SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI
KERTAS KARYA
OLEH
IRFAN HENDHIKA 102201026
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Allah S.W.T atas berkat dan rahmatnya yang telah memberikan penulis kesempatan untuk dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini (TA) ini dengan judul “SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN
DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI” Kertas karya ini ditulis untuk memenuhi persyaratan kelulusan program studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa hormat dan ucapan terimakasih yang sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Parmadi dan Ibunda tercinta Jamilah yang telah begitu banyak memberikan dukungan moril, materil dan yang paling utama doa yang tiada tara diucapkan disetiap sujudnya.
Penulis sepenuhnya menyadari bahwa kertas karya ini belum sempurna seperti yang diharapkan. Oleh karena itu, penulis akan menerima kritik dan saran demi kesempurnaan kertas karya ini. Dalam penulisan kertas karya ini, penulis juga telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk yang tak ternilai harganya. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Sekaligus dosen pembimbing pada kertas karya ini yang telah meluangkan waktu dan tenaga kepada penulis.
4. Mukramah, S.Pd selaku Kepala Perpustakaan Umum Kota Binjai beserta staf pegawai yang telah mangizinkan melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.
5. Seluruh Dosen Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dan mendidik penulis selama perkuliahan.
6. Buat seluruh keluarga besar penulis yang telah banyak memberikan dukungan sehingga kertas karya ini dapat terselaikan.
7. Buat teman baik saya Fahrian Zaid dan Ryando Quares Purba yang Telah mendukung dan membantu penulis menyelesaikan Kertas Karya ini.
8. Seluruh teman-teman stambuk 2010 yang tidak bisa diseput satu persatu, penulis ucapkan terimakasih untuk kebersamaan selama ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTARISI... iii
BAB I ... Error! Bookmark not defined.
PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined.
1.2 Tujuan Penulisan ... Error! Bookmark not defined.
1.3 Ruang Lingkup ... Error! Bookmark not defined.
1.4 Metode Pengumpulan data ... Error! Bookmark not defined. BAB II ... Error! Bookmark not defined.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS ... Error! Bookmark not defined. 2.1 Pengertian arsip ... Error! Bookmark not defined.
2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip. ... Error! Bookmark not defined.
2.2.1Tujuan Arsip ... Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Fungsi Arsip... Error! Bookmark not defined.
2.2.3 Peranan Arsip ... Error! Bookmark not defined.
2.3 Jenis - jenis Arsip ... Error! Bookmark not defined.
2.4 Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
2.4.1 Pengertian Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
2.4.2 Ruang Lingkup Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
2.5 Pengelolaan Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
2.5.1 Tujuan Pengelolaan arsip statis... Error! Bookmark not defined.
2.5.2 Pengelolaan arsip statis ... Error! Bookmark not defined.
2.5.3 Akuisisi ( Acquisition ) ... Error! Bookmark not defined.
2.5.4 Deskripsi ( Description ) ... Error! Bookmark not defined.
2.5.5 Pemeliharaan ( Preventive Conservation )Error! Bookmark not defined.
2.5.6 Perawatan ( Currative Conservation ) ... Error! Bookmark not defined.
2.5.8 Sumber Publikasi ( Sources Publication )Error! Bookmark not defined.
2.6 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis. ... Error! Bookmark not defined.
BAB III ... Error! Bookmark not defined.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI ... Error! Bookmark not defined.
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai ... Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai .. Error! Bookmark not defined.
3.2 Visi dan misi kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.Error! Bookmark not defined.
3.3 Tugas Pokok dan Fungsi ... Error! Bookmark not defined.
3.4 Pengelolaan Arsip Statis Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai ... Error! Bookmark not defined.
3.4.1 Pengumpulan Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
3.4.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip. ... Error! Bookmark not defined.
3.4.3 Sistem Informasi Kearsipan ... Error! Bookmark not defined.
3.4.4 Pelabelan Arsip ... Error! Bookmark not defined.
3.4.5 Penyimpanan ... Error! Bookmark not defined.
3.4.6 Penempatan Arsip ... Error! Bookmark not defined.
3.4.7 Pemeliharaan... Error! Bookmark not defined.
3.5 Kendala yang di hadapi dalam pengolahan arsip stastisError! Bookmark not defined.
3.6 Sistem temu balik Arsip Statis ... Error! Bookmark not defined.
3.7 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai ... Error! Bookmark not defined.
3.8 PERATURAN WALIKOTA BINJAI ... Error! Bookmark not defined. BAB IV ... Error! Bookmark not defined.
4.2
Saran...
Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ... 54
BABI
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi, baik informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyrakat yang membutuhkannya baik masyarakat formal maupun non formal. Di dalam hal ini kita bukan hanya membutuhkan informasi arsip saja, tetapi juga pemeliharaannya pun perlu di perhatikan, karena dengan adanya metode tersebut akan menjamin kelangsungan hidup arsip dari kerusakan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Dewasa ini kegiatan kearsipan terus digalakkan dan ditingkatkan pada berbagai instansi/organisasi. Meskipun pada kenyataannya tidak seperti yang diharapkan, hal ini dikarenakan oleh beberapa faktor, salah satunya adalah kurangnya pemahaman terhadap kearsipan itu sendiri. Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang diperlukan setiap organisasi baik dalam departemen maupun Instansi di dalam kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengorganisasian dan pengembangan, perumusan serta kebijakan dalam pengambilan keputusan, pembuat laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian.
perlu dilestarikan lebih maju sesuai dengan perkembangan zaman. Sejalan dengan berkembangnya zaman. arsip akan lahir dengan sendirinya dimana kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan fungsi instansi dapat berjalan dengan baik dalarn sistem kearsipan yang sistematis agar sewaktu-waktu jika dibutuhkan dapat ditemuka n kembali dengan cepat dan tepat.
