGGUNANKAN FUNGSI VLOOKUP • PPN 10% = 10% * (GAJI POKOK + TUNJANGAN)
• GAJI BERSIH = GAJI POKOK + TUNJANGAN – PPh 10%
4.14 Fungsi Statistik
2. Min (Range) : mencari nilai terkecil dari suatu range.
3. Sum (Range) : mencari jumlah dari isi data yang terdapat pada suatu range. 4. Average (Range) : mencari nilai rata‐rata dari suatu range.
5. Count (Range) : mencari jumlah data yang terdapat pada suatu range.
Langkah untuk menggunakan fungsi statistic adalah:
1. Pastikan semua data yang ada pada table yang akan dihitung dengan fungsi statistic telah benar dan tidak ada data dengan symbol mata uang/ pemisah antara ribu,juta ataupun satuan tertentu yang ditulis secara manual. Aktiflah pada cell yang
dikehendaki untuk menampilkan hasil dari fungsi statistic tersebut.
2. Jika ingin menjumlahkan data yang ada maka ketikkan =COUNT(sel awal:sel akhir) 3. Jika ingin mengetahui nilai maksimum dari suatu table =MAX(sel awal:sel akhir) 4. Jika ingin mengetahui nilai minimum dari suatu table =MIN(sel awal:sel akhir) 5. Langkah diatas juga dapat dilakukan dengan aktif ke tab formulas > insert functions
> pilih jenis operasi statistic yang dikehendaki kemudian OK. Untuk isian kolom numer_1 sorotlah range data yang akan dihitung nilai statistiknya > OK
Adalah fungsi untuk mengakses Tanggal dan Jam, dan terdiri dari 14 fungsi, antara
Contoh1 : =second("08:30:10") ==> 10
Contoh2 : =second("20:30") ==> 0
=timevalue(Jamteks)
Fungsi : Untuk mengkonversi jam teks (jam string) ke angka Contoh1 : =timevalue("08:30:00") ==> 0,354167
4.16 Memproteksi sheet
Proteksi sheet bertujuan agar data yang ada dalam suatu sheet tidak mengalami perubahan yang tidak dinginkan, baik disengaja maupun tidak.
Langkah‐langkah untuk memproteksi sheet:
1) Aktif di tab home > pada group cells > format cells > protect sheet
2) Allow all users of this worksheet to > pilih (selected locked cells, selected unlocked cells) agar masih bisa melakukan aktifitas pada lembar kerja yang dikunci
3) Isilah password unprotect sheet > masukkan sandi untuk membuka proteksi 4) Pada dialog confirm password > masukkan kembali sandi di atas
5) Untuk membuka proteksi sheet > klik format cells > unprotect sheet
6) Masukkan sandi yang telah dimasukkan pada saat proteksi untuk membuka proteksi
a. Memproteksi sebagian Sel
Untuk memproteksi sebagian cell dilakukan langkah sebagai berikut:
1) Aktif pada tab home > sorot range yang akan diproteksi 2) Klik format cells > protect sheet
3) Non aktifkan pilihan selected locked cells > masukkan password untuk membuka proteksi
4) Pada konfirmasi, masukkan ulang password/ sandi yang telah dimasukkan di atas
b. Memproteksi Workbook
Memproteksi workbook sama dengan memproteksi file excel tersebut secara keseluruhan. Hal ini bertujuan agar file hanya dapat dibuka oleh pengguna yang berwenang. Langkah‐ langkahnya adalah:
1) Klik office button > save as 2) Klik tools > general options
3) Masukkan password pada password to open (untuk membuka kunci), masukkan password lagi pada password to modify (untuk memodifikasi data pada file tersebut)
4) Aktifkan read‐only recommended > OK
5) Masukkan ulang password untuk membuka file dan merubah data file tersebut 6) Ketikkan/ isi nama file > save
4.17 Membuat Grafik
Grafik adalah penampakan secara visual dari sebuah data. Grafik digunakan untuk melihat perbandingan, pola, dan trend (kecenderungan) kurva dari data. Grafik dapat pula digunakan untuk membandingkan hasil penjualan di pasar dengan target yang ingin diraih, serta memperkirakan kemungkinan nilai hasil penjualan yang bisa diraih di masa yang akan datang.
Pembuatan Grafik menggunakan Excel 2007 lebih praktis, cepat dan mudah dengan melalui Group Charts. Grafik yang dibuat dapat diletakkan pada sheet tertentu atau meletakkannya pada sheet yang sama dengan data. Kita juga dapat mempublikasikan grafik dalam bentuk halaman web. Untuk membuat sebuah grafik, data terlebih dahulu harus tersedia pada suatu worksheet. Inti dari grafik ialah adanya absis sumbu x/horisontal dan sumbu y/vertikal. Jadi untuk bisa menggambar grafik dari suatu tabel, harus ada suatu kolom dari tabel itu data‐ datanya diletakkan di sumbu x dan ada suatu kolom yang data‐datanya diletakkan pada sumbu y.
