BAB II TINJAUAN PUSTAKA
II.1 Landasan Teori
II.1.3 Arsip Elektronik
II.1.3.3 Pengelolaan Arsip berbasis Elektronik
43 Menurut Sukoco (2006), media penyimpanan arsip elektronik terdiri dari 5 pilihan yaitu Magnetic media (Hard Dives), Magneto-Optical Storage, Compact Disc, DVD, dan WORM (Write once, Read Many).
44 1. Penciptaan dan Penyimpanan (creation and storage)
Penciptaan arsip elektronik pada umumnya dibuat dan penyimpanannya dalam aplikasi perangkat lunak tertentu., seperti Word, Excel, Acces, dan sebagainya. penciptaan dan penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan melalui satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi computer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan. menurut Sukoco (2006), metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:
a. Scanning
Memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.proses scanning dapat dilakukan dengan menggunakan media print scanner.
dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.
b. Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. aplikasi windows, seperti Microsoft Word, Excel, atau Autodesk AutoCAD, dapat mencetak data yang telah ada menjadi tampilan unalterable dari format dokumen. tampilan ini biasanya disimpan sebagai kualitas .tiff (Tagged Image File Format) maupun .pdf (Portable
45 Document Format). proses konversi ini akan menghasilkan dokumen yang lengkap dengan tetap menjaga format visual dalan layout dari data original. dokumen ini lalu dapat digunakan untuk pengindeksan full-text dokumen untuk memudahkan pengambilan kembali. proses ini tidak melalui proses scanning, menghemat kertas dan menghasilkan tampilan yang lebih jelas daripada arsip atau dokumen kertas. Metode ini sangat cocok untuk arsip yang permanen (statis).
c. Importing
Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office suite, grafik, audio clip, atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektroni.data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop kesistem dengan tetap menggunkan format data aslinya. data ini dapat ditampilkan dalam format originalnya baik dengan menjalankan aplikasi aslinya atau dengan menggunakan file viewer dari sistem terkomputerisasi.
Setelah arsip tercipta dalam bentuk elektronik maka tahap selanjutnya yaitu penyimpanan arsip berbasis elektronik. Menurut Rustam (2009), penyimpanan arsip elektronik dapat dibedakan menjadi 3 cara, yakni online, offline atau nearline.
a. Arsip elektronik Online
Arsip elektronik online dapat disimpan dalam berbagai media penyimpanan (misalnya mainframe, server atau pada hard drive pada PC) yang dimaksudkan agar arsip-arsip tersebut
46 selalu siap tersedia untuk diakses atau ditemu balik dengan cepat. pada umumnya, arsip-arsip yang disimpan secara online merupakan arsip elektronik dalam status aktif yakni arsip-arsip yang sering digunakan atau dirujuk untuk pelaksanaan kerja. sistem-sistem pesan elektronik atau dokumen-dokumen pengolah kata yang disimpan pada jaringan pada umumnya masuk pada kategori ini.
b. Arsip Elektronik Offline
Arsip elektronik offline disimpan pada suatu sistem atau sarana penyimpanan (storage device) yang tidak dapat diakses secara langsung melalui jaringan (network) yang terdapat dalam suatu organisasi dan memerlukan intervensi manusia agar arsip-arsip tersebut dapat diakses oleh pengguna.arsip-arsip-arsip-arsip elektronik yang disimpan secara offline biasanya ditempatkan pada media simpan bisa-lepas (removable), misalnya pita magnetic, CD, DVD, dan pada umumnya merupakan arsip-arsip dalam status inaktif, yakni yang tidak begitu sering digunakan atau dirujuk untuk pelaksanaan kerja. arsip-arsip elektronik offline dapat disimpan secara offsite untuk tujuan perlindungan dari bencana.
arsip-arsip elektronik yang disimpan secara offline tidak tersedia secara langsung untuk dipergunakan. dalam hal ini, organisasi harus selalu memantau dan menjaga dari kemungkinan kerusakan karena kondisi lingkungan atau adanya perubahan teknologi yang dapat memberikan dampak buruk terhadap media penyimpanan yang digunakan.
47 c. Arsip Elektronik Nearline
Penyimpanan nearline untuk arsip-arsip elektronik berarti bahwa arsip-arsip elektronik tersebut ditempatkan pada media simpan digital bisa-lepas (removable), namun aksesnya relative cepat karena dibantu dengan sistem-sistem terotomasi yang dihubungkan ke jaringan (network).
