BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Kebutuhan informasi yang semakin meningkat disertai dengan perkembangan
teknologi informasi pada era globalisasi saat ini berpengaruh terhadap bisnis di lembaga
pemerintah maupun lembaga swasta. Tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh
lembaga baik lembaga pemerintah maupun lembaga swasta dapat menjadi bahan
pertimbangan terkait dengan pengambilan keputusan.
Kegiatan organisasi seperti perencanaan, penganalisisan, perumusan dan
pengambilan keputusan membutuhkan informasi yang tepat dan sesuai. Salah satu
sumber informasi dalam lembaga atau organisasi adalah arsip.
Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam penyajian informasi bagi
pimpinan sebagai dasar dalam membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Bentuk
arsip sekarang tidak hanya berbentuk tulisan saja melainkan audio visual seperti foto
dan video. Berkembangnya teknologi informasi secara tidak langsung berpengaruh
terhadap bentuk arsip. Perawatan dan penataan arsip yang baik dan benar dapat
meminimalkan terjadinya kerusakan terhadap arsip dan dapat memudahkan dalam
penemuan kembali arsip.
“Arsip atau (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada
yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keteragan – keterangan mengenai sesuatu subbyek (pokok persoalan) atau pun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang (itu) pula”1
1
Berdasarkan Undang Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan – Ketentuan
Pokok Kearsipan pasal 1 ayat a dan b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip
adalah :
a. “Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga – Lembaga Negara dan Badan – Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. “Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan Bangsa”2 “Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga – Lembaga Negara dan Badan – Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
Salah satu syarat yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip adalah arsip
yang telah disimpan dapat ditemukan kembali dengan cepat ketika dibutuhkan kembali
sewaktu – waktu, artinya inti dari suatu kearsipan adalah proses pencarian kembali
arsip yang telah disimpan.
Penyimpanan arsip sebaiknya tidak menggunakan tempat yang terlalu banyak dan
dapat memungkinkan pegawai mudah dalam menemukan arsip – arsip yang telah
disimpan apabila diperlukan.
Menyimpan arsip harus memperhatikan berbagai faktor, hal ini dikarenakan
rentannya arsip mengalami kerusakan, sehingga dengan terawatnya arsip yang
disimpan sesuai dengan jumlah dan volume arsip dapat berpengaruh terhadap usia arsip
yang disimpan.
2
Selain memperhatikan penyimpanan arsip, sistem yang diterapkan oleh suatu
lembaga harus mudah dilaksanakan dan tidak menimbulkan kesulitan bagi pegawai.
“Penyimpanan arsip juga harus memperhatikan ruangan, suhu udara dan cahaya. Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip harus memiliki ventilasi udara. Kontrol suhu 18◦ sampai dengan 21◦ celcius. Ruangan juga harus terhindar dari sinar ultraviolet secara langsung”3
Seringkali kita mengetahui masih terdapat kantor swasta maupun pemerintah yang
belum menerapkan sistem kearsipan dengan benar. Misalnya dengan ditumpuk
digudang, di meja tempat kerja, tidak terawatnya arsip yang disimpan. Pengelolaan
arsip perlu memperhatikan pemisahan antara arsip yang masih aktif dan juga arsip
inaktif. Pemisahaan arsip aktif dan arsip inaktif disesuaikan dengan intensitas
penggunaanya. Arsip aktif yang telah dipisahkan dari arsip inaktif disimpan dalam
filling cabinet dan diberi kode sedangkan arsip inaktif disimpan dalam tempat penyimpanan dan diberi nama serta disimpan ditempat yang telah ditentukan.
Mengelola arsip tidaklah mudah seperti kebanyakan orang membayangkan,
diperlukannya tenaga ahli dalam mengelola arsip, sehingga sesuai dengan apa yang
diharapkan. Menjadi tenaga ahli dalam mengelola arsip haruslah orang – orang yang
memilki tingkat ketelitian yang tinggi dan harus memiliki syarat – syarat tertentu
seperti memiliki sikap jiwa yang cermat, cerdas dan cekatan. Pegawai arsip juga
memiliki kemampuan dalam memahami sesuatu dan bekerja dengan cepat, serta rapi,
rapi yang dimaksud adalah arsip – arsip yang disimpan oleh instansi baik instansi
swasta maupun pemerintah.
3
“Apotek Hasil yang terletak dijalan Makam Pahlawan Salatiga adalah salah satu
sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat. Apotek Hasil ini berdiri sejak tahun 2014
dan dimiliki oleh bapak Didik selaku pemilik baru. Apotek Hasil beroperasi setiap hari
Senin hingga hari Jumat dimulai pukul 06.00 WIB – 17.00 WIB. Sales dari berbagai
macam merk datang setiap hari untuk menawarkan produk – produk kesehatan ataupun
menagih inkaso (pembayaran jatuh tempo) produk – produk kesehatan di Apotek Hasil
Salatiga. Batas inkaso (menagih pembayaran jatuh tempo) rata rata adalah 21 – 30 hari.
Pengiriman barang pesanan dari sales juga tidak dapat diatur waktu sesuai dengan
keinginan Apotek Hasil, hal ini terjadi dikarenakan pengiriman barang pesanan tersebut
sesuai dengan kebijakan perusahaan bisa pagi, siang ataupun malam.
Ketika barang pesanan sudah sampai diapotek, karyawan akan mengecek lembaran
faktur terakhir yang diberikan oleh pengirim barang, hal ini dilakukan dengan tujuan
untuk mengecek apakah barang yang dipesan sesuai dengan faktur atau tidak. Barang
yang sudah dicek, tidak langsung di display di Apotek Hasil, tetapi barang tersebut akan dimasukkan didalam gudang dengan tujuan untuk mengecek kode batch dan
kadaluarsa barang pesanan. Setelah semua barang di cek, barulah barang pesanan akan
di display untuk diperjual belikan kepada konsumen. Lembar faktur yang dipegang oleh
karyawan, selanjutnya akan dicatat dan dibuatkan arsip manual di Apotek Hasil tujuan
dari pembuatan data arsip ini adalah untuk mengetahui baarang apa saja yang sudah
dibayar lunas kepada sales ketika sales datang untuk menagih inkaso.
Obat yang diperjual belikan di Apotek Hasil ini dibedakan menjadi 2 jenis yaitu HV
dan OWA (Obat Wajib Apotek). Batas kadaluarsa obat yang diperjual belikan di Apotek Hasil kira kira 3-4 tahun, dan ketika obat yang ada sudah kadaluarsa, obat tersebut tidak langsung dimusnahkan pada saat itu juga, hal ini dikarenakan adanya
Pemusnahan obat kadaluarsa ini tidak boleh dilakukan perseorangan dengan cara dibakar, ditanam didalam tanah, dilarutkan disungai atau saluran pembuangan air, hal
ini dikarenakan adanya kekhawatiran ketika obat tersebut dimusnahkan perseorangan,
ada dampak bagi orang lain atau lingkungan terkait dari pemusnahan obat tersebut.
Pemusnahan obat kadaluarsa ini dilakukan oleh dinas kesehatan setempat, dan disaksikan oleh seluruh apoteker yang ada di Salatiga, selain obat yang dimusnahkan,
resep dokter juga ikut dimusnahkan, ini bertujuan untuk menghindari adanya
penyalahgunaan resep dokter oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. ”4
Transaksi pembelian dan penjualan terkait dengan produk yang dijual oleh Apotek
Hasil tentunya terjadi fluktuatif, sehingga diperlukannya pengelolaan arsip secara baik
dengan tujuan untuk memudahkan karyawan dan pemilik apotek dalam mengambil
keputusan ataupun menemukan kembali informasi yang ingin dicari.
1.2. Fokus Penelitian
Arsip berperan penting dalam kegiatan administrasi. Peranan penting arsip dalam
kegiatan administrasi adalah sebagai pusat ingatan dan informasi dalam rangka
melakukan kegiatan seperti: pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, serta
pertanggung jawaban dengan tepat.
Pengamatan pendahuluan dilakukan pada Apotek Hasil Salatiga yang mengamati
langsung lingkungan apotek serta wawancara awal dengan pengelola apotek Hasil.
Pengelolaan arsip sebagai bahan informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Hasil adalah
arsip HV dan OWA. Penyusunan arsip HV dan OWA dilakukan secara manual dengan
menggunakan buku berukuran folio.
Mekanisme pembuatan arsip HV dan OWA berdasarkan dari faktur yang diterima
oleh pihak Apotek Hasil yang kemudian di tulis kembali sesuai dengan faktur yang
4
berisikan tentang tanggal pembelian, jenis produk HV dan OWA dan harga produk.
Setiap jenis obat baik HV dan OWA di display di dalam etalase Apotek Hasil Salatiga
sesuai dengan kelompok jenis obat. Setiap transaksi penjualan obat baik jenis obat HV
maupun OWA, semua karyawan baik apoteker, asisten apoteker dan pengelola
melayani dan melakukan pencatatan didalam buku transaksi penjualan obat HV dan
OWA. Laporan HV dan OWA di buat perbulan dan di kelola oleh pengelola dan asisen
apoteker, yang kemudian diproses dan dijadikan menjadi laporan HV dan OWA
pertahun.
Laporan HV dan OWA yang disusun sering mengalami permasalahan berupa
adanya selisih antara laporan HV dan OWA yang dibuat antara pengelola apotek
dengan asisten apoteker, sehingga harus mencari dan menemukan faktur yang disimpan
untuk mencocokkan produk yang dijual di Apotek Hasil Salatiga dan memakan waktu
yang cukup lama. Ketersediaan fasilitas dalam mengelola arsip di Apotek Hasil
Salatiga juga dirasakan masih kurang. Salah satunya adalah fasilitas penyimpanan arsip
dinamis yang hanya ada 1 lemari kecil yang terbuat dari kayu jati. Jangka penyimpanan
arsip yang diterapkan di Apotek Hasil Salatiga adalah selama lima tahun dan di kunci
oleh apoteker, selain itu penyimpanan faktur yang hanya ditaruh diatas lemari tanpa
adanya tindak lanjut sehingga membuat arsip ysng disimpan didalam lemari berupa
laporan HV dan OWA sering dimakan rayap.
Berdasarkan permasalahan yang dijabarkan diatas, dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem kelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga?
2. Bagaimana ketersediaan fasilitas yang ada dalam mengelola arsip dinamis
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Mendeskripsikan sistem kelola arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga
2. Mendeskripsikan ketersediaan fasilitas penunjang dalam mengelola arsip
dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga
1.4. Manfaat Penelitian
1.5.1. Manfaat Teoritis
Secara teoritis penelitian ini diharapkan dapat mendukung pendapat Basir
Barthos yang menyatakan :
“Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan”5
1.5.2. Manfaat Praktis
1. Bagi Pemiik
Memberikan sumbangan pemikiran dalam bentuk penelitian dalam
rangka pengelolaan arsip dinamis aktif di Apotek Hasil Salatiga
2. Bagi Mahasiswa
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi
terhadap pengembangan pengetahuan tentang Sistem Pengelolaan
Arsip Dinamis. Selain itu, penelitian ini juga dapat menjadi referensi
riset selanjutnya mengenai topik – topik pembahasan yang berkaitan
dengan Kearsipan.
5
3. Bagi Penulis
Memberikan pengetahuan tentang penelitian kualitatif teristimewa
