LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (MAGANG)
SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS
DI UNIT ARSIP IPB
Disusun Oleh :
Ir. Anita Handayani
NIP 196009281994032001
UNIT ARSIP
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2016
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Diketahui dan disetujui untuk dapat dipergunakan sebagai bahan kajian dan laporan
Praktek Kerja Lapangan (Magang) di Unit Arsip sebagai syarat melengkapi Diklat
Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli yang diselenggarakan oleh Institut Pertanian
Bogor bekerjasama dengan Pusdiklat Kearsipan ANRI Bogor.
Bogor, 15 September 2016
Kepala Tata Usaha,
Oman Suratman, S.Ag
NIP 196310091985031003
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur dipanjatkan kepada Allah Yang Maha Pengasih dan Penyayang
maka berkat rahmat dan petunjuk-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan
Praktek Kerja Lapangan (Magang) Sistem Otomasi Arsip Statis, dalam rangka
Pendidikan dan Pelatihan Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (Magang) ini disusun untuk memenuhi salah
satu persyaratan Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli tahun 2016
yang diselenggarakan oleh Institut Pertanian Bogor bekerjasama dengan Pusdiklat
ANRI tanggal 11 April – 10 Juni 2016, yang dilanjutkan dengan Praktek Kerja
Lapangan (Magang) di instansi masing-masing pada tanggal 11 Juli – 9 September
2016.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (Magang) ini dapat dijadikan sebagai salah
satu alat penilaian individual terhadap seluruh peserta dalam lingkup kemampuan
penuangan hasil diklat menjadi bentuk tulisan. Dalam lingkup internal Pusdiklat ANRI,
Laporan Praktek Kerja Lapangan (Magang) ini juga dapat menambah khasanah
koleksi Perpustakaan Pusdiklat ANRI.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam Laporan Praktek
Kerja Lapangan (Magang) mengingat keterbatasan waktu dan tenaga serta ilmu
penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun selalu penulis
harapkan untuk lebih menyempurnakan pada penulisan berikutnya.
Semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan (Magang) ini bermanfaat dan
memberikan kontribusi positip bagi pengembangan pengelolaan kearsipan baik secara
umum maupun untuk pribadi penulis sendiri.
Bogor, 15 September 2016
Peserta Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
Penulis,
Ir. Anita Handayani
NIP 196009281994032001
iv
DAFTAR ISI
Hal
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN (MAGANG) ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ...iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GRAFIK ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
DAFTAR FOTO-FOTO...vii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Maksud dan Tujuan ... 15
1.3. Ruang Lingkup... 15
1.4. Pelaksanaan ... 16
1.4.1. Dasar Pelaksanaan ... 16
1.4.2. Waktu Pelaksanaan ... 16
1.4.3. Tempat Pelaksanaan ... 16
BAB II GAMBARAN UMUM UNIT ARSIP IPB ... 17
2.1. Sejarah... 17
2.2. Visi dan Misi... 18
2.3. Struktur Organisasi ... 19
2.4. Job Description ... 20
BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ... 21
3.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan ... 21
3.2. Organisasi Kearsipan ... 24
3.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan ... 27
3.4. Sumberdaya Manusia Kearsipan ... 29
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN ... 34
4.1. Akuisisi Arsip Statis ... 34
4.2. Pengolahan Arsip Statis ...36
4.3. Preservasi Arsip Statis... 90
4.4. Akses Arsip Statis... 91
4.4.1. SIKN-JIKN ... 92
4.4.2. Sistem Otomasi Arsip Statis... 123
4.4.3. Dampak Terhadap Peningkatan Kinerja dan Efektifitas ... 135
4.4.4. Kesinambungan Program/Karya ... 136
4.4.5. Lampiran Bukti Karya ... 137
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 149
5.1. Kesimpulan ... 149
5.2. Saran ... 150
BAB VI PENUTUP ... 151
DAFTAR PUSTAKA ... 152
LAMPIRAN ... 153
Arsip Sebelum Ditata (Sebelum Magang)... 176
Arsip Setelah Ditata (Setelah Magang) ... 180
v
DAFTAR TABEL
Hal
TABEL 1. BIAYA SIKN-JIKN...7
TABEL 2. DAFTAR NAMA FUNGSIONAL ARSIPARIS IPB TAHUN 2016... 30
TABEL 3. KOMPOSISI ARSIPARIS IPB TAHUN 2016... 32
TABEL 4. DAFTAR NAMA ARSIPARIS UNIT ARSIP IPB TAHUN 2016... 32
TABEL 5. KOMPOSISI ARSIPARIS UNIT ARSIP IPB TAHUN 2016 ... 33
TABEL 6. DAFTAR ARSIP STATIS KEPUTUSAN REKTOR TAHUN 2011 ... 39
TABLE 7. REKAPITULASI KEPUTUSAN REKTOR TAHUN 2011 ... 71
TABEL 8. DAFTAR ARSIP STATIS PERATURAN REKTOR TAHUN 2008-2014... 72
TABLE 9. REKAPITULASI PERATURAN REKTOR TAHUN 2018-2014... 89
TABLE 10. DAFTAR PERUBAHAN YANG DILAKUKAN PADA FILE OTOMASI... 128
DAFTAR GRAFIK
Hal
GRAFIK 1. DAFTAR ARSIP STATIS KEPUTUSAN REKTOR TAHUN 2011 ... 71
vi
DAFTAR LAMPIRAN
Hal
LAMPIRAN 1. SURAT PANGGILAN ... 154
LAMPIRAN 2. SURAT REKOMENDASI... 158
LAMPIRAN 3. SURAT TUGAS ... 160
LAMPIRAN 4. DAFTAR HADIR DIKLAT ... 161
LAMPIRAN 5. SURAT IJIN MAGANG DARI KEPALA UNIT ARSIP ... 164
LAMPIRAN 6. SURAT TUGAS MAGANG DARI DIREKTUR SDM... 165
LAMPIRAN 7. DAFTAR HADIR MAGANG DI UNIT ARSIP ... 166
LAMPIRAN 8. SURAT KETERANGAN MELAKUKAN MAGANG ... 169
LAMPIRAN 9. SURAT KETERANGAN PENGELOLAAN ARSIP STATIS ... 170
LAMPIRAN 10. SURAT KETERANGAN KEGIATAN SIKN-JIKN... 171
LAMPIRAN 11. SURAT KETERANGAN KEGIATAN OTOMASI ARSIP STATIS ... 172
LAMPIRAN 12. STRUKTUR ORGANISASI... 173
LAMPIRAN 13. KUMPULAN FOTO PRAKTEK KERJA LAPANGAN (MAGANG)... 174
vii
DAFTAR FOTO-FOTO
Hal
GAMBAR 1. KONSULTASI KEPADA KEPALA UNIT ARSIP ... 174
GAMBAR 2. KONSULTASI KEPADA KEPALA TATA USAHA... 174
GAMBAR 3. FOTO PENULIS SEDANG PRAKTEK KERJA LAPANGAN (MAGANG) ... 175
SEBELUM MAGANG
GAMBAR 4. FILE PDF TIDAK BISA DIBUKA DI APLIKASI SIKN-JIKN... 176
GAMBAR 5. TAMPILAN ARSIP STATIS DI WEB LAYANAN HUKUM IPB ... 177
GAMBAR 6. IPB MEMPUNYAI 80 ARSIP TERSIMPAN DI SIKN-JIKN ... 178
GAMBAR 7. IPB MEMPUNYAI 62 ARSIP YANG DI PUBLIKASI DI SIKN-JIKN ... 178
GAMBAR 8. IPB MEMPUNYAI 78 ARSIP STATIS DI SIKN-JIKN... 178
GAMBAR 9. TIDAK ADA NAMA SAYA SEBAGAI PENGGUNA SIKN TERAKTIF... 179
GAMBAR 10. TAMPILAN DEPAN SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS I ... 179
GAMBAR 11. TAMPILAN BELAKANG SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS I ... 180
SETELAH MAGANG
GAMBAR 12. FILE PDF BISA TERBUKA DI SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS ... 180
GAMBAR 13. IPB MEMPUNYAI 247 ARSIP TERSIMPAN DI SIKN-JIKN ... 181
GAMBAR 14. IPB MEMPUNYAI 229 ARSIP YANG DI PUBLIKASI DI SIKN-JIKN ... 181
GAMBAR 15. IPB MEMPUNYAI 245 ARSIP STATIS DI SIKN-JIKN... 181
GAMBAR 16. ADA NAMA SAYA SEBAGAI PENGGUNA SIKN TERAKTIF ... 182
GAMBAR 17. TAMPILAN DEPAN SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS II ... 182
GAMBAR 18. TAMPILAN BELAKANG SISTEM OTOMASI ARSIP STATIS II ... 183
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Dalam era global saat ini, informasi telah menjadi komoditi yang sangat
berpengaruh terhadap perkembangan masyarakat. Informasi telah menjadi bagian
yang tidak terpisahkan dalam kehiduoan berbangsa dan bernegara termasuk dalam
wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia. Dalam lingkup yang kecil,
informasi juga berpengaruh dalam kegiatan bisnis dalam kehidupan sosial masyarakat.
