7.1. Perencanaan Realisasi Hasil Pekerjaan (Produk)
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan perencanaan proses realisasi hasil pekerjaan (produk) darikegiatan ataupekerjaan yang dilaksanakannya, yang mencakup pekerjaan yang dilaksanakan sendiri (swakelola) maupun yang dilaksanakan melalui Penyedia Barang/Jasa (kontraktual)
Perencanaan kegiatan tersebut diatas dituangkan dalam Rencana Mutu
(quality plan), yaitu dokumen yang menentukan proses realisasi hasil
pekerjaan (produk) dan sumber daya yang digunakan pada hasil pekerjaan (produk) atau kontrak.
Mengacu pada Permen PU No.04/PRT/M/2009, pasal 7.1. dokumen Rencana Mutu terdiri dari :
o Rencana Mutu Unit (RMU), disusun oleh unit kerja Eselon I, Eselon II, BBWS dan BWS dalam rangka menjamin mutu
o Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP), disusun oleh unit pelaksana kegiatan (SNVT, PPK) dalam rangka menjamin mutu
o Rencana Mutu Kontrak (RMK), disusun oleh Penyedia Barang/Jasa berdasarkan dokumen Kontrak yang sedang dilaksanakannya dalam rangka menjamin mutu
7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk)
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dalam format dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
Persyaratan lain yang belum termasuk dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) dapat ditambahkan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku
7.2.2. Tinjauan (review) persyaratan yang berkaitan dengan produk
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa telah dilakukan tinjauan (review) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk).
Apabila terjadi perubahan persyaratan maka dilakukan revisi pada dokumen terkait, dan kemudian hasil revisi tersebut didistribusikan dan disosialisaikan kepada seluruh jajaran yang terkait.
Tinjauan (review)) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) yang dilaksanakan sebelum dimulainya pelaksanaan pekerjaan dimaksudkan untuk memastikan bahwa : o Semua persyaratan hasil pekerjaan (produk) telah diidentifikasi
dan ditetapkan
o Persyaratan yang berbeda dengan persyaratan dalam perencanaan program yang telah dinyatakan sebelumnya telah diklarifikasi
o Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan tinjauan (review) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dikelola dan dipelihara sebagaimanadiatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman.
7.2.3. Komunikasi Pelanggan
Komunikasi dengan pelanggan ditetapkan melalui pelaporan, rapat koordinasi , rapat pembahasan, dan rapat penjelasan (sosialisasi). Penyampaian informasi mengenai rencana kegiatan dilakukan secara langsung maupun dengan menggunakan media elektronik(on-line)
7.3. Disain dan Pengembangan
Kegiatan disain dan pengembangan dilakukan sesuai dengan norma, standar, pedoman dan kriteria (NSPK), serta peraturan lainnya yang terkait dengan tugas dan fungsi masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan. Pelaksanaannya sekurang-kurangnya mencakup ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
o Tersedianya rencana disain dan pengembangan
o Teridentifikasinya masukan (input) untuk pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Penetapan keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Pelaksanaan evaluasi terhadap tahapan pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Pelaksanaan verifikasi dan validasi terhadap keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.4. Sosialisasi / Pelatihan / Bimbingan Teknis
Kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis yang dilaksanakan oleh Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan sekurang-kurangnya mencakup :
o Tersedianya rencana kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis o Tersedianya bahan/ materi kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan
teknis yang memadai
o Tersedianya personil pelaksana kegiatan yang kompeten o Teridentifikasinya calon peserta
o Pelaporan hasil kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis o Dilakukannya evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi / pelatihan /
bimbingan teknis
o Dilakukannya evaluasi terhadap hasil sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.5. Pengadaan
Yang dimaksud dengan pengadaan adalah Pengadaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden (KEPPRES), Peraturan Presiden (PERPRES), Keputusan Menteri (KEPMEN) maupun Peraturan Menteri (PERMEN) yang berlaku saat ini
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengadaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6. Proses dan Pelaksanaan Kegiatan
7.6.1. Pengendalian proses dan pelaksanaan kegiatan
Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan dan Penyedia Barang/Jasa merencanakan dan melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan secara terkendali dengan cara :
o Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan persyaratan kegiatan / jasa yang diuraikan dalam Kerangka Acuan Kerja dan/atau Spesifikasi Teknis sebagaimana yang ditetapkan dalam Rencana Mutu (RMU, RMP dan RMK)
o Memastikan ketersediaan instrumen pengendalian kegiatan yang antara lain adalah :
Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan/atau Spesifikasi Teknis untuk setiap kegiatan
Petunjuk Pelaksanaan / Instruksi Kerja, Daftar Simak untuk setiap kegiatan yang berpengaruh pada pencapaian mutu
7.6.2. Validasi proses dan pelaksanaan kegiatan
Validasi dilakukan pada kegiatan-kegiatan dimana tidak dapat dilakukan verifikasi secara langsung melalui monitoring dan/atau pengukuran secara berurutan
Proses validasi pada pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan mempertimbangkan ketentuan berikut :
o Sesuai dengan kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan (review) dan persetujuan proses
o Validasi ulang bila hasilnya tidak sesuai dengan kriteria yang ditetapkan, setelah dilakukan perbaikan dan/atau penyempurnaan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan validasi dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.3. Identifikasi dan mampu telusur
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan identifikasi hasil dari setiap tahapan kegiatan dari mulai awal sampai dengan selesainya kegiatan, dan mengidentifikasi status hasil kegiatan tersebut
Identifikasi dan mampu telusur (traceability) dimaksudkan untuk memastikan bahwa bisa dilakukan analisis apabila terjadi ketidaksesuaian pada proses dan hasil kegiatan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan identifikasi dan mampu telusur (traceability)dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.4. Pengelolaan Barang Milik Negara
Barang Inventaris yang digunakan dalam kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air adalah Barang Milik Negara (BMN)
Pengaturan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) mencakup : o Identifikasi, perlindungan dan pemeliharaan Barang Milik Negara
(BMN)
o Melakukan pelaporan apabila terjadi kerusakan / kehilangan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengelolaan Barang Inventaris dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.5. Pemeliharaan Hasil Pekerjaan
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa :
o Hasil Pekerjaan tetap sesuai dengan persyaratan pada saat penyerahan, maka harus dilakukan pemeliharaan hasil pekerjaan sampai dengan waktu penyerahan,
o Pada proses penyerahan hasil pekerjaan, disyaratkan dan diterapkan proses pemeliharaan pada hasil pekerjaan dan/atau yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan, agar hasil pekerjaan tetap terjaga mutunya.
Kegiatan pemeliharaan hasil pekerjaan meliputi : identifikasi, penanganan, penyimpanan, perlindungan, perawatan dan pengoperasian.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pemeliharaan hasil pekerjaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.7. Pengendalian Sarana Monitoring dan Pengukuran
o Untuk menjamin kesesuaian hasil pekerjaan, Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan dan melakukan pengendalian atas sarana monitoring dan pengukuran yang dibutuhkan
o Kegiatan pengendalian sarana monitoring dan pengukuran meliputi :
Menyusun instruksi Kerja pengoperasian instrumen / peralatan monitoring dan pengukuran serta tatacara melakukan verifikasi / validasi dan/atau kalibrasinya
Kegiatan verifikasi / validasi dan/atau kalibrasi tersebut dilakukan secara berkala atau setiap kali akan dipergunakan, dengan mengacu pada standar nasional / internasional sebagaimana ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengendalian atas sarana monitoring dan pengukurandikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman