DATA REDUKSI

LAMPIRAN ANALISIS DATA

Waktu Wawancara Hasil wawancara Kata Kunci

Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif

Senin, 12 Desember 2016 ( Ibu Siti Mindaryati ) Sabtu, 21 Januari 2017

( Ibu Suprihatin Siti Mulyani ) Senin, 23 Januari 2017

( Elga Indriyati)

Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif

1. Metode pemberkasan arsip dinamis aktif yang diterapkan di Apotek Hasil menggunakan format tanggal, bulan, tahun (Siti Mindaryati) - Metode pemberkasan

arsip dinamis aktif yang diterapkan di Apotek Hasil menggunakan abjad nama. Arsip disusun berdasarkan nama PBF (Siti Mulyani)

- Arsipnya, kalau disimpan biasanya berdasarkan setiap PBF itu lho, di sendirikan setiap PBF nya. (Elga Indriyati) 1. Arsip yang di pelihara

adalah arsip manual (Siti Mindaryati)

- Sementara arsip yang di pelihara masih dengan manual. (Siti Mulyani) - Manual (Elga Indriyati) 2. Arsip yang di pelihara itu

di ikat per sales per nama PBF, tidak urut nama PBF. Arsip yang di pelihara di susun berdasarkan banyak sedikitnya volume faktur, jika faktur lebih banyak berarti di susun di bawah. Selama ini arsip yang di pelihara tidak mengalami kerusakan dikarenakan di makan rayap. (Siti

Mindaryati)

- Arsip yang dipelihara tidak mengalami

kerusakan dikarenakan di makan rayap. (Siti

Mulyani)

Metode pemberkasan arsip aktif di Apotek Hasil disusun menggunakan abjad nama. Arsip disusun berdasarkan nama PBF.

Arsip yang di pelihara di Apotek Hasil Salatiga masih arsip manual.

Arsip yang di pelihara oleh Apotek Hasil Salatiga merupakan arsip faktur dari berbagai macam PBF yang disimpan didalam lemari.

Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif

- Arsip yang dipelihara pernah dimakan rayap, dikarenakan arsip yang dipelihara di simpan lima tahun (Elga Indriyati) 3. Pembersihan, perawatan

dan penyusunan arsip dilakukan setiap akhir bulan, terkadang 2 bulan sekali. Tetapi jika pembeliannya banyak berarti 1 bulan sekali kita buat pembukuannya lalu di arsip. (Siti Mindaryati) - Arsip yang di pelihara

tidak selamanya di simpan di lemari. Arsip dilakukan pengecekan lima tahun sekali untuk memastikan apakah faktur – faktur tersebut sudah terbayar lunas atau belum. Jika sudah lunas dimasukkan di gudang, tetapi jika arsip baru kita simpan selama dua sampai tiga tahun. (Siti Mulyani) - Pembersihan dan

perawatan arsip HV dan OWA bisa setahun sekali, tetapi untuk faktur di simpan selama lima tahun sekali. (Elga Indriyati) 1. Peralatan yang digunakan

untuk menyimpan arsip HV dan OWA ada lemari, ada kliping yang biasanya di sebut arsip tidak

penting (Siti Mindaryati) - Peralatan yang digunakan

untuk menyimpan arsip HV dan OWA ada clip, arsip ditaruh didalam map baru di taruh di dalam kardus. (Siti Mulyani) - Peralatan yang digunakan

untuk menyimpan arsip

Tidak adanya kepastian jadwal untuk melakukan pengecekan dan pembersihan arsip terutama arsip HV dan OWA beserta dengan arsip faktur.

Peralatan yang ada dan digunakan untuk menyimpan arsip HV dan OWA ada lemari dan pemberian map untuk arsip.

Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan

Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi

HV dan OWA

menggunakan lemari. (Elga Indriyati)

1. Selama mengelola arsip di Apotek Hasil belum pernah terjadi arsip hilang, dan arsip selalu siap saat dibutuhkan (Siti Mindaryati) - Selama mengelola arsip

di Apotek Hasil belum pernah terjadi arsip hilang, tetapi ada kekeliruan dalam membuat laporan (Elga Indriyati)

2. Awal mula belajar dari nol untuk mengelola arsip di Apotek Hasil dan di bimbing oleh pemilik juga apoteker. (Siti Mindaryati)

- Dilatih sama mbak siti (Elga Indriyati)

