kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis 5682414a92064

(1)

LAPORAN PENGKAJIAN

LEMBAGA KEARSIPAN DALAM RANGKA MENINGKATKAN

PENGELOLAAN ARSIP STATIS

BIDANG JIBANG SISTEM KEARSIPAN STATIS

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

DEPUTI IPSK - ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

(2)

i

KATA PENGANTAR

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, mengamanatkan

bahwa lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya wajib melaksanakan

pengelolaan arsip statis untuk menjamin keselamatan dan pelestarian arsip sebagai

pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka untuk meningkatkan pengelolaan arsip statis

secara nasional, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional

Republik Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggaran 2011 melaksanakan Kegiatan

Pengkajian tentang Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan

Arsip Statis di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Kajian ini bertujuan sebagai acuan bagi lembaga kearsipan provinsi,

kabupaten/kota dan perguruan tinggi dalam melaksankan pengelolaan arsip statis. Kami

menyadari kajian ini masih terdapat banyak kekurangan. Namun, setidaknya kajian ini

sudah menjawab sedikit permasalahan yang dihadapi oleh lembaga kearsipan dalam

melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis.

Akhirnya, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada Pimpinan ANRI,

anggota tim, dan semua pihak yang telah membantu pelaksanaan kegiatan pengkajian ini.

Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua amal baik yang telah Bapak/Ibu/Sdr

berikan. Amin.

Jakarta, November 2011

Kepala

Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem

Kearsipan

(3)

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ………... i

DAFTAR ISI ……….. ii

DAFTAR TABEL ………. iii

DAFTAR GAMBAR ………. iv

ABSTRAK ... v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 4

C. Pertanyaan Penelitian ... 5

D. Tujuan Penelitian ... 6

E. Manfaat Penelitian ... 7

F. Keterbatasan Penelitian ... 7.

G. Sistematika Penelitian ... 8

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS ... 9

A. Pengertian Organisasi dan Iklim Organisas ... 9

B. Lembaga Kearsipan ... 11

1. Alasan dan Pentingnya Pendirian Lembaga Kearsipan ... 12

2. Lembaga Kearsipan di Indonesia ... 14

C. Manajemen Arsip Statis... 16

1. Konsep Arsip Statis ... 16

2. Pengelolaan Arsip Statis ... 17

D. Hipotesis ... 19

BAB III METODOLOGI ... 20

A. Jenis Penelitian ... 20

B. Variabel Penelitian ... 21

C. Populasi dan Sampel ... 23

D. Lokasi Penelitian ... 23

(4)

iii

F. Kriteria Pengukuran ... 25

G. Teknik Pengumpulan Data ... 27

H. Instrumen Penelitian ... 28

I. Teknik Analisa Data ... 28

BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 30

A. Variabel Independen ... 30

B. Variabel Dependen ... 34

1. Akuisisi Arsip Statis (Y1) ... 34

2. Pengolahan Statis (Y2) ... 37

3. Preservasi Arsip Statis (Y3) ... 40

4. Akses Arsip Statis (Y4) ... 43

C. Analisis Hubungan Antara Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... 49

1. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y1 ... 49

5. Perhitungan Korelasi Variabel X dengan Variabel Y ... 57

D. Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen dengan Variabel Dependen ... ... 59

BAB V PENUTUP ... 62

A. Kesimpulan ... 62.

B. Rekomendasi ... 63

(5)

iv

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Variabel Lembaga Kearsipan Dalam Meningkatkan

Pengelolaan Arsip Statis ... 22

Tabel 3.2 Kriteria Pengukuran Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan Dalam Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ... 26

Tabel 3.3 Pengumpulan Data Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis ... 27

Tabel 4.1 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan... 32

Tabel 4.2 Data Hasil Penelitian Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan (X) ... 33

Tabel 4.3 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Akuisisi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 36

Tabel 4.4 Data Hasil Penelitian Akuisisi Arsip Statis (Y1) ... 37

Tabel 4.5 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Pengolahan Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 39

Tabel 4.6 Data Hasil Penelitian Pengolahan Arsip Statis (Y2) ... 40

Tabel 4.7 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Preservasi Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 42

Tabel 4.8 Data Hasil Penelitian Preservasi Arsip Statis (Y3) ... 43

Tabel 4.9 Rekapitulasi Jawaban Responden dan Presentase Mengenai Indikator Akses Arsip Statis Dalam Pengelolaan Arsip Statis ... 45

Tabel 4.10 Data Hasil Penelitian Akses Arsip Statis (Y4) ... 46

Tabel 4.11 Skor Rangkuman Data Pengelolaan Arsip Statis . ... 47

Tabel 4.12 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y1 ... 50

(6)

v

Tabel 4.16 Tabel Kerja Korelasi X dengan Y ... 58

Tabel 4.17 Evaluasi Perhitungan Korelasi Variabel Independen

dengan Variabel Dependen ... 59

Tabel 4.18 Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien

(7)

vi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 4.1 Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Iklim Organisasi Lembaga Kearsipan ... 31

Indikator Akuisisi Arsip Dalam Pengelolaan Arsip

Statis ... 35

Indikator Pengolahan Arsip Dalam Pengelolaan

Arsip Statis ... 38

Indikator Preservasi Arsip Statis Dalam

Pengelolaan Arsip Statis ... 41

Indikator Akses Arsip Statis Dalam Pengelolaan

Arsip Statis ... 44

(8)

vii

ABSTRACT

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

merupakan penelitian untuk mengetahui hubungan antara iklim organisasi lembaga

kearsipan dengan pengelolaan arsip statis.

Penelitian dilakukan dengan metode survey terhadap 30 lembaga kearsipan daerah

provinsi dengan menggunakan kuesioner yang berisi pertanyaan dengan rumusan

masalah deskriptif. Permasalahan dituangkan dalam bentuk pertanyaan umum (grand

tour question) yaitu adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provisi ?

Untuk lebih fokus maka permasalahan pokok tersebut dirinci menjadi beberapa

permasalahan khusus dalam bentuk sub pertanyaan (sub questions), sebagai berikut :

(1) Adakah hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

akuisisi arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

pengolahan arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

preservasi arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

akses arsip dalam pengelolaan arsip statis ?

Hipotesis penelitian ini dalam bentuk hipotesis nol (Ho) yang dinyatakan dalam

kalimat negatif, yaitu” Tidak ada hubungan iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

meningkatnya pengelolaan arsip statis ”.

Hasil pembahasan analisis data dilakukan secara kuantitatif sehingga diperoleh

pada kesimpulan, dengan tolok ukur yaitu ada atau tidak adanya hubungan antara

variabel X dengan variabel Y untuk N= 30 adalah df 30-2 = 28 pada taraf kepercayaan 5

% sebesar 0,374. Hasil perhitungan korelasi memperlihatkan sebagai berikut :

(1) Perhitungan korelasi X dengan Y1 sebesar 0,55 berarti ada hubungan antara

variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akuisisi arsip statis;

(2) Perhitungan korelasi X dengan Y2 sebesar 0,48 berarti ada hubungan antara

(9)

viii

(3) Perhitungan korelasi X dengan Y3 sebesar 0,32 bera rti tidak ada hubungan

antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel preservasi arsip

statis;

(4) Perhitungan korelasi X dengan Y4 sebesar 0,36 berarti tidak ada hubungan

antara variabel iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel akses arsip statis;

(5) P erhitungan korelasi X dengan Y sebesar 0,46 berarti ada hubungan antara

variabel indikator iklim organisasi lembaga kearsipan dengan variabel pengelolaan arsip

statis;.

Berdasarkan analisis korelasi r tersebut kiranya dapat terungkap bahwa variabel

iklim organisasi lembaga kearsipan mempunyai hubungan dengan varia bel pengelolaan

arsip statis, dimana hasil koefisien korelasi sebesar 0,46 sehingga hipotesis nol (Ho)

diajukan sebelumnya ditolak dan tidak dapat dipertahankan karena tidak didukung data

empirik. Justru sebaliknya, hipotesis alternatif (Ha) diterima. Artinya, terdapat hubungan

antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan meningkatnya pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan khususnya pada lembaga kearsipan daerah provinsi.

Dari hasil penelitian terhadap kajian lembaga kearsipan dalam rangka

meningkatkan pengelolaan arsip statis ini, maka perlu dikemukakan rekomendasi kepada

pimpinan lembaga kearsipan sebagai berikut :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan secara nasional perlu menyusun kebijakan

optimalisasi fungsi dan tugas dari organisasi lembaga kearsipan yang tidak hanya

melibatkan pejabat struktural tetapi juga memberdayakan tenaga fungsional

arsiparis dalam pengelolaan arsip statis, khususnya kegiatan preservasi arsip

statis dan akses arsip statis;

2. Lembaga kearsipan perlu mengoptimalisasikan iklim organisasi yang kondusif,

sehat dan bernas guna meningkatkan pengelolaan arsip statis sehingga mampu

memperlihatkan eksistensi lembaga kearsipan selaku penanggungjawab kegiatan

penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional;

3. Kebijakan kelembagaan organisasi kearsipan sebagai bagian dari pendukung

sistem kearsipan nasional harus tetap mengacu kepada Undang-Undang

Kearsipan sehingga perlu disosialisasikan secara terus menerus sesuai dengan

tujuan penyelenggaraan kearsipan, visi dan misi lembaga kearsipan.

(10)

1

BAB I

P E N D A H U L U A N

A. Latar Belakang

Dalam rangka kepentingan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti

pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang perlu diselamatkan

bukti-bukti kegiatan yang lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia

umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan khususnya. Menurut Djoko Utomo,

keberadaan arsip dapat memberi gambaran obyektif tentang perjalanan hidup berbangsa

dan bernegara serta memberi informasi yang akurat mengenai pertanggungjawaban

nasional tentang bagaimana pengelola negara menjalankan kehidupan kebangsaan

(2005:3).

Dengan demikian arsip adalah bagian dari memori kolektif bangsa mengenai

kehidupan kebangsaan dan kenegaraan. Memori dalam bentuk arsip, mengingatkan

kembali akan keberhasilan dan kegagalan yang dialami bangsa Indonesia kepada generasi

penerus. Untuk mengetahui kehidupan kebangsaan yang dijalankannya maka arsip-arsip

tersebut perlu di simpan, di pelihara, dan di kelola dengan baik. Keberadaan arsip

merupakan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan oleh karenanya arsip

yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan dan bahan pembelajaran bagi

masyarakat, bangsa dan negara. Itu berarti, upaya penyelamatan dan pelestarian arsip

menjadi bagian dari penyelenggaraan kearsipan.

Berdasarkan Pasal 3 huruf f Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan

adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam penjelasannya, yang

dimaksud dengan menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik

secara fisik maupun informasinya harus di jaga keselamatan dan keamanannya sehingga

tidak mengalami kerusakan atau hilang, karena arsip merupakan bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan tersebut menyangkut dua aspek besar. Pertama,

penyelamatan arsip dinamis yang terdapat pada setiap lembaga negara dan badan

pemerintah, serta badan/organisasi yang dalam penyelenggaraannya menggunakan

(11)

2

pertanggungjawaban nasional yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan.

Dengan demikian untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran

lembaga kearsipan, adanya lembaga kearsipan diharapkan mampu menyimpan,

memelihara dan mengelola arsip-arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional

untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas.

Keberadaan lembaga kearsipan sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 1 angka 12

Undang-Undang Kearsipan, adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung

jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dengan fungsi, tugas

dan tanggung jawab yang dimilikinya untuk mengelola arsip statis tersebut maka lembaga

kearsipan harus dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban

nasional. Lembaga kearsipan selain mempunyai fungsi, tugas dan kewajiban mengelola

arsip statis juga melakukan pembinaan kearsipan dinamis yang terdapat di pencipta arsip.

Muara dari pembinaan kearsipan dinamis ini adalah adanya penyelamatan dan pelestarian

arsip melalui penyerahan arsip ke lembaga kearsipan baik secara kualitas dan kuantitas.

Menurut Jeanette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis yang dimiliki

lembaga kearsipan sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh

organisasi pencipta arsip (Cox; 1992,59)

Begitu berperannya lembaga kearsipan, maka keberadaannya pun tidak hanya untuk

kebutuhan skala nasional saja tetapi juga kebutuhan daerah dan perguruan tinggi, dalam

Pasal 16 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga

kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia (selanjutnya disingkat ANRI),

arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupaten/kota, dan arsip perguruan tinggi. Kehadiran

lembaga kearsipan tersebut diharapkan mampu mewujudkan sistem penyelenggaraan

kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, dengan dukungan sumber daya

manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai.

Adanya lembaga kearsipan daerah baik itu provinsi dan kabupaten/kota diharapkan

mampu menghasilkan memori kolektif daerahnya masing-masing sesuai dengan ciri dan

karakteristik daerahnya. Menurut Urip Sihabudin dalam tulisannya pada Majalah Arsip

Media Kearsipan Nasional (2008), keberadaan lembaga kearsipan daerah menjadi sangat

berarti bagi masyarakat karena institusi ini berfungsi sebagai pelestari memori kolektif

daerah, sebagai sumber informasi dan wahana pelestari warisan budaya lokal.

Sejalan dengan adanya penataan kelembagaan di daerah sesuai amanat Peraturan

(12)

3

Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota dan

Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah

maka lembaga kearsipan daerah harus menyesuaikan fungsi dan posisinya dalam struktur

kepemerintahan di daerah dengan tetap mempunyai kewenangan untuk melaksanakan

pengelolaan arsip statis secara mandiri. Pengelolaan arsip statis yang dimaksud adalah

proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi,

pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu

sistem kearsipan nasional, sebagaimana dalam Pasal 1 angka 26 Undang-Undang

Kearsipan.

Lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota

sebagai organisasi mandiri di daerah dengan demikian merupakan organisasi pemerintah

daerah di bidang kearsipan, keberadaannya menjadi bagian penyelenggaraan otonomi

daerah. Menurut Josef Riwu Kaho, organisasi merupakan salah satu faktor yang

mendukung penyelenggaraan otonomi daerah (2002: 206). Itu artinya, Lembaga kearsipan

daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota perlu mengoptimalkan

kinerjanya terutama dalam mengelola arsip statis, terlebih lembaga kearsipan daerah

provinsi juga mempunyai kewenangan melakukan pembinaan kearsipan di lembaga

kearsipan daerah kabupaten/kota. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga

kearsipan daerah provinsi tentunya diharapkan menjadi panutan bagi lembaga kearsipan

kabupaten/kota untuk menyelenggaran kearsipan kabupaten/kota.

Guna mengoptimalkan kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi khususnya dalam

meningkatkan pengelolaan arsip statis maka dukungan iklim organisasi yang efektif di

lembaga kearsipan daerah provinsi menjadi hal yang mendesak. Itu artinya, kinerja

lembaga kearsipan daerah provinsi dalam upayanya meningkatkan pengelolaan arsip statis

perlu segera di dukung oleh iklim organisasi di lembaga kearsipan daerah provinsi. Oleh

karenanya, dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan maka ANRI

melakukan penelitian untuk mengetahui adakah hubungan iklim organisasi lembaga

kearsipan dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis., khususnya yang dilakukan oleh

lembaga kearsipan daerah provinsi.

