1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini
STIA LAN yang berada di Bandung, Jakarta, dan Makassar, merupakan institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan program pendidikan berjenjang untuk meningkatkan kompetensi SDM aparatur negara. Dalam melaksanakan kegiatannya, STIA LAN mempunyai kewajiban memfasilitasi/memberikan layanan kepada para stakeholders, baik layanan akademik dan administrasi secara tepat, cepat, dan mudah diakses.
Upaya, untuk memberikan layanan, pada dasarnya telah dilakukan, baik dengan cara manual maupun melalui pemanfaatan media teknologi informasi. Namun nampaknya hingga saat ini, belum semua kewajiban yang berupa pemberian layanan dapat terpenuhi dengan baik. Beberapa hal yang teridentifikasi belum optimal diantaranya adalah sebagai berikut.
a. Informasi mengenai STIA LAN
Upaya yang selama ini dilakukan masih dengan cara manual, diantaranya dengan penyebaran brosur dan profil STIA LAN yang berisi informasi mengenai STIA LAN. Namun demikian, cara ini nampaknya kurang memberikan hasil yang optimal karena distribusi brosur dan
profil belum menyentuh stakeholders secara luas, hanya terbatas pada pihak-pihak tertentu. Selain itu cara ini memerlukan biaya relatif besar. Sehingga informasi penting mengenai keberadaan STIA LAN beserta berbagai kegiatannya belum tersampaikan dengan baik. Walaupun cara penyebaran informasi secara manual dianggap efektif untuk daerah terpencil yang sulit dalam melakukan akses terhadap internet.
b. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Pola pendaftaran calon mahasiswa baru masih dilakukan dengan cara-cara “lama”, dimana calon mahasiswa baru ketika ingin melakukan pendaftaran harus mendatangi kampus STIA LAN, mengisi formulir, dan memenuhi persyaratan lain yang ditentukan. Hal ini menjadi kendala bagi calon mahasiswa yang memiliki keterbatasan waktu karena beban pekerjaan di instansinya, terlebih bagi calon mahasiswa yang berdomisili relatif jauh dari kampus STIA LAN.
c. Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran
Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran merupakan hal yang penting, tidak saja bagi STIA LAN sebagai penyelenggara, akan tetapi lebih penting lagi bagi para stakeholders, dalam hal ini para mahasiswa dan dosen.
Beberapa hal yang berkaitan dengan proses dan hasil pembelajaan adalah sebagai berikut:
1) Informasi Kurikulum per Program Studi
Kurikulum hanya tersampaikan kepada mahasiswa dan dosen melalui Buku Pedoman Penyelanggaraan Pendidikan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
26 STIA-DIKLAT Waktu pengisian KRS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN. Sekalipun biasanya pengumuman ini disampaian pada masa sebelum UAS, namun pada umumnya mahasiswa kurang memperhatikan karena fokus mereka lebih pada UAS yang sedang dihadapi.
3) Waktu pembimbingan akademis
Waktu pembimbingan akademis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
4) Jadwal perkuliahan
Jadwal perkuliahan hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
5) Waktu pelaksanaan UTS dan UAS
Waktu pelaksanaan UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
6) Hasil UTS dan UAS
Hasil UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
Waktu pengambilan KHS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang pengumuman di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas. 8) Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
9) Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
d. Informasi tentang bahan dan/atau referensi perkuliahan
Bahan dan/atau referensi perkuliahan merupakan hal penting dalam proses pembelajaran. Pada dasarnya mahasiswa dan dosen mempunyai kewajiban mencari sendiri referensi yang dibutuhkan. Namun demikian, di sisi lain STIA LAN pun mempunyai kewajiban untuk memfasilitasi ketersediaan referensi tersebut. Referensi tersebut diantaranya: buku (textbook), jurnal, skripsi dan tesis, dan majalah.STIA LAN selama ini sudah berusaha memberikan layanan dalam penyediaan referensi tersebut, namun masih dalam bentuk fisik yang disimpan di perpustakaan. Melalui perpustakaan, mahasiswa dan dosen dapat meminjam referensi yang dbutuhkan apabila mereka merasa memerlukan.
Proses pemberian layanan seperti ini nampaknya kurang memberikan kepuasan mengingat jumlah referensi yang terbatas dan
28 STIA-DIKLAT tidak sebanding dengan jumlah mahasiswa dan dosen.
e. Informasi mengenai alumni
Belum terdatanya alumni secara utuh per tahun lulusan dan tidak dipublikasikan kecuali dalam buku kenangan alumni.
2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN
Kemudahan mendapat/memperoleh informasi dan pelayanan proses akademik dan administratif dengan cepat, mudah, lengkap, murah, akurat, actual.
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya
Mengembangkan sistem informasi dan pelayanan akademik dan administratif secara online.