57 BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1.1 Gambaran Umum Apotek Hasil Salatiga
Apotek Hasil Salatiga yang bertempat di Jalan Makam Pahlawan Salatiga merupakan salah satu apotek yang ada sebagai alternatif dari masyarakat terutama untuk masyrakat dengan kalangan ekonomi ke bawah untuk membeli obat yang di butuhkan.
Apotek ini di kelola oleh bapak Didik sebagai pemilik baru sejak tahun 2014. Apotek Hasil ini mulai buka setiap hari senin sampai jumat dari jam 06.00 WIB – 17.00 WIB. Apotek ini mempunyai 3 karyawan dimana ketiga karyawan ini ada yang menjadi pengelola apotek yang bernama Siti Mindaryati, ada yang menjadi asisten apoteker yang bernama Elga Indriyati dan ada yang menjadi apoteker yang bernama Suprihatin Siti Mulyani. Ketiga karyawan ini yang selalu melayani kebutuhan masyrakat, entah membeli obat, entah hanya mendengarkan keluh kesah dari para pembeli terkait dengan pengobatan yang sedang dijalani.
Apotek Hasil sendiri melayani pembelian obat dengan menggunakan resep dokter, sebagai salah satu alternatif masyarakat terutama kalangan menengah kebawah untuk menebus obat, jika obat yang dimaksud oleh pembeli tidak ada, maka salah satu karyawan akan memberikan alternatif kepada pembeli terkait dengan obat generik yang mempunyai khasiat yang sama dengan obat yang ada di resep dengan menggunakan gambaran ilustrasi yang sederhana kepada pembeli.
58 Pengiriman barang pesanan dari sales tidak dapat diatur waktu sesuai dengan kenginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan sesuai dengan kebijakan Perusahaan Besar Farmasi (PBF) itu sendiri. Barang pesanan yang dikirim biasanya satu paket dan sesuai dengan faktur yang ada dalam satu hari, tetapi pengelola sempat protes kepada salah satu PBF yang bekerjasama dengan Apotek Hasil dimana pengiriman barang pesanan ada yang tidak datang bersamaan dengan faktur, sehingga berakibat fatal kepada Apotek Hasil yang mengalami kerugian dan harus merubah semua catatan yang sudah sesuai dengan faktur pesanan dari PBF. Obat yang dijual di Apotek Hasil ini ada tiga kategori, yang pertama adalah obat bebas yang memiliki tanda khusus pada kemasan dan etiket obat bebas dengan lingkaran hijau dan gari tepi bewarna hitam. Selanjutnya adalah obat bebas terbatas yang memiliki tanda khusus dan etiket obat adalah lingkaran biru dengan garis tepi bewarna hitam. Obat ini termasuk obat keras tetapi masih dapat diual atau di beli bebas dengan tanda peringatan, dan terakhir adalah obat keras yang memiliki tanda khusus pada kemasan dan etiket huruf “K” di dalam lingkaran merah dengan garis
tepi bewarna hitam. Pembelian obat ini harus menggunakan resep dokter. Jenis obat tersebut merupakan jenis obat HV dan OWA.
Ketika barang pesanan sudah sampai di Apotek, apoteker akan mengambil faktur yang sudah ditandatangani oleh sales, dari faktur tersebut akan dilakukan pengecekan apakah barang tujuannya sudah sesuai dikirim ke Apotek Hasil, apakah barang sesuai dengan yang dipesan, baru jika sudah sesuai baru ditandatangani faktur tersebut dan di beri cap. Kopian faktur yang di terima oleh Apotek Hasil sendiri merupakan kopian faktur yang terakhir. Setelah itu langkah selanjutnya adalah mengecek kode batch dan
59 dikirim sudah mendekati expired date. Di apotek Hasil sendiri menerapkan sebelum 5 tahun produk mendekati expired date harus diretur, kalau tidak harus dijual. Jika sudah melewati batas 5 tahun expired date, maka ketiga karyawan tersebut akan mendapatkan sanksi dari pemilik Apotek Hasil yaitu pemotongan gaji.
Obat obat HV maupun OWA yang sudah kadaluarsa tidak bisa langsung dimusnahkan oleh pihak apotek sendiri, dikarenakan adanya kebijakan dari pemerintah untuk pemusnahan obat rata – rata 7 sampai 10 tahun.
Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh DKK (Dinas Kesehatan Kota) dan disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan, resep dokter juga ikut dimusnahkan dengan tujuan agar tidak ada penyalahgunaan resep dokter oleh pihak – pihak yang tidak bertanggungjawab.
