IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN
A. Deskripsi Proses Kepemimpinan
3. Rapat koordinasi dengan tim maupun dengan stakeholder
3.1 Rapat Koordinasi dengan Tim Teknis dan Tim Administrasi Hari / tanggal : Selasa / 04-08-2020
Tempat : Ruang Rapat Kepala UPT Laboratorium Herbal Materia Medica Batu
Maksud dan tujuan : Dilakukan rapat koordinasi untuk membentuk tim aksi perubahan serta menjelaskan kepada anggota tim tentang aksi perubahan yang akan dilakukan
implementasi yaitu berupa aplikasi produksi dan penjaminan mutu “AKSIJITU”
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Integritas merujuk pada sifat layak dipercaya dalam diri seorang manusia, didalamnya terdapat kualitas-kualitas individu seperti karakter jujur, amanah, tanggung jawab, kedewasaan, sopan, kemauan bersikap baik dan sebagainya (Alfred John, 1995). Dalam kegiatan rapat koordinasi, Team leader membangun integritas dengan cara menumbuhkan rasa kepercayaan pada anggota tim untuk dapat mengimplementasikan aksi perubahan sehingga dalam pelaksanaannya sesuai dengan tujuan serta bermanfaat seluas-luasnya untuk masyarakat. Anggota tim juga berusaha untuk memiliki rasa integritas berupa tanggung jawab dalam melaksanakan peran dan tugas dari masing-masing anggota.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Prinsip-prinsip pelayanan publik antara lain prinsip aksesibilitas, kontinuitas, teknikalitas, profitabilitas, dan akuntabilitas (Subandriyo, B., 2020). Berdasarkan teori tersebut, proses koordinasi dengan tim untuk melakukan rapat pembentukan tim dan penjelasan tentang aksi perubahan berupa aplikasi “AKSIJITU” dilakukan dengan memanfaatkan pelayanan menggunakan teknologi informasi yang berupa laptop, LCD proyektor, dan paparan dengan format powerpoint. Hal ini akan mempermudah akses anggota tim untuk memahami paparan yang disampaikan.
c. Pengelolaan Tim
Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok kepada masing-masing dan menjaga agar kegiatan tersebut dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (EFL Brech dalam Fatwadi, M., 2015).
Ini merupakan rapat koordinasi tim untuk pertama kalinya, dimana anggota tim sangat antusias untuk mengetahui peran masing-masing dan apa tujuan yang akan dicapai dari tim ini. Team leader
memberikan arahan tentang pentingnya komunikasi dan kerjasama dalam tim agar hasil yang dicapai dapat optimal. Tahapan ini termasuk tahapan forming dalam pembentukan tim efektif (BPSDM Prov Jatim, 2020).
d. Dokumen yang dilampirkan
Nota dinas, notulen rapat, daftar hadir dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.2 Rapat Koordinasi dengan Tim Teknologi Informasi
Hari / tanggal : Minggu / 09-08-2020, Selasa / 01-09-2020, Minggu / 13-09-2020, Rabu / 16-09-2020
Media : Zoom meetings
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi untuk teknis pembuatan aplikasi, fitur yang dibutuhkan, flow chart aplikasi, serta pembuatan manual book.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Sama halnya dengan tim teknis dan tim administrasi, dalam kegiatan rapat koordinasi dengan tim teknologi informasi juga dibangun integritas. Team leader membangun integritas dengan menumbuhkan rasa kepercayaan pada anggota tim agar dalam pelaksanaannya dapat sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Anggota tim berusaha untuk memiliki integritas dengan melaksanakan tanggung jawab dalam melaksanakan peran dan tugasnya.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Proses rapat koordinasi dengan tim teknologi informasi dilakukan dengan pelayanan memanfaatkan teknologi informasi yaitu melalui media zoom meetings dan menggunakan power point, aplikasi berbasis website, serta database aplikasi dengan bahasa pemrograman PHP. Hal ini sangat membantu proses koordinasi dikarenakan tim teknologi informasi berdomisili di luar kota dan tidak memungkinkan untuk melakukan tatap muka secara langsung.
Koordinasi dengan tim teknologi informasi dimulai dari tahapan forming, lalu berlanjut ke tahap storming, norming, performing dan adjourning (BPSDM Prov Jatim, 2020). Dalam melewati semua tahapan tersebut, Team leader bersikap proaktif dalam menjalin hubungan kerjasama, memberikan dukungan timbal balik, serta memberikan apresiasi terhadap kinerja tim.
d. Dokumen yang dilampirkan
Surat undangan, notulen rapat, dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.3 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder (Kepala Sub Bagian Tata Usaha) Hari / tanggal : Rabu / 05-08-2020
Tempat : Ruang Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi pembuatan SK pembentukan Tim Aksi Perubahan agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Dalam rangka koordinasi dengan stakeholder, juga dibagun integritas dengan menerapkan etika. Pokok-pokok etika dalam kehidupan berbangsa mengedepankan kejujuran, amanah, keteladanan, sportifitas, disiplin, etos kerja, kemandirian, sikap toleransi, rasa malu, tanggung jawab, menjaga kehormatan serta martabat diri sebagai warga negara (Wirapraja, N.R.D., 2015). Hal tersebut selalu diperhatikan setiap kali melakukan proses koordinasi. b. Pengelolaan budaya pelayanan
Pada saat melakukan koordinasi dengan stakeholder, diterapkan budaya pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi berupa softcopy draft SK yang ditampilkan pada laptop. Pemanfaatan teknologi informasi dapat mempermudah dan membuat proses koordinasi menjadi lebih efektif. Berdasarkan bahan ajar pelayanan publik digital, pelayanan dapat dikategorikan efektif apabila mendapatkan kemudahan pelayanan dengan prosedur singkat, cepat, tepat, dan memuaskan (BPSDM Prov Jatim, 2020).
c. Pengelolaan Tim
Membangun tim tidak hanya memerlukan kemampuan teknis namun juga seni bagaimana memahami kepentingan stakeholder, cara berkomunikasi, dan cara mempengaruhinya. Dalam hal ini, Kepala Sub Bagian Tata Usaha merupakan stakeholder latens yakni kelompok yang memiliki pengaruh besar tetapi kepentingannya rendah sehingga cara berkomunikasinya menggunakan strategi melakukan pendekatan dan memberikan informasi secukupnya agar mereka tetap terlibat (Fatwadi, M., 2015).
d. Dokumen yang dilampirkan
Notulen rapat dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.4 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder (Kepala Seksi Pengembangan Tanaman Obat dan Obat Tradisional)
Hari / tanggal : Kamis / 12-08-2020
Tempat : Ruang Kepala Seksi PTO-OT
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi tentang fitur yang terdapat pada aplikasi serta proses penggunaan dan pengembangan aplikasi sehingga dapat bermanfaat untuk masyarakat.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Integritas pada saat melakukan koordinasi dengan stakeholder dibangun dengan menerapkan niliai-nilai diantaranya jujur, transparan, sopan, dan bertanggung jawab.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Dalam berkoordinasi dengan Kepala Seksi Pengembangan Tanaman Obat dan Obat Tradisional, dilakukan budaya pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi yakni memaparkan terkait aplikasi dengan menggunakan powerpoint yang ditampilkan pada laptop. Pemanfaatan teknologi informasi dapat mempermudah dan membuat proses koordinasi menjadi lebih efektif.
Kepala Seksi Pengembangan Tanaman Obat dan Obat Tradisional termasuk dalam stakeholder defenders yakni kelompok yang memiliki pengaruh kecil tetapi kepentingannya tinggi sehingga cara berkomunikasinya menggunakan strategi memberikan informasi apapun terkait dengan proses implementasi aksi perubahan, sering melakukan koordinasi dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah (Fatwadi, M., 2015).
d. Dokumen yang dilampirkan
Notulen rapat dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.5 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder (Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur)
Hari / tanggal : Jumat / 25-09-2020
Media : Zoom Meetings
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi tentang penyempurnaan fitur aplikasi serta pemanfaatan aplikasi untuk meningkatkan pelayanan pada masyarakat.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Sama halnya dengan stakeholder yang lain, pada proses koordinasi dengan Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional ditanamkan niliai-nilai integritas antara lain menerapkan etika, jujur, transparan, serta bertanggung jawab.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Koordinasi dengan Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional dilakukan secara virtual dengan menggunakan Zoom Meetings dikarenakan terbatas jarak. Kegiatan tersebut termasuk melakukan pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini sangat membantu proses koordinasi karena dapat mempermudah terjalinnya komunikasi dengan stakeholder.
