PUBLIC RELATIONS DAN ORGANISASI
D. Public Relations dan Komunikasi
Manusia tidak mungkin tanpa komunikasi. Semua tingkah laku macam apapun, adalah kegiatan “komunikasi”, sedangkan “diam” pun merupakan suatu komunikasi, karena bagi orang lain berarti “aku tidak bicara”. Jadi setiap komunikasi mengandung aspek yang merupakan aspek relasi. Dari masing-masing komunikasi mempunyai aspek tertentu dalam berkomunikasi, dalam prosesnya akan menghasilkan “aspek relasi”.
Sedangkan kegiatan komunikasi dalam Public Relations ditujukan kepada masyarakat yang ada dalam organisasi (internal) dan masyarakat luar organisasi
(eksternal). Komunikasi internal, meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan ke dalam dua jenis, yaitu :
1. Komunikasi personal/pribadi 2. Komunikasi kelompok
Disini berbagai PR komunikasi personal sangat penting, karena dengan tatap muka berlangsung secara dialog, bisa langsung kontak pribadi, maka disebut juga komunikasi antar pribadi. Komunikasi melalui alat atau lewat media, antara dua orang tersebut tak terjadi kontak pribadi. Komunikasi tatap muka merupakan jenis komunikasi yang efektif untuk mengubah sikap, pendapat, dan tingkah laku.
Dengan kontak pribadi memungkinkan komunikator mengetahui, memahami dan menguasai :
1. Kerangka referensi komunikan selengkapnya 2. Kondisi fisik dan mental komunikan sepenuhnya 3. Suasana lingkungan pada saat terjadinya komunikasi 4. Tanggapan komunikasi secara langsung
Karena bisa mengetahui, memahami dan penguasai hal-hal tersebut, komunikator dapat melakukan kegiatan-kegiatan seperti, mengontrol setiap kata, kalimat yang diucapkan, mengulangi kata-kata yang penting untuk memberi penjelasan. Komunikator menggunakan mimik, gerak tangan. Intonasi di atas supaya tidak membosankan dan mengatur rasio dan perasaan.
Supaya komunikasi antar personal, tatap muka lebih efektif, bersikaplah simpatik dan tunjukkan bahwa Anda sebagai komunikator terpercaya. Seperti saya katakan di atas bahwa komunikasi dalam PR sentral dan memainkan peranan penting dalam proses interaksi dalam me”manage” tugas PR. Komunikasi merupakan faktor dasar yang menentukan proses manajemen dalam mencapai tujuannya. Seperti kita ketahui manajemen sangat berperan didalam kehidupan sehari-hari, apalagi bagi kehidupan masyarakat modern sekarang ini. Kalau diteliti tidak ada kegiatan yang dilakukan dalam dan oleh masyarakat yang tidak memerlukan jasa manajemen. Contoh dengan hal-hal yang kecil, pekerjaan menyapu, dilihat dulu angin ke arah
atau perlu dipel (pengorganisasian). Siapa yang harus melaksanakan, kapan, ada tenaganya, harus sekarang atau bisa menunggu dan seterusnya (pelakasanaan). Bersih atau tidak dan seterusnya (evaluasi). Begitu juga dengan memasak, makan, berjalan, bicara, menulis, menelepon, sampai pekerjaan yang besar, atau pentingpun tak akan lepas dengan jasa manajemen. Tanpa jasa tersebut, bisa jadi kacau dan tidak mencapai tujuan secara efisien. Dalam mengadakan komunikasi, harus kita tata, diatur dalam menciptakan persamaan mengenai informasi, bahasa yang dipakai, ide, pemikiran dan sikap kita dengan orang lain. Intinya bahwa komunikan dan komunikator mau bicara mengenai komunikasi yang sebenarnya cukup luas dengan macamnya, bentuknya, sifatnya, dan sebagainya. Tetapi bukan maksud kami untuk memberi penjelasan semuanya. Yang penting untuk memberi pengertian bahwa komunikasi dalam PR sentral dan mmpunyai peranan penting dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dewasa ini teknologi berkembang begitu pesat, maka interaksi antara anggota masyarakat semakin meningkat jangkauannya dan bertambah luas. Maka komunikasi tatap muka dan melalui media masa sekarang ini lebih dipakai secara terpadu guna mencapai tingkat efektivitas yang lebih tinggi. Suatu organisasi modern memiliki suatu struktur yang kompleks dari berbagai ragam kegiatan khusus. Hanya dengan komunikasilah kegiatan-kegiatan itu dapat diatur dan dipersatukan untuk mencapai tujuan. Memperhatikan pentingnya peranan komunikasi itu dalam pelaksanaan fungsi PR dalam organisasi secara keseluruhan, maka komunikasi bertindak yaitu berinteraksi dan mempengaruhi seluruhnya. Komunikasi diperlukan untuk membuat organisasi bersatu dan berfungsi. Maka komunikasi adalah tanggung jawab dari setiap orang. Aliran melalui organisasi hanya bisa efektif, jika aliran antara pribadi-pribadi yang membangun organisasi itu juga efektif.
