Lampiran 1
PEDOMAN WAWANCARA
Dalam upaya memperoleh data, penelitian ini menggunakan wawancara sebagai metode utama untuk melakukan pengkajian data secara mendalam. Berikut ini merupakan pedoman wawancara yang ditujukan kepada responden/informan yang berkaitan dengan objek yan akan diteliti oleh peneliti.
No Variabel Pertanyaan Wawancara
1. Manajemen Laporan 1. Ibu kalau saya boleh tahu, ibu dalam menyusun laporan terkait dengan HV dan OWA apakah dibuat per bulan atau dibuat per tahun? 2. Kalau saya boleh tahu ibu, ada atau tidak
prosedur / mekanisme pembuatan laporan dari pemilik apotek berkaitan dengan laporan HV dan OWA yang ibu buat?
3. Laporan HV dan OWA yang ibu buat selama ini kalau saya boleh tahu di butuhkan oleh siapa saja? Apakah hanya dibutuhkan oleh pemilik apotek saja?
4. Selama ibu menyusun laporan HV dan OWA, pernah atau tidak laporan yang ibu susun dikembalikan ke ibu untuk diperbaiki? Kalau pernah berapa kali laporan ibu dikembalikan? 5. Kalau saya boleh tahu ibu, dalam menyusun
berdasarkan tahun? 2. Metode Pemberkasan Arsip
Dinamis Aktif
6. Ibu kalau boleh saya tahu, di apotek Hasil sendiri dalam menyimpan arsip menggunakan sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah arsip tersebut disusun menggunakan urutan abjad nama, berdasarkan tempat atau lokasi arsip disusun, atau berdasarkan subjek nya?
3. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
7. Arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan OWA di Apotek Hasil itu arsipnya dibuat secara manual atau elektronik ibu? Kalau manual pernah tidak ada kejadian arsip yang dipelihara itu mengalami kerusakan? Seperti dimakan rayap atau berjamur? Lalu bagaimana
penanganan yang ibu lakukan ketika arsip yang dipelihara mengalami kerusakan?
8. Kalau saya boleh tahu, dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip seperti arsip HV dan OWA yang ada di Apotek Hasil Salatiga seperti apa? Apakah hanya ruangan saja yang dibersihkan? 9. Kalau saya boleh tahu, ibu dalam melakukan
pembersihan dan perawatan arsip HV dan OWA dilakukan berapa kali ibu?
Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
menggunakan peralatan seperti apa?
5. Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan.
11.Selama ibu mengelola arsip di Apotek Hasil pernah tidak arsip yang ibu kelola hilang? 12.Kalau saya boleh tahu, dulu ibu bisa menjadi
pengelola arsip di Apotek Hasil ini bagaimana proses awalnya?
6. Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi.
13.Kalau saya boleh tahu, arsip yang selama ini ibu pelihara apakah hanya di simpan di dalam lemari saja? Apakah tidak ada arsip yan disimpan di dalam dos atau di atas meja kerja ibu?
14.Selama ibu mengelola arsip HV dan OWA apakah ada kesulitan dalam menemukan arsip? 15.Kalau saya boleh tahu, pernah tidak ibu
Lampiran 2 Wawancara 1
Sebelum wawancara dimulai dengan ibu siti, peneliti sempat diingatkan bahwa Apotek Hasil Salatiga pada tanggal 12 Desember 2016 akan berpindah tempat. Wawancara ini dilakukan dirumah beliau yang bertempat di Perumahan Candirejo Permai Jalan Akasia 3 RT 04/ RW 06 pada pukul 19.00 WIB pada tanggal 19 Oktober 2016.
Peneliti : Maaf kalau saya mengganggu waktu ibu sebentar, gini ibu saya mau tanya kalau saya boleh tahu itu di Apotek Hasil dalam menyimpan arsip menggunakan sistem penyusunannya itu disimpannya seperti apa apakah arsip tersebut menggunakan urutan abjad nama, atau berdasarkan tempat atau lokasi arsip disusun atau berdasarkan subjeknya?
Narasumber : Berdasarkan itu, apa eee bulan, tanggal dan itu PBF nya juga dan juga itu urutan eee apa faktur ya itu ya, faktur itu berarti urutan emm itu pembelian dari salesnya, dari tanggalnya. Tanggal, bulan, tahun.
Peneliti : Ibu, arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan OWA di apotek Hasil itu, arsipnya dibuat secara manual atau elektronik ibu?
Narasumber : Sementara ini masih dengan manual, karena gangguan biasanya itu kemarin gangguan listrik itu lho, susah banget untuk itu karena kita ndak sedia diesel. Disitu itu sering mati lampu, jadi kalo kita mau pake komputer, kendalanya listrik itu
Peneliti : Eee, itu kan manual ibu, kalau pas penyusunan arsip yang dilakukan secara manual itu pernah tidak kayak arsip yang dipelihara itu mengalami kerusakan ibu?
Peneliti : Kalau eee saya boleh tahu, dalam pemeliharaan dan penjagaan arsip seperti arsip HV dan OWA yang ada di Apotek Hasil itu seperti apa ibu?
Narasumber : Ya kita ikat per sales per nama PBF gitu, per tanggal, per bulan, satu ikat itu terus di susun per sesuai dengan itunya eee nama PBF nya tidak urut abjad tapi nama PBF nya. Banyak sedikitnya volume faktur, kalau yang lebih banyak berarti dibawah.
Peneliti : Berarti seperti arsip HV dan OWA itu disimpan di dalam lemari?
Narasumber : sementara di simpan di lemari kayu yang tersedia disana.
Peneliti : Kalau pakai lemari kayu, eee pernah tidak sih bu kejadian kayak ada rayap?
Narasumber : Ohh tidak, lebih aman dikayu itu soalnya kayu itu sudah puluhan tahun disitu
Peneliti : Kalau saya boleh tahu ibu, melakukan pembersihan sama perawatan arsip HV dan OWA itu dilakukan berapa kali ibu?
Narasumber : itu setiap akhir bulan kita susun, kadang 2 bulan kalau kita pembeliannya hanya sedikit berarti 2 bulan sekali kita arsipkan, kita kemas, kita namain seperti itu. Tapi kalau pembeliannya banyak berarti 1 bulan kita tutup, kita bikin pembukuan ya kita arsip itu.
Peneliti : Eee, kalau eee saya boleh tahu arsip HV dan OWA itu di simpan oleh ibu menggunakan peralatan yang seperti apa? Apakah hanya disimpan di lemari, eee atau mungkin dibuat kliping atau seperti apa?
