kajian arsip statis perguruan tinggi 568241c9a516d

(1)

KAJIAN ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA, 2013

(2)

KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(3)

LAPORAN

KAJIAN ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI

Tim Kajian: Stella Sigrid Juliet, S.S Drs. Bambang P.W., M, Si Oloan E.H.P. Marpaung, S.AP

Hendro Subekti, S.Sos Harry Bawono, S.Sos Achmad Syarif Rachmaji, S.IP

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(4)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi i

ABSTRAK

Arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan yang diamanahkan oleh

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang berkewajiban menjalankan

pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi bagi tersedianya informasi yang terekam dalam

arsip civitas akademika sebagai aset universitas dan memori kolektif bangsa. Pengelolaan

arsip perguruan tinggi yang baik merupakan instrumen bagi terselamatkannya memori

kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika.

Namun pada implementasinya, pengelolaan arsip perguruan tinggi ini masih menemui

berbagai kendala, baik dari segi kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya

manusia, sarana dan prasarana, dan sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi itu

sendiri. Padahal, arsip yang tercipta dari kegiatan administrasi umum, proses belajar

mengajar, penelitian, pengabdian masyarakat, dan aktivitas civitas akademika itu juga

digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan

pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

Kajian tentang Arsip Perguruan Tinggi ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana

pengelolaan arsip perguruan tinggi di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia telah

dilakukan, memahami kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip perguruan tinggi,

sekaligus menemukan upaya untuk mengatasi kendala itu dengan harapan bahwa Arsip

Perguruan Tinggi ini mampu berjalan secara optimal sebagaimana diamanahkan dalam

Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Judul : Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi

Tebal : (VI + 53 halaman)

Referensi : Buku, Peraturan Perundang-undangan, Website

(5)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi ii

KATA PENGANTAR

Pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik merupakan instrumen bagi

terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika, serta digunakan

sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional

yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara. Berkaitan dengan hal tersebut,

maka untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional, Pusat Pengkajian dan

Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Tahun

Anggaran 2013 melaksanakan kegiatan pengkajian di bidang kearsipan tentang Arsip

Perguruan Tinggi.

Kami menyadari kajian ini masih terdapat kekurangan, namun diharapkan kajian ini dapat

digunakan sebagai bentuk evaluasi atas implementasi Arsip Perguruan Tinggi agar mampu

berjalan sebagaimana diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan.

Tak lupa, pada kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada Pimpinan ANRI,

Universitas Andalas, Universitas Negeri Padang, Universitas Gadjah Mada, Universitas

Sebelas Maret Surakarta, Universitas Hasanuddin, Universitas Jenderal Soedirman,

Universitas Udayana, anggota tim, narasumber, informan, dan semua pihak yang telah

membantu pengkajian ini sehingga dapat selesai dengan baik. Semoga Tuhan Yang Maha Esa

membalas semua amal baik yang telah diberikan, Amin.

(6)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi iii

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ……….. i

KATA PENGANTAR ……… ii

DAFTAR ISI ……….. iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………... 1

B. Permasalahan……….. 2

C. Pertanyaan Kajian……… 2

D. Tujuan Kajian……….. 2

E. Manfaat Kajian………. 3

F. Pembatasan Kajian………... 3

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL A. Tinjauan Pustaka... 4

1. Beberapa Penelitian Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi... 4

2. Konsep Terkait Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi... 5

B. Kerangka Pemikiran... 15

BAB III METODOLOGI KAJIAN A. Jenis Kajian……….. 16

B. Objek Kajian……… 16

C. Teknik Pengumpulan Data... 16

D. Prosedur Pengolahan Data... 17

E. Instrumen Kajian... 18

F. Analisis Kajian... 18

BAB IV DESKRIPSI DAN ANALISIS A. Gambaran Umum Lokus Kajian... 19

(7)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi iv

C. Analisis Hasil Kajian ……….. 24

1. Kebijakan... 24

2. Kelembagaan... 27

3. Sistem Kearsipan... 29

4. Sumber Daya Manusia Kearsipan... 31

5. Prasarana dan Sarana Kearsipan... 34

6. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi... 38

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan………... 45

B. Rekomendasi………. 45

DAFTAR REFERENSI... 47

(8)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi v

DAFTAR BAGAN

(9)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kebijakan... 25

Tabel 2 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kelembagaan... 27

Tabel 3 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan... 29

Tabel 4 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sumber Daya Manusia

Kearsipan... 31

Tabel 5 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana

Kearsipan... 34

Tabel 6 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Pengelolaan Arsip Statis

(10)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 1 BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Peran perguruan tinggi yang sangat penting dalam penyelenggaraan pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sebagaimana termuat dalam Tri Dharma

Perguruan Tinggi memberi pengaruh terhadap khasanah arsip yang dihasilkan oleh

perguruan tinggi. Khasanah arsip itu wajib dikelola secara optimal demi terselamatkannya

memori kolektif yang dimiliki perguruan tinggi itu sendiri. Untuk itu, secara khusus,

perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana telah

diamanatkan dalam Pasal 16 ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan. Arsip Perguruan Tinggi ini dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang

berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan

inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan

tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat. Lebih

lanjut, perlu disadari bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi ini tidak saja

menjadi tanggung jawab perguruan tinggi semata, namun juga bagi Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara dan pembina kearsipan nasional,

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud), serta Kementerian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan&RB) yang juga

berperan dalam menaungi berdirinya Arsip Perguruan Tinggi itu sendiri.

Maraknya permasalahan mengenai ijasah palsu yang dilakukan oleh para pejabat

publik maupun masyarakat umum, plagiat karya ilmiah, hilangnya arsip hasil penelitian

yang disebabkan oleh berbagai faktor telah memicu perhatian yang besar pada arsip

perguruan tinggi ini kembali. Namun pada implementasinya, pengelolaan arsip perguruan

tinggi ini masih menemui berbagai kendala dari segi kebijakan hingga sistem pengelolaan

arsip statis perguruan tinggi itu sendiri. Padahal, arsip yang tercipta dari kegiatan

administrasi umum, proses belajar mengajar, penelitian, pengabdian masyarakat, dan

aktivitas civitas akademika itu juga digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja

perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi

kepentingan bangsa dan negara.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem

(11)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 2 mampu memberikan gambaran terkini mengenai implementasi Arsip Perguruan Tinggi

pada 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia.

B.Permasalahan

Pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik menjadi instrumen bagi

terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika. Sayangnya,

pengelolaan arsip perguruan tinggi di beberapa perguruan tinggi negeri di Indonesia masih

belum dilaksanakan secara optimal dengan berbagai kendala yang dihadapi. Untuk itu,

Kajian tentang Arsip Perguruan Tinggi ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana

pengelolaan arsip perguruan tinggi telah dilakukan, memahami kendala yang dihadapi

dalam mengelola arsip perguruan tinggi, sekaligus menemukan upaya untuk mengatasi

kendala tersebut.

C.Pertanyaan Kajian

Untuk lebih fokus, maka pertanyaan umum diatas diuraikan dalam rumusan

grandquestion yaitu: “Bagaimana implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi pada 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia?”

Adapun subquestions yang dibahas dalam kajian ini yaitu:

1. Bagaimana kebijakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi?

2. Bagaimana kelembagaan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi?

3. Bagaimana sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi?

4. Bagaimana sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi?

5. Bagaimana sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi?

D.Tujuan Kajian

Sesuai dengan perumusan masalah dan pertanyaan kajian yang dikemukakan diatas,

maka kajian ini bertujuan untuk:

1. Mendeskripsikan kebijakan arsip perguruan tinggi;

2. Mendeskripsikan kelembagaan arsip perguruan tinggi;

3. Mendeskripsikan sumber daya manusia arsip perguruan tinggi;

4. Mendeskripsikan sarana dan prasarana arsip perguruan tinggi;

(12)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 3 E.Manfaat Kajian

Kajian mengenai Arsip perguruan tinggi diharapkan bermanfaat bagi:

1. Perguruan Tinggi, selaku pencipta arsip dan penyelenggara kearsipan, untuk

memperoleh gambaran empiris mengenai implementasi pengelolaan arsip

perguruan tinggi yang menyangkut kebijakan, kelembagaan, sumber daya

manusia, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan

tinggi;

2. ANRI, selaku penyelenggara dan pembina kearsipan nasional, untuk memperoleh

informasi empiris mengenai implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi

yang menyangkut kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan

prasarana, serta sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi sehingga dengan

kewenangan yang dimiliki ANRI dapat membantu dalam implementasi Arsip

Perguruan Tinggi secara optimal.

F. Pembatasan Kajian

Kajian ini berupaya mengetahui secara menyeluruh mengenai implementasi

pengelolaan arsip perguruan tinggi. Namun demikian, harus diakui bahwa kajian ini masih

memiliki pembatasan ruang lingkup, antara lain:

1. Kajian ini hanya melakukan studi banding pada beberapa perguruan tinggi negeri

di dalam negeri yang jumlahnya terbatas; dan

2. Kajian ini hanya mengkaji implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi

(13)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 4 BAB II

KERANGKA KONSEPTUAL

A.Tinjauan Pustaka

Tinjauan pustaka yang digunakan dalam kajian ini terdiri atas penelitian terkait

pembentukan Arsip Perguruan Tinggi di beberapa perguruan tinggi negeri (mengingat

minimnya hasil penelitian maupun pengkajian mengenai Arsip Perguruan Tinggi), konsep

terkait penyelenggaraan arsip perguruan tinggi, dan kerangka konseptual mengenai sistem

penyelenggaraan perguruan tinggi.

1. Beberapa Penelitian Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi (University Archives)

1.1 Kajian tentang Pembentukan University Archives di Universitas Diponegoro

Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa kesiapan kebijakan kearsipan secara

kualitas belum sepenuhnya mampu menunjang keberadaan University Archives

dikarenakan kebijakan kearsipan yang ada belum mampu diterapkan secara

maksimal di lingkungan Universitas Diponegoro. Sementara itu, kesiapan

kelembagaan melalui usulan nomenklatur UPT Perpustakaan dan Arsip secara

kualitas mampu dan dapat dikembangkan untuk menjalankan dan mengemban tugas

pokok dan fungsi dari University Archives. Kesiapan sistem pengelolaan arsip secara

kualitas perlu ditingkatkan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang mampu

memperlihatkan kesinambungan pengelolaan arsip dinamis aktif, arsip dinamis

inaktif dan arsip statis serta memadukan pengelolaan perpustakaan, khususnya

dalam menampilkan penyajian informasi berbasis kepada kebutuhan pengguna.

Kesiapan prasarana dan sarana kearsipan secara kualitas perlu disinergikan antara

peraturan ataupu pedoman-pedoman kearsipan yang dikeluarkan Ditjen Dikti

Depdiknas dengan kondisi dan karakteristik yang dimiliki, termasuk pengembangan

kualitas keberadaan dan fungsi records center. Kesiapan SDM kearsipan secara

kualitas dan kuantitas mampu memperlihatkan dan menjamin penyelenggaraan

kearsipan yang berkesinambungan dari pengelolaan arsip dinamis menuju

pengelolaan arsip statis.

1.2 Kajian tentang Pembentukan University Archives di Institut Pertanian Bogor

Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa program pembentukan University

Archives merupakan salah satu upaya strategis untuk menyelenggarakan dan

(14)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 5 kinerja Institut Pertanian Bogor dalam menyelenggarakan pendidikan. Pembentukan

University Archives berusaha menyesuaikan diri terhadap perubahan dan

perkembangan tatanan penyelenggaraan perguruan tinggi dengan tetap mengikuti

kaidah-kaidah kearsipan. Lebih lanjut, perlu didukung adanya sistem pengelolaan

arsip yang terpadu dan berbasis kepada kebutuhan pengguna dengan memanfaatkan

perkembangan teknologi informasi. Ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan

merupakan syarat mutlak dalam rangka kemandirian pengelolaan yang ditopang oleh

prosedur pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku. Keberadaan University

Archives akan berlangsung dengan maksimal apabila didukung oleh SDM yang

memiliki kemampuan dan keahlian didalam mengelola arsip baik arsip dinamis

maupun statis.

1.3Kajian tentang Pembentukan University Archives di Universitas Pattimura

(Unpatti)

Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa dalam implementasinya, pembentukan

University Archives baru sebatas perolehan dukungan kebijakan lain yang mendukung

proses penyelenggaraan kearsipan. Persiapan kelembagaan dalam pembentukan

University Archives belum memenuhi persyaratan dan masih perlu ditingkatkan

terutama keberadaan unit kearsipan di rektorat, fakultas, UPT, dan satuan kerja

lainnya di lingkungan Unpatti. Persiapan pengelolaan arsip dalam rangka

pembentukan University Archives secara kualitas masih perlu ditingkatkan baik

pengelolaan arsip dinamis maupun statis. Persiapan prasarana dan sarana dalam

rangka pembentukan University Archives secara kuantitas maupun kualitas untuk

mengelola arsip dinamis dan statis. Persiapan SDM Kearsipan dalam rangka

pembentukan University Archives secara kualitas dan kuantitas masih perlu

ditingkatkan guna menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dinamis dan

statis.

2. Konsep Terkait Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi

Teori terkait penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang digunakan dalam kajian

ini antara lain:

2.1 Konsep Perguruan Tinggi

Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang

(15)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 6 dan teknologi, serta menyelenggarakan pengabdian masyarakat. Perguruan tinggi

diselenggarakan berdasarkan dua asas yaitu:

a. kemandirian moral untuk membangun perguruan tinggi sebagai kekuatan

moral dalam pembangunan masyarakat yang demokratis dan mampu

bersaing secara global;

b. wawasan global guna mencerdaskan kehidupan bangsa dengan

mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi,

budaya dan seni.

Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem

Pendidikan Nasional, tujuan pendidikan nasional tidak hanya mencakup

pengembangan dimensi intelektual dan produktivitas tetapi juga mencakup dimensi

kepribadian, sosial, dan lingkungan sehingga kontribusi dan peran perguruan tinggi

dapat dirasakan oleh masyarakat dan pembangunan. Hal ini diaktualisasikan dalam

Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi:

a. Pendidikan, upaya pembentukan kekuatan penalaran akademis melalui

proses pendidikan dan pengajaran;

b. Penelitian, berorientasi kepada pemenuhan kebutuhan masyarakat,

pelayanan umum dan pranata sosial; dan

c. Pengabdian masyarakat, upaya menghubungkan pemikiran-pemikiran

akademis dengan masalah kehidupan sosial bermasyarakat.

Berkenaan dengan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut, informasi

ataupun karya-karya ilmiah maupun penelitian bernilai guna tinggi yang dihasilkan

oleh perguruan tinggi merupakan bagian khasanah arsip, selain arsip-arsip yang

dihasilkan dari adanya proses administrasi dan aktivitas akademika di lingkungan

perguruan tinggi, seperti:

a. Administrasi pembantu pimpinan, meliputi administrasi akademik dan

kemahasiswaan dan administrasi umum;

b. Administrasi pelaksana, meliputi administrasi unit pelaksana

teknis/instalasi (pusat/fakultas), administrasi fakultas dan administrasi

lembaga.

2.2 Konsep Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung

(16)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 7 lembaga kearsipan sebagai instrumen dalam penyelenggaraan kearsipan nasional

telah diatur dalam Pasal 16 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

kearsipan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas ANRI, Arsip daerah provinsi, Arsip

daerah kabupaten/kota, dan Arsip perguruan tinggi.

Arsip Perguruan Tinggi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan

organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi

dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Sejalan

dengan otonomi penyelenggaraan pendidikan tinggi dan kedudukan perguruan tinggi

sebagai penyelenggara kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang

nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka terdapat penyesuaian terkait dengan

kewenangan, keberadaan dan nomenklatur lembaga kearsipan di lingkungan

perguruan tinggi dengan sebutan Arsip Perguruan Tinggi.

2.2 Konsep Unit Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi membutuhkan

sumber daya pendukung yang memadai sebagai fondasi yang kuat untuk mencapai

tujuan penyelenggaraan kearsipan dengan optimal. Sumber daya pendukung

penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, meliputi: organisasi

kearsipan, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pendanaan kearsipan.

Dalam hal ini, organisasi unit kearsipan perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi

dan tugas kearsipan dinamis dan statis di lingkungan perguruan tinggi, yaitu:

a. Unit kearsipan I

Unit kearsipan I berada pada LKPT, mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10

(sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi.

Unit Kearsipan I memiliki fungsi:

a) Penerimaan arsip inaktif dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;

b) Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi;

c) Penyimpanan arsip inaktif;

d) Pelaksanaan pemusnahan arsip; dan

(17)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 8 b. Unit kearsipan II

Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat

fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain. Unit kearsipan II

mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki

retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dari unit pengolah/unit kerja, dan

pembinaan kearsipan di lingkungannya. Selain itu, unit kearsipan II

melaksanakan fungsi:

a) Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi;

b) Pelaksanaan pemusnahan arsip;

c) Penyiapan penyerahan arsip inaktif yang memiliki retensi

sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada unit kearsipan I pada LKPT;

d) Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT; dan

e) Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.

2.3Konsep Arsip Perguruan Tinggi

Menurut Pasal 1 nomor 17 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan

organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan

fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.

Adapun tujuan pembentukan Arsip Perguruan Tinggi menurut William Maher

(1992, 152) adalah sebagai berikut:

a. Menilai, menyimpan, mengelola, mengolah, menyajikan, dan merawat

arsip yang bernilai guna tinggi bagi perguruan tinggi untuk kepentingan

pengguna;

b. Menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan

preservasi arsip;

c. Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan

kegiatan perguruan tinggi;

d. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa

khasanah kearsipan yang dibutuhkan;

e. Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan program dan

sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya;

(18)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 9 g. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan

pengajaran yang lebih kreatif.

Khasanah arsip perguruan tinggi merupakan informasi yang harus dapat

diakses oleh para stakeholder perguruan tinggi dan publik, oleh sebab itu,

komponen-komponen pengontrol dan pendukung sistem pengelolaan arsip

perguruan tinggi, seperti kebijakan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana,

serta sumber daya lainnya yang saling terintegrasi dan terpadu perlu ditingkatkan.

Lebih lanjut, pencipta arsip di lingkungan Perguruan Tinggi berada pada

satuan kerja dan organisasi civitas akademika. Keberadaan arsip statis satuan

kerja di lingkungan perguruan tinggi ini dapat berada pada unit kearsipan

sekretariat rektorat, fakultas, dan unit dengan sebutan nama lain. Adapun yang

dimaksud dengan arsip statis perguruan tinggi merupakan:

a. Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari

arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh)

tahun berada pada unit kearsipan sekretariat rektorat, fakultas, dan unit

dengan sebutan nama lain selaku unit kearsipan II perguruan tinggi;

b. Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari

arsip inaktif yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun berada

pada lembaga kearsipan daerah selaku unit kearsipan I perguruan tinggi;

dan

c. Arsip statis di lingkungan organisasi civitas akademika umumnya

tersimpan pada sekretariat organisasi.

Sementara itu, jenis Arsip Perguruan Tinggi diantaranya meliputi:

a. Arsip bukti keberadaan perguruan tinggi, yakni bukti mengenai memori

dan identitas perguruan tinggi, yang memuat ciri khas dan informasi

khusus tentang perguruan tinggi, antara lain:

a) Struktur organisasi dan tata kerja;

b) Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor/ Pembantu

Rektor;

c) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang pengangkatan

Dekan/Pembantu Dekan;

d) Pedoman ketatalaksanaan;

e) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga-lembaga perguruan

(19)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 10 f) Lambang, logo, simbol dan identitas perguruan tinggi maupun

lembaga.

b. Official archives yang merupakan bukti kinerja perguruan tinggi, antara

lain:

a) Semua kebijakan yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan

tinggi yang bersifat mengatur;

b) Rencana strategis perguruan tinggi;

c) Perencanaan anggaran tahunan;

d) Neraca dan laporan keuangan tahunan;

e) Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang;

f) Memory of Understanding; dan

g) Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat

mengatur dan menetapkan.

c. Arsip mengenai lulusan pertama;

d. Arsip perseorangan/tokoh perguruan tinggi

Pencipta arsip perseorangan perguruan tinggi adalah civitas akademika

yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara di lingkungan perguruan

tinggi, antara lain:

a) Semua arsip yang berkaitan dengan perjalanan karier sebagai

mahasiswa dan atau dosen, yakni:

1) Arsip berkaitan dengan mahasiswa/dosen, diantaranya: surat

keterangan sebagai mahasiswa/dosen, surat pemberhentian

sebagai mahasiswa/dosen, surat pengangkatan guru besar, dan

sejenisnya;

2) Arsip berkaitan dengan peran serta dalam organisasi

kemahasiswaan/senat akademik, diantaranya: surat sebagai

anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaan/senat

akademik, surat pemberhentian sebagai anggota atau pengurus

organisasi kemahasiswaan/senat akademik, dan sejenisnya.

b) Semua arsip yang berkaitan dengan prestasi akademik, seperti:

1) Piagam/sertifikat penghargaan;

(20)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 11 3) Personal paper sebagai bukti kumpulan karya ilmiah yang

dihasilkan oleh kalangan civitas akademika perguruan tinggi,

seperti: disertasi, tesis dan skripsi; hasil penelitian; dan pidato

ilmiah.

2.4Konsep Sumber Daya Manusia Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip

Perguruan Tinggi

Sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi

harus profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan

formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pengembangan sumber daya

manusia kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ini terdiri atas arsiparis, tenaga

pengelola arsip, dan tenaga pendukung lainnya yang memiliki kompetensi dan

profesionalitas di bidang arsip perguruan tinggi. Dalam hal ini, Lembaga

Kearsipan Perguruan Tinggi juga harus melaksanakan pembinaan dan

pengembangan arsiparis di lingkungannya yang dapat dilakukan melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui

penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan

pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya

manusia kearsipan.

2.5Konsep Prasarana dan Sarana Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip

Prasarana kearsipan merupakan infrastruktur kearsipan yang merupakan

komponen pendukung bagi terlaksananya proses kegiatan pengelolaan arsip

perguruan tinggi seperti gedung, ruang simpan, jaringan dan sejenisnya.

Sedangkan sarana kearsipan merupakan peralatan kearsipan yang merupakan

komponen pendukung terlaksananya proses kegiatan pengelolaan arsip perguruan

tinggi, seperti lemari, rak arsip, boks arsip, dan sejenisnya. Pencipta arsip, dalam

hal ini, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi harus menyediakan prasarana dan

sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip

(21)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 12 mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan dengan mengatur standar

kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Idealnya, prasarana dan sarana kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ini

dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi

dan komunikasi mengingat khasanah Arsip Perguruan Tinggi yang tercipta dari

berbagai bentuk dan media juga perlu diselamatkan dan dilindungi bagi bagi

2.6Konsep Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi merupakan proses

pengendalian arsip perguruan tinggi secara efisien, efektif, dan sistematis

meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan bagi publik dalam

suatu sistem kearsipan perguruan tinggi. Pengelolaan arsip statis di lingkungan

perguruan tinggi dilaksanakan oleh LKPT terhadap arsip statis yang diserahkan

oleh satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika.

Pengelolaan arsip statis perguruan tinggi dilaksanakan melalui:

c. Akuisisi Arsip Statis Perguruan Tinggi

Untuk efektivitas akuisisi arsip statis di lingkungan perguruan tinggi, LKPT

membuat pedoman akuisisi arsip statis yang bertujuan:

a) Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip

statis;

b) Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip

statis di lingkungan perguruan tinggi;

c) Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara

permanen di LKPT;

d) mengatur proses serah terima antara pihak LKPT dengan pihak yang

menyerahkan arsip statis; dan

e) mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi arsip statis di

lingkungan perguruan tinggi.

d. Pengolahan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Pengolahan arsip statis di LKPT menghasilkan sarana bantu penemuan

kembali arsip statis (finding aids) untuk kepentingan akses dan layanan

arsip statis kepada pengguna arsip.

(22)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 13 a) Asas asal usul adalah asas yang mengaitkan arsip ke sumber asalnya

dengan pengertian bahwa arsip diatur tanpa melepaskan arsip dari

instansi yang menciptakannya; dan

b) Asas aturan asli adalah asas yang mengaitkan arsip dengan pengaturan

arsip.

Pengolahan arsip statis ini dilakukan dengan menata informasi dan fisik

arsip untuk menghasilkan sarana bantu penemuan arsip statis (finding aids).

Adapun jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis adalah guide

arsip, daftar arsip, dan inventaris arsip.

c. Preservasi Arsip Perguruan Tinggi

Arsip statis yang disimpan LKPT akan mengalami proses kerusakan jika

disimpan dalam waktu lama. Kertas sebagai salah satu media perekam arsip

merupakan bahan organik yang dapat terurai seiring dengan waktu. Di sisi

lain, arsip foto, film, rekaman suara, serta arsip elektronik lainnya memiliki

risiko kerusakan karena mengandung bahan-bahan yang tidak stabil.

Preservasi arsip statis merupakan upaya untuk mempertahankan arsip statis

dalam keadaan sebaik mungkin, sehingga arsip statis dapat bertahan dalam

jangka waktu yang lama. Prinsip preservasi arsip statis adalah sebagai

berikut:

a) Arsip statis harus selamanya dilestarikan;

b) Semua aspek dari format asli, nilai kesejarahan, teks, gambar, dan

keadaan fisik akan dilestarikan jika memungkinkan;

c) Preservasi preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan dan

mengurangi semua efek pada arsip statis;

d) Preservasi kuratif dilakukan jika diidentifikasi adanya kerusakan

dan kebutuhan akan adanya prioritas. Semua tindakan dilakukan

secara profesional; dan

e) Arsip statis yang asli dapat diakses namun untuk arsip yang

(23)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 14 d. Akses dan Layanan Arsip Perguruan Tinggi

Akses dan layanan arsip statis harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai

berikut:

a) Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan

arsip statis sudah dapat dibuka (principle of legal authorization);

b) Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding

aids), baik manual maupun elektronik;

c) Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan

diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik;

d) Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan

dan pelestarian, atau terhindar dari risiko kerusakan, kehilangan, dan

vandalisme pengguna arsip statis;

e) Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, dengan pelayanan

paling mendasar, tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan

PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak);

f) Ketersedian akses arsip statis dilakukan melalui prosedur yang jelas

(transparan) kepada semua pengguna arsip statis tanpa membedakan

(diskriminasi) apapun kebangsaannya, latar belakang, usia,

kualifikasi atau kepentingan penelitiannya; dan

g) Prosedur akses harus sederhana mungkin untuk menjamin

perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan,

pemindahan atau perusakan.

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan akses dan

layanan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi adalah pengguna arsip

statis baik internal maupun eksternal, kontrol penggunaan arsip statis,

layanan arsip statis baik administratif, penelitian, pendidikan, maupun

(24)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 15 B. Kerangka Pemikiran

Kajian ini berupaya mendeskripsikan implementasi pengelolaan arsip perguruan

tinggi dengan memperhatikan variabel kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia,

prasarana dan sarana sebagai faktor yang memengaruhi implementasi pengelolaan arsip

perguruan tinggi sebagaimana digambarkan pada bagan sebagai berikut:

Bagan 1. Kerangka Pemikiran Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi

KEBIJAKAN KELEMBAGAAN PRASARANA & SARANA

IMPLEMENTASI

PENGELOLAAN

ARSIP

PERGURUAN

TINGGI

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS SDM

(25)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 16 BAB III

METODOLOGI KEARSIPAN

A.Jenis Kajian

Jenis kajian didasarkan pada manfaat, tujuan, dimensi waktu, dan pengumpulan data

(Prasetyo dan Jannah, 2008:37). Manfaat yang diperoleh yaitu kajian terapan dimana hasil

kajian dapat segera dirasakan manfaatnya oleh berbagai stakeholders (pemangku

kepentingan). Tujuan yang diharapkan yaitu kajian deskriptif yang dilakukan untuk

memberikan gambaran yang lebih detail mengenai implementasi arsip perguruan tinggi di

7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia. Dimensi waktu yang dilakukan yaitu kajian

cross sectional yang dilakukan dalam waktu tertentu. Pengumpulan data yang dilakukan

melalui kajian kualitatif menggunakan observasi, telaah dokumen, dan wawancara

(interview) yang berisi beberapa pertanyaan dengan struktur baku kepada informan untuk

mendapatkan data kualitatif.

B.Objek Kajian

Lokasi kajian dilakukan di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia, dengan

objek kajian yaitu implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi. Adapun lokasi kajian

yang dimaksud yaitu:

1. Universitas Andalas, Sumatera Barat;

2. Universitas Negeri Padang, Sumatera Barat;

3. Universitas Gadjah Mada, DI Yogyakarta;

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta, Jawa Tengah;

5. Universitas Jenderal Soedirman, Jawa Tengah;

6. Universitas Hassanudin, Sulawesi Selatan

7. Universitas Udayana, Bali.

C.Teknik Pengumpulan Data

1. Studi Lapangan

Teknik pengumpulan data secara langsung pada objek penelitian. Dalam hal ini dibagi

menjadi dua teknik pengumpulan data, yaitu:

a. Wawancara (Interview)

Penggunaan metode wawancara bertujuan untuk memperoleh data utama yang

(26)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 17 dokumen. Wawancara terstruktur dilakukan dengan menggunakan pedoman

wawancara yang ditentukan oleh pewawancara.

b. Pengamatan (observasi)

Untuk melengkapi data yang tidak diperoleh melalui wawancara, maka dilakukan

pengamatan langsung secara partisipan terhadap aktivitas atau kegiatan yang

berkaitan dengan penyelenggaraan implementasi arsip perguruan tinggi. Melalui

pengamatan langsung, diharapkan perolehan data dan fakta yang objektif untuk

mendukung hasil penelitian.

2. Studi Dokumen

Teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan memelajari arsip perguruan tinggi,

literatur, dan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan permasalahan kajian.

D.Prosedur Pengolahan Data

Prosedur pengolahan data yang digunakan dalam kajian ini dilakukan melalui:

1. Data Wawancara

Data wawancara diolah dengan membuat catatan hasil wawancara yaitu jawaban

atas pertanyaan terbuka yang mengacu kepada pedoman wawancara yang

kemudian ditulis secara rinci dan dibuat catatan. Catatan hasil wawancara

kemudian dianalisis dan dibuat kesimpulan sementara. Kesimpulan sementara yang

diperoleh dari masing-masing informan setelah cukup lengkap dibuatkan kompilasi

data dari keseluruhan data yang ada, kemudian dibuatlah kesimpulan akhir.

2. Data Observasi

Selama mengadakan pengamatan langsung, peneliti membuat catatan yang

dilakukan secara sistematis berurutan. Untuk selanjutnya dianalisa dan

dibandingkan dengan teori yang terkait.

3. Data Telaah dokumen

Berdasarkan data yang diambil dari dokumen resmi seperti kebijakan dan prosedur

operasional standar (SOP) yang dianalisis untuk membandingkan dengan keadaan

yang ada di lapangan.

Semua data yang diperoleh dari wawancara, observasi, maupun studi pustaka diolah

(27)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 18 E.Instrumen Kajian

Instrumen yang digunakan dalam kajian ini yaitu:

1. Hasil wawancara dengan memerhatikan aspek kebijakan, kelembagaan, sistem

kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta sistem

pengelolaan arsip statis perguruan tinggi;

2. Hasil pengamatan langsung terkait dengan aspek kebijakan, kelembagaan, sistem

kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta sistem

pengelolaan arsip statis perguruan tinggi.

F. Analisis Kajian

Analisis kajian dilakukan dengan memerhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Proses analisis data yang dilakukan secara bersamaan dengan proses

pengumpulan data;

2. Mereduksi informasi atau data yang terkumpul kedalam aspek kebijakan,

kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan

prasarana, serta sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi;

3. Reduksi data tercatat, yaitu memilih, mengubah data kedalam bentuk lain,

menajamkan, menggolongkan, membuang yang tidak perlu, mengorganisasikan

data kedalam kategori tertentu untuk dilakukan pembahasan lebih lanjut;

4. Interpretasi, mengidentifikasi pola-pola, kecenderungan, dan penjelasan untuk

menarik suatu kesimpulan; dan

5. Penyajian data dalam bentuk matriks/tabel data kualitatif, menyusun telaahan

data menjadi informasi yang memungkinkan penarikan kesimpulan yang akurat

(28)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 19 BAB IV

DESKRIPSI DAN ANALISIS

A.Gambaran Umum Lokus Kajian

Sebelum memasuki hasil analisis implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi,

maka terlebih dahulu disampaikan gambaran umum 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri yang

diteliti dalam kajian ini sebagai berikut:

1. Universitas Andalas (Unand)

Universitas Andalas adalah salah satu perguruan tinggi negeri di Kota Padang,

Sumatera Barat, Indonesia. Universitas ini merupakan universitas tertua di luar Pulau

Jawa yang didirikan pada tanggal 23 Desember 1955 oleh Wakil Presiden Mohammad

Hatta. Pada saat itu, Universitas Andalas merupakan universitas keempat yang

diresmikan oleh Pemerintah Indonesia.

Saat terjadinya gempa bumi pada tahun 2009, identifikasi kerusakan yang

terjadi di lingkungan kampus Universitas Andalas memperlihatkan bahwa hampir

semua gedung mengalami kerusakan bervariasi. Kerusakan paling berat terjadi di

Fakultas Teknik Universitas Andalas. Sebagai respons cepat atas gempa tersebut,

maka dibentuk Tim Emergency Response and Recovery untuk membantu masyarakat

yang terkena musibah gempa. Selain itu, dibentuk pula 2 posko gempa, yaitu di

Kampus Limau Manis untuk koordinasi dan penghimpunan mahasiswa untuk jadi

relawan dan Posko Kampus Universitas Andalas di Jalan Perintis Kemerdekaan untuk

relawan dan penghimpunan berbagai sumbangan. Mengingat Universitas Andalas

berada dalam kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, Universitas

Andalas perlu memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip

perguruan tinggi yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas

kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu

diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

2. Universitas Negeri Padang (UNP),

Universitas Negeri Padang (UNP) adalah hasil konversi IKIP Padang menjadi

universitas, yang pada mulanya bernama Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG).

Semenjak didirikan pada tanggal 1 September 1954, UNP telah mengalami banyak

perubahan. Dalam sejarah perkembangannya, perubahan yang terjadi meliputi bukan

(29)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 20 dikembangkannya, sesuai dengan kebijakan untuk memenuhi tuntutan perkembangan

pendidikan di tanah air. Perubahan ini dapat diklasifikasikan dalam lima periode,

yaitu periode PTPG Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Bukittinggi di

Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Padang, periode IKIP Jakarta Cabang

Padang, periode IKIP Padang dan periode UNP.

Adapun, visi UNP adalah menjadi universitas unggul, dinamis dan bermutu

tinggi, berbasis pendidikan tenaga kependidikan, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan.

Sementara, misi UNP adalah menyelenggarakan tri dharma perguruan tinggi di

bidang kependidikan dan nonkependidikan yang berkualitas dan demokratis melalui

pengoptimalan sumber daya secara mandiri dan/atau kerjasama antar lembaga,

berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan, yang meliputi program pendidikan akademik dan

pendidikan profesional; penelitian inovatif dan tepat guna; pengabdian kepada

masyarakat yang relevan; hubungan dan kerjasama antar universitas dengan

perguruan tinggi lain, lembaga pemerintah dan non-pemerintah, baik daerah, nasional,

maupun internasional. Sama halnya dengan Universitas Andalas yang berada dalam

kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, UNP juga perlu

memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip perguruan tinggi

yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan

tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi

3. Universitas Gadjah Mada (UGM)

Universitas Gadjah Mada memiliki Arsip Universitas Gadjah Mada yang

didirikan dengan SK Rektor No.259/P/SK/HT/2004 dan diresmikan tanggal 11

September 2004 oleh rektor UGM, Prof.Dr.Sofian Effendi bersama Kepala ANRI

periode tahun 2009, Drs. Djoko Utomo, MA. Adapun visi yang dimiliki Arsip

universitas Gadjah Mada yakni menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi

kearsipan dalam menunjang universitas riset kelas dunia dan bertata kelola baik.

Sementara itu, misi yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada adalah sebagai

berikut:

a. Menyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori

(30)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 21 b. Melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management),

pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta

pengembangan teknologi informasi kearsipan; dan

c. Melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal

informasi kearsipan.

Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 256/P/SK/HT/2004,

kedudukan dan rincian tugas arsip Universitas adalah sebagai berikut:

a. Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung

jawab kepada Rektor;

b. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris;

c. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.

Dalam hal ini, Arsip Universitas Gadjah Mada terdiri atas Bidang Layanan dan

Bidang Database.

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS)

Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) terletak di Surakarta, Jawa

Tengah. UNS merupakan universitas negeri yang didirikan pada 11 Maret 1976.

Awalnya merupakan gabungan dari 5 (lima) perguruan tinggi di Surakarta, Institut

Pelatihan dan Pendidikan Guru Surakarta, Sekolah Menengah Olahraga Surakarta,

Akademi Administrasi Bisnis Surakarta, Universitas Gabungan Surakarta, dan

Fakultas Obat-obatan Departemen Pertahanan dan Keamanan Pengembangan Tinggi

Nasional Surakarta. UNS memiliki 9 fakultas, yaitu Fakultas Sastra dan Seni Rupa,

Fakultas Kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,

Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan

Alam, Fakultas Pertanian, Fakultas Teknik, dan Fakultas Hukum.

Selain itu, UNS juga didukung oleh lembaga penelitian dan pengembangan,

yakni Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, Lembaga

Pengembangan Pendidikan. Disamping itu, terdapat juga Unit Pelaksana Teknis

(UPT) yang terdiri atas UPT Perpustakaan, Komputer, Pelayanan dan Pengembangan

Bahasa, Mata Kuliah Umum, UNS Press dan Laboratorium MIPA Pusat.

5. Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed)

Sesuai dengan amanat yang tersurat dalam Pembukaan UUD 1945 dan

(31)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 22 formal dan informal Banyumas menggagas perlunya didirikan perguruan

tinggi/universitas di wilayah Banyumas. Sebagai tindak lanjut gagasan ini dibentuklah

Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman dengan Akte Notaris No. 32

tanggal 20 September 1961. Selanjutnya, atas desakan masyarakat, dinas instansi, dan

TNI, Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman berusaha mewujudkan

berdirinya universitas. Dengan Surat Keputusan Presiden RI No. 195 tertanggal 23

September 1963, berdirilah Universitas Jenderal Soedirman secara resmi didirikan,

dan diresmikan oleh Menteri PTIP Prof. Dr. Tojib Hadiwidjaja bertempat di rumah

Dinas Residen Banyumas.

Pada awalnya Universitas Jenderal Soedirman memiliki tiga fakultas, yaitu

Fakultas Pertanian (pelimpahan dari Universitas Diponegoro Semarang), Fakultas

Biologi, dan Fakultas Ekonomi. Dalam perkembangannya, Unsoed membuka

beberapa fakultas lagi, yaitu: Fakultas Peternakan, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik, Fakultas Kedokteran dan Ilmu-ilmu Kesehatan, dan Fakultas Sains

dan Teknik.

Saat ini, Universitas Jenderal Soedirman telah memiliki 11 program diploma

tiga, 34 program studi S1, 3 program profesi, yang tersebar dalam delapan fakultas.

Di samping itu Universitas Jenderal Soedirman juga telah membuka sembilan (9)

program pascasarjana jenjang strata 2 yaitu Program Magister Manajemen, Magister

Ekonomi Manajemen, Magister Ekonomi Pembangunan, Magister Ilmu Hukum,

Magister Administrasi Publik, Magister Ilmu Lingkungan, Magister Ilmu Tanaman,

Magister Sumber Daya Ternak, dan Magister Biologi. Unsoed akan membuka

program doktoral (S3) Biologi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.

6. Universitas Hasanuddin (Unhas)

Mengawali berdirinya Universitas Hasanuddin secara resmi pada tahun 1956,

di kota Makassar pada tahun 1947 telah berdiri Fakultas Ekonomi yang merupakan

cabang Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (UI) Jakarta berdasarkan keputusan

Letnan Jenderal Gubernur Pemerintah Hindia Belanda Nomor 127 tanggal 23 Juli

1947. Karena ketidakpastian yang berlarut-larut dan kekacauan di Makassar dan

sekitarnya, maka fakultas yang dipimpin oleh Drs L.A. Enthoven (Direktur) ini

dibekukan dan baru dibuka kembali sebagai cabang Fakultas Ekonomi UI pada 7

Oktober 1953 di bawah pimpinan Prof. Drs. G.H.M. Riekerk. Fakultas Ekonomi

(32)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 23 Drs. Wolhoff dan sekretarisnya Drs. Muhammad Baga pada tanggal 1 September

1956 sampai diresmikannya Universitas Hasanuddin pada tanggal 10 September

1956.

