9
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan diuraikan tentang landasan teori yang sesuai dengan
masalah sistem kearsipan arsip dinamis aktif dan inaktif yang akan diteliti.
Landasan teori akan menjelaskan tentang tinjauan pustaka yang akan diuraikan
dalam penjelasan dibawah ini :
2.1. Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan informasi terekam dari peristiwa-peristiwa yang
telah terjadi, dimana informasi tersebut memiliki arti dan kegunaan yang
penting bagi kantor. Arsip harus disimpan secara teratur agar dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat ketika informasi dalam arsip
tersebut dibutuhkan.
“Arsip berasal dari Bahasa Yunani, yaitu arche,
yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi
menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau
fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen
atau catatan mengenai permasalahan. Dalam bahasa
Indonesia, arsip berarti tempat penyimpanan naskah atau
dokumen penting.”
1Berdasarkan UU No. 7 Th.1971, Arsip adalah :
“ a.
Naskah
–
naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga
–
lembaga Negara dan Badan
–
badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kegiatan pemerintahan
1
10
b. Naskah
–
naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan
–
badan swasta dan atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka kehidupan berbangsa.”
22.1.2. Wujud Arsip
Wujud arsip dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
a.
Dokumen adalah “
Semua benda yang dapat memberi informasi, sehingga
benda tersebut disebut sebagai sumber informasi”.
3b.
Warkat adalah
“Setiap data baik yang tertulis, bergambar, maupun yang
direkam, mengenai sesuatu hal, peristiwa, kejadian yang digunakan
sebagai alat peng
ingat.”
42.1.3. Penggolongan Arsip
Menurut penggunaannya arsip dapat digolongkan menjadi dua jenis yaitu :
1.
Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan dokumen yang masih diperlukan
sebagai referensi dan dasar pengambilan keputusan, penentuan kebijakan
dan tindakan. Menurut PP No. 34 Tahun 1979 Pasal 1 Ayat 4 tentang
Penyusutan Arsip, Arsip Dinamis dibedakan dalam dua kategori yaitu :
a.
Arsip Dinamis Aktif
arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan
administrasi.
2
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 1 3
Ibid. hal. 4 4
11
b.
Arsip
Dinamis
Inaktif
arsip
dinamis
yang
frekuensi
penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
2.
Arsip Statis
“
Arsip Statis merupakan dokumen yang disimpan
permanen karena alasan historis, administratif, hukum dan
ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam
kegiatan sehari- hari.
“
52.1.4. Ruang Lingkup Kearsipan
Ruang lingkup kearsipan dapat dikatakan sebagai pengelolaan dan
penanganan dokumen arsip/warkat yang berisi informasi sejak tercipta
hingga warkat itu dinyatakan dilestarikan/dihapus.
a.
Penciptaan Arsip / Warkat
“Kegiatan manajemen warkat berangka
t dari penciptaan
arsip/warkat.
“
6Sumber arsip Kecamatan Tengaran berasal dari arsip
interen dan eksteren, perwujudanya ketika Kecamatan Tengaran
mengirim/menerima surat.
b.
Pemilihan Arsip
Pemilihan arsip sangat penting untuk menghemat tempat dan
waktu pencaraian arsip ketika arsip dibutuhkan. Pemilihan arsip adalah
penggolongan dokumen berdasarkan kegunaanya, pastikan bahwa arsip
yang disimpan adalah arsip yang mengandung informasi dan benar-benar
berguna bagi Kecamatan Tengaran.
5
Sulistyo Basuki, 2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 12
6
12
c.
Pengendalian Arsip
Arsip perlu dikendalikan agar tidak terjadi penumpukan arsip yang
sudah tidak diperlukan dan bercampur dengan arsip aktif. Penumpukan
arsip selanjutnya akan mengganggu mobilitas arsip dinamis aktif sehingga
akan sulit ditemukan. Langkah-langkah pengendalian arsip antara lain :
“
Perlu perencanaan penciptaan formulir/wa rkat antara
lain standarisasi, penghapusan, dan penggabungan
formulir dan langkah-langkah penyusutan arsip.
1)
Penyimpanan Arsip : arsip harus disimpan dengan
menggunakansistem tertentu dan dibantu oleh
peralatan dan tempat yang memadahi serta
arsiparis yang menguasai bidangnya.
2)
Pera watan Arsip dimaksudkan agar nilai guna
informasi yang terkandung didalamnya dapat
dimanfaatkan semaksimal mungkin sampai jangka
wa ktu tertentu.
3)
Penyusutan/ P emusnahan Arsip: arsip yang sudah
tidak berguna secara berkala harus dimusnahkan.
Angka pemakaian =
� ℎ� � �� � � �� ℎ� � �� � ��
x 100%
patokannya :
15 s/d 20% = arsip aktif
> 20% = arsip lebih aktif
< 15 %
= arsip inaktif “
72.1.5. Petugas Kearsipan
Petugas Kearsipan yang baik adalah petugas yang mampu mengelola
arsip dengan baik dan memenuhi persyaratan sebagai berikut :
“
a.Pengetahuan : mempunyai pengetahuan umum yang
bersangkutan dengan masalah surat dan arsip, mengetahui
seluk-beluk instansinya terutama organisa si dengan tugas
pejabatnya, dan mempunyai pengetahuan khusus tentang
kearsipan.
7
13
b. Keterampilan : mempunyai kemampuan melaksanakan tekhnik
tata kearsipan yang sedang dijalankan
c. Kepribadian : mempunyai ketekunan dalam bekerja, sabar,
teliti, rapi, cekatan, cerdas, jujur, loyal, dapat menyimpan
rahasia organisa si, dan lain-
lain.”
82.1.6.
Peralatan Penyimpanan Arsip
Peralatan penyimpaan arsip adalah alat yang digunakan untuk
menyimpan arsip. Alat-alat ini dapat mempermudah kegiatan kearsipan.
