KATA PENGANTAR
uji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, bahwa Lembaga Administrasi Negara telah dapat menyelesaikan kegiatan Penyusunan Dokumen Quick Wins Lembaga Administrasi Negara.
Keluaran kegiatan ini merupakan dokumen penting untuk tahap awal penerapan Reformasi Birokrasi di lingkungan Lembaga Administrasi Negara. Dokumen ini menggambarkan bahwa LAN mencanangkan 2 (dua) program yang menjadi Quick Wins LAN yaitu Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online; dan Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online. Kedua quick wins ini merupakan bagian dari core bussiness LAN yang diharapkan dapat menjadi pengungkit bagi kinerja Reformasi Birokrasi LAN secara keseluruhan.
Pada kesempatan ini, kami menyampaikan ucapan terima kasih yang setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan dokumen ini, baik pada seluruh jajaran pimpinan pejabat Eselon I, II, III, dan IV di lingkungan LAN dan seluruh pegawai LAN yang bersedia mencurahkan tenaga dan pikirannya dalam penyusunan dokumen quick wins ini. Kepada semua pihak yang telah memberikan partisipasi, kontribusi dan saran dalam pelaksanan kegiatan ini, kami mengucapkan terima kasih yang setinggi-tingginya.
Semoga pelaksanaan quick wins ini dapat menjadi pemicu dan pemacu Reformasi Birokrasi LAN khususnya dan peningkatan kinerja LAN secara keseluruhan pada umumnya, dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi serta pencapaian visi dan misi LAN.
Jakarta, April 2011
Kepala Lembaga Administrasi Negara
Asmawi Rewansyah
ii STIA-DIKLAT
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... ii PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang ... 1B. Tujuan Quick Wins LAN ... 3
C. Sasaran ... 3
D. Landasan Hukum ... 4
PERUMUSAN QUICK WINS ... 7
A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama ... 8
B. Keluaran Utama LAN ... 8
C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama ... 9
D. Kinerja Saat Ini ... 11
E. Peningkatan Kinerja ... 13
F. Sumber Daya ... 15
G. Penetapan Quick Wins LAN ... 17
QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA ... 18
A. Quick Wins 1 : Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online ... 18
1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini ... 18
2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama ... 21
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya ... 23
1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini... 24
2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN ... 28
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya ... 28
PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS ... 29
A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online ... 29
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ... 29
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ... 29
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ... 32
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins ... 33
B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online ... 33
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja ... 33
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran ... 33
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi ... 35
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins ... 36
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
embaga Administrasi Negara (LAN) mengemban amanah untuk melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Karenanya, LAN dituntut untuk menjadi pionir (role model) bagi reformasi administrasi dan membuktikan diri sebagai organisasi pemerintah yang berkinerja tinggi.
Berdasarkan Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005, Lembaga Administrasi Negara (LAN) mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang administrasi negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan menyelenggarakan fungsi:
a. Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional tertentu di bidang administrasi negara;
b. Pengkajian kinerja kelembagaan dan Sumber Daya Aparatur dalam rangka pembangunan administrasi negara dan peningkatan kualitas Sumber Daya Aparatur;
c. Pengkajian dan pengembangan manajemen kebijakan dan pelayanan di bidang pembangunan administrasi negara;
d. Penelitian dan pengembangan administrasi pembangunan dan otomasi administrasi negara;
e. Pembinaan dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (Diklat) Aparatur Negara;
2 STIA-DIKLAT f. Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas LAN;
g. Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan Instansi Pemerintah di bidang administrasi negara; dan
h. Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan, dan rumah tangga.
Dengan demikian pada dasarnya LAN mempunyai peran penting dan strategis dalam pembangunan dan pengembangan sistem administrasi negara Republik Indonesia sebagai kerangka dasar (infrastruktur) pembangunan sistem penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan Republik Indonesia. Peran LAN diwujudkan dalam:
a. Pemberian saran kebijakan dan pertimbangan kepada Presiden, Pemerintah dan pimpinan instansi pemerintah pusat dan daerah melalui pemanfaatan hasil penelitian dan pengkajian di bidang Administrasi Negara;
b. Peningkatan dan pengembangan kompetensi dan profesionalitas SDM Aparatur melalui Pembinaan dan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan PNS berdasarkan UU No. 43 Thn 1999 dan PP No. 101 Thn 2000; c. Pengembangan ilmu dan praktek dibidang Administrasi bagi SDM Aparatur
melalui penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di bidang Administrasi yang dilaksanakan oleh STIA-LAN Jakarta, Bandung dan Makassar. (didasarkan pada Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang STIA - LAN)
Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi selama ini, LAN dinilai oleh para pemangku kepentingan masih belum optimal, sehingga kontribusi LAN terhadap reformasi birokrasi secara umum dinilai masih kurang. Dalam Bidang Kajian, LAN sebagai pemberi saran kebijakan kepada Pemerintah,
kontribusinya masih terbatas. Demikian juga kontribusi Pendidikan dan Pelatihan Aparatur yang diselenggarakan oleh LAN dan oleh berbagai Lembaga Diklat binaan LAN, juga dirasakan masih kurang terhadap perbaikan kinerja pemerintah. Bukti kurang optimalnya penyelenggaraan tugas dan fungsi LAN tersebut ditemukan ketika dilakukan pertemuan-pertemuan yang diinisiasi oleh LAN dalam rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan kajian ataupun pendidikan dan pelatihan PNS.
Sementara itu, dalam kaitannya dengan pemberian layanan di STIA LAN, masih banyaknya informasi mengenai STIA LAN yang belum sampai ke daerah. Kemudian, masih banyak mahasiswa yang tidak memperoleh informasi akademik dan administratif, khususnya pada saat libur semester dan mereka telah kembali ke daerah dan/atau instansi masing-masing. Selain itu, pola pendaftaran yang masih manual, diindikasikan kurang efektif dan efisien, khususnya bagi calon mahasiswa baru di luar domisili STIA LAN, yang berminat mendaftar menjadi mahasiswa STIA LAN.
Dalam rangka memperbaiki kinerja LAN saat ini, diperlukan inisiatif untuk melakukan reformasi pada bidang yang dapat dijadikan pengungkit reformasi birokrasi LAN secara keseluruhan. Program quick wins adalah program yang digunakan sebagai pengungkit reformasi birokrasi tersebut.
B. Tujuan Quick Wins LAN
Quick Wins LAN ditujukan sebagai momentum untuk meningkatkan
kualitas pelayanan publik dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi dan sebagai awal peningkatan kepercayaan publik kepada LAN.
C. Sasaran
Sasaran dari program quick wins adalah perbaikan sistem dan mekanisme kerja atau produk utama LAN yang sesuai dengan peran, tupoksi
4 STIA-DIKLAT dan karakteristiknya.
D. Landasan Hukum
Peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan hukum penyusunan dan penetapan Quick Wins LAN adalah:
1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041), sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);
2. Undang-undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Tahun 1995 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3851); 3. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
(Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4286);
4. Undang-undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendahraan Negara (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4355);
5. Undang-undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara (Lembaran Negara Tahun 2006 Nomor 66, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4400);
6. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4421);
7. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara
Nomor 4437), sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-undang Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4844);
8. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2007 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2005-2025 (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 33, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4700);
9. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 50389);
10. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 198, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4019);
11. Peraturan Presiden Nomor 5 Tahun 2010 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional Tahun 2010-2014;
12. Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010-2025;
13. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 198, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4019);
14. Keputusan Presiden Nomor 100 Tahun 1999 tentang Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara;
15. Keputusan Presiden No. 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Perpres No. 64 Tahun 2005
16. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 2010 tentang Percepatan Pelaksanaan Prioritas Pembangunan Nasional Tahun 2010;
6 STIA-DIKLAT 15/M.PAN/7/2008 tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi.
18. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasoi 2010-2014;
19. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor: 13 Tahun 2011 tentang Pedoman Pelaksanaan Quick Wins;
20. Keputusan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 4 Tahun 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Administrasi Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2004;
BAB II
PERUMUSAN QUICK WINS
alam Permenpan No. 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010-2014, disebutkan bahwa Quick Wins adalah suatu langkah inisiatif yang mudah dan cepat dicapai yang mengawali pelaksanaan suatu program dalam reformasi birokrasi terutama berkaitan dengan pemberantasan korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN) serta peningkatan kualitas pelayanan publik. Quick wins dilakukan untuk mendapatkan momentum yang positif dan meningkatkan kepercayaan diri instansi dalam melakukan langkah reformasi birokrasi, serta meningkatkan kepercayaan masyarakat (to win public’s heart).
Oleh karena itu, aktivitas yang dipilih dalam program percepatan ini, haruslah program yang mempunyai daya ungkit (key leverage) yang terkait dengan perbaikan pada produk utama (core business) LAN. Hasil dari program percepatan ini, dapat dengan mudah terlihat dan manfaatnya dapat dirasakan langsung oleh masyarakat pengguna jasa (publik) maupun pemangku kepentingan utama (pemangku kepentingan utama) dari LAN.
Program Percepatan ini adalah program yang mengawali proses Reformasi Birokrasi LAN. Keluaran dari program ini merupakan jawaban nyata/kongkrit dari keluhan pemangku kepentingan utama terhadap LAN.
Beberapa kriteria yang dapat digunakan dalam menentukan quick wins berdasarkan Permenpan No. 20 Tahun 2010 dan peraturan lainnya, adalah : a. Berasal dari program-program reformasi birokrasi, yang terdapat di dalam
Road Map Reformasi Birokrasi 2010 – 2014;
b. Merupakan bagian utama (core business) dari peran, tugas, fungsi, dan
D
8 STIA-DIKLAT karakteristik LAN yang bersangkutan;
c. Memberikan dampak perbaikan yang besar dan dapat dirasakan oleh para pemangku kepentingan eksternal dan internal LAN;
d. Sesuai dengan harapan pemangku kepentingan utama utama LAN dalam hal output atau tingkat kinerja;
e. Dapat diselesaikan dalam jangka waktu relatif cepat, kurang dari 12 bulan; f. Memicu area perubahan yang menjadi tujuan reformasi birokrasi LAN;
A. Identifikasi Pemangku Kepentingan Utama
Salah satu target yang ingin dicapai dalam Rencana Pembangunan Jangka Panjang (RPJP) 2005 – 2025 adalah terwujudnya tata kelola kepemerintahan yang baik dan aparatur yang profesional baik di Pusat maupun di Daerah.
Secara konseptual, berdasarkan target RPJP tersebut pemangku kepentingan utama LAN adalah:
a. Presiden;
b. DPR beserta lembaga negara lainnya;
c. Kementerian dan Lembaga-lembaga penyelenggara pemerintah lainnya; d. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten, dan Kota;
e. Seluruh SDM aparatur negara termasuk pegawai BUMN/D, TNI, dan POLRI.
B. Keluaran Utama LAN
Berdasarkan tugas, fungsinya serta perannya, secara konseptual telah teridentifikasi beberapa keluaran utama LAN, yaitu
a. Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang
kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia dalam lingkup administrasi negara.
b. Meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana, dan pelayanan informasi mengenai proses diklat.
c. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional
d. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi Lembaga Administrasi Negara (STIA LAN) dan pelayanan akademik dan administratif bagi stakeholders.
e. Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi.