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Berdasarkan hasil pengamatan pertama, penulis dapat menyimpulkan pengelolaan arsip pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip daerah kota Binjai masih perlu melakukan pembenahan. Maka dari itu penulis tertarik untuk memilih judul “SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI”
1.2Tujuan Penulisan
Adapaun tujuan penulisan kertas karya ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengelolaan arsip statis pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai
2. Untuk mengetahui kendala apa saja dalam pengelolaan arsip statis pada kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai
1.3Ruang Lingkup
Dalam penulisan kertas karya ini penulis membatasi masalah agar tulisan terkendali dan sesuai dengan pokok permasalahan yang berkaitan dengan "sistem Pengelolaan Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai.” Juga akan menguraikan dan menjelaskan pengertian arsip dan bagaimana pengelolaan arsip sebagai sumber informasi yang dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
1.4Metode Pengumpulan data
Dalam penulisan kertas karya ini, penulis mengumpulkan data-data melalui:
Data yang diperoleh melalaui literatur yang berkaitan dengan topik penulisan kertas karya
b. Observasi
Memperoleh data dengan mengadakan pengamatan langsung ke bagian arsip pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai.
c. Wawancara
BAB II
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
2.1 Pengertian arsip
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat - surat penting. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar tiap kali diperlukan dapat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Walne ( 1988 : 128 )” Arsip sebagai informasi terekam ( recorded information) merupakan endapan informasi kegiatan administrasi/bukti transaksi pelaksanaan fungsi unit-unit kerja yang terekam dalam berbagai media.
2.2 Tujuan, Fungsi, dan Peranan Arsip.
2.2.1Tujuan Arsip
1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman. 2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. 3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan. 5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Widjaja ( 1992 : 8 ) mengemukakan bahwa arsip mempunyai tujuan untuk menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan, Menyiapkan surat setiap saat diperlukan, mengumpulkan bahan - bahan yang mempunyai sangkut - paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
2.2.2 Fungsi Arsip
Arsip mempunyai peranan penting dalam berbagai bidang pekerjaan, Oleh karena itu pentingnya arsip dapat dilihat dari fungsi arsip baik secara makro maupun mikro dalam kesatuan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Arsip sebagai sumber informasi 2. Arsip sebagai sumber Penelitian 3. Arsip sebagai sumber sejarah 4. Arsip sebagai sumber ingatan 5. Arsip sebagai sumber komunikasi
Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:
1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2.2.3 Peranan Arsip
Arsip memiliki peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi, arsip dapat membantu mengingakatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat ataupun mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip menurut Serdamayanti (2003:19) adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian (bahan otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan penganmbilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.3 Jenis - jenis Arsip
Menurut fungsi dan kegunaannya arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-undang No.7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :
1. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di pergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip - arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.
Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip - arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari.
2.4 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
Arsip statis mengandung berbagai macam pengertian. Sebagai bahan pengetahuan dan sebagai bahan perbandingan, dibawah ini pengertian tentang arsip statis adalah :
1. Dalam Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud dengan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
2. Dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan sehari-hari admistrasi negara.
3. Menurut Wursanto (1991 : 237 ) “arsip statis sering disebut archive atau permanent record, yaitu arsip - arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara.”
4. Menurut Widjaja ( 1993 : 102 ) “ arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Menurut Sedarmayanti ( 2003 : 9 ) “arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
Arsip statis sering juga disebut archive atau permanent record.yaitu arsip-arsip yang tidak secara langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. arsip abadi ( archive) warkat-warkat vital yang akan disimpan selama-lamanya. Oleh karena itu arsip ini mempunyai taraf nilai yang abadi.
[image:13.595.144.507.327.489.2]Dengan demikian yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi (archive ). Arsip statis tidak lagi berada di arsip nasional Republik Indonesia, dengan kata lain arsip statis terdapat di arsip nasional republik Indonesia pusat ( Arsip nasional pusat ) dan arsip nasional Republik Indonesia daerah ( Arsip Nasional daerah ). Arsip statis merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintah Indonesia dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Diatas telah diutarakan bahwa yang termasuk arsip statis adalah arsip abadi. ( Wursanto, 1991 : 238 - 239 )
Tabel Waktu penyimpanan golongan arsip.
No GOLONGAN ARSIP WAKTU PENYIMPANAN
1. Arsip vital Permanen
2. Arsip Penting 3 - 7 tahun
3. Arsip biasa 2 – 3 tahun
4. Arsip tidak penting 1 tahun
Dari empat macam arsip tersebut yang termasuk arsip permanen atau (archive) adalah arsip vital. Arsip vital mempunyai nilai historis, ilmiah atau mempunyai kegunaan yang sangat penting dan bersifat langgeng. Oleh karena itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan arsip yang lain seandainya arsip aslinya hilang. Mengingat arsip vital mempunyai sifat langsung, maka waktu penyimpananya adalah permanen. Hal ini berbeda dengan waktu penyimpanan untuk golongan arsip yang lain.
Wursanto ( 1991 : 238 -239 ) memberikan gambaran arsip - arsip yang dapat digolongkan dalam arsip vital .
a. Teks Sumpah Pemuda b. Teks Prolamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato Kenegaraan setiap tanggal 16 Agustus menjelang peringatan hari Kemerdekaan R.I.
e. Teks Pidato Presiden dalam mengantar Nota Keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
f. Teks Pidato presiden dalam rangka pertanggungjawaban Pemerintah di depan Sidang majelis Permusyawarahan rakyat ( MPR ) R. I
g. Dan lain-lain.
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam , surat hak, hipotik b. Stock capital
c. Buku besar umum d. Kutipan surat pajak,
e. Pola perencanaan ( tata kota ) f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar , Chek, kuitansi untuk pembayaran h. Neraca
i. Hak cipta, paten, merk dagang j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan l. Akta, hak pakai
n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan o. Kita pendirian organisasi/perusahaan p. Peta: tanah, daerah penelitian
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/ bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya
s. Dokumen/ Foto-foto udara t. Dan lain-lain.