Secara umum peralatan yang dibutuhkan dalam kearsipan antara lain:
a.
Sekat; digunakan sebagai pemisah antara satu pokok urusan
dengan pokok urusan lain.
b.
Folder; map tempat untuk menyimpan arsip, sehingga arsip dapat
terhimpun dalam satu tempat.
c.
Filling cabinet (alamari arsip); tempat untuk menyimpan arsip
dinamis aktif, didalam suatu susunan sekat dan folder.
Penyusunan filing cabinet selalu dari laci atas ke bawah.
d.
Rak arsip
e.
Almari kayu; dapat digunakan untuk menyimpan arsip dinamis
inaktif.
2.1.6.1. Penggolongan peralatan penyimpanan arsip menurut Hendi Haryadi :
1. Peralatan Penyimpanan Manual
Dokumen yang disimpan dalam penyimpanan manual adalah
dokumen dalam bentuk kertas, sehingga pelaksanaanya memerlukan
8
14
tempat penyimpanan yang luas. Contoh penyimpanan arsip secara
manual:
“1
. Spindle File
alat penyimpanan arsip revolusioner
(paling kuno), karena dokumen kertas langsung
ditancapkan kealat yang berbentuk paku.
2. Vertical Filling Cabinet
dokumen disimpan
mendatar dan disusun menurut abjad, lalu
ditegakkan.
3. Rotary Filling System
bentuknya
bermacam-macam, ada yang berbentuk trolley yang bisa
digerakkan atau dipindah-pindahkan.
4. Rotary Cabinet
sarana penyimpanan arsip yang
sangat efisien, dapat menghemat waktu dan 60%
luas ruangan, tanpa risiko kesalahan.”
92. Peralatan penyimpanan mekanis/
Retrix indexing
“Penyimpanan file atau data dengan sistem
penyimpanan arsip menggunakan kantong-kantong
yang tersusun secara acak berupa sistem kode
lima angka atau enam digit yang mampu
menampung hingga 100.000 berkas.“
10Arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah
menggunakan alat pencari indeks. Contoh peralatan penyimpanan
mekanis adalah
punch card
dan
paper tape
3. Peralatan Penyimpanan Otomatis
Peralatan penyimpanan otomatis adalah penyimpanan file
dengan komputer. Penyimpanan semacam ini sangat menghemat
tempat dan waktu pencarian data yang diperlukan, namun tidak dapat
digunakan sepenuhnya karena tidak semua arsip dapat disimpan
dalam bentuk soft file. Data
–
data penting memerlukan tanda tangan
9
Hendi Haryadi, 2009, Administrasi Perkantoran untuk manajer & Staf, Visimedia, Jakarta, hal. 46
10
15
sehingga harus dicetak, maka penyimpanannya pun harus dalam
bentuk kertas.
2.1.7. Ruang Penyimpanan Arsip
Informasi yang terkandung dalam arsip sangat penting sehingga
arsip harus dijaga dan dikelola sedemikian rupa sehingga informasi
tersebut tidak hilang. Arsip harus disimpan di tempat khusus agar
kerahasiaan dan perawatanya dapat tercapai dengan baik.
“Temp
at
penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi dengan
baik.”
11Ruang penyimpanan arsip tidak boleh terkena matahari secara
langsung dan harus dipastikan tidak bocor ketika hujan. Suhu udara yang
paling tepat dalam ruang penyimpanan arsip berkisar antara 65ºF
–
75ºF.
Selain hal-hal tersebut ruang penyimpanan arsip sebaiknya dilengkapi
dengan AC yang dipasang 24jam.
“AC berfungsi untuk mengatur
kelembaban dan temperature udara serta mengurangi banyaknya debu.”
122.2. Sistem
Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling
mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.
Seluruh organisasi pasti mempunyai sistem untuk mencapai tujuannya.
11
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 56 12
16
Elemen-elemen yang membentuk sebuah sistem :
“
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), tujuan inilah yang
menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan,
sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke
dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses.
Masukan dapat berupa hal-hal yang berwujud ataupun tidak.
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau
transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan
lebih bernilai, misalnya berupa informasi dan produk, tetapi
juga bisa berupa hal-hal yang tidak berguna.
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada
sistem informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran,
cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara
sistem dan daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem
menentukan konfigurasi, ruang lingkup, atau kemampuan
sistem.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan
dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik
keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik
masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur
agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.
Lingkungan bisa berpengaruh terhadap opera si sistem dalam
arti bisa merugikan atau menguntungkan sistem itu sendiri.
”
1313
17
Gambar 2.1. Subsistem Administrasi
Sumber : Geoffrey Mills, Oliver Standingford, Robert C Appleby, Manajemen Perkantoran Moderen, Binarupa Aksara, Tangerang, hal. 18
2.2.1. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan yang dipilih haruslah disesuaikan dengan kondisi
kantor dan jenis arsip yang akan disimpan. Berdasarkan dengan teori ilmu
kearsipan, filling sistem kearsipan dibagi menjadi empat sistem yaitu :
“1. Sistem Kronologis
Penyusunan arsip berdasarkan waktu,
seperti tahun, bulan, dan tanggal .
2. Sistem abjad
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasa rkan abjad
3. Sistem nomor /kode klasifikasi persepuluhan
Arsip
disusun dan dikelompokan berdasarkan masa lah/pokok
soal.
4. Sistem Geografis
Arsip disusun berdasarkan nama
wilayah/daerah.”