C. Harapan Pemangku Kepentingan Utama
Terkait keluaran utama LAN, diperoleh informasi mengenai harapan-harapan atau ekspektasi dari para pemangku kepentingan utama sebagai berikut.
a. Terhadap keluaran utama hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang kelembagaan; ketatalaksanaan dan sumber daya manusia dalam lingkup administrasi negara, pemangku kepentingan utama LAN berharap memperoleh bahan dan informasi bagi perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi, manual dan pedoman, dengan cepat dan mudah.
b. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas lembaga-lembaga diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan
10 STIA-DIKLAT prasarana, pemangku kepentingan utama berharap penyelenggaraan diklat yang lebih efektif, efisien dan profesional serta meningkatnya layanan informasi penyelenggaraan dan hasil penyelanggaraan diklat. c. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia
aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional, pemangku kepentingan utama berharap terpenuhinya kompetensi sumber daya aparatur yang sesuai dengan persyaratan kompetensi jabatan, bisa mendapatkan informasi yang cepat dan akurat mengenai berbagai program pengembangan kompetensi kepemimpinan, kemampuan teknis dan kemampuan fungsional, serta dapat mengikuti berbagai program peningkatan kompetensi yang diselenggarakan oleh LAN tersebut.
d. Terhadap keluaran utama meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada STIA LAN, pemangku kepentingan utama berharap meningkatnya kualitas keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan, meningkatnya rasio komposisi sumber daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi dan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, serta meningkatnya kualitas pelayanan, baik akademik maupun administratif yang lebih tepat, cepat, praktis, dan akuntabel.
e. Terhadap keluaran mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi, pemangku kepentingan utama berharap tertatanya organisasi dan manajemen penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan Daerah.
D. Kinerja Saat Ini
Berdasarkan tugas dan fungsinya sebagaimana tertuang dalam peraturan perundangan yang ada, LAN melaksanakan tugas dan fungsi dalam Bidang Kelitbangan, Bidang Kediklatan, serta Pendidikan Tinggi Kedinasan melalui STIA LAN. Adanya berbagai tuntutan dari pemangku kepentingan utama sebagaimana dikemukakan terdahulu, menunjukkan bahwa kinerja LAN hingga saat ini masih belum optimal. Capaian kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi yang menjadi core business LAN adalah sebagai berikut.
a. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi, manual dan pedoman, relatif cukup. Namun demikian, berbagai hasil kajian tersebut belum tersosialisasikan dengan baik, sehingga masih banyak instansi pemerintah baik di Pusat maupun di Daerah yang belum mendapatkannya.
b. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja pembinaan diklat yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan kualitas, dan kontrol kualitas, menuju penyelenggaraan diklat yang efektif, efisien, dan profesional, relatif cukup. Demikian juga pencapaian kinerja penyelenggaraan diklat yang dilakukan oleh LAN sendiri, yang meliputi aspek penyelenggara, program, widyaiswara, serta sarana dan prasarana, relatif cukup. Hanya saja, pelayanan informasi mengenai program pembinaan dan penyelenggaraan diklat harus ditingkatkan.
c. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada
12 STIA-DIKLAT aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dalam mewujudkan peningkatan kompetensi sumber daya aparatur yang sesuai dengan persyaratan kompetensi jabatan, relatif cukup. Hanya saja intensitas penyelenggaraan program pengembangan kompetensi serta penyampaian informasi mengenai program-program tersebut masih harus ditingkatkan.
d. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal pada Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi untuk mewujudkan peningkatan kualitas keilmuan sumber daya manusia aparatur negara untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan, peningkatan rasio komposisi sumber daya manusia aparatur yang berpendidikan tinggi, dan mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi di instansi masing-masing, relatif cukup. Hanya saja pelayanan akademik dan administratif harus ditingkatkan. e. Para pemangku kepentingan menilai bahwa pencapaian kinerja
peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi untuk mewujudkan tertatanya organisasi dan manajemen penyelenggaraan pemerintahan negara di Pusat dan Daerah, relatif cukup. Hanya saja, intensitas serta sosialisasi mengenai berbagai program advokasi dan perkonsultasian tersebut masih perlu ditingkatkan.
E. Peningkatan Kinerja
Seluruh keluaran utama LAN pada dasarnya dapat meningkat, dengan tingkat estimasi perbaikan yang berbeda-beda.
a. Kinerja hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah di bidang kelembagaan dengan output bahan dan informasi bagi perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan, dalam bentuk referensi, rekomendasi, manual dan pedoman, dapat ditingkatkan sebesar 35%.
b. Kinerja pembinaan yang meliputi standarisasi kualitas, penjaminan kualitas, dan kontrol kualitas, dapat ditingkatkan sehingga akan terjadi peningkatan kualitas lembaga-lembaga diklat dalam aspek penyelenggara, program, widyaiswara, sarana dan prasarana, serta pelayanan informasi mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat. Demikian juga kinerja penyelenggaraan diklat yang diselenggarakan oleh LAN sendiri dapat ditingkatkan. Peningkatan kinerja pembinaan dan penyelenggaraan diklat tersebut adalah sebesar 38%.
c. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional dapat ditingkatkan sebesar 37%.
d. Kinerja peningkatan kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif bagi stakeholders di STIA LAN, dapat ditingkatkan sebesar 35%.
e. Kinerja peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi dapat ditingkatkan sebesar 20%.
Dari estimasi tersebut telah mulai dapat diidentifikasi 3 (tiga) kandidat atau calon quick wins LAN sebagaimana dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut
14 STIA-DIKLAT
Tabel 2.1 Estimasi Peningkatan Kinerja Keluaran Utama
No Keluaran DenganTingkat Pencapaian Kinerja (Skor < 4) Dapat Ditingkat kan? Seberapa Besar Estimasi Perbaikan nya? Dalam Kendali Penuh? Bagian Dari reformasi birokrasi? Kurang Dari 12 Bulan? Kandidat Quick wins?