Tanpa disadari keadaan ini berpengaruh juga pada perkembangan pengelolaan arsip
sebagai salah satu sumber informasi primer dalam kehidupan organisasi maupun
individu.
Kesadaran dan perhatian masyarakat dan organisasi terhadap pengelolaan
arsipnya dengan baik dan benar adalah salah satu bukti bahwa arsip adalah aset
organisasi dan individu yang harus dilindungi keberadaannya. Keberadaan arsip
sebagai aset diperlukan sebagai bukti untuk mempertahankan hak dan kewenangan
terhadap sesuatu yang sangat berharga yang menjadi miliknya. Keberadaan arsip
bagi organisasi dapat dijadikan sebagai tulang punggung manajemen organisasi,
sedangkan bagi individu keberadaan arsip dapat juga menjadi simbol jati diri yang
bersangkutan. Oleh karena itu, keberadaan arsip baik dalam lingkungan organisasi
maupun dalam lingkup individu akan selalu dipertahankan kelestariannya agar selalu
dapat memberikan manfaat bagi pengelola atau pemiliknya.
Maka dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis
sebagai peserta Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli maka disusunlah Laporan
Praktek Kerja Lapangan (Magang) Sistem Otomasi Arsip Statis, pembahasan
difokuskan kepada kebijakan kearsipan terutama tentang peraturan dan
perundang-undangan dalam bidang kearsipan yang mengatur tentang bagaimana arsip harus
dikeloala agar dapat berdayaguna baik bagi organisasi maupun bagi “stake holder” nya
sebagai pengguna arsip tersebut yang dilaksanakan di Unit Arsip Institut Pertanian
Bogor.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (Magang) ini disusun secara komprehensif
dan sistematis untuk memberikan pengenalan pada kebijakan kearsipan yang berlaku
saat ini dan yang sudah diterapkan di unit kerja tempat penulis melakukan Praktek
Kerja Lapangan (Magang). Pokok bahasan lain memaparkan tentang pengelolaan
2
arsip statis diantaranya mengenai pengertian, akuisisi arsip statis, pengolahan arsip
statis, preservasi arsip statis serta layanan dan akses arsip statis.
Tujuan adalah untuk memberikan laporan pengelolaan arsip statis di unit arsip
Institut Pertanian Bogor.
Trend layanan kearsipan yaitu layanan dilakukan secara Elektronik - Online
sehingga pengguna akan lebih mudah, tepat, cepat dan murah dalam menggunakan
arsip.
Dahulu, pengguna harus datang langsung ke layanan onsite serta mencari dan
membaca arsip secara manual. Sekarang, pengguna dapat mencari, membaca,
memesan, membayar, dan menerima arsip secara online (Internet).
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik, Undang-Undang
Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Undang-Undang
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2011 tentang
Penyelenggaraan SIKN dan JIKN, Peraturan Kepala ANRI tentang 21 Tahun 2011
tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan
SIKN , dan Surat Edaran Kepala ANRI No. IK.00.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember
2012 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN. Pengguna SIKN-JIKN adalah seluruh
institusi pemerintah maupun dalam naungan pemerintah pusat/daerah, salah satunya
adalah Perguruan Tinggi Negeri.
3
M
M
a
a
k
k
a
a
s
s
e
e
j
j
a
a
k
k
t
t
a
a
h
h
u
u
n
n
2
2
0
0
1
1
4
4
U
U
n
n
i
i
t
t
A
A
r
r
s
s
i
i
p
p
I
I
n
n
s
s
t
t
i
i
t
t
u
u
t
t
P
P
e
e
r
r
t
t
a
a
n
n
i
i
a
a
n
n
B
B
o
o
g
g
o
o
r
r
m
m
e
e
n
n
j
j
a
a
d
d
i
i
p
p
e
e
s
s
e
e
r
r
t
t
a
a
S
7
Pada tahun 2016 ini sudah ada 3 perguruan tinggi yang terdaftar sebagai
Simpul Jaringan, yaitu
Hal ini mungkin disebabkan mahalnya biaya yang harus dikeluarkan setiap
bulannya jika menjadi simpul jaringan. Unit Arsip Institut Pertanian Bogor mengambil
biaya kategori paket Arsip Micro yang harganya Rp. 1.850.000 perbulan yang
mendapat kapasitas penyimpanan arsip di Cloud Computing sebesar 150 GB.
Tabel 1. Biaya SIKN-JIKN
Layanan manajemen dokumen arsip nasional dengan katagori paket sebagai
berikut :
No.
Nama Paket
Kapasitas
Satuan
Harga Bulanan
Paket (Rp)
*)Keterangan
1. Arsip Micro
150
GB
1.850.000
2. Arsip Extra Small
250
GB
2.450.000
3. Arsip Small
500
GB
3.150.000
4. Arsip Medium
1.000
GB
4.500.000
5. Arsip Large
5.000
GB
14.541.000
6. Arsip Extra Large
1.0000
GB
25.562.000
- Sudah termasuk free
2 (dua) email account
dengan kapasitas
mailbox @ 100 MB.--
Penambahan kapasitas
email dikenakan biaya
Rp. 4.500,- per GB.--
Penambahan akun
email dikenakan biaya
Rp. 12.500,- per email
account.
