SISTEM MANAJEMEN MUTU
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
DJSDA–MM-000/REV.01
LEMBAR PENGESAHAN
JABATAN TANDA TANGAN TANGGAL
DISUSUN OLEH UNIT JAMINAN MUTU – DITJEN.SDA
DIPERIKSA OLEH SES.DITJEN. SUMBER DAYA AIR
WAKIL MANAJEMEN
DISAHKAN OLEH DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR
PIMPINAN PUNCAK STATUS DOKUMEN STATUS DOKUMEN NO. DISTRIBUSI TANGGAL TERKENDALI
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN
NOMOR
UNIT KERJA TANGGAL DISTRIBUSI
001 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031 032 033 034 035 036 037 038 039 040
SEJARAH DOKUMEN
No TGL CATATAN PERUBAHAN KETERANGAN
1
2
25-10-05
25-03-15
Revisi 0 :
Terbit perdana sebagai Manual Mutu (DJSDA-MM-000/Rev.0)
Revisi 01 :
Menjadi Manual Mutu (DJSDA-MM-000/Rev.01) setelah dilakukan penyesuaian dengan standar dan peraturan perundangan yang menjadi acuan normatif yaitu :
o Standar ISO 9001 : 2008, SNI 19-9001 : 2008 o Permen PU No. 04/PRT/M/2009, tentang Sistem
Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum o Perpres RI No.7 Tahun 2015, tentang Organisasi
Kementerian Negara
o Perpres RI No.15 Tahun 2015, tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
o Surat Menteri PAN-RB Republik Indonesia No.B/1065/M.PANRB/03/2015, tanggal 27 Maret 2015, perihal Rancangan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan ... … … … …. …… i
Daftar Distribusi Dokumen … … … .…… ii
Sejarah Dokumen … … … …… iii
Daftar Isi … … … …… iv
1. PENDAHULUAN … … … .… … … ……… 1
1.1 Umum … … … ………. 1
1.2 Tugas dan Fungsi Organisasi … … … ………. 2
1.3 Visi dan Misi … … … ……. 2
1.4 Ruang Lingkup … … … ……. 3
2. ACUAN NORMATIF … … … ………. 3
3. DEFINISI DAN PERISTILAHAN … … … ……… 3
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR .... 8
4.1 Persyaratan Umum … … … ……… 8 4.2 Persyaratan Dokumentasi … … … ………. … 10 4.2.1 Umum … … … ……… 10 4.2.2 Manual Mutu … … … ………. 11 4.2.3 Pengendalian Dokumen … … … ……… … 11 4.2.4 Pengendalian Rekaman … … … ……… 12 5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN … … … ……… … 12 5.1 Tanggungjawab Manajemen … … … ………. … 12
5.2 Fokus pada Pelanggan … … … ………. … 13
5.3 Kebijakan Mutu … … … ……… … 14
5.4 Perencanaan … … … ……… … 14
5.4.1 Sasaran Mutu … … … ……… … 14
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu … … … ……… … 14
5.5 Tanggungjawab, Wewenang dan Komunikasi … … … …..… … 15
5.5.1 Tanggungjawab dan Wewenang … … … ……….. … … … 15
5.5.3 Komunikasi Internal … … … …..… … 16
5.6 Kaji Ulang Manajemen … … … ……… … … 22
5.6.1 Umum … … … ……… … … 22
5.6.2 Masukan (input) Kaji Ulang Manajemen … … … ……… … … 22
5.6.3 Keluaran (output) Kaji Ulang Manajemen … … … ……… … 22
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA … … … ……… … 23
6.1 Penyediaan Sumber Daya … … … ……… … 23
6.2 Sumber Daya Manusia … … … ……… … 23
6.2.1 Umum … … … ……… … 23
6.2.2 Kompetensi, Pelatihan dan Kepedulian… … … ……… … 23
6.3 Sarana dan Prasarana … … … ……… … 24
6.4 Lingkungan Kerja … … … ……… … 24
7. REALISASI HASIL PEKERJAAN (PRODUK) … … … ….. ……….. 25
7.1 Perencanaan Realisasi Hasil Pekerjaan (Produk) … … … ………... 25
7.2 Proses yang berkaitan dengan Pelanggan … … … ………. 25
7.2.1 Penetapan Persyaratan berkaitan dengan Hasil Pekerjaan (Produk) …… 25
7.2.2 Tinjauan (Review) berkaitan dengan Hasil Pekerjaan (Produk) ……….. 26
7.2.3 Komunikasi Pelanggan … … … ……… 26
7.3 Disain dan Pengembangan … … … …..… 27
7.4 Sosialisasi / Pelatihan / Bimbingan Teknis … … … ……… 27
7.5 Pengadaan … … … ……… 28
7.6 Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … …..… 28
7.6.1 Pengendalian Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … … ……… … 28
7.6.2 Validasi Proses dan Pelaksanaan Kegiatan … … … … ………. … 29
7.6.3 Identifikasi dan Mampu Telusur … … … ……… … 29
7.6.4 Pengelolaan Barang Milik negara … … … …..… …… 29
7.6.5 Pemeliharaan hasil Pekerjaan … … … ……… … 30
7.7 Pengendalian Sarana Monitoring dan Pengukuran … … … …..… 30
8. PENGUKURAN ANALISIS DAN PERBAIKAN … … … ……. … 31
8.1 Umum … … … …… … … 31
8.2 Monitoring dan Pengukuran … … … …….. 31
8.2.2 Audit Internal … … … …….. 32
8.2.3 Monitoring dan Pengukuran Proses … … … …. … …….. 32
8.2.4 Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan (Produk) … … … … ……. 33
8.3 Pengendalian Hasil Pekerjaan (Produk) Tidak Sesuai … … … ……. … 33
8.4 Analisis Data … … … ….… … 33
8.5 Perbaikan … … … …..… … 34
8.5.1 Perbaikan Berkelanjutan … … … ……. … … 34
8.5.2 Tindakan Korektif … … … ….… … … 35
MANUAL MUTU
DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
1. PENDAHULUAN
1.1. Umum
Manual Mutu adalah dokumen mutu di tingkat Eselon I yang diperlukan untuk mengatur penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Unit Kerjanya sesuai tugas dan fungsinya (Permen PU No.04/PRT/M/2009, BAB IV butir 4.2.3) Manual Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air ini disusun dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air sebagaimana yang diamanatkan oleh Permen PU No.04/PRT/M/2009, tanggal 16 Maret 2009, tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.