B. Permasalahan

Lembaga kearsipan daerah provinsi selaku penanggung jawab penyelenggaraan

(13)

4

sebagaimana yang diamanatkan dalam Pasal 22 ayat (4) Undang-Undang RI Nomor 43

Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan proses pengendalian

arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,

pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan

nasional.

Sebagai bagian dari sistem kearsipan nasional maka pengelolaan arsip statis

bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh karenanya, lembaga kearsipan

daerah provinsi dituntut tidak hanya sekedar menyelenggarakan kearsipan tetapi juga

mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan melalui terkelolanya arsip statis yang di

dukung oleh iklim kinerja dari organisasi lembaga kearsipan.

Keberadaan organisasi lembaga kearsipan daerah provinsi sejalan dengan

berlakunya Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat

Daerah menyebabkan terjadinya reorganisasi di sejumlah lembaga kearsipan daerah

provinsi terutama banyaknya urusan kearsipan yang digabungkan dengan urusan

perpustakaan, dan informasi. Adanya reorganisasi ini sedikit banyak berimbas kepada

iklim organisasi lembaga kearsipan, seperti tugas, fungsi dan kebijakan organisasi, sistem

birokrasi, budaya organisasi, dukungan top management, sistem imbalan, penyelesaian

konflik dalam organisasi, penyusunan program kerja, perumusan visi dan misi, mutu

pekerjaan, dan loyalitas personil dalam suatu organisasi.

Namun berdasarkan data Direktorat Daerah Kedeputian Pembinaan ANRI (2010),

masih banyak urusan kearsipan yang belum mandiri secara fungsi dan tugas. Adanya

penggabungan beberapa urusan utamanya bidang kearsipan dan perpustakaan

menyebabkan pengorganisasian lembaga kearsipan berjalan di tempat, fungsi utama

lembaga kearsipan sebagai pengelola arsip statis cenderung belum optimal. Belum lagi

adanya mutasi pejabat dalam lembaga kearsipan daerah provinsi, yang dengan sendirinya

mempengaruhi iklim kerja organisasi.

Iklim organisasi lembaga kearsipan yang belum optimal dalam pelaksanaannya

dikhawatirkan mempengaruhi kinerja dari lembaga kearsipan dalam melaksanakan

kewajibannya untuk mengelola arsip statis. Kondisi iklim organisasi lembaga kearsipan

yang rendah tentunya berdampak pula terhadap kinerja lembaga kearsipan daerah

(14)

5

Dari penjelasan di atas, menyiratkan perlunya iklim organisasi yang efektif di

lembaga kearsipan daerah provinsi guna meningkatkan pelaksanaan pengelolaan arsip

statis yang pada akhirnya mampu menjamin keselamatan dan keamanan arsip statis

sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa,

dan bernegara.

C. Pertanyaan Penelitian

Kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis ini

merupakan penelitian korelasional dengan 2 (dua) variable, yaitu iklim organisasi lembaga

kearsipan sebagai variabel independen dan pengelolaan arsip statis sebagai variabel

dependen. Rumusan masalah assosiatif dalam bentuk pertanyaan umum (grand tour

question), yaitu “ Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan

dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi?”

Untuk lebih fokus maka pertanyaan umum tersebut diuraikan menjadi beberapa sub

pertanyaan (sub question) sebagai berikut :

1. Apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

pelaksanaan akuisisi arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

pelaksanaan pengolahan arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

pelaksanaan preservasi arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

pelaksanaan akses arsip statis di lembaga kearsipan daerah provinsi ?

D. Tujuan Penelitian

Penelitian ini secara umum bertujuan untuk mengetahui apakah ada hubungan antara

iklim organisasi lembaga kearsipan dengan peningkatan pengelolaan arsip statis.

Sedangkan tujuan khusus penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga

kearsipan dengan pelaksanaan akuisisi arsip statis ;

(15)

6

kearsipan dengan pelaksanaan preservasi arsip statis ;

kearsipan dengan pelaksanaan akses arsip statis ;

E. Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini menjadi masukan bagi pemangku

kepentingan (stakeholder) penyelenggaraan kearsipan, yaitu :

1. ANRI selaku penyelenggara kearsipan nasional yang mempunyai kewajiban

melaksanakan pengelolaan arsip statis yang berskala nasional;

2. Lembaga kearsipan daerah provinsi selaku penyelenggara kearsipan provinsi

yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip statis yang

diterima dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara

pemerintahan daerah provinsi,

3. Lembaga kearsipan daerah kabupaten/ kota selaku penyelenggara kearsipan

kabupaten/kota yang mempunyai kewajiban melaksanakan pengelolaan arsip

statis yang diterima dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan

penyelenggara pemerintahan daerah provinsi;

4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi selaku penyelenggara kearsipan di

lingkungan perguruan tinggi yang mempunyai kewajiban melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan kerja dan civitas akademika di

lingkungan perguruan tinggi.

F. Keterbatasan Penelitian

1. Penelitian ini hanya memotret organisasi lembaga kearsipan daerah provinsi

saja dan belum mewakili lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota, dan

lembaga kearsipan perguruan tinggi;

2. Penelitian ini hanya memotret lembaga kearsipan daerah provinsi pada indikator

iklim organisasi;

3. Penelitian ini belum dapat mewakili hasil pekerjaan pengelolaan arsip statis dari

(16)

7

4. Responden penelitian hanya diwakili oleh penanggung jawab pengelola arsip

statis lembaga kearsipan daerah provinsi sehingga belum dapat mewakili semua

pengelola arsip dalam setiap kegiatan kearsipan di lembaga kearsipan;

G. Sistematika Penelitian

Sistematika penelitian Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan

Pengelolaan Arsip Statis ini terdiri dari 5 (lima) Bab, yang masing-masing meliputi :

Bab I Pendahuluan, yang berisi latar belakang, permasalahan, pertanyaan penelitian,

tujuan dan manfaat penelitian, keterbatasan penelitian, dan sistematika penelitian.

Bab II Kerangka Konseptual dan Hipotesis, berisi tentang konsep-kosep mengenai

organisasi dan iklim organisasi, lembaga kearsipan, dan pengelolaan arsip statis.

Bab III Metodologi, menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan metode penelitian,

meliputi : jenis penelitian, variabel penelitian, populasi dan sampel, lokasi penelitian,

definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik pengumpulan data, instrumen penelitian,

dan teknik analisis data

Bab IV Analisis Pembahasan dan Pembahasan Penelitian, membahas hasil kajian,

baik itu variabel independen dan variabel independen, serta hubungan dari kedua variabel

tersebut.

(17)

8

BAB II

KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS

A. Pengertian Organisasi dan Iklim Organisasi

Organisasi dalam pengertian umum adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan

oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai suatu sistem maka

organisasi mempunyai 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang,

kerjasama dan tujuan tertentu. Dengan demikian, setiap organisasi tersusun dari

sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan.

Menurut James Mooney, dalam rangka proses kerjasama untuk mencapai tujuan

maka koordinasi merupakan asas yang melandasi semua organisasi, sedangkan Chester

Bernard berpendapat komunikasi sebagai unsur yang penting dalam mencapai tujuan (The

Liang Gie: 2002, 42). Dengan demikian koordinasi dan komunikasi menjadi prasyarat

dalam setiap unsur kerjasama dari segenap organisasi.

Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka

perlu kerangka yang mewujudkan fungsi-fungsi yang menghubungkan kerjasama di dalam

mencapai tujuan. Kerangka yang dimaksud menunjukkan kedudukan, wewenang, dan

tanggung jawab masing-masing dalam suatu kerjasama, yang disebut dengan struktur

organisasi. Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan

organisasi, oleh karenanya dalam struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat, yaitu

efisien dan sehat.

Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu mempunyai susunan

yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya

dapat mencapai yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya baik mengenai mutu

maupun banyaknya hasil kerja. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti

organisasi mempunyai bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta

pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam

lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perannya dengan tanpa

kesimpangsiuran. Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat

biasanya akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak menambah kegiatan

yang dilakukan dan hasil kerja yang dicapai. Pemekaran susunan organisasi itu

bertambahnya jumlah karyawan dan besarnya biaya, sedang pembagian kerjanya mungkin

(18)

9

menyimpulkan bahwa proses pengorganisasian dengan merancang struktur organisasi

yang efisien dan sehat akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuan. (1999, 169).

Pemahaman terhadap tujuan organisasi menjadi langkah awal dalam menetapkan

parameter efektivitas organisasi. Berkaitan dengan hal itu, efektivitas organisasi dapat

dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam upaya untuk mencapai tujuan.

Menurut Mustari Irawan (2009, 98), terdapat beberapa pendekatan untuk mengukur

efektivitas organisasi, yaitu (1) pendekatan sasaran, yaitu mengukur keberhasilan

organisasi dalam mencapai tingkat output yang direncanakan, (2) pendekatan sumber,

yaitu mengukur keberhasilan organisasi mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan

untuk mencapai kinerja yang optimal, dan (3) pendekatan proses, yaitu bagaimana

mengukur efektivitas melalui berbagai indikator internal seperti efisiensi ataupun iklim

organisasi.

Pada pendekatan proses menekankan efisiensi dan kondisi sehat dari organisasi

internal. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan eksternal dan lebih memusatkan

perhatian kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi.

Pendekatan ini mengutamakan human relation terutama dalam meneliti hubungan antara

efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi. Beberapa komponen

yang dapat menunjukkan tingkat efektivitas organisasi, diantaranya sebagai berikut :

(1) Perhatian atasan terhadap bawahan;

(2) Semangat, kerjasama dan loyalitas kelompok kerja;

(3) Saling percaya dan komunikasi vertikal dan horizontal yang lancar antar

organisasi, serta;

(4) Desentralisasi dalam pengambilan keputusan.

Dengan demikian pendekatan proses melalui cara pandang iklim organisasi

mempunyai kepentingan terhadap kinerja organisasi.

B. Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan (institusional archives) merupakan suatu pranata kelembagaan

yang bertanggung jawab untuk menerima arsip statis, serta menyimpan dan mengelola

arsip statis. Lembaga kearsipan tidak identik dengan lembaga milik pemerintah. Di

beberapa negara-negara maju seperti Amerika Serikat, Canada, dan Australia, istilah

institusional archives bisa saja dikelola dan diperuntukan oleh perusahaan swasta yang

(19)

10

publik, lembaga penelitian maupun universitas yang mengelola arsip statis maka lembaga

tersebut dapat pula membangun lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan yang dimaksud

tentunya merupakan bagian dari lembaga informasi publik, lembaga penelitian maupun

universitas.

Sebagian besar negara pada umumnya mempunyai lembaga kearsipan yang

merupakan tanggung jawab pemerintahannya, sebut saja seperti : Arkib Negara Malaysia,

National Archives of Algeria, National Archives of Fiji, National Archives of Zimbabwe,

Seychelles National Archives, National Archives of Mongolia, The National Archives of

Trinidad and Tobago, Swedish National Archives, dan lain sebagainya.

Namun ada juga lembaga kearsipan yang fungsinya tidak hanya mengelola arsip

statis tetapi juga mengelola arsip dinamis ataupun mengelola yang sejenis, seperti :

National Archives and Public Records of Papua New Guinea, Records Management and

Archives Office of Philipine, Service Regional des Archives de Thies (di Senegal), Belize

Archives and Records Services, The National Library and Archives of Egypt , dan lembaga

lainnya yang sejenis.

Menurut Patricia E. Wallace (1992; 313) terdapat tiga tujuan membangun dan

mendirikan lembaga kearsipan yang dikelola pemerintah, yaitu :

1. Menyeleksi dan menentukan arsip-arsip yang bernilai permanen;

2. Memelihara dan menyimpan arsip-arsip yang bernilai permanen; dan

3. Memberikan layanan arsip statis kepada pemerintah.

Fungsi utama lembaga kearsipan adalah memelihara dan mengamankan arsip statis

(Cox; 1992, 85). Fondasi yang utama dalam mengelola lembaga kearsipan : misi,

dukungan finansial, prosedur, arsiparis, komitmen memberikan pendidikan dan pelayanan

terus menerus, tersedianya fasilitas penyimpanan dan layanan informasi, serta program

kerjasama dengan pihak lain.

1. Alasan dan Pentingnya Pendirian Lembaga Kearsipan

Begitu pentingnya lembaga kearsipan di setiap negara memperlihatkan bahwa

informasi yang memiliki nilai berkelanjutan ini perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk

dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Informasi yang kemudian menjadi

arsip statis ini merupakan rekam jejak sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan

(20)

11

Arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi pemerintahan telah

beralih telah menjadi sumber penting dalam penelitian. Dijadikannya Dewa Romawi yang

bernama Janus-Dewa Bermuka Dua, sebagai simbol atau lambang arsip oleh para

ilmuwan kearsipan, sesungguhnya melambangkan ketidakterikatan hakikat arsip terhadap

waktu. Menurut Noerhadi Magetsari (1997), muka Janus yang menghadap ke belakang

melambangkan peranan arsip yang apabila dilestarikan dapat menjamin keotentikan

sebagai jati diri bangsa, sementara muka yang menghadap ke depan di analogikan sebagai

sumber informasi yang diperlukan dalam perencanaan masa depannya. Dengan kata lain,

makna yang tersirat dari simbol tersebut adalah ’keterbukaan’ dari keberadaan arsip. Melalui arsip, suatu bangsa dapat memandang masa lalunya untuk sekaligus merancang

masa depannya. Dengan kata lain, arsip merupakan mata rantai dengan masa silam,

menghubungkan masa silam dengan masa kini dan juga masa yang akan datang.

Filosofis inilah yang menyebabkan beberapa negara akhirnya mendirikan lembaga

kearsipan. Ada beberapa alasan pentingnya didirikan lembaga kearsipan menurut TR

Schelenberg adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan praktis dari efisiensi kepemerintahan yang semakin maju dan

menuntut penyimpanan terhadap arsip;

2. Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara

banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan

tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya;

3. Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat lama

sehingga dirasakan perlu untuk menyimpan arsip-arsip lama untuk dijadikan

dasar hubungan sosial maupun dasar perlindungan hak-hak feodal dan hak-hak

istimewa;

4. Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah senantiasa

dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk arsip yang paling

tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan

pemerintahan.