*)
Harga layanan di atas belum termasuk PPN 10% (sepuluh persen)
10
Unit Arsip Institut Pertanian Bogor disebut sebagai Administrator Simpul
Jaringan. Sehari-hari saya bertugas sebagai Administrator Simpul Jaringan di Unit
Arsip Institut Pertanian Bogor. Namun saya sedih karena file pdf tidak bisa tampil di
Portal JIKN. Saya contohkan saya ingin melihat file pdf arsip yang sudah saya upload,
yaitu Surat Keputusan Rektor IPB Nomor 003/I3/PP/2011, ternyata gagal open,
tampilannya seperti gambar dibawah ini:
Lalu pada tanggal 22 - 23 Oktober 2015 saya bersama kepala arsip dan kepala
bagian layanan arsip mengikuti kegiatan Seminar dan Workshop Nasional
"Autentifikasi Arsip Digital dan Otomasi Pengelolaan Arsip" yang diadakan oleh Bidang
Kearsipan Universitas Airlangga. Sebagai bukti bersama ini saya tampilkan sertifikat
yang saya dapatkan:
11
Workshop tentang Pengelolaan Arsip Digital disampaikan oleh Viki Budi
Susetyo Parto, A.Md. Aplikasi nya di beri nama Otomasi. Aplikasi Otomasi ini adalah
pengembangan dari Aplikasi SLiMS (Senayan Library Management System)
senayan3-stable14 yang Open Source. Jadi aplikasi Otomasi boleh dipakai dan di edit
sesukanya sesuai kebutuhan tanpa perlu minta izin ke fihak UNAIR.
SENAYAN adalah Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi
kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar.
Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif dikembangkan, SENAYAN
sangat cocok digunakan bagi perpustakaan yang memiliki koleksi, anggota dan staf
yang banyak di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet.
Keunggulan SENAYAN lainnya adalah multi-platform, yang artinya bisa berjalan
secara native hampir di semua Sistem Operasi yang bisa menjalankan bahasa
pemrograman PHP (http://www.php.net) dan RDBMS MySQL (http://www.mysql.com).
SENAYAN sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik
di atas platform lainnya seperti Unix *BSD danWindows. Senayan merupakan aplikasi
berbasis web. Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu:
PHP Web Scripting Language dan MySQL Database Server Untuk meningkatkan
interaktifitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga digunakan teknologi AJAX
(Asynchronous JavaScript And XML). Senayan juga menggunakan Software Open
Source untuk menambah fitur seperti PhpThumb dan Simbio (development platform
yang dikembangkan dari proyek Igloo). Untuk itu Senayan dilisensikan dibawah
GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam mendapatkan, memodifikasi dan
mendistribusikan kembali (rights to use, study, copy, modify, and redistribute computer
programs).
12
Tampilan yang diberikan pada awal workshop adalah seperti gambar ini:
Pada saat workshop diajarkan buat mengganti tulisan di header dan footer dan
juga cara entry arsip. Hasil editan saya pada saat workshop adalah sebagai berikut:
13
Namun sayang sekali sepulang dari workshop, aplikasi ini belum bisa dipakai
secara optimal karena masih banyak sekali istilah-istilah perpustakaan yang tidak
dikenal di dunia kearsipan. Contohnya: ISBN/ISSN, Pengarang, GMD , sumber arsip.
GMD adalah singkatan dari General Material Designation yang berfungsi sebagai
14
pemberitahu pemustaka sedini mungkin tentang format/bentuk fisik dokumen dan
menjadi sarana untuk membedakan dokumen dengan judul sama tapi bentuk berbeda.
ISBN adalah singkatan dari International Standard Book Number atau Sistem Nomor
Buku Standar Internasional. ISSN adalah singkatan dari International Standard Serial
Number atau Nomor Standar Serial Internasional.
Selain itu yang menurut saya mengganggu adalah favicon, background home,
background top menu, video tidak bisa muncul, musik midi juga tidak bisa muncul.
Ternyata untuk merubah istilah2 tersebut tidaklah mudah karena rumitnya script
yang ada, Saya berusaha dengan segala cara, termasuk bertanya ke teman2
pustakawan, cari diinternet, masih belum tuntas juga, akhirnya saya mendaftar di
komunitas SLiMS Banten yang dimotori oleh Dwi Fajar Saputra (Dudu). Pucuk dicinta
ulam tiba, saya mendapat email berisi undangan untuk mengikuti acara belajar bareng
komunitas SLiMS Banten pada hari Sabtu 9 April 2016 bertempat di Perpustakaan -
Universitas Pembangunan Jaya, Kel. Sawah Baru, Kec. Ciputat, Jl. Cendrawasih,
15
Sawah Baru, Ciputat, Kota Tangerang Selatan. Akhirnya semua istilah yang
menggagu di FrontEnd dan beberapa di Backend sudah bisa disesuaikan dengan
istilah2 yang ada di dunia kearsipan.
Maka dari itu sejak saat itu saya menggantinya dengan sebutan Sistem
Otomasi Arsip Statis.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan (Magang) dalam
pengelolaan arsip adalah untuk mewujudkan sumber daya manusia yang profesional
dan memiliki kompetensi yang diperlukan dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang
sesuai dengan tugas fungsional arsiparis sehingga dapat menjaga dan melestarikan
arsip di Unit Arsip IPB.
Tujuan dilaksanakannya Praktek Kerja Lapangan (Magang) Kearsipan adalah:
1. Sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan
Pelatihan (STTPP) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli tahun 2016;
2. Memenuhi tugas perorangan yang diberikan kepada setiap peserta Diklat
Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli;
3. Sebagai wahana untuk menuangkan hasil dari diklat;
4. Sebagai salah satu pengembangan pengetahuan dasar keahlian arsiparis,
meningkatkan wawasan pengetahuan, dan kemampuan teknis di bidang kearsipan
yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas arsiparis;
5. Sebagai wadah mengaplikasikan teori yang telah diterima selama pendidikan dan
pelatihan dengan fakta yang ada dilapangan atau tempat kerja;
6. Melatih penulis dalam memecahkan permasalahan yang ada di unit kerja
masing-masing sesuai kaidah-kaidah penulisan ilmiah yang telah diajarkan didalam diklat,
diantaranya adalah membuat suatu sistem yang dapat mempercepat proses temu
kembali dari arsip statis.
1.3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (Magang) kearsipan ini
adalah pada pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di bidang
kearsipan, khususnya arsip statis. Software yang digunakan adalah SLiMS (Senayan
Library Management System) senayan3-stable14 yang Open Source artinya dapat
diunduh secara gratis melalui internet.
16
1.4. Pelaksanaan
1.4.1. Dasar Pelaksanaan
Praktek Kerja Lapangan (Magang) Kearsipan ini dilaksanakan berdasarkan:
a. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
b. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
c. Kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Fungsional Arsiparis Ahli di Institut Pertanian
Bogor angkatan pertama tahun 2016 yang diselenggarakan oleh Pusat Pendidikan
dan Pelatihan Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia dengan jumlah 640
jam yang terdiri atas kegiatan pendidikan dan pelatihan (280 jam) serta kegiatan
magang (360 jam).
d. Surat Tugas dari Direktur SDM Nomor 7168/IT3.23/KP/2016 tanggal 24 Juni 2016
yang menugaskan peserta Diklat Fungsional Arsiparis Ahli di Institut Pertanian
Bogor untuk melakukan magang kerja bidang kearsipan pada unit kerja di
lingkungan Institut Pertanian Bogor mulai tanggal 11 Juli sampai dengan 9
September 2016.
e. Surat Izin Magang Kearsipan selama 2 (dua) bulan dari Kepala Unit Arsip IPB No.
124/IT3.46/KP/02.00/2016 di Sekretariat Unit Arsip IPB.
1.4.2. Waktu Pelaksanaan
Waktu pelaksanaan magang adalah mulai tanggal 11 Juli sampai dengan 9
September 2016 (2 bulan), yang dilaksanakan sesuai dengan jam kerja di Unit Arsip
IPB. Waktu pelaksanaan magang ini sesuai dengan Surat Tugas dari Direktur
Sumberdaya Manusia Institut Pertanian Bogor No. 7168/IT3.23/KP/2016 tanggal 24
Juni 2016.
1.4.3. Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan magang adalah pada Unit Arsip Institut Pertanian Bogor,
yang berada di Lantai IV Gedung Lembaga Sumberdaya Informasi (LSI) Kampus IPB
Darmaga, Bogor. Telpon 0251-8621255, Fax. 0251-8627853, Email:
arsip@apps.ipb.ac.id, arsip@ipb.ac.id, homepage http://arsip.ipb.ac.id.
17
BAB II GAMBARAN UMUM UNIT ARSIP IPB
2.1. Sejarah
Pada awalnya, yaitu tahun 2011 Lembaga Kearsipan IPB belum berdiri sendiri
tapi masih berada dibawah Perpustakaan (Perpustakaan IPB berdiri pada tahun 1964,
satu tahun setelah berdirinya IPB pada tahun 1963) dengan nama kantor Bidang
Pengelolaan dan Pengembangan Arsip (dijabat oleh Dra. Nunung Nuzulul Qurniaty,
MM) dengan satu seksi yaitu Seksi Pengelolaan Arsip (dijabat olehAbidin) sesuai
dengan Keputusan Rektor IPB No. 086/I3/OT/2011 tentang Pembentukan Satuan
Kerja Organisasi Perpustakaan. Kemudian pada tahun 2012 Kepala Bidang
Pengelolaan dan Pengembangan Arsip dijabat oleh Drs. B. Mustafa, M.Lib. Nama
Rektor adalah Prof. Dr. Ir. H. Herry Suhardiyanto, M.Sc. dan nama Kepala
perpustakaannya adalah Ir. Sumarlinah.
Terbentuknya kantor Bidang Pengelolaan dan Pengembangan Arsip yang
menangani pengelolaan dan layanan arsip statis di IPB tersebut adalah hasil Kajian
Tim Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tentang Pembentukan Arsip Universitas
(University Archives) di IPB pada tahun 2009, sebagai salah satu bentuk implementasi
dari amanat UU No. 43/2009 tentang Kearsipan. Kemudian dilanjutkan dengan MoU
ANRI dan IPB tahun 2011 tentang Pengembangan Arsip Perguruan Tinggi di IPB (No.
HK.02/31/2011 dan No.45/I3/KsM/2011). Sebagai bagian dari MoU itu, pada tahun
2013 Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan mewakili Rektor IPB
menerima secara resmi bantuan aplikasi SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)
dari ANRI.
Unit Arsip IPB resmi berdiri sendiri, berpisah dari Perpustakaan IPB, tanggal 20
Januari 2014 berdasarkan SK Rektor Nomor 20/IT3/OT/2014 tentang Struktur Unit
Arsip Institut Pertanian Bogor. Pelantikan Kepala Unit Arsip yang pertama, yaitu Drs.
B. Mustafa, M.Lib. pada tanggal 10 Februari 2014 oleh Rektor IPB (SK Rektor IPB
No.36/IT3/KP/2014 tanggal 10 Februari 2014 tentang Pengangkatan Kepala unit Arsip
IPB).
Selain Kepala Unit Arsip dilantik juga 2 orang pejabat kantor Unit Arsip IPB lain
yaitu. Sri Nooryani sebagai Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip dan Drs.
Setyo, Edy Susanto, S.Th.I sebagai Kepala Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan
Kearsipan.
Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip berfungsi untuk proses penambahan
khasanah arsip statis Lembaga Kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
18
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip dan
pengolahan arsip statis.
Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan berfungsi untuk membina
sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja, serta melakukan pembinaan terhadap
seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip di lingkungan IPB.
Pada saat itu ada 25 orang tenaga fungsional arsiparis tingkat terampil dan 1 orang
fungsional arsiparis tingkat ahli.
Pada tahun 2015 struktur organisasi Unit Arsip IPB dilengkapi dengan
dilantiknya Oman Suratman, S.Ag sebagai Kepala Tata Usaha Unit Arsip berdasarkan
Surat Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 298/IT3/KP/2015 Tentang
Pengangkatan Kepala Tata Usaha Unit Arsip IPB.
Otomasi arsip telah dilakukan dengan menggunakan software Excell, dan
dilanjutkan dengan pengenalan software Winisis Unit Arsip IPB mengembangkan
sistem otomasi arsip berbasis CDS/ISIS dengan menggunakan bahasa pascal. Pada
perkembangan selanjutnya dikembangkan program berbasis web yaitu JIKN/SIKN
mulai dari tanggal 27 Maret 2014. Sistem JIKN yang berada di Cloud Telkom. Alamat
url SIKN adalah http://sikn.jikn.go.id sedangkan alamat url Portal JIKN adalah
http://jikn.go.id.
2.2. Visi dan Misi
Visi kantor Unit Arsip IPB adalah menjadi lembaga kearsipan perguruan tinggi
bertaraf internasional untuk dapat memberikan layanan kearsipan yang mendukung
pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi IPB.
Misi kantor Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
(1) Mendukung pelaksanaan visi dan misi IPB;
(2) Memenuhi standar nasional dan internasional dalam bidang kearsipan;
(3) Memberi layanan kearsipan kepada seluruh warga IPB dan masyarakat umum
secara efektif dan efisien sesuai dengan ketentuan yang berlaku; serta
(4) Menjadi jembatan sejarah masa lalu, masa kini dan masa depan IPB. Adapun
Tupoksi kantor Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
(1) Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB;
(2) Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB;
(3) Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma
19
(4) Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun dan pusat penyimpanan arsip statis (permanen) IPB; serta
(5) Menjadi pusat pembinaan kearsipan IPB.
2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
Personil lengkap Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
Kepala Unit Arsip
: Drs. B. Mustafa, M.Lib.
Kepala Tata Usaha
: Oman Suratman, S.Ag.
Staf Tata Usaha
: Sri Handini Suprihati, Siti Juhroh,
Gunawan, Ir. Anita Handayani, Andri
Novandi
Kepala Subbagian Akuisisi dan
Pengolahan Arsip
: Dra. Sri Nooryani
Staf Subbagian Akuisisi dan
Pengolahan Arsip
: Wartono, Roesdy Trijadhi, Ikhwan,
Sudrajat
Kepala Subbagian Layanan Arsip dan
20
Staf Subbagian Akuisisi dan Pengolahan
Arsip
: Sunartin, Musahar Anwar SIP, Dahlan;
Drs. Lugiana
2.4. Job Description
Tugas Pokok Unit Arsip:
1) Menjadi pusat historis dari aktivitas IPB;
2) Melakukan pengelolaan arsip yang bernilai guna tinggi bagi kepentingan IPB;
3) Menyediakan pelayanan informasi untuk memudahkan pelaksanaan tri dharma
IPB.
