3.1. MAKSUD RAPAT RUTIN
Rapat rutin merupakan bagian dari upaya memantau dan mengendalikan secara terus menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek, berupa mingguan, bulanan, kwartalan atau tengah tahunan. Aspek dan objek yang dibahas dalam rapat rutin ini adalah setiap masalah yang diketemukan dalam kegiatan pengendalian yang telah dibahas pada bagian terdepan dari modul ini untuk diketahui dan mendapat perhatian pihak-pihak terkait.
Pada rapat rutin menitikberatkan pada masalah tehnis operasional dengan penjelasan-penjelasan yang disampaikan pemimpin proyek, konsultan supervisi dan kontraktor perihal kemajuan pelaksanaan maupun kendala yang dihadapi, mambahas kendala-kendala dan usulan yang diajukan, kemudian manghasilkan keputusan dan petunjuk pelaksanaan secara teknis terhadap setiap uraian kegiatan yang bermasalah dan juga dibahas tentang rencana prestasi kegiatan dalam pelaksanaan lanjutan.
Agar dalam rapat rutin yang membahas permasalahan sesuai dengan tujuan yang dimaksudkan, maka materi dan agenda rapat perlu dipersiapkan dengan sebaik-baiknya dan merupakan tempat untuk mengevaluasi secara mendalam dari masing-masing uraian kegiatan, kemudian diintegrasikan dan dipadukan setiap uraian kegiatan yang saling ketergantungan untuk mencerminkan gambaran pelaksanaan dan permasalahan secara utuh dan menyeluruh. Dengan demikian rapat rutin akan memberi gambaran tentang kondisi proyek yang sebenarnya terutama dalam hal-hal sebagai berikut :
Gambaran Kemajuan Proyek
Memberikan gambaran kemajuan proyek pada saat rapat rutin, terutama yang berkaitan dengan sasaran yang telah digariskan, seperti biaya, jadwal dan mutu, berikut hubungannya satu sama lain diantara sasaran-sasaran tersebut.
Identifikasi Persoalan
Mengidentifikasi persoalan yang dihadapi dan membuat prakiraan pencapaian sasaran akibat dari adanya masalah yang timbul, dan usaha-usaha mengatasinya. Hasil evaluasi kemajuan tersebut dituangkan dalam suatu laporan tertulis, yang selanjutnya dibahas dalam rapat rutin oleh semua pihak yang terkait. Laporan tertulis ini sangat berguna,
karena sering kali diperlukan untuk menjadi bagian dokumen proyek. Penulisan laporan yang tepat, ringkas dan jelas mengetengahkan masalah-masalah yang dihadapi sehingga dapat menarik perhatian pimpinan.
3.2. LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pekerjaan di lapangan dibuat buku harian, mingguan dan bulanan. Segala peristiwa dan kejadian yang penting dilapangan direkam di dalam laporan tersebut untuk dipergunakan sebagai pegangan dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.
Laporan-laporan yang harus disiapkan oleh kontraktor adalah sebagai berikut: 1. Laporan Harian / Buku Harian
Di lokasi proyek, kontraktor dengan petunjuk direksi pekerjaan membuat laporan kegiatan kontraktor hari sebelumnya dan ditulis di buku harian. Laporan memuat hari dan tanggal, lokasi kegiatan, jenis (item pekerjaan untuk pekerjaan permanen, pekerjaan sementara), waktu mulai dan waktu selesai, peralatan yang dipergunakan (termasuk beberapa jam operasi peralatan), personil kontraktor yang terlibat dan jam kerja hari yang bersangkutan, cuaca, tamu-tamu proyek, hasil (prestasi) kerja.
Buku harian yang berisi hal-hal sebagai berikut:
a. Kuantitas dan macam bahan yang ada di lapangan
b. Penempatan tenaga kerja untuk setiap macam tugas dan/atau ketrampilannya. c. Jumlah, jenis, dan kondisi peralatan yang tersedia.
d. Jumlah volume cadangan bahan bakar yang tersediauntuk peralatan e. Taksiran kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan.
f. Jenis dan uraian pekerjaan yang dilaksanakan.
g. Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa-peristiwa alam lainnya yang berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan.
h. Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan, perubahan desain, gambar kerja (shop drawing), spesifikasi dan lain-lain.