Bagi lembaga kearsipan yang didirikan di luar pemerintah memiliki kewajiban untuk

menyajikan informasi yang bernilai berkelanjutan untuk kepentingan publik atau

masyarakat. Hal mana, ini pun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan yang didirikan

pemerintah. Keberadaan lembaga kearsipan berperan memberikan kontribusi ke dunia

(21)

12

Dengan demikian lembaga kearsipan baik yang didirikan oleh pemerintah ataupun

bukan pemerintah, mempunyai tujuan yang sama, yaitu menginformasikan khazanah arsip

yang dimilikinya kepada publik sebagai bentuk tanggung jawab terhadap perubahan yang

strategis baik yang terjadi di masa lampau, saat ini, maupun yang akan terjadi di masa

yang akan datang. Sebagai lembaga informasi publik maka segala produk arsip merupakan

corporate memory, sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi sekaligus sebagai

sumber informasi.

Berdasarkan penjelasan di atas dapatlah disimpulkan bahwa terdapat dua alasan

mengapa lembaga kearsipan didirikan. Pertama, adanya pertimbangan praktis, dan kedua

pertimbangan budaya. Semakin bertambah dan berkembangnya catatan-catatan tertulis

sebagai hasil suatu kegiatan administrasi dari waktu ke waktu, mendorong kita

memikirkan bagaimana kita menyimpan catatan-catatan tersebut pada suatu tempat yang

aman, yang sewaktu-waktu jika digunakan dapat diketemukan kembali. Pertimbangan

praktis inilah yang menuntut kesadaran untuk mendirikan lembaga kearsipan.

Pertimbangan lain yaitu dengan adanya penghargaan yang tinggi terhadap

pentingnya catatan-catatan sebagai bukti pertanggungjawaban suatu bangsa dalam

melaksanakan kegiatan pemerintahan dan negara dan mensejajarkan nilainya dengan

kekayaan lain seperti : naskah-naskah kuno, buku, benda etnografi, dan benda kebudayaan

lainnya, yang semuanya merupakan warisan budaya bangsa.

2. Lembaga Kearsipan di Indonesia

Lembaga kearsipan di Indonesia berawal dari staatblad 1892 Nomor 34 tentang

pendirian Landsarchief yang berfungsi sebagai tempat penampungan arsip pemerintahan

Hindia Belanda maupun arsip pemerintah sebelumnya, zaman pemerintahan VOC.

Landsarchief diharapkan dapat mengisi khazanah algemeen rijksarchief milik Belanda

yang berfungsi untuk menyimpan naskah-naskah lama kehidupan Kerajaan Belanda.

Landsarchief berubah menjadi Kobunsjokan semasa masuknya kependudukan

Jepang 1942-1945, kemudian berubah lagi menjadi Arsip Negara seiring dengan

kemerdekaan Republik Indonesia. Arsip Negara sempat menjadi landsarchie kembali pada

saat NICA melakukan agresi namun tidak berselang lama, berdasarkan SK. Menteri P.P

dan K Nomor 9052/B berubah lagi menjadi Arsip Negara (ketika masa RIS). Kemudian

berdasarkan SK Menteri PP dan K Nomor 69626/a/S tanggal 1 Juni 1959 Arsip Negara

(22)

13

Arsip Nasional sempat berkali-kali berada di bawah naungan yang berbeda, mulai

Menteri PP dan K, Menteri Pertama RI, Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus, Meneteri

Koordinator Hubra, Waperdam RI bidang Lembaga Politik sampai tahun 1967 yang

menyebutkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai Lembaga Pemerintah

Non-Departemen.

Sejalan dengan berlakunya Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang

Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan sebagaimana dalam Pasal 3 bahwa tujuan

kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

tentang perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk

menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

Bagi Indonesia yang terdiri dari banyak suku bangsa maka diamanatkan dalam

Undang-Undang seyogianya pada setiap provinsi didirikan sebuah Arsip Nasional Daerah.

Hal ini merujuk Pasal 10 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 yang mengamanatkan

institutsi/lembaga pemerintah wajib menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke ANRI.

Demikian pula, untuk institusi/lembaga pemerintah yang berada di daerah wajib

menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke Arsip Nasional Daerah selaku instansi

vertikal pusat yang ada di daerah.

Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang

Pemerintahan Daerah yang mengamanatkan adanya keleluasaan kepada daerah untuk

memberdayakan segala potensinya, pemberian otonomi tersebut memberikan pengaruh

terhadap proses perubahan dan membawa konsekuensi yang tidak terelakan terhadap

bidang kearsipan umumnya dan upaya penyelamatan arsip yang bernilai permanen

khususnya. Di tingkat daerah penyelenggaraan kearsipan merupakan tanggung jawab

lembaga kearsipan daerah sesuai dengan lingkup wilayah kewenangan yang diberikan.

Lembaga kearsipan daerah (provinsi dan kabuoaten/kota) pada dasarnya merupakan

organisasi pemerintah daerah di bidang kearsipan.

Selanjutnya dengan keluarnya Keputusan Presiden RI Nomor 105 tahun 2004

tentang Pengelolaan Arsip Statis dijelaskan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan

oleh lembaga kearsipan, dalam hal itu adalah : Arsip Nasional Republik Indonesia,

Lembaga Kearsipan Provinsi; dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.

Kini dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

yang menggantikan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan

(23)

14

yang meliputi : Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Daerah

Kabupaten/Kota, dan Arsip Perguruan Tinggi.

C. Manajemen Arsip Statis

Dalam tatanan praktek manajemen arsip statis merupakan salah satu bagian dari

sistem pengelolaan kearsipan (archival system). Untuk memahami lebih jelas mengenai

manajemen arsip statis maka akan dibahas terlebih dahulu konsep arsip statis dan

kemudian di ikuti dengan pengelolaan arsip statis.

1. Konsep Arsip Statis

Dalam siklus hidup arsip, arsip statis diartikan sebagai arsip dinamis yang telah

selesai masa retensi dan selanjutnya dipindahkan untuk disimpan secara permanen.

Penetapan masa simpan permanen ini dilakukan setelah melalui penilaian (records

appraisal). Bagi arsip yang tidak memiliki informasi tinggi, baik untuk kepentingan

pencipta arsip dan kepentingan publik maka arsip tersebut dapat dimusnahkan.

Sementara bagi arsip yang memiliki informasi tinggi dapat dipertahankan untuk di

simpan secara permanen.

Menurut Frank B. Evans dalam Boedi Martono (1990, 26), arsip statis di

definisikan sebagai arsip yang tidak berlaku lagi bagi suatu organisasi namun

dipelihara oleh lembaga karena memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) .

Arsip ini sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya

cukup tinggi masih tetap dipelihara dan di simpan. Dengan kata lain, arsip ini memiliki

nilai berkelanjutan setelah nilai kegunaan bagi manajemen arsip dinamisnya

selesai. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunaannya beralih kepada

kegunaan yang lebih luas.

Peralihan fungsi arsip yang kegunaan awal diperuntukkan untuk kepentingan

pencipta arsip beralih ke kepentingan yang sifatnya lebih luas, telah menjadikan arsip

statis memiliki sifat yang terbuka. Dalam arti, informasinya dapat diketahui oleh semua

pihak. Sementara arsip dinamis dimungkinkan tertutup hanya untuk pihak-pihak

tertentu dan berkepentingan terhadap informasi dari arsip dinamis. Suatu hal yang perlu

diketahui bahwa tidak semua arsip dinamis akan menjadi arsip statis, hanya arsip

yang memiliki nilai berkelanjutan saja yang akan menjadi arsip statis, selebihnya akan

(24)

15

Menurut Sulistyo Basuki (2008, 342), arsip statis tidak saja penting untuk

mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap masa kini

dan masa mendatang. Beberapa fungsi arsip statis, diantaranya :

1. Sebagai memori kolektif bangsa (baik untuk kepentingan lembaga negara,

swasta dan perorangan);

2. Sebagai bahan penelitian dan ilmu pengetahuan serta teknologi;

3. Sebagai pembuktian sah di pengadilan;

4. Sebagai sarana penelusuran silsilah;

5. Digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan;

6. Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat.

2. Pengelolaan Arsip Statis

Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari aktivitas atau hubungan yang

pernah terjalin antara organisasi/individual dengan pihak lain. Sebagai sumber

informasi yang mengandung continuing value, maka arsip perlu dipelihara dan

dilestarikan. Dengan demikian, daur hidup arsip secara sistematis akan menggolongkan

arsip ke dalam fungsinya berupa arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis. Arsip statis

adalah arsip yang berasal dari arsip dinamis dan telah dinyatakan permanen melalui

kegiatan penilaian untuk di simpan menjadi arsip statis. Di dalam melakukan proses

kegiatan yang dimaksud maka perlu adanya mekanisme pengelolaan yang dikhususkan

untuk arsip statis, yaitu pengelolaan arsip statis.

Pengelolaan arsip statis atau manajemen arsip statis adalah manajemen yang

diterapkan pada pengelolaan arsip bernilai guna permanen dan tidak digunakan secara

langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan tujuan penyelamatan,

pelestarian, pengaturan dan pendayagunaan arsip untuk kemaslahatan bangsa dan

negara. Sementara Patricia Wallace berpendapat, pengelolaan arsip secara keseluruhan

merupakan pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai

dengan pemusnahan akhir atau penympanan arsip permanen (1992:2). Sedangkan Betty

R. Ricks mendefinisikan arsip statis sebagai kegiatan pengelolaan arsip statis yang

meliputi akuisisi, preservasi dan layanan informasi. Definisi ini harus dipahami bahwa

arsip yang telah di akuisisi dalam keadaan normal atau tertib sehingga tidak diperlukan

(25)

16

Menurut International Standard Archives Description (ISAD/G) manajemen arsip

statis adalah proses pengelolaan arsip statis yang meliputi : akuisisi (acquisition),

pengolahan (description), pencegahan/pemeliharaan (preventive concervation),

perawatan (restorative currative preservation), penerbitan naskah sumber (source

publication) dan layanan informasi (information service).

Pengelolaan arsip statis merupakan proses kesinambungan di dalam

penyelenggaraan kearsipan yang dihasilkan dari pengelolaan arsip dinamis. Oleh

karenanya , menurut Jeanette White Ford bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat

tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi (Cox; 1992,59).

Dengan demikian dapatlah dikatakan keseluruhan rangkaian pengelolaan arsip statis

ini bertujuan untuk mendayagunakan arsip statis yang diperoleh dari hasil kagiatan

akuisisi dengan pihak pencipta arsip untuk disajikan secara lengkap dan utuh baik

secara fisik dan informasi., dengan mengorganisir segala sumber daya yang dimiliki

lembaga kearsipan untuk dapat menyelamatkan dan melestarikan arsip yang memiliki

nilai guna berkelanjutan, menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis, serta

menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat atau publik.

D. Hipotesis

Meningkatnya pengelolaan arsip statis tentunya tidak terlepas dari dukungan iklim

organisasi di lembaga kearsipan daerah provinsi. Tanpa adanya dukungan iklim

organisasi yang efektif di lembaga kearsipan daerah provinsi maka akan berimbas kepada

meningkatnya pengelolaan arsip statis, dan pada akhirnya menjamin arsip dapat

terselamatkan dan terlestarikan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional bagi

kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. Berdasarkan asumsi di atas dan dikaitkan

dengan kerangka konseptual, maka diperlukan hipotesis sebagai jawaban sementara

terhadap permasalahan penelitian sebagaimana yang telah dikemukakan dalam Bab I.

Dikatakan sementara karena data yang diperoleh belum berdasarkan data-data empiris.

Oleh karenanya hipotesis yang diajukan dalam penelitian ini adalah hipotesis nol (Ho),

yaitu pernyataan dalam bentuk kalimat negatif, ” Tidak ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan daerah porovinsi dengan meningkatnya pengelolaan arsip

(26)

17

BAB III

M E T O D O L O G I

Bab ini menguraikan cara-cara ilmiah guna mendapatkan data dan juga hal-hal yang

berkaitan dengan metodologi penelitian, meliputi: jenis penelitian, variabel penelitian,

populasi dan sampel, lokasi penelitian, definisi operasional, kriteria pengukuran, teknik

pengumpulan data, instrumen penelitian dan teknis analisis data.

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan

Pengelolaan Arsip Statis ini termasuk penelitian korelasional. Menurut Yatim Rianto

(1996: 27), penelitian korelasional adalah penelitian yang akan melihat hubungan antara

variabel independen dan variabel dependen, dalam hal ini hubungan antara iklim

organisasi lembaga kearsipan dengan pengelolaan arsip statis di lembaga kearsipan daerah

provinsi.

Pengelompokkan jenis penelitian menurut Prasetyo dan Janah (2008: 37), dapat

ditinjau berdasarkan manfaat, tujuan, dimensi waktu, dan pengumpulan data. Berdasarkan

manfaat dan tujuan, penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian terapan (applied

research), karena hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan oleh penyelenggara kearsipan

dan bertujuan untuk memecahkan masalah-masalah kehidupan praktis yang terjadi di

lembaga kearsipan.

Berdasarkan dimensi waktu, penelitian ini dikategorikan sebagai penelitian cross

sectional, karena penelitian ini hanya dilakukan dalam rentang waktu tertentu, yakni bulan

Februari s.d. Desember 2011 sesuai program kerja yang telah ditetapkan. Sementara

berdasarkan pengumpulan data, maka penelitian ini menggunakan metode survey untuk

memperoleh data primer dari tempat tertentu yang alamiah dengan bantuan kuesioner.

B. Variabel Penelitian

Variabel penelitian adalah segala sesuatu yang akan menjadi objek pengamatan

penelitian. Oleh karenanya menetapkan variabel penelitian sangat ditentukan dari landasan

teoritisnya. Menurut Kidder, variabel adalah suatu kualitas dimana peneliti mempelajari

(27)

18

mengenai organisasi lembaga kearsipan dan manajemen arsip statis dijadikan sebagai

landasan teoritis untuk menemukan variabel yang diamati dan diteliti.

Berdasarkan telaahan kerangka konsep maka diperoleh 2 (dua) variabel yang

digunakan penelitian kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan

arsip statis adalah :

1. Variabel Independen (bebas), yaitu variabel yang mempengaruhi atau menjadi

sebab adanya perubahan atau timbulnya varia bel dependen . Variabel yang

dimaksud dalam penelitian ini adalah lembaga kearsipan, dengan indikator yang

akan di ukur yaitu iklim organisasi.

2. Variabel Dependen (output/keluaran), yaitu variabel yang dipengaruhi atau yang

menjadi akibat karena adanya variabel independen. Variabel dalam penelitian ini

adalah pengelolaan arsip statis, adapun indikator yang akan di ukur adalah :

a. Akuisisi arsip statis;

b. Pengolahan arsip statis;

c. Preservasi arsip statis;

d. Akses arsip statis.

