MAKALAH MATA KULIAH MANAJEMEN
KEARSIPAN LEMBAGA BISNIS DAN
PERGURUAN TINGGI
“
Arsip Universitas Sebagai Penyedia Informasi untuk
Mendukung Pengembangan Pendidikan dan Ilmu Pengetahuan
”
Disusun oleh:
Nama :Wida Sangganingrum
NIM :13/344646/SV/03161
Prodi :Kearsipan A
D3 KEARSIPAN
SEKOLAH VOKASI
BAB I PENDAHULUAN I.I Latar Belakang
Arsip merupakan catatan tentang kegiatan suatu organisasi atau dengan kata lain arsip merupakan memori yang berisi rincian hal dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi organisasi. Tidak bisa dipungkiri, walaupun peran arsip begitu penting salah satunya sebagai bukti/evidence, masih banyak organisasi mengesampingkan pengelolaannnya dengan alasan bahwa mengelola arsip sama saja membuang-buang uang untuk seonggok kertas. Itulah sebabnya ruangan arsip, peralatan, dan perlengkapan manajemen arsip bisa dibilang seadanya saja. Pengadaan sumber daya manusia di unit kearsipan organisasi bisa dibilang tidak sungguh-sungguh karena mereka merupakan orang yang dalam tanda kutip “tidak mampu” bekerja sesuai harapan organisasi. Antara penciptaan dan pengelolaan arsip ini bagaikan bumi dan langit. Dalam penciptaannya, arsip digunakan sebagai bukti, sehingga harus dibuat berdasarkan fakta. Akan tetapi pengelolaannya masih seadanya, jadi sama saja dengan tidak menghargai isi intelektual arsip itu sendiri. Akibatnya, timbul berbagai kasus kehilangan arsip.
Berdasarkan kasus yang telah terjadi, tentu seluruh organisasi perlu mempertimbangkan manajemen kearsipan yang sesuai standar. Tidak hanya organisasi pemerintah dan swasta tapi juga perguruan tinggi. Perguruan tinggi merupakan tempat belajar dan mengembangkan ilmu pengetahuan. Perguruan tinggi sebagai institusi pendidikan tidak hanya memiliki arsip karya ilmiah tapi juga dokumen administrasi dan akademis seperti dokumen heregistrasi. Peran arsip universitas sangat vital, di samping sebagai pengelola arsip juga sebagai pelayan informasi bagi civitas akademika untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan pendidikan, sehingga Tridharma Perguruan Tinggi, poin satu: pengembangan pendidikan dan pengajaran, dan poin dua: penelitian dalam rangka pengembangan kebudayaan khususnya ilmu pengetahuan dan teknologi, dapat terlaksana.
menyimpannya dengan baik agar dapat menjadi bahan pendukung atas pengembangan inovasi-inovasi di masa mendatang.
I.II Tujuan
Tujuan penulisan makalah ini ialah membahas peran penting arsip universitas sebagai pusat informasi dan pendukung terlaksananya Tridharma poin pertama: pengembangan pendidikan dan pengajaran dan poin kedua: penelitian dalam rangka pengembangan kebudayaan khususnya ilmu pengetahuan teknologi, pendidikan dan seni.
BAB II PEMBAHASAN
Penelitian adalah suatu usaha untuk mengembangkan dan menguji kebenaran suatu pengetahuan. Penelitian dilakukan melalui pengumpulan informasi dan pengujian dengan metode ilmiah. Informasi yang didapat dari penelitian kemudian ditulis sebagai skripsi, tesis atau disertasi dan diterbitkan melalui majalah, ditulis dan disajikan dalam seminar, simposium dan diskusi lainnya. Setelah melalui proses pengolahan data, hasil penelitian akan diterbitkan secara resmi. Hasil penelitian yang belum dipublikasi dapat dilihat di Arsip universitas. Sedangkan yang sudah dipublikasi secara luas dapat diakses di perpustakaan. Terciptanya berbagai karya ilmiah merupakan pertanda bahwa peningkatan ilmu pengetahuan telah terjadi.