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam penentuan media penyimpanan arsip elektronik menurut Rustam (2009), sebagai berikut.
a. Kecepatan akses. pertimbangkan seberapa cepat seseorang perlu mengakses arsip tersebut. sebagaimana diketahui terdapat beberapa jenis arsip yang memerlukan pengaksesan yang cepat, sementara yang lainnya mungkin tidak perlu cepat.
b. Kapasitas. pertimbangkan volume arsip yan akan disimpan dalam media tersebut. analisis volume arsip yang disimpan saat ini dan juga kemungkinan pertambahan volume arsip di masa yang akan datang. pertimbangkan definisi resmi dari suatu arsip dan apakah definisi tersebut akan mempengaruhi volume arsip yang perlu dikelola.
c. Usia Pakai (longevity). teliti berapa lama industry akan mendukung media simpan yang dimaksud dan perbandingkan dengan periode waktu (lamanya) arsip akan disimpan berdasarkan jadwal retensi arsip yang telah disetujui. pilih media simpan yang memenuhi kebutuhan tersebut dan jangan media yang berisiko tinggi mengalami keusangan yang cepat.
48 d. Daya tahan (durability). teliti seberapa cepat media simpan yang dimaksud dapat mengalami kerusakan atau penurunan kualitas (deteriorasi). misalnya, media yang mengalami deteriorasi setelah berusia tiga tahun masih cocok sebagai pilihan untuk menyimpan arsip yang hanya akan disimpan selama satu tahun.
e. Keserbagunaan (versatility). Jika arsip yang disimpan mengandung format file yang beragam (multiple file formats), teliti seberapa banyak format file yang dapat disimpan dalam media yang dimaksud. sebagai contoh, floppy disk tidak dapat menyimpan file gambar yang besar sedangkan CD atau DVD dapat menyimpan gambar, teks, file audio atau file video.
f. Portabilitas. tentukan seberapa portabel arsip yang akan disimpan. beberapa media, seperti DVD, sangat portabel, sedangkan hard disk dalam komputer tidak. pertimbangkan apakah diperlukan sarana khusus untuk membaca arsipnya.
sebagai contoh, tidak semua organisasi dilengkapi dengan DVD-ROM player. pertimbangkan siapa yang akan mengakses arsip tersebut. misalnya, apakah masyarakat umum atau instansi tertentu.
g. Kompatibilitas. teliti kemampuan kompatibilitas backward dan forward dari media simpan yang dimaksud. sebagai contoh, DVD-ROM drive memiliki kompatibilitas backward untuk CD-DVD-ROM, namun CD-ROM drive tidak memiliki kompatibilitas forward untuk DVD-ROM. pembahasan ini akan menentukan berapa sering perlu
49 diadakan pembaharuan (upgrading) sistem pendukung, migrasi arsip, dan/atau konversi.
h. Biaya. lakukan penilaian biaya dan keuntungan dari masing-masing media simpan yang dipertimbangkan. pastikan juga untuk mempertimbangkan dengan kemungkinan biaya untuk melakukan konversi dan/atau migrasi arsip, demikian juga biaya dasar dari sistem yang bersangkutan.
2. Penggunaan dan Distribusi (Distribution and Use)
Tahap berikutnya adalah mendistribusikan dan menggunakan informasi yang terkandung dalam folder dan fileelektronik. distribusi dapat melalui saluran elektronik atau file dapat dicetak dan dikirim melalui pos biasa, dengan faksimili, atau dengan kurir.
Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan, dan tujuan organisasi.oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut.
3. Pemeliharaan (Maintenance)
Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh beberapa instansi untuk proses administrasi.
pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut.
Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah
50 a. Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
b. Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.
c. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan software dapat dijalankan pada teknologi baru.
Pemeliharaan arsip elektronik harus dilakukan secara berkala agar fisik arsip tidak rusak.karena jika fisik arsip rusak maka biasanya data yang berada di dalam fisik arsip elektronik pun ikut rusak pual.
beberapa cara yang dapat digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain:
a. Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, falshdisk), dengan baik dan sesuai prosedur.
b. Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan, copy-an)
c. Membackup data/file secara berkala
d. Menyimpan arsip elektronik ditempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
4. Disposisi (Disposition)
Tahap ini berkaitan dengan penentuan keberadaan arsip elektronik yang dibuat apakah arsip tersebut disimpan atau dimusnahkan.disposisi ini dapat di artikan sebagai proses penyusutan. penyusutan dalam sistem arsip elektronik dalam
51 beberapa literature disebut sebagai tahap penilaian dan seleksi arsip.
seperti halnya dengan arsip jenis lainnya, penyusutan dilakukan dengan berdasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia yaitu undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Bila suatu arsip elektronik sudah tidak digunakan lagi karena alasan retensinya, maka arsip elektronik harus dimusnahkan untuk mengurangi beban kerja peralatan atau kapasistas/daya tampung media penyimpanan arsip elektronik.pemusnahan arsip elektronik harus benar-benar dimusnahkan dalam arti sesungguhnya. Jika arsip elektronik itu terekam dalam media rekam yang relative kecil dan tidak dapat didaur ulang untuk menyimpan file elektronik lain, maka pemusnahan harus dilakukan dengan media rekamnya juga (carrier), seperti terekam dalam disket atau CD. tapi, jika ternyata arsip elektronik yang dimusnahkan itu terekam dalam media rekam yang besar dan relative mahal, sehingga kemungkinan dapat didaur ulang untuk menyimpan arsip elektronik lainnya (misalnya dalam server atau hardisk), maka pemusnahan hanya dilakukan pada file atau kelompok file yang benar-benar harus musnah. Selain dimusnahkan arsip elektronik juga dapat dipindahkan menjadi statis melalui penyerahan arsip elektronik ke Arsip Nasional Republik Indonesia atau Lembaga kearsipan. ANRI (2009)
52 Selain yang dikemukakan oleh Read dan Ginn, proses pengelolaan Arsip elektronik juga dijelaskan oleh Desi Pratiwi dalam Muhidin dan Winata (2016), bahwa proses pengelolaan arsip elektronik pada prinsipnya sama dengan arsip tradisional. proses pengelolaan arsip elektronik, meliputi:
1. Penciptaan (make, receive), penyimpanan, pengiriman, dan temu balik (retrieve);
2. Kaptur (capture) dan registrasi;
3. Klasifikasi Arsip;
4. Klasifikasi Keamanan dan akses;
5. Identifikasi penyusutan arsip;
6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif;
7. Penyusutan arsip;
8. Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan;
9. Penggunaan arsip statis.
Berdasarkan ISO/TR 154892-2 (Records Management – Part 2:Guidelines) dalam Rustam (2009), proses-proses dalam pengelolaan arsip elektronik meliputi:
1. Kaptur 2. Registrasi 3. Klasifikasi
4. Klasifikasi akses dan keamanan 5. Identifikasi status penyusutan
53 6. Penyimpanan
7. Penggunaan 8. Pelacakan.
II.1.3.4 Perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software)
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015), Komputer sebagai suatu sistem, terdiri dari subsistem-subsistem yang saling berhubungan sehingga dapat memiliki satu tujuan dalam melaksanakan tugas yang diberikan. Sub sistem – subsistem yang dimaksud antara lain adalah hardware (perangkat keras komputer), Software (perangkat lunak komputer), Brainware (manusia sebagai perangkat akal), procedure dan sumber daya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai subsistem – subsistem tersebut.
1. Perangkat keras komputer (hardware)
Perangkat keras komputer merupakan bagian fisik dari komputer yang dapat ditangkap dan diraba dengan indera yang manusia miliki.
sesuai dengan fungsinya, terdapat empat perangkat dalam sebuah sistem komputer yang dikategorikan sebagai perangkat keras yaitu komponen input, komponen pemroses, komponen penyimpanan, dan komponen output. Alat input langsung dapat berupa papan ketik (keyboard), pointing device (misalnya mouse, touch screen, light pen, digitizier graphics tablet), scanner (misalnya magnetic ink character regnition, optical data reader atau optical character recognition reader), sensor (misalnya digitizing camera), voice recognizer (misalnya microphone) dan lain sebagainya.
Sedangkan alat input yang tidak langsung misalnya keypunch yang dilakukan melalui media punched card (kartu plong), key-to-tape yang
54 merekam data ke media berbentuk pita (tape) sebelum diproses oleh alat pemroses, dan key-to-disk yang merekam data ke media magnetic disk (misalnya disket atau harddisk) dan lain sebagainnya. Central Processing Unit atau yang sering juga disebut processor atau dikenal juga dengan pusat peng”eksekusi” setiap tugas atau perintah baik yang berupa data maupun informasi di dalam sistem komputer. Output merupakan piranti yang digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data oleh komputer.
Contoh piranti ini adalah monitor, printer, dan speaker. Printer yang menampilkan output yang tercetak pada kertas atau media pencetakan yang lainnya, sedangkan monitor digunakan untuk menampilkan output ke layar display. dan speaker merupakan komponen output dari hasil sebuah proses yang berupa suara. Sugiarto dan Wahyono (2015).
2. Perangkat lunak komputer (Software)
Perangkat lunak adalah program yang berada dalam komponen-komponen tersebut, yang mengintegrasikan komponen-komponen sehingga dapat mengolah data menjadi sebuah informasi. perangkat lunak dapat dibedakan menjadi perangkat lunak sistem operasi, perangkat lunak bahasa pemrograman, dan perangkat lunak aplikasi. Adapun perangkat lunak kearsipan yang berkembang yaitu sebagai berikut. Sugiarto dan Wahyono (2015).
1. CABINET NG
CABINET NG merupakan contoh aplikasi perangkat untuk kearsipan yang membantu meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh transaksi yang terjadi.
55 Cabinet NG memiliki beberapa kelebihan dalam pengelolaan data secara digital sebagai berikut :
1. Mampu manajemen banyak tipe dokumen secara virtual 2. Use Friendly (mudah dioperasikan)
3. Memiliki kelengkapan modul aplikasi 2. EFS for Singapore Judificial
Electronis Filling System for Singapore Judificial merupakan salah satu sistem kearsipan elektronik berbasis web yang menjadi salah satu percontohan dunia. Sistem ini mengintegrasikan dokumen yang ada di pengadilan dengan perusahaan-perusahaan di bidang hukum (law firms) sehingga memudahkan proses-proses peradilan yang terjadi dan bertujuan pada terciptanya paperless court system (sistem peradilan tanpa kertas)
3. Paper Master Pro
Paper Master Pro merupakan program yang dikembangkan untuk membantu melakukan pengorganisasian dokumen, mengarsip dan menemukan kembali (retrieve).
3. Brainware, prosedur, dan sumber daya
Brainware merupakan perangkat akal sistem komputer yang dalam hal ini adalah manusia. Prosedur merupakan system environment di mana komputer bekerja. Prosedur dibentuk disesuaikan dengan lingkup pekerjaan sebuah komputer. Sedangkan sumber daya adalah electricity yang merupakan sumber tenaga penggerak dari listrik. Sugiarto dan Wahyono (2015).
56 Berdasarkan penjelasan mengenai subsistem-subsistem yang ada pada komputer. Sugiarto dan Wahyono (2015) juga menjelaskan bahwa Hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang diperlukan dalam implementasi sistem kearsipan elektronik berbasis komputer. Sehingga dua hal yang cukup penting sebelum merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem. untuk melakukan pemilihan hardware, kita harus membandingkan beberapa kategori perangkat keras yang ada menurut kemampuan, kapasitas, dan keandalan yang dimiliki dengan tidak lupa memperhitungkan biaya dan kompatibilitasnya dengan perangkat keras lain.
selanjutnya analisa yang dilakukan terhadap proyek perolehan software meliputi kemudahan mendapatkan perangkat lunak, kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoperasikannya. tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut. untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan bisa memilih satu dari tiga hal yaitu membeli paket perangkat lunak yang sudah ditulis oleh perusahaan software, menyewa program aplikasi menggunakan internet, membuat dan mengembangkan sendiri program aplikasi baru yang disesuaikan dengan kondisi perusahaan.
Selain perangkat keras dan perangkat lunak yang dikemukakan diatas, Rustam (2014) juga menjelaskan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam Sistem pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi selanjutnya disebut si PATI yang diterapkan di Arsip Nasional Republik Indonesia yaitu sebagai berikut.
57 1. Perangkat Keras
a. Server
Server merupakan perangkat keras yang berfungsi sebagai pengendali pengolahan proses-proses yang berjalan pada setiap PC pengguna.
Spesifikasi minimal server pada aplikasi siPATI Prosesor : Intel Pentium IV 2,8 GHz Memori :1 GB
Hard disk : 40 GB
CD ROM, Floppy Disk, Tape Backup Input/Output :Keyboard, mouse, monitor b. PC pengguna (PC Client)
PC pengguna merupakan perangkat keras yang berfungsi sebagai sarana bantu penyelesaian pekerjaan sehari-hari dari pengguna aplikasi siPATI.
Spesifikasi minimal PC pengguna pada aplikasi siPATI Prosesor : Intel pentium IV 2,8 GHz
Memori : 256 MB Hard disk : 40 GB CD ROM, Floppy Disk
Input/Output: Keyboard, mouse, monitor c. Instalasi jaringan komputer (LAN)
Instalasi jaringan komputer diperlukan sebagai sarana penghubung antara PC pengguna yang ada dengan server sehingga sesama PC pengguna dapat saling berhubungan.
Terdiri dari:
1. Kabel jaringan RJ-45
58 2. Switch hub
3. Wireless LAN d. Pemindai (Scanner)
Perangkat pemindai digunakan untuk melakukan digitalisasi dokumen fisik menjadi file komputer. Pemindai yang digunakan adalah yang berwarna dan hitam putih. Untuk organisasi dengan volume penerimaan arsip kertas dalam jumlah yang cukup banyak, sebaiknya menggunakan pemindai dengan kecepatan tinggi.
e. Lain-lain
Uninterrupted Power Suplay (UPS) Printer
Smart card 2. Perangkat lunak
a. Server
1. Sistem operasi : Microsoft windows 2000 server dengan atau service pack 4 (SP4)
2. Perangkat lunak utama:
SWL 2000 server dengan SP3
Exchange 2000 server
DOCsecure enforcer
Hummingbird DM 5.1
Hummingbird workflow DM
Hummingbrid Imaging
DocsOpen
KRIS