1.2. Tugas dan Fungsi Organisasi
1.2.1 Tugas
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memiliki tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya air sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
1.2.2. Fungsi
Dalam melaksanakan tugasnya Direktorat Jenderal Sumber Daya Air menyelenggarakan fungsi :
a) Perumusan kebijakan di bidang konservasi sumber daya air dan pengendalian daya rusak air pada sumber air permukaan, dan pendayagunaan air tanah sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
b) Pelaksanaan kebijakan di bidang pengelolaan sumber daya air yang terpadu dan berkelanjutan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
c) Penyusunan norma, standar, pedoman dan kriteria di bidang pengelolaan sumber daya air
d) Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengelolaan sumber daya air
e) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pengelolaan sumber daya air
f) Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, dan
g) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri
1.3. Visi dan Misi
1.3.1. Visi 2015 - 2019
Terwujudnya Indonesia Yang Berdaulat, Mandiri dan Berkepribadian, Berlandaskan Gotong Royong
1.3.2. Misi 2015 - 2019
a) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat untuk mendukung produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional
b) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat untuk mendukung prtumbuhan ekonomi nasional c) Melaksanakan pembangunan infrastuktur pekerjaan umum dan perumahan rakyat yang merata dan berkeadilan dalam rangka mendukung kawasan perbatasan, daerah tertinggal, kota dan desa, serta kawasan timur Indonesia
1.4. Ruang Lingkup
Manual Mutu ini diberlakukan kepada seluruh unit kerja dan pelaksana kegiatan yang menjadi tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air sebagaimana yang ditetapkan dalam Perpres RI No. 15 Tahun 2015, tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat yang meliputi :
o Sekretariat Direktorat Jenderal Sumber Daya Air o Direktorat – Direktorat
o BBWS / BWS
o Seluruh Satuan Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, serta SKPD Propinsi dan Kabupaten/Kota
Penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air mencakup seluruh pasal (klausul) yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001:2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009, dengan pengecualian sebagai berikut :
o Pasal (klausul) 7.5.4 Milik Pelanggan (Customer property)
Dalam merealisasikan kegiatan, tidak ada barang milik pelanggan yang dilibatkan selama proses berlangsung
2. ACUAN NORMATIF
o Perpres RI No. 15 Tahun 2015, tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
o Permen PU No.04/PRT/M/2009, tanggal 16 Maret 2009, tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum.
o Standar ISO 9001 : 2008 dan/atau SNI 19.9001 : 2008 o Standar ISO 9000 : 2005 dan/atau SNI ISO 9000 : 2008
o Standar ISO 10013-1996 dan/atau SNI 19-1001-1996, tentang pedoman untuk pengembangan Manual Mutu
3. DEFINISI DAN PERISTILAHAN
3.1. Mutu : adalah gambaran karakteristik menyeluruh dari barang/jasa yang menunjukkan kemampuan-nya dalam pemenuhan persyaratan yang ditentukan dan/atau yang tersirat
Catatan :
Istilah mutu dapat dipakai dengan kata sifat seperti buruk, baik dan/atau baik sekali
3.2. Sistem Manajemen : adalah Sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu.
3.3. Sistem Manajemen Mutu : adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu
3.4. Manajemen : adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
3.5. Manajemen Mutu : adalah kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu
Catatan :
Pengarahan dan pengendalian yang terkait dengan mutu meliputi : penetapan kebijakan
mutu, sasaran mutu, perencanaan mutu, pengendalian mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu
3.6. Kebijakan Mutu : adalah maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak
3.7. Sasaran Mutu : adalah sesuatu yang ingin dicapai, atau dituju, berkaitan dengan mutu
3.8. Perencanaan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada penetapan sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumberdaya
yang terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu
Catatan :
Menetapkan Rencana Mutu (QualityPlan) me-rupakan bagian dari perencanaan mutu
3.9. Pengendalian Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada pemenuhan persyaratan mutu
3.10. Pemastian / Penjaminan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada pemberian keyakinan
(quality assurance)bahwa persyaratan mutu
akan dipenuhi.
3.11. Perbaikan Mutu : adalah bagian dari manajemen mutu yang difokuskan pada peningkatan kemampuan memenuhi persyaratan mutu
Catatan :
Persyaratan dapat dikaitkan pada aspek apapun seperti : efektifitas, efisiensi dan ketertelusuran
3.12. Efektifitas : adalah hubungan antara kegiatan yang direncanakan dengan hasil yang dicapai
3.13. Efisiensi : adalah hubungan antara hasil yang dicapai dengan sumberdaya yang dipakai
3.14. Ketertelusuran : adalah kemampuan untuk menelusur riwayat, aplikasi atau lokasi dari sesuatu yang sedang dipertimbangkan
Catatan :
Pada saat mempertimbangkan mengenai suatu hasil pekerjaan/produk, maka mampu telusur (traceability) dapat berkaitan dengan :
o Asal muasal bahan/material produk/hasil pekerjaan tersebut
o Riwayat proses s/d menghasilkan produk
o Distribusi produkdan tempat produk setelah penyerahan
3.15. Perbaikan berkesinambungan : adalah kegiatan yang terus menerus dilakukan untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan mutu
3.16. Pelanggan : adalah organisasi atau orang yang menerima produk / hasil pekerjaan
Catatan :
o Pelanggan Internal adalah pihak-pihak yang
terkait dengan proses selanjutnya dalam suatu kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal SDA
o Pelanggan Eksternal adalah pihak-pihak luar
yang terkait dengan kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal SDA
3.17. Pihak yg berkepentingan :adalah orang atau kelompok yang memiliki
kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi
3.18. Unit Kerja : Unit Kerja di lingkungan Direktorat Jenderal SDA meliputi :Direktorat Jenderal SDA, Sekretariat Direktorat Jenderal SDA, Direktorat Bina Program, Direktorat Sungai & Pantai, Direktorat Irigasi & Rawa, Direktorat Bina Penatagunaan Sumber Daya Air, Direktorat Bina Operasi & Pemeliharaan
3.19. Unit Pelaksana Kegiatan : adalah Satuan Kerja Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) yang berada di lingkungan Direktorat Jenderal SDA, yang kegiatannya dibiayai oleh Pemerintah berdasarkan ketentuan peraturan yang berlaku
3.20. Satuan Kerja : Satuan Kerja Yang selanjutnya disebut Satker adalah organisasi / lembaga pada Pemerintah yang bertanggungjawab kepada Menteri dan menyelenggarakan kegiatan yang dibiayai oleh Pemerintah
3.21. Manajemen Puncak : adalah orang atau kelompok orang yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi
3.22. Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan : adalah pejabat yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada level tertinggi pada masing-masing Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan
3.23. Pengelola Sistem Manajemen Mutu :adalah pejabat-pejabat yang ditunjuk
oleh Pimpinan Puncak yang bertanggung jawab danuntuk mengelola penyelenggaraan Sistem Manajemen Mutu pada masing-masing Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan
Catatan :
Pengelola Sistem Manajemen Mutu terdiri dari :
o Penjamin Mutu,terdiri dari :
Wakil Manajemen
Pengendali Dokumen o Pengelola Audit Internal
3.24. Wakil Manajemen : adalah pejabat yang ditetapkan oleh manajemen puncak organisasi / unit kerja yang bertanggungjawab atas penyelenggaraan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan masing-masing Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan
3.25. Unit Penjamin Mutu : adalah bagian/unit dari manajemen yang difokuskan untuk membantu Pimpinan Unit Kerja/Pelaksana Kegiatan c.q Wakil Manajemen dalam hal Pengelolaan Sistem Manajemen Mutu pada masing-masing Unit Kerja/ Pelaksana Kegiatan
3.26. Pengendali Dokumen : adalah pejabat yang bertanggungjawab terhadap pengendalian dokumen yang berkaitan dengan penyelenggaraan Sistem Manajemen Mutu pada masing-masing Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan.
Pejabat Pengendali Dokumen ditetapkan oleh Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan
3.27. Pengelola Audit Internal : adalah pejabat yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan kegiatan Audit Mutu Internal dan memiliki kompetensi untuk mengkoordinasikan kegiatan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit Kerja/ Pelaksana Kegiatan.
Pejabat Pengelola Audit Internal ditunjuk oleh Pimpinan Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan dengan memperhatikan aspek kompetensi.
3.28. Kompetensi : adalah kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan ketrampilan
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
4.1. Persyaratan Umum
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah berkomitmen untuk menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu, dan secara berkesinambungan melakukan upaya-upaya guna meningkatkan tingkat efektifitasnya seperti yang dipersyaratkan oleh acuan normatifnya, yaitu Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009.
Dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, ditetapkan hal-hal sebagai berikut :
a) Menetapkan urutan dan interaksi antar proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya pada seluruh unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air. Struktur organisasi Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, termasuk uraian tugas, tanggungjawab dan wewenang mengacu pada Perpres RI No. 15 Tahun 2015 tentang Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Pendekatan proses diperlukan untuk meningkatkan efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu guna menyelaraskan hubungan antara pendekatan proses dengan pendekatan fungsional pada unit kerja dan
pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air maka proses dan interaksi tersebut ditampilkan dalam diagram Model Pendekatan Proses, seperti yang ditampilkan pada Gambar 1.
b) Menetapkan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa pengoperasian dan pengendalian proses dilakukan secara efektif dan efisien
c) Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung pengoperasian dan pengendalian proses tersebut d) Melakukan monitoring, pengukuran dan analisis atas proses tersebut, dan
melakukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil pekerjaan / produk seperti yang direncanakan
e) Melakukan tindakan korektif dan tindakan pencegahan yang berkesinambungan terhadap proses tersebut.
Proses tersebut dikelola sesuai dengan acuan normatif, yaitu Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/ 2009.
Gambar 1 :
Diagram interaksi antar proses dengan kegiatan dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
P E L A NG G AN P E L A NG G AN Tanggungjawab Manajemen Manajemen Sumber daya Pengukuran, Analisis dan Peningkatan Pemrograman & Penganggaran Operasi & Pemeliharaan Perencanaan Teknis Pelaksanaan INPUT OUTPUT Produk Kepuasan Persyaratan Informasi
Kegiatan yang ber nilai tambah
PERBAIKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU SECARA BERKELANJUTAN
Penjelasan :
Diagram interaksi antar proses dengan kegiatan tersebut diatas adalah mengacu pada Model Sistem Manajemen Mutu berdasarkan proses dari Standar SNI ISO 9001:2008.
Model tersebut menggambarkan keterkaitan proses yang disajikan dalam Klausul-klausul yang meliputi : Klausul 4 : Sistem Manajemen Mutu, Klausul 5 :
Tanggung-jawab Manajemen, Klausul 6 : Manajemen Sumber daya, Klausul 7 : Realisasi Produk dan Klausul 8 : Pemantauan dan Pengukuran.
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air dalam melaksanakan Tugas Pokok dan Fungsinya yang meliputi : Pemrograman dan Penganggaran, Perencanaan Teknis,
Pelaksanaan dan Operasi & Pemeliharaan adalah berdasarkan pada metodologi
peningkatan terus menerus, yang dikenal sebagai siklus Plan Do Check Act (PDCA). Dalam diagram interaksi antar proses dengan kegiatan yang mengacu pada Model Sistem Manajemen Mutu dari Standar SNI ISO 9001:2008 tersebut diatas, kegiatan yang dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Sumber Daya Air digambarkan identik dengan Klausul 7 : Realisasi Produk.
4.2. Persyaratan Dokumentasi 4.2.1 Umum
Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air meliputi :
a. Pernyataan terdokumentasi dari Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
b. Manual Mutu
c. Prosedur wajib dan rekaman terdokumentasi seperti yang dipersyaratkan oleh Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009, adalah :
o Prosedur Pengendalian Dokumen o Prosedur Pengendalian Rekaman
o Prosedur Audit Internal
o Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai o Prosedur Tindakan Korektif
o Prosedur Tindakan Pencegahan
d. Dokumen lainnya termasuk rekaman yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Sumber Daya Air guna memastikan bahwa perencanaan, penerapan dan pengendalian proses berlangsung secara efektif, yang meliputi :
o Prosedur-prosedur o Instruksi Kerja o Rencana Mutu
o Dokumen internal dan eksternal
4.2.2 Manual Mutu
Manual Mutu ini disusun dan ditetapkan sebagai acuan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air.
Manual Mutu memuat hal-hal sebagai berikut :
o Lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk rincian pengecualian dan alasan pengecualian tersebut
o Prosedur terdokumentasi yang diperlukan dan ditetapkan untuk Sistem Manajemen Mutu
o Uraian dari interaksi proses Sistem Manajemen Mutu
4.2.3 Pengendalian Dokumen
Dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu harus ditetapkan, dipelihara dan dikendalikan.