Tabel 3.1

Variabel Lembaga Kearsipan

Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

PENELITIAN VARIBAEL PENELITIAN

]

INDIKATOR JUMLAH

PERTANYAAN NO. PERTYAAN

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

INDEPENDEN:

Lembaga

Kearsipan

Iklim organisasi lembaga

kearsipan

15 nomor 1 s.d. 15

DEPENDEN :

Pengelolaan

Arsip Statis

- Akuisisi arsip statis

- Pengolahan Arsip Statis

- Preservasi Arsip Statis

4 nomor

3 nomor

6 nomor

16 s.d. 19

20 s.d. 22

(28)

19

- Akses arsip statis 5 nomor 29 s.d. 33

Pola pikir penelitian korelasional dalam kajian ini menggunakan paradigma

sederhana, yaitu hanya satu variabel independen (X) dan satu variabel dependen (Y),

seperti yang digambarkan berikut ini :

r

X Y

Keterangan :

X = Iklim organisasi lembaga kearsipan

Y = Pengelolaan arsip statis

r = Korelasi Product Moment

C. Populasi dan Sampel

Populasi adalah seluruh data yang menjadi perhatian peneliti dalam suatu ruang

lingkup dan waktu yang ditentukan. Dalam penelitian ini, populasinya bersifat homogen

yaitu lembaga kearsipan daerah provinsi . Dikatakan homogen, karena memiliki sifat yang

sama sehingga tidak perlu dipersoalkan jumlahnya secara kuantitatif (Nurul Zuriah; 2005,

116) . Penentuan populasi berdasarkan karakteristik variabel penelitian yang akan di ukur,

dalam hal ini lembaga kearsipan dan juga pengelolaan arsip statis.

Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki populasi dan yang

akan diteliti. Sampel dalam penelitian ini menggunakan teknik penarikan sampel

nonprobalita (nonprobabilty sampling), teknik ini memberi peluang yang sama untuk

ditugaskan menjadi sampel. Selanjutnya penarikan sampel dilakukan dengan cara

sampling purposive yaitu teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu, dalam

hal ini responden adalah penanggungjawab penyelenggaraan kearsipan. Jumlah anggota

sampel dari populasi sesuai yang dikembangkan Isaac dan Michael (dalam Sugiyono,

2008:86) untuk tingkat kesalahan 5% dengan jumlah N=33 lembaga kearsipan provinsi

adalah 30.

(29)

20

D. Lokasi Penelitian

Penelitian kajian ini dilakukan dengan cara metode survey di 30 (tiga puluh) lokasi

lembaga kearsipan daerah provinsi, dimana untuk melengkapi persyaratan jumlah sampel

akibat keterbatasan waktu dan anggaran maka beberapa sampel diperoleh dengan cara

insidental dimana peneliti membagikan kuesioner ke lembaga kearsipan provinsi

bersamaan dengan kegiatan yang lain, maupun ketika penanggungjawab penyelenggaraan

kearsipan provinsi datang dan bertemu dengan peneliti di ANRI . Pemilihan responden

dilakukan secara ketat hanya kepada orang yang mempunyai tanggugjawab atau diberi

wewenang dalam penyelenggaraan kearsipan di lembaga kearsipan daerah provinsi.

Lokasi penelitian sejumlah 30 lembaga kearsipan daerah provinsi, yaitu :

NO NAMA LEMBAGA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. DI Jogjakarta

Badan Arsip dan Perpustakaan Daerah Prov. Jawa Tengah

Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bangka Belitung

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Sumatera Barat

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Tengah

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Riau

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. DKI Jakarta

Kantor Arsip Daerah Sumatera Selatan

Badan Arsip dan Perpustakaan Prov. Nanggroe Aceh Darusalam

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Banten

Badan Perpustakaan, Kearsipan dan Informasi Prov. Kalimantan Barat

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Bengkulu

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Kepri

Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Kalimantan Selatan

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Jawa Timur

Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. NTB

Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Prov. Sulawesi Utara

Badan Arsip Daerah Prov. Kalimantan Timur

Badan Arsip Daerah Prov. NTT

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Papua

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Lampung

(30)

21 23

24

25

26

27

28

29

30

Badan Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Prov. Jawa Barat

Kantor Arsip Daerah Prov. Papua Barat

Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Gorontalo

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Bali

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sumatera Utara

Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Prov. Sulbar

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Sulawesi Selatan

Badan perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Jambi

E. Definisi Operasional

Berdasarkan kerangka konseptual yang telah disampaikan pada Bab II maka

dapatlah disusun definisi operasional kajian lembaga kearsipan dalam rangka

meningkatkan pengelolaan arsip statis sebagai berikut:

1. Iklim organisasi adalah faktor-faktor yang mendukung kinerja suatu organisasi,

meliputi legalitas, sistem birokrasi, budaya organisasi, sistem imbalan, penyelesaian

konflik, visi dan misi, mutu pekerjaan, dan loyalitas;

2. Lembaga kearsipan provinsi atau arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan

berbentuk satuan kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di

bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota

provinsi.

3. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien efektif,

dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan,

dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional;

F. Kriteria Pengukuran

Berdasarkan definisi operasional yang telah diuraikan di atas, maka dapat

dikembangkan kriteria pengukuran terhadap variabel penelitian kajian lembaga kearsipan

dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip statis, dimana kriteria pengukuran

merupakan jawaban respoden yang sebelumnya telah diberikan dalam data kualitatif

kemudian diganti dengan data kuantitatif sesuai gradasi dari sangat positif sampai sangat

negatif.

Skala pengukuran yang digunakan adalah skala likert, dimana variabel yang akan di

(31)

22

titik tolak untuk menyusun item-item instrumen dalam bentuk pertanyaan. Untuk lebih

jelasnya dapat di lihat pada tabel 3.2.

Tabel 3.2

Kriteria Pengukuran Lembaga Kearsipan

Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

Kajianl Variabel Indikator

Pengukuran

Sumber Data Kategori Kriteria

Kajian

Lembaga

Kearsipan

Dalam

Rangka

Meningkat

kan

Pengelolaa

n Arsip

Statis

INDEPEN

DEN;

Lembaga

Kearsipan

DEPENDE

N

Iklim Organisasi

Pengelolaan

Arsip Statis

Dukungan iklim

organisasi

Akuisisi arsip

statis

Pengolahan

arsip statis

Preservasi arsip

statis

- Dukungan ikli m organisasi,

rutin dilakukan (skor 4)

- Dukungan iklim organisasi,

jarang dilakukan (skor 3)

pernah dilakukan (skor 2)

tidak pernah dilakukan (skor 1),

Akuisisi arsip statis rutin

dilakukan (skor 4)

Akuisisi arsip statis jarang

dilakukan (skor 3)

Akuisisi arsip statis pernah

dilakukan (skor 2)

Akuisisi arsip statis tidak pernah

dilakukan (skor 1)

Pengolahan arsip statis rutin

dilakukan (skor 4)

Pengolahan arsip statis jarang

dilakukan (skor 3)

Pengolahan arsip statis pernah

dilakukan (skor 2)

Pengolahan arsip statis tidak

Preservasi arsip statis rutin

dilakukan (skor 4)

Preservasi arsip statis jarang

Angket/

Kuesio

(32)

23

Akses arsip

statis

dilakukan (skor 3)

Preservasi arsip statis pernah

dilakukan (skor 2)

Preservasi arsip statis tidak

Layanan akses arsip statis rutin

dilakukan (skor 4)

Layanan akses arsip statis jarang

dilakukan (skor 3)

Layanan akses arsip statis pernah

dilakukan (skor 2)

Layanan akses arsip statis tidak

G. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, teknik pengumpulan data dilakukan sebagaimana dalam tabel

berikut ini:

Tabel 3.3

Tabel Pengumpulan Data Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

Instrumen Pengumpulan Data

Sumber Data Kriteria

Sumber Data Cakupan Data

Kuesioner Penanggungjawab

penyelenggaraan

kearsipan provinsi

- Lembaga Kearsipan

-Pengelolaan Arsip Statis

- Iklim organisasi

- Akuisisi arsip statis

- Pengolahan arsip statis

- Preservasi arsip statis

(33)

24

H. Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian merupakan alat bantu bagi penelitian dalam mengumpulkan

data. Menurut Nurul Zuriah (2005: 168), kualitas instrumen akan menentukan kualitas

data yang terkumpul. Oleh karena itu, menyusun instrumen merupakan langkah penting

yang harus dilakukan dan dipahami oleh peneliti.