Setiap transaksi pembelian obat HV dan OWA, harus di catat di dalam buku catatan setiap hari, yang melakukan pecatatan transaksi obat bisa asisten apoteker, bisa apoteker ataupun pengelola. Sehingga sering terjadi kesalahan didalam pencatatan HV dan OWA yang sering tercampur.
Apotek Hasil sendiri juga sering menerima pesanan baik dari pihak sekolah maupun dari pabrik berkaitan dengan pembelian peralatan P3K.
60 4.1.2 Jenis Arsip yang ada
Jenis arsip yang di terapkan di Apotek Hasil Salatiga merupakan jenis arsip dinamis aktif. Arsip HV dan OWA di Apotek Hasil ini disusun berdasarkan dari faktur yang diterima oleh Apotek Hasil di setiap melakukan pemesanan barang.
Proses pembuatan arsip ini dimulai dari setiap produk pesanan datan di Apotek Hasil, kemudian dilakukan pengecekan terhadap faktur terkait dengan isi barang, jumlah barang, kode batch, dan expired date. Selanjutnya ketika semua sudah di cek setiap jenis barang baik HV dan OWA mulai di kelompokkan, dicatat didalam buku dan ditata di dalam etalase yang ada di Apotek Hasil. Setelah dilakukan penataan, setiap ada barang keluar (barang dibeli), di lakukan pencatatan di dalam buku. Buku pencatatan antara HV dan OWA di pisah menjadi dua dengan tujuan untuk mempermudah dalam menyusun laporan bulanan HV dan OWA.
4.1.3 Filling Sistem Penyimpanan Arsip.
Penyimpanan Arsip di Apotek Hasil Salatiga adalah menggunakan sistem kronologis dan sistem abjad. Arsip laporan HV dan OWA yang disusun berdasarkan per tanggal, per bulan, dan per tahun. Sedanngkan untuk penyimpanan arsip faktur disusun berdasarkan abjad nama, abjad nama yang dimaksud aadalah berdasarkan nama Perusahaan Besar Farmasi (PBF). Hal ini sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh Badri Munir Sukoco berikut ini :
“Arsip merupakan alat pengingat – ingat, baik organisasi maupun bagi
pimpinan. Untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
prosespenemuan kembali arsip setiap saat diperlukan, maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip. Filling sistem penyimpanan arsip dalah Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern yaitu sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah”58
58
61 Berdasarkan dari teori tersebut harus dapat menentukan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip, akan tetapi di Apotek Hasil ada dua filling sisitem penyimpanan arsip dinamis yaitu sistem kronologis dan abjad nama. Filling sistem tersebut sudah berjalan bertahun tahun dan tidak ada kendala dalam menyimpan arsip dinamis yang ada.
Sebaiknya dalam filling sistem penyimpanan arsip harus benar – benar diperhatikan,
karena ada dua filing sistem penyimpanan arsip yaitu filling sistem kronologis dan abjad nama, agar dalam penyimpanan arsip dinamis tidak terjadi kesalahan
4.1.4 Manajemen Laporan
Laporan terkait dengan HV dan OWA di susun oleh pengelola dan asisten apoteker. Apoteker di Apotek Hasil akan memeriksa hasil laporan HV dan OWA yang di susun. Arsip yang di kelola dan di susun oleh pengelola dan asisten apoteker sering salah baik di dalam pemberian nomor yang sesuai dengan faktur. Selain itu asisten apoteker dan pengelola dalam menyusun laporan HV dan OWA yang disusun per bulan sering mengalami selisih dalam laporan HV dan OWA yang dibuat oleh asisten apoteker dan pengelola sehingga harus mencari kembali faktur yang sudah di simpan untuk melakukan klarifikasi data yang dibuat oleh pengelola dan asisten apoteker.
Pemilik apotek yaitu bapak Didi setiap tiga bulan sekali akan menerima laporan HV dan OWA yang telah disusun oleh pengelola dan asisten apoteker, sebagai informasi kepada pemilik sekaligus sebagai bahan pertimbangan bagi pemilik Apotek Hasil dalam membuat keputusan. Laporan HV dan OWA juga dibutuhkan oleh dinas untuk mengecek apakah ada jenis – jenis obat tertentu yang dijual tanpa sepengetahuan dinas.
62 apotek dan asisten apoteker untuk disusun secara searah agar tidak terbalik dalam penyusunan laporan HV dan OWA.