Kiranya perlu diketahui bahwa masing-masing organisasi tentu memiliki ukuran yang dipakai untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak. Suatu warkat mungkin dianggap vital oleh suatu organisasi, akan tetapi bagi organisasi yang lain mungkin hanya merupakan warkat biasa, sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti. ( Wursanto, 1991 : 239 )
Di lain pihak, Terry yang dikutip oleh Wursanto ( 1991 : 239 ) mengemukakan bahwa arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 minggu saja. Sedangkan arsip penting disimpan selama 5-6 tahun. Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegiatan dalam bidang penyusutan arsip. Sedangkan arsip-arsip yang masih mempunyai nilai kegunaan, tetapi tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan administrasi negara yang selanjutnya disebut arsip statis, harus diserahkan kepada Arsip Nasional R.I.
Arsip-arsip ini merupakan pertanggungjawaban Nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Oleh karena itu arsip ini (arsip statis ) mempunyai taraf nilai yang abadi atau permanen sehingga dapatlah dikatakan bahwa ruang lingkup pengurusan arsip statis terbatas pada arsip-arsip yang mempunyai taraf nilai abadi atau permanen.
2.5 Pengelolaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi,
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Pengelolaan arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis;
b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; dan d. akses arsip statis.
2.5.1 Tujuan Pengelolaan arsip statis
Tujuan pengelolaan arsip statis dilaksanakan untuk menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2.5.2 Pengelolaan arsip statis Pengelolaan arsip statis meliputi: a. akuisisi arsip statis;
Dari gambar diatas dapat diketahui bahwa kegiatan daur hidup arsip statis di mulai dari kegiatan acquisition, description, preventive, concervation, curative
concervation, information service, and source publication. ( akuisisi, deskripsi,
pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan sumber publikasi )
2.5.3 Akuisisi ( Acquisition )
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam rangka pengembangan jumlah koleksi khasanah arsip yang dilakukan sebuah lembaga arsip. Pelaksanaannya bisa berupa penerimaan dari penyerahan arsip instansi/lembaga/perorangan ataupun penarikan arsip dari lembaga/instansi/perorangan.
Pada prosesnya secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian “purchases”. (Reed, 1993: 137). Ketiga cara ini masing- masing berada dalam konteks hubungan kerja yang berbeda.
Dalarn proses akuisisi. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah masalah penilaian arsip (records appraisal). Menurut The Society of Americant
Archivist Committee on Terminology, penilaian arsip adalah proses penentuan
nilai sekaligus penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan; nilai evidensial dan informasional atau penelitian; penataannya; dan kaitan arsip dengan arsip lainnya (Brichford, 1977:1). Di dalam penilaian sendiri ada kegiatan yang harus dilalui, yaitu :
1. Seleksi arsip (records selection),
2. Penentuan nilai arsip, yaitu menentukan apakah arsip itu mempunyai nilai referensi / informasional (reference value) atau nilai penelitian
(research value). (Ricks.1993: 309-310).
2.5.4 Deskripsi ( Description )
Wursanto ( 1991 : 21 ) menyebutkan bahwa arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu : menurut subjek atau isinya, bentuk atau wujudnya, nilai atau kegunaannya, sifat kegunaannya, keseringan penggunaannya, fungsi, tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, serta keasliannya.
Perihal deskripsi arsip, saat ini sudah dikembangkan pensosialisasian Standard International Deskripsi Arsip (International Standard Archival
Description (Guide)/ISAD) bagi negara-negara di bawah naungan International
Council on Archives(lCA).
Standar ini mulai diperkenalkan sejak tahun 1992 dan dimaksudkan untuk mengolah arsip statis yang sudah teratur. Menurut ISAD, di daIam deskripsi arsip setidaknya memuat 26 unsur yang harus diterapkan. Ke-26 unsur tersebut merupakan uraian dari enam elemen kelompok deskripsi, yaitu:
1. Pemyataan identitas 2. Konteks
3. Isi dan struktur
4. Syarat akses dan penggunaan 5. Bahan-bahan yang ikut menyatu 6. Catatan (Sunarto, 1999 : 13)
dituangkan dalam suatu daftar yang disebut inventaris arsip. Suatu inventaris yang lengkap memuat unsur - unsur :
1. Judul inventaris, misal lnventaris Arsip Sekretariat Wilayah Daerah Propinsi Jawa Timur tahun 1967-1978.
2. Kata pengantar dari orang yang mengerti tentang arsip atau penanggung jawab pembuatan inventaris.
3. Daftar Isi (sesuai dengan skema pengaturan arsipnya) yang ditandai dengan nomor halaman inventaris.
4. Pendahuluan (berisi sejarah singkat lembaga pencipta arsip. Sejarah arsipnya dari penataan hingga berada di Badan Arsip, informasi tentang fisik arsipnya, jumlah arsip, jenis arsip, dan kurun waktu arsip diciptakan).
5. Isi deskripsi arsip (berisi uraian deskripsi, dengan susunan penomoran berurut dan kronologis).
6. Lampiran-lampiran (jika ada, misal:peta, Peraturan Lembaga, SK Pendirian Lembaga, dan sebagainya).
7. Indeks (nama orang/organisasi/lembaga, nama tempat/geografi, masalah, dan istilah penting)
8. Nama pembuat/penyusun inventaris arsip dan tahun pembuatannya.
2.5.5 Pemeliharaan ( Preventive Conservation )
Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Yayan Daryan, 1998: 130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan.
Sedarmayanti (2003 : 110)“Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Pengaturan ruangan
a) Dijaga agar tetap kering ( temperature ideal antara 60-75 Celcius F, dengan kelembaban antara 50-60 % )
b) Terang ( terkena sinar matahari tak langsung ). c) Mempunyai ventilasi yang merata.
d) Terhindar dari kemungkinan serangan api, serangga, dan sebagainya.