Buku harian dibuat dalam 4 (empat) rangkap dan ditanda-tangani oleh Kontraktor, diperiksa dan disetujui oleh Direksi Teknik dan diketahui oleh Pimbagpro/Pejabat Lapangan.
Distribusi buku laporan agar diatur sebagai berikut: a. Asli untuk pemimpin bagian proyek.
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab III : Rapat Rutin
Pelatihan Supervision of Bridge Construction (SEBC) III-3
c. Tindasan kedua untuk direksi teknis d. Tindasan terakhir untuk kontraktor. 2. Laporan Mingguan
Seperti juga dengan buku harian, laporan mingguan dibuat setiap minggu yang berisikan rangkuman dari laporan harian dan berintikan jenis dan kemampuan fisik kumulatif pekerjaan dalam periode satu minggu, serta hal-hal atau kejadian-kejadian penting yang perlu ditonjolkan.
Laporan mingguan adalah ringkasan dari laporan harian, laporan ini terutama ditujukan kepada atasan proyek sebagai masukan untuk keperluan pengendalian proyek dari atasannya. Dilaporkan juga kemajuan proyek fisik dan finansial, masalah-masalah yang dihadapi serta bagaimana mengatasinya masalah-masalah yang masih belum selesai diusulkan bagaimana menyelesaikannya dan bantuan apa yang diperlukan.
3. Laporan Bulanan
Seperti juga dengan kewajiban membuat laporan mingguan, kontraktor juga harus membuat laporan bulanan yang berisikan kemajuan fisik kumulatif bulanan dari komplikasi laporan mingguan dan hal-hal serta kejadian-kejadian penting yang timbul dalam bulan bersangkutan yang nantinya akan dijadikan sebagai dasar dalam perhitungan pembuatan berita acara statement untuk tagihan pembayaran bulanan. Secara ringkas laporan bulanan memuat setidak-tidaknya :
a. Data teknis singkat proyek b. Peta lokasi proyek
c. Nilai kontrak asal dan addendum terakhir
d. Kemajuan proyek secara fisik dan finansial, dibandingkan dengan jadwal pelaksanaan (behind schedule atau ahead)
e. Hambatan-hambatan yang dialami proyek dan usaha-usaha mengatasinya. f. Bila ada claim kontraktor dan usaha penyelesaiannya.
g. Kecelakaan yang terjadi di proyek dengan uraian singkat terjadinya kecelakaan korban material dan jiwa (luka/meninggal) serta dari pihak mana.
h. Sertifikat bulanan untuk bulan laporan.
i. Kegiatan-kegiatan kontraktor, engineer, proyek selama bulan laporan.
j. Keadaan cuaca pada umumnya serta sampai seberapa jauh keadaan operasi proyek tersebut berpengaruh.
3.3. RANGKUMAN LAPORAN KEMAJUAN PELAKSANAAN
PEKERJAAN
Pihak konsultan pengawas secara berkala membuat laporan-laporan antara lain: 1. Laporan Harian
Dalam laporan ini dicatat : a. Hari dan tanggal b. Keadaan cuaca
c. Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan kepada kontraktor
d. Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan
e. Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya f. Diskusi-diskusi dengan kontraktor yang dianggap penting
g. Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek
h. Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya
i. Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan j. Kedatangan dan pemindahan peralatan
k. Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.
Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung jawabnya laporan pemimpin proyek atau site engineer merupakan kondisi secara umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian proyek.
2. Laporan Bulanan Pekerjaan Kontraktor
Setiap bulan konsultan harus membuat laporan tentang pekerjaan kontraktor, tentang data personil, peralatan, volume pekerjaan, mutu pekerjaan, kemajuan pekerjaan dan laporan teknis lain yang diperlukan.
3. Laporan Bulanan Konsultan
Selain membuat laporan hasil pengawasan pekejaan kontraktor, konsultan sendiri harus membuat laporan tentang kegiatannya.
4. Laporan Triwulan
Pada tiap akhir triwulan tahun anggaran konsultan harus menyiapkan dan menyerahkan kepada pemimpin proyek/kepala satuan kerja laporan triwulan yang berisi evaluasi kejadian-kejadian penting selama triwulan yang bersangkutan.