Narasumber : Ada yang kita buat kliping, itu istilahnya faktur tidak penting, ada yang hanya kita ikat karet, jadikan satu per satu bulan itu, terus dimasukkan almari itu kita susun sudah per bulannya itu.
Narasumber : Selama ini Alhamdulillah tidak, selalu siap.
Peneliti : Emm, kalau saya boleh tahu dulu ibu bisa menjadi pengelola arsip di Apotek Hasil itu prosesnya bagaimana ibu?
Narasumber : Awal mula ya belajar dari nol, di bimbing oleh pemilik, juga apoteker juga. Mereka mungkin melihat hasil kerja saya selalu aman tidak ada masalah seperti itu.
Peneliti : Itu proses awalnya dari tahun berapa ibu kalau saya boleh tahu?
Narasumber : 2000 (beliau berusaha mengingat), sudah lama banget ik ya, lupa aku pokoknya 15 tahun ya lebih.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu arsip yang selama ini ibu pelihara apakah hanya disimpan di dalam almari saja?
Narasumber : Kalau sudah kan, itu ada kesepakatan dari pemilik dan apoteker, kalau sudah 5 tahun itu harus di pisahkan dengan yang baru. Jadi yang lama itu harus terpisah dan istilahnya disimpan didalam gudang yang kalau sewaktu – waktu masih butuh gitu. Tapi kalau yang baru itu kan di almari gitu dalam dua, ehh satu sampai tiga tahun, di situ.
Peneliti : Berarti eee penyusunan arsip yang di HV sama OWA itu disusun ibu setiap hari?
Narasumber : Ada dua orang petugas.
Peneliti : dua orang petugas?
Peneliti : Itu laporan ke pemilik dan apoteker dilakukan setiap bulan?
Narasumber : Setiap bulan.
Peneliti : Itu kan gini bu, eee arsip yang tadi ibu bilang yang baru disusun dan disimpan di dalam lemari selama satu sampai tiga tahun, eee selama itu pernah ga sih ibu menemui kesulitan dalam menemukan arsip yang ibu simpan selama satu sampai tiga tahun itu?
Narasumber : Ndak, karena kita ada yang disimpan juga ada yang dicatat secara manual itu kan seandainya tidak mencari arsip faktur pun dimanual buku itu kan ada. Jadi buku besar itu sudah urut tahunnya.
Peneliti : Jadi disusun melalui buku itu bu?
Narasumber : Buku, iya jadi kita tiga tahap itu.
Peneliti : Eee, gini ibu, kalau saya boleh tahu, pernah tidak sih ibu eee mengusulkan kepada pemilik apotek untuk menambah peralatan dalam mengelola arsip HV dan OWA?
Narasumber : Sudah, cuman ya itu tadi kendalanya sudah pernah kita coba dua tahun nggak bisa justru malah rusak disitu, hilang datanya disitu.
Peneliti : Eee, bisa ibu jelaskan sedikit tentang HV dan OWA itu seperti apa obatnya?
Narasumber : Kalau pembelian HV itu, kita taruh eee kaya bodrex, kaya promagh gitu, kaya eee minyak kayu putih, itu adalah obat HV. Kalau OWA itu obat yang emm harus pake resep dokter dan eee harus dengan SP yang resmi.
Peneliti : Terimakasih ibu Siti, maaf sudah mengganggu waktunya tadi.
Lampiran 3 Wawancara 2
Peneliti kembali melakukan wawancara dengan ibu Siti Mindaryati selaku pengelola Apotek Hasil Salatiga yang mempunyai tugas sebagai penanggung jawab arsip. Wawancara ini dilakukan di Apotek Hasil Salatiga pada jam 15.00 WIB pada tanggal 9 Januari 2017. Sebelum wawancara dimulai, peneliti melakukan konfirmasi kepada ibu Siti Mindaryati terkait dengan rencana berpindahnya Apotek Hasil Salatiga pada tanggal 12 Desember 2016. Ibu Siti Mindaryati sempat melakukan konfirmasi kepada peneliti bahwa Apotek Hasil Salatiga tidak jadi berpindah tempat dikarenakan pemilik bangunan menjanjikan kepada pemilik Apotek Hasil Salatiga yaitu bapak Didik, bahwa tempat atau lokasi yang ditempati akan segera di lakukan perbaikan, sehingga bapak Didik memperpanjang kontrak bangunan. Tetapi hingga saat ini tempat yang dijanjikan akan di perbaiki hingga saat ini tidak ada tindak lanjut dari pemilik bangunan yang ditempati oleh Apotek Hasil Salatiga. Ibu Siti Mindaryati sempat mengeluhkan kondisi tempat di Apotek dikarenakan ada beberapa fasilitas yang tidak dapat beroperasi seperti kulkas yang ada di Apotek. Apotek Hasil sendiri pernah ditegur oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) karena tempat / lokasi apotek yang dianggap kotor. Ibu Siti Mindaryati juga sempat mengeluh kepada peneliti terkait dengan harga sewa yang disepakati dikarenakan harga sewa bangunan yang dianggap tidak sebanding dengan bangunan yang ditempati oleh Apotek Hasil Salatiga.
Peneliti : Maaf sebelumnya kalau mengganggu waktu ibu karena tadi saya lihat apotek sedang ramai. Ibu kalau saya boleh tahu, eee ibu dalam menyusun laporan HV dan
OWA itu di buat per bulan atau per tahun?
Narasumber : HV dan OWA?
Peneliti : Iya
Narasumber : Setiap hari kita ada laporan pembukuan.
Peneliti : Maksud saya laporan pembukuan keseluruhan
Peneliti : kalau saya boleh tahu itu, dalam penyusunan laporan HV dan OWA itu ada prosedur atau mekanismenya sendiri tidak dari pemilik apotek terkait dengan laporan HV dan OWA itu?
Narasumber : Oww, nggak kita nanti beberapa bulan di cek oleh pemiliknya gitu, tiap bulan begitu, dia yang bikin aku yang ngecek, nanti aku yang di cek oleh pemiliknya. Jadi pengelolanya aku, yang membuat asisten apoteker, nanti aku ngecek sebagai pengelola lalu tiga bulan sekali di cek oleh pemilik apotek. Satu tahun gitu stock opname.
Peneliti : Itu selama ibu menyusun itu pernah tidak laporan HV dan OWA itu dikembalikan lagi ke ibu?
Narasumber : Ada, pernah eee dalam satu tahun bisa tiga kali.
Peneliti : Bisa tiga kali?