Visi yang dimiliki Universitas Hasanuddin yaitu menjadi Pusat Unggulan

Dalam Pengembangan Insani, Ilmu Pengetahuan, Teknologi, Seni dan Budaya

Berbasis Benua Maritim Indonesia yang diwujudkan melalui misi yang dimiliki yaitu:

1. Menyediakan lingkungan belajar berkualitas untuk mengembangkan

kapasitas pembelajar yang inovatif dan proaktif;

2. Melestarikan, mengembangkan, menemukan dan menciptakan ilmu

pengetahuan, teknologi, seni dan budaya;

3. Menerapkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan

budaya bagi kemaslahatan Benua Maritim Indonesia

7. Universitas Udayana

Universitas Udayana sejak Oktober 2008 telah membentuk Pusat Arsiparis

Universitas Udayana. Pada tanggal 25 Mei 2012 Pusat Arsiparis berubah nama

menjadi Pusat Arsip sesuai dengan SK Rektor No. 249/UN.14/HK.00.01/2012. Badan

ini dibentuk dilatarbelakangi oleh adanya fenomena arsip di lingkungan Universitas

Udayana yang masih belum terorganisir dengan baik sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku. Dalam perkembangannya, Pemerintah

mengeluarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dimana

dalam Pasal 27 mewajibkan agar Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia membentuk

lembaga yang khusus menangani arsip Perguruan Tinggi yang bersangkutan.

Pusat Arsip ini dimaksudkan untuk dapat melaksanakan kegiatan akuisisi,

menata, mengorganisir, mengolah, melestarikan dan memperlancar pengelolaan

kearsipan hingga tahap penyusutan arsip di lingkungan Universitas Udayana.

Disamping itu, mengupayakan adanya panduan/pedoman pelaksanaan tugas pokok di

lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan/standar/norma sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku baik yang dikeluarkan oleh Kemdiknas

maupun ANRI serta instansi lainnya.

Adapun, visi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yakni menjadikan

arsip sebagai salah satu sumber data dan informasi yang valid dalam mewujudkan

(33)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 24 Mandiri dan Berbudaya. Sementara itu, misi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas

Udayana yaitu:

a. Mengelola arsip secara profesional sebagai sumber data dan informasi yang

akurat tentang Universitas Udayana;

b. Mengkaji, merawat dan melestarikan arsip Universitas Udayana sebagai

sejarah perkembangan Universitas Udayana dari masa ke masa;

c. Mengembangkan sistem Teknologi Informasi Kearsipan melalui sistem

digital dengan mengadakan kerjasama antar unit di lingkungan Universitas

Udayana dan pihak luar; dan

d. Mendorong sumber daya manusia di lingkungan Universitas Udayana agar

senantiasa memiliki kesadaran akan arti pentingnya suatu arsip.

B.Deskripsi Kajian

Pengelolaan University Archives terdiri dari kebijakan, kelembagaan, sumber daya

manusia, sarana dan prasana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang

sangat signifikan dalam mewujudkan visi yang dimiliki universitas. Untuk itu, kajian ini

mencoba memerhatikan implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi dalam rangka

menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan mencarikan solusi/pemecahan masalah.

C.Analisis Hasil Kajian

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi lapangan di 7 (tujuh) perguruan tinggi

negeri maka didapatkan hasil analisis kajian berdasarkan unsur kebijakan, kelembagaan,

sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, dan sistem

pengelolaan arsip perguruan tinggi sebagai berikut:

1. Kebijakan

Berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai

(34)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 25 Tabel 1. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kebijakan

No. Nama

Pengelolaan Arsip Perguruan

Tinggi

Kebijakan mengenai arsip

perguruan tinggi telah

ditindaklanjuti secara formal.

2. Universitas

Negeri Padang

Belum memiliki NSPK

Tinggi, kegiatan yang terkait

pengelolaan arsip perguruan

tinggi masih bersifat

desentralisasi (dikelola oleh

masing-masing subunit kerja)

perguruan tinggi belum

ditindaklanjuti secara formal,

meskipun demikian pihak

pimpinan mendukung

terbentuknya arsip perguruan

tinggi

3. Universitas

Gajah Mada

Sudah memiliki NSPK

Tinggi, diantaranya:

-Pedoman Pelaksanaan

Akuisisi Arsip, Panduan

Pengelolaan Arsip Statis

Tekstual, Panduan Umum

Digitalisasi Arsip, Panduan

Ringkas Pengelolaan Arsip

Foto, Panduan Tata Kelola

Arsip Inaktif, Panduan Akses

dan Layanan Kearsipan,

Panduan Layanan Sistem

Informasi Kearsipan Statis

(SiKS), Panduan Ringkas

Pengelolaan Arsip Rekaman

Suara; dan sebagainya.

(35)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 26 4. Universitas

Sebelas Maret

Surakarta

Sudah memiliki NSPK

-Pedoman Klasifikasi Arsip,

JRA, dan TND;

-SOP Penataan Berkas Aktif,

Penyusutan Arsip,

Penataan Arsip Inaktif,

Pengolahan Arsip Statis,

Pengolahan Arsip Kaset,

Video, Kearsitekturan dan

Foto, Pemeliharaan dan

Perawatan Arsip;

-dan sebagainya

ditindaklanjuti secara formal

5. Universitas

Hasanuddin

Baru memiliki NSPK

pengelolaan arsip dinamis

dan beberapa pedoman yang

dikeluarkan oleh Kemdikbud.

perguruan tinggi belum

ditindaklanjuti secara formal,

meskipun demikian pihak

pimpinan mendukung

terbentuknya arsip perguruan

tinggi.

6. Universitas

Jenderal

Soedirman

Sudah memiliki NSPK

-Pedoman Pola Klasifikasi

Arsip Substantif dan

Fasilitatif;

-Pedoman Jadwal Retensi

Arsip; dan sebagainya.

ditindaklanjuti secara formal

7. Universitas

Udayana

Sudah memiliki NSPK

-Pedoman Umum

(36)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 27 Pengelolaan Arsip Inaktif,

Penyusutan Arsip;

-SOP Layanan Informasi dan

Arsip, Pengelolaan,

Perawatan dan Pelestarian

Arsip Inaktif; dan

sebagainya.

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan menunjukkan

bahwa telah tersedia berbagai NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti

pedoman dan SOP (Standard Operating Procedures) yang berlaku di masing-masing

perguruan tinggi. Kendati beberapa diantaranya masih belum dalam bentuk produk

hukum, namun hal itu menunjukkan bahwa NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi

itu telah menjadi acuan atau petunjuk yang mendukung bagi terselenggaranya kegiatan

pengelolaan arsip perguruan tinggi. Sementara itu, beberapa perguruan tinggi negeri

yang belum memiliki NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi masih mengikuti

pedoman yang dikeluarkan oleh Kemdikbud, seperti Peraturan Mendiknas RI No.42

Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

dan Keputusan Mendikbud Nomor 0623 Tahun 1983 tentang Pedoman Klasifikasi

Arsip. Meskipun demikian, dukungan pihak pimpinan terhadap terbentuknya arsip

perguruan tinggi telah diberikan sepenuhnya, kendati kebijakan mengenai arsip

perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal.