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah menetapkan Prosedur Pengendalian Dokumen guna menetapkan pengendalian dokumen yang diperlukan untuk :
o Memberikan persetujuan atas kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
o Melakukan tinjauan(review) dan pemutakhiran (updating) dokumen, serta untuk menyetujui kembali dokumen yang telah di review dan dimutakhirkan
o Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen diidentifikasi
o Memastikan bahwa versi yang sesuai dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat penggunaannya
o Memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
o Memastikan bahwa dokumen internal dan eksternal yang diperlukan dalam perencanaan dan pengoperasian Sistem Manajemen Mutu, diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan o Mencegah penggunaan secara tidak sengaja dari dokumen yang
sudah kadaluarsa 4.2.4 Pengendalian Rekaman
Rekaman yang ditetapkan untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan serta beroperasinya Sistem Manajemen Mutu secara efektif harus dikendalikan.
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air telah menetapkan Prosedur Pengendalian Rekaman guna menentukan pengendalian yang diperlukan untuk keperluan identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan, masa simpan dan pemusnahan rekaman
Rekaman harus tetap jelas dibaca, didentifikasi dan mudah dicari / didapatkan kembali (retrievable)
5. TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
5.1. Tanggung jawab Manajemen
Direktur Jenderal Sumber Daya Air beserta seluruh pimpinan unit kerja berkomitmen terhadap penerapan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, keefektifan serta peningkatannya secara berkelanjutan sebagai berikut :
o Mengkomunikasikannya ke seluruh jajaran Direktorat Jenderal Sumber Daya Air tentang pentingnya untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundangan
o Menetapkan Kebijakan Mutu
o Memastikan telah ditetapkannya Sasaran Mutu
o Melaksanakan rapat Kaji Ulang Manajemen secara berkala o Memastikan atas ketersediaannya sumber daya
5.2. Fokus pada pelanggan
Seluruh Pimpinan unit kerja dan unit pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memastikan bahwa setiap kegiatan dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu mengarah kepada pemenuhan kepuasan dan ekspektasi pelanggan.
Dalam pelaksanaannya, upaya pemenuhan persyaratan tentang fokus pelanggan diwujudkan dalam kegiatan-kegiatan seperti yang dipersyaratkan dalam acuan normatif yaitu Standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009, sub-pasal (klausul) 7.2. tentang proses yang berkaitan dengan pelanggan dan sub-pasal (klausul) 8.2.1. tentang kepuasan pelanggan
5.3. Kebijakan Mutu
Kebijakan Mutu Kementerian Pekerjaan Umum sebagaimana yang dinyatakan dalam Permen PU No.04/PRT/M/2009 adalah :
“MENJAMIN KETERSEDIAAN INFRASTRUKTUR YANG HANDAL BAGI MASYARAKAT DENGAN PRINSIP EFISIEN DAN EFEKTIF SERTA MELAKUKAN PENINGKATAN MUTU KEGIATAN SECARA BERKELANJUTAN”
Kebijakan Mutu tersebut diatas wajib dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh jajaran Kementerian Pekerjaan Umum termasuk jajaran Direktorat Jenderal Sumber Daya Air.
Sebagai tindak lanjut dari Kebijakan Mutu di tingkat Kementerian Pekerjaan Umum tersebut maka secara berjenjang (hierarkies) Direktur Jenderal Sumber Daya Air menetapkan Kebijakan Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air yaitu :
“SELURUH JAJARAN DIREKTORAT JENDERAL SUMBER DAYA AIR
BERKOMITMEN UNTUK MENERAPKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DENGAN
MENGACU PADA PERMEN.PU.NO.04/PRT/M/2009 DALAM RANGKA
PENYELENGGARAAN PENGELOLAAN SUMBER DAYA AIR YANG
DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT WAKTU, TEPAT BIAYA DAN TEPAT MUTU GUNA MENDUKUNG REFORMASI BIROKRASI MENUJU TERWUJUDNYA BIROKRASI YANG PROFESIONAL”
Kebijakan Mutu tersebut diatas wajib dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh jajaran Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, serta ditinjau (review) kesesuaiannya secara terus menerus.
5.4. Perencanaan
5.4.1 Sasaran Mutu
Sasaran Mutu ditetapkan sejalan dengan Kebijakan Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, dan dituangkan dalam pernyataan tersendiri oleh Direktur Jenderal Sumber Daya Air untuk kemudian dijabarkan oleh jajaran dibawahnya.
Pencapaian Sasaran Mutu merupakan tolok ukur bagi pencapaian Kebijakan Mutu dan tingkat efektifitas penerapan Sistem Manajemen Mutu.
Setiap unit kerja diwajibkan menyusun strategi pencapaian Sasaran Mutu, dan melakukan pembahasan terhadap hasil pencapaiannya secara berkala, sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan sekali dalam rapat Kaji Ulang Manajemen.
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Seluruh Pimpinan unit kerja dan unit pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air memastikan bahwa :
o Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang seperti yang dinyatakan dalam Manual Mutu butir 4.1, demikian pula dengan Sasaran Mutu
o Integritas dari Sistem Manajemen Mutu harus tetap terpelihara, apabila di suatu saat nanti direncanakan perubahan atas Sistem Manajemen Mutu dan kemudian menerapkannya
5.5. Tanggungjawab, wewenang dan komunikasi
5.5.1. Tanggungjawab dan wewenang
Tanggungjawab dan wewenang ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi.
o Tanggungjawab dan wewenang unit kerja dan unit pelaksana kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air ditetapkan dan diatur melalui Permen PU No. 08/PRT/M/2010, tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum o Tugas, tanggungjawab dan wewenang personil yang belum diatur dalam ketentuan tersebut diatas ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal Sumber Daya Air
o Tugas, tanggungjawab dan wewenang personil yang belum diatur dalam ketentuan tersebut diatas maupun belum ditetapkan melalui Keputusan Direktur Jenderal Sumber Daya Air ditetapkan oleh Pimpinan masing-masing unit kerja dan unit pelaksana kegiatan
5.5.2. Wakil Manajemen
Pimpinan Puncak menetapkan pejabat Pengelola Sistem Manajemen
Mutu disertai dengan uraian tentang tanggungjawab dan wewenangnya untuk mengelola penerapan Sistem Manajemen Mutu di masing-masing unit kerja dan pelaksana kegiatan .
Pengelola Sistem Manajemen Mutu yang terintegrasi dengan
jabatan struktural pada Unit Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan Ditjen.SDA sebagaimana yang dipersyaratkan oleh Permen
PU No.04/PRT/M/2009, Bab. V butir 5.2. adalah sebagai berikut :
1. Penjamin Mutu,
Penjamin Mutu terdiri dari seorang Pejabat Wakil Manajemen dan seorang Petugas Pengendali Dokumen yang ditunjuk dan ditetapkan oleh Pimpinan Puncak di tingkat Unit Kerja Eselon I, Eselon II (kecuali yang telah diatur oleh ketentuan lain yang mengikat) dan di tingkat Unit Kerja BBWS/BWS ditetapkan oleh Pimpinan Puncak BBWS/BWS
a) Wakil Manajemen, yang memiliki tugas, wewenang dan
tanggung jawab sebagai berikut :
o Memastikan bahwa semua proses yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu ditetapkan, dimonitor, dievaluasi dan ditinjau (review) agar tetap sesuai o Melaporkan kepada pimpinan masing-masing unit kerja
dan/atau pelaksana kegiatan mengenai kinerja dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu, termasuk kebutuhan sumber daya, guna peningkatannya
o Memastikan bahwa kepedulian tentang peningkatan mutu guna memenuhi persyaratan pelanggan terus menerus ditingkatkan dan dikomunikasikan
o Bersama dengan Pengelola Audit Internal pada masing-masing unit kerja dan/atau pelaksana kegiatan menyusun program dan melaksanakan Audit Internal
Catatan :
Tanggungjawab Wakil Manajemen mencakup sebagai penghubung dengan pihak luar dalam masalah yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu
b) Pengendali Dokumen, yang memiliki tugas, wewenang dan
tanggung jawab :
o Memastikan proses pengesahan dokumen Sistem Manajemen Mutu sebelum diterbitkan
o Memastikan dan mengidentifikasi perubahan dan status dokumen Sistem Manajemen Mutu
o Mengelola penyimpanan dokumen Sistem Manajemen Mutu
o Mengelola rekaman / bukti kerja yang terkait dengan pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu
o Menjamin pendistribusian dokumen Sistem Manajemen Mutu kepada pihak yang terkait dengan persetujuan
Wakil Manajemen
2. Dalam pelaksanaan pengelolaan Sistem Manajemen Mutu, Pimpinan Puncak dibantu oleh Pengelola Audit Internal SMM, yang pengaturannya sebagai berikut :
a) Pejabat Pengelola Audit Internal pada tingkat Unit Kerja ditetapkan oleh Pimpinan Puncak masing-masing Unit Kerja sesuai dengan kebutuhan, dengan memperhatikan kompetensi yang bersangkutan.
b) Pengelola Audit Internal terdiri dari :
o Koordinator merangkap Auditor Mutu o Auditor Mutu,
Pengelola Audit Internal memiliki tugas, tanggungjawab dan
wewenang sebagai berikut :
o Bersama dengan Wakil Manajemen menyusun program audit o Bertindak sebagai Koordinator bagi para auditor internal Sistem
Manajemen Mutu pada Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan yang bersangkutan
o Memastikan pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Mutu o Melaporkan hasil audit internal Sistem Manajemen Mutu kepada
pimpinan melalui Wakil Manajemen
o Melakukan evaluasi atas efektifitas pelaksanaan audit internal dan kinerja para auditor internal Sistem Manajemen Mutu
Pengelola Sistem Manajemen Mutu untuk masing-masing Unit Kerja
1) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada tingkat Direktorat
Jenderal SDA (tingkat Eselon I) a) Penjamin Mutu, terdiri dari
o Wakil Manajemen
Sekretaris Direktorat Jenderal berfungsi sebagai Wakil Manajemen
o Pengendali Dokumen
Pejabat / petugas dari unsur Direktorat dan/atauSekretariat Direktorat Jenderal berfungsi sebagai Pengendali Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.
b) Pengelola Audit Internal terdiri dari :
o Koordinator merangkap Auditor Mutu.
Pejabat setingkat Eselon II yang ditetapkan dari unsur Direktorat dan/atauSekretariat Direktorat Jenderal o Auditor Mutu,
Pejabat / petugas dari unsur Direktorat dan/atau Sekretariat Direktorat Jenderal dengan kualifikasi Auditor Mutu
Dengan Keputusan Direktur Jenderal SDA ditetapkan Unit Jaminan Mutu Ditjen. SDA sebagai Unit Pelaksana Penerapan Sistem Manajemen Mutu di tingkat Direktorat Jenderal.
Unit Jaminan Mutu Ditjen.SDA bertanggungjawab kepada Direktur Jenderal SDA melalui Wakil Manajemen.
2) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Sekretariat Ditjen SDA (tingkat Eselon II)
o Wakil Manajemen.
Ka. Bagian dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang ditunjuk oleh Sekretaris Direktorat Jenderal SDA berfungsi sebagai Wakil Manajemen
o Pengendali Dokumen.
Pejabat / petugas dari unsur Bagian / Sub-Bagian / Staf Sekretariat Ditjen SDA berfungsi sebagai Pengendali Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing
b) Pengelola Audit Internal
o Koordinator merangkap Auditor Mutu.
Ka. Bagian dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang ditunjuk oleh Sekretaris Direktorat Jenderal SDA o Auditor Mutu,
Pejabat / petugas dari unsur Bagian / Sub-Bagian / Staf Sekretariat Direktorat Jenderal dengan kualifikasi Auditor Mutu
3) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Direktorat (tingkat Eselon II)
a) Penjamin Mutu terdiri dari :
o Wakil Manajemen
Ka. Sub-Direktorat dan/atau Pejabat setingkat
Eselon III yang ditetapkan oleh Direktur befungsi sebagai Wakil Manajemen
o Pengendali Dokumen
Pejabat/petugas dari unsur Sub-Direktorat / Seksi / Staf berfungsi sebagai Pengendali Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing
b) Pengelola Audit Internal
o Koordinator merangkap Auditor Mutu.
Ka. Sub-Direktorat dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang ditetapkan oleh Direktur
o Auditor Mutu,
Pejabat / petugas dari unsur Sub-Direktorat / Seksi / Stafdengan kualifikasi Auditor Mutu
4) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Balai Besar Wilayah Sungai (setingkat Eselon II)
a) Penjamin Mutu terdiri dari :
o Wakil Manajemen
Ka. Bidang dan/atau Pejabat setingkat Eselon III
yang ditetapkan oleh Ka. BBWS befungsi sebagai
Wakil Manajemen
o Pengendali Dokumen
Pejabat/petugas dari unsur Bidang / Seksi / Satker / SNVT / PPK / Staf berfungsi sebagai Pengendali
Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi
masing-masing
b) Pengelola Audit Internal
o Koordinator merangkap Auditor Mutu.
Ka. Bidang dan/atau Pejabat setingkat Eselon III yang ditetapkan oleh Ka. BBWS
o Auditor Mutu,
Pejabat / petugas dari unsur Bidang / Seksi / Satker / SNVT / PPK / Staf dengan kualifikasi Auditor Mutu
5) Pengelola Sistem Manajemen Mutu pada Balai Wilayah Sungai (setingkat Eselon III)
a) Penjamin Mutu terdiri dari :
o Wakil Manajemen
Ka. Seksi dan/atau Pejabat setingkat Eselon IV
yang ditetapkan oleh Ka. BWS befungsi sebagai
Wakil Manajemen
o Pengendali Dokumen
Pejabat/petugas dari unsur Seksi / Satker / SNVT / PPK / Staf berfungsi sebagai Pengendali Dokumen sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing
b) Pengelola Audit Internal
o Koordinator merangkap Auditor Mutu.
Ka. Seksi dan/atau Pejabat setingkat Eselon IV/b yang ditetapkan oleh Ka. BWS
o Auditor Mutu,
Pejabat / petugas dari unsur Seksi / Satker / SNVT / PPK / Staf dengan kualifikasi Auditor Mutu
5.5.3. Komunikasi Internal
Proses komunikasi internal yang sesuai, telah ditetapkan dan terjadi komunikasi mengenai efektifitas Sistem Manamejem Mutu. Proses komunikasi internal berlangsung pada kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan secara berkala yang diwujudkan antara lain dalam format : diseminasi, workshop, rapat koordinasi termasuk rapat Kaji Ulang Manajemen, dimana mekanisme pelaksanaannya ditetapkan dan diatur melalui Prosedur Kaji Ulang Manajemen.
Komunikasi internal baik formal maupun informal mengarah pada upaya yang intensif dan berkesinambungan untuk meningkatkan
pemahaman mengenai Sistem Manajemen Mutu dan implementasinya di lingkungan masing-masing unit kerja dan pelaksana kegiatan.
5.6. Kaji Ulang Manajemen 5.6.1 Umum
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air secara berkala,sekurang-kurangnya sekali dalam 6 (enam) bulan melakukan tinjauan (review) terhadap Sistem Manajemen Mutu yang sedang diimplementasikan di seluruh unit kerja dan pelaksana kegiatan.
Mekanisme pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen ditetapkan dan diatur melalui Prosedur Kaji Ulang Manajemen, dengan sasaran sebagai berikut :
o Memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas serta diimplementasikannya Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air secara benar, konsisten dan berkelanjutan.
o Kaji Ulang Manajemen ini mencakup penilaian terhadap peluang untuk peningkatan dan kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, termasuk pada Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
5.6.2. Masukan (input) Kaji Ulang Manajemen, paling tidak mencakup : o Laporan Tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya o Laporan Audit Internal
o Masukan / umpan balik pelanggan
o Laporan Kinerja proses pencapaian hasil pekerjaan o Status Tindakan Korektif dan Tindakan Pencegahan
o Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu o Saran-saran untuk peningkatan Sistem Manajemen Mutu
5.6.3. Keluaran (output) dari Kaji Ulang Manajemenpaling tidak mencakup setiap keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan :
o Peningkatan pada efektifitas Sistem Manajemen Mutu
o Peningkatan pada hasil pekerjaan berkaitan dengan persyaratan dari pelanggan
o Analisis sumber daya yang dibutuhkan untuk perbaikan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
Direktorat Jenderal Sumber Daya Air menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan :
o Untuk menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan terus menerus memperbaikai efektifitasnya
o Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1. Umum
Penugasan personil yang melaksanakan pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk / jasa harus memiliki kompetensi atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai
Catatan :
Kesesuaian terhadap persyaratan produk / jasa dapat dipengaruhi secara langsung maupun tidak langsung oleh personil yang melaksanakan tugas dalam Sistem Manajemen Mutu
Unit kerja yang bertanggungjawab dalam penyediaan Sumber Daya Manusia (SDM) di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air : o Menetapkan kriteria kompetensi personil yang melaksanakan pekerjaan sesuai dengan masing-masing lingkup tugas dan fungsinya
o Merencanakan dan mengadakan pelatihan dan/atau melakukan tindakan lain bagi personil yang memerlukan, berdasarkan hasil analisa kebutuhan peningkatan kompetensi dalam pelaksanaan tugas
o Melakukan evaluasi terhadap tindakan yang telah dilakukan o Memastikan bahwa personil yang yang melaksanakan
pekerjaan memiliki kepedulian tentang pentingnya kegiatan mereka serta kontribusinya dalam pencapaian Sasaran Mutu o Dalam hal personil yang memiliki kompetensi tertentu yang
dibutuhkan namun tidak tersedia maka dimungkinkan untuk dilakukan tindakan lain, yaitu dengan penugasan tenaga ahli dari internal dan/atau eksternal Direktorat Jenderal Sumber Daya Air
o Memelihara rekaman yang berkaitan dengan kompetensi sumber daya manusia yang melaksanakan pekerjaan, seperti riwayat pendidikan dan pelatihan yang pernah diikuti, serta ketrampilan personil yang bersangkutan.
Mekanisme pemeliharaan rekaman ditetapkan dan diatur melalui Prosedur Pengendalian Rekaman
6.3. Sarana dan Prasarana
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan harus menentukan, merencanakan, menyediakan serta memelihara sarana dan prasarana yang dibutuhkan guna melaksanakan proses kegiatan agar sesuai dengan persyaratan hasil pekerjaan
o Gedung, ruang kerja dan kelengkapannya
o Peralatan proses yang meliputi perangkat keras maupun perangkat lunak
o Sarana dan prasarana informasi dan/atau komunikasi o Sarana dan prasarana transportasi
6.4. Lingkungan Kerja
Unit Kerja danPelaksana Kegiatan harus menentukan, merencanakan, dan bertanggungjawab atas pengelolaan lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proses kegiatan sesuai dengan persyaratan mutu yang menyangkut aspek keamanan, kesehatan, keselamatan dan kenyamanan.
7. REALISASI HASIL PEKERJAAN (PRODUK)
7.1. Perencanaan Realisasi Hasil Pekerjaan (Produk)
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan perencanaan proses realisasi hasil pekerjaan (produk) darikegiatan ataupekerjaan yang dilaksanakannya, yang mencakup pekerjaan yang dilaksanakan sendiri (swakelola) maupun yang dilaksanakan melalui Penyedia Barang/Jasa (kontraktual)
Perencanaan kegiatan tersebut diatas dituangkan dalam Rencana Mutu
(quality plan), yaitu dokumen yang menentukan proses realisasi hasil
pekerjaan (produk) dan sumber daya yang digunakan pada hasil pekerjaan (produk) atau kontrak.
Mengacu pada Permen PU No.04/PRT/M/2009, pasal 7.1. dokumen Rencana Mutu terdiri dari :
o Rencana Mutu Unit (RMU), disusun oleh unit kerja Eselon I, Eselon II, BBWS dan BWS dalam rangka menjamin mutu
o Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP), disusun oleh unit pelaksana kegiatan (SNVT, PPK) dalam rangka menjamin mutu
o Rencana Mutu Kontrak (RMK), disusun oleh Penyedia Barang/Jasa berdasarkan dokumen Kontrak yang sedang dilaksanakannya dalam rangka menjamin mutu
7.2. Proses yang berkaitan dengan pelanggan
7.2.1. Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk)
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dalam format dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang disahkan oleh pejabat yang berwenang.
Persyaratan lain yang belum termasuk dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK) dapat ditambahkan sepanjang tidak bertentangan dengan peraturan dan perundangan yang berlaku
7.2.2. Tinjauan (review) persyaratan yang berkaitan dengan produk
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa telah dilakukan tinjauan (review) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk).
Apabila terjadi perubahan persyaratan maka dilakukan revisi pada dokumen terkait, dan kemudian hasil revisi tersebut didistribusikan dan disosialisaikan kepada seluruh jajaran yang terkait.
Tinjauan (review)) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) yang dilaksanakan sebelum dimulainya pelaksanaan pekerjaan dimaksudkan untuk memastikan bahwa : o Semua persyaratan hasil pekerjaan (produk) telah diidentifikasi
dan ditetapkan
o Persyaratan yang berbeda dengan persyaratan dalam perencanaan program yang telah dinyatakan sebelumnya telah diklarifikasi
o Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memiliki kemampuan untuk dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan tinjauan (review) terhadap persyaratan yang berkaitan dengan hasil pekerjaan (produk) dikelola dan dipelihara sebagaimanadiatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman.
7.2.3. Komunikasi Pelanggan
Komunikasi dengan pelanggan ditetapkan melalui pelaporan, rapat koordinasi , rapat pembahasan, dan rapat penjelasan (sosialisasi). Penyampaian informasi mengenai rencana kegiatan dilakukan secara langsung maupun dengan menggunakan media elektronik(on-line)
7.3. Disain dan Pengembangan
Kegiatan disain dan pengembangan dilakukan sesuai dengan norma, standar, pedoman dan kriteria (NSPK), serta peraturan lainnya yang terkait dengan tugas dan fungsi masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan. Pelaksanaannya sekurang-kurangnya mencakup ketentuan-ketentuan sebagai berikut :
o Tersedianya rencana disain dan pengembangan
o Teridentifikasinya masukan (input) untuk pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Penetapan keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Pelaksanaan evaluasi terhadap tahapan pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
o Pelaksanaan verifikasi dan validasi terhadap keluaran (output) dari pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan disain dan pengembangan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.4. Sosialisasi / Pelatihan / Bimbingan Teknis
Kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis yang dilaksanakan oleh Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan sekurang-kurangnya mencakup :
o Tersedianya rencana kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis o Tersedianya bahan/ materi kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan
teknis yang memadai
o Tersedianya personil pelaksana kegiatan yang kompeten o Teridentifikasinya calon peserta
o Pelaporan hasil kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis o Dilakukannya evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi / pelatihan /
bimbingan teknis
o Dilakukannya evaluasi terhadap hasil sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan sosialisasi / pelatihan / bimbingan teknis dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.5. Pengadaan
Yang dimaksud dengan pengadaan adalah Pengadaan Barang dan Jasa Instansi Pemerintah, sebagaimana diatur dalam Keputusan Presiden (KEPPRES), Peraturan Presiden (PERPRES), Keputusan Menteri (KEPMEN) maupun Peraturan Menteri (PERMEN) yang berlaku saat ini
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengadaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6. Proses dan Pelaksanaan Kegiatan
7.6.1. Pengendalian proses dan pelaksanaan kegiatan
Unit Kerja / Pelaksana Kegiatan dan Penyedia Barang/Jasa merencanakan dan melaksanakan proses pelaksanaan kegiatan secara terkendali dengan cara :
o Memastikan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan persyaratan kegiatan / jasa yang diuraikan dalam Kerangka Acuan Kerja dan/atau Spesifikasi Teknis sebagaimana yang ditetapkan dalam Rencana Mutu (RMU, RMP dan RMK)
o Memastikan ketersediaan instrumen pengendalian kegiatan yang antara lain adalah :
Kerangka Acuan Kerja (KAK) dan/atau Spesifikasi Teknis untuk setiap kegiatan
Petunjuk Pelaksanaan / Instruksi Kerja, Daftar Simak untuk setiap kegiatan yang berpengaruh pada pencapaian mutu
7.6.2. Validasi proses dan pelaksanaan kegiatan
Validasi dilakukan pada kegiatan-kegiatan dimana tidak dapat dilakukan verifikasi secara langsung melalui monitoring dan/atau pengukuran secara berurutan
Proses validasi pada pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan mempertimbangkan ketentuan berikut :
o Sesuai dengan kriteria yang ditetapkan untuk tinjauan (review) dan persetujuan proses
o Validasi ulang bila hasilnya tidak sesuai dengan kriteria yang ditetapkan, setelah dilakukan perbaikan dan/atau penyempurnaan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan validasi dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.3. Identifikasi dan mampu telusur
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melakukan identifikasi hasil dari setiap tahapan kegiatan dari mulai awal sampai dengan selesainya kegiatan, dan mengidentifikasi status hasil kegiatan tersebut
Identifikasi dan mampu telusur (traceability) dimaksudkan untuk memastikan bahwa bisa dilakukan analisis apabila terjadi ketidaksesuaian pada proses dan hasil kegiatan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan identifikasi dan mampu telusur (traceability)dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.4. Pengelolaan Barang Milik Negara
Barang Inventaris yang digunakan dalam kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Sumber Daya Air adalah Barang Milik Negara (BMN)
Pengaturan pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) mencakup : o Identifikasi, perlindungan dan pemeliharaan Barang Milik Negara
(BMN)
o Melakukan pelaporan apabila terjadi kerusakan / kehilangan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengelolaan Barang Inventaris dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.6.5. Pemeliharaan Hasil Pekerjaan
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan memastikan bahwa :
o Hasil Pekerjaan tetap sesuai dengan persyaratan pada saat penyerahan, maka harus dilakukan pemeliharaan hasil pekerjaan sampai dengan waktu penyerahan,
o Pada proses penyerahan hasil pekerjaan, disyaratkan dan diterapkan proses pemeliharaan pada hasil pekerjaan dan/atau yang menjadi bagian dari hasil pekerjaan, agar hasil pekerjaan tetap terjaga mutunya.