1. Ada kesepakatan antara pemilik dan apoteker terkait dengan arsip yang disimpan di Apotek Hasil. Setiap lima tahun arsip lama dan arsip baru harus dipisahkan. Arsip lama di simpan di dalam gudang sedangkan untuk arsip baru di simpan di lemari. (Siti Mindaryati)

- Tergantung dari arsip nya apakah arsip per bulan atau per tahun? Jika per bulan biasanya di simpan di lemari, terus kalau sudah lama di masukkan di doos (Elga Indriyati) 2. Selama ini belum pernah

mengalami kesulitan dalam menemukan arsip

Di dalam pengelolaan arsip di Apotek Hasil arsip yang dikelola belum pernah terjadi arsip hilang. Tetapi di dalam penulisan laporan sering terjadi kekeliruan antara pengelola dengan asisten apoteker.

Pelatihan untuk mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga di berikan secara langsung dari pemilik apotek. Dari pengelola melatih asisten apoteker untuk mengelola arsip HV dan OWA di Apotek Hasil Salatiga.

Sistem penyimpanan arsip yang di terapkan di Apotek Hasil rata rata selama lima tahun. Ada dua arsip yang dikelola antara lain arsip laporan HV dan OWA bulanan dan arsip laporan HV dan OWA tahunan.

Arsip HV dan OWA yang di kelola oleh Apotek Hasil Salatiga berasal dari faktur.

yang disimpan. Karena ada catatan di buku manual (Siti Mindaryati) - Pernah mengalami

kesulitan dalam

menemukan arsip terlebih jika terjadi selisih arsip antara yang dibuat pengelola dengan asisten apoteker (Elga Indriyati) 3. Pernah mengusulkan

kepada pemilik untuk menambah peralatan berupa komputer, tetapi terdapat kendala dimana data arsip yang dikelola hilang. Apotek Hasil pernah mencoba selama dua tahun.

(Siti Mindaryati) - Pernah mencoba

menambah peralatan dengan komputer, tetapi terdapat kendala di listrik selama dua tahun di coba yang terjadi data banyak yang rusak dan hilang akhirnya di kembalikan ke manual. (Siti Mulyani) - Pernah usul untuk

penggsntisn etalase di karenakan terlalu kecil, rak. (Elga Indriyati)

Dari faktur inilah semua jenis nama barang di pindah ke dalam buku manual sehingga lebih mudah mencari. Tetapi ada kelemahan dimana ketika ada selisih laporan antara yang dibuat pengelola dengan asisten apoteker sehingga harus mencari lagi faktur asli yang sesuai Pernah mengusulkan

menambah peralatan berupa komputer kepada pemilik tetapi ada hambatan yaitu listrik.

Manajemen Laporan Senin, 9 Januari 2017 (Ibu Siti Mindarwati) Sabtu, 21 Januari 2017

(Ibu Siti Suprihatin S.Far. Apt)

1. Setiap hari ada pencatatan buku laporan terkait dengan laporan HV dan OWA. Laporan

pembukuan keseluruhan di buat setiap akhir bulan (Siti Mindaryati)

- Untuk pembukuan di buat per hari, sedangkan untuk pengarsipan disusun setiap satu bulan sekali dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan menjadi satu. (Ibu Siti Mulyani)

Pencatatan penjualan produk HV dan OWA dilakukan setiap hari.

Laporan pembukuan keseluruhan penjualan produk HV dan OWA di susun setiap akhir bulan dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan menjadi satu

2. Didalam penyusunan laporan HV dan OWA tidak ada prosedur atau mekanisme dari pemilik apotek. (Siti Mindaryati) - Didalam penyusunan

laporan HV dan OWA tidak ada prosedur yang mengikat dari pemilik apotek, tetapi di dalam penyusunan laporan HV dan OWA di susun searah sehingga didalam

pengarsipan tidak terbalik balik dari barang datang hingga faktur di serahkan. (Siti Mulyani)

- Di dalam penyusunan laporan HV dan OWA setiap apotek berbeda beda, tetapi untuk mekanismenya hampir sama. (Elga Indriyati) 3. Laporan HV dan OWA

tidak hanya pemilik saja yang membutuhkan tetapi apoteker juga

membutuhkan. (Siti Mindaryati)

- Laporan HV dan OWA di butuhkan oleh apotek. Sebagai tanda bukti nyata bahwa faktur sudah lunas. Atau bisa di butuhkan jika terjadi retur. (Siti Mulyani)

- Laporan HV dan OWA di butuhkan oleh pemilik, dan laporan ini juga dibutuhkan oleh apotek. Dinas dan pusat juga membutuhkan laporan HV dan OWA dengan tujuan untuk mengecek apakah ada obat – obat tertentu yang dijual di apotek tanpa terdaftar. (Elga Indriyati)

Mekanisme atau prosedur resmi di dalam melakukan penyusunan laporan HV dan OWA dari pemilik tidak ada. Format penyusunan laporan HV dan OWA berdasarkan instruksi dari apoteker. Laporan HV dan OWA disusun searah dengan tujuan agar tidak terbalik.

Urgensi kebutuhan laporan HV dan OWA di Apotek Hasil SaLatiga.

4. Laporan HV dan OWA yang disusun pernah di kembalikan, di dalam satu tahun bisa tiga kali. (Siti Mindaryati) - Laporan HV dan OWA

yang disusun pernah di kembalikan kepada pengelola dan asisten apoteker untuk

diperbaiki. Bisa tiga kali dalam satu tahun. Kesalahan di dalam pemberian nomer faktur. (Siti Mulyani)

- Laporan HV dan OWA pernah di kembalikan bisa dua tiga kali nan dalam setahun karena keliru di selisish laporan HV dan OWA.

(Elga Indriyati) 5. Di dalam penyusunan

berkas laporan HV dan OWA di susun di dalam buku besar.

(Siti Mindaryati) - Di dalam penyusunan

arsip HV dan OWA itu di kelompokkan

berdasarkan per tangal baru dijadikan satu dalam waktu 30 hari.

Dimasukkan di map, di masukkan kardus, kemudian di kardus di tempeli itu bulan apa, tahun apa. (Siti Mulyani)

Laporan HV dan OWA yang disusun sering di kembalikan di karenakan selalu ada kesalahan.

Penyusunan berkas laporan HV dan OWA yang

diterapkan di Apotek Hasil di susun di dalam buku besar. Disusun per bulan.

Lampiran 3

DATA DISPLAY

Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Prosedur Laporan Kriteria Laporan Berkas Laporan Manajemen Laporan Metode Pemberkasan Arsip Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Peralatan dan Perlengkapan Arsip Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan Penyelenggaraan Kearsipan yang baik

Lampiran 4

KETERANGAN DATA DISPLAY

 Manajemen Laporan

 Prosedur Laporan

 Kriteria Laporan

 Berkas Laporan Makna :

 Penyusunan laporan di buat dengan prosedur atau mekanisme yang berlaku

 Kriteria pembuatan laporan diterapkan agar laporan yang dibuat sesuai

 Pemberkasan laporan dibuat dengan tujuan lebih mudah menemukan laporan yang disimpan

 Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Makna :

 Penggunaan cara dalam memberkaskan arsip dinamis. Apakah menggunakan sistem abjad nama, geografis

 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif Makna :

 Penanganan dalam melakukan peawatan arsip berupa laporan HV dan OWA yang diterapkan oleh pihak Apotek

 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif Makna :

 Peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh apotek dalam menyusun arsip dinamis aktif

 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan Makna :

 Kualifikasi karyawan apotek dalam menyusun dan mengelola arsip berupa laporan HV dan OWA

 Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi Makna :

Lampiran 5

Dokumentasi peneliti tanggal 12 Desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017 Hasil wawancara dan observasi

No Tanggal wawancara

Hasil Wawancara Open coding (pengkodean terbuka) Coding 1. 12 desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017 Manajemen Laporan

Peneliti melakukan wawancara kepada pengelola apotek dan asisten apoteker sebagai pengelola arsip dinamis aktif dan apoteker sebagai penanggungjawab dalam kelola arsip dinamis yang ada di Apotek Hasil Salatiga dan mendapatkan hasil antara lain :

a. Setiap hari ada pencatatan penjualan produk HV dan OWA yang dilakukan oleh semua karyawan. Baik apoteker, asisten apoteker dan pengelola apotek. Sehingga sering tertukar didalam pencatatan obat HV dan OWA.

b. Laporan pembukuan keseluruan penjualan produk HV dan OWA disusun setiap akhir bulan dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan satu.

c. Tidak ada mekanisme atau prosedur resmi di dalam melakukan penyusunan laporan HV dan OWA dari pemilik apotek. Format penyusunan laporan HV dan OWA berasal dari apoteker yang berperan sebagai pemeriksa laporan HV dan OWA yang disusun oleh pengelola dan asisten apoteker.

Penyampaian

informasi (informasi passing)

Penyusunan laporan HV dan OWA berawal dari pencatatan setiap terjadi transaksi pembelian obat HV dan OWA di Apotek Hasil Salatiga

Penyusunan Laporan HV dan OWA di pisah dalam pencatatan penjualan sesuai dengan jenis obat HV dan OWA per bulan. Dalam satu tahun laporan HV dan OWA dijadikan satu buku. Mekanisme

penyusunan laporan HV dan OWA tidak ditentukan oleh pemilik apotek. Apoteker yang mengarahkan kepada pengelola dan asisten apoteker untuk dapat menyusun laporan HV dan OWA sesuai dengan yang di harapkan apoteker. Prosedur Laporan Prosedur Laporan Mekanisme Laporan

2. 3. Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif

d. Arsip dinamis aktif berupa laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh pemilik apotek sebagai laporan dan dinas pusat dengan tujuan untuk mengecek apakah laporan HV dan OWA yang telah disusun sesuai dengan jenis obat yang dijual oleh apotek.

e. Laporan HV dan OWA yang disusun oleh asisten apoteker dan pengelola apotek sering mengalami kesalahan dan di kembalikan oleh apoteker untuk di perbaiki. Dalam setahun bisa tiga kali laporan di kembalikan. f. Penyusunan berkas laporan

HV dan OWA disusun didalam buku besar berukuran folio. Penyusunan laporan dilakukan perbulan.

Metode pemberkasan arsip dinamis aktif berupa laporan HV dan OWA. Arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama. Disusun berdasarkan nama PBF

a. Arsip laporan HV dan OWA yang dipelihara baik per bulan ataupun per tahun adalah arsip manual

b. Arsip yang dipelihara merupakan arsip faktur dari berbagai macam PBF. Arsip yang di pelihara pernah dimakan rayap,

Arsip laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh pemilik apotek dan dinas pusat. Pemilik apotek sebagai bukti laporan, dinas pusat sebagai alat bukti terhadap jenis obat HV dan OWA yang dijual oleh Apotek Hasil Salatiga. Laporan HV dan OWA yang disusun oleh pengelola apotek dan asisten apoteker sering mengalami kesalahan karena ada selisih. Dalam satu tahun di kembalikan tiga kali

Berkas laporan HV dan OWA disusun dalam buku besar berukuran folio dan disusun per bulan

Pemberkasan arsip dinamis aktif berupa arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama PBF

(Perusahaan Besar Farmasi)

Arsip Laporan HV dan OWA yang disusun adalah arsip yang dibuat secara manual

Arsip faktur dipelihara dengan tujuan agar ketika terjadi selisih dalam penyusunan laporan HV dan OWA

Kriteria Laporan Prosedur Laporan Berkas Laporan Metode Pemberkasan Abjad Nama Pemeliharaan Arsip Pemeliharaan Arsip

4. 5. 6. Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan Penyelenggaraan Kearsipan yang baik Bagi Organisasi

dikarenakan arsip yang dipelihara disimpan selama lima tahun

c. Pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip dilakukan tidak menentu. Bisa dua sampai tiga tahun atau lima tahun sekali.

Peralatan yang digunakan untuk menympan arsip HV dan OWA adalah lemari, map dan kardus.

a. Didalam pengelolaan arsip di Apotek Hasil, arsip yang dikelola belum pernah terjadi arsip hilang. Tetapi, di dalam penulisan laporan sering terjadi kekeliruan antara pengelola dengan asisten apoteker.

b. Pelatihan dalam mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga di berikan langsung dari pemilik apotek. Dari pengelola melatih asisten apoteker untuk mampu mengelola arsip HV dan OWA.

a. Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan oleh Apotek Hasil rata – rata selama lima tahun, Ada dua arsip yang dikelola antara lain : arsip HV dan OWA bulanan dan arsip HV dan OWA tahunan. b. Penyusunan arsip HV dan

OWA yang di kelola

arsip asli dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip secara berkala dapat memperpanjang umur arsip yang disimpan Peralatan yang diadakan untuk melindungi arsip yang disimpan dari bahaya yang menyebabkan arsip mengalami kerusakan. Pengelolaan arsip dibutuhkan orang yang teliti dan cekatan dalam mengelola arsip dengan tujuan meminimalkan kesalahan dalam bidang kearsipan. Adanya pelatihan terhadap karyawan apotek yang bertanggungjawab sebagai pengelola arsip dapat menjadikan karyawan menjadi lebih profesional

