BAB II LANDASAN TEORI
C. Protokol
1. Pengertian Protokol
Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa Perancis protocole, bahasa Latin protocoll (um), dan bahasa Yunani protocollon.Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang semakin luas, yakni keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional. Perkembangan selanjutnya,
protokol berarti kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik. Aturan-aturan protokolerini
menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.
Protokol adalah kesepakatan bersama antara kedua pihak setiap kegiatan/upacara diatur secara protokoler.Protokol juga bisa diartikan sebagai orang yang diserahi “Mengatur” upacara pada hakekatnya setiap kegiatan yang
melibatkan banyak orang dengan berbagai status / kedudukan, selalu harus diatur secara Protokoler.
Dalam praktek sehari-hari Protokol adalah petugas yang mengatur pelaksanaan jalannya upacara.Fungsi Protokol adalah menyelenggarakan “Kenyamanan” pelaksanaan suatu kegiatan acara/upacara dalam artian yang
seluas-luasnya.
Fungsi protokol menjamin ketertiban dalam pergaulan antar bangsa memudahkan hubungan antar bangsa agar pergaulan hidup antar bangsa menjadi lebih serasi dan langgeng pejabat/petugas protokol bukan sekedar pelengkap kegiatan dan pajangan, tetapi sebagai ujung tombak pengenalan citra positif.
Tugas-tugas Protokol:
a. Menyusun daftar tamu dengan segala tingkatannya. b. Menyusun/membuat undangan
c. Mengatur lokasi dan kelengkapan acara/upacara d. Menyusun acara
e. Menyiapkan lokasi dan kelengkapan acara/upacara
g. Membagi tugas
Protokol menurut Buku Pedoman Protokol Negara (2005), diartikan sebagai serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktekkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara, atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. Protokol adalah seperangkat aturan tentang perilaku dalam tata kehidupan resmi dalam upacara yang melibatkan pemerintah dan negara serta wakil-wakilnya.
Sedangkan Acara menurut UU No.8/1987 terbagi menjadi:
a. Acara Kenegaraan, yaitu: Acara yang bersifat kenegaraan yang diatur dan dilaksanakan secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden serta pejabat negara dan undangan lain dalam melaksanakan acara tertentu; b. Acara resmi, yaitu: acara yang bersifat resmi, diatur dan dilaksanakan oleh
Pemerintah atau Lembaga Tinggi Negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintah serta undangan lainnya.
Selain itu aturan protokoler tidak terlepas dari etika pergaulan umum, yang mengatur hubungan manusia.Etika pergaulan didefinisikan sebagai ketentuan sopan santun dalam bergaul. Sopan santun di satu tempat/negara kadang berbeda dengan di tempat/negara lain. Jadi selain mengetahui etika pergaulan, disarankan untuk menggunakan perasaan sehingga orang merasa senang dalam segala suasana & keadaan.
Dengan demikian, terdapat unsur-unsur dalam protokol, yaitu: a. Tata cara
Acara/Upacara harus dilakukan dengan khidmad& tertib, menurut aturan dan adat yang sudah tetap dan harus ditaati.
b. Tata karma
Diperlukan kata-kata yang baik dan tepat menurut tinggi-rendahnya derajat pejabat, disesuaikan dengan peristiwanya.
c. Aturan
Acara/Upacara terikat pada rumus-rumus tertentu yang sudah tetap (seating arrangement, tata tempat, perlakuan terhadap bendera/lagu kebangsaan.Lambang negara).
Terkait dengan pengaturan tersebut, dalam protokoler diatur Tata Tempat (Préseance) yaitu urutan siapa yang berhak mendapatkan prioritas; karena jabatan/pangkat (VIP-Very Important Personal) atau karena derajatnya (VIC-Very Important Citizen). Untuk mengetahui siapa yang berhak mendapat prioritas dapat melihat aturan dasar sebagai berikut:
a. Orang yang berhak mendapat tata urutan yang pertama/paling tinggi adalah mereka yang mempunyai urutan paling depan/mendahului.
b. Jika mereka berjajar, maka yang berada di sebelah kanan dari orang yang mendapat urutan tata tempat paling utama, dianggap lebih tinggi/mendahului orang yang duduk di sebelah kirinya.
c. Jika menghadap meja, maka tempat utama adalah menghadap ke pintu keluar dan tempat terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar.
d. Jika berjajar pada garis yang sama, maka tempat yang paling utama adalah tempat sebelah kanan luar atau tempat paling tengah. Rumusnya genap: 1-2, ganjil, 2-1-3.
e. Naik kendaraan, bagi seseorang yang mendapat tata urutan paling utama, apabila naik/turun kendaraan:
1) Kapal terbang, maka pejabat yang utama naik paling akhir turun paling dulu.
2) Kapal laut, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naik dan turun paling dulu.
3) Mobil/kereta, maka pejabat yang mendapat tempat paling utama adalah naik dan turun paling dulu dan duduk sebelah kanan.
f. Kedatangan dan pulang, orang yang paling dihormati selalu datang paling akhir dan pulang paling dulu.
g. Letak kendaraan/mobil, pintu kanan mobil berada dia arah pintu keluar gedung.
h. Jajar Kehormatan:
1) Orang yang dihormati harus datang dari sebelah kanan dari pejabat yang menyambut.