Langkah yang digunakan untuk membuat grafik adalah :
1) Buat data yang akan ditampilkan grafiknya/ buka file yang telah berisi data yang akan ditampilkan grafiknya
2) Sorot area data yang akan dibuat grafik
3) Klik tab insert > pada group chart > pilih salah satu jenis chart/ more untuk create chart
4) Chart akan tampil > setelah chart tampil, maka akan muncul toolbar chart tools 5) Chart tools digunakan untuk mengubah area data (tab design > data > select data),
mengubah bentuk chart dan tipe chart (tab design > type), merubah chart style yang telah ditampilkan (tab design > chart styles), menambahkan judul grafik, legend (tab layout > label), menganalisa (tab layout > analysis), memberikan warna, efek, dan border (pada tab format).
4.18 Menyisipkan ClipArt
Fitur ClipArt digunakan untuk mengambil gambar yang telah disediakan oleh Excel. Dalam hal pengaturan format gambar. Di Excel 2007 telah dilengkapi fitur Adjust dan Picture Styles untuk memodifikasi kualitas gambar secara cepat dan mudah.
Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan ClipArt adalah :
1) Pilih tab Insert > ClipArt
2) Klik gambar yang diinginkan > drag masuk kedalam lebar kerja > lepaskan drag 3) Untuk mengubah ukuran gambar klik pada sudut gambar drag masuk untuk
pada bingkai atas/ bawah (horizontal), jika ingin memperlebar gambar klik pada bingkai samping (vertical).
4.19 Menyisipkan Wordart
Fitur WordArt didalam Excel 2007 telah dikembangkan menjadi lebih canggih dan semakin banyak pilihan style bahkan dapat diberi efek yang membuat tampilan teks semakin profesional.
Langkah‐langkah yang digunakan untuk menyisipkan WordArt adalah :
1) Pilih tab Insert > pada group text pilih Word Art > pilih salah satu jenis word art 2) Ketikkan kata yang akan ditulis dalam bentuk word art pada Your Text Here 3) Untuk mengubah ukuran teks > klik kanan > font size ubah
4) Untuk memberikan style dan efek, pada Group Shape Styles pilih style sesuai dengan keinginan, pada shape effect > pilih efek yang diinginkan
4.20 Database
Database terdiri dari sekumpulan record, record terdiri atas sekumpulan field yang membentuk satu kesatuan, masing‐masing field saling berhubungan sehingga membentuk pengertian tertentu.
Beberapa fitur yang disediakan oleh excel adalah: mengurutkan data (sort), melacak dan menampilkan data dengan filter, membuat sub total, membuat rekapitulasi dengan pivot table, membuat validasi data.
4.21 Mengurutkan data
Pengurutan data diperlukan untuk beberapa operasi fungsi pada excel, hal ini disebabkan excel belum mempunyai index/ kolom kunci untuk diakses dan mereferensi ke table yang lain. Excel mendukung aplikasi database pada level dasar. Untuk memperoleh database yang baik, gunakan Microsoft Access, SQL, Oracle. Pengurutan data dimaksudkan agar saat eksekusi fungsi tidak ada data yang terlewat, excel mengurutkan dari abjad awal hingga terakhir, sekali pengecekan telah melewati abjad tertentu, maka ketika abjad tersebut muncul setelahnya, abjad tersebut tidak dikenali dengan benar.
Langkah‐langkah untuk mengurutkan data (sort):
1) Sorot/ blok range yang akan diurutkan 2) Tab data > pada group sort and filter > sort
4) Jika ingin mengurutkan secara terbalik (dari abjad akhir ke awal) pilih Z to A (descending)
5) Sort by pilih kolom yang dijadikan referensi untuk mengurutkan (data diurutkan berdasarkan kategori yang diinginkan)
4.22 Menyaring Data
Pelacakan data berdasarkan criteria tertentu menjadi mudah dengan menggunakan filter. Filter membuat data yang tidak diperlukan tidak ditampilkan.
