FUNGSI PUBLIC RELATIONS DALAM ORGANISASI
B. Relasi/Hubungan Organisasi dengan Lingkungan
Dalam komunikasi interpersonal informasi dan relasi berhubungan erat dalam pembicaraan relasi akan terbentuk, bisa merupakan ungkapan, gambaran bahwa tahu dengan yang lain dirasa adanya saling penghargaan. Saling menerima apa adanya, tanpa dengan adanya sikap mengadili, tetapi menerima dan mempunyai respek penting bila lawan bicara melihat hal yang sama dan melakukan hal yang sama juga. Bisa terjadi kesulitan bila salah satu merasa diri profesional dan sekaligus sudah mempunyai strategi, sedangkan yang lain sangat tergantung menggunakan metode lain seperti partisipasi sehingga bisa diarahkan untuk bisa mengatasi kesulitannya, sedangkan orang lain berfungsi membantu tidak mengatasinya dan menyelesaikannya problim orang lain.
Ikut merasakan keadaan orang lain. Dengan karakter ini orang mengira dunia orang lain sama dengan dirinya juga dalam menghadapi dan mengatasi kesulitan, pada hal masing-masing mempunyai latar belakang sendiri. dengan situasi semacam ini penting untuk mengetahui latar belakang lawan bicara. Lebih memberi perhatian dan mengarahkan, sehingga nasehat yang diberikan sesuai dengan kondisi, situasi pribadi dengan kesulitannya pada saat itu. Ini merupakan pembicaraan dan secara langsung berkonfrontasi dengan berbagai masalah,
jangan membuat lawan bicara kecewa. Misalnya dengan terus terang mengatakan bahwa ia tidak bisa membantunya.
Menghadapi orang yang telah dewasa, berpengalaman. Disini mau belajar dengan pengalaman, maka diperlukan pengetahuan, sikap untuk terbuka untuk menyadari dirinya dan menghargai orang berpengalaman, memperhatikan lingkungan dengan kesadaran bahwa setiap orang dengan situasinya yang berlainan memberi pengalaman tersendiri. Itu semua tidak dilewatkan tetapi diperhatikan untuk disaring dijadikan pengalaman tersendiri, ini penting disamping belajar teori. (Klarus end Nanden Doal)
Relasi berarti :
(1) Ada perhatian untuk pribadi seseorang
(2) Membuat lebih mandiri, dengan ini meningkatkan partisipasi kita (3) Belajar dengan pengalaman akan memperkaya pengetahuan kita (4) Bermanfaat untuk kehidupan sosial
(5) Akan membantu perkembangan dirinya dengan tepat
(6) Dengan pengalaman itu kita akan lebih mampu untuk berkomunikasi dalam hal membantu pribadi, orang lain untuk mengatasi kesulitan
(7) Pengalaman semacam itu akan semakin memperkaya dan mematangkan dirinya
(8) Mengurangi rasa bermusuhan
Pengalaman sangat penting artinya untuk menyusun strategi yang bisa berhubungan dengan berbagai masala. Menurut Erkam (1986 : 31) “Pengalaman merupakan faktor penting untuk kontinuitas sesuatu kegiatan”. Ini berarti adanya hubungan yang bernilai antara pengalaman lama, situasi saat itu dan yang akan datang, yang jelas akan membantu dalam penentuan suatu strategi tertetntu. Kalau bisa sukses dalam membangun relasi, penting bagi kita mampu mendengarkan secara efektif, ini merupakan tugas PR. Sebenarnya setiap pemimpin perlu dapat mendengarkan secara efektif. Tidak asal mendengarkan saja, efeknya kurang menguntungkan. Telah kami terangkan dalam kegiatan PR proses mendengarkan merupakan aspek yang sangat penting. Itu merupakan
kegiatan yang aktif dari pikiran kita, bukan kegiatan yang pasif. Mendengarkan secara efektif, perlu kosentrasi penuh dari pikiran kita untuk mengadakan interpretasi terhadap suatu berita atau pesan antara pendengaran dan pikiran kita, dengan menggunakan indera pendengaran dan kemampuan pikiran, kemudian mengadakan interpretasi terhadap berita/pesan. Berita lisan bisa secara tertulis.