1414
Irra Chrisyanti Dewi,2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 98 Masukan
(Sumber Daya)
Prosedur Administrasi
Perusahaan yang terorganisasi
dengan baik
Manajemen (Pengendalian) Rencana dan
anggaran
Deteksi penyimpangan
dari rencana Umpan
Balik Rencana dan
anggaran
18
Tabel 2.1
Jenis Arsip Dinamis dan Sistem Penyimpanannya
“Jenis arsip dinamis
Sistem penyimpanan yang sering
digunakan
Korespondensi (termasuk surat,
memorandum, telegram,
lampiran, laporan, dan dokumen
terkait
Berkas subjek menurut klasifikasi,
namun
korespondensi
dapat
merupakan
setiap
jenis
sistem.
Berkas korespondensi sering disebut
berkas umum untuk membedakanya
dari seri arsip dinamis lainya
Arsip dinamis transaksi (formulir
dan korespondensi yang
memberikan bukti adanya
transaksi).
Susunan alfabetis atau numeric
berdasa rkan nama atau pengenal
numeric, misalnya nomor surat atau
nomor tagihan. Seringkali jenis
dokumen ini bersifat bebas dan tidak
dikelompokan berdasarkan folder
berkas.
Arsip
dinamis
proyek
(korespondensi, nota, dan data
lain yang terkait pada proyek
tertentu seperti pengembangan
sebuah
produk,
pelaksanaan
kegiatan sebuah proyek atau
dokumentasi sistem.
Biasanya disimpan menurut nama
proyek
atau
nomor,
seringkali
dibagi lebih lanjut menurut subjek
dan klasifikasi.
Berkas kasus (rekam medis dan
arsip dinamis personil lainnya,
klaim, tuntutan hukum, kontrak,
asuransi, dan berkas sejenis).
Biasanya merujuk pada personil
tertentu atau properti.
Biasanya
menurut
nama
atau
kelompok atau diindeks menurut
nomor berkas.
Berkas khas (peta dan gambar
rekayasa atau engineering, pita
atau tapes dan gulungan reel, foto
sinar x, foto, gambar, kliping dan
berkas rujukan tercetak lainnya
dan media terbacakan mesin)
Biasanya nomor indeks abjad. “
1515
19
2.2.2. Sistem Penyimpanan Arsip
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan oleh
bagian khusus yang bertugas menangani pengelolaan dan penyimpanan arsip.
Pekerjaan kearsipan seluruh kantor dikelola oleh satu bagian khusus.
Kebaikan sistem penyimpanan arsip sentralisasi :
“
1. Mudah menyeragamkan cara kerja,
2. Penga wa san yang efektif dapat ditingkatkan,
3.Penghematan biaya dan penggunaan perabot serta alat alat
kantor dapat lebih hemat pula,
4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel,
5.Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan
kantor.”
16Kelemahan sistem penyimpanan arsip sentralisasi :
“
1. Kemungkinan mengalami hambatan dan kelambatan untuk
pekerjaan kantor yang penting dan memerlukan wa ktu
cepat,
2. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat
dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran,
3. Kurang dapat dirasakan kemanfaatanya bagi organisasi
kantor yang masih kecil dan belum berkembang.”
172. Desentralisasi
Desentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dilakukan
oleh setiap unit dalam organisasi. Masing-masing unit melakukan
pengelolaan dan penyimpanan arsip sendiri. Tidak ada bagian khusus yang
menangani seluruh arsip kantor.
16
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 13 17
20
Kebaikan sistem penyimpanan arsip desentralisasi :
“
1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa
tempat/gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor
akan lebih lanca
r jalannya,”
18Kelemahan sistem penyimpanan arsip desentralisasi :
“
1. Jika setiap unit dalam kantor mempunyai alat- alat yang
sama ,hal ini akan memboroskan biaya kantor
2. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja,
3. Sulit mengadakan penga wasan pekerjaan kantor yang
terpisah-
pisah ruangannya.”
192. Gabungan / Kombinasi
Gabungan atau kombinasi adalah sistem penyimpanan arsip yang
mengkombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Sistem ini
berangkat dari kelemahan dan kelebihan yang ada dalam masing-masing
sistem. Kombinasi berupaya meminimalisir kekurangan dari
masing-masing sistem dan memanfaatkan kelebihan dari keduanya untuk menjadi
sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien.
“
Kombinasi merupakan gabungan dari sentralisa si dan
desentralisa si. Penerapanya ketika organisasi kantor lebih
menitikberatkan pada asa s sentralisasi dan pada kesempatan
lain lebih menekankan pada penerapan asas desentralisa si,
dan pada kesempatan lain mungkin pengurusan teknis sesuatu
pekerjaan kantor sepenuhnya diserahkan kepada
masing-masing unit tanpa mengurangi akan perlunya bantuan tenaga
ahli dalam bidang pekerjaannya.”
202.3. Manajemen Kearsipan
“
Istilah manajemen kearsipan berasal dari bahasa Inggris yaitu
records management ada juga istilah recordkeeping. Istilah ini
dapat diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi tata
arsip dinamis. Tata arsip dinamis artinya penyusunan dan
18
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta, hal. 13 19
Ibid. hal. 15 20
21
penyediaan bukti transaksi bisnis yang lengkap, tepat, dan
handal dalam bentuk informasi terekam”
21Sistem manajemen kearsipan arsip dinamis meliputi :
a.
Personil yang relevan (staf managemen arsip dinamis dan
pemakainya);
b.
Garis haluan, prosedur, dan praktek tata arsip dinamis;
c.
Dokumentasi yang mencatat garis haluan, prosedur dan
praktek tersebut termasuk pedoman dan panduan prosedur;
d.
Arsip dinamis itu sendiri;
e.
Sistem arsip dinamis dan informasi yang dikhususkan untuk
mengontrol arsip dinamis;
f.
Perangkat lunak, Perangkat keras dan perlengkapan la in
serta alat tulis kantor.”
222.3.1. Manajemen Arsip Dinamis Kertas
Tempat penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus dipisahkan
agar arsip yang dicari dapat ditemukan dengan cepat dan mudah saat
diperlukan. Secara umum komponen arsip dinamis sebuah badan korporasi
yang disimpan dan atau dimusnahkan disusun sebagai berikut :
a.