Didalam penyusunan laporan alangkah baiknya ada prosedur atau mekanisme yang jelas dengan tujuan laporan yang disusun tidak berantakan dan terkesan rapi. Hal ini dijelaskan di Basuki Sulistyo sebagai berikut :
“Sebelum memulai implemetasi, kebijakan ini dikomunikasikan dengan garis besar ruang lingkup program informasi laporan, dan menjelaskan prosedur termasuk prosedur persetujuan untuk semua permintaan dan tinjauan laporan, format luaran dan tata letak format, persetujuan laporan final, evaluasi, dan tindak
lanjut”59
Dengan adanya kejelasan prosedur penyusunan laporan terkait dengan laporan HV dan OWA, di harapkan didalam penyusunan laporan tidak ada kesalahan baik di pemberian nomer faktur maupun di selisih. Selain itu, alangkah lebih baik jika di dalam penyusunan laporan HV dan OWA di lakukan oleh satu karyawan saja, dikarenakan ketika dua karyawan yaitu asisten apoteker dan pengelola sama – sama membuat laporan,
ada kemungkinan besar laporan yang disusun akan mengalami kesalahan. Selain itu didalam melakukan pencatatan transaksi obat jenis HV dan OWA alangkah baiknya dibuat oleh satu orang. Hal ini untuk menghindari adanya kekeliruan dalam melakukan pencatatan yang ada di Apotek Hasil Salatiga.
59
63 keuntungan dan ada kerugian terutama penerapan pemberkasan dengan menggunakan sistem pengabjadan nama. Menurut Sulistyo Basuki keuntungan dan kerugian pemberkasan abjad nama adalah :
“Keuntungan dari sistem pengabjadan adalah : pemahaman
serta pelaksanaannya mudah dan sederhana, sifatnya swaindeks artinya sudah mampu mengindeks arsip dinamis itu sendiri sehingga memerlukan indeks terpisah, sifatnya luwes artinya tajuk baru dapat ditambahkan setiap berkas tanpa merusak keseluruhan berkas, sistem tersebut merupakan rujukan langsung, artinya langsung dapat digunakan. Karena langsung dapat digunakan maka pemeriksaan atas berkas dapat langsung dilakukan sehingga peluang terjadinya kesalahan penberkas (artinya ada bagian yang keliru pemasukan ke berkas) dapat segera diperbaiki. Kerugian dari sistem pengabjadan adalah : Untuk menemubalik makalah dalam sistem yang besar memerlukan waktu yang lama sehingga mengurangi kecepatan operasi sistem, bila terdapat nama yang sama akan terjadi kekacauan, Kertas mungkin dimasukkan ke berkas yang memiliki tajuk yang berlainan atau salah
pemberkas karena kekeliruan penulisan nama.”60
Melihat bahwa terkadang didalam penyusunan laporan HV dan OWA sering mengalami kekeliruan, alangkah baiknya jika metode pemberkasan abjad nama lebih di perhatikan, dikarenakan arsip faktur yang tersusun di apotek Hasil sebagai bahan untuk menyusun laporan HV dan OWA ada yang salah penempatan arsip faktur.
60
64 4.1.6 Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang di kelola oleh Apotek Hasil Salatiga berupa arsip faktur dan laporan HV dan OWA. Arsip faktur di pelihara dengan cara di ikat menggunakan karet dan di beri label bulan sesuai dengan volume arsip faktur yang didapat oleh Apotek Hasil, sedangkan laporan HV dan OWA yang di susun berdasarkan per bulan ketika sudah di pindahkan ke dalam buku besar Laporan HV dan OWA per tahun, buku laporan HV dan OWA per bulan akan langsung dimasukkan ke dalam doos. Dalam melakukan pembersihan arsip laporan HV dan OWA per tahun yang disimpan didalam lemari dilakukan setiap lima tahun sekali, yang mengakibatkan ada arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap selain itu didalam pemeliharaan arsip faktur terkesan seadanya, tidak memperhatikan arsip faktur yang dipelihara sehingga ada arsip faktur yang mengalami kerusakan.
Arsip laporan HV dan OWA yang dimakan rayap ini adalah laporan HV dan OWA beserta faktur yang sudah lunas pembayarannya kepada sales.
Hal ini tidak sesuai dengan teori yang di ungkapkan oleh Basir Barthos, adalah : “Arsip – arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau,
akan tetapi arsip – arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri sehingga arsip tersebut perlu dipelihara dan dijaga dari segala kerusakan dan kemusnahan.”61
Berdasarkan teori tersebut, alangkah baiknya arsip terutama laporan HV dan OWA yang disimpan di dalam lemari lebih diperhatikan kebersihannya agar tidak terjadi arsip laporan HV dan OWA dimakan rayap, walaupun arsip laporan HV dan OWA yang di buat per tahun sudah lunas dan arsip faktur asli sudah diterima.
