SKRIPSI
PENGELOLAAN ARSIP STATIS BERBASIS ELEKTRONIK DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN PROVINSI SULAWESI SELATAN
SARTINI RUSLI E21113718
PRODI ADMINISTRASI NEGARA DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2017
i
SKRIPSI
PENGELOLAAN ARSIP STATIS BERBASIS ELEKTRONIK DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN PROVINSI SULAWESI SELATAN
SARTINI RUSLI E21113718
PRODI ADMINISTRASI NEGARA DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2017
ii UNIVERSITAS HASANUDDIN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI
PROGRAM STUDI MANAJEMEN KEARSIPAN
ABSTRAK
Sartini Rusli (E21113718) Pengelolaan Arsip Statis berbasis Elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, +132 halaman + 13 Gambar + 4 Tabel + 34 Daftar Pustaka (1977-2016)
Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional dan ilmiah yang disimpan secara permanen dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan Daerah dan ANRI. Arsip statis yang disimpan permanen tentu memiliki beberapa kelemahan yaitu kertas arsip mudah rapuh, adanya keusangan teknologi, Volume arsip yang besar dan proses penemuan kembali yang lama sehingga Dinas perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan melakukan pengelolaan arsip statis berbasis elektronik sebagaimana dijelaskan dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Tujuan penelitian ini untuk mengetahui dan mendeskripsikan pengelolaan arsip statis berbasis elektronik beserta faktor-faktor yang mempengaruhinya di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan. Pendekatan penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan menggunakan teknik pengumpulan data melalui wawancara kepada informan yang dianggap berpotensi untuk memberikan informasi tentang pengelolaan arsip statis berbasis elektronik, juga melalui observasi dan dokumentasi pengelolaan arsip statis berbasis elektronik.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan belum berjalan secara optimal pada setiap tahapan pengelolaan arsip statis berbasis elektronik.
Hal tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu belum terintegrasinya sistem, volume arsip, sumber daya manusia, dan fasilitas.
Kata Kunci: Arsip Statis, Pengelolaan Arsip Statis berbasis Elektronik, Lembaga Kearsipan
iii HASANUDDIN UNIVERSITY
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK ADMINISTRATION DEPARTEMENT
MAJOR OF ARCHIEVE MANAGEMENT
ABSTRACT
Sartini Rusli (E21113718) the management of electronic-based static archive in the Library and archives office of South Sulawesi Province, +132 Page + 13 Images + 4 Tables + 34 Books (1977-2016)
Static archive is archive that has national and scientific accountability values that are permanently stored and administered by archives instituion and ANRI. a permanently stored static archive certainly has some weaknesses : easy fragile archival papers, echnological obsolescense, large archival volumes and old pension process therefore the library and archieves office of south sulawesi province do the management of electronic-based the static archive as described in Law No. 43 in 2009 on Archives that archives are records of activities or events in various forms and media in accordance with the development of information and communication technology.
The purpose of this study is to know and to describe the management of electronic-based the static archives and the factors that influence in the library and archieves office of south sulawesi province. The research approach used is descriptive qualitative by using data collecting technique through interview to informants that considered potential to give information about management of electronic-based static archive, also through observation and documentation of management of electronic-based static archive.
The results show that the management of electronic-based static archive in the Library and archives office of South Sulawesi Province have not run optimally at every stage of the management of electronic-based static archives. It is influenced by several factors such as not yet integrated system, archive volume, human resources, and facilities.
Keywords: Static Archive, Electronic Static-based Archive Management, archives institution
iv
v
vi
vii Kata Pengantar
Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan judul “Pengelolaan Arsip Statis berbasis Elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan. Sholawat serta salam semoga tetap tercurahkan kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW yang telah membawa kita dari alam yang gelap gulita menuju alam yang terang benderang. Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar sarjana di Prodi Administrasi Negara Konsentarasi Manajemen Kearsipan, Departemen Ilmu Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin.
Selama penulisan skripsi ini, penulis menyadari sepenuhnya bahwa tidak sedikit kesulitan dan hambatan yang dihadapi karena kemampuan dan pengetahuan penulis yang terbatas. Namun berkat adanya bimbingan, doa, perjuangan, motivasi dan masukan-masukan positif dari berbagai pihak yang sangat membantu penulis untuk menyelesaikan skripsi ini, sehingga semua dapat teratasi dengan baik. Akan tetapi tidak dapat dipungkiri masih terdapat banyak kekurangan dalam penulisan skripsi ini. oleh karena itu melalui kesempatan ini, penulis menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya dan mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada Orang tua penulis, Ayahanda H. Rusli, S.Pd.,M.Pd. dan Ibunda Hj. Sahria yang tak henti- hentinya mendoakan, membimbing, dan menyemangati penulis. Dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Prof. Dwia Aries Palubuhu, MA. selaku Rektor Universitas Hasanuddin
viii 2. Prof. Dr. Andi Alimuddin Unde, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin
3. Dr. Hasniati, S.Sos.,M.Si. selaku ketua dan Drs. Nelman Edy, M.Si.
selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin
4. Dr. H. Badu Ahmad, M.Si. selaku Dosen Pembimbing I, Drs. Lutfi Atmansyah, MA selaku pembimbing II, yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing dengan segala arahan dan saran- saran yang sangat berharga kepada penulis selama penyusunan skripsi ini.
5. Prof. Dr. Haselman, M.Si, Dr. Atta Irene Allorante, M.Si, dan Amril Hans, S.AP., MPA selaku Dosen penguji yang telah memberikan banyak masukan kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
6. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin yang telah membagi ilmunya kepada penulis.
7. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan yang telah membagi ilmu yang dimilikinya kepada penulis
8. Seluruh Staff Departemen Ilmu Administrasi ( Kak Ros, Pak Revi, Kak Aci, Ibu Ani, dan Pak Lili) dan Staff Fakultas yang telah membantu proses pengurusan berkas administrasi penulis
9. Drs. H. Andi Ahmad Saransi, M.Si. selaku Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Irwan, S.Sos. MAP selaku Kepala Bidang Pelestarian Bahan Perpustakaan dan Kearsipan, Muhajeri, S.Sos.,M.Si selaku Kepala UPT
ix Jasa Kearsipan, Irzal Natzir, SE.,M.Si selaku Kepala Seksi Kajian Kearsipan, Sherly R Lobo, S.Sos selaku Kepala Seksi Pembinaan Kelembagaan Kearsipan, Hj. Muliati, SE.,MM. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Statis, Andi Bachtiar, S.Sos.MA selaku Kepala Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis, Andi Rosdiati, SE.,M.Si selaku Kepala Seksi Preservasi Arsip, Suharman Musa, S.S.,MIM., Malulluang, S.Sos.,M.Si., Dra Nila Suryani Anwar selaku Arsiparis beserta seluruh pegawai yang bersedia untuk memberikan Informasi terkait penelitian yang dilakukan penulis 10. Hj. Anna Hasnah H, SE, MM. selaku Kepala Bidang Informasi
Kepegawaian, Akbar Azis, S.Kom. selaku Kepala Seksi Pengolahan Data dan Diseminasi Informasi Kepegawaian, Ibu Nelly, Ibu Hayati, Pak Gautama, Kak Icha, Kak Mike, Kak Rajib, dan Kak Asto beserta para pegawai Kanreg IV BKN Makassar yang telah membimbing dan mendidik penulis pada saat magang/praktek lapang selama 2 bulan
11. Kakak tersayang Hj. Sahruni Rusli dan Suaminya Muh. Ishak Ali beserta anaknya Khaerunnisa dan adek tersayang Wardiman yang selalu menyemangati dan mendukung setiap tindakan penulis
12. Ria Febrianti dan Ismail Rizal yang tak kenal lelah menemani dan menyemangati penulis meskipun penulis sering membuat kecewa.
Teruslah seperti itu dan tetaplah bersamaku
13. Sahabat-sahabat De’Sixshe Rita Restika, Ari Ayu, SE, Hastina Ridwan, Kuasa Sari, dan Sarioja, S.Si. kalian tetap sahabat terbaikku de’sixshe don’t worry ummuah
x 14. Kakak-kakak Zticky kak Rani, kak Uthy, kak Ani, kak Anti, kak Ida, kak Isra. kalian adalah kakak-kakak yang tak sedarah tapi memperlakukanku layaknya adek kandung
15. Teman-teman Bifexone SMANTEL, perjuangan bersama kalian dimasa- masa SMA takkan terlupakan
16. Sherly Wulandari, S.Hum, Amria, Nurfadillah yang selalu menyemangati dan memberi dukungan
17. 7 bersaudara Ila, Dian, Sri, Ria, Nurul, Fatimah, terima kasih atas kesabaran yang telah kalian ajarkan kepadaku. Ingat Janji kalian semoga cepat Sukses.
18. Nur Alam teman Magangku yang selau memotivasi dengan kata-katanya
“Jangan dengar Omongan orang” , Linda, Gina, Gita, Wiwi, Wana yang selalu memberikan dukungan kepada penulis
19. Teman-teman se-angkatanku Embrio 2013 kalian adalah keluarga baruku di dunia kampus.
20. Kakak-kakak senior kearsipan 2012, Kak Wulan, Kak Rosdianah, Kak Ayi, Kak Yessen, Kak Ati, dan kakak-kakak yang tidak bisa ditulis satu persatu. terima kasih bantuan dan dukungannya selama ini.
21. Seluruh keluarga UKM Karate-Do Gojukai Komisariat Daerah Sulawesi Selatan Unit FISIP Universitas Hasanuddin yang tidak bisa penulis sebut satu persatu kalian telah mengajariku arti kebersamaan dalam keberagaman.
22. Teman-teman KKN Reguler Gel.96 Se-Posko Kelurahan Tiroang Kecamatan Tiroang Kabupaten Pinrang Ribas, Si Gondrong (Andy Nugraha), Anugerah, Anggun C sasmi ( Icha), dan Nengsih. Kalian
xi mengajariku banyak arti kehidupan dalam bermasyarakat. Hidup dalam perbedaan itu mengajarkan untuk saling menerima dan melengkapi.
23. Teman-teman KKN Reguler Gel. 96 se-Kecamatan Tiroang dari Marawi Squad, Mattirodeceng, Pammase, dan Fakkie. Tidak seposko tapi serasa se-posko kalian saling melengkapi dan saling menyemangati
24. dan semua pihak yang telah memberikan penulis dukungan, perhatian, motivasi yang tidak sempat penulis tulis satu persatu terima kasih.
Tiada kata yang bisa penulis utarakan selaian ungkapan terima kasih kepada semua pihak. semoga semua kebaikan kalian dapat bernilai ibadah dan mendapat balasan dari Allah SWT. Semoga kita tetap berada dalam kebaikan dan kebahagian. Akhir kata penulis berharap semoga skrispsi ini bermanfaat bagi kita dan bagi perkembangan ilmu pengetahuan.
Makassar, November 2017
Penulis
xii DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL ... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACT ... iii
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ... iv
LEMBAR PENGESAHAN ... v
LEMBAR PENGESAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR TABEL ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
I.1 Latar Belakang ... 1
I.2 Rumusan Masalah ... 10
I.3 Tujuan Penelitian ... 10
I.4 Manfaat Penelitian ... 11
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 12
II.1 Landasan Teori ... 12
II.1.1 Konsep Kearsipan ... 12
II.1.1.1 Arsip ... 13
II.1.1.2 Peran Arsip ... 17
II.1.1.3 Fungsi Arsip ... 19
II.1.2 Arsip Statis ... 21
II.1.2.1 Pengelolaan Arsip Statis ... 23
II.1.3 Arsip Elektronik ... 36
II.1.3.1 Manfaat Pengelolaan Arsip Elektronik ... 38
xiii
II.1.3.2 Media Penyimpanan Arsip Elektronik ... 40
II.1.3.3 Pengelolaan Arsip berbasis Elektronik ... 43
II.1.3.4 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ... 53
II.1.4 Faktor-faktor yang mempengaruhi Pengembangan SIM ... 59
II.2 Kerangka Pikir ... 64
BAB III METODE PENELITIAN ... 67
III.1 Pendekatan Penelitian ... 67
III.2 Lokasi Penelitian ... 67
III.3 Tipe dan Dasar Penelitian ... 68
III.4 Unit Analisis ... 68
III.5 Informan Penelitian ... 68
III.6 Jenis dan Sumber Data ... 69
III.7 Teknik Pengumpulan Data ... 70
III.8 Fokus Penelitian ... 70
III.9 Teknik Analisis Data ... 71
BAB IV GAMBARAN UMUM LOKASI PENELITIAN ... 73
IV.1 Sejarah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan ... 73
IV.2 Visi dan Misi Dinas Perpustakan dan Kearsipan Prov. Sulawesi Selatan ... 75
IV.3 Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi ... 76
IV.4 Struktur Organisasi ... 83
IV.5 Sumber Daya Aparatur... 85
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN ... 88
V.1 Pengelolaan arsip statis berbasis elektronik ... 89
V.1.1 Penyelamatan arsip statis ... 90
V.1.2 Pengolahan arsip statis ... 92
xiv
V.1.3 Penyimpanan arsip statis ... 105
V.1.4 Pemeliharaan dan Pelestarian arsip statis ... 106
V.1.5 Pelayanan ... 110
V.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi Pengolahan Arsip Statis berbasis Elektronik ... 120
BAB VI PENUTUP ... 128
VI.1 Kesimpulan ... 128
VI.2 Saran ... 128
Daftar Pustaka ... 130 LAMPIRAN
xv DAFTAR GAMBAR
Gambar. 1 Pengelolaan Arsip Elektronik... 43
Gambar. 2 Kerangka Pikir... 66
Gambar 3. Login Operator pada aplikasi... 95
Gambar 4. Tampilan Home Entri Data Operator ... 95
Gambar 5. Menu Input Deskripsi Arsip ... 96
Gambar 6. Menu Edit Arsip... 98
Gambar 7. Login sebagai Administrator ... 99
Gambar 8. Menu Pencarian deskripsi arsip dengan inventaris online ...100
Gambar 9. Inventaris Arsip ...101
Gambar 10. Buku Inventaris ...101
Gambar 11. Alur Pelayanan Arsip ...110
Gambar 12. Tampilan layanan arsip di Website dpksulsel.id ...113
Gambar 13. Pencarian Arsip Mikrofilm ...119
xvi DAFTAR TABEL
Tabel 1. Keadaan Pegawai DPK Sulawesi Selatan
Berdasarkan Gol/Pangkat ... 85 Tabel 2. Keadaan Pegawai DPK Sulawesi Selatan
Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan ... 86 Tabel 3. Keadaan Pegawai DPK Sulawesi Selatan
Berdasarkan Jabatan Struktural dan Fungsional ... 86 Tabel 4. Daftar Arsip Statis ... 88
1 BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Era globalisasi ditandai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju yang berdampak pada semua aspek kehidupan tak terkecuali, yang mengakibatkan meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. dalam setiap organisasi, Informasi merupakan hal yang sangat penting karena informasi dianggap sebagai hal yang mendasar dalam pelaksanaan kegiatan karena setiap kegiatan membutuhkan informasi baik secara langsung maupun tidak langsung.
adanya peningkatan kebutuhan akan informasi sehingga menuntut ketersediaan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.
Infomasi dapat diperoleh dari berbagai dokumen yang dikenal dengan istilah arsip. setiap organisasi akan menghasilkan arsip yang berupa dokumen yang dapat dijadikan bukti keberadaan suatu organisasi. arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa mengenai dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara merupakan sumber informasi yang objektif menyangkut berbagai bidang seperti politik, sosial, ekonomi, budaya, ilmu pengetahuan dan teknologi. arsip dengan segala bentuk medianya merupakan memori kolektif yang dapat meningkatkan kesadaran nasional, mempertegas identitas dan jati diri bangsa Indonesia. melalui arsip, dapat dipelajari sejarah mengenai kegagalan yang pernah dialami dan prestasi yang pernah diraih bangsa, sehingga dapat dijadikan sebagai rujukan untuk memajukan bangsa ke
2 depan. selain itu arsip dapat dijadikan sebagai pusat ingatatan dan alat pengawasan.
Dengan adanya peranan arsip yang sangat penting tersebut sehingga arsip memerlukan pengelolaan yang baik dan tepat. disamping itu, arsip yang dihasilkan akan selalu bertambah seiring dengan berjalannya suatu organisasi sebagaimana yang dikemukakan oleh Michael Cook dalam ANRI (2002), bahwa keberadaan sebuah arsip bukanlah merupakan suatu hal yang diciptakan secara khusus, akan tetapi arsip lahir secara otomatis sebagai bukti pelaksanaan kegiatan administratif atau transaksi. sebagai bukti berjalannya suatu instansi/organisasi dan merupakan rekaman informasi yang tersebar dalam berbagai media.
Arsip sebagai informasi yang terekam yang tercipta dengan sendirinya dalam pelaksanaan kegiatan administrasi akan terus bertambah seiring dengan perkembangan kegiatan, tidak menutup kemungkinan arsip yang dihasilkan dapat menjadi masalah besar apabila tidak dikelola sesuai dengan tata cara pengelolaan arsip. pengelolaan arsip yang baik dan tepat akan meningkatkan efektivitas dan efesiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggungjawaban nasional kepada generasi bangsa Indonesia yang akan datang.
Menurut Read dan Ginn dalam Muhidin dan Winata (2016) terdapat 5 fase pengelolaan arsip yaitu penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Menurut Saransi (2014), penciptaan arsip merupakan masa pembuatan arsip yang merupakan awal dari lahirnya suatu active record (arsip dinamis aktif). Jadi arsip tercipta pada awalnya sebagai arsip dinamis. kemudian
3 melalui fase pengelolaannya sampai pada fase penyusutan arsip. menurut Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip ditentukan berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA). JRA adalah suatu daftar yang berisi tentang kebijakan jangka penyimpanan arsip serta penetapan nasib akhir suatu arsip apakah simpan permanen atau musnah, ANRI (2005). Menurut Sedarmayanti (2015), berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. dan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara, arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Berdasarkan uraian tersebut maka dapat dikatakan bahwa arsip statis, pada awalnya tercipta sebagai arsip dinamis yang mengalami beberapa fase dalam pengelolaan arsip sampai pada fase penyusutan arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsipnya terdapat keterangan bahwa arsip disimpan permanen karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional sehingga disimpan sebagai arsip statis yang diserahkan ke lembaga kearsipan / Arsip Nasional Republik Indonesia.
4 Arsip yang tercipta setiap hari tentunya memerlukan adanya suatu media yang dapat menampung arsip dalam jumlah besar. karena rata-rata arsip yang dihasilkan berupa arsip kertas yang dikenal dengan istilah arsip konvensional, yang pada hakikatnya memerlukan ruang penyimpanan dengan kapasitas besar.
dengan adanya perkembangan teknologi, informasi, dan komunikasi dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan arsip statis.
Menurut kamus Oxford dalam Kadir (2013), teknologi informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronik terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisis, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan dan gambar. Menurut Alter dalam Kadir (2013), teknologi informasi mencakup perangkat keras dan perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil, memanipulasi, atau menampilkan data. Martin dalam Kadir (2013), mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Secara lebih umum, Lucas dalam Kadir (2013), menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronik.
Keberadaan teknologi informasi tidak bisa dilepaskan dari munculnya arsip media baru sebagai hasil keluaran dari adanya komputer dan perangkat teknologi lainnya yang dapat mengolah data dari konvesional menjadi digital.
arsip media baru tercipta sebagai akibat dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang menuntut untuk lebih memudahkan dalam pengelolaan
5 arsip. pengelolaan arsip media baru tercipta berdasarkan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pada pasal 1 ayat 2 dijelaskan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Berdasarkan uraian tersebut dapat dikatakan bahwa bentuk arsip bukan hanya berupa kertas akan tetapi dapat berubah sesuai dengan perkembangan zaman.
perkembangan zaman yang dimaksud disini adalah perkembangan yang memunculkan adanya media baru yang dapat digunakan dalam menyimpan dan mengelola arsip.
Hal serupa juga dijelaskan dalam Instruksi Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi Nasional pembangunan E-Government, yang menyebutkan “Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik”. pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan arsip diperkuat oleh undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan transaksi elektronik, pasal 5 ayat (3) yang menyebutkan,
“Informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang ini”.
Perkembangan kehidupan saat ini telah berada pada lingkungan teknologi, misalnya saja adanya kartu-kartu identitas yang disertai dengan barcode untuk bertransaksi, pemanfaatan teknologi untuk menelusuri dan
6 menyebarkan informasi tanpa harus meninggalkan tempat. di Indonesia sendiri, pembangunan teknologi, informasi dan komunikasi mengalami perkembangan dari tahun ketahun hal ini sesuai dengan data dari Badan Pusat Statistika yang menunjukkan bahwa Pada tahun 2014 Indeks Pembangunan Teknologi, Informasi dan komunikasi (IP-TIK) sebesar 4,59 dan pada tahun 2015 meningkat sebanyak 0,24 menjadi 4,83 pada skala 0 – 10.
Data tersebut menunjukkan bahwa pemanfaatan teknologi setiap harinya semakin bertambah hal ini juga sejalan dengan adanya pengembangan E- Government yang merupakan salah satu langkah pemerintah Indonesia untuk memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. menurut Ahmad, dkk (2013) Electronic govermment (e-government )adalah penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi dilingkungan pemerintah. pada umumnya digunakan untuk administrasi pemerintahan agar lebih efektif dan efisien, serta memberikan pelayanan yang transparan dan memuaskan kepada masyarakat. penggunaan teknologi juga telah merambah kedunia kearsipan. pengelolaan arsip mulai beralih mengikuti perkembangan teknologi.
Pengelolaan arsip berbasis elektronik tidak dapat dipungkiri dengan adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi saat ini, yang mengakibatkan banyak tercipta arsip elektronik dilingkungan lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah. menurut International Council of Archives (ICA) dalam Muhidin dan Winata (2013) yaitu: Electronic record is a record that is suitable for manipulation, transmission or Processing by a digital computer (arsip elektronik adalah arsip yang dapat dimanipulasi, ditransmisikan, atau diproses dengan menggunakan komputer digital).
7 Arsip elektronik dapat digunakan untuk menyelamatkan arsip dari bahaya kerusakan, karena arsip kertas (konvensional) yang diakses oleh pengguna mulai mengalami kerapuhan kertas meskipun telah dilakukan preservasi arsip secara manual, akan tetapi apabila arsip diakses secara terus menerus dan diakses oleh pengguna yang tidak berhati-hati dapat mengakibatkan kerusakan pada kertas seperti arsip robek, terlipat, dan rapuh sehingga informasi yang ada pada arsip akan hilang. oleh sebab itu diperlukan adanya alih media arsip untuk kepentingan penyelamatan dan pelayanan publik.
Muhidin & Winata (2016), mengatakan alasan perlunya penanganan arsip secara elektronik, yaitu perkembangan kehidupan saat ini berada dalam lingkungan teknologi misalnya kartu-kartu identitas dan barcode untuk bertransaksi dengan bank (ATM) atau perpustakaan, kereta api, dan pesawat, pertumbuhan volume arsip dalam organisasi semakin tinggi sehingga membutuhkan banyak tempat, dan jenis teknologi yang digunakan oleh pegawai dan staf semakin bervariasi.
Pemanfaatan kemajuan teknologi saat ini dapat dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. arsip dinamis dapat dikelola oleh setiap Instansi yang menyelenggarakan kegiatan administrasi akan tetapi ketika arsip dinamis telah memasuki masa statis akan diserahkan kepada lembaga kearsipan atau ANRI untuk dikelola lebih lanjut.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan merupakan salah satu Lembaga Kearsipan Daerah yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
Lembaga kearsipan daerah sebagai penyelenggara kearsipan di daerah memiliki
8 tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di tingkat provinsi dan tingkat kabupaten/kota. Lembaga Kearsipan dibangun dan didirikan oleh Pemerintah dengan tiga tujuan yaitu (Wallace dalam hasanah, dkk (2013)):
1. Menyeleksi dan menentukan arsip-arsip yang bernilai permanen;
2. Memelihara dan menyimpan arsip-arsip yang bernilai permanen; dan 3. Memberikan layanan arsip statis kepada pemerintah.
Sementara menurut Cox dalam Hasanah, dkk (2013) fungsi utama lembaga kearsipan daerah adalah memelihara dan mengamankan arsip statis.
Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan tentunya akan terus meningkat seiring dengan perkembangan yang berasal dari berbagai instansi pemerintah baik instansi provinsi maupun lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organsisasi kemasyarakatan, dan perseorangan yang memperoleh anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri sebagaimana yang terdapat dalam Pasal 61 Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Pada awalnya pengelolaan arsip statis dilakukan secara konvensional mulai dari akuisisi, pengolahan, preservasi, dan akses arsip statis, akan tetapi dengan adanya perkembangan teknologi informasi, maka pengelolaan arsip statis mulai memanfaatkan teknologi yang ada. Selain alasan tersebut, terdapat beberapa kelemahan dari pengelolaan arsip konvensional. Berdasarkan observasi awal penulis kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip statis konvensional yaitu banyak arsip kertas (konvensional) yang mengalami kerapuhan kertas, mudah robek apabila terlalu sering diakses, adanya keusangan teknologi sehingga banyak arsip yang tidak dapat terbaca yang
9 disebabkan sarana pembacanya sudah tidak ada, penemuan kembali arsip masih menggunakan buku inventaris konvensional yang membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian karena harus membaca dengan teliti didaftar inventaris untuk menemukan lokasi penyimpanan arsip serta volume arsip yang selalu bertambah. Dinas perpustakaan dan Kearsipan telah memiliki arsip statis sebesar 4.000 Dos dengan rata-rata memiliki usia diatas 10 tahun bahkan yang paling tua mencapai usia 100 tahun dikutip dari Natsir (2016) dalam E- Advertisement for archives.
Pengelolaan arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan yang dulu masih menggunakan cara manual, kini sudah mulai memanfaatkan teknologi sehingga pengelolaan arsip statis telah berbasis elektronik, akan tetapi penerapannya belum maksimal oleh karena berdasarkan observasi awal penulis, masih terdapat beberapa proses dalam pengelolaan arsip statis yang belum berjalan secara optimal, seperti dalam proses pelayanan arsip statis masih menggunakan sarana temu balik manual dalam artian bahwa sarana yang digunakan untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pengguna arsip masih secara manual sehingga memerlukan proses yang lama untuk menemukan arsip yang dibutuhkan dan arsip statis yang telah dialih mediakan (digitalisasi) dari arsip dengan media kertas ke media elektronik masih sangat sedikit apabila dibandingkan dengan jumlah arsip statis yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan, serta masih kurangnya pegawai yang berlatar belakang pendidikan kearsipan dan mempunyai kemampuan dalam mengoperasikan teknologi dalam pengelolaan arsip.
Desain layanan kearsipan harus mampu menjamin suatu sistem layanan publik dalam suatu siklus perbaikan berkelanjutan. oleh sebab itu dengan adanya
10 kemudahan yang ditawarkan dengan pemanfaatan teknologi, maka penerapan pengelolaan arsip statis berbasis elektronik dapat dijalankan dengan tetap berpedoman pada kaidah pengelolaan arsip statis yaitu dengan tetap memperhatikan isi, struktur dan konteks dari Arsip.
Dari uraian tersebut, penulis berinisiatif untuk melakukan penelitian mengenai pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan.
I.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang terdapat pada latar belakang, maka permasalahan yang menjadi pertanyaan penelitian yaitu :
1. Bagaimana pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan ?
2. Faktor-faktor apakah yang dapat mempengaruhi pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan?
I.3 Tujuan Penelitian
Dari permasalahan yang terdapat pada rumusan masalah, maka yang menjadi tujuan dari penelitian ini :
1. Untuk mengetahui dan mendeskripsikan pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan.
2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pengelolaan arsip statis berbasis elektronik di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan
11 I.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat berguna dalam hal sebagai berikut : a. Manfaat Teoritis
Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumbangan yang bermanfaat dalam pengembangan ilmu pengetahuan khususnya dalam hal pengelolaan arsipstatis berbasis elektronik.
b. Manfaat Praktis
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi dan manfaat bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Selatan dan dapat dijadikan bahan pembanding untuk penelitian sejenisnya.
12 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Landasan Teori II.1.1 Konsep Kearsipan
Setiap kantor atau organisasi akan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi, kegiatan tersebut biasanya dilakukan oleh suatu unit/bagian tertentu yang khusus menangani masalah administrasi kantor.
kegiatan administrasi yang dilakukan disetiap kantor biasanya menghasilkan keluaran berupa produk atau hasil dari kegiatan administrasi. keluaran yang dimaksud berupa surat, laporan, formulir, dan sejenisnya yang dihasilkan maupun yang diterima oleh kantor. Hal-hal yang dihasilkan tersebut berhubungan dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat. Sugiarto dan Wahyono (2005).
Menurut Barthos dalam Dewi (2011), Manajemen kearsipan adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang akan menghasilkan suatu keluaran yang dapat dijadikan sebagai memori ataupun bukti yang dikenal dengan istilah arsip. segala sesuatu yang berhubungan dengan arsip dapat
13 dikatakan sebagai kearsipan. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Menurut Sedarmayanti (2015) dalam tata kearsipan, tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut.
Sedarmayanti (2015)
1. Menerima warkat 2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip 6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
II.1.1.1 Arsip
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu
“archief”, dan dalam bahasa Inggris disebut “archive”, berasal dari kata
“arche” yaitu bahasa Yunani yang berarti permulaan. Kemudian dari kata
“arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan.selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon”
14 yang berarti “gedung pemerintahan”. Gedung yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti : catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen- dokumen, peta-peta, dan sebagainya. Saransi (2014)
Menurut T.R. Schellenberd dalam The Liang Gie (1977), arsip dapat dirumuskan sebagai berikut:
“warkat-warkat dari suatu badan pemerintah atau swasta yang diputuskan sebagai berharga untuk di awetkan secara tetap, guna keperluan-keperluan mencari keterangan dan penelitian yang disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.”
Sementara itu menurut The Liang Gie (1977), Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran dalam Sugiarto dan Wahyono (2015), Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut Lundgren dan Lundgren, dalam ANRI (2005), arsip merupakan suatu bukti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam di dalam bentuk yang nyata atau bersifat tangible sehingga memungkinkan untuk diketemukan kembali.
15 Dalam pengertian yang hampir sama, Milburn D. Smith III dalam ANRI (2005) menyatakan bahwa arsip (records) merupakan keseluruhan bentuk Informasi yang terekam. media arsip menurut Smith III dapat berupa kertas, film, microfilm, media magnetic, atau disk optic. pendapat Smith III ini sedikit agak berbeda dengan Lundgren dan Lundrgen, karena media optic telah dimasukkan sebagai salah satu media arsip.
Arsip adalah rekaman yang dianggap memiliki nilai guna berkelanjutan the American standard dalam Kennedy dan Schauder (1998)
Di Indonesia pengertian arsip tertuang dalam Peraturan Undang- undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dijelaskan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organsisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
Istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat. records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dan sebagainya), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. sedangkan warkat berasal dari bahasa dari Arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih
16 luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. Saransi (2014).
Ricks dalam Muhidin dan Winata (2016), arsip adalah suatu informasi yang terekam dalam media dan bentuk apa pun, yang dibuat atau diterima oleh organisasi dalam rangka operasional organisasi.
ISO 15489-1 (a standard for records management policies and procedures) dalam Rustam (2014) menyebutkan bahwa arsip adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan sebagai bukti dan informasi untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi kerjanya.
Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 3 dijelaskan bahwa penyelenggaran kearsipan bertujuan untuk :
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional;
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan;
17 d. Menjamin perlindugan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya;
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu;
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yng autentik dan terpercaya.
Dari beberapa pengertian tersebut maka dapat dikatakan bahwa arsip merupakan suatu Informasi terekam yang tercipta melalui proses alami dalam setiap aktivitas organisasi ataupun perseorangan yang memiliki bentuk media apapun yang nyata dalam artian dapat dilihat, dibaca, diraba, dan didengar yang memiliki fungsi dan kegunaan dalam kehidupan bermasyarakat berbangsa dan bernegara.
II.1.1.2 Peran Arsip
Arsip mengandung informasi yang diperlukan oleh setiap organisasi. informasi yang diperoleh melalui arsip dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi kerja.
18 Arsip dikatakan sebagai sumber informasi karena arsip mengandung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu ada dan apabila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat. Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai sesuatu masalah.
Sedarmayanti (2015).
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang akurat, tepat waktu (cepat), relevan, dan lengkap, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip. mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personal dalam organisasi. Sugiarto dan Wahyono (2015).
Menurut Sedarmayanti (2015), peranan arsip adalah sebagai :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
19 Selain itu, arsip mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Basir dalam Sugiarto dan Wahyono (2015).
II.1.1.3 Fungsi Arsip
Suatu informasi yang terekam dapat dikatakan sebagai arsip apabila memiliki fungsi dan kegunaan sehingga dapat dijadikan sebagai sumber informasi.oleh sebab itu setiap arsip yang tercipta memerlukan pengelolaan yang baik. sebagai sumber Informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan sebagai berikut: ANRI dalam Muhidin dan Winata (2016)
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial mana pun pasti membutuhkan informasi. ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan. perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai. upaya pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan.
untuk menyusun rencana, dibutuhkan banyak informasi yang
20 mendukung tercapainya tujuan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari arsip.
3. Mendukung pengawasan. dalam melakukan pengawasan, dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah dilakukan, dan hal-hal yang belum dilaksanakan. semuanya direkam dalam bentuk arsip.
4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut. seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam proses pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. seluruh kegiatan organisasi, baik berupa transaksi, aktivitas internal, maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan datang.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. kegiatan politik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi.
beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.
Menurut Muhidin dan Winata (2016), fungsi Arsip yaitu :
1. Memori Organisasi
2. Tulang Punggung Manajemen 3. Tulang Punggung Organisasi 4. Bukti Akuntabilitas Kinerja Pegawai 5. Bukti Akuntabilitas Kinerja Organisasi
21 6. Aset Organisasi
7. Identitas Organisasi 8. Bukti sah di Pengadilan 9. Bukti Sejarah
Sedarmayanti dalam Muhidin dan Winata (2016), menyebutkan bahwa sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingatkan pimpinan dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. secara terperinci Sedarmayanti dalam Muhidin dan Winata (2016) menyebutkan fungsi arsip, yaitu:1) alat utama ingatan organisasi; 2) bahan atau alat pembuktian (bukti autentik); 3) bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan; 4) barometer kegiatan organsiasi, mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip; dan 5) bahan informasi kegiatan ilmiah.
II.1.2 Arsip Statis
Arsip dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu Arsip dinamis dan Arsip statis.arsip dalam siklusnya dimulai sebagai arsip dinamis aktif, kemudian berubah menjadi inaktif. arsip inaktif ini disimpan pada Record Center, setelah dibuatkan daftar retensi, maka arsip inaktif itu dinilai apakah layak disimpan permanen atau harus dimusnahkan. arsip yang disimpan permanen ini dikenal sebagai arsip statis, dalam konteks Inggris disebut archives. ANRI (2002).
Menurut Wursanto (1999), arsip statis sering juga disebut archive atau permanen record, yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.
22 Sedangkan Menurut Muhidin dan Winata (2016), arsip statis (archives) diidentikkan sebagai arsip permanen, yaitu arsip yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value) dan/atau arsip yang karena ketentuan hukum tidak boleh dimusnahkan.
Sementara menurut Schellenberg dalam ANRI (2003), menjelaskan bahwa arsip statis adalah arsip dinamis milik instansi pemerintah atau swasta yang setelah diseleksi dan dinilai kemudian dipindahkan ke Arsip Nasional untuk digunakan sebagai bahan referensi dan penelitian.
Menurut ANRI (2012), arsip statis adalah arsip yang sudah tidak operasional di instansi penciptanya, khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional/warisan budaya bernilai guna permanen dan disimpan di Arsip Nasional RI atau di Badan Kearsipan Pemerintah Daerah.
Sedangkan menurut Australian Standar dalam ANRI (2003), Arsip Statis adalah arsip dinamis yang dinilai memiliki nilai berkelanjutan.
Pengertian Arsip Statis juga dijelaskan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pada Pasal 1 ayat 7, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga Kearsipan.
Secara umum arsip statis disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam rangka kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-
23 nya. dalam rangka fungsi kultural ini pengaturan arsip statis dirancang untuk memenuhi kebutuhan layanan kesejarahan, layanan penelitian dan layanan public, sehingga dalam pengaturannya didasarkan kepada prinsip asal-usul / provenance, yakni pengaturan arsip sesuai denggan asal-usul organisasi penciptanya (is that archives should be kept according to their source), dan prinsip aturan asli/original order, yakni pengaturan arsip harus mempertahankan sistem aturan asli yang digunakan saat arsip tersebut diciptakan (is that archives should be kept according in the originally imposed on them). Saransi (2014).
II.1.2.1 Pengelolaan Arsip Statis
Menurut Abu Bakar (1990), pengelolaan adalah bagian administrasi perkantoran yaitu segenap kegiatan atau perbuatan sejak penerimaan, pengarahan, penyimpanan, dan menggunakan peralatan yang memadai agar ditemukan kembali apabila diperlukan. kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip dapat dijadikan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-orang yang menyelenggarakan tugas-tugas kearsipan.
Jadi pengelolaan dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan mulai dari penciptaan arsip sampai pada pelayanan arsip dengan menggunakan peralatan yang sesuai dengan kaidah kearsipan sehingga memudahkan dalam penemuan kembali apabila arsip diperlukan.
24 Dalam memahami kearsipan yang baik, diperlukan mengenai prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan.menurut Sugiarto dan Wahyono (2015), prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik, adalah :
1. Pengelolaan arsip sedikit mungkin
2. Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna 3. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
4. Pengelolaan arsip yang mudah, cepat, dan tepat dalam penemuan kembali.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. pengelolaan arsip statis menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 meliputi:
1. Akuisi arsip statis;
2. Pengolahan arsip statis;
3. Preservasi arsip statis;
4. Akses arsip statis.
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan rangkaian program kegiatan yang dimulai dari tahap monitoring, penilaian, pelaksanaan, dan serah terima arsip statis. Perka ANRI nomor 31 tahun 2011
25 Pengolahan arsip statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis. Adapun tahapan dalam pengolahan arsip statis sebagai berikut. ANRI dalam Muhidin dan Winata (2016),
1. Survei dan identifikasi arsip
2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip 3. Rekonstruksi arsip
4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara 5. Pembungkusan arsip
6. Entri dan pengolahan data 7. Pembuatan skema definitif
8. Draft sarana bantu penemuan kembali (finding aids) 9. Manuver fisik dan penomoran definitif (tetap)
10. Penataan arsip statis
Preservasi atau pelestrian adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak.
Secara garis besar kegiatan preservasi arsip dapat dibagi pada tiga kegiatan ANRI dalam Muhidin dan Winata (2016), yaitu sebagai berikut.
1. Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik
26 peralatan, kondisi ruang penyimpanan, maupun suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, dan lain-lain.
2. Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya, dan sebagainya.
3. Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung dalam media arsip, diantaranya melalui kegiatan alih media arsip.
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.(UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan)
Lembaga kearsipan dalam memberikan akses arsip statis kepada publik didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. (Perka ANRI No. 28 tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis.)