Apabila itu yang terjadi merupakan pendengar aktif. Mereka mampu menangkap, memperhatikan dan menjawab hal-hal yang bisa menjadi hambatan, karena tidak memiliki motivasi dan sikap untuk mendengarkan. Karena konsentrasi dan perhatiannya rendah. Bisa jadi karena tidak mengerti tentang arti mendengarkan karena orang cenderung banyak bicara. Apabila pengalaman kurang ini bisa menjadi penghalang. Ingat dalam PR sangat penting, dalam setiap kegiatan, menggunakan pengalamannya 25%. Tempatpun bisa menjadi penghalang, karena ramai, udara pengap dan semacam itu. Adanya prasangka, ini perlu kritis terhadap diri sendiri.
Untuk meningkatkan kemampuan mendengarkan, kunci pokok mendengarkan secara efektif, dengan cara :
(1) Hati disiapkan (2) Bersikap partisipatif (3) Berfokus bukan mengritik
(4) Kendalikan emosi, tangkaplah ide pokok (5) Aktifkan pikiran dan siapkan catatan Sedangkan fungsi berbicara dibagi menjadi dua :
(1) Berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan perasaan (2) Berbicara sebagai alat komunikasi
Untuk mampu berbicara secara menarik dan jelas, dan mencapai tujuan, ada enam prinsip :
(1) Prinsip motivasi (2) Prinsip perhatian (3) Prinsip keinderaan
(5) Prinsip ulangan (6) Prinsip kegunaan
Maka kalau kita mau sukses dalam membangun relasi dan mengembang tumbuhkan relasi yang sudah dimiliki gunakan prinsip-prinsip tersebut di atas. Nampaknya hal tersebut biasa-biasa saja, tetapi tanpa menggunakan prinsip-prinsip tersebut pembicaraan kurang menarik pendengar.
Bagaimana dengan fungsi bertanya ?
Pada umumnya orang tidak begitu mudah bertanya karena bisanya kurang termotivisi dan konsentrasi waktu mendengarkan. Tetapi banyak juga takut dikatakan bodoh, malu kurang mengerti dan sebagainya. Berilah rangsangan misalnya :
(1) Beritahukan bahwa Anda mengharapkan pertanyaan (2) Diminta membuat catatan pertanyaan
(3) Beri cukup waktu untuk bertanya
(4) Tempatkan relasi ditengah-tengah mereka untuk bertanya (5) Mengajukan sebuah pertanyaan
Apa yang kami uraikan diatas mengenai relasi dan faktor-faktor pendukungnya, dan hal-hal yang pokok yang cukup mampu untuk membangun relasi bagi diri sendiri dan teritama bagi organisasinya. Hargailah orang berpengalaman, perhatikan lingkungan, perlu disadari bahwa setiap orang dengan situasinya yang berlainan, memberi pengalaman sendiri. sangat penting untuk dipraktekkan. (Klarus en Van den Dool)
Public Relations dengan lingkungan organisasi: Pemegang saham
Pendanaan kelompok kerjasama
Pemerintah
Institusi tenaga kerja pelanggan
Bank anak cabang
Politik keluarga karyawan
Cabang agen
Pendidikan distributor
Organisasi donatur
Agama
Dewasa ini tak bisa ditawar lagi dengan adanya macam-macam kompetisi, menggelitik organisasi kita, kalau masih ingin mempertahankan dan mengembangkan organisasinya, sehingga bisa dalam kancah kompetisi. Salah satu faktor yang perlu mendapat perhatian khusus secara terus menerus “lingkungan” organisasi kita. Suatu organisasi harus tetap memelihara lingkungan dengan berbagai aspeksnya. Yang dibutuhkan untuk menciptakan, memperbaiki dan mengembangkan organisasi sesuai dengan kebutuhan, keinginan. Memelihara hubungan-hubungan yang bermanfaat dengan berbagai publiknya. Bersikap semakin terbuka terhadap publik. Memudahkan adanya jalan keluar dalam menghadapi permasalahan sosial yang sangat kompleks. Perkembangan IPTEK yang begitu pesat, menyadarkan kita, semakin membutuhkan hubungan sosial, sehingga kita tidak ketinggalan. Bersikap semakin terbuka terhadap publik, lingkungan kita. Karena adanya hubungan baik dengan lingkungan kita, dengan publik, terdapat adanya saling pengertian, publik
Organisasi
Internal PR
yang terjadi, organisasi mempunyai gambaran dengan jelas dan mantap terhadap publiknya dan sebaliknya organisasi memiliki ciri khas yang nyata dan melaksanakan kebudayaan organisasi dengan penuh daya hidup, fleksibel dan menjadi sumber inspirasi (Prof. Dr. A.G Kijderveld)
Public Relations sesuai dengan fungsinya mempunyai jangkauan dalam lingkup yang luas. Sedangkan human relation beroperasi dalam ruang lingkup yang lebih sempit, tetapi mendalam. Menurut Anne van der Meiden human relation lebih tepat disebut “persoonlijke kontack” hubungan manusiawi. Dalam Public Relations hubungan itu bersifat psikologis.
