BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Landasan Teori
II.1.2 Arsip Statis
II.1.2.1 Pengelolaan Arsip Statis
Menurut Abu Bakar (1990), pengelolaan adalah bagian administrasi perkantoran yaitu segenap kegiatan atau perbuatan sejak penerimaan, pengarahan, penyimpanan, dan menggunakan peralatan yang memadai agar ditemukan kembali apabila diperlukan. kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip dapat dijadikan sebagai kegiatan pengarahan dan pengendalian orang-orang yang menyelenggarakan tugas-tugas kearsipan.
Jadi pengelolaan dapat diartikan sebagai serangkaian kegiatan yang dilakukan mulai dari penciptaan arsip sampai pada pelayanan arsip dengan menggunakan peralatan yang sesuai dengan kaidah kearsipan sehingga memudahkan dalam penemuan kembali apabila arsip diperlukan.
24 Dalam memahami kearsipan yang baik, diperlukan mengenai prinsip-prinsip dalam kegiatan kearsipan.menurut Sugiarto dan Wahyono (2015), prinsip dalam pengelolaan arsip yang baik, adalah :
1. Pengelolaan arsip sedikit mungkin
2. Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna 3. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
4. Pengelolaan arsip yang mudah, cepat, dan tepat dalam penemuan kembali.
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. pengelolaan arsip statis menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 meliputi:
1. Akuisi arsip statis;
2. Pengolahan arsip statis;
3. Preservasi arsip statis;
4. Akses arsip statis.
Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. pelaksanaan akuisisi arsip statis merupakan rangkaian program kegiatan yang dimulai dari tahap monitoring, penilaian, pelaksanaan, dan serah terima arsip statis. Perka ANRI nomor 31 tahun 2011
25 Pengolahan arsip statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis, menata fisik arsip statis, dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis. Adapun tahapan dalam pengolahan arsip statis sebagai berikut. ANRI dalam Muhidin dan Winata (2016),
1. Survei dan identifikasi arsip
2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip 3. Rekonstruksi arsip
4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara 5. Pembungkusan arsip
6. Entri dan pengolahan data 7. Pembuatan skema definitif
8. Draft sarana bantu penemuan kembali (finding aids) 9. Manuver fisik dan penomoran definitif (tetap)
10. Penataan arsip statis
Preservasi atau pelestrian adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang rusak.
Secara garis besar kegiatan preservasi arsip dapat dibagi pada tiga kegiatan ANRI dalam Muhidin dan Winata (2016), yaitu sebagai berikut.
1. Pemeliharaan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor internal maupun eksternal. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik
26 peralatan, kondisi ruang penyimpanan, maupun suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, dan lain-lain.
2. Perawatan dan perbaikan (restorasi) arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya, dan sebagainya.
3. Reproduksi arsip dalam rangka pelestarian informasi yang terkandung dalam media arsip, diantaranya melalui kegiatan alih media arsip.
Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.(UU No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan)
Lembaga kearsipan dalam memberikan akses arsip statis kepada publik didasarkan pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. (Perka ANRI No. 28 tahun 2011 tentang Pedoman Akses dan Layanan Arsip Statis.)
Menurut Saransi (2014), pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan berikut:
1. Penyelamatan Arsip Statis
Penyelamatan arsip statis dapat dilakukan dengan dua cara yaitu a. Akuisisi / Penarikan (termasuk didalamnya akuisisi strategis,
penulusuran arsip), akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga kearsipan. pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip
27 instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga / instansi / perorangan. pada prosesnya, secara umum, akuisisi dapat dilakukan melaui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) Reed (1993).
b. Penerimaan arsip statis yaitu kegiatan menerima arsip statis dari SKPD di lingkungan pemerintah. Pemerintah Provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/kota, Perseorangan, organisasi masyarakat, organisasi politi, BUMN / BUMD yang menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan.