1 Hasil kajian dan penelitian yang dapat dijadikan bahan perumusan dan pengambilan keputusan kebijakan nasional dan daerah
Y 35% T T T
2 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai proses pembinaan dan
penyelenggaraan diklat.
Y 38% Y Y Y
3 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada aspek kepemimpinan, kemampuan teknis dan fungsional
Y 37% Y Y Y
4 Meningkatnya kualitas sumber daya manusia aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN.
5 Mendorong peningkatan kualitas penyelenggaraan administrasi negara melalui advokasi dan konsultansi
Y 20% T T T
F. Sumber Daya
Peluang ketiga calon quick wins berdasarkan pertimbangan sumber daya relatif sama, baik dari apa yang harus diperbaiki, tingkat kesulitan dan ketersediaan sumber dayanya. Dengan demikian peluang ketiga calon quick wins relatif berimbang untuk dijadikan quick wins LAN.
Tabel 2.2 Pertimbangan Sumber Daya Calon Quick Wins LAN
No Kandidat Quick wins Apa Yang Harus Diperbaik? Bagaimana Memperbaikinya? Tingkat Kesulitan Perbaikan (Tinggi, Sedang, Rendah) Sumber Daya Tersedia? (Orang, Biaya dan Keahlian) 1 Meningkatnya kualitas pembinaan dan penyelenggaraan diklat yang meliputi aspek penyelenggara, program, pengajar, sarana dan prasarana serta pelayanan informasi mengenai pembinaan dan proses penyelenggaraan diklat. Kualitas pembinaan diklat Kualitas penyelengga ra Kualitas pengajar Kualitas sarpras Media dan cara penyampaia n informasi pembinaan dan penye-lenggaraan diklat Meningkatkan kualitas pembinaan terhadap lembaga-lembaga diklat Meningkatkan kualitas penyelenggaraan , pengajar, dan sarpras Mengembangkan pelayanan informasi kediklatan online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas
16 STIA-DIKLAT 2 Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada aspek kepemim-pinan, kemampuan teknis dan fungsional Design program diklat Kualitas penyeleng gara Kualitas pengajar Kualitas sarpras Kualitas pembelaja ran Mengem-bangkan design program diklat Meningkat-kan kualitas penyelengga ram pengajar, sarpras, dan pembela-jaran Mengemban gkan pelayanan informasi penyelengga raan diklat online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas 3 Meningkatnya kualitas SDM aparatur negara pada bidang ilmu administrasi melalui pendidikan formal dan pelayanan akademik dan administratif di STIA LAN. Desain program & kurikulum Kualitas dosen Sarpras Proses pembe-lajaran Media dan cara pemberia n layanan akademik dan adminis-tratif. Mengemban gkan design program dan kurikulum Meningkatk an kualitas penyelengga raan pengajar, sarpras,dan pembela-jaran Mengemban gkan pelayanan akademik dan administatif secara online
Sedang Orang ada Keahlian ada Biaya terbatas
G. Penetapan Quick Wins LAN
Berdasarkan langkah-langkah pengidentifikasian dan penilaian terhadap kinerja dan kemungkinan peningkatannya, maka Quick Wins LAN adalah sebagai berikut
a. Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online;
b. Pelayanan Akademik dan Administratif di STIA LAN Secara Online
Perlu diperhatikan bahwa pemilihan pelayanan kediklatan dan STIA sebagai quick wins LAN, tidak mengesampinkan upaya peningkatan pelayanan dalam core bussiness LAN lainnya seperti kajian atau litbang dan sekretariat. Langkah-langkah dan usaha peningkatan pelayanan terkait kajian atau litbang dan sekretariat wajib terus dilakukan dalam koridor pengembangan tugas dan fungsinya masing-masing untuk mencapai tujuan reformasi birokrasi.
18 STIA-DIKLAT
BAB III
QUICK WINS LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
A. Quick Wins 1 :
Pelayanan Informasi dan Penyelenggaraan Kediklatan
Secara Online
1. Gambaran Kondisi Diklat saat ini
esuai dengan PP Nomor 101 Tahun 2000, LAN merupakan instansi pembina diklat yang selain mempunyai fungsi pembinaan juga mempunyai fungsi penyelenggaraan. Pembinaan Diklat secara umum dilakukan melalui 3 (tiga) aktivitas utama yaitu standarisasi kualitas
(quality standard), penjaminan kualitas (quality assurance), dan
pengendalian kualitas (quality control). Sementara itu, penyelenggaraan kediklatan meliputi diklat prajabatan, diklat kepemimpinan, diklat teknis, diklat fungsional, serta kegiatan-kegiatan kediklatan lainnya. Pada dasarnya, LAN selalu berusaha untuk meningkatkan kualitas pelayanan penyelenggaraan dan pembinaan diklat-diklat. Namun demikian dari beberapa informasi yang diperoleh, masih diperoleh gambaran adanya kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan penyelenggaraan diklat-diklat. Kelemahan atau kekurangan tersebut antara lain:
a. Akses informasi mengenai kediklatan baik yang terkait dengan pembinaan maupun penyelenggaraan sebagian besar masih bersifat manual, seperti mengenai: standar kediklatan; jenis dan macam diklat; kalender diklat; substansi materi diklat; persyaratan peserta diklat,
lembaga diklat terakreditasi serta peraturan-peraturan tentang kediklatan.
b. Pelayanan pembinaan kediklatan selama ini sebagaian besar masih dilaksanakan secara manual, seperti dalam hal-hal sebagai berikut: 1) Informasi tentang berbagai standar kualitas kediklatan belum
tersosialisasikan dengan baik, sehingga para stakeholder belum sepenuhnya bisa menggunakan standar-standar tersebut yang seperti: kurikulum, modul, tenaga pengajar, biaya, waktu penyelenggaraan, persyaratan kepesertaan, dan lain-lain, sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Kurang optimalnya penyampaian informasi tentang standar kediklatan tersebut antara lain disebabkan sistem informasi yang masih dilaksanakan secara manual.
2) Penjaminan kualitas yang meliputi akreditasi kelembagaan diklat dan sertifikasi widyaiswara belum tersosialisasikan dengan baik. Akreditasi kelembagaan diklat meliputi aspek kelembagaan, tenaga kediklatan, sarana dan prasarana, serta program diklat. Sedangkan dalam aspek kewidyaiswaraan meliputi infortmasi persyaratan widyaiswara dan sertifikasi widyaiswara. Akibat belum tersosialisasikannya kebijakan akreditasi kelembagaan diklat dan sertifikasi widyaiswara ini mengakibatkan para stakeholder tidak mengetahui secara pasti tentang proses serta persyaratan akreditasi lembaga diklat, proses pengajuan dan persyaratan widyaiswara, serta sertifikasi widyaiswara. Kurang optimalnya proses penjaminan kualitas tersebut antara lain disebabkan sistem penjaminan kualitas yang masih dilaksanakan secara manual. 3) Monitoring dan evaluasi kediklatan belum dilakukan secara intensif
20 STIA-DIKLAT dikarenan keterbatasan sumber daya sehingga tiap tahun hanya bisa melakukan monitoring dan evaluasi pada beberapa daerah saja. Hal ini menyebabkan pengendalian terhadap penyelenggaran Diklat kurang maksimal. Kurang optimalnya monitoring dan evaluasi kediklatan tersebut antara lain disebabkan sistem monitoring dan evaluasi yang masih dilaksanakan secara manual. c. Pelayanan proses penyelenggaraan kediklatan pada umumnya masih
dilakukan secara manual, seperti dalam hal-hal berikut:
1) Pemanggilan peserta selama ini dilakukan secara manual melalui surat, telepon, dan faximili. Hal ini memerlukan waktu yang lama dan menyebabkan ketidakpastian, serta inefisiensi dalam hal penggunaan sumber daya.
2) Pendaftaran ulang peserta selama ini dilakukan dengan cara datang langsung sebelum diklat dimulai (terutama diklat teknis). Hal ini menyebabkan jumlah peserta tidak dapat dipastikan sejak jauh hari sebelum penyelenggaraan diklat.
3) Informasi daftar peserta diklat selama ini masih berbentuk manual yang tidak dapat diakses secara mudah oleh instansi pengirim. 4) Materi-materi bahan ceramah dari pakar maupun narasumber
didistribusikan kepada peserta masih dalam bentuk hardcopy sehingga menimbulkan ketidakefisienan dan tidak dapat diakses oleh pihak lain yang membutuhkan materi serupa.
5) Jadwal pembelajaran diklat masih dilakukan secara manual sehingga peserta harus selalu membawanya untuk mengetahui sesi-sesi pembelajaran berikutnya. Disamping itu, instansi pengirim juga tidakdapat melakukan monitor progress pelaksanaan diklat yang diikuti oleh pejabat yang dikirimnya.
6) Profil dan spesialisasi widyaiswara diklat selama ini belum diinformasikan secara on line, sehingga pemangku kepentingan tidak mengetahui daya dukung widyaiswara penyelenggara diklat (terutama diklat teknis) dimana informasi tersebut merupakan salah satu daya tarik program diklat yang ditawarkan;
7) Produk-produk pembelajaran diklat belum disosialisasikan secara luas sehingga tidak dapat diketahui secara pasti kinerja proses pembelajaran sebagai representasi kualitas penyelenggara diklat. 8) Informasi alumni diklat belum akurat, baik mengenai jumlah,
pemanfaatan, maupun asal instansinya.
2. Harapan Pemangku Kepentingan Utama
Terkait kelemahan atau kekurangan dalam pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan diklat, para pemangku kepentingan utama mengharapkan agar LAN perlu melakukan upaya-upaya agar mereka dapat memperoleh informasi dan pelayanan secara cepat, mudah, lengkap, murah, akurat, serta aktual atau terkini. Informasi mengenai harapan-harapan ini diperoleh oleh LAN baik secara langsung para pemangku kepentingan utama menyampaikannya kepada LAN maupun pada momentum-momentum yang sengaja dilaksanakan oleh LAN dalam rangka mengkoordinasikan berbagai kegiatan diklat seperti pada saat Rapat Koordinasi Diklat atau ketika LAN melakukan advokasi kediklatan.
Harapan lain dari para pemangku kepentingan utama adalah, LAN dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara lebih efektif dan efisien sehingga sasaran berupa peningkatan kompetensi aparatur melalui kediklatan dapat terwujud secara lebih baik. Salah satu upaya untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas penyelenggaraan tugas dan fungsi
22 STIA-DIKLAT LAN dalam bidang kediklatan antara lain adalah dengan membangun dukungan sistem informasi secara online. Beberapa layanan penting yang diharapkan oleh para pemangku kepentingan untuk dapat disajikan secara online adalah sebagai berikut:
a. Layanan Informasi mengenai standar kurikulum, modul, dan bahan ajar; Para pemangku kepentingan utama mengharapkan kurikulum, modul,dan bahan ajar dapat diperoleh secara langsung melalui internet, sehingga dapat dilakukan lebih cepat dan lebih murah.
b. Layanan pengajuan akreditasi lembaga diklat; Para pemangku kepentingan mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta mekanisme pengajuan akreditasi lembaga diklat, untuk tahap-tahap tertentu dapat dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat proses serta menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi. c. Layanan pengajuan widyaiswara; Para pemangku kepentingan
mengharapkan berbagai informasi persyaratan serta mekanisme pengajuan angka kredit widyaiswara, untuk tahap-tahap tertentu dapat dilakukan secara online. Hal ini dapat mempercepat proses serta menghemat biaya perjalanan serta biaya dokumentasi.
d. Layanan penyelenggaraan pemantauan, pengendalian, dan evaluasi terhadap lembaga-lembaga diklat; Para pemangku kepentingan berharap, pemantauan, pengendalian, dan evaluasi secara umum dapat dilakukan secara online. Kunjungan langsung oleh LAN dapat dilakukan sekali-kali. Selain itu, pemantauan dan pengendalian secara online lebih diarahkan pada pembinaan agar lembaga diklat setiap saat dapat berkonsultasi dengan LAN mengenai diklat yang diselenggarakannya.
kepentingan berharap informasi mengenai persyaratan mengikuti diklat kepemimpinan dapat diperoleh secara online. Disamping itu, para pegawai yang dicalonkan oleh pimpinannya berharap dapat melakukan pendaftaran secara online, agar dapat menghemat waktu dan biaya.
f. Layanan pendaftaran diklat teknis dan fungsional; Para pemangku kepentingan berharap informasi mengenai diklat teknis dan fungsional yang diselenggarakan LAN dapat diperoleh melalui internet, serta pendaftaranya dapat dilakukan secara online untuk menghemat waktu dan biaya.
g. Layanan informasi mengenai berbagai kebijakan kediklatan baru yang dikeluarkan oleh LAN; Para pemangku kepentingan berharap setiap saat dapat mengetahui dengan cepat berbagai kebijakan baru yang dikeluarkan oleh LAN, agar dapat mengikuti perkembangan.
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya
Berdasarkan kelemahan atau kekurangan yang menjadi keluhan para pemangku kepentingan utama serta merujuk pada harapan-harapannya, maka perlu dikembangkan suatu bentuk pelayanan informasi dan penyelenggaraan diklat yang terkini (up to date) dan akurat yang dapat diakses secara secara cepat, mudah, lengkap, murah, dan akurat.
Salah satu instrumen atau perangkat yang pada saat ini dipandang dapat menyajikan pelayanan informasi secara relatif secara cepat, mudah, lengkap, dan murah adalah perangkat teknologi informasi internet. Sebagai alternatif untuk mengatasai kelemahan atau kekurangan serta memenuhi harapan pemangku kepentingan utama adalah dengan memanfaatkan teknologi informasi internet. Oleh sebab itu, untuk
24 STIA-DIKLAT mengatasi gap yang terjadi LAN mengembangkan Sistem Pelayanan Informasi Kediklatan Secara Online.
B. Quick Wins 2: Pelayanan Akademik dan Administratif
STIA LAN Secara Online
1. Gambaran Kondisi STIA LAN saat ini
STIA LAN yang berada di Bandung, Jakarta, dan Makassar, merupakan institusi pendidikan tinggi yang menyelenggarakan program pendidikan berjenjang untuk meningkatkan kompetensi SDM aparatur negara. Dalam melaksanakan kegiatannya, STIA LAN mempunyai kewajiban memfasilitasi/memberikan layanan kepada para stakeholders, baik layanan akademik dan administrasi secara tepat, cepat, dan mudah diakses.
Upaya, untuk memberikan layanan, pada dasarnya telah dilakukan, baik dengan cara manual maupun melalui pemanfaatan media teknologi informasi. Namun nampaknya hingga saat ini, belum semua kewajiban yang berupa pemberian layanan dapat terpenuhi dengan baik. Beberapa hal yang teridentifikasi belum optimal diantaranya adalah sebagai berikut.
a. Informasi mengenai STIA LAN
Upaya yang selama ini dilakukan masih dengan cara manual, diantaranya dengan penyebaran brosur dan profil STIA LAN yang berisi informasi mengenai STIA LAN. Namun demikian, cara ini nampaknya kurang memberikan hasil yang optimal karena distribusi brosur dan
profil belum menyentuh stakeholders secara luas, hanya terbatas pada pihak-pihak tertentu. Selain itu cara ini memerlukan biaya relatif besar. Sehingga informasi penting mengenai keberadaan STIA LAN beserta berbagai kegiatannya belum tersampaikan dengan baik. Walaupun cara penyebaran informasi secara manual dianggap efektif untuk daerah terpencil yang sulit dalam melakukan akses terhadap internet.
b. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
Pola pendaftaran calon mahasiswa baru masih dilakukan dengan cara-cara “lama”, dimana calon mahasiswa baru ketika ingin melakukan pendaftaran harus mendatangi kampus STIA LAN, mengisi formulir, dan memenuhi persyaratan lain yang ditentukan. Hal ini menjadi kendala bagi calon mahasiswa yang memiliki keterbatasan waktu karena beban pekerjaan di instansinya, terlebih bagi calon mahasiswa yang berdomisili relatif jauh dari kampus STIA LAN.
c. Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran
Informasi mengenai proses dan hasil pembelajaran merupakan hal yang penting, tidak saja bagi STIA LAN sebagai penyelenggara, akan tetapi lebih penting lagi bagi para stakeholders, dalam hal ini para mahasiswa dan dosen.