Syarat untuk melakukan filter:
1) Setiap field/ data mempunyai judul 2) Judul setiap field terletak dalam satu baris 3) Setiap nama judul harus berbeda
Langkah‐langkah melakukan filter:
1) Sorot range yang akan di filter
2) Tab data > pada group sort and filter > filter
3) Setelah tombol list muncul pada setiap judul dari table/ range tersebut, klik tombol list tersebut untuk memilih data yang akan ditampilkan
4) Untuk menampilkan semua data/mengembalikan ke kondisi semula, klik tombol list, centang select all
4.23 Menghitung Sub Total
Untuk menghitung total dan subtotal secara otomatis, dapat dilakukan dengan sub total. Langkah‐langkah untuk menghitung subtotal:
1) Sorot range yang akan dihitung subtotalnya
2) Tab data > Sort > pilih akan diurutkan berdasarkan kategori/ judul kolom yang mana 3) Tab data > group outline > sub total
4) Pada bagian at each change in, pilihlah kategori/ judul apa yang akan digunakan sebagai dasar pengelompokan data untuk dihitung totalnya untuk setiap jenis/ baris data berdasarkan kategori tersebut
5) Pada bagian function > pilih SUM (untuk menghitung total)
6) Pada bagian add subtotal to > centang kolom‐kolom yang akan dihitung jumlahnya berdasarkan kategori/ judul kolom yang digunakan sebagai dasar acuan
7) OK
Data Validasi berguna untuk mempermudah dalam memasukkan data tanpa harus mengetik data pada sel.
Langkah‐langkah membuat data validasi:
1) Sorot kolom yang akan diberikan validasi 2) Tab data > group data tools > data validation
3) Pada tab setting > allow > pilih list (untuk memasukkan nama‐nama yang dapat langsung dipilih)
4) Pada source > ketikkan nama‐nama yang akan dijadikan list dengan pemisah koma. 5) Pada tab input > title > masukkan judul dari label yang akan muncul di dekat kolom
yang akan diisi data (contoh: Karyawan)
1) Pada tab input > input message > ketikkan perintah/ bantuan instruksi (contoh: masukkan nama pelanggan)
2) Tab error alert > pilih style sesuai yang diinginkan (peringatan/ informasi) > title diisi judul dari message box yang akan tampil saat ada ketidaksesuaian isian dengan list yang telah dibuat > error message > masukkan pesan kesalahan/ peringatan/ informasi yang dikehendaki
Contoh tampilan error jika kode karyawan diisi dengan nilai yang belum didaftar pada list
1. OK
Untuk membuat validasi angka, maka pada bagian allow pilih whole number, pada isian data pilih jenis persamaan matematika (lebih besar dari/ lebih kecil dari/ lebih besar sama dengan/ lebih kecil sama dengan/ sama dengan/ tidak sama dengan), isikan angka pada batasan nilai yang muncul sesuai dengan pilihan.
D. MENCETAK DOKUMEN 4.25 Mengatur page setup
Langkah‐langkah untuk mengatur setup halaman yang akan dicetak:
1) Lembar kerja yang akan dicetak dalam keadaan aktif
2) Pilih tab page layout > orientation (untuk merubah posisi kertas dari vertical/portrait menjadi horisotal/ landscape)
3) Masukkan pilihan ukuran kertas yang akan digunakan pada isian SIZE
4) Klik Setting Margin untuk mengatur tepi kanan/kiri/atas/bawah dari kertas terhadap hasil cetakan
6) Klik close print preview untuk menutup tampilan preview
4.26 Mencetak Lembar Kerja
Langlah‐langkahnya adalah sebagai berikut:
1) Pastikan skala lembar kerja 100%
2) Tekan Ctrl+P atau klik Office Button Kotak dialog Print akan ditampilkan
3) Pada bagian Name, pilih jenis printer yang akan digunakan untuk mencetak, dalam ilustrasi berikut jenis printer yang digunakan adalah HP Color Laser Jet 1600 4) Dibagian Print range pilih Page(s) lalu masukkan nilai From:1 To:1. Artinya
halamanyang akan dicetak hanya halaman 1
5) Di bagian Print What pilih Active sheet(s), artinya sheet yang akan dicetak adalah sheet yang sedang aktif
6) Di bagian Number of copies tentukan berapa kali lembar kerja ingin dicetak misalnya 1 saja
7) Klik Preview untuk memeriksa segala sesuatunya telah benar kemudian pilih Print untuk memulai proses cetak.
MICROSOFT
POWER
POINT
2007
5.1 Pendahuluan
kemudian pilih daftar peritah yang ingin ditampilkan.
3. Ribbon : merupakan pengganti menu bar dan tool bar dari versi sebelumnya
5.3 Membuat dan Mengatur presentasi Beberapa alternatif untuk membuat presentasi :
1) Blank Presentation : untuk membuat presentasi dengan menentukan layout satu demi satu
2) From design template : membuat presentasi dengan memilih design template yang disediakan oleh microsoft power point
3) from auto content wizard : membuat presentasi dengan dipandu oleh kotak dialog sesuai dengan tema yang ditentukan
Open Presentasi
Bila Anda ingin membuka file presentasi yang telah ada sebelumnya, caranya : 1) Dari Windows, klik Start
2) Klik Program, lalu cari Microsoft PowerPoint (Klik) 3) Setelah itu muncul kotak
dialog, klik Cancel 4) Pada halaman aplikasi
PowerPoint, klik menu File, lalu klik Open
5) Kemudian muncul kotak dialog berikut :
6) Tentukan dan temukan file PowerPoint yang ingin dibuka
7) Klik OK
Create Presentasi
Halaman aplikasi PowerPoint mempunyai beberapa tipe yang defaultnya adalah Normal view. Berikut ini adalah gambar aplikasi PowerPoint dengan Normal view.