Kegiatan pemeliharaan hasil pekerjaan meliputi : identifikasi, penanganan, penyimpanan, perlindungan, perawatan dan pengoperasian.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pemeliharaan hasil pekerjaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
7.7. Pengendalian Sarana Monitoring dan Pengukuran
o Untuk menjamin kesesuaian hasil pekerjaan, Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan dan melakukan pengendalian atas sarana monitoring dan pengukuran yang dibutuhkan
o Kegiatan pengendalian sarana monitoring dan pengukuran meliputi :
Menyusun instruksi Kerja pengoperasian instrumen / peralatan monitoring dan pengukuran serta tatacara melakukan verifikasi / validasi dan/atau kalibrasinya
Kegiatan verifikasi / validasi dan/atau kalibrasi tersebut dilakukan secara berkala atau setiap kali akan dipergunakan, dengan mengacu pada standar nasional / internasional sebagaimana ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengendalian atas sarana monitoring dan pengukurandikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
8.1. Umum
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan merencanakan dan menerapkan proses monitoring dan evaluasi yang diperlukan untuk :
o Memperagakan kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan o Memastikan kesesuaian Sistem Manajemen Mutu
o Meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Mutusecara terus menerus dan berkelanjutan
Proses monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu ini mencakup penentuan metode yang digunakan
8.2. Monitoring dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Kepuasan Pelanggan adalah salah satu pengukuran kinerja Sistem Manajemen Mutu. Metode yang efektif untuk memperoleh informasi tersebut ditetapkan dan disesuaikan dengan karakteristik masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan
Pengukuran kepuasan pelanggan dilakukan secara sampling dengan membagikan kuesioner kepada responden, wawancara dan observasi lapangan.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengukuran kepuasan pelanggan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.2.2. Audit Internal
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan melaksanakan Audit Internal secara berkala pada selang waktu yang telahterencana untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu :
o Telah memenuhi pengaturan yang dinyatakan dalam Manual Mutu dan sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh acuan normatif, yaitu standar ISO 9001 : 2008 dan Permen PU No.04/PRT/M/2009 o Diimplementasikan dan dipelihara secara efektif
Pelaksanaan kegiatan audit internal yang meliputi program audit, persiapan audit, pelaksanaan audit, dan pelaporan hasil audit ditetapkan dan diatur dalam Prosedur Audit Internal.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan Audit Internal dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.2.3. Monitoring dan Pengukuran Proses
Kegiatan monitoring dan pengukuran proses dilakukan dengan cara membandingkan antara langkah-kerja dalam pelaksanaan pekerjaan denganlangkah-kerja yang telah direncanakan dan ditetapkan dalam Rencana Mutu.
Pelaksanaan kegiatan ini diatur secara rinci dalam prosedur / instruksi kerja yang ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan monitoring dan pengukuran proses dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.2.4. Monitoring dan Pengukuran Hasil Pekerjaan (Produk)
Kegiatan monitoring dan pengukuran hasil pekerjaan dilakukan dengan menggunakan kriteria keberterimaan yang dipersyaratkan atas hasil pekerjaan seperti yang dinyatakan pada spesifikasi teknis dalam Rencana Mutu.
Pelaksanaan kegiatan ini diatur secara rinci dalam prosedur / instruksi kerja yang ditetapkan oleh masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan monitoring dan pengukuran hasil pekerjaan dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.3. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai
Untuk memastikan bahwa hasil pekerjaan tidak sesuai diidentifikasi dan dikendalikan guna mencegah penggunaan atau penyerahan yang tidak dikehendaki telah ditetapkan pengaturannya melalui Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai.
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan kegiatan pengendalian hasil pekerjaan tidak sesuai dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.4. Analisis data
Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan menetapkan, mengumpulkan dan menganalisis data yang sesuai dan memadai guna memperagakan kesesuaian, efektifitas Sistem Manajemen Mutu
Pengumpulan dan analisis data juga dimaksudkan untuk melakukan evaluasi apakah perbaikanyang berkesinambungan dari Sistem Manajemen Mutu dapat dilaksanakan
o Kepuasan pengguna / pengelola dan/atau penerima manfaat dari hasil pekerjaan
o Kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan
o Karakteristik dan kecenderungan dari proses dan hasil pekerjaan, termasuk peluang untuk tindakan pencegahan
o Kinerja para Penyedia Barang / Jasa
8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan Berkelanjutan
Seluruh Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan secara terus menerus meningkatkan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dengan melakukan upaya-upaya antara lain :
o Mengkomunikasikan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu kepada seluruh jajaran pada masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan guna meningkatkan pemahaman dan menjadikannya sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas
o Melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam Program Audit Tahunan pada masing-masing Unit Kerja dan Pelaksana Kegiatan
o Melakukan analisis data untuk kebutuhan mengambil langkah tindakan perbaikan
o Melaksanakan tindakan perbaikan yang berkesinambungan melalui tindakan korektif dan tindakan pencegahan
o Melaksanakan rapat Kaji Ulang Manajemen secara berkala guna memastikan kesesuaian, kecukupan, efektifitas dan diimplementasikannya Sistem Manajemen Mutu secara benar, konsisten, berkelanjutan serta peluang untuk peningkatan dan/atau kebutuhan akan perubahan pada Sistem Manajemen Mutu
8.5.2. Tindakan Korektif
Tindakan Korektif diambil dalam upaya untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian guna mencegah keterulangannya. Tindakan korektif yang diambil harus sesuai dengan pengaruh ketidaksesuaian yang dihadapi.
Tatacara pelaksanaan Tindakan Korektif ditetapkan dan diatur dalam Prosedur Tindakan Korektif
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan Tindakan Korektif dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Tindakan Pencegahan diambil dalam upaya untuk meminimalkan potensi ketidaksesuaian yang akan terjadi termasuk penyebabnya . Tindakan korektif yang diambil harus memperhitungkan dampak potensialnya
Tatacara pelaksanaan Tindakan Pencegahan ditetapkan dan diatur dalam Prosedur Tindakan Pencegahan
Rekaman / bukti kerja pelaksanaan Tindakan Pencegahandikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam Prosedur Pengendalian Rekaman
