BAB V PENUTUP
B. Rekomendasi
Beberapa rekomendasi yang diberikan dalam kajian ini adalah sebagai berikut:
1. Perlu adanya evaluasi mendalam mengenai struktur Arsip Perguruan Tinggi yang dilakukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia bersama dengan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. Lebih lanjut, salah satu alternatif yang diberikan untuk mengatasi permasalahan ini dalam jangka waktu pendek yaitu pendirian UPT Arsip Perguruan Tinggi dengan menggunakan dasar peraturan BLU (Badan Layanan Umum) sesuai dengan SOTK (Struktur Organisasi dan Tata Kerja) pihak perguruan tinggi untuk membentuk struktur organisasi baru. Solusi ini diambil mengingat adanya aturan moratorium pembentukan struktur baru pada lembaga negara sebagaimana merujuk pada Menpan RB, namun melalui peraturan BLU ini
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 46 mampu memberikan kewenangan pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi pada pihak perguruan tinggi sepenuhnya sesegera mungkin;
2. Perlu adanya peningkatan/penciptaan jurusan Kearsipan di seluruh Perguruan Tinggi baik negeri maupun swasta demi pemenuhan kebutuhan ideal arsiparis untuk mengelola arsip perguruan tinggi secara maksimal, maupun peningkatan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan bagi arsiparis demi peningkatan kompetensi arsiparis itu sendiri. Lebih lanjut, salah satu alternatif terkini yang dapat diberikan yaitu peningkatan jumlah pendirian program studi D3 (Diploma Tiga) Kearsipan di Perguruan Tinggi yang dapat dilakukan dengan kerjasama antara ANRI dengan pihak perguruan tinggi yang bersangkutan dengan merancang konsep pendirian program D3 Kearsipan sebagai langkah awal; dan
3. Jika ingin implementasi Arsip Perguruan Tinggi ini berjalan sebagaimana diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, maka Arsip Nasional Republik Indonesia tidak hanya cukup melakukan sosialisasi maupun pembinaan formal semata, namun kedepannya perlu bersikap proaktif dengan membentuk Tim Khusus yang bertugas melakukan “lobby khusus” dengan instansi terkait dalam mengawal pembentukan dan pengembangan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi yang seragam di seluruh wilayah Indonesia, sekaligus melakukan kegiatan pembinaan menyeluruh dan mendalam terhadap implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 47 DAFTAR REFERENSI
Buku dan Kajian:
Cox, Richard J. 1992. Managing Institutional Archives: Fundational Principles and Practices. USA: The Greenwood Library Management Collection.
Maher, William J. 1992. The Management College and University Archives. London: The Society of American Archivist and the Scarecrow Press, Inc.
Kajian Pembentukan University Archives di Institut Pertanian Bogor (IPB). 2008. Jakarta: Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI.
Kajian Pembentukan University Archives di Universitas Diponegoro (UNDIP). 2008. Jakarta: Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI.
Kajian Persiapan Pembentukan Arsip Universitas di Universitas Pattimura (UNPATTI) Ambon. 2009. Jakarta: Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI.
Peraturan Perundang-undangan:
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi.
Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi.
Website: http://www.ugm.ac.id http://www.unand.ac.id http://www.unhas.ac.id http://www2.unp.ac.id/ http://www.uns.ac.id http://www.unsoed.ac.id http://www.unud.ac.id
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 48 Lampiran
PEDOMAN WAWANCARA
PENYUSUNAN KAJIAN TENTANG ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI
A. Kebijakan
1. Apakah perguruan tinggi Saudara telah membuat Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi?
2. Apakah perguruan tinggi Saudara sudah mempunyai kebijakan terhadap Arsip Perguruan Tinggi?
3. Jika sudah, apakah Arsip Perguruan Tinggi tersebut sudah ditetapkan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi?
4. Jika belum, apa yang menjadi kendala untuk membentuk Arsip Perguruan Tinggi tersebut?
B. Kelembagaan
1. Bagaimanakah struktur organisasi pada perguruan tinggi Saudara pada saat ini dalam mengelola Arsip Perguruan Tinggi?
2. Apakah di perguruan tinggi Saudara sudah terdapat Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana diamanatkan pada pasal 16 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan? Bila sudah ada, bagaimanakah struktur Arsip Perguruan Tinggi Saudara?
3. Apa nomenklatur arsip perguruan tinggi?
4. Sampai sejauh mana tugas pokok dan fungsi arsip perguruan tinggi Saudara dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
5. Menurut pendapat Saudara, bagaimana kewenangan dan tanggungjawab arsip perguruan tinggi dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
C. Sistem Kearsipan
1. Apakah unit kerja Saudara telah memiliki Standard Operational Procedures (SOP) mengenai pengelolaan arsip statis perguruan tinggi?
2. Jika ada, apakah SOP kegiatan kearsipan tersebut merupakan produk hukum yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi Saudara?
3. Sampai sejauh mana pelaksanaan SOP tersebut digunakan unit kerja Saudara dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 49 4. Apakah sudah dilaksanakan akuisisi arsip statis perguruan tinggi?
5. Apakah sudah dilaksanakan pengolahan arsip statis perguruan tinggi? 6. Apakah sudah dilaksanakan preservasi arsip statis perguruan tinggi?
7. Apakah sudah dilaksanakan akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi? 8. Apakah ada kendala dalam melaksanakan SOP tersebut di unit kerja Saudara?
D. Sumber Daya Manusia Kearsipan
1. Apakah Arsip Perguruan Tinggi Saudara telah memiliki arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi?
2. Bila ya, berapa jumlah arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi yang dimiliki saat ini?
o Arsiparis
Arsiparis Terampil = ... orang Arsiparis Ahli = ... orang o Tenaga Pengelola Arsip = ... orang o Lainnya, sebutkan ... = ... orang
3. Apakah latar belakang pendidikan arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi Saudara?
o SLTA/SMK, jurusan ...
o D3, jurusan ...
o S1, jurusan ...
o S2, jurusan ...
o S3, jurusan ... 4. Menurut pendapat Saudara, berapakah jumlah ideal arsiparis atau tenaga pengelola
untuk arsip perguruan tinggi?
5. Menurut pendapat Saudara, apakah latar belakang pendidikan arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi telah memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
6. Adakah program pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia pada arsip perguruan tinggi Saudara, khususnya dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
7. Bila sudah ada, apakah program pelatihan dan pendidikan kearsipan tersebut telah cukup memadai?
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 50 E. Sarana dan Prasarana
1. Sarana apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara saat ini dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
2. Menurut pendapat anda, apakah sarana tersebut telah cukup memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi? Berikan alasannya.
3. Prasarana (gedung) apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara saat ini dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?
4. Menurut pendapat anda, apakah prasarana tersebut telah cukup memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi? Berikan alasannya.
F. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi 1. Akuisisi Arsip Statis Perguruan Tinggi
a. Bagaimana prosedur penyerahan arsip yang terdapat di unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perguruan tinggi?
b. Bagaimana penilaian arsip statis perguruan tinggi dilakukan?
- Oleh siapa penilaian arsip statis perguruan tinggi tersebut dilakukan? (Apakah dibentuk Tim/tidak);
- Apakah dasar penilaian arsip statis perguruan tinggi? (Apakah menggunakan JRA/tidak).
c. Menurut anda, arsip statis apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara? (Beri tanda centang (√) pada kolom berikut ini)
NO. Jenis Arsip Statis Ada Tidak
Ada 1. Bukti keberadaan perguruan tinggi
a. Struktur organisasi dan tata kerja
b. Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor/ Pembantu Rektor
c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang pengangkatan Dekan/Pembantu Dekan
d. Pedoman Ketatalaksanaan
e. Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga-lembaga perguruan tinggi
f. Lambang, logo, simbol dan identitas perguruan tinggi maupun lembaga
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 51 2. Bukti kinerja perguruan tinggi (official archives)
a. Semua kebijakan yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur
b. Rencana strategis perguruan tinggi c. Perencanaan anggaran tahunan
d. Neraca dan laporan keuangan tahunan e. Program kerja jangka pendek, menengah,
dan panjang
f. Memory of Understanding
g. Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur dan menetapkan
3. Arsip mengenai lulusan pertama
4. Arsip perseorangan/tokoh perguruan tinggi a. Semua arsip yang berkaitan dengan
perjalanan karier sebagai mahasiswa dan atau dosen, seperti:
-Arsip yang berkaitan dengan mahasiswa/dosen, seperti: surat keterangan sebagai mahasiswa/dosen, surat pemberhentian sebagai
mahasiswa/dosen, surat pengangkatan guru besar;
- Arsip berkaitan dengan peran serta dalam organisasi kemahasiswaan/senat
akademik, seperti: surat sebagai anggota atau pengurus organisasi
kemahasiswaan/senat akademik, surat pemberhentian sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaan/senat akademi.