2. Tempat penyimpanan arsip
Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar udara diantara berkas yang disimpan.Tingkat kelembaban yang diinginkan perlu dipenuhi.
3. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip
Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barus ( kamper ) ditempat penyimpanan atau mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.
4. Larangan
Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan,antara lain : a) Dilarang membawa makan ditempan penyimpanan arsip b) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (
karena percikan api dapat menimbulkan bahaya kebakaran) 5. Kebersihan
Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lainnya. Selain itu penggunaan fumigasi, restorasi diperlukan untuk menghindari kerusakan dari factor biologis seperti binatang pengerat.
2.5.6Perawatan ( Currative Conservation )
Damayanti ( 2007:3 ) mengungkapkan bahwa konservasi merupakan kebijaksanaan dan cara tertentu dipakai untuk melindungi koleksi arsip dari kerusakan dan kehancuran, termasuk metode dan teknik yang diterapkan oleh petugas teknis. Kegiatan perawatan arsip statis mencakup :
a) Membersihkan arsip
b) Menghilangkan noda/bercak c) Menangani arsip basah d) Memutihkan kertas e) Pencucian
f) Menambal dan menyambung g) Laminasi
2.5.7 Layanan Pengguna ( Information Service )
arsip statis dapat diakses dengan temu kembali arsip yang baik. Widjaya ( 1993 : 172 - 173 ) mengemukakan 3 ( tiga ) sarana penemuan kembali arsip :
a) Indeks adalah kata tanggap ( caption, catch word yang dapat berupa nama orang, nama badan atau organisasi, masalah subjek dan nama tempat ( Negara, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, desa jalan dan sebagainya ).
b) Kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf, huruf dengan tanda lainnya yang mengandung suatu pengertian tertentu. c) Petunjuk silang dipergunakan dalam hubungan kata tangkap yang
berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat.
2.5.8 Sumber Publikasi ( Sources Publication )
2.6 Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004
Tentang Pengelolaan Arsip Statis.
Menimbang :
a. Bahwa statis sebagai bukti kinerja yang merekam aktivitas penyelenggaraan pemerintahan perlu dipelihara dengan baik;
b. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut, dan agar dapat lebih berhasil guna dan berdaya guna, dipandang perlu mengatur pengelolaan arsip statis dalam satu kesatuan sistem kearsipan, dengan Keputusan Presiden. Mengingat :
1. Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
2. Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Tahun 1971Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964);
3. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Tahun 1997 Nomor 18,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3674);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 51,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151);
5. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 194,Tambahan Lembaran Negara Nomor 3912);
MEMUTUSKAN :
BAB I KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Keputusan Presiden ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah :
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
3. Pengelolaan arsip statis adalah suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan.
4. Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga Pemerintah Pusat yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
5. Lembaga Kearsipan Provinsi adalah satuan organisasi perangkat Daerah Propinsi yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Propinsi di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
6. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota adalah satuan organisasi perangkat Daerah Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab dalam urusan pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota di bidang kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Bagian Pertama Umum
Pasal 2
(1) Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan.
(2) Lembaga Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari : a. Arsip Nasional Republik Indonesia;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pasal 3
Pengelolaan arsip statis meliputi : a. pengumpulan;
b. penyimpanan; c. perawatan; d. penyelamatan; e. penggunaan;
f. pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pasal 4
Pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh dan menjadi tanggung jawab Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pasal 5
(1) Dalam rangka pengelolaan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat bekerja sama dengan badan atau lembaga internasional dan/atau instansi pemerintah asing.
(3) Ketentuan mengenai tata cara kerja sama dalam pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 6
Pengelolaan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan terhadap :
a. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang diserahkan oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan baik Pusat maupun Daerah sebagai kewajiban serah arsip sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan;
b. naskah-naskah arsip statis dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok yang dibuat dan diterima badan-badan swasta dan/atau perorangan yang wajib diamankan Pemerintah dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Bagian Kedua
Pengumpulan
Pasal 7
Pengumpulan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan melalui kegiatan :
a. penilaian; b. penataan;
Pasal 8
(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota melakukan penilaian terhadap arsip statis yang diserahkan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah dan/atau yang diperoleh dari badan-badan swasta dan/atau perorangan.
(2) Penilaian sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta nilai informasi dari arsip statis bagi bukti pertanggungjawaban nasional.
Pasal 9
Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis lengkap dan utuh kondisi fisiknya serta mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional,
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota menerima arsip statis.
Pasal 10
(1) Dalam hal hasil penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 menunjukkan arsip statis tidak lengkap dan/atau mengalami kerusakan kondisi fisiknya namun mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota :
a. meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik pusat maupun
daerah, badan-badan swasta dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
b. menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi fisik arsip
statis yang mengalami kerusakan.
nasional, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
(3) Kriteria arsip statis yang mempunyai nilai informasi bagi pertanggungjawaban nasional ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 11
(1) Terhadap arsip statis yang diterima sebagaimana dimaksud dalamPasal 9 dan Pasal 10 ayat (1), Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi dan Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota membuat Berita Acara Serah Terima Arsip Statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara pembuatan Berita Acara Serah Terima Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 12
(1) Terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penataan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 13
(2) Tata cara pendataan dan pencatatan arsip statis dalam bentuk daftar arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bagian Ketiga
Penyimpanan
Pasal 14
(1) Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.
(2) Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.
(3) Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bagian Keempat
Perawatan
Pasal 15
(1) Perawatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan.
(2) Perawatan arsip statis melalui kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam ayat ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Pasal 16
Kegiatan pencegahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) dilakukan dengan :
a. menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis;
b. mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis; c. mensterilkan dari perusak arsip;
d. merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis;
e. menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis;
f. mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala; g. kegiatan lain yang diperlukan.
Pasal 17
(1) Kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (3) dilakukan dengan :
a. mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis;
b. menentukan metode dan rangkaian tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan;
c. melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangkaian tindakan perbaikan sebagaimana dimaksud dalam huruf b.
(2) Pelaksanaan kegiatan restorasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Pasal 18
Bagian Kelima
Penyelamatan
Pasal 19
Penyelamatan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis.
Pasal 20
(1) Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalihbentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
(2) Pelaksanaan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 21
Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.
Ketentuan mengenai tata cara penyelamatan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan pemberitahuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21, diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Bagian Keenam
Penggunaan
Pasal 23
(1) Arsip statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota digunakan untuk kepentingan kegiatan pemerintahan, penelitian, pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi. (2) Penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan tetap
memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 24
(1) Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota hanya dapat dilakukan atas dasar izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/ Kota.
(3) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(4) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) dapat berupa :
b. penolakan izin penggunaan arsip statis.
(5) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam ayat (4) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(6) Ketentuan mengenai tata cara perizinan penggunaan arsip statis yang dilakukan di luar lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 25
(1) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23.
(2) Ketentuan mengenai tata cara penghentian penggunaan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 26
(1) Arsip statis yang karena sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi, dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
(2) Untuk memperoleh izin sebagaimana dimaksud dalam ayat (1),yang bersangkutan menyampaikan permohonan secara tertulis.
(3) Jawaban kepada pemohon sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat berupa :
(4) Dalam hal izin penggunaan arsip statis ditolak sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) huruf b, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, Pimpinan Lembaga Kearsipan Propinsi,dan/atau Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberikan alasan penolakan.
(5) Ketentuan mengenai arsip statis yang bersifat rahasia dan tata cara pemberian izin penggunaannya sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
Pasal 27
(1) Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional.
(2) Pelaksanaan pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan Presiden ini.
Bagian Ketujuh
Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Pasal 28
Dalam rangka pelaksanaan kewajiban serah arsip statis oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintah baik Pusat maupun Daerah sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, dilaksanakan pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis.
Pasal 29
Pasal 30
(1) Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan oleh :
a. Arsip Nasional Republik Indonesia terhadap lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Pusat;
b. Lembaga Kearsipan Propinsi terhadap Lembaga atau unit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan Daerah Propinsi serta Badan-badan Pemerintah Pusat di Propinsi;
c. Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota terhadap Lembaga atauunit kerja yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan badan pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota serta Badan-badan Pemerintah Pusat dan Propinsi di Kabupaten/Kota.
(2) Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pasal 31
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang : a. arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya; b. sumber daya manusia kearsipan;
c. sarana dan prasarana kearsipan.
Pasal 32
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui : a. bimbingan;
b. konsultasi; c. penyuluhan;
f. kegiatan lain dalam rangka pembinaan.
BAB III
PENGELOLAAN ARSIP STATIS PADA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
3.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai
Perpustakaan umum kota binjai berdiri pada tahun 2007 berdasarkan peraturan daerah kota binjai no 19 tahun 2007 yang merupakan kantor perpustakaan umum dan kantor arsip daerah sehingga berubah status dan namanya menjadi Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.
3.2 Visi dan misikantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai.
1. Visi
Budaya baca meningkat, arsip aman menuju SDM siap pakai. 2. Misi
a. Menyediakan informasi dan literatur yang cepat, tepat dan akurat kepada pengguna.
b. Melaksanakan promosi dan pengembangan perpustakaan dengan mitra kerja.
c. Melaksanakan kegiatan pembinaan dan pelayanan yang profesional.
d. Membina, mengembangkan dan mendayagunakan semua jenis bahan perpustakaan dan arsip.
e. Meningkatkan kemampuan pengolahan perpustakaan dan arsip daerah seacara modern sesuai dengan tuntutan masyarakat.
3.3Tugas Pokok dan Fungsi
arsip. Bidang Arsip Daerah kota binjai berupaya untuk meningkatkan pengelolaan, penyelamatan dan pelestarian arsip juga peningkatan SDM kearsipan dengan membuat program kerja berupa pembinaan dan pelatihan bagi tenaga-tenaga pengelola kearsipan diseluruh unit kerja.
3.4 Pengelolaan Arsip Statis Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Binjai
3.4.1 Pengumpulan Arsip Statis
Dalam pengumpulan arsip statis pada Kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai dilaksanakan melalui kegiatan penilaian dan penataan. Pertama dari pengelolaan arsip inaktif, sehingga diketahui mana arsip inaktif dan arsip statis. Setelah pengumpulan arsip statis diketahui, selanjutnya yang dilakukan pada Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai adalah membuat daftar pertelaan arsip sementara ( DPAS )
3.4.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip.
Merupakan kegiatan menuangkan hasil deskripsi arsip ke dalam daftar pertelaan arsip sementara (DPAS), terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan tentang : no. series/uraian arsip, tahun, jumlah, dan keterangan. Dapat digunakan untuk melakukan penilaian arsip : musnah, simpan (aktif, inaktif), statis. Setelah arsip ditentukan barulah bisa arsip tersebut dimasukkan ke dalam daftar arsip. Ini digunakan agar mempermudah sistem temu balik arsip tersebut.
3.4.3 Sistem Informasi Kearsipan
Di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota Binjai sistem informasi kearsipannya masih menggunakan sistem secara manual. karena ketebatasan dana dan ruangan yang belum bisa memungkinkan untuk menggunakan sistem secara komputerisasi.
mewujudkan layanan arsip statis yang merupakan memori kolektif Bangsa Indonesia secara lengkap, cepat, tepat, mudah dan murah tentunya harus didukung oleh pangkalan data yang berisikan informasi mengenai arsip statis yang dimilki Bangsa Indonesia secara akurat, lengkap dan terpadu. Mengingat keberadaan dan pengelolaan arsip statis bangsa indonesia tersebar sifatnya maka diperlukan sebuah standar tentang bagaimana suatu arsip statis diinformasikan agar masyarakat luas dengan cepat dapat menemukan arsip yang di kehendakinya serta sekaligus memperoleh gambaran secara akurat mengenai arsip yang dicarinya.
Gambar 8: Halaman Utama Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ( JIKN ) Sumber : ANRI, 2011
pengelolaan arsip serta tidak berkaitan secara langsung dengan kebutuhan pengguna tidak perlu ditampilkan.
JIKN juga memiliki peran penting dalam konteks negara kesatuan, yakni sebagai sarana bantu penyatuan riwayat dokumenter yang terpisah-pisah atau terpecah-pecah (fragmented documentary history) di antara para penyelenggara kearsipan statis di seluruh Indonesia.Negara Kesatuan Republik Indonesia yang memiliki banyak propinsi
dan kabupaten/kota, menghadapi tantangan, yaitu banyak arsip yang merekam sejarah masa lampau mengenai suatu subjek tertentu, tetapi mungkin disimpan oleh penyelenggara kearsipan statis yang tersebar lintas yurisdiksi dan geografi sebagai akibat dari perubahan-perubahan dan pergeseran-pergeseran pemerintahan. Karena sulit untuk menyatukan bahan-bahan tersebut secara fisik, mengingat tersebar lintas yurisdiksi dan geografi yang berbeda, maka JIKN yang berbasis teknologi menawarkan suatu solusi dalam rangka menciptakan memori virtual secara nasional. Selain itu JIKN bertujuan untuk meningkatkan minat para pengguna arsip statis. Dengan menggunakan internet, "kunjungan" ke khasanah arsip akan lebih mudah dilakukan, di samping juga meningkatkan pemberdayaan arsip statis oleh masyarakat.
[image:38.595.179.421.487.653.2]
Di dalam tampilan pencarian Arsip Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ( JIKN ) terdapat menu Tentang JIKN, Pencarian Arsip, Pameran virtual ,
[image:39.595.143.479.221.454.2]Jaringan Nasional, Situs Lain dan Hubungi Kami. Pada sudut kiri tampilan JIKN terdapat Galeri dan Surat Kabar. Untuk menelusur atau mencari arsip harus terlebih dahulu mendaftar menjadi anggota dan selama aktif menjadi anggota terdaftar kita dapat melakukan pemesanan kopi arsip dan menyimpan data arsip yang penting dengan menggunakan data bookmark dari riwayat pencarian yang telah disimpan pada server JIKN.
Gambar 10 : Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional ( JIKN ). Sumber : ANRI, 2011
Didalam Tampilan Pengguna Terdaftar Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) terdapat informasi yaitu alamat e-mail, no KTP, nama lengkap, jenis kelamin, pekerjaan, tempat lahir, tanggal lahir, alamat, kota, provinsi, negara, password, dan repassword.
3.4.4 Pelabelan Arsip
yaitu No arsip, referensi, dan tahun. Di mana pelabelan ini di susun berdasarkan tahun dan jenis arsip tersebut didaftarkan.
3.4.5 Penyimpanan
[image:40.595.94.571.248.638.2]Arsip yang telah di kesing dan dibuat label bungkus, arsip ini di simpan ke kotak ( box ) dan ditandai dengan label kotak.
Gambar 12 : Kotak Penyimpanan Arsip Statis
Kotak penyimpanan arsip statis terbuat dari kardus yang dibentuk menjadi segi empat pada bagian bawah diberi lubang sebagai ventilasi udara agar sirkulasi udara didalam kotak tersebut baik dan pada bagian atas diberi label kotak arsip statis, berfungsi sebagai cara mempermudah temu balik informasi
3.4.6 Penempatan Arsip
Semua arsip yang telah disimpan di dalam kotak dan ditandai dengan label kotak ditempatkan dalam lemari. Penempatan disusun berdasarkan kode angka untuk memudahkan temu balik arsip statis yang disimpan.
3.4.7 Pemeliharaan
Pada gambar di atas dapat dilihat contoh pada saat kotak penyimpanan arsip setelah di bersihkan disusun secara rapi menurut tahun arsip tersebut didaftarkan.
3.5 Kendala yang di hadapi dalam pengolahan arsip stastis
Dalam hal ini pengolahan arsip statis di kantor perpustakaan dan arsip daerah kota binjai mendapat kendala dalam hal dana dan ruangan. Sulitnya pencairan dana karena untuk kebutuhan lain yang lebih penting sehingga dana untuk pengolahan arsip tersebut sangat sedikit dan faktor ruangan yang kurang memadai juga menjadi kendala dalam pengolahan arsip ini.
3.6 Sistem temu balik Arsip Statis
Sistem temu balik pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai masih menggunakan sistem secara manual. Di mana belum adanya dalam pengelolaan bahan arsip yang menggunakan sistem komputerisasi
3.7 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai
KEPALA KANTOR
SEKSI
DEPOSIT,PELESTARIAN KOLEKSI KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
SEKSI
PENGOLAHAN BAHAN PERPUSTAKAAN, SUB BAGIAN
3.8 PERATURAN WALIKOTA BINJAI
NOMOR 42 TAHUN 2012
TENTANG
RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA BINJAI
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
WALIKOTA BINJAI,
Menimbang : a. Bahwa berdasarkan Pasal 31 ayat (1) Peraturan Daerah Kota Binjai Nomor 16 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kota Binjai, akan di atur lebih lanjut dengan peraturan walikota.
b. bahwa untuk kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi Kantor Perpustakaan Dan Arsip Daerah Kota Binjai, di pandang perlu untuk mengatur lebih lanjut rincian tugas pokok dan fungsi pada setiap jenjang jabatan struktural. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan peraturan Walikota Binjai tentang Rincian Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 9 Drt Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kota-Kota Kecil dalam
SEKSI
Lingkungan Daerah Provinsi Sumatera Utara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 60, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1092.
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tamabahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 3041) Sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890.
3. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tamabahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844.
4. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintahan Pusat dan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 126, Tamabahan Lemabaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438.
Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lemabaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234.
6. Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1986 tentang Perubahan Batas Wilayah Kotamadya Daerah Tingkat II Binjai, Kabupaten Daerah Tingkat II Langkat dan Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1986 Nomor 11, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3322.
7. Peratuaran Pemerintah Nomor 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah , Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4737.
8. Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 89, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4741.
9. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah Sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pegelolaan Keuangan Daerah.
MEMUTUSKAN
Menetapkan: PERATURAN WALIKOTA TENTANG RINCIAN TUGAS
POKOK DAN FUNGSI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP DAERAH KOTA BINJAI.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Walikota ini yang dimaksud dengan:
1. Pemerintahan Daerah adalah penyelenggaraan urusan pemerintahan oleh Pemerintahan Daerah dan DewanPerwakilan Rakyat Daerah menurut azas otonomi dan tugas pembantuan dengan prinsip otonomi seluas-luasnya dalam sistem dan prinsip Negara Kesatuan Repubtik Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.
2. Pernerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Binjai. 3. Daerah adalatr Kota Binjai.
4. Walikota adalah Walikota Binjai.
5. Wakil Walikota adalah Wakil Walikota Binjai.
6. Dewan Perwakilan Ratryat Daerah adatah Dewan perwakilan Rakyat Daerah Kota Binjai.
7. Sekretaris Daerah adalah sekretaris Daerah Kota Brnjai. 8. Asisten adalah.A.sisten Sekretaris Daerah Kota Binjai.
10.Lembaga Teknis Daerah adalah unsur penunjang pemerintah Kota Binjai dalam rangka mendulmng penyelenggaraan tugas-tugaspemerintah daerah, yang terdiri dari Badan dan Kantor.
11.Kepala Kantor adalah Kepala Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai.
12.Otonotni Daerah adalah hak, wewenang, dan kewajiban daerah otonom untuk mengatur dan mengurLls sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
13.Daerah otonom, selanjutnya d.isebut d.aerah, adalah kesatuan masyarakat hukum yang mempunyai batas-batas wilayah yang berwenang mengatur dan mengurLls urusarr Pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat menumt prakarsa sendiri berdasarkan aspirasi masyarakat dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia.
14.Desentralisasi adalah penyerahan wewenang pemerintahan oleh pemerintah kepada daerah otonom untrrk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia
15.Dekonsentrasi adalah pelimpahan wewenang pemerintahan oleh Pemerintah kepada Gubernur sebagai wakil pemerintah dan/atau Instansi Vertikal di wilayah tertentu.
16.Tugas pembantuan adalah penugasan dari Pemerintah kepada daerah dan/ atau desa dari Pemerintah Provinsi kepada Kabupaten Kota dan/ atau desa serta Pemerintah Kab/Kota kepada desa Kepada desa untuk melaksarrskan tugas tertentu.
17.Eselon adalah tingkatan jabatan struktural.
18.Jabatan Stuktural adalah jabatan manajerial atau jabatan yang memimpin unit kerja.
BAB II
ORGANISASI
Pasal 2
Organisasi Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah terdiri darj: 1. Kantor;
2. Sub Bagian Tata Usaha;
3. Seksi Pengolahan Bahan Perpustakaan, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK);
4. Seksi Deposit, Pelestarian Koleksi Perpustakaan dan Layanan Pembaca; 5. Seksi Kearsipan;
6. Kelompok Jabatan Fungsional.
BAB III
RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Bagian Kesatu
Kantor
(1) Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah merupakan unsur pendukung tugas Walikota, yang dipimpin oleh seorang Kepala Kantor, berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Watikota melalui Sekretaris Daerah. (2) Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai tugas pokok
rnerumuskan konsep sasaran, mengkoordinasikan, menyelenggarakan, membina, mengarahkan, mengevaluasi serta melaporkan pelaksanaan urusan pemerintahan daerah di bidang urusan pengelolaan perpustakaan, arsip dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(3) Dalam menyelenggarakan tugas pokok dimaksud pada ayat (21, Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah mempunyai fungsi :
b. menetapkan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan perpustakaan skala kota sesuai kebijakan nasional
c. menetapkan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM perpustakaan skala kota berdasarkan kebijakan nasional;
d. rnenetapkan peratrrran dan kebijakan pengembangan organisasi perpustakaan skala kota berdasarkan kebijakan nasional;
e. menetapkan peraturan kebdakan di bidang sarara dan prasarana perpustakaan skala kota berdasarkan kebijakan Nasional;
f. mengelola perpustakaan sesuai standar;
g. mengembangkan sumber daya manusia (SDM); h. mengembangkan sararla dan prasarana sesuai standar; i. melakukan kerjasama dan jaringan perpustakaan; j. melakukan pengemba.ngan.minat baca;
k. menetapkan kebijakan pelestarian koleksi daerah kota berdasarkan kebijakan nasional;
l. menetapkan peraturan dan kebijakan pengembangan jabatan fungsional pustakawan di skala kota sesuai kebijakan nasional;
m. menilai dan menetapkan angka kredit pustakawan pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda;
n. menyelenggarakan diklat teknis dan fungsional perpustakaan;
o. melaksanalcan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Bagian Kedua
Sub Bagian Tata Usaha
Pasal 4
(2) Kepala Sub Bagran Tata Usaha mempunyai tugas pokokmelaksanakan sebagian tugas Kepala Kantor lingkup ketatausahaan.
(3) Dalam melaksanakan hrgas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (21, Kepala Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi:
a. menyusun program meliputi mempersiapkan, menghimpun, mengolah dan menganalisa data sebagai bahan acuan dalam menyusun Prograrn kerja;
b. menyelenggarakan ketatausahaan meliputi : melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian, melaksanakan urusan rumah tarrgga, kerjasarna perpustakaan dan promosi perpustakaan;
c. menyelenggarakan urusan keuangan dan perlengkapan meliputi: penyusunan rencana anggaran, pernbukuan, pertanggungiawaban, mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta membuat laporan keuangan kantor;
d. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan bidang tugasnya
Bagian Ketiga
Seksi Pengolahan Bahaa Perpustakaan,
Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK)
Pasal 5
(1) Seksi Pengolahan Bahan Perpustakaan, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
(3) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Kepala Seksi Pengolahan Bahan Perpustakaan, Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mempunyai fungsi :
a. melaksanakan katalogisasi, klasifikasi dan pasca katalogisasi bahan pustaka;
b. melaksanakan verifikasi bahan,pustaka; c. memasukkan data ke pangkalan data;
d. menyusun, melaksanakan dan mengembangkan tajuk nama pengarang, badan korporasi dan subjek;
e. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pelaksanaan produksi bahan pustaka;
f. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan di skala kota berdasarkan kebijakan nasional;
g. menyiapkan bahan penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah di skala kota berdasarkan kebijakan Nasional;
h. melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan bidang tugasnya.
Bagian Keempat
Seksi Deposit, Pelestarian Koleksi, Perpustakaan
dan Layanan Pembaca
Pasal6
(1) Seksi Deposit, Pelestarian Koleksi Perpustakaan dan Layanan Pembaca dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
(2) Kepala Seksi Deposit, Pelestarian Koleksi Perpustakaan dan Layanan Pembaca mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah di bidang deposit, pelestarian koleksi dan layanan pembaca.
a. menyiapkan bahan perumusan kebijakan pelaksanaan pelayanan dan referensi;
b. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan perpustakaan skala kota sesuai kebijakan Nasional;
c. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM perpustakaan skala kota sesuai kebijakan Nasional;
d. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi perpustakaan skala kota sesuai kebijakan Nasional;
e. rnenyiapkan bahan penetapan dan peraturan kebijakan di bidang sarana dan prasarana perpustakaan skala kota sesuai kebiljakan Nasional;
f. menyiapkan bahan pengelolaan perpustakaan sesuai standart; g. menyiapkan bahan pengembangan minat baca;
h. menyiapke.n bahan perumusan kebijakan kearsipan dan dokumentasi; i. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan
kearsipan dinamis di skala Kota sesuai dengan kebijakan nasional; j. .menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan
kearsipan statis di skala kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
k. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di skala kota sesuai kebijakan Nasional;
l. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di skala kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
m. menyiapkan bahan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di lingkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
n. melaksanakan tugas-hrgas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor sesuai dengan bidang tugasnya
Baglan Kelima
Seksi Kearsipan
(1) Seksi Kearsipan dipimpin oleh seorang Kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor.
(2) Kepala seksi Kearsipan mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Kepala Kantor perpustakaan dan Arsip Daerah di bidang penyelenggaraan kearsipan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip in aktif dan pengelolaan arsip statis
(3) Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (2), kepala Seksi Kearsipan mempunyai fungsi :
a. melakukan pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kota, badan usaha milik daerah kota, kecamatan, desa dan kelurahan;
b. melakukan pengawasan/supervise terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat kecamatan, desa dan kelurahan;
c. menetapkan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
d. menetapkan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan di ringkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
e. menetapkan peraturan dan kebijakan penggunaan saranadan prasarana kearsipan di lingkungan kota sesuai dengan kebijakari Nasional;
f. menetapkan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
g. menetapkan peratur:an dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di lingkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
h. menetapkan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di lingkungan kota sesuai dengan kebijakan Nasional;
i. mengelola arsip statis perangkat daerah kota, badan usaha milik daerah kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kota.
BAB IV
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
(1) Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Binjai dapat ditetapkan jabatan fungsional berdasarkan keahlian dan spesialisasi yang dibuhrhkan sesuai dengan prosedur ketentuan yang berlaku.
(2) Kelompok labatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Pemerintah Daerah sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.
(3) Kelompok jabatan fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang diatur dan ditetapkan berdasarkan peraturan perundang-undangan.
(4) Kelompok jabatan fungsional dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior yang ditunjuk
(5) Jumlah tenaga fungsional ditentukan berdasarkan kebutuhan dan beban kerja;
(6) Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan.
(7) Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
BAB V
TATA KER.IA
Pasal 9
1) Dalam melaksanakan tugas setiap pimpinan unit organisasi dan kelompok tenaga fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi dan sinkronisasi baik dalam linglmngan masing-masing maupun antar satuan organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah serta dengan instansi lain sesuai dengan tugas masing-masing.
2) Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengawasi bawahannya masing-masing dan bila terjadi penyimpangan agar mengambil langkah yang diperlukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 3) Setiap pimpinan organisasi bertanggung jawab memimpin dan
4) setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing-masing serta menyiapkan laporan berkala tepat pada waktunya.
5) Setiap laporan yang diterima oleh pimpinan satuan organisasi dari bawahannya wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan untuk penyusunan laporan hasil lebih lanjut dan untuk memberikan petunjuk kepada bawahannya.
6) Dalam penyanpaian laporan kepada atasan, tembusan laporan wajib disampaikan kepada satuan organisasi lain yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.
7) Dalam melaksanakan tugas, setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab masing-masing dalam rangka pemberian bimbingan kepada bawahan, diharapkan mengadakan rapat-rapat berkala.
8) Dalam memperlancar pelaksanaan tugas masing-masing pimpinan organisasi dan/atau pimpinan satuan organisasi wajib melaksanakan pembinaan, pengawasan melekat, pengendalian serta melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas pejabat struktural