2) Bila orang yang paling dihormati yang menyambut tamu, maka tamu akan datang dari sebelah kirinya.
Karena tugas protokol tidak mudah, maka sebaiknya dalam memilih petugas protokol perlu dipilih orang yang memiliki persyaratan sebagai berikut: 1) Pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia.
2) Bermental kuat dan berkepribadian tangguh. 3) Terampil dan cekatan untuk menguasai situasi.
4) Mampu mengambil keputusan dengan cepat dan cermat. 5) Sangat peka terhadap setiap permasalahan yang timbul 6) Sangat memahami perasaan orang lain.
7) Pandai membawa diri dan selalu mawas diri. 8) Penampilan menarik.
9) Berbahasa dengan tekanan yang baik
2. Ruang Lingkup Protokol
a. Penghormatan kedudukan, kebangsaan dan penghormatan terhadap jenazah.
b. Perlakuan terhadap lambang kehormatan NKRI, pejabat negara, pejabat pemerintah dan tokoh masyarakat tertentu.
c. Pengaturan kunjungan dan upacara dalam acara kenegaraan dan acara resmi.
3. Aspek-Aspek Protokol
a. Regulation yaitu menguasai berbagai keprotokolan.
b. Preseance yaitu memberikan kelayakan kepada orang atau lambang, pengaturan tata tempat, pengaturan tata ruang.
c. Appearance yaitu penampilan seseorang yang bernuansa keprotokolan. d. Koordinasi yaitu hubungan kerjasama/us berkoordinasi semuanya dalam
pelaksanaan kegiatan.
f. Bahasa yaitu penggunaan bahasaIndonesia yang baik dan benar. g. Security yaitu pengamanan.
h. Leadership yaitu seorang protokol harus mencerminkan seorang pemimpin.
4. Keprotokolan
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan-kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprotokolan di Indonesia adalah undang-undang protokol yaitu peraturan perundang-undangan di bidang “domain” keprotokolan dan yang berkaitan “related” dengan keprotokolan.
Keprotokolan menurut UU no. 9 Tahun 2010 adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Acara Kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat, dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan undangan lain.
Acara Resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.
Tata Tempat adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
Tata Upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi. Tata Penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan Negara asing dan/atau organisasi internasional, dan Tokoh Masyarakat Tertentu dalam Acara Kenegaraan atau Acara Resmi.
Pejabat Negara adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas ditentukan dalam Undang-Undang.
Pejabat Pemerintahan adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik di pusat maupun di daerah.Tamu Negara adalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja, atau pribadi ke negara Indonesia.Tokoh Masyarakat Tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat pengaturan Keprotokolan.Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah.
5. Etika Protokol Dan Etiket Protokolan
a. Pengertian Etika dan Etiket
Etika berasal dari bahasa Yunani yaitu etos yang berarti watak kesusilaan atau kebiasaan.Menurut William Benton etika asal kata Yunani “ethos” yang berarti karakter adalah studi sistematis dari konsep-konsep nilai baik/buruk,
benar/salah atau prinsip-prinsip umum yang membenarkan sesuatu sebagai adat istiadat (mores).Etika juga sering diartikan dengan moral (tingkah laku/akhlak). Menurut SolehSumirat, etika adalah nilai-nilai dan asas moral yang dipakai sebagai pegangan umum bagi penentuan baik buruknya perilaku manusia atau benar salahnya tindakan manusia sebagai manusia. Etika bertujuan meneliti tingkah laku manusia yang dianggap merupakan cerminan dari apa yang terkandung dalam jiwa atau dalam hati nuraninya.
Etiket asal kata dari Perancis “etiquette” yaitu tata sopan santun atau kartu undangan atau label dalam suatu kemasan. Pengertian luas etiket “etalase” yaitu
objek/seseorang sehingga sangat penting dalam membentuk citra seseorang atau sebuah lembaga. Etiket terkait dengan pergaulan manusia, yang mengandung arti “tata krama”, ”sopan santun”, dan “tata tertib”. Etiket berkonotasi dengan sesuatu
yang indah, cantik atau estetika. b. Perbedaan Etika dan Etiket 1) Etika
a) Etika tidak terbatas pada cara dilakukannya suatu perbuatan namun memberi norma pada perbuatan itu sendiri.
b) Etika selalu berlaku tanpa batas ruang dan waktu atau bersifat universal. c) Etika bersifat absolut/mutlak dengan sanksi yang jelas.
d) Etika menyangkut hidup manusia fisik dan non fisik (dunia akhirat). 2) Etiket
a) Etiket menyangkut suatu perbuatan yang harus dilakukan manusia. b) Etiket hanya berlaku dalam pergaulan manusia.
c) Etiket bersifat relatif.
d) Etiket hanya memfokuskan perhatian pada manusi dari segi lahiriah.
3) Pengertian Etika Protokol
Etika protokol adalah nilai-nilai, norma-norma atau kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang berupa aturan-aturan tatanan yang harus ditaati dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi pengaturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
c. Posisi Etiket Keprotokolan
1) Al-Qur’an Dan Hadist (kebenaran dunia akhirat)
2) Etika dan Filsafat (kebenaran manusia secara universal) 3) Norma-Norma (kebenaran perspektif budaya)
4) Hukum/Aturan (kebenaran sosial/negara) 5) Etiket/Tata sopan Santun (kebenaran relatif)