Narasumber : Iya, hee
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga laporan HV dan OWA itu dibutuhkan sama pemilik saja atau sama apoteker juga?
Narasumber : Apoteker, apoteker juga ngecek. Tapi tidak setiap saat apoteker ngecek, kalau obat lha itu barang datang, faktur itu di cek oleh apoteker. Sama SP (Surat Pesanan) kan, eee bulan ini pesan apa saja gitu, kana ada laporan nya juga yang sudah masuk apa yang keluar apa itu apoteker plus asisten apotekernya. Kalau aku pengelola, sebagai pengelola barang yang ada barang yang habis dan laporan keuangan yang sudah dibikin oleh dia (asisten apoteker) terus baru aku nanti cek, tiga bulan ada kejanggalan pemilik telpon begitu.
Narasumber : Tiap bulan? Oww fakturnya?
Peneliti : Tidak, maksudnya kan laporan HV dan OWA itu tadinya kan di buat perbulan, la itu dalam satu tahun itu?
Narasumber : Dalam buku, satu besar.
Peneliti : Dijadikan dalam satu buku besar?
Narasumber : Iya, dalam buku besar satu. Terus kalau ada laporan khusus juga sendiri, maksudnya dalam arti mungkin untuk eee biaya bayar listrik, itu ada bukunya sendiri, tapi dalam laporan satu itu juga masuk disitu nanti ada khusus lagi pengeluaran gitu.
Lampiran 4 Wawancara 1
Setelah peneliti mendapatkan data awal wawancara dengan ibu Siti Mindaryati selaku pengelola Apotek Hasil Salatiga, untuk mendapatkan lebih konkrit peneliti melakukan wawancara kepada ibu Suprihatin Siti Mulyani S. Far. Apt yang mempunyai tanggungjawab sebagai apoteker di Apotek Hasil Salatiga. Wawancara ini dilakukan pada tanggal 21 Januari 2017 bertempat di Apotek Hasil Salatiga pada pukul 16.00 WIB.
Peneliti : Selamat sore ibu, maaf mengganggu waktu ibu sebentar, saya mau wawancara ibu apakah bisa?
Narasumber : O ya mas bisa wawancara. Gimana mas?
Peneliti : Begini ibu, kalau saya boleh tahu ibu dalam menyusun laporan terkait dengan HV dan OWA itu apakah dibuat per bulan atau per tahun?
Narasumber : Untuk pembukuan kita buat per hari, setiap hari kita masukkan ke pembukuan tapi untuk pengarsipan kita susun setiap satu bulan sekali, kita kelompokkan dalam satu bulan itu menjadi satu.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu ibu, ada atau tidak prosedur atau mekanisme pembuatan laporan dari pemilik apotek terkait dengan laporan HV dan OWA yang ibu buat?
Narasumber : Kalau prosedur atau mekanisme yang secara mengikat dari pemilik terkait dengan pembuatan laporan HV dan OWA tidak ada, tetapi dalam penyusunan laporan HV dan OWA alangkah baiknya dibuat searah, Didalam pengarsipan jangan sampai terbalik balik, mulai dari barang datang, hingga faktur diarsipkan harus searah. Perlu dijelaskan lebih?
Peneliti : Iya ibu saya juga mau tahu, kalau memang ada peraturan atau mekanisme itu, mekanismenya seperti apa?
Peneliti : Mekanisme pembuatan laporan HV dan OWA itu.
Narasumber : Mulai dari barang datang, barang datang itu tentunya ada faktur bersama copyannya, kita mengambil faktur setelah ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut kita cek barang dengan benar, apakah barang tujuannya itu apakah benar di Apotek Hasil, apakah barangnya sesuai dengan yang kita pesan, baru kita tandatangani faktur tersebut lalu kita kasih cap. Biasanya setiap barang pengiriman ada lima copyan, kita mengambil copyan faktur yang terakhir. Sisanya kita kembalikan lagi ke pengirim atau ke sales. Setelah itu kita cek batch dan expired, karena tujuannya saat kita retur barang, antara data faktur dengan barang itu harus sesuai. Jika barang tidak sesuai, tidak bisa kita retur. Kenapa retur? Bisa jadi barang yang dikirim mendekati expired, kemudian setelah kita menerima copyannya, kita baru memasukkan jenis barang – barang tersebut ke pembukuan.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu, selama ibu menjadi apoteker, pernah tidak ibu menemukan laporan yang dibuat oleh asisten apoteker dan pengelola salah? Kalau iya berapa kali laporan tersebut ibu kembalikan kepada asisten apoteker dan pengelola?
Narasumber : Wahh, itu pernah mas, saya kembalikan lagi ke asisten apoteker dan pengelola untuk di perbaiki. Biasanya laporan yang disusun terjadi kesalahan didalam pemberian nomor. Karena setiap faktur itu kan ada nomernya sendiri – sendiri, atau kadang juga salah dalam memberikan urutan tanggal, karena untuk pengarsipan HV dan OWA lebih mudah kalau di buat berdasarkan urutan tanggal. Kalau untuk berapa kalinya, dalam satu tahun saya kembalikan 3 kali sih mas, karena ya itu tadi kadang salah dalam memberikan nomer faktur. Kan soalnya barang datang kan tidak langsung di bayar mas, maka dari itu laporan terkait dengan faktur ini sangat penting.
Narasumber : Eee, pengarsipan dibutuhkan oleh apotek sendiri biasanya, sebagai bukti nyata bahwa faktur tersebut telah lunas. Atau bisa jadi jika dibutuhkan itu tadi jika ada retur. Pengarsipan itu penting sekali, jika ada retur kita mudah sekali untuk mencari. Otomatis kan kita meretur barang harus ada copy faktur, nah untuk mencari copy faktur tersebut, tandanya harus tahu pembeliannya kapan, tanggal berapa, bulan apa, tahun kapan, tinggal kita kan pengarsipan itu dikelompokkan setiap bulan dan tahun dengan tujuan biar mudah mencarinya.
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu juga ibu dalam menyusun berkas laporan HV dan OWA itu seperti apa? Apakah laporan HV dan OWA disusun berdasarkan tahun? Maksud saya itu laporan HV dan OWA secara keseluruhan ibu
Narasumber : Pengarsipan itu kita lakukan per tanggal, tidak apa ya, eee per tanggal tidak di kelompokkan lagi eee sesuai dengan PBF, tapi kita kelompokkan per tanggal. Dalam 30 hari itu, kita jadikan satu. Kita masukkan map, baru dimasukkan kardus. Kemudian di kardus di tempeli itu bulan apa, tahun apa.