2. Pengolahan Arsip Statis
Pengolahan atau penataan arsip statis adalah pengaturan informasi dan fisik arsip untuk kepentingan temu balik arsip, sehingga pengendalian arsip, baik secara fisik maupun informasinya dapat dilakukan secara optimal.kegiatan pengolahan atau penataan arsip statis meliputi: Identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan fisis, penomoran definitive, dan penataan arsip serta penyusunan daftar inventaris arsip statis. Inventaris arsip dapat digunakan sebagai sarana temu balik arsip di depo.
Sebelum melakukan pengolahan arsip, maka terlebih dahulu arsip tersebut dibersihkan dari berbagai unsur perusak terutama bakteri, serangga, dan debu.Maksudnya agar arsiparis dapat terhindar dari bahaya yang ditimbulkan arsip tersebut.pembersihan dilakukan dengan cara fumigasi dan membersihkan debu yang menempel pada arsip.
28 Pengolahan arsip statis meliputi kegiatan berikut.
1. Pemilahan arsip
Pada umumnya arsip yang diserahkan dari SKPD dalam keadaan kacau atau tidak teratur karena penyerahannya masih dalam peti, kardus, karungan dan sebagainya.untuk menangani arsip seperti ini, kegiatan pertama yang perlu dilakukan adalah pekerjaan memilah arsip dari non arsip. maksudnya adalah agar setiap arsip statis yang akan disimpan pada lembaga kearsipan sudah bersih dari sampah dan benda-benda non arsip. seperti:
blanko kosong, amplop, map, dan duplikasi yang berlebihan.
untuk non arsip yang berlebihan dapat dimusnahkan.
2. Pengelompokkan arsip / rekonstruksi
Kegiatan kedua adalah pengelompokkan arsip / rekonstruksi berdasarkan pokok masalah yang besar kemudian dirinci ke sub masalah dan sub-sub masalah yang lebih kecil.
Misalnya : - Keuangan - Gaji - Tunjangan - Honor - Lembur
- Dan seterusnya
Untuk arsip yang terpisah dari kelompoknya atau terpencar-pencar harus di satukan kembali menjadi satu berkas sesuai dengan subyeknya atau masalahnya. Selanjutnya bila terdapat
29 lembaran arsip yang terlepas dari berkasnya dan untuk sementara tidak bisa disatukan dengan kelompoknya maka lembaran arsip tersebut tetap dipertahankan untuk dideskripsi, karena ada kemungkinan dapat disatukan pada saat dilakukan pengelompokkan fisis.
3. Deskripsi sementara
Setelah arsip memberkas dan disampul, kegiatan berikutnya adalah membuat deskripsi sementara pada lembar fisis.deskripsi adalah suatu proses pembuatan alat pengendalian secara intelektual melalui penanganan persiapan jalan masuk.
disebut deskripsi sementara karena pada tingkat ini penomoran belum tetap dan belum ada penggabungan masalah yang sama.
Dalam pembuatan deskripsi sementara pada fisis, biasanya ada 8 unsur yang harus diperhatikan yaitu:
a. Inisial pengolah dan nomor urut fisis Ringkasan nama pengolah
b. Pencipta
Adalah nama jabatan atau orang yang bertanda tangan atau tidak dan biasanya dibubuhi cap stempel pada lembar akhir arsip tersebut.
c. Bentuk redaksi
Menyatakan jenis berkas dan nama/bahasa yang digunakan dalam berkas tersebut. Misalnya surat, surat keputusan, peraturan daerah, instruksi, laporan, Nota Dinas, dan sebagainya.