Menurut Saransi (2014), pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan berikut:
1. Penyelamatan Arsip Statis
Penyelamatan arsip statis dapat dilakukan dengan dua cara yaitu a. Akuisisi / Penarikan (termasuk didalamnya akuisisi strategis,
penulusuran arsip), akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga kearsipan. pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip
27 instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga / instansi / perorangan. pada prosesnya, secara umum, akuisisi dapat dilakukan melaui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) Reed (1993).
b. Penerimaan arsip statis yaitu kegiatan menerima arsip statis dari SKPD di lingkungan pemerintah. Pemerintah Provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, Perseorangan, organisasi masyarakat, organisasi politi, BUMN / BUMD yang menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan.
2. Pengolahan Arsip Statis
Pengolahan atau penataan arsip statis adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, sehingga pengendalian arsip, baik secara fisik maupun informasinya dapat dilakukan secara optimal.kegiatan pengolahan atau penataan arsip statis meliputi: Identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan fisis, penomoran definitive, dan penataan arsip serta penyusunan daftar inventaris arsip statis. Inventaris arsip dapat digunakan sebagai sarana temu balik arsip di depo.
Sebelum melakukan pengolahan arsip, maka terlebih dahulu arsip tersebut dibersihkan dari berbagai unsur perusak terutama bakteri, serangga, dan debu.Maksudnya agar arsiparis dapat terhindar dari bahaya yang ditimbulkan arsip tersebut.pembersihan dilakukan dengan cara fumigasi dan membersihkan debu yang menempel pada arsip.
28 Pengolahan arsip statis meliputi kegiatan berikut.
1. Pemilahan arsip
Pada umumnya arsip yang diserahkan dari SKPD dalam keadaan kacau atau tidak teratur karena penyerahannya masih dalam peti, kardus, karungan dan sebagainya.untuk menangani arsip seperti ini, kegiatan pertama yang perlu dilakukan adalah pekerjaan memilah arsip dari non arsip. maksudnya adalah agar setiap arsip statis yang akan disimpan pada lembaga kearsipan sudah bersih dari sampah dan benda-benda non arsip. seperti:
blanko kosong, amplop, map, dan duplikasi yang berlebihan.
untuk non arsip yang berlebihan dapat dimusnahkan.
2. Pengelompokkan arsip / rekonstruksi
Kegiatan kedua adalah pengelompokkan arsip / rekonstruksi berdasarkan pokok masalah yang besar kemudian dirinci ke sub masalah dan sub-sub masalah yang lebih kecil.
Misalnya : - Keuangan - Gaji - Tunjangan - Honor - Lembur
- Dan seterusnya
Untuk arsip yang terpisah dari kelompoknya atau terpencar- pencar harus di satukan kembali menjadi satu berkas sesuai dengan subyeknya atau masalahnya. Selanjutnya bila terdapat
29 lembaran arsip yang terlepas dari berkasnya dan untuk sementara tidak bisa disatukan dengan kelompoknya maka lembaran arsip tersebut tetap dipertahankan untuk dideskripsi, karena ada kemungkinan dapat disatukan pada saat dilakukan pengelompokkan fisis.
3. Deskripsi sementara
Setelah arsip memberkas dan disampul, kegiatan berikutnya adalah membuat deskripsi sementara pada lembar fisis.deskripsi adalah suatu proses pembuatan alat pengendalian secara intelektual melalui penanganan persiapan jalan masuk.
disebut deskripsi sementara karena pada tingkat ini penomoran belum tetap dan belum ada penggabungan masalah yang sama.
Dalam pembuatan deskripsi sementara pada fisis, biasanya ada 8 unsur yang harus diperhatikan yaitu:
a. Inisial pengolah dan nomor urut fisis Ringkasan nama pengolah
b. Pencipta
Adalah nama jabatan atau orang yang bertanda tangan atau tidak dan biasanya dibubuhi cap stempel pada lembar akhir arsip tersebut.
c. Bentuk redaksi
Menyatakan jenis berkas dan nama/bahasa yang digunakan dalam berkas tersebut. Misalnya surat, surat keputusan, peraturan daerah, instruksi, laporan, Nota Dinas, dan sebagainya.
30 d. Tanggal
Adalah waktu atau datum yang tertera pada arsip yang dideskripsi.penulisan tanggal, bulan, tahun dalam deskripsi mutlak diperlukan, terutama untuk menggabungkan beberapa arsip menjadi satu berkas secara kronologis.
e. Isi
Adalah informasi apa yang terkandung dalam arsip tersebut ditulis secara ringkas dan padat.
f. Tingkat perkembangan
Menyatakan identitas serta asal sumber arsip tersebut.misalnya : Asli, tembusan, copy, salinan, dan sebagainya.
g. Bentuk luar / jumlah
Adalah jumlah fisik arsip dan pernyataannya dari arsip yang dideskripsi dalam hal ini yang terpenting adalah menyebutkan jumlah atau kuantitasnya. misalnya 3 lembar, 1 berkas, 1 sampul, dan sebagainya.
h. Kondisi arsip
Adalah kekhususan-kekhususan dan atau kondisi yang terdapat dalam arsip.misalnya arsipnya rapuh/robek, bahasa Belanda, aksara lontara, kertas berwatermark, lampirannya hilang, dan sebagainya.
4. Pengelompokkan Fisis
Setelah pendeskripsian sementara selesai, dilanjutkan dengan kegiatan mengelompokkan atau penggabungan fisis
31 berdasarkan masalah, dan sub-sub masalahnya dengan pemberian nomor definitive secara kronologis sesuai skema / baga inventaris. pengelompokkan atau penggabungan fisis dilakukan dalam kotak dengan menggunakan guide / sekat untuk memisahkan subyek satu dengan yang lain.
5. Inventaris Arsip
Setelah fisis berkelompok dan tersusun dengan baik dalam kotak, kegiatan selanjutnya adalah menginput data yang ada pada fisis kedalam computer dengan output berupa daftar inventaris arsip statis.
Sistematika inventaris yang lengkap harus memuat unsur- unsur di bawah ini :
a. Judul
b. Daftar isi (diambil dari skema) c. Pendahuluan
Berisi sejarah singkat pemilik arsip statis baik lembaga, instansi maupun pribadi.disamping itu berisi pula tentang pertanggungjawaban dalam pelaksanaan pengolahannya secara umum dengan menyebutkan waktu penyerahannya, jumlah seluruh koleksi, kondisi fisik, dan ketidaklengkapan serta daftar pustaka yang digunakan dalam melakukan penulisann ini.
d. Isi
Mencerminkan Isi keseluruhan khasanah arsip tersebut. Lampiran-lampiran terdiri dari: daftar singkatan,
32 istilah asing, indeks:nama orang, nama tempat, dan masalah dengan mengacu pada nomor register inventaris.
3. Penyimpanan Arsip Statis
Penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan sistem penataannya. dalam penyimpan arsip dijaga agar penataannya sedapat mungkin sesuai dengan penataan aslinya. misalnya arsip ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem pemberkasan numerik tetap dipertahankan.