Beberapa hal yang berkaitan dengan proses dan hasil pembelajaan adalah sebagai berikut:
1) Informasi Kurikulum per Program Studi
Kurikulum hanya tersampaikan kepada mahasiswa dan dosen melalui Buku Pedoman Penyelanggaraan Pendidikan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
26 STIA-DIKLAT Waktu pengisian KRS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN. Sekalipun biasanya pengumuman ini disampaian pada masa sebelum UAS, namun pada umumnya mahasiswa kurang memperhatikan karena fokus mereka lebih pada UAS yang sedang dihadapi.
3) Waktu pembimbingan akademis
Waktu pembimbingan akademis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
4) Jadwal perkuliahan
Jadwal perkuliahan hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
5) Waktu pelaksanaan UTS dan UAS
Waktu pelaksanaan UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
6) Hasil UTS dan UAS
Hasil UTS dan UAS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
Waktu pengambilan KHS hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang pengumuman di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas. 8) Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Seminar Rancangan Penelitian Skripsi dan Tesis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
9) Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis
Waktu Pelaksanaan Ujian Sidang Skripsi dan Tesis hanya disampaikan melalui pengumuman tertulis yang ditempelkan pada ruang-ruang pengumuman yang tersedia di lingkungan STIA LAN, sehingga informasi ini tidak bisa diakses secara luas.
d. Informasi tentang bahan dan/atau referensi perkuliahan
Bahan dan/atau referensi perkuliahan merupakan hal penting dalam proses pembelajaran. Pada dasarnya mahasiswa dan dosen mempunyai kewajiban mencari sendiri referensi yang dibutuhkan. Namun demikian, di sisi lain STIA LAN pun mempunyai kewajiban untuk memfasilitasi ketersediaan referensi tersebut. Referensi tersebut diantaranya: buku (textbook), jurnal, skripsi dan tesis, dan majalah.STIA LAN selama ini sudah berusaha memberikan layanan dalam penyediaan referensi tersebut, namun masih dalam bentuk fisik yang disimpan di perpustakaan. Melalui perpustakaan, mahasiswa dan dosen dapat meminjam referensi yang dbutuhkan apabila mereka merasa memerlukan.
Proses pemberian layanan seperti ini nampaknya kurang memberikan kepuasan mengingat jumlah referensi yang terbatas dan
28 STIA-DIKLAT tidak sebanding dengan jumlah mahasiswa dan dosen.
e. Informasi mengenai alumni
Belum terdatanya alumni secara utuh per tahun lulusan dan tidak dipublikasikan kecuali dalam buku kenangan alumni.
2. Harapan stakeholders terhadap STIA LAN
Kemudahan mendapat/memperoleh informasi dan pelayanan proses akademik dan administratif dengan cepat, mudah, lengkap, murah, akurat, actual.
3. Identifikasi Penyelesaian Gap dan Pilihan Strategi Penyelesaiannya
Mengembangkan sistem informasi dan pelayanan akademik dan administratif secara online.
BAB IV
PERSIAPAN PELAKSANAAN QUICK WINS
A. Quick Wins Pelayanan Informasi Pembinaan dan
Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja
enanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara online adalah Deputi Bidang Pembinaan Diklat Aparatur dan Deputi Bidang Diklat SPIMNAS.
Pelaksana quick wins pelayanan pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara online adalah :
1) Kepala Pusat Diklat SPIMNAS Bidang Kepemimpinan & TMKP 2) Kepala Direktorat P3A
3) Kepala Direktorat Pembinaan Widiaiswara 4) Para Kepala PKP2A
5) Kepala Bagian Humas dan Publikasi
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran
a. Rencana Kerja
Tahap 1: Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan
Diklat (Diklatpim, Diklat Teknis, dan Diklat Fungsional)
Pembangunan/pembenahan sistem pelayanan kediklatan untuk mewujudukan Pelayanan Diklatpim, Teknis dan Fungsional secara
30 STIA-DIKLAT online, dilakukan dengan cara:
1. Melakukan Review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu : a) Mereview Jenis pelayanan yang telah disediakan secara online b) Mengidentifikasi kebutuhan layanan online berdasarkan hasil
evaluasi peserta diklat dan pemangku kepentingan 2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :
a) Memetakan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan secara online
b) Melakukan pengembangan kemampuan web-site yang ada dalam mendukung pelayanan informasi dan penyelenggaraan kediklatan terkoneksi secara online
3. Penyiapan kelembagaan & SDM pengelola pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara on-line
a) Penetapan kelembagaan. Akan dibentuk satu unit fungsional (tidak bereselon) yang menangani khusus layanan secara on line ini, yang berfungsi sebagai operator dan mediator terhadap unit-unit struktural yang ada.
b) Penetapan SDM serta pelatihan SDM. Dalam unit fungsional (tidak bereselon) ini akan ditempatkan orang-orang yang mempunyai kompetensi memadai. Untuk itu, perlu dilakukan pelatihan terhadap terhadap pegawai yang akan ditempatkan di unit diklat.
4. Penyiapan data, informasi dan mekanisme pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan kediklatan secara online
a) Penginputan peraturan-peraturan kediklatan, akreditasi, dan sertifikasi lembaga diklat
b) Jadwal dan jenis diklatpim dan diklat teknis yang diselenggarakan di LAN
c) Penginput-an data widyaiswara diklatpim, diklat teknis, dan diklat fungsional yang diselenggarakan LAN
d) Pengidentifikasian dan Penginputan alamat e-mail seluruh stakeholders unit diklat
e) Penginputan kurikulum diklatpim, diklat teknis, dan fungsional f) Penginputan materi pembelajaran diklatpim, diklat teknis dan
diklat fungsional : bahan ceramah, modul, dan referensi pendukung
g) Penginputan informasi mekanisme pelayanan pemanggilan peserta secara online
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
Sosialisasi dan implementasi pelayanan informasi pembinaan
dan penyelenggaraan diklat secara online dilaksanakan dengan
tahapan sebagai berikut :
1. Sosialisasi penyediaan pelayanan kediklatan secara online kepada stakeholders sesuai cakupan quick wins, yaitu :
Internal LAN Pemerintah Pusat
Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten/Kota 2. Implementasi Pelayanan Kediklatan secara online
Pengaktifan web-site kediklatan
Pemberian pelayanan informasi pembinaan dan penyelenggaraan diklat secara online : pada seluruh lembaga Diklat di lingkungan LAN
32 STIA-DIKLAT
Tahap 3: Pengukuran Dampak/Perubahan
Pengukuran dampak/perubahan atas implemantasi Pelayanan Kediklatan secara online mencakup sebagai berikut :
1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada web Pelayanan informasi dan penyelenggaraan diklat LAN
2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi dan pelayanan diklat secara online.