Peneliti : Berarti dalam satu tahun itu ada banyak sekali arsip HV dan OWA ibu?
Narasumber : Iya, dan sudah dikelompokkan sendiri – sendiri setiap bulannya.
Peneliti : Eee, oya ibu kalau saya boleh tahu juga, di apotek Hasil sendiri dalam menyimpan arsip menggunakan sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah disusun berdasarkan urutan abjad nama, berdasarkan tempat atau lokasi arsip itu disusun, atau berdasarkan subyeknya?
Peneliti : Eee, kalau saya boleh tahu juga ibu, arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan OWA di apotek Hasil itu, arsipnya dibuat secara manual apa elektronik ibu?
Narasumber : Sementara ini, kita masih dengan manual sih mas.
Peneliti : Kalau manual pernah tidak ada kejadian arsip yang dipelihara itu mengalami kerusakan? Seperti dimakan rayap atau berjamur?
Narasumber : Selama ini sih tidak mas, karena kan di lemari kayu itu arsipnya sudah tertata dengan rapi, terus untuk di sekitar tempat penyimpanan arsip yang ada di lemari kayu juga di bersihkan
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, arsip yang selama ini di pelihara apakah hanya di simpan di dalam almari saja ibu?
Narasumber : Ya tidak selamanya di simpan di lemari mas, kita lakukan pengecekkan, karena eee dalam Surat Pesanan itu kan satu sales itu tidak hanya satu faktur, tetapi banyak faktur, terkadang satu sales bisa membawa 3 – 5 faktur dengan jenis barang barang yang berbeda dari satu PBF. Jadi kami melakukan pengecekan ya kurang lebih lima tahun sekali untuk memastikan apakah faktur faktur tersebut sudah terbayar lunas semuanya atau belum. Jika sudah dipastikan sudah lunas semua, arsip tersebut kita simpan di gudang, tetapi untuk arsip baru kita simpan selama dua sampai tiga tahun.
Peneliti : Selama penyimpanan arsip laporan HV dan OWA itu apakah tidak menemui kesulitan ibu dalam menemukan arsip yang di simpan di lemari? Mengingat waktu simpannya bisa sampai 3 tahun untuk arsip baru?
Narasumber : Ya, selama ini tidak ada kesulitan mas, kan gini kita juga mencatat di buku manual mas.
Narasumber : Ada clip, kita clip, kemudian kita kasih map baru di taruh di dalam kardus.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, pernah tidak ibu mengusulkan kepada pemilik Apotek Hasil Salatiga untuk menambahkan peralatan dalam mengelola arsip HV dan OWA?
Narasumber : Dulu sih pernah mas, kita pernah mengusulkan untuk menambah peralatan, tapi karena kendalanya di sini itu listriknya mas, kami dulu pernah mencoba menambah peralatan dengan menggunakan komputer selama dua tahun, tapi ya gitu mas datanya banyak yang rusak dan hilang di situ sehingga akhirnya kembali ke manual mas.
Peneliti : Oww, terimakasih ibu atas tersediannya ibu diwawancarai, mohon maaf ibu menggangu waktu ibu.
Lampiran 5 Wawancara 1
Peneliti melakukan wawancara dengan asisten apoteker yang bernama Elga Indriyati. Peneliti melakukan wawancara pukul 10.30 WIB di Apotek Hasil Salatiga pada tanggal 23 Januari 2017. Sebelum peneliti melakukan wawancara, peneliti mendapati bahwa Apotek Hasil sedang di perbaiki, dikarenakan ada beberapa lantai di apotek yang pecah, sehingga harus di ganti. Kondisi apotek pada saat peneliti akan melakukan wawancara dalam keadaan ramai. Peneliti sempat melakukan konfirmasi kepada pengelola Apotek Hasil, dan pengelola mengatakan bahwa perbaikan ini di lakukan oleh pemilik tempat Apotek Hasil.
Peneliti : Maaf mbak, mengganggu waktu sebentar, ibu kalau saya boleh tahu dalam menyusun laporan terkait dengan HV dan OWA apakah itu di buat per bulan atau per tahun mbak?
Narasumber : Ada laporan per bulannya, per tahunnya juga ada. Tapi biasanya per bulan.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga, ada tidak sih prosedur atau mekanisme pembuatan laporan dari pemilik apotek berkaitan dengan HV dan OWA itu?
Narasumber : Tidak ada sih, maksudte mekanisme?
Peneliti : Maksudnya kaya ada ciri ciri tertentu misalnya seperti penulisan laporan itu harus seperti ini itu
Narasumber : Nak gitu sih setiap apotek kan beda beda ya, nek kayak laporan per bulan itu ada, tapi kalau mekanisme sih ya hampir sama sih caranya.
Peneliti : Kalau laporan HV dan OWA itu mbak, kalau selama ini kalau saya boleh tahu itu di butuhkan sama siapa saja ya mbak?
Narasumber : Pemilk, terus buat laporan apotek juga to, tapi kurang lebih kan kebanyakan kan ke pemiliknya. Sama dinas, pusat juga iya sih
Narasumber : Iya dinas sama pusat, dinas kan ya mas? Masalah e kan dia ngecek e takut e nek ada obat – obat tertentu misal e, tapi kan sini tidak ada. Tidak punya kayak narkotik, itu nak OWA.
Peneliti : Kayak obat obat psikotropika itu ya?
Narasumber : Iya, narkotik, psikotropika tapi sini tidak punya.
Peneliti : Selama mbak menyusun laporan HV dan OWA itu, pernah tidak laporan yang mbak buat di kembalikan lagi untuk di perbaiki?
Narasumber : Iya pernah.
Peneliti : Berapa kali mbak kalau saya boleh tahu?
Narasumber : Berapa ya, ya dua kali tiga kali nan.
Peneliti : Itu dalam jangka?
Narasumber : setahun
Peneliti : satu tahun?
Narasumber : Iya, paling keliru to di selisih to biasanya kebanyakan.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, di Apotek Hasil sendiri dalam menyimpan arsip sendiri menggunakan sistem penyusunan yang seperti apa? Apakah laporan itu disusun berdasarkan abjad nama, atau berdasarkan tempat lokasi arsip itu disimpan, atau berdasarkan subjeknya?
Narasumber : Arsipnya, kalau disimpan biasanya berdasarkan itu, apa eee setiap PBF itu lho.
Narasumber : Iya
Peneliti : Berarti diurutkan berdasarkan setiap nama PBF gitu ya?