b. Semua arsip yang berkaitan dengan prestasi akademik
- Piagam/sertifikat penghargaan - Karya cipta
- Personal paper, bukti kumpulan karya ilmiah yang dihasilkan oleh kalangan civitas akademika perguruan tinggi seperti: Disertasi, Tesis dan Skripsi; Hasil penelitian; Pidato Ilmiah.
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 52 5. Lainnya, sebutkan: a. ... b. ... c. ... d. ... e. ... 2. Pengolahan Arsip Statis Perguruan Tinggi
a. Bagaimana pendeskripsian Arsip Statis Perguruan Tinggi tersebut dilakukan? b. Dalam melakukan penataan, Arsip Statis Perguruan Tinggi ditata berdasarkan
prinsip asal usul (provenance) dan/atau prinsip aturan asli (original order)?
c. Apakah dalam melakukan entry data sudah melalui MPD (Metode Pengumpulan Data) secara elektronik?
d. Sarana bantu penemuan arsip:
- Adakah Daftar Arsip Statis Perguruan Tinggi dan berdasarkan apa daftar arsip statis perguruan tinggi tersebut disusun? (jenis arsip, bentuk arsip atau konten arsip);
- Adakah Inventaris Arsip Statis Perguruan Tinggi?; - Adakah Guide Arsip Statis Perguruan Tinggi?
e. Adakah rak khusus untuk menyimpan Arsip Statis Perguruan Tinggi?
f. Adakah sampul, boks, atau alat khusus untuk menyimpan Arsip Statis Perguruan Tinggi?
g. Adakah ruang transit bagi arsip statis perguruan tinggi sebelum digunakan oleh pengguna/user?
h. Apa standar ruang transit akses dan layanan untuk arsip statis perguruan tinggi?
3. Preservasi Arsip Statis Perguruan Tinggi
a. Bagaimana prosedur pemeliharaan Arsip Statis Perguruan Tinggi?
b. Berapa kali dalam setahun kegiatan fumigasi dilakukan terhadap Arsip Statis Perguruan Tinggi?
c. Bagaimana cara perawatan (restorasi) Arsip Statis Perguruan Tinggi? d. Bagaimana pelaksanaan reproduksi Arsip Statis Perguruan Tinggi? e. Adakah kegiatan alih media Arsip Statis Perguruan Tinggi?
f. Bagaimana kegiatan alih media tersebut dilakukan? g. Apa saja arsip yang dialihmediakan tersebut?
Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 53 4. Akses dan Layanan Arsip Statis Perguruan Tinggi
a. Bagaimana prosedur yang diterapkan dalam pelayanan penggunaan arsip statis perguruan tinggi?
- Adakah prosedur bagi pegawai dalam menyediakan arsip statis perguruan tinggi yang dibutuhkan oleh user (pengguna)?
- Adakah prosedur/aturan bagi user (pengguna) dalam menggunakan arsip statis perguruan tinggi?
b. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan arsip statis perguruan tinggi?
c. Apakah perguruan tinggi Saudara sudah menyediakan arsip statis kepada publik dalam rangka jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN)?
d. Berapa banyak pengguna arsip statis perguruan tinggi dalam seminggu?
e. Arsip statis perguruan tinggi apa saja yang biasanya dipinjam oleh user (pengguna)?
G. Penunjang
1. Apa yang menjadi hambatan dalam melakukan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi ini?
2. Apa saran dan masukan dari Bapak/Ibu mengenai kegiatan kami ini?
TERIMA KASIH PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN