BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Kearsipan
Kearsipan memiliki peranan sebagai sumber ingatan, pusat informasi serta sebagi alat pengawasan yang diperlukan dalam setiap organisasi atau instansi pemerintahan dalam rangka melaksanakan kegiatan yang akan berlangsung. Kearsipan menyangkut kegiatan yang berhubungan dengan surat-surat dan dokumen penting lainnya.
Menurut Webster yang dikutip oleh Ketelaar (2001), “Kearsipan
merupakan kegiatan untuk mengumpulkan catatan atau dokumen, seringkali dipahami sebagai aktivitas yang dilakukan setelah penciptaan sebuah dokumen”.
Menurut Basir Barthos (2007: 2), menyatakan bahwa kearsipan adalah:
Suatu bandan yang melakukan kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat atau warkat yang mempunyai arti penting dengan menerapkan kebijakan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
2.1.1 Pengertian Arsip
Arsip adalah sebuah tempat untuk menemukan informasi, seperti halnya diperpustakaan dimana orang-orang mencari informasi dari buku dan melakukan penelitian, mereka yang melakukan penelitian melalui arsip mengumpulkan secara langsung fakta dan bukti dari surat, laporan, catatan, foto-foto, audio, vidio rekaman, dan dari segala sumber (Potter:2003).
Kemudian menurut Barthos (2007: 2) “Arsip dapat diartikan sebagai
suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat yang memiliki arti penting baik menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan dengan menetapkan suatu kebijakan dan sistem yang dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan juga dinyatakan:
“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”
dalam berbagai bentuk dan corak yang berkembang cepat sejalan dengan perkembangan teknologi informasi.
Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa arsip adalah sekumpulan tulisan, dokumen yang disimpan sebagai sumber informasi untuk dijadikan sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan pada suatu organisasi atau instansi.
2.1.2 Fungsi Arsip dan Tujuan Arsip
Menurut UU No.43 tahun 2009, fungsi arsip dibedakan atas dua: 1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sedangkan Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
2. Arsip Statis
Selanjutnya menurut Barthos (2007) berdasarakan fungsinya arsip dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Arsip dinamis adalah yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Tujuan kearsipan telah dijelaskan pada pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.
Dari beberapa penjelasan mengenai tujuan dan fungsi arsip , dapat dinyatakan bahwa arsip sangat memegang perananan penting bagi organisasi, maupun instansi pemerintahan.
2.1.3 Peranan Arsip
Menurut Riza dan Syahyuman (2013) “Kearsipan memiliki peranan
sebagai pusat ingatan, sumber informasi serta sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan di kantor-kantor lembaga negara, swasta, maupun perguruan tinggi”.
Dapat dikatakan arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan suatu organisasi ataupun instansi.
2.1.4 Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip berbeda-beda juga.
Menurut Widjaja (1986) “penggolongan arsip berdasarkan fungsi
arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis”.
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
a. Arsip aktif yaitu arsip yang masih digunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.
c. Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
2.2 Arsip Statis
Dalam daur hidup arsip, arsip berfungsi sebagai records dan akan beralih menjadi archives (arsip yang menurut penilaian teknik dan hukum yang berlaku harus disimpan dan dikelola oleh Lembaga Kearsipan karena memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional). Lembaga Kearsipan memiliki kewajiban melestarikan arsip statis sebagai bahan pertanggungjawaban nasional atau warisan budaya bangsa dalam rangka pembentukan jati diri bangsa.
2.2.1 Pengertian Arsip Statis
Dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dinyatakan, arsip statis adalah “arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah diferifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau lembaga kearsipan”.
Selanjutnya menurut Mirnani yang dikutip oleh Riza dan syahyuman (2013), “arsip statis merupakan arsip yang tidak lagi digunakan bagi
kepentingan organisasi dan memiliki nilai berkelanjutan. Arsip statis tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara”.
Berdasarkan pengertian arsip statis yang telah dikemukakan di atas dapat dinyatakan bahwa arsip statis merupakan jenis arsip yang yang secara tidak langsung dipergunakan dalam berbagai kegiatan seperti perencanaan, dan penyelenggaraaan administrasi organisasi ataupun institusi pemerintahan.
2.2.2 Tujuan Arsip Statis
kebangsaan serta menyediakannya untuk kegiatan yang ada di pemerintahan.
Dapat dinyatakan Tujuan dari arsip statis adalah agar arsip yang dirawat dan dipelihara dapat ditemukan kembali serta memberikan mafaat kepada organisasi, instansi, maupun peneliti yang membutuhkannya.
2.2.3 Fungsi Arsip Statis
Arsip statis secara umum disimpan, dilestarikan, diolah dan didayagunakan untuk memenuhi fungsi kultural dalam kehidupan kebangsaan tanpa melepaskan arsip dari ikatan provenance dan original order-nya.
Menurut Riza dan Syahyuman (2013), Arsip statis memiliki fungsi sebagai berikut:
1) Sebagai memori perusahaan atau perorangan 2) Untuk pembuktian
3) Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4) Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah 5) Untuk keselamatan manusia
6) Untuk kepentingan masyarakat
7) Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan 8) Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
10) Untuk menelusur silsilah
11) Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau perorangan 12) Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan kepribadian
nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun hak lainnya.
Dari penjelasan diatas dapat kita ketahui bahwa salah satu fungsi arsip dirancang untuk memenuhi kebutuhan kesejarahan, layanan penelitian, serta layanan publik.
2.2.4 Lingkup Pengaturan Arsip Statis
Arsip statis juga disebut permanen record atau arsip abadi. Arsip yang secara tidak langsung dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara dan memuat warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama lamanya. Arsip statis tidak lagi berada di organisasi penghasil arsip, tetapi telah berada di Arsip Nasional Republik Indonesia. Dengan kata lain, arsip statis sudah tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia Pusat (Arsip Nasional Pusat) dan Arsip Nasional Republik Indonesia Daerah (Arsip Nasional Daerah). Menurut kepentingannya, arsip dibedakan menjadi empat golongan, yaitu: arsip vital, arsip penting, arsip biasa dan arsip tidak penting.
itu arsip-arsip tersebut harus tetap ada dalam bentuk aslinya dan tidak dapat diganti dengan yang lain seandainya arsip aslinya telah hilang. Menurut Wursanto yang dikutip oleh Fadli (2011) , contoh waktu penyimpanan untuk masing-masing golongan arsip adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Contoh waktu penyimpanan setiap golongan arsip Sumber: (Fadli, 2011)
Wursanto (1991) juga memberikan gambar arsip-arsip yang dapat digolongkan dalam arsip vital
1. Dalam Bidang Politik dan Pemerintahan a. Teks sumpah pemuda
b. Teks proklamasi
c. Surat perintah Sebelas Maret
d. Teks pidato kenegaraan presiden setiap tanggal 16 Agustus menjelang peringatan Hari Kemerdekaan R.I
e. Teks pidato presiden dalam mengantar nota keuangan di depan rapat Dewan Perwakilan Rakyat R.I
2. Dalam Kegiatan Organisasi
a. Surat-surat piagam, surat hak, hipotik b. Stock kapital
c. Buku besar umum d. Kutipan surat pajak
e. Pola perencanaan (tata kota) f. Laporan perhitungan
g. Wesel yang dibayar, chek, kuitansi untuk pembayaran h. Neraca
i. Hak cipta, merek dagang, paten j. Kontrak
k. Laporan kerja tahunan l. Akta, hak pakai
m. Peraturan-peraturan, undang-undang, notulen n. Sejarah berdirinya organisasi/perusahaan o. Akta pendirian organisasi/perusahaan p. Peta: tanah, daerah penelititan
q. Bukti-bukti pemilikan tanah, gedung/bangunan
r. Kontrak-kontrak/perjanjian tentang bangunan dan barang-barang tidak bergerak lainnya
Dari masing-masing organisasi tentu memiliki kebijakan sendiri untuk menentukan golongan suatu arsip, apakah suatu arsip termasuk penting atau tidak, hal ini didasarkan pada perbedaan tujuan dan yang akan dicapai oleh tiap-tiap organisasi, namun sampai saat ini belum ada ketentuan atau pedoman yang pasti.
Sedangkan menurut Terry yang dikutip oleh Wursanto (1991) mengemukakan bahwa “arsip biasa cukup disimpan selama 4-5 tahun”.
Masalah penetapan jangka waktu penyimpanan arsip sebenarnya merupakan salah satu kegitan dalam bidang penyusutan arsip.
Suatu penelitian di Australia dan Amerika Serikat yang diadakan oleh masyarakat Arsiparis, diperkirakan bahwa arsip statis yang layak dipeliahara dan di lestarikan tidak kurang dari 10 %. Betty Ricks menggambarkan komposisi volume suatu arsip organisasi sebagai berikut :
1. 10% arsip yang akan dilestarikan (statis) 2. 25% arsip dalam kategori aktif
3. 30% arsip memasuki masa inaktif
4. 35% arsip yang musnah (Ricks, 1992: 101-102)
2.3 Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan suatu proses kegiatan dimana sebuah organisasi mengelola semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam berbagai format dan jenis media yang digunakan, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan sampai dengan penyusutan.
Sugiarto yang dikutip oleh Lungvy dan Pramusinto (2014), menyatakan bahwa ruang lingkup Manajemen kearsipan meliputi aspek POAC yang merupakan singkatan dari Planning, Organizing, Actuating, Controling. Planning (perencanaan) merupakan aspek perencanaan dibidang arsip meliputi masalah perencanaan arsip apa yang benar-benar perlu diciptakan, bagaimana memberi pelayanan arsip tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, mengapa arsip perlu dimusnahkan dan juga dilestarikan.
Langkah-langkah dalam pengelolaan arsip meliputi:
1) Pegawai/petugas yang cakap sesuai dengan bidang yang dihadapi, 2) Keuangan yang mendukung untuk keberhasilan rencana
pengurusan arsip
3) Peralatan yang memadai,
4) Sistem atau metode penyimpanan, dan 5) Pemilihan sistem penataan berkas.
pengawasan yang cermat serta terarah. Lingkup manajemen kearsipan yang terakhir adalah controlling, yang meliputi pengawasan dari semua komponen dari manajemen kearsipan.
Dari beberapa pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pengelolaan arsip merupakan suatu pendekatan terhadap sistem penciptaan sampai kepada sistem pemusnahan arsip dalam suatu organisasi atau instansi yang dilakukan secara permanen dan dapat dijadikan sumber informasi.
2.3.1 Evaluasi Pengelolaan Arsip
Dalam bahasa inggris evaluation (evaluasi) berarti penilaian atau penaksiran. Evaluasi dinyatakan sebagai kegiatan yang terencana untuk mengetahui keadaan sesuatu objek dengan menggunakan instrumen dan hasilnya dibandingkan dengan tolak ukur untuk memperoleh kesimpulan.
Evaluasi adalah proses untuk menentukan nilai terhadap sebuah objek tertentu berdasarkan suatu kriteria tertentu pula (Sudjana, 1990).
Menurut Hamalik (2010) kriteria evaluasi yang dapat dipertanggungjawabkan:
1. Efektifitas: yang mengidentifikasi apakah pencapaian tujuan yang diinginkan telah optimal.
3. Responsivitas : yang menyangkut mengkaji apakah hasil kebijakan memuaskan kebutuhan/keinginan, preferensi, atau nilai kelompok tertentu terhadap pemanfaatan suatu sumber daya.
Dari penjelasan di atas, dapat dinyatakan bahwa evaluasi pengelolaan arsip adalah proses untuk memberikan nilai kepada pengelolaan semua aspek arsip, mulai dari penciptaan, penggunaan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip berdasarkan kriteria manajemen arsip.
2.3.2 Pengelolaan Arsip Statis
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan dinyatakan, pengelolaan arsip statis adalah “proses pengendalian
arsip statis secara efesien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional”.
Menurut Ismiatun (2001) manajemen arsip statis merupakan suatu kegiatan penanganan arsip statis dari sebelum arsip dipindahkan ke lembaga arsip hingga disajiakan kepada pengguna arsip. Sedangkan tujuannya adalah agar arsip yang dirawat dapat ditemukan kembali dan memberikan manfaat kepada masyarakat, pemerintah, instansi, peneliti dan pengguna arsip. secara umum mencakup kegiatan:
1. Akuisisi dan Penilaian arsip (Acquisition and Records Appraisal) merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan
Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993: 137).
2. Pengolahan Arsip disebut juga inventarisasi arsip statis. Hasil dari pengolahan tersebut adalah terciptanya akses terhadap arsip dengan wujud finding aids (sarana temu balik arsip). Dalam membuat inventaris di pakai dua prinsip yang menjadi pedoman: a) Prinsip asal-usul , menurut prinsip ini arsip dikelola berdasarkan asal-usul lembaga pencipta arsip yang memiliki otoritas tertinggi.
b) Prinsip aturan asli, menurut prinsip ini arsip harus diatur sesuai dengan aturan yang dipergunakan pada masa dinamisnya. Penataan harus sama dengan pada saat arsip-arsip tersebut pada lembaga pencipta.
3. Deskripsi Arsip adalah penyusunan suatu gambaran yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsi secara lengkap beserta segenap komponennya (International Council on Archives, 2000). Deskripsi pada kartu fitches minimal memuat unsur-unsur sebagai berikut:
a) Bentuk redaksi (surat laporan, notulen, dan sebagainya) b) Isi berkas (memuat informasi apa, dari siapa, kapan, di
c) Tingkat perkembangan (konsep, tembusan, asli, turunan, dan sebagainya)
d) Tanggal surat dibuat
e) Bentuk luar (lembar, berkas, sampul, yang menunjukkan volume arsip)
f) Kondisi arsip dan nomor berkas dan nomor identitas pembuat
Selanjutnya dalam keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang pengelolaan arsip statis juga dinyatakan, Pengelolaan arsip statis adalah “suatu rangkaian kegiatan pengumpulan, penyimpanan,
perawatan, penyelamatan, penggunaan, dan pembinaan atas pelaksanaan serah terima arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan”.
1. Pengumpulan
Pengumpulan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan :
1. Meminta Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik pusat maupun daerah, badan-badan swasta dan/atau perorangan untuk melengkapi arsip statis;
2. Menerima arsip statis dengan dilakukan upaya perawatan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan. Hasil penilaian yang menunjukkan arsip statis tidak mempunyai nilai informasi bagi bukti pertanggungjawaban nasional, Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota mengembalikan arsip kepada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan baik Pusat maupun Daerah yang menyerahkan arsip statis dan dapat memberi rekomendasi untuk dimusnahkan.
b) Penataan terhadap arsip statis yang diterima, dilakukan penataan dengan mengelompokkan arsip statis berdasarkan informasi yang dikandungnya dan bentuk atau media arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan dengan tata cara dan teknik tertentu untuk mempermudah penyimpanan, perawatan, penyelamatan, dan penggunaan arsip statis.
2. Penyimpanan
Penyimpanan arsip statis dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis. Penyimpanan arsip statis dilaksanakan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis yang diatur oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.
3. Perawatan
Perawatan arsip statis dilaksanakan melalui kegiatan pencegahan dan restorasi terhadap terjadinya kerusakan. Perawatan arsip statis melalui kegiatan ditujukan terhadap kondisi fisik dan informasi yang dikandung dalam arsip statis. Perawatan arsip statis melalui kegiatan restorasi ditujukan terhadap kondisi fisik arsip statis yang mengalami kerusakan. Kegiatan pencegahan dilakukan dengan :
1. Menyeleksi dan membersihkan kondisi fisik arsip statis
2. Mendokumentasikan informasi yang dikandung dalam arsip statis 3. Mensterilkan dari perusak arsip
4. Merestorasi arsip statis, yang kondisi fisiknya mengalami kerusakan, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai kegiatan restorasi arsip statis
5. Menyimpan arsip statis, yang pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai penyimpanan arsip statis
6. Mengontrol tempat penyimpanan dan kondisi fisik arsip statis secara berkala
Sedangkan kegiatan restorasi dilakukan dengan :
1. Mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi pada arsip statis; 2. Menentukan metode dan rangka ian tindakan perbaikan kondisi fisik
arsip statis yang mengalami kerusakan;
3. Melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik arsip statis sesuai dengan metode dan rangka tindakan perbaikan.
Pelaksanaan kegiatan restorasi dilakukan dengan memperhatikan keutuhan informasi yang dikandung dalam arsip statis.
4. Penyelamatan
Penyelamatan arsip statis dilaksanakan terhadap kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik serta informasi yang dikandung dalam arsip statis. Untuk kepentingan penyelamatan arsip statis, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalih bentukan arsip statis ke dalam bentuk media yang lain.
Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota memberitahukan secara tertulis kepada Lembaga-lembaga negara, Badan-badan Pemerintahan, baik Pusat maupun Daerah, badan-badan swasta, dan/atau perorangan pencipta atau penerima arsip yang arsip statisnya dibuat duplikat dan/atau dialihbentukan ke dalam media lain.
5. Penggunaan
pendidikan, pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi.
Penggunaan arsip statis dilaksanakan dengan tetap memperhatikan keselamatan dan keutuhan arsip statis serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Penggunaan arsip statis dapat dilakukan di dalam dan/atau di luar lingkungan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dapat menghentikan kegiatan penggunaan arsip statis apabila dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan penggunaan arsip statis. Arsip statis yang sifatnya rahasia untuk diketahui umum, hanya dapat digunakan setelah mendapat izin tertulis dari Pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota.
Dalam rangka pemberian pelayanan penggunaan arsip statis, dibentuk Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang diatur dalam Keputusan Presiden.
6. Pembinaan Atas Pelaksanaan Serah Arsip Statis
Dalam melaksanakan pembinaan, Lembaga Kearsipan Propinsi dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota berpedoman kepada tata cara pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dan memperhatikan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis meliputi bidang : a) arsip, baik dalam bentuk naskahnya maupun bentuk lainnya; b) sumber daya manusia kearsipan;
c) sarana dan prasarana kearsipan.
Pembinaan atas pelaksanaan serah arsip statis dilaksanakan melalui : a) bimbinngan;
b) konsultasi; c) penyuluhan;
d) supervisi dan pemantauan; e) pendidikan dan pelatihan
Dari berbagai penjelasan diatas, dapat dinyatakan pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efektif, efesien, serta sistematis yang meliputi akuisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik.
2.3.3 Daur Hidup Arsip Statis
bekerja sama untuk membentuk suatu program manajemen kearsipan yang efektif dan efisien (Sedarmayanti)
Menurut Ricks (1992) daur hidup arsip meliputi:
“creation and receipt (correspondence, forms, reports, drawings, copies, microform, computer input/output), distribution (internal dan external), use (decision making, documentation, response, reference, legal requirements), maintenance (file, retrieve, transfer), disposition (inactive storage, archive, discard, destroy)”
Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen.
Gambar 2.1 Daur Hidup Arsip Statis
Sumber : Tim Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM Yogyakarta
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa kegiatan pengelolaan arsip statis dimulai dari kegiatan akuisisi, deskripsi, pemeliharaan, perawatan, penggunaan, dan temu kembali. Dari kegiatan daur hidup arsip statis tersebut, maka dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.3.3.1 Akuisisi (Acquisition)
Akuisisi merupakan sebuah kegiatan dalam pengembangan jumlah koleksi arsip yang telah dilakukan sebuah lembaga arsip. Secara umum, akuisisi dapat dilakukan melalui donasi (sumbangan), transfer (pemindahan), atau pembelian (purchases) (Reed, 1993). Ketiga cara ini masing-masing berada pada isi dan hubungan kerja yang berbeda. Pelaksanaanya dapat berupa dari instansi/lembaga/perorangan, begitu juga penarikan arsipnya.
Dalam Undang-Undang kearsipan Nomor 7 Tahun 1971 telah menegaskan bahwa instansi pemerintah wajib menyerahkan arsipnya yang sudah tidak bernilai guna primer kepada Arsip Nasional.
Dalam proses akuisisi hal yang perlu diperhatiakan adalah Penilaian arsip (record appraisal) yang merupakan suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam nilai guna setiap sejarah arsip.
penyusutan arsip yang didasarkan pada fungsi administratif, hukum, dan keuangan, nilai evidensial dan informasional atau penelitian, penataannya, dan kaitan arsip dengan arsip lainnya” (Brichford, 1977). Agar penilaian arsip dapat dilakukan secara optimal, maka dalam melakukan penilaian harus memperhatikan beberapa hal, antara lain :
1. Kepentingan lembaga pencipta (creating agency)
2. Ketentuan hukum yang spesifik dan mengikat sesuai dengan materinya.
3. Peraturan perundang-undangan kearsipan 4. Kepentingan masyarakat
5. Pertanggungjawaban nasional.
Dari keterangan di atas maka dapat dinyatakan bahwa akuisisi dan penilain arsip merupakan kegiatan dalam menyeleksi arsip yang memiliki referensi dan untuk penelitian yang memiliki nilai guna yang tinggi.
2.3.3.2 Deskripsi (Description)
Menurut Rusidi (2010: 3), Deskripsi arsip merupakan “kegiatan
penyusunan kelompok arsip yang akurat dari suatu unit arsip yang dideskripsikan secara lengkap beserta komponennya pada suatu kartu deskripsi”.
dan penggunaan khasanah arsip sesuatu instansi/organisasi agar dapat digunakan untuk layanan publik”
Pendeskripsian arsip merupakan suatu proses pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri dan informasi yang terdapat didalamnya dan dapat dilakukan pada perberkas bagi arsip yang lengkap dan tertata baik . Bisa juga dilakukan pada tingkat perlembar bagi arsip lepas dan tidak utuh. Di dalam manajemen kearsipan tahap pendeskripsian arsip sangat diperlukan untuk kegiatan penemuan kembali arsip yangmudah dan efesien.
2.3.3.3 Pemeliharaan (Preventive Conservation)
Tujuan dari pemeliharaan arsip adalah untuk melestarikan kandungan infomasi dari arsip dengan menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal. Langkah ini berguna agar kondisi fisik arsip tetap terjaga secara utuh sehingga dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama. Pentingnya pemeliharaan arsip, karena arsip merupakan suatu informasi yang dapat mempertahankan hak milik seseorang, instansi maupun negara (Riza dan syahyuman, 2013).
format yang stabil (misalnya dimikrofilmkan atau didigitalisasi), menyimpan arsip-arsip dalam tempat-tempat penyimpanan yang terbuat dari bahan yang stabil (misalnya, boks dokumen yang terbuat dari kertas karton bebas asam), memperbaiki dokumen-dokumen untuk melestarikan format asli mereka, membuat program kontrol terhadap hama perusak dan menyiapkan rencana pemulihan bencana yang memasukkan rencana-rencana untuk kesiapan dan respon terhadap terjadinya bencana (Fadli, 2011).
Pemeliharaan secara umum mencakup semua kegiatan untuk memperpanjang usia guna arsip-arsip statis. Hal tersebut dilakukan agar mengurangi deteriorasi fisik dan kimia yang terjadi pada arsip-arsip, serta untuk mencegah hilangnya nilai informasi yang dikandungnya.
2.3.3.4 Perawatan (Currative Conservation)
Sebagian besar penyebab kerusakan dokumen adalah akibat kerusakan lingkungan yang tidak stabil; diantaranya faktor biologis, penanganan dokumen yang ceroboh, bencana alam dan manusia, tinta yang tidak kekal dan asam, dan tekonologi yang dihasilkan dari format hardware dan software sudah usang yang membuat informasi tersebut tidak dapat diakses lagi (Jones & Ritzentholer yang dikutip oleh Ngulube, 2003).
yang terlibat dalam melindungi bahan Perpustakaan dan arsip dari semua kerusakan, ,termasuk juga metode dan teknik yang dirancang oleh staf teknis”.
Sedangkan Tujuan utama dari konservasi adalah “untuk
memperpanjang umur warisan dokumenter dan untuk memastikan aksesibilitas jangka panjang koleksi oleh badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga, organisasi bisnis, dan masyarakat luas” (Fransham, 2007).
Dari penjelasan di atas, tahap preventive conservation merupakan salah satu tahap pengelolaan arsip yang bertujuan untuk melindungi arsip dari kerusakan dan kehancuran yang bisa saja terjadi. 2.3.3.5 Layanan Pengguna (Information Services)
Layanan informasi merupakan kegiatan untuk memberikan pelayanan informasi dan pelayanan dokumen kepada pengguna serta sebagai sarana uji keberhasilan dalam kegiatan manajemen arsip statis. Kegiatan ini juga dijadikan sebagai bagian dari layanan yang bermanfaat dalam berbagai keperluan akan informasi yang dibutuhkan, dan juga dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan penetapan kebijakan dan kegiatan lainnya (Ismiatun, 2001).
Dan akses arsip statis berdasarkan atas sifat keterbukaan dan ketertutupan yang disesuai dengan peraturan perundang-undangan, serta kewenangan kepala lembaga kearsipan.
2.3.3.6 Sumber Publikasi (Sources Publication)
Dalam Kamus Kearsipan, sumber publikasi atau publikasi kearsipan diartikan sebagai suatu tindakan dan prosedur untuk menyusun naskah atau dokumen yang berkaitan dengan kearsipan dalam bentuk apapun dan formatnya untuk dideskripsikan secara umum. Termasuk didalamnya penerbitan sarana penemuan arsip, penerbitan naskah/arsip, penerbitan sejarah lisan, serta tulisan lain yang berkaitan dengan pendayagunaan khasanah arsip.
Biasanya publikasi kearsipan diasosiasikan dengan menggunakan penerbitan buku-buku dan majalah-majalah kearsipan, Dokumen-dokumen kearsipan yang ada dalam situs web, CD-ROM, video tape, rekaman suara, dan format-format dokumen lainnya yang di buat untuk didistribusikan juga termasuk publikasi kearsipan.
2.3.3.7 Temu Kembali
dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa menggunakan tenaga mesin.Sedangkan penemuan kembali dengan alat lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik (komputer).
Penemuan kembali dokumen dalam pusat penyimpanan adalah tidak langsung, karena harus melalui kartu kendali, akan tetapi fungsi kartu kendali tersebut bukanlah semata-mata untuk keperluan penemuan kembali, karena tanpa kartu kendali pun dokumen dalam file cabinet (berdaarkan indeks) sudah cukup memudahkan penemuan kembali dokumen yang diperlukan (Widjaja 1993, 177).
Menurut (Sedarmayanti (2003, 79) “Menyimpan arsip pada
tempat yang teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung kecekatan petugas arsip.”