Narasumber : Iya, di sendirikan setiap PBF nya
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, arsip yang dipelihara seperti arsip HV dan OWA itu di Apotek Hasil arsipnya dibuat secara manual atau elektronik mbak?
Narasumber : Manual.
Peneliti : Kalau manual, pernah tidak sih kayak laporan itu rusak atau dimakan rayap? atau berjamur seperti itu?
Narasumber : Kalau manual kayaknya ndak ki, nek rayap yo kadang yo iyo sihh (tertawa).
Peneliti : Kalau kena rayap itu biasanya berapa tahun arsip itu disimpan?
Narasumber : Kan disini penyimpanannya kan lima tahun sekali harus dimusnahkan to, la biasane nek lima tahun itu kan kadang dimasukke di dalam kardus gitu lho, Cuma ya dimasukke didalam kardus itu kalau ndak ya di lemari itu.
Peneliti : Berarti kalau pas kena rayap itu langsung di musnahkan atau ada duplikasinya atau bagaimana?
Narasumber : Biasane di musnahkan, masalah e kan sudah lama lima tahunan itu to.
Peneliti : Berarti itu semua kayak fakturnya sudah lunas semua ya?
Narasumber : Iya, sudah lunas lima tahun sekali harus di musnahkan.
Narasumber : Biasanya, di buat per map gitu.
Peneliti : Per map?
Narasumber : Arsip e, ooo, per buku sih biasane kok mas. OWA HV OWA.
Peneliti : Itu dicampur atau di pisah sendiri?
Narasumber : Dicampur jadi satu, pembukuannya.
Peneliti : Berarti itu di susun per bulan?
Narasumber : Disusun per bulan. Itu ada bukune OWA HV OWA.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga mbak, dalam melakukan pembersihan dan perawatan arsip HV dan OWA itu dilakukan berapa kali sehari?
Narasumber : Nak OWA HV? Biasanya, setahun atau berapa ya, setahun sekali kayane e, kayak OWA HV OWA, nak kaya sing faktur – faktur gitu lima tahun sekali. Biasane nek udah dilaporke gitu udah
Peneliti : Itu di laporkan ke?
Narasumber : Di laporke ke pemilik e biasane. Nek kayak dinas kan paling lihat itu to bukune itu, obat – obatan yang jual apa gitu tok.
Peneliti : Itu di buku tentang obat juga di tulis secara manual juga?
Narasumber : Iya
Narasumber : He, peralatanne?
Peneliti : Maksudnya kayak misal di simpan dimana gitu lo arsipnya
Narasumber : oww, paling disimpan di lemari itu tok.
Peneliti : di dalam lemari itu?
Narasumber : Iya di lemari itu, kan itu kan ada bukune, di masukke di dalam lemari jadi satu gitu tok.
Peneliti : Jadi buku nya di masukkan di dalam lemari gitu?
Narasumber : Iya
Peneliti : Selama mengelola arsip HV dan OWA itu pernah tidak sih mbak kayak arsip yang dikelola itu hilang atau ketlingsut?
Narasumber : Iya pernah sih, ehh nak OWA HV? ndak koyone, nak keliru kui yo
Peneliti : Keliru dalam catatan? Narasumber : keliru dalam laporan
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, dulu bisa menjadi pengelola arsip itu bagaimana proses awalnya mbak?
Narasumber : piye? (tertawa)
Peneliti : Maksudnya kan dulu daftar di Apotek Hasil, la terus itu di latih sama siapa untuk bisa menjadi pengelola arsip?
Peneliti : Kalau saya boleh tahu juga, arsip yang selama mbak pelihara itu apkah hanya disimpan di lemari itu saja? Apa tidak ada arsip yang di simpan di doos atau di meja kerja?
Narasumber : Tinggal per tahun atau per bulan? Kalau per bulan kan biasane di lemari itu, terus nanti kalau sudah lama di doos in juga
Peneliti : Selama mengelola arsip HV dan OWA itu, pernah ga sih mbak mengalami kesulitan dalam menemukan arsipnya?
Narasumber : Iya pernah sih.
Peneliti : Kalau saya boleh tahu, kesulitannya karena apa?
Narasumber : Iya biasane selisih itu to. Nak dewe ono selisih kan biasane mengalami kesulitan
Peneliti : Mbak, kalau saya boleh tahu pernah tidak memberikan usulan kepada pemilik untuk menambah fasilitas pengelolaan arsip?
Narasumber : Pernah nak itu.
Peneliti : Dalam hal apa mbak kalau saya boleh tahu?
Narasumber : Fasilitas tempat biasane.
Peneliti : Fasilitas tempat? Maksudnya?
Narasumber : Iya kayak etalase mungkin, lemari gitu.
Lampiran 1
Transkrip
Data Hasil Wawancara dengan Pengelola Apotek Ibu Siti Mindaryati
Kode Baris Hasil Wawancara
MPAD
42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56.
bulan di cek oleh pemiliknya gitu, tiap bulan begitu, dia yang bikin aku yang ngecek,nanti aku yang di cek oleh pemiliknya. Jadi pengelolanya aku, yang membuat asisten apoteker, nanti aku ngecek sebagai pengelola lalu tiga bulan sekali di cek oleh pemilik apotek. Satu tahun gitu stock opname. Ada, pernah eee dalam sau tahun bisa tiga kali. Iya, hee. Apoteker, apoteker juga ngecek. Tapi tidak setiap saat apoteker ngecek, kalau obat lha itu barang datang, faktur itu dicek oleh apoteker. Sama SP (Surat Pesanan) kan, eee bulan ini pesan apa saja gitu, kan ada laporannya juga yang sudah masuk apa yang keluar apa itu apoteker plus asisten apotekernya. Kalau aku pengelola, sebagai pengelola barang yang ada barang uang habis dan laporan keuangan yang sudah di bikin oleh dia (asisten apoteker) terus baru aku nani cek, tiga bulan adan kejanggalan pemilik telpon begitu. Tiap bulan? Oww fakturnya? Dalam buku, satu besar. Iya, dalam buku besar satu. Terus kalau ada laporan khusus juga sendiri, maksudnya dalam arti mungkin untuk eee biaya bayar listrik, itu ada bukunya sendiri, tapi dalam laporan satu itu juga masuk disitu nanti ada khusus lagi pengeluaran gitu.