Apabila kami menganalisis dua pengertian tersebut, memang Human Relation dan Public Relations, saling terkait, melekat sangat erat. Maka saya kira menjadi jelas dan perlu mendapat perhatian khusus bahwa, pelaksanan Public Relations akan lebih efektif hasilnya, dalam mencapai sasaran, apabila dalam pelaksanaannya dilandasi oleh prinsip-prinsip human relation.
Akan lebih mantap lagi kalau kami integrasikan dengan teori Abraham Maslow bahwa kebutuhan akan cinta, penghargaan yang mewujudkan jati diri merupakan kebutuhan sosial dan psikologis. Ada tiga faktor yang mendasari interaksi antar manusia, yaitu :
(1) Imitasi (2) Sugesti (3) Simpati
Ini sangat penting diperhatikan dalam pelalaksanaan PR dalam menciptakan dan mengembangkan relasi dengan lingkungan.
Mengapa, karena imitasi merupakan tanggapan dalam bentuk perilaku, bukan pembawaan, perlu dianalisa secara cermat.
Sugesti, merupakan proses penerimaan, suatu cara penglihatan atau pedoman perilaku dari orang lain tanpa kritik terlebih dahulu
Simpati, perasaan tertariknya seseorang oleh orang lain, bukan atas dasar logis rasional, melainkan berdasarkan penilaian perasaan.
Disini kita melihat bahwa PR benar-benar melekat pada human relations. Terutama dalam melaksanaan ini fungsi dan falsafahnya, apa yang harus dilakukan ? “mengangkat martabat manusia”, menanamkan good will, saling percaya mempercayai. Pelayanan saja, kalau dilaksanakan akan sangat memberi hasil yang efektif. Karena semuanya itu demi kepentingan, timbal balik, output dan input bisa diolah sesuai dengan kebutuhan, keinginan dan kemampuan. Dalam menciptakan kerjasama yang baik, orang merasa dihargai, sehingga mempunyai tanggung jawab besar dan bagi organisasi, publik internal semakin menjadi produktif, publik merasa puas dengan produk/jasa, karena sesuai dengan kebutuhan mereka.
Bagi PR berkomunikasi termasuk penggunaan media mempunyai cara khusus, perlu diingat bahwa komunikasi dalam PR sentral. Mengapa itu semua harus dicermati ? setiap pribadi/kelompok perlu pelayanan khusus, perlu pendekatan yang tepat bagi masing-masing kelompok. Dengan demikian tujuan PR dalam pendekatannya bisa tercapai. Di sini benar-benar harus menerapkan fungsi PR. Begitu juga dalam komunikasi internal/eksternal, kelompok kerja dengan memperhitungkan situasi pada saat itu, maupun strategi dalam saat pemecahan masalah yang dihadapi. Untuk berhubungan dengan orang lain dan kelompok secara positif tergantung pada dua aspek kepribadian :
(1) Ketegasan
(2) Sikap mau menerima
B. Public Relations dan manajemen didasarkan pada falsafah Public Relations