INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP AKUISISI ARSIP

(1)

(2)

Dilarang memperbanyak dokumen ini tanpa izin pengendali dokumen/wakil manajemen Unit Arsip, IPB

Hal 1 dari 11

INSTITUT PERTANIAN BOGOR UNIT ARSIP

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU

AKUISISI ARSIP

NOMOR POB: 05/UA/2014

Uraian Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Disusun oleh Kabid Akuisisi dan Pengolahan Arsip

1 Oktober 2014

Diperiksa oleh

Kabid Layanan Arsip dan Pembinaan

Kearsipan

13 Oktober 2014

Disahkan oleh Kepala Unit Arsip Institut Pertanian Bogor

1 Desember 2014

Status Dokumen Terkendali / Tidak Terkendali No. Distribusi

(3)

Hal 2 dari 11 FRM/UA/2014 1 Desember 2014 SEJARAH PERUBAHAN DOKUMEN

Tanggal Catatan Perubahan Alasan Perubahan

(4)

Hal 3 dari 11 1. Tujuan

Mengatur proses akuisisi Arsip dari unit kerja (unit pengolah) ke Unit Arsip IPB untuk menjamin keselamatan arsip yang bernilai guna sejarah dan dipermanenkan.

2. Ruang Lingkup

Akuisisi Arsip dari Unit Kerja (unit pengolah) ke Arsip Perguruan Tinggi IPB yang terdiri atas semua arsip (tercetak dan media baru).

3. Istilah / Definisi

(1). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

(2). Akuisisi Arsip adalah proses penambahan khasanah arsip IPB dengan cara menerima dan atau mengumpulkan arsip statis dari unit kerja (unit pengolah) arsip di lingkungan IPB, civitas akademika, perorangan, atau institusi lain yang menyimpan dan / atau memiliki arsip statis yang terkait dengan IPB.

(3). Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

(4). Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya; Di IPB disebut sebagai Unit Kerja.

(5)

Hal 4 dari 11 (5). DPA adalah Daftar Pencarian Arsip.

(6). Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguran tinggi.

4. Referensi / Acuan

(1). Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

(2). PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

(3). Perka ANRI Nomor 24 Tahun 2011 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Perguruan Tinggi

(4). Peraturan Rektor IPB Nomor 13/IT3/PK/2012 tentang Kebijakan Kearsipan Institut Pertanian Bogor.

(5). Peraturan Rektor IPB Nomor 14/IT3/PK/2012 tentang Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan Institut Pertanian Bogor

(6). Modul Akuisisi Arsip, Pusdiklat ANRI Tahun 2008 5. Ketentuan Umum

(1). Proses akuisisi arsip inaktif dan arsip statis yang bernilai guna di IPB dapat dilakukan atas dasar permintaan dari unit kerja yang bersangkutan dan atau atas inisiatif dari Unit Arsip IPB.

(2). Arsip yang diakuisisi adalah arsip inaktif yang berumur > 10 tahun dan arsip statis, berupa tekstual , audio visual (video), audio (Kaset), foto, gambar arsitektur, kartografi (blue print, peta).

(3). Jenis arsip tekstual yang diakuisisi : Peraturan, SK, MoU, Skripsi, Tesis, Disertasi.

(4). Jenis arsip yang diakuisisi bentuk audio visual : Video, kaset, dan foto.

(5). Jenis arsip yang diakuisisi bentuk gambar : kartografi (blue print, peta) , gambar arsitektur.

(6)

Hal 5 dari 11 (6). Yang termasuk arsip statis antara lain :

a. Arsip yang berisi pembentukan lembaga/organisasi dan tata kerja (bagaimana lembaga diciptakan, dikembangkan, diubah dan diatur).

b. Arsip yang berisi tentang kerjasama/kontrak, perjanjian yang berhubungan dengan IPB yang mempunyai akibat yuridis, umum dan berlaku terus menerus.

c. Arsip yang berisi tentang kebijakan/petunjuk/Surat Keputusan Rektor/

Peraturan Rektor IPB/Surat Keputusan Dekan

d. Arsip yang berisi tentang usaha-usaha komersial IPB.

e. Arsip yang berisi tentang perencanaan dan program pelaksanaan.

f. Arsip yang berisi tentang tokoh nasional yang berasal dari IPB, Pejabat Eselon I dan II, Pegawai Negeri Sipil Golongan IV/a sampai dengan IV/e di lingkungan IPB.

g. Arsip yang berisi tentang peristiwa penting yang menonjol yang berkaitan dengan IPB.

h. Arsip yang berisi tentang prestasi intelektual antara lain : hasil penelitian, disertasi, pidato pengukuhan, pidato Dies Natalis dan lain- lain.