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis SSPK : Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
PKBO : Penyelenggaraan Kearsipan Bagi Organisasi JO : Jenis Obat
Data Hasil Wawancara dengan Apoteker Ibu Suprihatin Siti Mulyani S. Far. Apt
Kode Baris Hasil Wawancara
PPAD tanggalnya. Tidak lagi semua dengan PBF nya, tapi tiap urutan tanggalnya. Global satu bulan. Sementara ini, kita masih dengan manual sih mas. Selama ini sih tidak mas, karena kan di almari kayu itu arsipnya sudah tertata dengan rapi, terus untuk di sekitar tempat penyimpanan arsip yang ada di almari kayu juga di bersihkan. Ya tidak selamanya di simpan di almari mas, kita lakukan pengecekkan, karena eee dalam Surat Pesanan itu kan satu sales itu tidak hanya satu faktur, tetapi banyak faktur, terkadang satu sales bisa membawa tiga sampai lima faktur dengan jenis barang yang berbeda dari satu PBF. Jadi kami melakukan pengecekan ya kurang lebih lima tahun sekali untuk memastikan apakah faktur - faktur tersebut sudah terbayar lunas semua, arsip tersebut kita simpan di gudang, tetapi untuk arsip baru kita simpan selama dua sampai tiga tahun. Ya, selama ini tidak ada kesulitan mas, kan gini kita juga mencatat di buku manual mas. Ada clip, kita clip, kemudian kita kasih map baru di taruh di dalam kardus. Dulu sih pernah mas, kita pernah mengusulkan untuk menambah peralatan, tapi karena kendalanya di sini itu listriknya mas, kami dulu pernah mencoba menambah peralatan dengan menggunakan komputer selama dua tahun, tapi ya gitu mas datanya banyak yang rusak dan hilang di situ sehingga akhirnya kembali ke manual mas. Iya mas sama – sama.
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis PKBO : Penyelenggaraan Kearsipan Bagi Organisasi
Transkrip Data Hasil Wawancara dengan Apoteker Elga Indriyati
Kode Baris Hasil Wawancara
MP
Keterangan :
MPAD : Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
PPAD : Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis
PPPAD : Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis SSPK : Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Lampiran 2
DATA REDUKSI
Waktu Wawancara Hasil wawancara Kata Kunci
Metode Pemberkasan Arsip Dinamis Aktif
Senin, 12 Desember 2016 ( Ibu Siti Mindaryati ) Sabtu, 21 Januari 2017
( Ibu Suprihatin Siti Mulyani ) Senin, 23 Januari 2017
( Elga Indriyati)
Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
1. Metode pemberkasan arsip dinamis aktif yang diterapkan di Apotek Hasil menggunakan format tanggal, bulan, tahun (Siti Mindaryati) - Metode pemberkasan
arsip dinamis aktif yang diterapkan di Apotek Hasil menggunakan abjad nama. Arsip disusun berdasarkan nama PBF (Siti Mulyani)
- Arsipnya, kalau disimpan biasanya berdasarkan setiap PBF itu lho, di sendirikan setiap PBF nya. (Elga Indriyati) 1. Arsip yang di pelihara
adalah arsip manual (Siti Mindaryati)
- Sementara arsip yang di pelihara masih dengan manual. (Siti Mulyani) - Manual (Elga Indriyati) 2. Arsip yang di pelihara itu
di ikat per sales per nama PBF, tidak urut nama PBF. Arsip yang di pelihara di susun berdasarkan banyak sedikitnya volume faktur, jika faktur lebih banyak berarti di susun di bawah. Selama ini arsip yang di pelihara tidak mengalami kerusakan dikarenakan di makan rayap. (Siti
Mindaryati)
- Arsip yang dipelihara tidak mengalami
kerusakan dikarenakan di makan rayap. (Siti
Mulyani)
Metode pemberkasan arsip aktif di Apotek Hasil disusun menggunakan abjad nama. Arsip disusun berdasarkan nama PBF.
Arsip yang di pelihara di Apotek Hasil Salatiga masih arsip manual.
Peralatan dan Perlengkapan Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif
- Arsip yang dipelihara pernah dimakan rayap, dikarenakan arsip yang dipelihara di simpan lima tahun (Elga Indriyati) 3. Pembersihan, perawatan
dan penyusunan arsip dilakukan setiap akhir bulan, terkadang 2 bulan sekali. Tetapi jika pembeliannya banyak berarti 1 bulan sekali kita buat pembukuannya lalu di arsip. (Siti Mindaryati) - Arsip yang di pelihara
tidak selamanya di simpan di lemari. Arsip dilakukan pengecekan lima tahun sekali untuk memastikan apakah faktur – faktur tersebut sudah terbayar lunas atau belum. Jika sudah lunas dimasukkan di gudang, tetapi jika arsip baru kita simpan selama dua sampai tiga tahun. (Siti Mulyani) - Pembersihan dan
perawatan arsip HV dan OWA bisa setahun sekali, tetapi untuk faktur di simpan selama lima tahun sekali. (Elga Indriyati) 1. Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip HV dan OWA ada lemari, ada kliping yang biasanya di sebut arsip tidak
penting (Siti Mindaryati) - Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip HV dan OWA ada clip, arsip ditaruh didalam map baru di taruh di dalam kardus. (Siti Mulyani) - Peralatan yang digunakan
untuk menyimpan arsip
Tidak adanya kepastian jadwal untuk melakukan pengecekan dan pembersihan arsip terutama arsip HV dan OWA beserta dengan arsip faktur.
Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi
HV dan OWA
menggunakan lemari. (Elga Indriyati)
1. Selama mengelola arsip di Apotek Hasil belum pernah terjadi arsip hilang, dan arsip selalu siap saat dibutuhkan (Siti Mindaryati) - Selama mengelola arsip
di Apotek Hasil belum pernah terjadi arsip hilang, tetapi ada kekeliruan dalam membuat laporan (Elga Indriyati)
2. Awal mula belajar dari nol untuk mengelola arsip di Apotek Hasil dan di bimbing oleh pemilik juga apoteker. (Siti Mindaryati)
- Dilatih sama mbak siti (Elga Indriyati)
1. Ada kesepakatan antara pemilik dan apoteker terkait dengan arsip yang disimpan di Apotek Hasil. Setiap lima tahun arsip lama dan arsip baru harus dipisahkan. Arsip lama di simpan di dalam gudang sedangkan untuk arsip baru di simpan di lemari. (Siti Mindaryati)
- Tergantung dari arsip nya apakah arsip per bulan atau per tahun? Jika per bulan biasanya di simpan di lemari, terus kalau sudah lama di masukkan di doos (Elga Indriyati) 2. Selama ini belum pernah
mengalami kesulitan dalam menemukan arsip
Di dalam pengelolaan arsip di Apotek Hasil arsip yang dikelola belum pernah terjadi arsip hilang. Tetapi di dalam penulisan laporan sering terjadi kekeliruan antara pengelola dengan asisten apoteker.