4) Menjadi pusat koordinasi manajemen kearsipan di lingkungan IPB;
5) Menjadi pusat penyimpanan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 (sepuluh) tahun dan arsip statis (permanen) IPB;
6) Menjadi pusat acuan untuk standar dan pedoman kearsipan IPB;
7) Menjadi pusat konsultasi, pelatihan, dan bimbingan manajemen kearsipan IPB;
8) Menjadi koordinator pembinaan profesi arsiparis di lingkungan IPB.
Tugas Pokok Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip:
1) Menyusun rencana akuisisi arsip;
2) Mengkoordinir kegiatan akuisisi arsip;
3) Menyusun rencana pengolahan arsip;
4) Mengkoordinir kegiatan pengolahan arsip;
5) Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja
Unit Arsip IPB dalam Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip;
Tugas Pokok Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan:
1) Menyusun rencana layanan arsip;
2) Mengkoordinir kegiatan layanan arsip;
3) Menyusun rencana pembinaan kearsipan;
4) Mengkoordinir kegiatan pembinaa kearsipan;
5) Membantu kepala Unit Arsip dalam membuat laporan pelaksanaan program kerja
Unit Arsip IPB dalam Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan IPB.
21
BAB III PENYELENGGARAAN KEARSIPAN
3.1. Sistem Pengelolaan Kearsipan
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan:
1. Pasal 29, Ayat:
(1) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) huruf c
terdiri atas:
a. pengelolaan arsip dinamis; dan
b. pengelolaan arsip statis.
(2) Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan
arsip inaktif.
(3) Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.
(4) Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.
(5) Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilakukan oleh arsiparis.
2. Pasal 31, pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan arsip;
c. pemeliharaan arsip; dan
d. penyusutan arsip.
3. Pasal 32, Ayat:
(1) Penciptaan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf a meliputi
kegiatan:
a. pembuatan arsip; dan
b. penerimaan arsip.
(2) Pembuatan dan penerimaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta
sistem sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
4. Pasal 37, Ayat:
(1) Penggunaan arsip dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf
b diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat.
(2) Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab
pencipta arsip.
22
(3) Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan,
pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif.
5. Pasal 40, Ayat:
(1) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan,
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip.
(2) Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif,
dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun
arsip umum.
(3) Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan:
a. pemberkasan arsip aktif;
b. penataan arsip inaktif;
c. penyimpanan arsip; dan
d. alih media arsip.
6. Pasal 44, Ayat:
(1) Penataan arsip inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (3)
huruf b dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli.
(2) Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan:
a. pengaturan fisik arsip;
b. pengolahan informasi arsip; dan
c. penyusunan daftar arsip inaktif.
(3) Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:
a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
(4) Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi
tanggung jawab kepala unit kearsipan.
6. Pasal
52:
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan
oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
23
Unit Arsip IPB dalam mengelola semua jenis arsip sudah menggunakan
standar pengelolaan arsip modern dan sesuai dengan peraturan kearsipan yang
berlaku. Acuan utama sistem pengelolaan arsip yang diterapkan di IPB adalah
produk peraturan pengelolaan arsip yang diterbitkan oleh ANRI dan
Kemenristekdikti.
Selain itu sejak beberapa tahun terakhir, Unit Arsip sudah mencoba
menerapkan sistem aplikasi kearsipan berbasis komputer. Berbagai aplikasi
sudah mulai dicoba diterapkan, antara lain SIKD (Sistem Informasi Kearsipan
Dinamis), SIKS (Sistem Informasi Kearsipan Statis), serta pada tahun 2014 ini
Unit Arsip IPB sudah mulai bergabung dalam SIKN (Sistem Informasi Kearsipan
Nasional) melalui JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional), dengan
menyewa “Cloud System” via PT Telkom. Saat ini beberapa jenis arsip sudah
dibuat databasenya.
Arsip yang tercipta dan arsip yang diterima di IPB melalui alur siklus hidup
sampai menjadi arsip statis permanen atau musnah dapat digambarkan
sebagaimana alur berikut:
24
3.2. Organisasi Kearsipan
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang
mengangkut tentang Organisasi Kearsipan:
1. Pasal 16, Ayat:
(1) Organisasi kearsipan terdiri atas unit kearsipan pada pencipta arsip dan
lembaga kearsipan.
25
(2) Unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dibentuk oleh
setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri,
badan usaha milik negara (BUMN), dan badan usaha milik daerah
(BUMD).
(3) Lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas:
a. ANRI;
b. arsip daerah provinsi;
c. arsip daerah kabupaten/kota; dan
d. arsip perguruan tinggi.
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kear
sipan.
2. Pasal 17 Ayat:
(1) Unit kearsipan pada pencipta arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal
16 ayat (1) memiliki fungsi:
a. pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
b. pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi;
c. pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan; dan
e.
pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan
kearsipan di lingkungannya.
(2) Unit kearsipan pada lembaga negara berada di lingkungan sekretariat
setiap lembaga negara sesuai dengan struktur organisasinya.
(3) Unit kearsipan pada lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) memiliki tugas:
a.
melaksanakan pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di
lingkungannya;
b.
mengolah arsip dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam
kerangka SKN dan SIKN;
c. melaksanakan pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
d. mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada ANRI; dan
e.
melaksanakan pembinaan dan evaluasi dalam rangka
penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.
26
Dalam rangka melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat
(1) dan (2), unit kearsipan menyiapkan rancangan kebijakan untuk ditetapkan oleh
pimpinan pencipta arsip.
Seperi tercantum dalam Peratuan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Palaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2019 tentang Kearsipan, dalam Pasal
130, menyatakan bahwa:
(1) Unit kearsipan yang dibentuk oleh lembaga negara sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 127 ayat (3) huruf a berada di lingkungan sekretariat lembaga
negara.
(2) Unit kearsipan lembaga negara dibentuk secara berjenjang yang terdiri atas:
a. unit kearsipan I berada di lingkungan sekretariat lembaga negara; dan
b. unit kearsipan pada jenjang berikutnya dibentuk sesuai dengan kebutuhan
lembaga negara.
(3) Penjenjangan unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibentuk
dengan pertimbangan:
a. rentang kendali organisasi; dan
b. keamanan fisik arsip.
(4) Susunan organisasi, fungsi, dan tugas unit kearsipan pada lembaga negara
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga
negara setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur
negara.
Organisasi Kearsipan di lingkungan Unit Arsip IPB, sesuai dengan azas
sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi salam pelaksanaannya, maka
organisasi kearsipan di lingkungan Unit Arsip IPB adalah sebagai berikut:
1. Kepala Bagian Tata Usaha Unit Arsip menetapkan kebijakan umum mengenai
kearsipan
2. Satuan administrasi arsip melaksanakan kegiatan kearsipan.
Yang dimaksud dengan satuan administrasi arsip, terdiri dari:
a. Satuan Administrasi arsip bagian Persuratan dan Kearsipan
b. Satuan Administrasi arsip bagian Keuangan
c. Satuan administrasi arsip bagian Kerumahtanggaan
d. Satuan administrasi arsip bagian Teknologi Informasi
e. Satuan administrasi arsip bagian Administrasi Umum
Organisasi pelaksanaan kegiatan kearsipan pada masing-masing Satuan
Administrasi Arsp diatur sebagai berikut:
27
1. Pada Satuan Administrasi arsip di Unit Arsip IPB mempunyai fungsi
pembinaan dan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Bagian Tata Usaha.