Dalam rangka mewujudkan dua poin Tridharma Perguruan Tinggi: (a) pengembangan pendidikan dan pengajaran dan (b) penelitian dalam rangka pengembangan kebudayaan khususnya ilmu pengetahuan teknologi, pendidikan dan seni, arsip perguruan tinggi sebagai hilir arus informasi berkewajiban membantu terlaksananya program tersebut melalui berbagai kegiatan, seperti pelayanan informasi arsip.
saja dalam penyelenggaraan pelatihan, arsip universitas dibantu oleh lembaga kearsipan provinsi atau Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai institusi kearsipan tertinggi.
Akan tetapi dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan informasi, arsip universitas wajib menganut aturan yang telah ditetapkan oleh kepala ANRI dalam rangka menjaga kerahasiaan isi asip (isi intelektual) maupun fisik arsip tanpa mengesampingkan pelayanan arsip secara prima.
A. Layanan Arsip Universitas
Arsip universitas selain berfungsi menyelamatkan arsip sebagai sumber informasi dan memori kolektif universitas, melaksanakan pengelolaan arsip statis (archives management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan records center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan, juga melaksanakan dan mengoptimalkan layanan educational and research services.
Arsip Universitas menyimpan jenis arsip statis. Akses arsip jenis ini pada dasarnya bersifat terbuka untuk publik kecuali untuk arsip-arsip yang dinyatakan tertutup oleh penciptanya (semi terbuka). Pengguna/masyarakat secara umum memiliki hak untuk mengetahui segala informasi melalui berbagai media seperti media cetak dan online. Tidak terkecuali informasi pada arsip. Akan tetapi prinsip arsip berbeda dengan media yang disebutkan di atas. Pada bahan pustaka (buku, majalah, jurnal) informasi dapat diakses secara bebas karena informasinya untuk publik/memang disebarluaskan. Sedangkan arsip, informasi yang terkandung bersifat pribadi dan menyangkut riwayat hidup penciptanya. Oleh karena itu walaupun arsip adalah sumber informasi yang akuntabel dan aseli, namun sifat privasi/rahasia tidak dapat dihilangkan begitu saja tanpa dan izin dari pencipta arsipnya.
Akses arsip perlu pertimbangan penciptanya. Pertimbangan Menurut Pasal 102 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 (ayat 3) ialah:
a. prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip statis; dan
Namun untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan, kepentingan penyelidikan dan penyidikan, arsip yang aksesnya tertutup dapat diakses dengan kewenangan kepala lembaga kearsipan yang ketentuannya diatur dengan peraturan kepala ANRI (Pasal 66 UU 43’2009 ayat 4)
Sedangkan, untuk arsip statis temporary closed terkait dengan (1) permintaan penyerah arsip (perorangan atau lembaga): dalam jangka waktu tertentu arsip baru dapat dibuka untuk umum. (2) Atas permintaan penyerah arsip (perorangan atau lembaga): ijin akses, dan (3) Koleksi arsip belum ada alat bantu temu balik arsip atau alat bantu temu balik arsip masih dalam tahap revisi.
B. Fasilitas dalam Layanan
Sebagai sebuah institusi, arsip universitas perlu menjunjung prinsip pelayanan prima untuk membantu pelaksanaan educational and research. Jenis-Jenis Layanan yang dapat dikembangkan oleh Arsip Universitas :
1. Jasa Konsultasi Sumber Arsip
Arsip Universitas menyediakan jasa layanan informasi dan konsultasi sumber arsip mengenai masalah tertentu.
2. Konsultasi Kearsipan
Jenis layanan konsultasi kearsipan ini ditujukan untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah kearsipan di fakultas atau satuan kerja universitas. Konsultasi dapat meliputi penataan arsip sejak dari tata persuratan, pengurusan surat, pengelolan arsip aktif, penanganan arsip inaktif, pengelolaan arsip statis, perawatan dan pemeliharaan arsip, hingga penyusutan arsip.