Penyusunan instrumen dilakukan setelah peneliti memahami variabel penelitian

yang kemudian dituangkan dalam metode/alat pengumpulan data, yaitu kuesioner.

Kuesioner dalam penelitian ini merupakan alat instrumen yang bersifat tertutup, dikatakan

tertutup karena responden hanya mempunyai jawaban sesuai yang telah ditentukan oleh

peneliti.

Kuesioner penelitian ini terdiri atas beberapa jenis pertanyaan yang terbagi dalam 2

(dua) variabel , yaitu:

a. Kuesioner dengan 15 butir pertanyaan untuk mengukur variabel indenpenden,

dengan indikator iklim organisasi di lembaga kearsipan

b. Kuesioner dengan 18 butir pertanyaan untuk mengukur variabel dependen yang

meliputi :

(1) indikator akuisisi arsip statis, dengan 4 butir pertanyaan;

(2) indikator pengolahan arsip statis, dengan 3 butir pertanyaan;

(3) indikator preservasi arsip statis, dengan 6 butir pertanyaan ;

(4) indikator akses arsip statis, dengan 5 butir pertanyaan;

I. Teknik Analisis Data

Data ditampilkan dalam cylinder shape (bentuk silinder). Analisis data

menggunakan analisis statistik korelasi pearson product moment dalam bentuk sederhana.

Dikatakan sederhana karena penelitian ini hanya ingin mengetahui hubungan satu variabel

independen dengan empat variabel dependen. Rumus Korelasi P earson Product Moment

(34)

25

∑ xy

r

_xy = _________________________________

√

(

∑ x

2

)

(

∑ y 2

)

Selanjutnya untuk memberikan interpretasi terhadap hubungan variabel tersebut

(35)

26

B A B IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN PENELITIAN

Kajian Lembaga Kearsipan Dalam Rangka Meningkatkan Pengelolaan Arsip Statis

dilakukan terhadap 30 lembaga kearsipan daerah provinsi yang bertanggung jawab

terhadap penyelenggaraan kearsipan provinsi.

Hasil penelitian tentang kajian ini mencoba menjawab tujuan penelitian, yaitu

mengetahui apakah ada hubungan antara iklim organisasi lembaga kearsipan dengan

pengelolaan arsip statis ? Dalam Bab IV ini hasil analisis dan pembahasan kajian, terlebih

dahulu menampilkan korelasi dari masing-masing variabel, yaitu variabel independen

dengan iklim organisasi lembaga kearsipan, dan variabel dependen dengan pengelolaan

arsip statis, kemudian dilanjutkan dengan mencari hubungan dari kedua variabel

independen dengan dependen melalui korelasi product moment.

A. Variabel Independen

Dalam kajian lembaga kearsipan dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip

statis, yang menjadi variabel independennya adalah lembaga kearsipan dengan indikator

iklim organisasi lembaga kearsipan

1. Lembaga Kearsipan (X)

Kajian lembaga kearsipan dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis

adalah untuk mengetahui apakah ada dukungan iklim organisasi kearsipan pada

lembaga kearsipan daerah provinsi.

Hasil survei dari 30 lembaga kearsipan daerah provinsi terhadap 15 nomor

pertanyaan sehingga diperoleh 450 pertanyaan adalah sebagai berikut :

- 220 jawaban responden (48,89%) menjawab rutin dilakukan dukungan

terhadap iklim organisasi;

- 149 jawaban responden (33,11%) menjawab jarang dilakukan dukungan

terhadap iklim organisasi;

- 63 jawaban responden (14%) menjawab pernah dilakukan dukungan terhadap

iklim organisasi;

- 18 jawaban responden (4%) menjawab tidak pernah dilakukan dukungan

(36)

27

Gambar 4.1

Diagram Silinder Jawaban Responden terhadap

Indikator Dukungan Iklim Organisasi dalam Lembaga Kearsipan

220

149

63 18

0 50 100 150 200 250

1

Dukungan Iklim Organisasi

rutin jarang pernah tidak pernah

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Tabel 4.1

Rekapitulasi Jawaban Responden dan Persentase

Mengenai Indikator Iklim Organisasi Dalam Lembaga Kearsipan

INDIKATOR KATEGORI JUMLAH JAWABAN

RESPONDEN

PERSENTASE (%)

Rutin dilakukan 220 48,89

Jarang dilakukan 149 33,11

Iklim Organisasi Pernah dilakukan 63 14

Tidak pernah dilakukan

18 4

JUMLAH 450 100,00

(37)

28

Berdasarkan tabel 4.1. jawaban responden tertinggi sejumlah 220 (48,89%)

diberikan ketika responden menjawab ’rutin’ dilakukan dukungan terhadap iklim organisasi didalam lembaga kearsipan, diikuti jawaban responden sejumlah 149

(33,11%) yang menjawab ’jarang’ dilakukan, kemudian jawaban responden

sejumlah 63 (12,38%) yang menjawab ’pernah’ dilakukan, dan terakhir jawaban

responden sejumlah 18 (18,81%) yang menjawab ’tidak pernah’ dilakukan.

Hasil survei dengan kriteria pengukuran yang telah ditetapkan sebelumnya

maupun gambar diagram di atas, maka variabel independen dengan indikator iklim

organisasi yang menjawab telah dilakukan dukungan iklim organisasi (dari

jawaban rutin dan jarang dilakukan) mencapai persentase sejumlah 82 % . Berarti,

jawaban responden yang menyatakan telah ada dukungan iklim organisasi didalam

lembaga kearsipan lebih besar dari jawaban responden yang menyatakan

belum/tidak ada dukungan iklim organisasi didalam lembaga kearsipan.

Sementara skor untuk prasarana kearsipan (X), seperti yang tertuang dalam

tabel 4.2.

Tabel 4.2

Data Hasil Penelitian Prasarana Kearsipan (X)

NO Skor untuk item nomor

Skor

Total

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

(38)

29 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 3 4 4 4 3 3 4 3 4 4 4 3 4 4 2 4 1 4 4 4 4 3 4 4 4 4 3 4 3 2 4 2 4 2 4 3 4 4 4 1 2 4 4 4 4 3 3 4 2 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3 4 2 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 2 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 3 3 2 3 3 4 4 1 4 1 4 2 3 1 4 3 4 4 4 2 2 3 4 4 1 4 3 3 2 3 1 4 3 4 3 3 2 3 4 4 4 1 3 1 4 2 3 2 4 4 4 4 3 2 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 3 3 4 4 3 4 4 4 4 3 4 2 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 4 3 4 2 4 4 4 3 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 4 2 4 4 59 55 60 55 52 48 54 54 60 58 50 56 42 59 38 54 43

∑ 98 99 5 92 110 106 106 82 90 85 101 100 95 103 102 1472 X=

49,07

Sumber : Pusjibang Sistem Kearsipan Statis, Data yang diolah (2011)

Sementara skor ideal untuk variabel independen (prasarana dan sarana

kearsipan) masing-masing adalah sebesar :

- Skor ideal iklim organsisasi, 4 (skor tertinggi) x 15 (jumlah

instrumen) x 30 (jumlah responden) = 1800

Dengan demikian hasil pengujian hipot