Pelatihan untuk mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga di berikan secara langsung dari pemilik apotek. Dari pengelola melatih asisten apoteker untuk mengelola arsip HV dan OWA di Apotek Hasil Salatiga.
Sistem penyimpanan arsip yang di terapkan di Apotek Hasil rata rata selama lima tahun. Ada dua arsip yang dikelola antara lain arsip laporan HV dan OWA bulanan dan arsip laporan HV dan OWA tahunan.
yang disimpan. Karena ada catatan di buku manual (Siti Mindaryati) - Pernah mengalami
kesulitan dalam
menemukan arsip terlebih jika terjadi selisih arsip antara yang dibuat data arsip yang dikelola hilang. Apotek Hasil terdapat kendala di listrik selama dua tahun di coba yang terjadi data banyak yang rusak dan hilang akhirnya di kembalikan ke manual. (Siti Mulyani) - Pernah usul untuk
penggsntisn etalase di karenakan terlalu kecil, rak. (Elga Indriyati)
Dari faktur inilah semua jenis nama barang di pindah ke dalam buku manual sehingga lebih mudah mencari. Tetapi ada kelemahan dimana ketika ada selisih laporan antara yang dibuat pengelola dengan asisten apoteker sehingga harus mencari lagi faktur asli yang sesuai Pernah mengusulkan
menambah peralatan berupa komputer kepada pemilik tetapi ada hambatan yaitu listrik.
Manajemen Laporan Senin, 9 Januari 2017 (Ibu Siti Mindarwati) Sabtu, 21 Januari 2017
(Ibu Siti Suprihatin S.Far. Apt)
1. Setiap hari ada pencatatan buku laporan terkait dengan laporan HV dan OWA. Laporan
pembukuan keseluruhan di buat setiap akhir bulan (Siti Mindaryati)
- Untuk pembukuan di buat per hari, sedangkan untuk pengarsipan disusun setiap satu bulan sekali dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan menjadi satu. (Ibu Siti Mulyani)
Pencatatan penjualan produk HV dan OWA dilakukan setiap hari.
2. Didalam penyusunan laporan HV dan OWA tidak ada prosedur atau mekanisme dari pemilik apotek. (Siti Mindaryati) - Didalam penyusunan
laporan HV dan OWA tidak ada prosedur yang mengikat dari pemilik apotek, tetapi di dalam penyusunan laporan HV dan OWA di susun searah sehingga didalam
pengarsipan tidak terbalik balik dari barang datang hingga faktur di serahkan. (Siti Mulyani)
- Di dalam penyusunan laporan HV dan OWA
tidak hanya pemilik saja yang membutuhkan tetapi Sebagai tanda bukti nyata bahwa faktur sudah lunas. Atau bisa di butuhkan jika terjadi retur. (Siti Mulyani)
- Laporan HV dan OWA di butuhkan oleh pemilik, dan laporan ini juga dibutuhkan oleh apotek. Dinas dan pusat juga membutuhkan laporan HV dan OWA dengan tujuan untuk mengecek apakah ada obat – obat tertentu yang dijual di apotek tanpa terdaftar. (Elga Indriyati)
Mekanisme atau prosedur resmi di dalam melakukan penyusunan laporan HV dan OWA dari pemilik tidak ada. Format penyusunan laporan HV dan OWA berdasarkan instruksi dari apoteker. Laporan HV dan OWA disusun searah dengan tujuan agar tidak terbalik.
4. Laporan HV dan OWA yang disusun pernah di kembalikan, di dalam satu tahun bisa tiga kali. (Siti Mindaryati) - Laporan HV dan OWA
yang disusun pernah di kembalikan kepada pengelola dan asisten apoteker untuk
diperbaiki. Bisa tiga kali dalam satu tahun. bisa dua tiga kali nan dalam setahun karena keliru di selisish laporan HV dan OWA.
(Elga Indriyati) 5. Di dalam penyusunan
berkas laporan HV dan OWA di susun di dalam buku besar.
(Siti Mindaryati) - Di dalam penyusunan
arsip HV dan OWA itu di kelompokkan
berdasarkan per tangal baru dijadikan satu dalam waktu 30 hari.
Dimasukkan di map, di masukkan kardus, kemudian di kardus di tempeli itu bulan apa, tahun apa. (Siti Mulyani)
Laporan HV dan OWA yang disusun sering di kembalikan di karenakan selalu ada kesalahan.
Penyusunan berkas laporan HV dan OWA yang
Lampiran 3
DATA DISPLAY
Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
Prosedur Laporan
Kriteria Laporan
Berkas Laporan Manajemen
Laporan
Metode Pemberkasan
Arsip
Pemeliharaan dan Penjagaan
Arsip
Peralatan dan Perlengkapan
Arsip
Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan yang baik
Lampiran 4
KETERANGAN DATA DISPLAY
Manajemen Laporan
Prosedur Laporan
Kriteria Laporan
Berkas Laporan Makna :
Penyusunan laporan di buat dengan prosedur atau mekanisme yang berlaku
Kriteria pembuatan laporan diterapkan agar laporan yang dibuat sesuai
Pemberkasan laporan dibuat dengan tujuan lebih mudah menemukan laporan yang
disimpan
Metode Pemberkasan Arsip Dinamis
Makna :
Penggunaan cara dalam memberkaskan arsip dinamis. Apakah menggunakan sistem
abjad nama, geografis
Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Makna :
Penanganan dalam melakukan peawatan arsip berupa laporan HV dan OWA yang
diterapkan oleh pihak Apotek
Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Makna :
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan oleh apotek dalam menyusun arsip
dinamis aktif
Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Kualifikasi karyawan apotek dalam menyusun dan mengelola arsip berupa laporan
HV dan OWA
Penyelenggaraan Kearsipan yang Baik bagi Organisasi
Makna :
Lampiran 5
Dokumentasi peneliti tanggal 12 Desember 2016 sampai dengan 23 Januari 2017 Hasil wawancara dan observasi
No Tanggal wawancara
Hasil Wawancara Open coding (pengkodean terbuka)
Peneliti melakukan wawancara kepada pengelola apotek dan asisten apoteker sebagai pengelola arsip dinamis aktif dan apoteker sebagai penanggungjawab dalam kelola arsip dinamis yang ada di Apotek Hasil Salatiga dan mendapatkan hasil antara lain :
a. Setiap hari ada pencatatan penjualan produk HV dan OWA yang dilakukan oleh semua karyawan. Baik apoteker, asisten apoteker dan pengelola apotek. Sehingga sering tertukar didalam pencatatan obat HV dan OWA.
b. Laporan pembukuan keseluruan penjualan produk HV dan OWA disusun setiap akhir bulan dan dikelompokkan dalam satu bulan dan dijadikan pemilik apotek. Format penyusunan laporan HV dan OWA berasal dari apoteker yang berperan sebagai pemeriksa laporan HV dan OWA yang disusun oleh pengelola dan asisten apoteker.