3. Akses Arsip
Pada layanan akses, pengguna boleh membaca isi arsip dalam rangka mencari informasi. Akan tetapi arsip hanya boleh dibaca di Ruang Baca/ Referensi.
4. Peminjaman Arsip
Layanan peminjaman arsip hanya berlaku bagi unsur pimpinan universitas. Peminjam harus mengembalikan arsip tepat waktu dan dalam keadaan yang sama seperti saat meminjamnya
Layanan arsip yang diberikan kepada pengguna untuk menggandakan/ mereproduksi arsip dengan mengganti biaya sesuai dengan ketentuan. Penggandaan biasanya dengan fotocopy.
6. Jasa Penelusuran Arsip
Layanan arsip kepada pengunjung untuk menemukan arsip dengan tema tertentu.
Komponen pendukung layanan arsip yaitu : a) Ruang Tamu/ Layanan
Merupakan ruang pengurusan perijinan/ kelengkapan persyaratan untuk mendapatkan layanan arsip di ruang baca/ referensi
b) Archives Storage atau Depo
Ruangan ini merupakan tempat penyimpanan arsip-arsip statis. Pengunjung tidak dapat memasuki depo tanpa seizin petugas yang berwenang.
c) Ruang Baca/ Referensi
Ruangan ini berfungsi sebagai tempat membaca arsip. Setiap pengunjung berkewajiban menaati tata tertib ruang baca. Disediakan alat bantu temu balik arsip (finding aids), sarana baca dan bahan referensi.
d) Sarana Pendukung
Fasilitas pendukung minimal: Komputer, Printer, Scanner, Mesin fotocopy, Mesin pencetak foto, Tape recorder, Micro reader, Koleksi referensi, dan Locker/ lemari penyimpan tas/ barang milik pengguna.
e) Perangkat Lunak
Sebuah depo arsip wajib memiliki peralatan standar seperti: alat bantu temu balik arsip (finding aids): Daftar Arsip Statis, Naskah Sumber, Senarai Arsip, Daftar Inventaris Arsip, Daftar Pertelaan Arsip, dan Daftar Indeks Arsip. Software/ program dan hardware untuk temu balik arsip melalui media elektronik; Panduan Akses dan Layanan Kearsipan; Tata tertib pelayanan; Formulir-formulir akses, peminjaman, penggandaan arsip; dan buku tamu.
f) Sumber Daya Manusia (SDM)
Petugas tambahan seperti Petugas pemandu wisata arsip dapat dijabat oleh petugas yang sama.
Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan, tentunya petugas yang berwenang harus mengetahui seluk-beluk koleksi arsipnya. Oleh karena itu sebaiknya petugas harus memiliki semangat belajar, semangat membaca, teliti dan memiliki communication skill yang mumpuni, sehingga pengunjung merasa terbantu atas pelayanan dari arsip universitas. Selain itu petugas dituntut untuk cekatan dalam menggunakan finding aids agar dapat menemukan arsip dengan cepat dan tepat
Arsip universitas harus merumuskan konsep atau jenis-jenis layanan kearsipan yang akan disediakan. Konsep layanan tersebut digunakan untuk menyusun ketentuan, tata tertib, dan prosedur dari masing-masing layanan. Disamping itu, ditetapkan pula ketentuan perijinan untuk penggunaan dalam mengakses atau memperoleh layanan tersebut contohnya biaya dan aturan pinjam. Ketentuan tersebut dibuat agar tercipta transparansi serta untuk menghindari pungutan liar.
BAB III KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
https://gerakansadararsip.wordpress.com/2012/07/19/arsip-perguruan-tinggi-sebagai-laboratorium-dan-pusat-kajian-ilmu-kearsipan/
Perbaikan Birokrasi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi dalam Rangka Peningkatan Mutu Layanan Arsip. Muschlihah, A.Md., S.IP. Pdf
Archives Association of British Columbia Sebuah Manual Untuk Arsip Kecil.
VANCOUVER 1988. Revisi 1994 © 1999. Archives Association of British Columbia Pentingnya Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi. P. Anggoro Yudotomo. Pdf Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012