(SHOW-CAUSE MEETING/SCM)
4.1. UMUM
Rapat pembuktian (SCM) adalah pertemuan antara pemilik pekerjaan (Pinbagpro/Pinpro/Kasatker, Atasan Langsung Pinpro/Kasatker), Kontraktor dan konsultan pengawas dalam rangka membahas keterlambatan pelaksanaan yang termasuk kategori kontrak kritis dan mencari penyelesaian dalam mengatasi keterlambatan tersebut. Pembahasan dalam rapat tersebut mencakup semua aspek pelaksanaan kontrak termasuk: manajemen, peralatan, bahan, personil, dan keuangan.
4.1.1. KONTRAK KRITIS
Keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dibagi dalam berbagai tingkatan, dan tiap tingkatan keterlambatan memberikan konsekwensi pada tingkat mana SCM harus diselenggarakan yakni SCM tingkat proyek, SCM tingkat atasan langsung dan SCM tingkat atasan.
Sesuai ketentuan kontrak, keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dinyatakan sebagai keterlambatan yang kritis atau kontrak kritis apabila terjadi keterlambatan pelaksanaan pekerjaan sesuai kriteria keterlambatan sebagai berikut:
Periode Rencana Fisik Kriteria Keterlambatan
Wajar Terlambat Kritis
I 0 – 70% 0 -10% >10 – 15% >15%
II 70 – 100% 0 – 5% >5 – 10% >10%
Penanganan kontrak kritis dapat berupa:
a. Rapat pembuktian (show cause meeting – SCM); b. Kesepakatan pihak ketiga
Pada saat kontrak dinyatakan kritis Pimpro/Kasatker menerbitkan surat peringatan kepada kontraktor dan selanjutnya menyelenggarakan Rapat Pembuktian atau Show Cause Meeting (SCM) tingkat proyek.
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab IV : Rapat Pembuktian
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-2
4.1.2. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TIM SCM
Dalam rapat pembuktian tim SCM bertugas:
Menetapkan items, jadwal dan volume yang harus dikerjakan oleh kontraktor dalam uji coba , guna menilai layak atau tidaknya kontraktor melanjutkan pekerjaan.
Menilai pembuktian dari pihak kontraktor kepada tim SCM tentang kemungkinan / kesanggupannya untuk masih dapat diberikan kesempatan guna mengatasi keterlambatan atau permasalahan pelaksanaan kontrak.
Tim SCM tingkat proyek mengusulkan kepada atasan langsung atau pejabat yang terkait, tindak lanjut atas hasil evaluasi dari pelaksanaan uji coba oleh kontraktor.
Tim SCM tingkat atasan langsung mengusulkan kepada atasan tentang tindak lanjut atas hasil evaluasi dari pelaksanaan uji coba oleh kontraktor.
Sedangkan tanggung jawab tim SCM masing-masing tingkat adalah:
Tim SCM tingkat proyek bertanggung jawab kepada atasan lansung atau pejabat terkait, dengan melaporkan secara tertulis hasil pelaksanaan SCM.
Tim SCM tingkat atasan langsung bertanggung jawab kepada atasan, dengan melaporkan secara tertulis hasil pelaksanaan SCM.
Tim SCM tingkat atasan bertanggung jawab kepada Pejabat Eselon I terkait, dengan melaporkan secara tertulis hasil pelaksanaan SCM.
Pada kesempatan rapat tersebut pihak kontraktor diminta membuktikan kemampuannya untuk menyelesaikan proyek sesuai ketentuan kontrak.
Penilaian dan evaluasi keterlambatan oleh tim rapat pembuktian dilakukan melalui uji coba kemampuan (test case) terhadap kontraktor, dalam hal ini adalah kemajuan fisik yang dapat dilakukan oleh kontraktor pada periode tertentu, dibandingkan dengan kesepakatan tentang kemajuan fisik yang ditentukan dalam rapat pertemuan.