10 % arsip dinamis dipertahankan karena memiliki nilai
jangka panjang
b.
25 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip aktif.
c.
30 % arsip dinamis disimpan pada berkas arsip ina ktif.
d.
35 % arsip dinamis tidak berguna dan dapat
dimusnahkan. “
232.3.2 Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
A. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Penting
a. Naskah Dinas Penting Masuk
Naskah Dinas Penting masuk adalah naskah dinas yang diterima
dan bersifat penting. Alur pengurusan naskah dinas penting masuk
21
Sulistyo Sulistyo Basuki,2003, Manajemen Arsip Dinamis, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, hal. 15
22 Ibid 23
22
dimulai dari penerima naskah dinas, Pengarah naskah dinas, Pencatat
naskah dinas, Pengendali naskah dinas, Tata usaha unit pengolah naskah
dinas, kemudian berakhir di Penyimpan naskah dinas.
a.Penerima ;menerima naskah dina s dan meneliti
kebenaran alamat, Menyortir dan membuka naskah
dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut
untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda
dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada
naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat
naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b.Pengarah ;membaca, memberikan kode kla sifikasi
naskah
dinas
pada
sudut
kanan
atas
dengan
menggunakan pensil, kemudian meneruskan kepada
pencatat.
c.
Pencatat ; mencatat naksah dinas dalam kartu kendali
rangkap 3 sesuai dengan pengarahan. Meneruskan
naskah dinas beserta kartu kendali kepada pengendali.
d.Pengendali
;meneliti
kebenaran
ka rtu
kendali,
menyampaikan naskah beserta kartu kendali II dan III
kepada pengolah, menyusun kartu kendali I dalam kotak
kartu kendali berdasarkan pengelelompokan urutan kode
klasifikasi.
e.
Penyimpan ;menyimpan kartu kendali II sebagai
pengganti naskah dinas yang masih ada pada pengolah.
f.
Pengolah ; menyimpan kartu kendali III, mengisi lebar
disposisi kemudian menyampaikan naskah dinas kepada
pimpinan setelah pimpinan sudah mengembalikan naskah
dinas dan disposisi pengolah segera meneruskan kepada
unit pelaksana untuk melaks
anakan isi naskah dinas.”
24b. Naskah Dinas Penting Keluar
Naskah Dinas Penting Keluar adalah naskah dinas yang
dikeluarkan, dimana naskah dinas tersebut bersifat penting. Alur
pengurusan naskah dinas penting keluar dimulai dari pembuatan konsep
naskah dinas, kemudian kepada unit pengolah, pengendali dan dikirim.
24
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 4
23
a.
Unit Pengolah; mencatat naskah dinas dalam kartu
kendali I, II, III kemudian menyampaikan naskah dinas
tersebut kepada pengendali, menyimpan konsep dan
kartu kendali lembar III berdasarkan kode.
b.
Pengendali; meneliti kebenaran isi kartu kendali,
menyimpan kartu kendali I dan II kedalam kotak kartu
kendali , mengembalikan konsep dan kartu kendali III
kepada
pengolah
untuk
disimpan,
kemudian
menyerahkan kepada pengirim untuk dikirim kealamat.
c.
Pengirim; mengirimkan na skah dinas sesuai dengan
alamat.“
25B. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Biasa
a. Naskah Dinas Biasa Masuk
Naskah dinas biasa masuk adalah naskah dinas yang diterima dan
bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa tidak mengggunakan kartu
kendali, hanya menggunakan lembar pengantar rangkap dua. Alur
pengurusan naskah dinas biasa dimulai ketika naskah dinas diterima oleh
penerima, kemudian disampaikan kepada pengarah, pencatat, pengendali
dan yang terakhir sampai pada unit pengolah.
a.
Penerima ; menerima naskah dina s dan meneliti
kebenaran alamat, kemudian menyampaikan naskah
dinas kepada pengarah, menyortir dan membuka naskah
dinas, dan membubuhkan cap tanggal dan nomor urut
untuk surat keluar. Dalam hal alamat lua berbeda
dengan alamat dalam, maka sampul disertakan pada
naskah dinas. Sedangkan apabila terdapat salah alamat
naskah dinas harus dikembalikan kepada pengirim.
b.
Pengarah ;mengarahkan naskah dinas kemudian
meneruskan kepada pencatat.
c.
Pencatat ;mencatat naskah dinas dalam lembar
pengantar
yang
dibuat
rangkap
dua
kemudian
menyerahkan kepada pengendali.
d.
Pengendali; meneliti kebenaran isi lemba r pengantar,
menyusun lembar pengantar I kedalam kotak lembar
25
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 5
24
pengantar, kemudian meyerahkan kepada pengolah.
e.
Pengolah; menandatangani dan memberi tanggal pada
lembar pengantar, menyimpan lembar pengantar II,
mengisi lembar disposisi kemudian menyerahkannya
kepada pimpinan, setelah dikembalikan oleh pimpinan
sege
ra di teruskan kepada pelaksana.”
26b. Naskah Dinas Biasa Keluar
Naskah dinas biasa keluar adalah naskah dinas yang dikeluarkan
dimana naskah tersebut bersifat biasa. Pengurusan naskah dinas biasa
keluar sama dengan pengurusan naskah dinas penting, dengan
pertimbangan bahwa suatu unit kerja mengeluarkan naskah dinas karena
memang ada suatu kepentingan.
C. Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia
a. Naskah Dinas Rahasia Masuk
Naskah dinas rahasia masuk adalah naskah dinas yang diterima dan
bersifat rahasia. Pengurusan naskah dinas rahasia juga tidak mengggunakan
kartu kendali, seperti pada naskah dinas biasa, hanya menggunakan lembar
pengantar rangkap dua. Rahasia berarti tidak sembarang orang boleh
mengetahui isi dari naskah dinas tersebut, jadi pengurusan naskah tetap
dalam keadaan tertutup sampai pada alamat yang dituju. Alur pengurusan
naskah dinas penting dimulai ketika naskah dinas diterima oleh penerima,
disampaikan kepada pencatat, kemudian diteruskan kepada pimpinan.
a.
Penerima; menerima naskah dinas dalam keadaan
tertutup dan menyerahkanya kepada pencatat.
b.
Pencatat; mencatat tanda -tanda yang terdapat pada
naskah dinas raha sia dalam lembar pengantar rangkap
26
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 6
25
dua (naskah dinas masih dalam keadaan tertutup, hanya
pimpinan yang berhak membukanya), menyimpan lembar
pengantar I.
c.
Pimpinan; menerima surat dan lembar pengantar
kemudian menindaklanjuti dan menyimpan naskah dinas
dan lembar pengantar II.
”
27b. Naskah Dinas Rahasia Keluar
Naskah dinas rahasia keluar berbeda dengan naskah dinas rahasia masuk
karena naskah dinas keluar rahasia kembali menggunakan kartu kendali.
Naskah dinas rahasia keluar dibuat langsung oleh pimpinan atau orang yang
benar-benar dapat dipercaya, baik konsep maupun pengetikannya. Unit
pengolah dan pencatat hanya mencatat tanda- tanda surat kemudian
menyimpan kartu kendali dan konsep surat dan selanjutnya mengirimkan surat
ke alamat yang dituju.
a.
Pengolah; mencatat naskah dinas kedalam kartu kendali
rangkap 3, kemudian menyerahkan naskah dina s dalam
keadaan tertutup untuk dikirimkan ke alamat, kemudian
menyimpan kartu kendali III dan konsep naskah dinas.
b.
Pencatat; meneliti kebenaran kartu kendali, menerusakan
naskah dinas kepada pengirim dan menyimpan kartu
kendali I dan II.
”
282.3.3. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis aktif yang terus menerus
diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Arsip dinamis aktif masih
digunakan secara terus menerus sebagai berkas kerja dalam unit pengolah di
lingkungan suatu organisasi.
27
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 7
28 Ibid.
26
A. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Aktif
Penataan berkas adalah cara menata dokumen di dalam berkas dan
mengatur berkas dalam susunan yang sistematis. Penyimpanan arsip harus
dilakukan secara sistematis sehingga dapat ditemukan kembali dangan cepat dan
tepat. Tahap
–
tahap penataan berkas :
a.
Memisah- misahkan arsip yang akan disimpan dengan
arsip yang sedang dikelola. Pada tahap ini kelengkapan
–
kelengkapan arsip yang tidak memiliki keterangan bernilai
seperti amplop kosong, blangko kosong, dan lain- lain
segera dimusnahkan.
b.
Memeriksa, tindakan ini meliputi :
-
Memeriksa apakah lampiran sesuai dengan yang
tersebut dalam surat, jika tidak dicatat dalam kartu
kendali kolom catatan
-
Menyisihkan salinan-salinan yang rangkap, kalau tidak
diperlukan lagi dapat dimusnahkan.
c.
Menentukan Kode; setiap arsip dipelaja ri isinya untuk
mengetahui lingkup dan kajian masalah yang tersirat
didalam surat.
d.
Mengelompokkan arsip ; berdasarkan kesamaa n dalam
suatu proses, kesamaan masalah, atau kesamaan jenis.
e.
Menentukan title; arsip yang telah dihimpun ditentukan
titelnya yang berfungsi sebagai tanda pengenal berkas,
dimana title tersebut dicantumkan pada tab folder.
f.
Penempatan arsip dalam folder ; pada tab folder diberi
kode klasifikasi dan title yang telah ditentukan.
g.
Penataan Sekat; penyusunanya dimulai dari sekat untuk
pokok urusan, kemudian disusul untuk sub urusan,
penyusunannya seca ra berdiri kebalakang atau berderet
kesamping.
h.
Penataan tanpa sekat; penataan berkas aktif dilakukan
tanpa menggunakan sekat.”
29B. Pedoman Teknis Tata Berkas Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang sudah berkurang
frekuensi penggunaanya dalam penyelenggaraan administrasi.
29
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal 9
27
Penanganan Arsip Inaktif dapat dilakukan sebagai berikut :
I. Penanganan Arsip Daftar A (I) Sementara; Penanganan arsip menurut unit
kerja/ Pengolah. 8 hal yang harus dilakukan, antara lain :
a.
Membersihkan arsip dari debu- debu dan kotoran dan
memusnahkan semua bakteri dan serangga.
b.
Memisahkan arsip non arsip dan duplikasi arsip
c.
Mengelompokkan arsip menurut unit kerja / pengolah
disusun menurut kronologi
d.
Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm dan member nomor
sementara
e.
Mencatat dalam kartu menurut unut kerja dan disusun
menurut kronologi, setelah disusun nomor tetap pada
kartu.
f.
Membuat daftar pretelan arsip
g.
Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks,
sambil memberikan nomor definitive pada bendel arsip
yang telah dibungkus.
h.
Memberikan kamper dalam boks arsip.
”
30II. Penanganan Arsip daftar B (II) langsung dari arsip kacau
a.
Membersihkan
arsip
dari
kotoran-kotoran
dan
membasmi serangga dan bakteri dengan bahan kimia.
b.
Memilah arsip, non arsip dan duplikasi
c.
Mengidentifikasikan menurut seri, rubric, dan dosir
d.
Mengklasifikasikan/mengelompokan arsip menurut seri,
rubik, dan dosir, dan disusun menurut kronologi.
e.
Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm, beri nomor
sementara, dicatat pada kartu menurut seri, rubric dan
dosir sesuai dengan hasil seleksinya.
f.