b. Jadwal Target Pencapaian
Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem: Januari-Mei 2011 Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : Mei – November 2011 Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan: Desember 2011
c. Anggaran
Anggaran yang diperlukan Rp 250.000.000 bersumber dari DIPA APBN LAN
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan pelaporan rutin.
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins
Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim Reformasi Birokrasi LAN.
B. Quick Wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA
LAN Secara Online
1. Pembentukan Tim Kerja dan Struktur Organisasi Kerja
Penanggungjawab dalam pelaksanaan quick wins Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online adalah Sestama LAN
Pelaksana Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online adalah:
1) Ketua STIA LAN Jakarta 2) Ketua STIA LAN Bandung 3) Ketua STIA LAN Makassar 4) Kepala Biro Umum
5) Tim Quick Wins STIA LAN tiga kampus
2. Penyusunan Rencana, Jadwal Kerja, Target dan Anggaran
a. Rencana Kerja
Tahap 1: Persiapan, Identifikasi Jenis Layanan, dan
Pemetaan Kemampuan Website STIA LAN
1. Melakukan review pelayanan online yang telah dilakukan, yaitu: a) Mereview jenis pelayanan yang telah disediakan secara online
34 STIA-DIKLAT b) Mengidentifikasi jenis layanan lain yang dapat dilakukan secara
online
2. Penyempurnaan sarana yang telah tersedia, yaitu :
a) Memetakan kemampuan website yang ada dalam mendukung pelayanan secara online
b) Melakukan pengembangan kemampuan website yang ada dalam mendukung pelayanan secara online
3. Pengembangan dan instalasi website
4. Penyiapan data, format, dan mekanisme pelayanan secara online. 5. Penginputan/upload data dan format yang telah disiapkan. 6. Menyiapkan SDM pengelola website.
Tahap 2: Sosialisasi dan Implementasi
1. Sosialisasi dilakukan kepada:a) Para pegawai STIA LAN di Bandung, Jakarta, dan Makassar b) LAN Pusat
c) Stakeholder melalui media signage dan website serta mengintegrasikan website STIA LAN ke website LAN Pusat. 2. Impementasi dilakukan dengan cara:
a) Uploading informasi secara berkala dan/atau sesuai dengan kegiatan yang telah direncanakan.Pendataan calon mahasiswa yang mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru. b) Pemberian respon/tanggapan kepada calon mahasiswa yang
mengirimkan form pendaftaran calon mahasiswa baru. c) Pemeliharaan website.
Tahap 3: Pengukuran Dampak/ Perubahan
Pengukuran dampak/perubahan atas pelayanan akademik dan pendaftaran calon mahasiswa baru secara online dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Melakukan pemantauan akses yang masuk pada website STIA LAN. 2. Mengevaluasi atau menilai respon stakeholders terhadap informasi
secara online.
b. Jadwal target
Tahap 1 Pembangunan dan Penataan Sistem Pelayanan Akademik dan Administratif STIA LAN Secara Online : Januari – Maret 2011
Tahap 2 Sosialisasi dan Implementasi : April – Desember 2011 Tahap 3 Pengukuran dampak Perubahan : Juni, September,
Desember 2011
c. Anggaran
Anggaran yang diperlukan Rp 180.000.000 bersumber dari DIPA APBN LAN
3. Penyusunan Metode Monitoring dan Evaluasi
Monitoring dan Evaluasi akan dilakukan secara berkala oleh Tim Reformasi Birokrasi LAN dengan metode pengawasan secara langsung dan pelaporan rutin.
36 STIA-DIKLAT
4. Pelaporan Pelaksanaan Quick Wins
Pelaporan dan presentasi akan dilakukan pada setiap tahapan untuk melaporkan perkembangan pelaksanaan rencana kerja kepada Tim Reformasi Birokrasi LAN.
BAB V
P E N U T U P
rogram Quick Wins yang ditetapkan di LAN yaitu Pelayanan Informasi Pembinaan dan Penyelenggaraan Kediklatan Secara Online, serta Pelayanan Akademik dan Administratif Secara Online di STIA LAN, diharapkan benar-benar dapat menjadi pengungkit bagi berputarnya roda reformasi birokrasi di LAN. Kedua program tersebut, mempunyai stakeholders yang paling banyak, sehingga apabila kedua program tersebut dapat bergulir dengan baik, maka dampaknya akan terasa langsung oleh sebagian besar pemangku kepentingan LAN. Oleh karena itu, dukungan semua pihak untuk dapat berjalannya kedua program tersebut sangat diharapkan.
Dokumen program quick wins ini diharapkan dapat membantu LAN dalam melaksanakan quicks wins pada unit kerja yang ditunjuk. Di dalam melaksanakan
quick wins, setiap tahapan penting yang telah dirumuskan dalam persiapan dan
pelaksanaan serta monitoring program harus menjadi acuan bagi unit-unit pelaksana program Quick Wins agar tercapai keberhasilan program sebagaimana telah direncanakan.