Namun perlu disadari bahwa sering terjadi arsip-arsip statis yang diserahkan oleh SKPD atau instansi kepada lembaga kearsiapan sudah tidak kelihatan lagi sistem pemberkasannya / kacau. Untuk arsip-arsip ini disimpan dan ditata berdasarkan nama organisasinya atau instansi penciptanya, kemudian dirinci berdasarkan masalahnya.
Arsip yang diserahkan kepada lembaga kearsipan harus dipelihara, ditempatkan pad arak arsip yang memenuhi syarat, disusun secara teratur dan dibungkus / sampul dengan baik.
Pada setiap isi bungkusan / sampul diberi nomor urut dan pada boks arsip diberi tanda atau label. Begitupun pada barisan rak diberi tanda asal pencipta arsip atau khasanah arsip siapa. dengan demikian setiap sampul arsip dapat diketahui dengan pasti nomor boks dan letaknya pada setiap rak.
4. Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip a. Fumigasi
33 Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
b. Deasidifikasi
Adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
asam pada kertas dapat dinetralkan dengan basa, kedua zat ini dapat bereaksi menghasilkan garam netral. Garam ini nanti yang akan bertindak sebagai buffer untuk melindungi kertas lebih lanjut.
Deasidifikasi tidak memperkuat kertas yang sudah rapuh oleh pengaruh asam, cara ini hanya dapat menghilangkan asam yang sudah ada dan melindungi kertas dari kontaminasi asam dari berbagai sumber.
c. Restorasi
Restorasi dapat dilakukan dalam beberapa tahap yaitu 1. Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada arsip atau menyatukan kembali arsip yang sobek akibat bermacam-macam faktor perusak
2. Laminasi
Bentuk lain tindakan perbaikan kerusakan, terutama arsip yang sudah rusak parah, rapuh, sobek, tua, dan sebagainya. Jika dalam kondisi atau keadaan seperti ini arsip digunakan (dibaca), maka akan menambah kerusakan yang
34 lebih parah. Laminasi adalah menutup atau melapis satu satu lembar dokumen diantara dua lembar bahan penguat. Cara seperti ini cocok dan tepat dilakukan untuk perbaikan arsip- arsip yang sudah tidak dapat dilakukan dengan cara-cara lain.
3. Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah satu cara pemeliharaan arsip dengan menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik. arsip yang akan dienkapsulasi pada umumnya sudah rapuh karena umur, rusak karena umur, rusak karena pengaruh asam atau polusi udara, berlubang-lubang karena dimakan serangga, kesalahan dalam penyimpanan dan lain-lain.
Teknik enkapsulasi ini adalah dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyester dengan bantuan double tape.
Menurut Wursanto (1999) Selain cara tersebut pemeliharaan dan pelestarian juga dapat dilakukan melalui Microfilm. Microfilm dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan kelembaran film kecil.
Microfilm tidak mudah diserang oleh serangga pemakan/perusak arsip, apabila ruangan penyimpanan memenuhi persyaratan. Ruangan sebaiknya mempergunakan AC (Air conditioner). Suhu udara harus selalu dikontrol sehingga kelemababan udara dapat dihindari. Suhu udara
35 sebaiknya antara 18 - 21 ℃, sedangkan kelembaban udara antara 40 %- 50% RH. Wursanto (1999)
5. Pelayanan Arsip Statis a. Finding Aids
Sering diartikan sebagai jalan masuk yang sebetulnya adalah alat untuk menemukan kembali (retrieval) informasi yang dibutuhkan.penyediaan fiding aids ini mutlak perlu bagi kerja pelayanan informasi. finding aids dapat dibuat dalam berbagai bentuk atau format seperti dalam bentuk daftar (list, senerai), indeks, inventaris, buku panduan (guide), kartu catalog, dan lain- lain.
b. Prosedur dan Formulir
Merupakan sarana perangkat lunak yang menentukan kelancaran kerja.prosedur memberikan pegangan bagi tata kerja suatu unit organisasi tanpa melihat besar kecilnya unit tersebut.
Berbagai prosedur yang harus dimiliki didalam pelayanan kepada pemakai arsip adalah:
1. Prosedur pelayanan informasi yang menggariskan aturan umum permintaan arsip (pengisian formulir, surat keterangan, penggunaan sarana / fasilitas ruang baca, dan sebagainya) 2. Ketentuan tentang akses arsip.
3. Tata tertib menggunakan arsip (tidak membuat coretan diatas arsip, tidak menulis/meletakkan tangan diatas, memperlakukan arsip dengan hati-hati, tidak merobek, dan lain sebagainya).
36 4. Tata tertib ruang baca (tidak membuat gaduh, tidak makan-
minum, tidak mengotori ruangan, tidak membawa anak kecil, dan lain-lain).
5. Ketentuan umum permintaan reproduksi arsip(fotokopi, photoprint, slides, video, film, dan lain sebagainya, termasuk biaya dan otorisasi produksi tersebut).
c. Sarana dan fasilitas pelayanan d. Profesionalisme dalam pelayanan
II.1.3 Arsip Elektronik
Arsip elektronik pada dasarnya merupakan arsip yang berisi informasi yang hanya bisa dibaca melalui bantuan mesin. Oleh karena itu arsip elektronik seringkali disebut sebagai Machine-readable records (arsip baca mesin). Arsip elektronik seperti juga arsip kertas memiliki daur hidup mulai dari tahap penciptaan, penyimpanan, dan penemuan kembali, manipulasi, distribusi, dan penyusutan.Oleh karena itu arsip elektronik ini harus ditangani secara baik.
Wallace, Jo Ann Lee, & Dexter R. Schubert dalam Modul Manajemen Arsip Dinamis (2005).
Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dilakukan dengan lebih cepat. dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan
37 informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sedarmayanti (2015)
Menurut Muhidin dan Winata (2016), arsip elektronik adalah arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan sistem komputer.
Sedangkan menurut Rustam (2009), arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik.Arsip Nasional Australia dalam Rustam (2009), menyebutkan pengertian arsip elektronik sebagai arsip yang diciptakan, dikomunikasikan, dan disimpan dengan menggunakan teknologi komputer. Arsip elektronik dapat diciptakan langsung dengan menggunakan teknologi komputer (born digital), atau dapat juga dalam bentuk yang telah dikonversikan ke format digital dari format aslinya. (misalnya hasil scan terhadap dokumen kertas).
Kennedy and Schauder (1998), “arsip yang terekam dalam bentuk digital yang tersimpan dalam media magnetik dan optik komputer”.
Dari beberapa pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa yang tersimpan pada media elektronik dan diolah secara elektronik untuk dapat dilihat dan ditemukan kembali yang tercipta langsung dengan menggunakan media komputer ataupun yang tercipta sebagai hasil alih media dari arsip konvensional.