Atas dasar catatan pada wa ktu tadi dibuat skema mana
yang masuk pada seri rubik dan dosir.
g.
Pengelompokan kartu (finches manuvere) menurut seri
rubik dan dosir disusun menurut kronologi lalu diberi
definitive(tetap) pada kartu yang telah diberi nomor
sementara tersebut.
h.
Membuat daftar pretelan arsip( daftar susunan arsip)
sesuai dengan susunan kartu diatas.
i.
Memasukan arsip yang telah dibungkus ke dalam boks
sambil memberikan nomor definitive pada bungkusan
30
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang, hal. 9
“
28
arsip sesuai dengan nomor definitive pa da kartu.
j.
Memasukkan kamper ke dalam boks yang telah
dimasuki arsip .”
31III. Penanganan Arsip dengan Daftar (II) dari arsip Daftar (I)
a.
Membuka arsip hasil penanganan daftar A (I)
b.
Mengidentifikasi antara seri, rubik dan dosir
c.
Mengklasifikasikan/ mengelompokan antara seri, rubik
dan dosir disusun dalam kartu menurut seri, rubik dan
dorsir disusun atas kesamaan masalah dan kronologi
d.
Membungkus arsip setebal ± 4/5 cm, beri nomor
sementara, dicatat dalam kartu menurut seri, rubrik dan
dorsir, beri nomor sementara sesuai dengan hasil
seleksinya.
e.
Mengelompokkan kartu-kartu (fiches manuver) menurut
seri, rubric dan dorsir dan disusun menurut kronologi
lalu diberi nomor definitive(tetap) pada kartu sementara
f.
Memasukkan arsip yang telah dibungkus kedala m boks
sambil memberikan nomor definitive(tetap) sesuai
dengan nomor definitive pada kartu
g.
Membuat daftar pretelan arsip
h.
Memasukkan kamper kedalam boks yang telah dimasuki
arsip..”
32IV. Penanganan Arsip Teratur ; arsip inaktif yang semasa aktifnya ditata
berdasarkan suatu sistem tertentu dan masih utuh penataannya, ditangani
sebagai berikut :
a.
Diperiksa kembali atas penataan dengan dasa r sistem
yang dipergunakan
b.
Ditertibkan pengaturan fisiknya, sehingga penemuan
kembali dapat lancar
c.
Arsip yang tidak diperlukan lagi oleh lembaga Negara/
Badan Pemerintahan dapat dibuat daftar pertelaannya
untuk dimusnahkan.
d.
Arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi untuk
kepentingan sehari
–
hari dapat dibuatkan daftar
pertelaanya
untuk
diserahkan
ke
Pusat
Arsip
Daerah
.”
3331
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang
32 Ibid. 33
29
2.3.4. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip
Arsip tidak hanya memerlukan sistem penyimpanan yang baik, namun
pemeliharaan dan penjagaan yang baik tidak kalah penting untuk menunjang
kelancaran pekerjaan kantor. Arsip mudah dan cepat ditemukan tidak ada gunanya
jika ditemukan dalam keadaan rusak dan tidak dapat dikenali lagi. Pemeliharaan
dan penjagaan arsip dari kerusakan dan kemusnahan sangat penting untuk
melindungi informasi yang terkandung dalam arsip.
A. Pemeliharaan Arsip dilihat dari penyebabnya
a.
Kelembaban
Kelembaban udara merupakan salah satu penyebab kerusakan arsip
dalam bentuk kertas. Seperti yang dikemukakan Basir Bartos “
Kelembaban
udara yang tidak terkontrol memungkinkan timbulnya jamur, pasta/ lem hilang,
kertas menjadi lemah dan merusakkan kulit.
”
34Udara yang terlalu lembab
tentunya harus ditambah edaran udara kering untuk menstabilkan kelembaban.
“Kelembaban udara
yang baik tidak melampaui 75º.
”
35“
Di dalam suatu ruangan yang relatif kecil seperti almari,
ruang belajar dan lain-lain anhydrous calcium ch. dapat
dipergunakan untuk menyerap air dengan menempatkanya
didalam mangkok, dengan cara ini air akan terserap oleh
panasnya. “
36b.
Udara yang terlampau Kering
Udara yang terlalu kering dapat merusak arsip dalam bentuk kertas
karena kertas akan menjadi kering dan kesat sehingga mudah getas. Hygrometer
perlu dipasang didalam ruangan untuk mengukur kelembaban udara.
34
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 52 35
Ibid 36
30
c.
Sinar Matahari
Sinar matahari langsung dapat merusak arsip berbentuk kertas.
Ultraviolet berbahaya untuk keutuhan arsip karena dapat mengancam struktur
dan molekul kertas. Arsip dalam bentuk kertas akan berubah warna menjadi
kecoklatan dan tintanyapun dapat luntur.
“
Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara
langsung, hendaklah pintu-pintu, jendela-jendela dibuat
menghadap utara atau selatan, sehingga ruangan tidak
menghadap langsung datangnya sinar matahari. Apabila sinar
matahari tidak dapat secara langsung dihindari, yang dapat
kita lakukan adalah dengan menyaring sinar matahari dengan
kaca hijau atau kuning yang tebal.”
37d.
Debu
Debu yang begitu kecil dan lembut tidak dapat diremehkan karena
dapat merusak kertas. Kertas menjadi kotor .
“Untuk menghadapi debu dapat
dipasang jaring-jaring ka wat
yang halus pada pintu dan jendela.”
38Kawat
yang dipasang dapat mencegah serangga dan udara kotor masuk ke ruangan.
e.
Kotoran Udara
Tempat-tempat di daerah industri selalu terkena dampak pencemaran
lingkungan. Udara kotor merupakan salah satu dampak yang tidak hanya
berbahaya bagi kesehatan, tapi keselamatan arsip berbentuk kertaspun dapat
terancam.