2. Pada Satuan Administrasi arsip di Unit Arsip IPB mempunyai fungsi
pembinaan dan koordinasi yang dilakukan oleh Kepala Subbagian Akuisisi
dan Pengolahan Arsip dan Kepala Subbagian Layanan Arsip dan Pembinaan
Kearsipan
Pembinaan dan koordinasi kearsipan Unit Arsip secara keseluruhan dilakukan
oleh Kepala Subbagian Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan.
3.3. Sarana dan Prasarana Kearsipan
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan:
1. Pasal
159,
Ayat:
(1) Pengelolaan arsip dilakukan dengan menggunakan prasarana dan sarana
berdasarkan standar yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.
(2) Prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. gedung;
b. ruangan; dan
c. peralatan.
(3) Persyaratan prasarana dan sarana sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
mengatur lokasi, konstruksi, dan tata ruangan gedung, ruangan
penyimpanan arsip serta spesifikasi peralatan pengelolaan arsip.
2. Pasal
160,
Ayat:
(1)
Pendanaan dalam rangka penyelenggaraan kearsipan yang
diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional, lembaga negara,
perguruan tinggi negeri, dan kegiatan kearsipan tertentu oleh
pemerintahan daerah dialokasikan dalam Anggaran Pendapatan dan
Belanja Negara.
3. Pasal
161,
Ayat:
(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip akibat
bencana menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan dan pencipta arsip.
(2) Pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pencegahan
bencana, penyelamatan, dan pemulihan akibat bencana.
Sarana dan prasarana dalam pengurusan surat unit kerja di Unit Arsip IPB,
berupa:
28
1. Ruang untuk pengurusan surat;
2. Kertas;
3. Kop Surat Dinas;
4. Perangkat komputer dan printer;
5. Tinta
printer;
6. Amplop Surat Dinas dengan ukuran sedang dan besar;
7. Stempel dan Cap Dinas;
8. Buku Agenda; dan
9. Buku
Ekspedisi.
Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip aktif surat unit kerja di Unit
Arsip IPB, berupa:
1. Ruang atau tempat untuk penyimpanan arsip aktif masih di lemari atau filling
cabinet;
2. Lemari arsip atau Filling Cabinet;
3. Meja dan kursi pemilihan;
4. Perangkat komputer dan printer.
Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip inaktif surat unit kerja di Unit
Arsip IPB, berupa:
1. Ruang atau tempat untuk penyimpanan arsip aktif masih di lemari atau filling
cabinet;
2. Lemari arsip atau Filling Cabinet;
3. Meja dan kursi pemilihan;
4. Perangkat komputer dan printer.;
5. Odner, Map, Boks arsip;
6. Masker.
Sarana dan prasarana dalam penyimpanan arsip statis unit kerja di Unit Arsip
IPB, berupa
1. Ruang atau tempat untuk penyimpanan arsip aktif masih di lemari atau filling
cabinet;
2. Lemari arsip atau Filling Cabinet;
3. Meja dan kursi pemilihan;
4. Perangkat komputer dan printer.;
5. Odner, Map, Boks arsip;
29
3.4. Sumberdaya Manusia Kearsipan
Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan
Undang-Undang Nomor 43 tentang Kearsipan:
1. Pasal
147
Sumber daya manusia kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang
kearsipan, arsiparis dan fungsional umum di bidang kearsipan.
2. Pasal
148
(1) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai kedudukan sebagai
tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab
melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan.
(2) Pejabat struktural di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab
melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan,
pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, monitoring dan evaluasi
serta pengelolaan sumber daya kearsipan.
3. Pasal
149
(1) Arsiparis terdiri atas Arsiparis Pegawai Negeri Sipil dan Arsiparis
non-Pegawai Negeri Sipil.
(2) Arsiparis Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1),
merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi di bidang
kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan
fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
4. Pasal 150 ayat 1
Arsiparis Pegawai Negeri Sipil terdiri atas:
a. Arsiparis tingkat terampil; dan
b. Arsiparis tingkat ahli,
sesuai dengan masing-masing kompetensi di bidang kearsipan yang dimiliki.
5. Pasal
151
(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang
memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan
tugasnya.
(2) Fungsi dan tugas arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a. menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan;
30
b. menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah; c. menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal
dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan;
c. menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk
menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya;
d.
menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara; f. menjaga keselamatan aset nasional dalam bidang
ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai
identitas dan jati diri bangsa; dan
e. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik
dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
Sumberdaya manusia kearsipan di Unit Arsip sudah cukup memadai yaitu 9
orang, adapun daftarnya adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Daftar Nama Fungsional Arsiparis IPB Tahun 2016
No
Nama
NIP
Pangkat/Gol/TMT
Jabatan TMT
Unit Kerja
1 Ir. Setyo Edy
Susanto, S.Th.I
19671122199303100 Penata
Tk.I/IIId/2009 Arsiparis
Muda/Agustus
2014
Unit Arsip IPB
2 Sri
Handini
Suprihati
19620114198211200 Penata
Tk.I/IIId/2013 Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
3 Wartono
195912151987031002 Penata Tk. I/IId/2013 Arsiparis
Penyelia/2014
Unit Arsip IPB
4 Ikhwan
196402251985031001 Penata Tk.I/IIId/2014 Arsiparis
Penyelia/2014
Unit Arsip IPB
5 Siti
Juhroh
196502081986022001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
6 Sunartin
196504241986032001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
7 Roesdi
Trijahdi
196410041989031001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
8 Dahlan
196309161985031003 Penata/IIIc/2015
Arsiparis
Penyelia/2015
31
No
Nama
NIP
Pangkat/Gol/TMT
Jabatan TMT
Unit Kerja
9 Minarni
196503151987022002 Penata Tk.I/IIId/21013 Arsiparis
Penyelia/2013
Dit. MAWA IPB
10 RE.
Mawardi
196002081989021002 Penata/IIIc/
Arsiparis Penyelia/ Dit. SDM IPB
11 Suwarni
196108171981032002 Penata/IIIc/2011 Arsiparis
Penyelia/2011
Dept. PSP FPIK
IPB
12 Dian
Hartati
196408101987032001 Penata/IIIc/2011
Arsiparis
Penyelia/2011
Dit. SDM IPB
13 Encep Supriatna
196807021990031002 Penata Muda Tk.
I/IIIb/2011
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2011
FPIK IPB
14 Acep Haerul Yunus 196102201981031001 Penata Muda
Tk.I/IIIb/2013
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2013
FATETA IPB
15 Siti
Rustini
196407171987022001 Penata Tk.I/IIIc/
Arsiparis Penyelia/ Dept. ITSL
FAPERTA IPB
16 Agus Ridwan
196408231987031002 Penata Muda
Tk.I/IIIb/2004
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2008
Dept. SVT
FAHUTAN IPB
17 Siti
Sofah
196503031986032002 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Dept. HPT
Faperta IPB
18 Suparman
196001021981031007
Penata
Muda
Tk.I/IIIb/2001
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2008
Dept. ITSL
Faperta IPB
19 Mansyur
196206291987021001
Pengatur
Tk.I/IId/2004
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2008
FMIPA IPB
20 Lina
Meliantina
197105201993032001
Penata
Muda/IIIa/2005
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2008
Dept. HHT
FAHUTAN IPB
21 Soelarsih
196202041957032001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Dept. MNH
FAHUTAN IPB
22 Titin
Martini
196005031983032001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Dept. KSHE
Fahutan IPB
23 Karna
196003171986031001 Penata/IIIc/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
SPs IPB
24 Satriadi
196611221987031001
Penata Muda
Tk.I/IIIb/2007
Arsiparis
Pelaksana
Lanjutan/2008
Dept INTP
FAPET IPB
25 Tuti
Yuneliah
196106301981032001
Penata Muda
Tk.I/IIIb/2015
Arsiparis
Penyelia/2015
Dept. ITSL
FAPERTA IPB
26 Miniarsih
196509181987022001
Penata Muda
Tk.I/IIIb/2015
Arsiparis
Penyelia/2015
Dept. AGH
FAPERTA IPB
27 Dra. Sri Nooryani
196701141993032001 Penata Tk.I/IIId/2015
Arsiparis
Pertama/2015
Unit Arsip IPB
32
Tabel 3. Komposisi Arsiparis IPB Tahun 2016
No
Uraian
Jumlah
1. Arsiparis di Unit Arsip
9
2. Arsiparis diluar Unit Arsip
18
3. Arsiparis Tingkat Keterampilan
25
4. Arsiparis Tingkat Keahlian
2
5. Jumlah
arsiparis
27
Tabel 4. Daftar Nama Arsiparis Unit Arsip IPB Tahun 2016
No
Nama
NIP
Pangkat/Gol/TMT
Jabatan TMT
Unit Kerja
1 Ir. Setyo Edy
Susanto, S.Th.I
19671122199303100 Penata
Tk.I/IIId/2009
Arsiparis
Muda/Agustus
2014
Unit Arsip IPB
2 Sri
Handini
Suprihati
19620114198211200 Penata
Tk.I/IIId/2013
Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
3 Wartono
195912151987031002 Penata
Tk.
I/IId/2013
Arsiparis
Penyelia/2014
Unit Arsip IPB
4 Ikhwan
196402251985031001 Penata
Tk.I/IIId/2014
Arsiparis
Penyelia/2014
Unit Arsip IPB
5 Siti
Juhroh
196502081986022001 Penata/IIIc/2013 Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
6 Sunartin
196504241986032001 Penata/IIIc/2013 Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
7 Roesdi
Trijahdi
196410041989031001 Penata/IIIc/2013 Arsiparis
Penyelia/2013
Unit Arsip IPB
8 Dahlan
196309161985031003 Penata/IIIc/2015 Arsiparis
Penyelia/2015
Unit Arsip IPB
9 Dra. Sri Nooryani
196701141993032001
Penata
Tk.I/IIId/2015
Arsiparis
Pertama/2015
Unit Arsip IPB
33
Tabel 5. Komposisi Arsiparis Unit Arsip IPB Tahun 2016
No
Uraian
Jumlah
1. Arsiparis Ahli
2
2. Arsiparis Terampil
7
5. Jumlah arsiparis
9
Jumlah arsiparis ahli di Unit Arsip yang berfungsi sebagai Lembaga
Kearsipan Institut hanya ada 2 (dua) orang hal ini masih kurang oleh
sebab itu melalui Diklat Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli diharapkan
jumlah arsiparis ahli di Unit Arsip bertambah dan disetiap unit kerja di
lingkungan Institut Pertanian Bogor ada tenaga fungsional arsiparis ahli
nya.
34
BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN KEARSIPAN
4.1. Akuisisi Arsip Statis
Menurut UU No. 43 Tahun 2009, akuisisi arsip statis adalah proses penambahan
khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan
penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan.
Akuisisi arsip statis dalam hal ini saya download dari website Kantor Hukum,
Promosi dan Humas IPB http://law.ipb.ac.id.
Pada saat ini pengolahan arsip statis Keputusan Rektor dan Peraturan Rektor
yang disajikan di website Kantor Hukum, Promosi dan Humas IPB tersebut masih
disimpan berdasarkan tahun, belum dikelompokkan berdasarkan subjek (kode
klasifikasi) dan belum ada buku inventaris nya sehingga sulit bagi fihak pimpinan bila
mencari arsip berdasarkan subjek nya. Menurut JRA nya arsip ini merupakan arsip
statis setelah 5 tahun.
35
Oleh sebab itu dalam magang ini, penulis akan mengolah Arsip Statis
Keputusan Rektor tahun 2011.
Hasil Akuisisi Arsip Keputusan Rektor Tahun 2011 dalam bentuk file pdf,
ada 167 nomor arsip, datanya adalah sebagai berikut:
A. Kelompok Arsip Subtantif ada 28 berkas arsip yang terdiri dari:
1. PP (Pendidikan dan Pengajaran) ada 24 berkas arsip
2. KM (Kemahasiswaan) ada 27 berkas arsip
3. PL (Penelitian) ada 10 berkas arsip
4. PM (Pengabdian Kepada Masyarakat) ada 1 berkas arsip
B. Kelompok Arsip Fasilitatif ada 60 berkas arsip yang terdiri dari:
1. OT (Organisasi dan Ketatalaksanaan) ada 9 berkas arsip
2. LK (Perlengkapan) ada 20 berkas arsip
3. PG (Pengkajian dan Pengembangan) ada 2 berkas arsip
4. PS (Pengawasan) ada 2 berkas arsip
36
6. KU (Keuangan) ada 3 berkas arsip
7. LL (Lain-lain) ada 3 berkas arsip
4.2. Pengolahan Arsip Statis
Proses mengolah dan menata informasi dan fisik arsip statis hasil akuisisi
dilakukan di Lembaga Kearsipan (yaitu di Unit Arsip IPB) sehingga arsip mudah
ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan asli) dan
standar pengolahan arsip statis yang meliputi:
1) Penataan informasi arsip statis;
2) Penataan fisik arsip statis;
3) Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip (berupa guide,
daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.);
4) Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan arsip
statis.
Sarana bantu temu baik meliputi Guide, Daftar Arsip Statis dan Inventaris Arsip.
Daftar Arsip Statis sekurang-kurangnya memuat:
1) Pencipta arsip;
2) Nomor arsip;
3) Kode klasifikasi;
4) Uraian informasi arsip;
5) Kurun waktu;
6) Jumlah arsip;
7) Keterangan.
Inventaris arsip adalah sarana penemuan arsip statis berupa susunan hasil
deskripsi unit informasi suatu kelompok arsip secara menyeluruh dilengkapi dengan
sejarah lembag/organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengaturannya, indeks,
serta lampiran-lampiran yang mendukung dalam pengaturan arsip yang bersangkutan.
37
Sebuah buku Inventaris Arsip umumnya memuat unsur-unsur sebagai berikut:
1) Judul;
2) Daftar Isi;
3) Pendahuluan;
4) Daftar Pustaka;
5) Inventaris: deskripsi arsip statis;
6) Lampiran-lampiran:
6.1) Struktur Organisasi;
6.2) Daftar Singkatan;
6.3) Daftar Penjelasan Istilah Asing;
6.4) Daftar pejabat/fungsionaris;
6.5) Konkordansi dll.;
38
Dalam rangka melakukan penataan informasi arsip statis, deskripsi terhadap
informasi yang terekam dalam arsip adalah kegiatan yang perlu dilakukan.
Dalam pembuatan Deskripsi Arsip secara sederhana biasanya digunakan
kartu-kartu deskripsi yang dikenal dengan sebutan fiches. Fiches atau kartu-kartu deskripsi ini
dibuat dari potongan kertas berukuran 15 x 10 cm.
Keterangan yang tertera di Kartu Deskripsi Arsip adalah sebagai berikut:
1. Bentuk redaksi: Salinan Peraturan
2. Isi: Rektor IPB Nomor 12/IT3/TU/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di
Lingkungan IPB
3. Tanggal Salinan Peraturan dibuat: 9 Oktober 2014
4. Tingkat Perkembangan: Asli
5. Bentuk luar: 1 sampul atau 1 lembar
Pengolahan Arsip statis memakai Kartu Deskripsi gunanya adalah untuk mendata
arsipnya.
Hasil magang adalah terbentuknya sebuah database sehingga menghasilkan:
1. Daftar Arsip Statis Surat Keputusan Rektor IPB Tahun 2011 ada 167 arsip dan
2. Daftar Arsip Statis Peraturan Rektor IPB Tahun 2008-2014 ada 88 arsip yang
39
Tabel 6. Daftar Arsip Statis Keputusan Rektor Tahun 2011
Jenis Arsip
: SURAT KEPUTUSAN
Kurun Waktu
: 2011
Unit Kerja
: Kantor Hukum dan Organisasi
Alamat
: Jl. Raya Darmaga Gedung AHN lantai 1
Kampus IPB Darmaga Bogor 16680
Telepon
:
0251-8622642/8425635
Jumlah
:
167
arsip
Nomor
Definitif Nomor Arsip
Nomor Surat, Nama Pencipta
Arsip, Petugas Registrasi
Kode Klasifikasi Uraian Informasi Arsip, Nama File Jumlah Arsip (Lembar) Keterangan 1. SK.PP.2011/1 003/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/3 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 003/I3/PP/2011 tentang Pemberhentian Sebagai Mahasiswa Program Sarjana Institut Pertanian Bogor Semester Genap Tahun Akademik 2009/2010, tanggal 9 Januari 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-003-I3-PP-2011.pdf 8 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 02/09/2016 2. SK.PP.2011/2 011/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/11 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 011/I3/PP/2011 tentang Pengesahan Lulusan Program Pendidikan Doktor, Magister, dan Sarjana Wisuda Tahap III, Tahun Akademik 2010/2011 Institut Pertanian Bogor, tanggal 2 Pebruari 2011. sk-rektor-ipb-no-011-I3-PP-2011.pdf 2 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 02/09/2016 3. SK.PP.2011/3 022/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/20 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 022/I3/PP/2011 tentang Biaya Pendidikan Bagi Mahasiswa Program Pendidikan Magister dan Doktor Penyelenggaraan Khusus Serta Program Magister Profesional Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor, tanggal 28 Pebruari 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-022-I3-PP-2011.pdf 6 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 02/09/2016 4. SK.PP.2011/4 046/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/43 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 046/I3/PP/2011 tentang Biaya Pendidikan Bagi Mahasiswa Program Pendidikan Sarjana Alih Jenis Pendidikan Institut Pertanian Bogor, tanggal 4 April 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-046-I3-PP-8 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 03/09/2016
40
2011.pdf 5. SK.PP.2011/5 047/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/44 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)Keputusan Rektor IPB Nomor 047/I3/PP/2011 tentang Proporsi Alokasi Biaya Peningkatan Mutu Pendidikan (BPMP) Program Pendidikan Sarjana Alih Jenis Pendidikan Institut Pertanian Bogor, tanggal 4 April 2011. sk-rektor-ipb-no-047-I3-PP-2011.pdf 2 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 03/09/2016 6. SK.PP.2011/6 048/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/45 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 048/I3/PP/2011 tentang Biaya Satuan Komponen Biaya Penyelenggaraan Mata Kuliah Program Pendidikan Sarjana Alih Jenis Pendidikan Institut Pertanian Bogor, tanggal 4 April 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-048-I3-PP-2011.pdf 4 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 03/09/2016 7. SK.PP.2011/7 053/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/50 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 053/I3/PP/2011 tentang Penugasan Dosen, Asisten Dosen dan Tenaga Kependidikan Pada Program Pendidikan Tingkat Persiapan Bersama IPB Semester I Tahun Akademik 2010/2011, tanggal 28 April 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-053-I3-PP-2011.pdf 15 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 03/09/2016 8. SK.PP.2011/8 058/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/55 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 058/I3/PP/2011 tentang Pembentukan Panitia Lokal Bogor Penerimaan Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) Jalur Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) Tahun Akademik 2011/2012, tanggal 28 April 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-058-I3-PP-2011.pdf 5 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 03/09/2016 9. SK.PP.2011/9 060/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 060/I3/PP/2011 tentang Pembentukan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru (PPMB) Sekolah Pascasarjana Institut Pertanian Bogor Tahun Akademik 2011/2012, tanggal 28 April 2011, dengan lampiran. 3 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal
41
Handayani/57 sk-rektor-ipb-no-060-I3-PP-2011.pdf 03/09/2016 10. SK.PP.2011/10 079/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/67 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)Keputusan Rektor IPB Nomor 079/I3/PP/2011 tentang Biaya Penyelenggaraan Mata Kuliah (BPMK) Bagi Mahasiswa Program Pendidikan Tingkat Persiapan Bersama Institut Pertanian Bogor, tanggal 31 Mei 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-079-I3-PP-2011.pdf 5 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 04/09/2016 11. SK.PP.2011/11 080/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/68 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 080/I3/PP/2011 tentang Pembentukan Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru Program Sarjana (S1) Institut Pertanian Bogor Pola Penerimaan Melalui Undangan Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN) Tahun Akademik 2011/2012, tanggal 31 Mei 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-080-I3-PP-2011.pdf 6 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 06/09/2016 12. SK.PP.2011/12 091/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/78 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 091/I3/PP/2011 tentang Penetapan Status Sebagai Mahasiswa Tidak Aktif Program Sarjana Kurikulum Sistem Mayor-Minor Institut Pertanian Bogor Semester Genap Tahun Akademik 2010/2011, tanggal 13 Juni 2011, dengan lampiran. sk-rektor-ipb-no-091-I3-PP-2011.pdf 5 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 06/09/2016 13. SK.PP.2011/13 092/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM (Kepala Kantor Hukum dan Organisasi) Ir. Anita Handayani/79 PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok SUBTANTIF)
Keputusan Rektor IPB Nomor 092/I3/PP/2011 tentang Perubahan Kewajiban Membayar Biaya Akses Internet dan Biaya Program Penyangga Kesehatan Mahasiswa (PPKM) Bagi Mahasiswa Asing Program Pendidikan Sarjana (S1) Institut Pertanian Bogor, tanggal 20 Juni 2011. sk-rektor-ipb-no-092-I3-PP-2011.pdf 2 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda Tangan, Ada cap basah. Upload ke SIKN/JIKN tanggal 06/09/2016 14. SK.PP.2011/14 102/I3/PP/2011 Dedy Mohamad Tauhid, SH, MM PP PENDIDIKAN dan PENGAJARAN (Kelompok
Keputusan Rektor IPB Nomor 102/I3/PP/2011 tentang Penerima dana Penelitian Mahasiswa
5 Salinan, Kondisi Baik, Ada Tanda