Penyampaian
informasi (informasi passing)
2. dibutuhkan oleh pemilik apotek sebagai laporan dan dinas pusat dengan tujuan untuk mengecek apakah laporan HV dan OWA yang telah disusun sesuai dengan jenis obat yang dijual oleh apotek.
e. Laporan HV dan OWA yang disusun oleh asisten apoteker dan pengelola apotek sering mengalami kesalahan dan di kembalikan oleh apoteker untuk di perbaiki. Dalam setahun bisa tiga kali laporan di kembalikan. f. Penyusunan berkas laporan
HV dan OWA disusun didalam buku besar berukuran folio. Penyusunan laporan dilakukan perbulan.
Metode pemberkasan arsip dinamis aktif berupa laporan HV dan OWA. Arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama. Disusun berdasarkan nama PBF
a. Arsip laporan HV dan OWA yang dipelihara baik per bulan ataupun per tahun adalah arsip manual
b. Arsip yang dipelihara merupakan arsip faktur dari berbagai macam PBF. Arsip yang di pelihara pernah dimakan rayap,
Arsip laporan HV dan OWA dibutuhkan oleh
Arsip Laporan HV dan OWA yang disusun laporan HV dan OWA
4.
dikarenakan arsip yang dipelihara disimpan selama lima tahun
c. Pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip dilakukan tidak menentu. Bisa dua sampai tiga tahun atau lima tahun sekali.
Peralatan yang digunakan untuk menympan arsip HV dan OWA adalah lemari, map dan kardus.
a. Didalam pengelolaan arsip di Apotek Hasil, arsip yang dikelola belum pernah terjadi arsip hilang. Tetapi, di dalam penulisan laporan sering terjadi kekeliruan antara pengelola dengan asisten apoteker.
b. Pelatihan dalam mengelola arsip di Apotek Hasil Salatiga di berikan langsung dari pemilik apotek. Dari pengelola melatih asisten apoteker untuk mampu mengelola arsip HV dan OWA.
berasal dari faktur. Dari faktur tersebut, semua jenis nama barang di pindah kedalam buku manual sehingga lebih mudah mencari. Tetapi, ada kelemahan dimana ketika ada selisih laporan yang dibuat antara laporan yang disusun oleh pengelola dengan laporan yang disusun oleh asisten apoteker. Sehingga harus mencari faktur asli yang sesuai.
c. Pernah mengusulkan menambah peralatan berupa komputer kepada pemilik tetapi ada hambatan yaitu listrik.
sebagai sumber dalam melakukan
penyusunan arsip HV dan OWA.
Dengan adanya peralatan yang menunjang akan mendukung
terselenggaranya arsip.
Arsip
Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif belum
berjalan dengan baik dan benar
Arsip yang disimpan masih arsip yang tercampur antara arsip aktif dan inaktif
Arsip disimpan didalam lemari
kayu selama lima tahun.
Arsip disimpan didalam lemari rawan di makan rayap. Arsip yang dimakan rayap adalah arsip laporan HV dan OWA yang sudah lunas
Peralatan dan perlengkapan yang ada disesuaikan dengan prosedur yang berlaku di Apotek Hasil Salatiga
Pencatatan transaksi HV dan OWA di lakukan setiap hari dan dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker dan pengelola
Sering terjadi kekeliruan didalam pencatatan transaksi
jenis obat HV dan OWA , jenis obat HV dicatat di buku OWA, obat OWA dicatat di buku HV. Laporan HV dan OWA yang
disusun adalah dengan cara manual. Laporan disusun di buku berukuran folio oleh pengelola dan asisten apoteker
Laporan yang disusun baik asisten apoteker maupun pengelola sering terjadi selisih, sehingga harus mencari arsip
faktur asli yang sesuai.
Usaha untuk menjaga kelangsungan hidup arsip dengan mengadakan
perawatan dan pemeliharaan
arsip
Pemeliharaan arsip yang terdiri dari pembersihan, penyusunan dan pengecekan arsip belum
terselenggara dengan baik karena tidak ada jadwal tetap Lampiran 6
Axial coding (Pengodean Berporos), model hubungan kategori
Penyebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif yang diterapkan belum berjalan
Pencatatan laporan HV dan OWA dilakukan setiap hari untuk mengetahui jenis obat HV
dan OWA yang sudah terjual. Pencatatan masih keliru dan sering terbalik. Pencatatan dilakukan oleh apoteker, asisten apoteker dan pengelola.
Arsip dinamis aktif yang dikelola adalah laporan arsip HV dan OWA yang ada di Apotek Hasil Salatiga
Pemberkasan arsip dinamis aktif berupa faktur disusun berdasarkan abjad nama PBF (Perusahaan Besar Farmasi)
Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan ketika ada perbedaan laporan yang disusun oleh asisten apoteker dengan pengelola, arsip faktur yang dibutuhkan dengan mudah
dapat dicari.
Pemeliharaan dan perawatan arsip
dilakukan agar arsip yang dikelola dapat memperpanjang umur arsip.
Usaha yang dilakukan oleh karyawan dalam memelihara arsip dilakukan dengan cara melakukan pembersihan, perawatan dan penyusunan arsip dalam jangka dua sampai tiga dan lima tahun. Tergantung arsip yang
dipelihara
Sistem penyimpanan yang dilakukan harus memperhatikan tempat yang digunakan
untuk menyimpan arsip. Tempat yang digunakan untuk
menyimpan arsip belum sesuai dengan kebutuhan pengarsipan di Apotek Hasil Salatiga sehingga tidak efektif.
Lampiran 7
Selective coding (Pengodean Selektif)
Lampiran 8
Sistem Pengelolaan Arsip Faktur
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Bulan
Pencatatan Manual Laporan HV dan OWA Per Tahun
Fasilitas Apotek Hasil Salatiga
Buku Laporan HV dan OWA berdasarkan dari faktur
Jenis Obat OWA