“Zat besi yang terkandung dalam kert
as atau kulit akan menjadi
asam belerang dengan segala akibatnya, yakni berkarat.”
39Penyimpanan
arsip pada daerah seperti ini harus menggunakan AC.
37
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 53 38
Ibid. hal.54 39
31
f.
Jamur dan sejenisnya
Timbulnya jamur pada kertas arsip ditandai dengan munculnya
lapisan tipis yang berwarna putih. Jamur tumbuh karena tempat penyimpanan
arsip terlalu lembab. Arsip harus dibersihkan dengan kain bersih dan kering
agar jamur tidak meluas.
g.
Rayap
Serangan rayap dan serangga lain sangat berbahaya bagi keselamatan
arsip berbentuk kertas, karena rayap memakan kertas dan juga kayu.
Serangan rayap harus diwaspadai dan dicegah
“yakni dengan peniadaan
penggunaan kayu bangunan yang langsung bersentuhan dengan tanah”
40.
B. Penjagaan Arsip
a.
Mebersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya dibersihkan minimal satu
minggu sekali agar debu dan serangga tidak dapat berkembang biak. Ruangan
harus selalu diperiksa untuk mencegah perkembangbiakan serangga.
b.
Penggunaan racun serangga
“Setiap enam bulan hendaknya ruangan disemprot dengan racun
serangga seperti DDT, diedril, pyrethrum, gaama benzenehexa -
chloride.”
41Penyemprotan digunakan untuk membunuh serangga, agar tidak merusak arsip
hendaknya dilakukan dengan hati-hati jangan sampai terkena arsip.
40
Basir Bartos, 2000, Manajemen Kearsipan, Bumi Aksara, Jakarta, hal. 55 41
32
c.
Larangan makan dan merokok
Sisa-sisa makanan dapat menarik tikus dan serangga yang berbahaya
bagi arsip. Rokok tentunya berhubungan dengan api, dan api sangat berbahaya
bagi keselamatan arsip dalam bentuk kertas.
d.
Rak penyimpanan arsip
“Arsip
- arsip hendaknya disimpan di rak yang dibuat dari logam,
dimana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci.”
42Rak dari logam dapat mencegah rayap yang biasanya berawal dari kayu. Jarak 6
inci dapat mempermudah sirkulasi udara dan mempermudah pembersihan
kolong rak. Rak harus berukuran lebih besar dari arsip yang akan disimpan.
e.
Membersihkan arsip
Arsip harus dibersihkan secara berkala agar tidak ada serangga yang
berkembang biak dan merusak arsip. Arsip yang rusak atau basah harus segera
diperbaiki dan dikeringkan agar arsip tidak rusak.
f.
Arsip-arsip yang sudah inaktif
Arsip yang inaktif hendaknya dipisahkan dengan arsip yang masih
aktif. Hal ini untuk mempermudah penemuan kembali arsip-arsip yang masih
aktif. Penataan arsip yang inaktif juga harus rapi dan bersih sebagaimana arsip
aktif.
2.3.5. Penemuan kembali Arsip
Tujuan utama penyimpanan arsip adalah menjaga agar arsip tidak hilang
dan atau rusak. Arsip tidak hilang atau rusak saja tidak cukup untuk menunjang
42
33
kelancaran kegiatan perkantoran. Kemudahan dan kecepatan penemuan kembali
arsip sangat penting karena setiap keputusan harus diambil dengan cepat, cermat
dan tepat agar kelancaran kegiatan perkantoran tidak terganggu. Sistem
penyimpanan arsip yang baik dapat dibuktikan dengan kecepatan dan kemudahan
penemuan kembali arsip yang dicari. Jika arsip yang dicari dapat ditemukan
dengan mudah, maka sistem penyimpanan arsip sudah baik. Sebaliknya sistem
penyimpanan arsip dapat dikatakan kurang baik atau harus diperbaiki jika
penemuan kembali arsip memerlukan waktu yang lama dan tidak mudah.
Kecermatan dan Kecepatan penemuan kembali arsip dapat menjadi pengukur
penyelenggaraan kearsipan dalam suatu kantor.
A. Penggunaan Angka Kecermatan
Kecermatan penemuan kembali arsip dapat diukur. Presentase angka
perbandingan antara banyaknya arsip yang tidak ditemukan dengan warkat
yang harus ditemukan akan menghasilkan angka kecermatan penemuan
kembali arsip.
“Angka kecermatan =
� ℎ� ℎ�� ��� � �� ��� �ℎ�� ��x 100%.”
43Semakin
rendah
angka
kecermatan,
membuktikan
semakin
baik
penyelenggaraan arsip dalam suatu kantor. Sebaliknya, jika angka kecermatan
semakin tinggi maka semakin kurang baik pula penyelenggaraaan arsip dalam
suatu kantor sehingga perlu diadakan perbaikan pada sistem penyimpanan
arsip.
43
34
Sistem kearsipan yang benar- benar baik ditunjukkan dengan angka
kecermatan yang tidak lebih dari ½ %. “
Sebagai patokan angka kecermatan
adalah 3% .”
44Jika penemuan kembali arsip memiliki angka kecermatan
mempunyai prosentase 3% atau lebih, maka penyelenggaraan penyimpanan
arsip kurang baik.
B. Penggunaan Jangka Waktu Penemuan
Kelancaran kegiatan perkantoran sangat ditentukan oleh kecepatan
penemuan kembali arsip sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan
kebijakan dan keputusan.
“Jangka waktu yang baik untuk menemukan kembali
suatu arsip adalah tidak lebih dari 1 menit.”
45Jika waktu yang dibutuhkan
untuk menemukan kembali sebuah arsip lebih dari 1 menit maka sistem
penyelenggaraaan penyimpanan arsip perlu ditinjau kembali.