Arsip yang disimpan selama lima tahun didalam almari. Arsip yang disimpan di dalam lemari adalah arsip HV dan OWA bulanan dan Arsip HV tahunan

Faktur sebagai arsip utama yang berperan

Penjagaan Arsip Peralatan dan perlengkapan Syarat Pegawai Arsip Syarat Pegawai Arsip Prosedur Penyimpanan Arsip Mekanisme Penyusunan

berasal dari faktur. Dari faktur tersebut, semua jenis nama barang di pindah kedalam buku manual sehingga lebih mudah mencari. Tetapi, ada kelemahan dimana ketika ada selisih laporan yang dibuat antara laporan yang disusun oleh pengelola dengan laporan yang disusun oleh asisten apoteker. Sehingga harus mencari faktur asli yang sesuai.

c. Pernah mengusulkan menambah peralatan berupa komputer kepada pemilik tetapi ada hambatan yaitu listrik.

sebagai sumber dalam melakukan penyusunan arsip HV dan OWA. Dengan adanya peralatan yang menunjang akan mendukung terselenggaranya arsip. Arsip Perlengkapan Pengarsipan

Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif belum berjalan dengan baik dan benar

Arsip yang disimpan masih arsip yang tercampur antara arsip aktif dan inaktif

Arsip disimpan didalam lemari kayu selama lima tahun.

Arsip disimpan didalam lemari rawan di makan rayap. Arsip yang dimakan rayap adalah arsip laporan HV dan OWA yang sudah lunas

Peralatan dan perlengkapan yang ada disesuaikan dengan prosedur yang berlaku di Apotek Hasil Salatiga

Pencatatan transaksi HV dan OWA di lakukan setiap hari dan dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker dan pengelola

Sering terjadi kekeliruan didalam pencatatan transaksi jenis obat HV dan OWA , jenis obat HV dicatat di buku OWA, obat OWA dicatat di buku HV. Laporan HV dan OWA yang

disusun adalah dengan cara manual. Laporan disusun di buku berukuran folio oleh pengelola dan asisten apoteker

Laporan yang disusun baik asisten apoteker maupun pengelola sering terjadi selisih, sehingga harus mencari arsip faktur asli yang sesuai.

Usaha untuk menjaga kelangsungan hidup arsip dengan mengadakan

perawatan dan pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip yang terdiri dari pembersihan, penyusunan dan pengecekan arsip belum terselenggara dengan baik karena tidak ada jadwal tetap Lampiran 6

 Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori

 Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif yang diterapkan belum berjalan dengan baik dan benar

Pencatatan laporan HV dan OWA dilakukan setiap hari untuk mengetahui jenis obat HV dan OWA yang sudah terjual. Pencatatan masih keliru dan sering terbalik. Pencatatan dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker dan pengelola.

Arsip dinamis aktif yang dikelola adalah laporan arsip HV dan OWA yang ada di Apotek Hasil Salatiga

Pemberkasan arsip dinamis aktif berupa faktur disusun berdasarkan abjad nama PBF (Perusahaan Besar Farmasi)

Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan ketika ada perbedaan laporan yang disusun oleh asisten apoteker dengan pengelola, arsip faktur yang dibutuhkan dengan mudah dapat dicari.

Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan agar arsip yang dikelola dapat memperpanjang umur arsip.

Usaha yang dilakukan oleh karyawan dalam memelihara arsip dilakukan dengan cara melakukan pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip dalam jangka dua sampai tiga dan lima tahun. Tergantung arsip yang dipelihara

Sistem penyimpanan yang dilakukan harus memperhatikan tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip.

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip belum sesuai dengan kebutuhan pengarsipan di Apotek Hasil Salatiga sehingga tidak efektif.

Lampiran 7

 Selective coding (Pengodean Selektif) Urutan kategori khusus

Lampiran 8

Sistem Pengelolaan Arsip Faktur

Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Bulan

Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Tahun

Kondisi Apotek Hasil Salatiga ketika sedang di perbaiki

Fasilitas Apotek Hasil Salatiga

Buku Laporan HV dan OWA berdasarkan dari faktur

Jenis Obat OWA

Dalam dokumen T1 Lampiran Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Apotek Hasil Salatiga (Halaman 31-47)