Kegagalan kontraktor dalam melaksanakan setiap tingkat uji coba berakibat pada keharusan dilakukannya rapat pertemuan pada tingkat lebih tinggi. Selanjutnya apabila kontraktor menyelesaikan uji coba terakhir (uji coba ketiga) maka dalam rangka penyelamatan dan pengamanan proyek, dapat ditempuh dua pilihan penyelesaian, yakni:
1. Melalui kesepakatan tiga pihak yaitu dengan melibatkan pihak kontraktor lain untuk melanjutkan penyelesaian sisa pekerjaan; atau
4.1.3. PROSEDUR RAPAT PEMBUKTIAN
Prosedur rapat pembuktian adalah sebagai berikut:
1. Pada uji coba tingkat proyek, jika kontraktor gagal mencapai progres fisik yang telah disepakati, maka Proyek menyerahkan urusan ini kepada institusi yang lebih tinggi, yaitu harus diadakan SCM tingkat atasan langsung. Jika pada SCM tingkat atasan langsung -pun ternyata kontraktor gagal mencapai progres fisik seperti yang telah ditetapkan dalam SCM tersebut, maka urusan diteruskan ke institusi yang lebih tinggi yaitu harus diselenggarakan SCM tingkat atasan.
2. Pada setiap uji coba yang gagal, Pimpro harus menerbitkan surat peringatan kepada kontraktor atas keterlambatan realisasi fisik pelaksanaan pekerjaan.
3. Apabila pada uji coba ketiga masih gagal, maka Pimpro dapat menyelesaikan pekerjaan melalui kesepakatan tiga pihak atau memutuskan kontrak secara sepihak dengan mengesampingkan Pasal 1266 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata.
4.1.4. ACARA DALAM RAPAT PEMBUKTIAN
Dalam acara rapat pembuktian dilakuakn pembahasan seperti: Menelliti permasalahan yang menyebabkan proyek terlambat
Membahas upaya-upaya dan membuat kesepakatan untuk mengejar keterlambatan, kemudian kontraktor harus membuat pernyataan kesanggupan untuk memenuhi kesepakatan-kesepakatan tersebut.
Membuat target uji coba kemampuan (test case) dalam waktu 1 (satu) bulan, dengan menyebutkan uraian pekerjaan yang harus dikerjakan dan prosentase prestasi kerja yang harus dicapai.
Membuat jadwal pelaksanaan target uji coba (test case) dan jadwal pelaksanan secara detail dan lengkap dengan data-data pendukungnya.
Hasil dari SCM harus dituangkan dalam suatu berita acara dan dikirimkan ke berbagai instansi / institusi / pihak-pihak terkait.
4.2. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Sebelum rapat pembuktian diselenggarakan, konsultan pengawas harus melakukan identifikasi permasalahan sebagai bahan pembahasan seperti:
1. Besar keterlambatan yang telah terjadi; 2. Sebab-sebab keterlambatan;
a. Penyerahan lapangan; b. Mobilisasi;
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab IV : Rapat Pembuktian
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-4 c. Bahan jembatan; d. Metode kerja; e. Manajemen kontraktor; f. Keuangan; g. Peralatan; h. Sebab-sebab lain.
3. Penanganan yang telah dilakukan;
4. Permasalahan lain yang dihadapi pengguna jasa atau kontraktor.
Permasalahan diidentifikasi secara jujur, rinci dan lengkap dengan sehingga para pembahas akan mendapatkan gambaran yang lengkap, jelas, senyatanya dan terkini agar pengambilan keputusan penyelesaiannya dapat diambil secara tepat.
Identifikasi permasalahan harus telah dilakukan pembahasan terlebih dahulu dengan direksi pekerjaan dan kontraktor.