2.3.6. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip
A. Pemusnahan Arsip
Arsip tidak selamanya selalu bermanfaat bagi kegiatan kantor, pada
masanya arsip akan menjadi sampah. Karena hal tersebut pengelola arsip
harus dapat mengidentifikasi arsip. Arsip yang tidak bermanfaat lagi harus
dimusnahkan karena pertumbuhan arsip baru sangat cepat. Pemusnahan arsip
harus dilakukan dengan cermat dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam
pemusnahan arsip.
44
Irra Chrisyanti Dewi, 2011, Manajemen Kearsipan, Prestasi Pustaka, Jakarta hal. 168 45
35
a. Arsip
–
arsip yang tidak diperlukan lagi dapat dimusnahkan
dengan ketentuan:
Untuk arsip yang menyangkut keuangan terlebih dahulu
perlu perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan
Pemeriksa Keuangan dengan jalan mengirimkan pertelaan
Arsip yang akan dimusnahkan.
Untuk arsip yang menyangkut kepega waian terlebih dahulu
dengan
pertimbangan
Kepala
Badan
Administrasi
Kepega waian Negara dengan jalan mengirimkan daftar
pertelaan arsip yang akan dimusnahkan.
Untuk arsip yang menyangkut material dan pemilikan perlu
memperhatikan ketentuan yang berlaku untuk itu.
Untuk arsip yang diluar butir a, b, dan c diatas langsung
dimintakan persetujuan ke arsip nasional.
b. Setelah mendapat pertimbangan dari ketua badan pemeriksa
keuangan dan kepala badan administrasi kepega waian
Negara, maka pertimbangan bersama daftar pertelaanya
dikirim ke arsip nasional untuk dimintakan persetujuan.
c. Setelah mendapat persetujuan dan yang bersangkutan dapat
menetapkan keputusan pemusnahan arsip, maka arsip-arsip
dimaksud dapat dimusnahkan.
”
46B. Penyerahan Arsip
Arsip yang sudah berumur puluhan tahun bukan berarti akan
menjadi sampah. Ada beberapa arsip yang akan menjadi arsip yang bersifat
abadi dan harus disimpan selamanya. Arsip yang dianggap bernilai tinggi
harus diserahkan ke Arsip Nasional RI untuk disimpan lebih aman.
“
Arsip yang diserahkan ke Arsip Nasional RI
adalah arsip yang bernilai sekunder yaitu nilai arsip yang
didasarkan kegunaanya bagi kepentingan lemba ga/ instansi
lain dan atau kepentingan umum di luar lembaga/ instansi
pencipta arsip dan kegunaanya sebagai bukti pertanggung
ja waban nasional. Adapun prosedur penyerahannya adalah :
a.
Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang akan
menyerahkan arsipnya wajib berkonsultasi dengan Arsip
Nasional RI.
46
36
b.
Penyerahan arsip dilaksana kan dengan memua t Daftar
Pertelaan Arsip yang diserahkan dan Berita Acara
Penyerahan Arsip.
c.
Lembaga Negara/ Badan Pemerintahan di Tingkat Pusat
menyerahkan arsipnya ke Arsip Nasional.
d.
Sementara
menunggu
dikeluarkanya
Peraturan
–
Peraturan yang mengatur tentang Arsip Nasiona l Daerah
Lembaga- Lembaga Negara/ dan Badan Pemerintahan di
Tingkat Daerah hendaknya :
Bila telah terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di
Daerahnya menyerahkan arsip-arsipnya ke Per wakilan
Arsip Nasional di Daerah ybs.
Bila belum terbentuk Perwakilan Arsip Nasional di
Daerah menahan/ menyimpan unuk sementara
arsip-arsipnya di Unit Kearsipan/ Pusat Penyimpanan
Arsipnya masing-masing.
”
472.3.7. Manajemen Arsip Dinamis Elektronik
Manajer arsip dinamis dapat menggunakan automatisasi kantor dan
alat program bisnis untuk membantu administrasi umum tugas kearsipan.
Bantuan tersebut dalam bentuk :
1.
Progra m olah kata untuk menyusun surat (termasuk
surat dalam bentuk baku), laporan, formulir, dan
dokumen lain
2.
Progra m terbitan diatas meja sehingga manajer
arsiparis dinamis dapat membuat panduan, newsletter,
dan bahan publisitas lainya
3.
Progra m grafis untuk membuat tanda atau caption untuk
pameran
4.
Progra m spreadsheet untuk membuat angga ran belanja
dan membuat statistic dan spreadsheet. “
48Seiring dengan perkembangan tekhnologi dan kebutuhan dalam
perkantoran, penggunaan komputer sebagai peralatan perkantoran untuk
47
Sekretariat Daerah Kabupaten Semarang, 2006, Pedoman Bahan Bimbingan Teknis Kearsipan Dinamis, Kantor Pengelolaan Data dan Arsip Daerah, Kabupaten Semarang
48
37
penciptaan dan penyimpanan suatu dokumen semakin popular dan hampir
digunakan oleh semua kantor modern. “
Meskipun banyak ilmuan yang
mengatakan bahwa 70
–
80% dokumen yang dikopi dan disimpan dalam
format kertas, jumlah tersebut semakin lama semakin berkurang
.”
49Penyimpanan arsip dinamis elektronik dapat membantu arsiparis dalam hal
kemudahan dan kecepatan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.
Keuntungan lain yang diperoleh dari penyimpanan arsip elektronik adalah
efisiensi biaya percetakan, penggandaan, dan penyimpanan dokumen.
Penggunaan media elektronik sebagai media penyimpanan arsip
memang tidak dapat digunakan sepenuhnya karena masih banyak dokumen
penting yang harus dicetak dalam bentuk kertas. Namun kehadiran media
elektronik dalam kegiatan manajemen kearsipan yang dikombinasikan dengan
kebutuhan kantor dapat menciptakan efisiensi menuju akses penemuan
informasi yang terkandung dalam arsip yang disimpan.
49