Laporan triwulan dibuat direksi pekerjaan sebagai ringkasan laporan bulanan dan dibuat dengan referensi laporan harian dan laporan mingguan.
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab III : Rapat Rutin
Pelatihan Supervision of Bridge Construction (SEBC) III-5
5. Laporan Akhir Proyek
Berbarengan dengan as-built drawing, direksi pekerjaan diwajibkan membuat laporan akhir proyek sebagari hasil penyelenggaraan proyek dari awal mula terjadinya proyek sampai dengan proyek selesai.
a. Laporan antara lain berisi: 1) Sejarah proyek
2) Lingkup proyek
3) Proses pembebasan tanah serta luas daerah milik jalan yang telah dibebaskan serta lahan-lahan lainnya yang dibebaskan untuk keperluan proyek
4) Peta lokasi proyek
5) Uraian secara teknis pelaksanaan fisik proyek, hambatan-hambatan yang ada cara mengatasinya.
6) Laporan sehubungan dengan analisa dampak lingkungan.
7) Petunjuk cara pemeliharaan yang perlu mendapat perhatian khusus dalam pemeliharaan. Misalnya daerah yang tanahnya lunak (soft soil) yang diperkirakan akan adanya penurunan (settlement) dikemudian hari.
8) Laporan atas terjadinya kecelakaan dan korban-korbannya. b. Laporan tersebut hendaknya dilampirkan:
1) Gambar terlaksana (as-built drawing)
2) Buku inventarisasi dari barang tak bergerak dan bergerak yang menjadi aset proyek.
3) Berita acara serah terima sementara (provisional hand over) dan serah terima akhir (final hand over)
4) Key personil proyek masing-masing 3 unsur dalam proyek: employer /pengguna jasa (Pimpro/Pimbagpro/Kasatker), Engineer (konsultan pengawas), dan kontraktor.
Laporan akhir proyek tersebut 1 copy lengkap disampaikan kepada penyelenggara jalan dalam rangka penyelenggaraan jaringan jalan selanjutnya.
3.4. RANGKUMAN LAPORAN KHUSUS
Konsultan pengawas harus membuat dan menyerahkan kepada pemimpin proyek/Kasatker laporan khusus atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:
1. Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi karena banjir.
3. Penyimpangan terhadap spesifikasi 4. Hal-hal lain yang dianggap perlu.
3.5. ADMINISTRASI KEGIATAN PENGAWASAN
Setiap jenis laporan sebagai bagian dari kegiatan pengawasan dibuat dengan melalui tahapan proses sebagai berikut :
dibuat langsung oleh direksi teknis, dan
diperiksa untuk mendapat persetujuan Pengguna Jasa/Direksi Pekerjaan.
Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap tertentu, yaitu sebagai berikut :
URAIAN
LAPORAN
HARIAN MINGGUAN BULANAN DIREKSI
TEKNIS AKHIR Pengguna Jasa/Direksi
Pekerjaan (Pengguna Jasa)
Asli Asli Asli Asli Copy-3
Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli Atasan Langsung
Pengguna Jasa - - Copy-2 Copy-2 Copy-1
Penyedia Jasa
(Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2 Direksi Teknis
(Konsultan Supervisi) Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -
Jumlah 3 3 5 3 4
Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (pengguna jasa/direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan di bawah ini:
UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi :
o Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana, pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir pekerjaan;
o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10 (sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.
PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:
o Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi teknis,
Modul SEBC-03 : Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan Bab III : Rapat Rutin
Pelatihan Supervision of Bridge Construction (SEBC) III-7
manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.
o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak.
Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh Pengguna Jasa/Direksi Pekerjaan dan diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:
Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen; Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan;
Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan; Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;
Berita acara dan notulen rapat;
Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan); Gambar terlaksana (as-built drawing);
Laporan akhir.
Dokumen-dokumen tersebut diatas diperluan untuk kegiatan pembinaan jalan dalam hal-hal sebagai berikut:
Catatan sejarah penanganan jalan (leger jalan); Perencanaan, pemrograman, penganggaran; Pemeliharaan; dan
Pengoperasian.
Pada prinsipnya, pembuatan laporan sebagai bagian dari kegiatan pengawasan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut :
Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;
Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;
Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan; UU No. 18/1999 mengenai Jasa Konstruksi;
PP No. 29/2000 mengenai Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan Syarat Umum Dokumen Kontrak.