Karena PR merupakan bentuk komunikasi internal/eksternal dan bentuk lain seperti pemasaran, publikasi, reklame, propaganda dan lain-lain. Maka komunikasi dalam kader PR perlu memperhatikan pengelompokan, arah dan tujuan komunikasi. PR berfungsi menumbuhkan hubungan baik antar segenap komponen pada suatu organisasi dalam tugas memberi pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi. Semua itu bertujuan untuk menumbuhkan dan mengembangkan pengertian dan
kemauan publik serta guna memperoleh opini publik yang menguntungkan kedua belah pihak, dengan perkataan lain untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan baik dengan publik. Semakin teliti dalam menentukan publik yang dituju, semakin banyak ditemukan cara-cara untuk mendekati dan mempengaruhinya.
Mari kita teruskan komunikasi antar manusia. Kita meneliti apa yang dimaksud manajemen sebagai suatu sistem, maka akan menjadi jelas bahwa disitu komunikasi memainkan peranan penting dalam proses interaksi dari segenap unsur didalamnya. Komunikasi merupakan faktor dasar yang menentukan dalam proses manajemen (planning, organizing, directing, coordinating, dan controling). Dalam komunikasi antar manusia akan menunjukkan bahwa dalam kehidupan sehari-hari komunikasi sangat berperan pada setiap insan. Di atas sudah saya jelaskan bahwa dalam mengadakan komunikasi kita berusaha menciptakan persamaan informasi, ide atau pemikiran antara komonikator dan komunikan.
Dalam proses komunikasi sedikitnya ada lima komponen yang sama pentingnya, walaupun unsur pesan cukup dominan dalam interaksi yang dilakukan komponen yang terlibat dalam proses komunikasi, yaitu :
1. Sumber (komunikator) 2. Pesan
3. Saluran
4. Penerima (komunikan) 5. Efek
Gambar Proses Komunikasi
Model Lasswel
Model yang dikemukakan oleh K. Anderson lebih mennggambarkan proses komunikasi yang bersifat timbal-balik, sejauh yang menyangkut sumber dan penerima pesan. Siapa ? Sumber Apa ? Pesan Kepada siapa ? Penerima pesan Yang digunakan saluran apa Pengaruh-nya apa
Untuk suksesnya komunikasi tersebut, ada beberapa faktor yang perlu mendapat perhatian, faktor tersebut sebagai berikut :
(1) Pengetahuan, gagasan pikiran dan pengalaman (2) Sikap, keyakinan dan nilai-nilai
(3) Kebutuhan, keinginan dan tujuan (4) Kepentingan
(5) Keanggotaan dan peranan dalam kelompok (6) Kecakapan dalam berkomunikasi
(7) Persepsi terhadap unsur-unsur lain
Dalam saluran perlu diperhatikan karakteristik saluran atau media yang digunakan dan seberapa besar jumlah publik.
Sedangkan dalam hal pesan, yang penting diperhatikan : (1) Gagasan dan isi pesan
(2) Susunan pesan (3) Bahasa dan gaya
(4) Cara penyampaian, apa itu lisan, lewat tulisan dan lain-lain.