2. Kelembagaan

Berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan, didapatkan hasil analisis kajian

sebagai berikut:

Tabel 2. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kelembagaan

No. Nama

Perguruan

Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Kelembagaan

Nomenklatur Terkini

Arsip Perguruan Tinggi

Struktur Organisasi

Terkini Arsip

1. Universitas

Andalas

Belum ada Masih melekat pada Bagian

(37)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 28 2. Universitas

Negeri Padang

Belum ada Masih melekat pada Bagian

Tata Usaha masing-masing

subunit kerja

3. Universitas

Gajah Mada

Arsip Universitas

Gadjah Mada

Telah terbentuk Arsip

Perguruan Tinggi yang

bertanggungjawab langsung

Masih melekat pada Biro

Administrasi Umum dan

Keuangan

7. Universitas

Udayana

Pusat Arsip Masih melekat pada Bidang

Umum dan Keuangan

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan menunjukkan

bahwa lembaga formal arsip perguruan tinggi pada Universitas Andalas, Universitas

Negeri Padang, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Universitas Hasanuddin, dan

Universitas Jenderal Soedirman masih belum terbentuk karena berbagai kendala seperti

faktor kebijakan maupun pendanaan. Kendati demikian, perguruan tinggi negeri seperti

Universitas Sebelas Maret Surakarta dan Universitas Jenderal Soedirman telah

mengupayakan rancangan Keputusan Rektor tentang Usulan Pembentukan Unit

Pelaksanaan Teknis (UPT) Pusat Arsip/Kearsipan. Hingga saat ini, hanya Universitas

Gadjah Mada yang telah membentuk Arsip Universitas Gadjah Mada yang

bertanggungjawab langsung terhadap Rektor, sedangkan Universitas Udayana kendati

(38)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 29 Dalam hal ini, nomenklatur arsip perguruan tinggi yang dimiliki oleh Universitas

Gadjah Mada dan Universitas Udayana saat ini belum memiliki keseragaman. Hal

penting inilah yang perlu diperhatikan yaitu struktur organisasi arsip perguruan tinggi

terkini pada 6 (enam) perguruan tinggi tersebut tidak berdiri sendiri dan

bertanggungjawab langsung kepada Rektor sebagaimana yang dimiliki Arsip

Universitas Gadjah Mada, namun masih melekat pada Biro atau Bagian yang dijabat

oleh pejabat setingkat eselonering III. Idealnya, Arsip Perguruan Tinggi ini berdiri

sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009

tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 yaitu arsip perguruan tinggi merupakan lembaga

kearsipan perguruan tinggi.

3. Sistem Kearsipan

Berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian

sebagai berikut:

Tabel 3. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan

No. Nama

Perguruan

Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan

Pelaksanaan SOP dalam

Telah menerapkan SOP

Tinggi, walaupun belum

maksimal

Telah melaksanakan akuisisi,

pengolahan, preservasi,

akses dan layanan arsip statis

perguruan tinggi

2. Universitas

Negeri Padang

Penerapan SOP pengelolaan

arsip perguruan tinggi masih

bersifat desentralisasi

Baru melaksanakan kegiatan

akuisisi, namun belum

melaksanakan kegiatan

perguruan tinggi

3. Universitas

Gajah Mada

Tinggi di lingkungan

perguruan tinggi secara

Telah melaksanakan

kegiatan akuisisi,

(39)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 30 optimal perguruan tinggi secara

optimal

4. Universitas

Sebelas Maret

Surakarta

Tinggi di lingkungan

perguruan tinggi, walaupun

SOP yang dimiliki belum

dituangkan dalam bentuk

produk hukum

Telah melaksanakan

kegiatan akuisisi,

pengolahan, akses dan

layanan arsip statis

perguruan tinggi, namun

belum optimal dalam

Belum melaksanakan

pengelolaan arsip statis,

namun telah melaksanakan

(hingga penyusutan arsip)

6. Universitas

Jenderal

Soedirman

Tinggi, kendati belum

maksimal

Baru mulai melaksanakan

kegiatan akuisisi,

perguruan tinggi

7. Universitas

Udayana

Tinggi dalam bentuk produk

hukum

Telah melaksanakan akuisisi,

perguruan tinggi

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan

menunjukkan bahwa 6 (enam) perguruan tinggi negeri tersebut telah memiliki SOP

Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, kendati beberapa diantaranya belum dalam

bentuk produk hukum. Hingga saat ini, hanya Universitas Jenderal Soedirman yang

belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungannya. Lebih

lanjut, penerapan pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi tersebut sudah dilaksanakan,

(40)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 31 Mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang meliputi

kegiatan akuisisi arsip, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan

tinggi telah dilaksanakan oleh Universitas Andalas, Universitas Gadjah Mada,

Universitas Jenderal Soedirman dan Universitas Udayana. Dalam hal ini, Universitas

Jenderal Soedirman telah mulai melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis

perguruan tinggi, kendati belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi.

Sedangkan, Universitas Sebelas Maret Surakarta telah melaksanakan kegiatan

akuisisi, pengolahan, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi, namun belum

optimal dalam melaksanakan kegiatan preservasi arsip. Selanjutnya, Universitas

Negeri Padang baru melaksanakan kegiatan akuisisi, namun belum melaksanakan

kegiatan pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan tinggi. Hal serupa

juga didapatkan di Universitas Hasanuddin yang belum melaksanakan kegiatan

pengelolaan arsip statis, namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis

(hingga tahap penyusutan arsip).

4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Berdasarkan instrumen pengukuran Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan,

didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Tabel 4. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan

No. Nama

Perguruan

Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan

Kuantitas Kualitas

1. Universitas

Andalas

Arsiparis yang dimiliki saat

ini berjumlah kurang lebih 22

orang (terdiri atas 15 orang

arsiparis terampil, 1 orang

arsiparis ahli, dan 6 tenaga

pengelola arsip)

a).Latar belakang pendidikan

arsiparis terdiri atas

SLTA, D3 dan S1;

b) Belum ada pelatihan dan

pendidikan kearsipan

bagi SDM Kearsipan,

namun mengikutsertakan

SDM yang dimiliki pada

pelatihan dan pendidikan

kearsipan yang

(41)

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 32 instansi lain.

2. Universitas

Negeri Padang

arsiparis terampil, 3 orang

arsiparis ahli, dan 17 orang

tenaga pengelola arsip)

arsiparis terdiri atas

SLTA, D3, dan S1;

pelatihan dan pendidikan

kearsipan yang

diselenggarakan instansi

lain.

3. Universitas

Gajah Mada

orang (7 orang arsiparis

b)Adanya pelatihan dan

pendidikan kearsipan bagi

SDM Kearsipan.

4. Universitas

Sebelas Maret

Surakarta

arsiparis terampil dan 2 orang

arsiparis ahli)

arsiparis terdiri atas:

- SLTA/SMK,

- D3 Kearsipan,

-S1 Administrasi Negara,

ekonomi;

pendidikan kearsipan

bagi SDM Kearsipan.

5. Universitas

Hasanuddin