c. Pengelolaan Tim
Dilakukan koordinasi dengan stakeholder di Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur yaitu Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional. Sama seperti Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala
Seksi Pelayanan Kesehatan Tradisional termasuk dalam stakeholder latens sehingga cara berkomunikasinya menggunakan strategi melakukan pendekatan dan memberikan informasi secukupnya agar mereka tetap terlibat (Fatwadi, M., 2015).
d. Dokumen yang dilampirkan
Surat undangan, notulen rapat, dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.6 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder (UD. Herbalindo Malang) Hari / tanggal : Kamis / 03-09-2020
Media : Zoom Meetings
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi tentang penyempurnaan fitur aplikasi serta pemanfaatan aplikasi untuk meningkatkan pelayanan pada masyarakat.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Menurut Azyumardi Azra (2012), etika dipandang sebagai karakter atau etos individu/kelompok berdasarkan nilai-nilai dan norma-norma luhur (Wirapraja, N.R.D., 2015). Sesuai dengan teori tersebut, maka pada saat melakukan koordinasi dengan stakeholder menerapkan etika yang tercermin dengan bersikap jujur, sopan, santun, menghargai pendapat orang lain. Itu semua termasuk dalam teknik komunikasi asertif.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Koordinasi dengan UD. Herbalindo Malang dilakukan secara virtual dengan menggunakan Zoom Meetings dikarenakan terbatas jarak. Kegiatan tersebut termasuk melakukan pelayanan dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini sangat membantu proses koordinasi karena dapat mempermudah terjalinnya komunikasi dengan stakeholder.
c. Pengelolaan Tim
UD. Herbalindo Malang merupakan salah satu stakeholder eksternal yang juga berperan dalam implementasi aksi perubahan dan termasuk dalam kategori stakeholder defenders. Cara berkomunikasi
dengan stakeholder defenders menggunakan strategi memberikan informasi apapun terkait dengan proses implementasi aksi perubahan, sering melakukan koordinasi dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah (Fatwadi, M., 2015).
d. Dokumen yang dilampirkan
Surat undangan, notulen rapat, dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.
3.7 Rapat Koordinasi dengan Stakeholder (Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Timur)
Hari / tanggal : Senin / 07-09-2020
Media : Telp dan whatsapp
Maksud dan tujuan : Melakukan koordinasi terkait aplikasi “AKSIJITU” yang telah dibuat serta koordinasi kapasitas storage dari server aplikasi.
Deskripsi proses kepemimpinan a. Membangun integritas
Sama halnya dengan stakeholder yang lain, pada proses koordinasi dengan Dinas Kominfo Provinsi Jawa Timur ditanamkan niliai-nilai integritas antara lain menerapkan etika, jujur, transparan, serta bertanggung jawab.
b. Pengelolaan budaya pelayanan
Budaya pelayanan berupa pemanfaatan teknologi informasi yang diterapkan pada saat melakukan koordinasi dengan Dinas Kominfo Provinsi Jawa Timur yakni dengan memanfaatkan telp dan whatsapp. Hal ini dilakukan karena terbatas jarak dan dapat mempermudah terjalinnya komunikasi dengan stakeholder. Selain itu, pada saat berkomunikasi dengan telp dan whatsapp juga menggunakan bahasa yang santun.
c. Pengelolaan Tim
Koordinasi berarti mengikat, mempersatukan, dan menyelaraskan semua aktivitas dan usaha (Fatwadi, M., 2015). Koordinasi dengan stakeholder juga sangat diperlukan agar kegiatan implementasi aksi perubahan dapat berjalan dengan lancar. Dinas Kominfo Provinsi
Jawa Timur termasuk dalam kategori stakeholder latens sehingga cara berkomunikasinya menggunakan strategi melakukan pendekatan dan memberikan informasi secukupnya agar mereka tetap terlibat (Fatwadi, M., 2015).
d. Dokumen yang dilampirkan
Notulen rapat dan dokumentasi kegiatan terlampir pada lampiran 3.