30 d. Tanggal
Adalah waktu atau datum yang tertera pada arsip yang dideskripsi.penulisan tanggal, bulan, tahun dalam deskripsi mutlak diperlukan, terutama untuk menggabungkan beberapa arsip menjadi satu berkas secara kronologis.
e. Isi
Adalah informasi apa yang terkandung dalam arsip tersebut ditulis secara ringkas dan padat.
f. Tingkat perkembangan
Menyatakan identitas serta asal sumber arsip tersebut.misalnya : Asli, tembusan, copy, salinan, dan sebagainya.
g. Bentuk luar / jumlah
Adalah jumlah fisik arsip dan pernyataannya dari arsip yang dideskripsi dalam hal ini yang terpenting adalah menyebutkan jumlah atau kuantitasnya. misalnya 3 lembar, 1 berkas, 1 sampul, dan sebagainya.
h. Kondisi arsip
Adalah kekhususan-kekhususan dan atau kondisi yang terdapat dalam arsip.misalnya arsipnya rapuh/robek, bahasa Belanda, aksara lontara, kertas berwatermark, lampirannya hilang, dan sebagainya.
4. Pengelompokkan Fisis
Setelah pendeskripsian sementara selesai, dilanjutkan dengan kegiatan mengelompokkan atau penggabungan fisis
31 berdasarkan masalah, dan sub-sub masalahnya dengan pemberian nomor definitive secara kronologis sesuai skema / baga inventaris. pengelompokkan atau penggabungan fisis dilakukan dalam kotak dengan menggunakan guide / sekat untuk memisahkan subyek satu dengan yang lain.
5. Inventaris Arsip
Setelah fisis berkelompok dan tersusun dengan baik dalam kotak, kegiatan selanjutnya adalah menginput data yang ada pada fisis kedalam computer dengan output berupa daftar inventaris arsip statis.
Sistematika inventaris yang lengkap harus memuat unsur-unsur di bawah ini :
a. Judul
b. Daftar isi (diambil dari skema) c. Pendahuluan
Berisi sejarah singkat pemilik arsip statis baik lembaga, instansi maupun pribadi.disamping itu berisi pula tentang pertanggungjawaban dalam pelaksanaan pengolahannya secara umum dengan menyebutkan waktu penyerahannya, jumlah seluruh koleksi, kondisi fisik, dan ketidaklengkapan serta daftar pustaka yang digunakan dalam melakukan penulisann ini.
d. Isi
Mencerminkan Isi keseluruhan khasanah arsip tersebut. Lampiran-lampiran terdiri dari: daftar singkatan,
32 istilah asing, indeks:nama orang, nama tempat, dan masalah dengan mengacu pada nomor register inventaris.
3. Penyimpanan Arsip Statis
Penyimpanan arsip sangat berkaitan dengan sistem penataannya. dalam penyimpan arsip dijaga agar penataannya sedapat mungkin sesuai dengan penataan aslinya. misalnya arsip ketika masih aktif disimpan berdasarkan sistem pemberkasan numerik tetap dipertahankan.
Namun perlu disadari bahwa sering terjadi arsip-arsip statis yang diserahkan oleh SKPD atau instansi kepada lembaga kearsiapan sudah tidak kelihatan lagi sistem pemberkasannya / kacau. Untuk arsip-arsip ini disimpan dan ditata berdasarkan nama organisasinya atau instansi penciptanya, kemudian dirinci berdasarkan masalahnya.
Arsip yang diserahkan kepada lembaga kearsipan harus dipelihara, ditempatkan pad arak arsip yang memenuhi syarat, disusun secara teratur dan dibungkus / sampul dengan baik.
Pada setiap isi bungkusan / sampul diberi nomor urut dan pada boks arsip diberi tanda atau label. Begitupun pada barisan rak diberi tanda asal pencipta arsip atau khasanah arsip siapa. dengan demikian setiap sampul arsip dapat diketahui dengan pasti nomor boks dan letaknya pada setiap rak.
4. Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip a. Fumigasi
33 Fumigasi merupakan salah satu tindakan yang bertujuan mencegah, mengobati dan mensterilkan arsip.
b. Deasidifikasi
Adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
asam pada kertas dapat dinetralkan dengan basa, kedua zat ini dapat bereaksi menghasilkan garam netral. Garam ini nanti yang akan bertindak sebagai buffer untuk melindungi kertas lebih lanjut.
Deasidifikasi tidak memperkuat kertas yang sudah rapuh oleh pengaruh asam, cara ini hanya dapat menghilangkan asam yang sudah ada dan melindungi kertas dari kontaminasi asam dari berbagai sumber.
c. Restorasi
Restorasi dapat dilakukan dalam beberapa tahap yaitu 1. Menambal dan menyambung
Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada arsip atau menyatukan kembali arsip yang sobek akibat bermacam-macam faktor perusak
2. Laminasi
Bentuk lain tindakan perbaikan kerusakan, terutama arsip yang sudah rusak parah, rapuh, sobek, tua, dan sebagainya. Jika dalam kondisi atau keadaan seperti ini arsip digunakan (dibaca), maka akan menambah kerusakan yang
34 lebih parah. Laminasi adalah menutup atau melapis satu satu lembar dokumen diantara dua lembar bahan penguat. Cara seperti ini cocok dan tepat dilakukan untuk perbaikan arsip-arsip yang sudah tidak dapat dilakukan dengan cara-cara lain.
3. Enkapsulasi
Enkapsulasi adalah satu cara pemeliharaan arsip dengan menggunakan bahan pelindung untuk menghindarkan dari kerusakan yang bersifat fisik. arsip yang akan dienkapsulasi pada umumnya sudah rapuh karena umur, rusak karena umur, rusak karena pengaruh asam atau polusi udara, berlubang-lubang karena dimakan serangga, kesalahan dalam penyimpanan dan lain-lain.
Teknik enkapsulasi ini adalah dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyester dengan bantuan double tape.
Menurut Wursanto (1999) Selain cara tersebut pemeliharaan dan pelestarian juga dapat dilakukan melalui Microfilm. Microfilm dipergunakan untuk mengawetkan arsip-arsip yang sudah rusak dengan cara mengadakan pemotretan suatu arsip yang perlu diawetkan, dipindahkan kelembaran film kecil.
Microfilm tidak mudah diserang oleh serangga pemakan/perusak arsip, apabila ruangan penyimpanan memenuhi persyaratan. Ruangan sebaiknya mempergunakan AC (Air conditioner). Suhu udara harus selalu dikontrol sehingga kelemababan udara dapat dihindari. Suhu udara
35 sebaiknya antara 18 - 21 ℃, sedangkan kelembaban udara antara 40 %-50% RH. Wursanto (1999)
5. Pelayanan Arsip Statis a. Finding Aids
Sering diartikan sebagai jalan masuk yang sebetulnya adalah alat untuk menemukan kembali (retrieval) informasi yang dibutuhkan.penyediaan fiding aids ini mutlak perlu bagi kerja pelayanan informasi. finding aids dapat dibuat dalam berbagai bentuk atau format seperti dalam bentuk daftar (list, senerai), indeks, inventaris, buku panduan (guide), kartu catalog, dan lain-lain.
b. Prosedur dan Formulir
Merupakan sarana perangkat lunak yang menentukan kelancaran kerja.prosedur memberikan pegangan bagi tata kerja suatu unit organisasi tanpa melihat besar kecilnya unit tersebut.
Berbagai prosedur yang harus dimiliki didalam pelayanan kepada pemakai arsip adalah:
1. Prosedur pelayanan informasi yang menggariskan aturan umum permintaan arsip (pengisian formulir, surat keterangan, penggunaan sarana / fasilitas ruang baca, dan sebagainya) 2. Ketentuan tentang akses arsip.
3. Tata tertib menggunakan arsip (tidak membuat coretan diatas arsip, tidak menulis/meletakkan tangan diatas, memperlakukan arsip dengan hati-hati, tidak merobek, dan lain sebagainya).
36 4. Tata tertib ruang baca (tidak membuat gaduh, tidak
makan-minum, tidak mengotori ruangan, tidak membawa anak kecil, dan lain-lain).
5. Ketentuan umum permintaan reproduksi arsip(fotokopi, photoprint, slides, video, film, dan lain sebagainya, termasuk biaya dan otorisasi produksi tersebut).
c. Sarana dan fasilitas pelayanan d. Profesionalisme dalam pelayanan