(7)

Hal 6 dari 11 6.1. Rincian Prosedur

Flowchart

(8)

Hal 7 dari 11

(9)

Hal 8 dari 11 6.2. Penjelasan

Kegiatan 1

Pimpinan Unit Kerja mengirim surat permohonan kepada Kepala Unit Arsip IPB untuk melakukan akuisisi arsip, atau Kepala Unit Arsip mengirim surat kepada Pimpinan Unit Kerja memberitahukan bahwa akan diadakan kegiatan akuisisi arsip di unit kerja tersebut.

Kegiatan 2

Kepala Unit Arsip membentuk Tim Akuisisi arsip yang dikoordinir oleh Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip IPB untuk melakukan akuisisi arsip tersebut.

Kegiatan 3

Tim akuisisi arsip melakukan survey ke unit kerja yang ditunjuk, untuk melihat keadaan arsip dan menentukan waktu akuisisi.

Kegiatan 4

Tim akuisisi arsip melakukan akuisisi arsip pada waktu yang telah disepakati.

Kegiatan 5

Tim akuisisi Arsip menyeleksi arsip berdasarkan tahun dan klasifikasi sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di IPB.

(10)

Hal 9 dari 11 Kegiatan 6

Tim akuisisi arsip membuat Daftar Arsip yang akan dipindahkan ke Unit Arsip IPB, kemudian diserahkan kepada Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip.

Kegiatan 7

Kepala Bidang Akuisisi dan Pengolahan Arsip membuat Berita Acara Penyerahan Arsip , yang ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja dan Kepala Unit Arsip.

Kegiatan 8

Berita Acara Penyerahan Arsip ditandatangani oleh Pimpinan Unit Kerja yang menyerahkan arsip dan Kepala Unit Arsip IPB.

Kegiatan 9

Arsip inaktif dan arsip statis yang sudah diolah dibuat databasenya.

Kemudian disimpan didalam boks arsip dan diletakkan di rak arsip yang sudah disiapkan untuk dilayankan kepada yang berkepentingan.

6. Daftar Dokumen Pendukung (1). Daftar Arsip yang Dipindahkan

(2). Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif

(11)

Hal 10 dari 11 7. Lampiran Formulir/Format

Contoh Daftar Arsip yang Dipindahkan

No. Series Arsip &

Deskripsi

Tahun Jumlah Kondisi Nomor / Lokasi

Keterangan

A. KEPEGAWAIAN 1. Personal File yang

sudah pensiun gol.

IV

2000 - 2004 3 Boks Baik Boks 1-3 Arsip kertas

2. Personal File Pimpinan Fakultas

2000 - 2004 2 Boks Baik Boks 4-5 Arsip kertas

B. KERJASAMA

1. MOU 2000 - 2004 2 boks Baik Boks 6-7 Arsip kertas

2. Penandatangan MOU

2000 - 2004 4 Album Baik Boks 8 Arsip foto

(12)

Hal 11 dari 11 Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif / Statis

Oktober 2014

BERITA ACARA

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF / STATIS

Pada hari ini …………. tanggal ……… bulan ……… tahun ………, yang bertandatangan di bawah ini :

Nama :

Jabatan : NIP. : Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak atas nama ………. Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak I.

Nama :

Jabatan : NIP. : Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak atas nama Unit Arsip IPB. Untuk selanjutnya disebut sebagai pihak II.

Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip inaktif sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip terlampir kepada pihak ke II untuk disimpan di Arsip IPB.

Yang menerima, Yang menyerahkan,

Pihak II Pihak I

………. ……….

Kepala Unit Arsip IPB Unit Kerja