61
65 4.1.7 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Dinamis Aktif
Setiap terjadi transaksi baik itu jenis obat HV maupun OWA, selalu di lakukan pencatatan setiap hari, di catat di dalam buku besar yang terpisah antara jenis obat HV ataupun OWA. Pencatatan transaksi baik jenis obat HV dan OWA dilakukan secara acak, dikarenakan setiap transaksi baik apoteker, asisten apoteker, maupun pengelola ikut melayani transaksi penjualan HV dan OWA. Peralatan untuk menyimpan berkas laporan HV dan OWA beserta dengan arsip faktur hanya sebuah lemari kayu. Arsip tersebut ditata dengan cara arsip yang ada di lemari di keluarkan kembali di pilih mana arsip yang sudah lunas pembayaran dengan sales beserta arsip faktur, setelah di lakukan pemisahan arsip laporan HV dan OWA yang sudah lunas, selanjutnya arsip baru yaitu arsip HV dan OWA di masukkan kembali dan ditata didalam lemari. Sedangkan arsip HV dan OWA yang sudah lunas akan dimasukkan ke dalam doos dan disimpan di lantai 2. Untuk arsip faktur yang belum lunas, akan di simpan di dalam map plastik dan di taruh di atas lemari.
66 4.1.8 Syarat – Syarat Pegawai Kearsipan
Karyawan di apotek Hasil Salatiga ada tiga orang karyawan. Karyawan ini terdiri dari apoteker, asisten apoteker, dan pengelola. Didalam penyusunan arsip laporan HV dan OWA, antara asisten apoteker dengan pengelola apotek sering terjadi kekeliruan dan terjadi selisih pencatatan transaksi antara obat HV dan OWA. Kekeliruan dan terjadinya selisih didalam pencatatan ini dikarenakan terjadinya pencampuran jenis obat HV yang di catat di dalam buku penjualan obat OWA, sehingga untuk mengatasi kekeliruan tesebut, asisten apoteker dengan pengelola mencari faktur yang sesuai dengan jenis barang yang ada sesuai dengan tanggal barang pesanan di kirim.
Selain kekeliruan didalam pencatatan laporan HV dan OWA, karyawan apotek Hasil sendiri pernah mengalami potong gaji dikarenakan tidak melakukan pengecekan terhadap expired date (tanggal kadaluarsa) obat baik jenis HV dan OWA. Ada peraturan dari pemilik apotek yaitu bapak Didik, untuk jenis obat HV dan OWA, batas expired date lima tahun, jika obat dengan batas tersebut tidak laku terjual, maka karyawan akan di potong gaji.
67 Menurut Agus Sugiarto yang d mengemukakan bahwa :
“Petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang kurangnya
empat syarat yaitu ketelitian, kecerdasan, kecekatan, dan
kerapian”62
Karyawan sendiri dalam mengelola arsip dinamis aktif kurang teliti, dikarenakan ketika ada kesalahan dalam pencatatan laporan HV dan OWA yang dilakukan secara manual, kesalahan pencatatan tersebut langsung diberi tanda silang tanpa adanya penggantian kertas, sehingga laporan penjualan HV dan OWA yang disusun setiap hari terkesan tidak rapi dan berantakan.
Sebaiknya karyawan terutama asisten apoteker dan pengelola apotek untuk sering mengikuti seminar tentang kegiatan kearsipan agar menambah pengetahuan dalam pengelolaan arsip. Arsip mempunyai peran atau fungsi yang penting bagi penyelenggaraaan kegiatan maka karyawan terutama karyawan apotek yang menangani kearsipan harus mahir dalam melakukan pengelolaan arsip.
4.1.9 Penyelenggaraan Kearsipan yang baik bagi Organisasi
Arsip di apotek Hasil salatiga terutama arsip laporan HV dan OWA disusun di dalam buku berukuran folio. Ada tiga jenis buku yang ada di apotek Hasil yaitu buku transaksi penjualan obat HV yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga obat, buku transaksi penjualan obat OWA yang mencakup nama obat, tanggal pembelian dan harga obat dan buku laporan HV dan OWA yang disusun per bulan. Buku tersebut nantinya akan disusun secara manual untuk dijadikan laporan HV dan OWA per tahun. Laporan ini akan disimpan selama lima tahun dan ditempatkan di dalam lemari. Arsip laporan HV dan OWA per tahun di simpan selama lima tahun dikarenakan ada faktur dari sales PBF (Perusahaan Besar Farmasi) yang belum terlunasi, selain itu tujuan arsip laporan HV dan
62
68 OWA per tahun tersebut disimpan adalah untuk dapat mengontrol jenis obat HV dan OWA yang ada baik yang sudah terjual maupun yang belum terjual.