Langkah yang dilakukan untuk membuat slide presentasi :
3. Untuk menambah slide baru berikutnya, pilih Menu Insert, kemudian klik New Slide. 4. Proses 1 akan terulang lagi,
dstnya.
Save Presentasi
Slide presentasi yang telah selesai dibuat, dapat disimpan ke suatu file dengan cara :
1. Klik menu File,
kemudian klik Save As 2. Muncul kotak dialog
seperti berikut : 3. Tentukan nama file
yang akan disimpan beserta lokasi file tersebut
4. Klik OK.
Close Presentasi
Untuk keluar dari halaman aplikasi PowerPoint, langkahnya : 1. Pilih menu File
2. Klik tombol Exit
5.5 Menggunakan Template Presentasi
Untuk membantu Anda dalam membuat slide presentasi, Microsoft PowerPoint menyediakan Template Presentasi yang merupakan rancangan susunan halaman slide beserta background nya. Untuk menggunakannya Anda dapat menggunakan cara :
1. Mula‐mula aktifkan MS. Windows
3. Ketika masuk ke halaman aplikasi
PowerPoint, akan muncul Kotak Dialog seperti pada Gambar 2.
4. Untuk menggunakan Template Presentasi, Pilih Design Template
5.6 Menggunakan Wizard Presentasi
Ketika PowerPoint diaktifkan, kotak dialog Memulai PowerPoint (Gambar 2) juga akan muncul. Ada 4 opsi yang terdapat dalam kotak dialog tersebut, salah satunya AutoContent Wizard, yaitu cara cepat untuk membuat slide presentasi. Wizard adalah urutan langkah yang akan menuntun Anda dalam membuat slide.
Dengan memakai AutoContent Wizard, Anda pilih tipe presentasi dari daftar wizard contoh presentasi. Kemudian Anda tentukan apa tipe output yang Anda inginkan. Selanjutnya ketikkan informasi untuk judul slide dan footer. AutoContent Wizard kemudian membuat sebuah presentasi dengan contoh teks yang akan menuntun Anda membuat presentasi. Langkah‐langkahnya :
1. Pada kotak dialog, klik AutoContent Wizard
3. Klik Next, lalu muncul kotak dialog seperti berikut :
4. Pilih criteria yang anda butuhkan pada kotak
5. Klik Finish, kemudian akan muncul halaman aplikasi PowerPoint yang akan menuntun Anda membuat slide
5.7 Inserting (picture, table, object)
Bila Anda butuh menyisipkan gambar, table, ataupun objek dalam slide presentasi, Anda dapat melakukannya dengan cara :
1. Pilih menu Insert
a. Insert Picture selanjutnya akan meminta Anda memilih gambar yang akan
5.8 Membuat Animasi Presentasi
5.9 Mengatur Efek Transisi
Mengatur efek transisi peralihan antar slide 1) Klik slide yang akan diberikan efek transisi
2) Klik tab animations > pilih jenis efek transisi pada transition to this slide > atur kecepatannya > tambahkan efek suara jika perlu (transition sound)
3) Jika semua slide efek transisinya akan dibuat sama,klik apply to all. Jika tidak maka lakukan langkah 1 dan 2 untuk setiap slide yang akan diberikan efek transisi.
4) Jika slide ingin diatur supaya bergantii sendiri secara otomatius setelah sekian menit/ detik, maka pada slide advance pilihlah automatically after (masukkan lama jeda waktu antar slide). Untuk efek pergantian slide yang akan terjadi jika ada penekanan keyboard/ manual, maka pilih on mouse click.
5.10 Membuat Hyperlink
Langkah untuk membuat hyperlink adalah: 1) Bukalah file presentasi yang telah dibuat
2) Sorot teks/gambar yang akan diberikan hyperlink
3) Klik tab insert > links > hyperlink > pilih link to place in this document (untuk memberikan link dari satu slide ke slide yang lain), pilih existing file or web pages jika ingin membuat link ke website atau dokumen lain diluar dari file slide yang sedang aktif.
4) Jika memilih place in this document maka pilih slide yang akan menjadi hubungan dari link tersebut. Jika memilih existing file or web pages maka pilihlah lokasi penyimpanan file dan klik nama file tersebut > OK
1.11 Elemen Multimedia