4.3. PENYIAPAN LAPORAN PENGAWASAN
Dari hasil identifikasi permasalahan dan hasil pengawasan, konsultan pengawas menyiapkan laporan pengawasan meliputi antara lain:
1. Uraian mengenai proyek seperti pekerjaan, nilai kontrak, jadwal pelaksanaan,dan sebagainya;
2. Kegiatan kontraktor yang telah dilakukan dalam pelaksanaan pekerjaan;
3. Kemajuan pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai dibandingkan dengan rencana kemajuan yang harus dicapai;
4. Jumlah pembayaran yang telah dilakukan pengguna jasa;
5. Ketentuan administrasi yang telah dilakukan terkait dengan penanganan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan (peringatan dan lain sebagainya);
6. Sebab-sebab terjadinya keterlambatan
7. Upaya-upaya yang telah dilakukan dalam rangka penanganan keterlambatan pelaksanaan;
8. Pembahasan yang pernah dilakukan;
9. Analisa mengenai sisa waktu pelaksanaan dibandingkan dengan sisa pekerjaan yang harus diselesaikan;
10. Lain-lain yang dianggap perlu dalam rangka memberikan gambaran permaslahan dan penyelesaiannya.
4.4. PENYIAPAN USULAN ALTERNATIF PENYELESAIAN
Dalam rangka membantu tim SCM dalam menetapkan penyelesaian keterlambatan pelaksanaan tersebut, konsultan pengawas harus menyiapkan konsep usulan alternatif penyelesaian sesuai dengan kondisi kontraktor dan lapangan.
Usulan alternatif penyelesaian harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Penyelesaian dimaksudkan dalam rangka pencapaian sasaran pembangunan; 2. Bentuk penyelesaian dapat dilaksanakan;
3. Konsekwensi biaya untuk pelaksanaannya; 4. Kemampuan kontraktor;
Sesuai ketentuan kontrak, penyelesaian yang dihasilkan dari pembahasan dalam rapat pembuktian berupa: uji coba dalam bentuk 3 tingkatan, dan kegagalan dalam menyelesaikan uji coba ketiga akan berakibat dilakukannya kesepakatan tiga pihak atau pemutusan kontrak.
4.4.1. UJI COBA (TEST CASE)
Uji coba kemampuan kontraktor dalam meyelesaikan kontrak dilakukan sebagai berikut: Selama uji coba, Pinpro/Pinbagpro/Kasatker melakukan pemantauan terhadap kegiatan
kontraktor.
Apabila kontraktor ada tendensi menunjukkan hasil yang tidak sesuai kesepakatan, maka Pinpro / Pinbagpro/Kasatker mengeluarkan surat peringatan dengan tembusan dikirimkan kepada Atasan Langsung / Atasan Pinpro / Pinbagpro/ Kasatker.
Pada akhir uji coba kemampuan dilakukan evaluasi terhadap semua pencapaian selama uji coba kemampuan, dan bila diperlukan dapat dilakukan uji coba kemampuan lagi. Apabila sudah jelas bahwa kontraktor tidak dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai
dokumen kontrak, maka dapat dilakukan :
o Kesepakatan tiga pihak (three parties agrement), atau o Pemutusan kontrak.
4.4.2. KESEPAKATAN TIGA PIHAK
Ketentuan mengenai pelaksanaan kontrak melalui kesepakatan tiga pihak adalah:
1. Kontraktor masih bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan sesuai ketentuan dokumen kontrak.
2. Pimpro menetapkan pihak ketiga sebagai penyedia jasa yang akan menyelesaikan isa pekerjaan atau atas usulan kontraktor.
3. Pihak ketiga melaksanakan pekerjaan dengan menggunakan harga satuan kontrak. Dalam hal pihak ketiga mengusulkan harga satuan yang lebih tinggi dari harga satuan
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab IV : Rapat Pembuktian
Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-6 kontrak, maka selisih harga satuan menjadi tanggung jawab kontraktor sesuai kesepakatan anatar pihak kontraktor dan pihak ketiga.
4. Pembayaran kepada pihak ketiga dapat dilakukan secara langsung.
5. Kesepakatan tiga pihak dituangkan dalam berita acara dan menjadi dasar pembuatan amandemen kontrak.
6. Kesepakatan tersebut harus ditindak lanjuti dengan pembuatan amandemen kontrak yang ditandatangani oleh para pihak (Pinpro/Pinbagpro/Kasatker, kontraktor pertama dan kontraktor pengganti)